Divisão de Gestão de Pessoas Unidade de Desenvolvimento de Pessoas Cartilha Ponto Eletrônico Procedimentos Importantes
APRESENTAÇÃO Esta cartilha tem como objetivo esclarecer as principais dúvidas ou questionamentos sobre esse novo processo, buscando padronizar procedimentos de empregados e chefias envolvidas. Esperamos assim que, com base nas informações contidas nesse documento, todos os funcionários do HCPE possam conhecer os benefícios da adoção do Sistema Registro Eletrônico do Ponto (SREP). Atenciosamente, Divisão de Gestão de Pessoas
Olá, Pessoal. Eu sou o Dr. Agacê e nesta cartilha vou ajudá los a compreender de forma lúdica a importância e os procedimentos que devem ser adotados por funcionários e chefias no controle do Sistema de Registro Eletrônico do Ponto (SREP). Com esse objetivo, apresentamos a seguir algumas questões que vão nos ajudar a compreender os conceitos apresentados ao longo da cartilha. Agradecemos desde já a atenção de todos.
VISÃO GERAL DO PONTO ELETRÔNICO NO HCPE Olá, Dr Agacê. Gostaria de começar pelo início mesmo... que história é essa de ponto eletrônico? Olá, amigo! Não é história não. É verdade!!!. A partir do dia 01/12/2014 de 2014, o HCPE passa a adotar o sistema de controle de Ponto Eletrônico Biométrico. A ideia é que o sistema de controle de ponto eletrônico biométrico seja adotado em todo hospital.
Mas, qual o objetivo dessa ação e como será o controle do ponto eletrônico? Tô vendo que vocês começaram a se interessar pela novidade!!!. Vou explicar como será o objetivo da adoção desse novo procedimento para controle: O objetivo do Ponto Eletrônico Biométrico é estabelecer um controle de frequência eficiente e eficaz, visando proteger o empregado e a empresa na apuração correta da jornada de trabalho. Dessa maneira, espera se apresentar maior clareza nesse processo para todos os envolvidos empregados e chefias.
O Procedimento de Controle será feito por meio do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto SREP. No caso de nosso hospital, o ponto eletrônico será controlado por meio da digital, onde todos os empregados deverão registrar sua presença em equipamento conforme modelo abaixo:
É importante destacar que a aplicação desta norma é destinada a todos que trabalham no hospital. Cabe a cada funcionário a guarda do registro de ponto impresso, os quais poderão ser confrontados com o controle de registro mensal a ser entregue para conferência até o 5º dia útil do mês subsequente.
JORNADA DE TRABALHO E HORÁRIOS Como será a duração da jornada de trabalho e os horários que deverão ser cumpridos pelos funcionários da empresa? A duração e a jornada de trabalho deverão seguir o estipulado no contrato de trabalho do funcionário, conforme estabelecido pelo empregador no ato da contratação. O regime de horário de trabalho é de 40 (quarenta) horas semanais, distribuídos de 2ª à 6ª feira, salvo as categorias profissionais com legislação especifica sobre carga horária e o pessoal que cumpra horário em escala de revezamento. Assim, a tabela abaixo apresenta a escala oficial de horários: 08 horas diárias 20, 24, 36 e 40 horas semanais 06 horas diárias 12h x 36h Obs.: Quaisquer casos omissos deverão ser avaliados pela Divisão de Gestão de Pessoas em conjunto com a chefia/gerência imediata do funcionário.
DR. AGACÊ, esse negócio tá me fazendo arrancar os cabelos... O que vai acontecer comigo caso tenha qualquer dificuldade para chegar à empresa no horário? Vou ser prejudicado? Vou ter meu ponto cortado? Ai meu Deus!!! Calma, amigo. Não se desespere. Nosso sistema é bem flexível. Vou explicar em maiores detalhes: A tolerância será fixa, com 10 minutos diários para atraso,no início e fim do expediente, sendo que o funcionário poderá atrasar ou adiantar seu horário em no máximo 5 minutos na entrada e 5 minutos na saída. Entrada do empregado: O sistema tolera apenas registros realizados 5 (cinco) minutos antes do horário padrão estabelecido e até cinco minutos depois. Saída para almoço e retorno do almoço devem ser registrados; Saída: O sistema tolera apenas registros realizados 5 (cinco) minutos antes do horário padrão estabelecido e até cinco minutos depois.
Dr. Agacê, cheguei hoje mais cedo no hospital! Posso bater meu ponto? Não, amigo! A sua tolerância é de 5 minutos antes ou depois do seu horário de entrada, totalizando 10 minutos diários! IMPORTANTE: Lembramos que o adiantamento do horário só poderá ocorrer com autorização da chefia. Você deve justificar no sistema até 24 horas e a chefia terá mais 24 horas para aceitar ou rejeitar os argumentos apresentados pelo empregado. Dr. Agacê, o horário do almoço é livre dentro da jornada diária? O funcionário pode escolher o horário em que vai sair para o almoço com a autorização da chefia e de acordo com a necessidade do serviço. Ele deve bater o ponto ao sair e ao voltar. Não poderá ser inferior a uma hora nem superior a duas horas.
