SISTEMAS DE INFORMAÇÃO - SI Elaborado e adaptado por: Prof.Mestra Rosimeire Ayres Sistemas Colaborativos Empresariais (ECS) Os sistemas colaborativos nas empresas nos oferecem ferramentas para nos ajudar a colaborar comunicando idéias, compartilhando recursos, e coordenando nossos esforços de trabalho cooperativo como membros de muitos processos formais e informais e equipes e grupos de trabalho de projetos que compõem muitas organizações atuais. A meta dos sistemas colaborativos é possibilitar que as pessoas trabalhem em conjunto de forma fácil e eficaz, ajudando-as a: Comunicar - compartilhar informações com outros Coordenar - coordenar nossos esforços de trabalho individual e utilização compartilhada de recursos Colaborar - trabalhar junto com outras pessoas, cooperativamente, em projetos e tarefas comuns Os sistemas de colaboração empresarial (ECS) são sistemas de e-business interfuncionais que melhoram a comunicação, a coordenação, e a colaboração entre os membros de equipes e de grupos de trabalho de empresas. Sistema de colaboração empresarial é um sistema de informação. Conseqüentemente, ele utiliza recursos de hardware, software e rede para apoiar a comunicação, coordenação e colaboração entre os membros de equipes e grupos de trabalho empresariais. Por exemplo: Os engenheiros, especialistas em negócios e consultores externos podem formar uma equipe virtual para um projeto. A equipe pode utilizar intranets e extranets para colaborar via e-mail, videoconferência, fóruns de discussão e um banco de dados em multimídia de informações de trabalho em andamento em um site do projeto na rede. Componentes de um Sistema de Colaboração Empresarial Software O sistema de colaboração empresarial pode utilizar estações de trabalho de PCs conectadas a uma série de servidores nos quais são armazenados bancos de dados de projetos, da empresa e outros. Equipes e Grupos de Trabalho Colaboração na Empresa Servidor de Rede Bancos de Dados Os servidores da rede podem fornecer uma multiplicidade de recursos de software, tais como navegadores de rede, groupware e pacotes de aplicativos para ajudar a colaboração da equipe até que o projeto seja concluído. 1
Sistemas de e-business Ferramentas para a Colaboração Empresarial Sistema de Colaboração Empresarial Ferramentas de de Comunicações Eletrônicas E-Mail Correio de voz Fax Publicação na Rede Telefone na Internet, page etc. Ferramentas para para Conferência Eletrônica Conferência por dados Conferência de voz Videoconferência Fóruns de discussão Reuniões eletrônicas Ferramentas de de Controle do do Trabalho Colaborativo Agendamento Controle de tarefas e projetos Sistemas de fluxo de trabalho Gerenciamento do conhecimento Compartilhamento de Documentos Adaptado por :Ayres. Sistemas de Informação James A. O Brien Ed.Saraiva Ferramentas de software que ampliam a colaboração empresarial: Comunicação eletrônica Conferência eletrônica Controle do trabalho colaborativo Ferramentas de comunicação eletrônica abrangem o correio eletrônico, o correio de voz, o envio de fax, a publicação na Web, os BBS (bulletin board systems sistema de comunicação de dados), os pagers, e os sistemas de telefonia pela Internet. Essas ferramentas possibilitam o envio eletrônico de mensagens, documentos e arquivos de dados, texto, voz, ou multimídia em redes de computadores. Isso ajuda a compartilhar tudo: de voz e mensagens de textos a cópias de documentos de projeto e arquivos de dados, com seus colegas de equipe, onde quer que eles estejam. Ajudam você a se comunicar e colaborar com outros por meio do envio eletrônico de mensagens, documentos e arquivos em dados, texto, voz ou multimídia pela Internet, intranets, extranets e outras redes de computadores. Correio Eletrônico: Amplamente utilizado para enviar e receber mensagens em texto entre PCs interconectados por redes de telecomunicações. O e-mail pode também incluir arquivos em dados, software e mensagens e documentos em multimídia na forma de anexos. Voice Mail: Mensagens telefônicas não respondidas são digitalizadas, armazenadas e reproduzidas por computador com capacidade para mensagens em voz. Fax: Transmitir e receber imagens de documentos por telefone ou redes de computadores, utilizando PCs ou máquinas de fax. Editoração de Páginas na Rede: Criar, converter e armazenar documentos com hiperlinks e outros materiais em servidores de rede Internet ou intranet de forma que possam ser facilmente compartilhados via navegadores ou transmissão de rede com equipes, grupos de trabalho ou toda a empresa. As Ferramentas de Conferência Eletrôncia ajudam os usuários de computadores em rede a compartilharem informações e colaborarem ao trabalharem juntos em tarefas comuns, onde quer que estejam localizados. Conferência por Dados: Os usuários em PCs em rede podem visualizar, marcar, revisar e salvar mudanças em um whiteboard compartilhado contendo desenhos, documentos e outros materiais. Conferência por Voz: Conversas telefônicas compartilhadas entre diversos participantes via speakerphones ou PCs em rede dotados de software de telefone para Internet. Videoconferência: Conferência por vídeo e áudio em tempo real (1) entre usuários em PCs em rede (videoconferência eletrônica) ou (2) entre participantes em salas de reuniões ou auditórios em diferentes locais (teleconferência). A videoconferência também pode incluir whiteboarding e compartilhamento de documentos. 2
Fóruns de Discussão: Fornecem uma plataforma de discussão em computadores interligados para incentivar e gerenciar discussões de texto online entre membros de grupos de interesses específicos ou equipes de projeto, durante um período. Sistemas de Bate-Papo: Permitem que dois ou mais usuários em PCs em rede realizem conversas online por texto em tempo real. Sistemas de Reuniões Eletrônicas: Utilizar uma sala de reuniões com PCs em rede, um projetor e telão e software EMS para facilitar a comunicação, colaboração e tomada de decisões em grupo em reuniões empresariais. As Ferramentas de Administração do Trabalho em Colaboração ajudam as pessoas a executarem ou administrarem juntas atividades de trabalho. Agendamento e Programação: Utilizar agendas eletrônicas e outros dispositivos de groupware para programar, notificar e lembrar automaticamente os membros de equipes e grupos de trabalho dotados de computadores em rede sobre reuniões, compromissos e outros eventos. Administração de Tarefas e Projetos: Administrar projetos de equipes e grupos de trabalho por meio de programação, acompanhamento e mapeamento da situação de execução das tarefas de um projeto. Sistemas de Fluxo do Trabalho: Ajudam os trabalhadores do conhecimento conectados em rede a colaborarem para realizar e gerenciar o fluxo de tarefas de trabalho estruturadas e o processamento eletrônico de documentos em um processo empresarial. Administração do Conhecimento: Organizar e compartilhar os diversos formulários de informações administrativas criadas em uma organização. Inclui o gerenciamento de bibliotecas de documentos de projeto e da empresa, bancos de dados de discussão, bancos de dados em multimídia em sites de rede e outros tipos de bases de conhecimento. As empresas estão rapidamente instalando e estendendo intranets para a totalidade de suas organizações. Elas percebem que as intranets lhes permitem Intranets, Extranets e a Internet Clientes Engenharia Sites na Internet Conexões de Internet Conexões de Extranet RH Internet por usuários autorizados. INTRANET Conexões de Intranet Marketing Conexões de Extranet Dados Legados Outros Estabelecimentos da Empresa Fornecedores utilizar as tecnologias da Internet e da Rede Mundial de Computadores para apoiar processos de comunicação e colaboração e processos empresariais na empresa interconectada como um todo. Uma intranet é uma rede interna a uma organização que utiliza tecnologias da Internet (tais como navegadores e servidores de rede, protocolos de rede TCP/IP, editoração de documentos e bancos de dados em linguagem HTML e hipermídia e assim por diante) para fornecer um ambiente de tipo Internet dentro da empresa para compartilhamento de informações, comunicações, colaboração e suporte a processos empresariais. Uma intranet é protegida por medidas de segurança como senhas, criptografia e firewalls e, por isso, pode ser acessada pela A intranet de uma empresa pode também ser acessada por intranets de clientes, fornecedores e outros parceiros empresariais via conexões extranet. 3