Dr. Agacê, se eu esquecer de bater o ponto na hora do almoço? O programa admitirá a inserção justificada de informações, assim você poderá justificar o esquecimento, o qual posteriormente será validado por sua chefia imediata. Dr. Agacê, está tudo indo muito bem...mas ainda tenho uma dúvida! Eu trabalho no regime de 6 horas/diárias, dessa forma, eu preciso registrar o meu intervalo no ponto eletrônico? Sim, é obrigatório meu amigo! Deve ser feito um intervalo de 15 minutos quando a duração ultrapassar 4 (quatro) horas. Assim, para a jornada de 6 horas, o intervalo para descanso será de 15 minutos após a terceira hora e antes da quinta hora de trabalho.
Muito bom Dr. Agacê, obrigado pela explicação! E o meu amigo que realiza plantões de 12 horas. Ele também precisa tirar intervalo para descanso? Como ele deve proceder? No caso do funcionário que trabalha em regime de plantão, o mesmo também deverá tirar O intervalo de 1 (uma) hora para o descanso e alimentação, devendo ser efetuado, obrigatoriamente, o registro no relógio de ponto eletrônico. Esclarece se que o horário de repouso não será computados como intervalo, ou seja, no caso de plantões de 12 (doze) horas, as horas trabalhadas são 11(onze) e 1 (uma) hora de intervalo, contudo, serão computadas as 12 horas de trabalho. Por exemplo, um profissional que esteja cumprindo um plantão de 12 (doze) horas, em uma escala das 19h às 7hs, terá direito ao seu intervalo de descanso/alimentação de 1 (uma) hora no horário (exemplo: 22hs às 23hs), devendo efetuar o registro de ponto nos horários de entrada e saída deste intervalo.
Dr. Agacê, estou entendendo tudinho!. E a entrada e saída dos empregados podem ser feitas em horários variáveis? Isso mesmo, amigo. Estou vendo que você captou bem a mensagem! Contudo, é importante destacar que o horário padrão da empresa continua sendo o registrado no seu contrato de trabalho! E a flexibilização do horário deve ser feita com a autorização da chefia e de acordo com a necessidade do serviço. Excelente. Mas, me diz uma coisa: se ficarmos um pouquinho além da jornada diária de trabalho vou perder esse tempinho que fiquei a mais? Claro que não. Nesses casos, a carga horária excedente deverá ser previamente autorizada pela chefia e será considerada crédito, devendo ser compensada obrigatoriamente no mês subsequente ao realizado. Não serão descontadas, nem computadas como jornada extraordinária, as variações de horário no registro de ponto observando se o limite mínimo diário de 10 minutos.
A necessidade de passar do seu horário deverá ser autorizada previamente pela chefia imediata, como também pela gerência da área. Logo, nada de ficar além do horário sem necessidade comprovada. Fazer horas extras desnecessariamente, com o objetivo de criar banco de horas. O REP deverá permanecer ligado, ininterruptamente, ao ponto de energia e ao de rede, sendo considerada falta grave caso algum funcionário interrompa tais conexões. Em hipótese excepcional de indisponibilidade do REP será adotado o registro manual. O seu controle ficará a cargo de cada chefia.
Caso precise me ausentar do trabalho, existe alguma forma de comunicar e ter minha falta abonada? Sim. Existem casos previstos na legislação trabalhista e previdenciária, que não ocasionam em faltas ou descontos! Caso tenha qualquer problema em comparecer ao trabalho, quem poderá me ajudar a justificar a ausência? Os controles de frequências deverão ou poderão ser abonados pela chefia imediata, onde o mesmo será responsabilizado pelo o número excessivo de abonos.
Dr. Agacê, hoje eu sai de casa tão preocupado e esqueci de bater o meu ponto. O que eu devo fazer? O programa admitirá a inserção justificada de informações, seja para a inclusão de marcação faltante, seja para assinalação de marcação indevida. Lembrando que a chefia imediata deverá validar essa falta no ponto como dia trabalhado.
DR. AGACÊ INFORMA: O controle das justificativas por meio do sistema será realizado pelo empregado e pela chefia diretamente no sistema. Assim, o empregado terá até 24 (vinte e quatro) horas para justificar a sua ausência/atraso no software e o chefe terá mais 24 (vinte e quatro) horas para aceitar ou rejeitar os argumentos apresentados pelo empregado também pelo sistema. Dr. Agacê, quando eu precisar realizar atividades externas. Levarei falta? Claro que NÃO! Os chefes imediatos deverão justificar as necessidades e a natureza das atividades.
Chegamos ao final de nossa cartilha. Espero que as dúvidas iniciais tenham sido esclarecidas. Com certeza durante o processo outras deverão surgir, mas estaremos sempre dispostos a atendê los. Em caso de dúvidas ligue para a Divisão de Gestão de Pessoas: (081) 2126 3624/ 3640 Produção: Unidade de Desenvolvimento de Pessoas UDP