O Papel das Intranets Uma intranet é uma rede dentro de uma organização que utiliza tecnologias da Internet para criar um ambiente como o daquela rede dentro da empresa possibilitando, o intercâmbio de informações, comunicações, colaborações e suporte aos processos de negócios. Uma intranet é protegida por medidas de segurança como senhas, criptografia e firewalls, podendo, assim, ser acessada apenas por usuários autorizados na Internet. Uma intranet de uma companhia pode também ser acessada por meio de intranets de clientes, fornecedores e outros parceiros de negócios por meio de conexões extranets. Como as intranets são redes do tipo da Internet dentro das organizações, elas dependem sobretudo das tecnologias da informação que tornam a Internet possível. Estas incluem: Redes cliente/servidor TCP/IP Hardware e software, como navegadores da Web, e conjuntos de servidores Software de publicação na Web em HTML Gerenciamento de rede e programas de segurança Bancos de dados hipermídia Valor Comercial das Intranets Retornos Impressionantes Custos de Investimentos Recuperados Retorno Rápido O Risco é Baixo O Valor Comercial das Intranets: Estudos têm mostrado que os primeiros a adotar as intranets receberam lucros esplêndidos e altos retornos com baixo custo. Muitos usuários e consultores de intranets corporativas para a comunidade empresarial globalizada têm sugerido que as companhias devem avançar projetos experimentais de intranet, ou ampliar rapidamente qualquer iniciativa existente de intranet. Os quatro valores comerciais comuns resultantes de organizações que utilizam intranets incluem: Retornos Impressionantes. Os retornos normalmente têm sido muito mais altos do que os geralmente encontrados em outros tipos de investimentos de tecnologia. Período para Retorno. O período para retorno tem sido relativamente curto. Custos de Investimento: Os custos apresentados por organizações para uma intranet têm sido rapidamente recuperados. Risco: O risco associado a um projeto intranet tem sido baixo. Comunicações e Colaboração As intranets podem melhorar significativamente as comunicações e a colaboração dentro de uma empresa. São exemplos: Utilizar um navegador de intranet e uma estação de trabalho PC ou NC para enviar e receber E-mail, mensagem de voz, páginas e fac-símiles para comunicar-se com outros dentro de sua organização e, externamente, por meio da Internet e de extranets. Utilizar as capacidades de groupware de intranet para a equipe e a colaboração em projetos com serviços como grupos de discussão, salas de bate-papo, e áudio e videoconferências. 4
Publicação em rede: As vantagens de criar e publicar documentos multimídia com hyperlinks para bancos de dados em hipermídia, acessíveis a servidores da Rede Mundial de Computadores, deslocou-se para as intranets de empresas. A facilidade comparativa, a atratividade e o menor custo de publicação e de acesso a informações multimídia internamente por meio de websites de intranet têm sido as principais razões para o crescimento explosivo do uso de intranets em empresas. Temos como exemplos: Folhetos da companhia, desenhos técnicos e catálogos de produtos podem ser publicados numa variedade de formas que abrangem as páginas de rede em hipermídia, correio eletrônico e radiodifusão pela rede, e como parte de aplicações empresariais internas. Navegadores de intranet, servidores e mecanismos de busca podem ajudar você a navegar facilmente e a localizar a informação empresarial de que você precisa. Operações empresariais e Administração As intranets estão sendo utilizadas como plataforma de desenvolvimento e de utilização de aplicações empresariais para dar suporte a operações empresariais e a decisões administrativas tomadas por toda a empresa conectada em rede. Os funcionários dentro da companhia, ou os parceiros empresariais externos, podem acessar e utilizar aplicativos por meio de navegadores de rede em qualquer de seus terminais sempre que precisarem. São exemplos: Muitas companhias estão desenvolvendo aplicativos para o cliente como processadores de pedidos, controladores de estoques, administração de vendas, e sistemas de informação executiva que podem ser implementadas em intranets, extranets e na Internet. Muitos aplicativos são projetados para interagir com bancos de dados de companhias e sistemas legados, e para ter acesso a eles. O software (às vezes chamados de applets ou de crossware) para tais usos empresariais é, então, instalado em servidores de rede de intranets. Os funcionários dentro da companhia, ou os parceiros empresariais externos, podem acessar e utilizar aplicativos por meio de navegadores de rede em qualquer de seus terminais, sempre que precisarem. O Papel das Extranets: Extranets são conexões de rede que utilizam as tecnologias da Internet para interconectar a intranet de uma empresa com as intranets de seus clientes, fornecedores, ou outros parceiros de negócios. As companhias podem: Estabelecer conexões diretas entre suas próprias redes privadas, ou criar conexões privadas seguras de Internet entre elas, chamadas de redes privadas virtuais. Utilizar a insegura Internet como uma conexão extranet entre sua intranet e os consumidores e interessados, mas valer-se de criptografia de dados importantes e de seus próprios sistemas de firewall para conseguir segurança adequada. O valor comercial das Extranets: O valor comercial das extranets decorre de vários fatores: A tecnologia do navegador da web de extranets torna o acesso aos recursos de intranet, de fornecedores e de clientes, muito mais fácil e mais rápido que os métodos precedentes As extranets possibilitam a uma empresa oferecer novos tipos de serviços interativos pela rede a seus parceiros de negócios. Assim, as extranets constituem uma outra forma de uma empresa poder estabelecer e fortalecer relações estratégicas com seus clientes e fornecedores. As extranets possibilitam e aperfeiçoam a colaboração entre uma empresa e seus clientes e outros parceiros de negócios. As extranets facilitam o desenvolvimento on-line e interativo de produtos, o marketing e o processo focado no cliente, que pode colocar mais rapidamente no mercado produtos melhor projetados. Usos Comerciais da Internet Os usos comerciais da Internet incluem e-mail, marketing, comunicações e colaboração entre empresas, comércio eletrônico com empresas e clientes e avanços em alianças estratégicas com seus parceiros comerciais. 5
Valor Comercial da Internet Capacidades estratégicas que habilitam empresas a disseminar informações em escala mundial, comunicar-se interativamente com informações e serviços personalizados para clientes individuais e fomentar a colaboração de pessoas e a integração de processos empresariais dentro da empresa e com parceiros de negócios. Economias de Custos na Publicação: Muitas empresas estão substituindo a publicação de documentos em papel, boletins empresariais e manuais dos funcionários por versões eletrônicas em multimídia publicadas em servidores de rede intranet. A eliminação de custos de impressão, correio e distribuição é uma das maiores fontes de economia de custo. As empresas também estão publicando eletronicamente em sites de rede intranet catálogos telefônicos, materiais de recursos humanos, políticas empresariais, anúncios de emprego e muitas outras comunicações baseadas em papel. Economias nos Custos de Treinamento e Desenvolvimento e de Programas de Atendimento ao Cliente: Para uma intranet é muito mais fácil criar acesso a informações e aplicações de editoração do que para muitos métodos tradicionais. É rápido e fácil aprender a utilizar um navegador de rede para a intranet da empresa. Os custos de treinamento e desenvolvimento para muitas aplicações de intranet são baixos, particularmente para comunicação, colaboração e compartilhamento de informações. Além disso, colocar versões eletrônicas de materiais de treinamento em sites de rede intranet pode reduzir o custo de dispendiosos treinamentos empresariais em sala de aula. Aplicações da Internet Outras Redes Privadas de E-business Navegar e E-mail E-Commerce Usos Populares da Internet Download e Conexões Protocolo de Transferência (FTP) e Telnet Roteador Servidor da Intranet Firewall Extranet Firewall A Internet Bate-papo pela Internet e Fóruns de Discussão Sistemas de Informação Prof.Rosimeire Ayres Mecanismos de Busca Sistema Principal Sistemas de Informação Prof.Rosimeire Ayres Roteador BIBLIOGRAFIA 1. RIBEIRO, Fábio, et al. Administração Integrada. Capítulo 10 1 a. São Paulo LCTE 2006 2. O BRIEN, JAMES A Sistemas de Informação e as decisões gerenciais na era da Internet. 2 a. São Paulo Ed.Saraiva 2004 6