Implantação de ERP com sucesso Implantação de ERP com sucesso, atualmente ainda é como um jogo de xadrez, você pode estar pensando que está ganhando na implantação, mas de repente: Check Mate. Algumas empresas, optam por consultorias de implantação, outras por implantação própria como redução de custos e algumas com consultorias da própria fornecedora do ERP. Conforme o regime da empresa, a mesma seleciona o sistema de gestão de diversas formas, algumas porque acham o nome bonito (pela marca), outras porque o sistema é importado (pela origem), ou porque é nacional (pelo custo), outras porque o concorrente já instalou ou está comprando (pelo mercado). O que algumas empresas esquecem é que nos dias de hoje existem métodos de avaliação e seleção do ERP, assim pode-se encontrar o ERP com maior aderência aos processos da empresa, visando menor custo e rentabilidade. Este trabalho leva em média 6 meses, podendo ser realizado por consultorias terceirizadas, ou por funcionários internos, desde que conheçam a metodologia. Abaixo são relatados alguns tópicos enfatizando os passos de uma implantação de ERP, desde o início da seleção, passando pela implantação e finalizando com a operação. 1.Levantamento de Processos A maioria das empresas se espelham em seus legados para o desenho de processos, o que dificulta a definição para os processos do ERP, visto que alguns processos são mudados no decorrer da implantação. Os legados casualmente levam a erros de processos. É imprescindível antes de qualquer definição, levantar os processos da empresa, onde estes irão direcionar os parametrizadores do ERP. 2. Levantamento das Necessidades da Empresa Algumas empresas não conseguem identificar as Necessidades da Empresa para os próximos anos; visto que suas necessidades são atendidas atualmente pelo Legado, e há anos. É neste momento, que a diretoria tem que tomar a decisão na compra do ERP, e conseguir visualizar este novo sistema para os próximos 10 ou 20 anos, só que agora com uma visão de administração e com uma melhor ferramenta nas tomadas de decisões. 3. Análise de Aderência dos Sistemas (Funcionalidade x Necessidade) Momento difícil para a empresa que enxerga os seus processos x as suas necessidades e as suas espectivas dos sistemas de gestão, é neste momento que as fornecedoras de ERP conseguem vender a idéia de funcionamento do sistema, ou seja o sistema atende tudo. Porém se não houver uma conferência das funcionalidades do sistema com as necessidades, a empresa perde tempo na implantação, perdendo tempo, perde dinheiro! 4. Análise de Aderência Tecnológica (equipamentos e melhorias) O Gerente de Ti da empresa neste momento tem que ficar atento, pois qualquer especificação errada pode ocorrer upgrade em tecnologia após a produção. Para os fornecedores esta definição não tem muita importância, é feito um levantamento superficial com algumas informações selecionadas em conjunto com gerente de informática, os fornecedores reportam com uma possível configuração de servidor. Porém não é relatado sobre
como funciona o sistema após a implantação, performace de sistema, banco de dados, processos, rotinas de backup, rotinas online e offline. A empresa simplesmente, por falta de conhecimento e redução de custos, adquire o que os fornecedores demostram. Como a implantação dura em torno de 6 meses e o levantamento da configuração foi superficial, logo este servidor estará carregado, pois as informações geradas são maiores do que as relatadas no início da implantação. Na maioria das vezes tem a necessidade de fazer um upgrade no servidor. 5. Definição da equipe de projeto Escolhido o sistema, conhecido os consultores de parametrização do sistema, fechado contrato com terceiros para a implantação, o gerente de sistema reuni-se com o diretor e escolhe a dedo os líderes e usuários chaves de cada área ou módulo a ser implantado. Aqui inicia algumas falhas na implantação: Como escolher a pessoa certa? Como saber se a mesma vai agüentar até o final da implantação? Como saber se a pessoa vai exigir no momento certo e entender alguns processos do sistema? A pessoa é nova ou tem tempo de empresa? Sabe de todos dos processos? Uma coisa que sempre falta na definição de equipe é a apresentação dos consultores da empresa fornecedora do ERP, mas esta apresentação não é somente uma simples apresentação, a empresa deve exigir uma apresentação do currículo do consultor, quais projetos ele já participou, os de sucesso, referências nas empresas. Após fechar a equipe de implantação fica difícil a troca destes consultores o que ocasiona tempo e custo alto na implantação, pois ainda hoje existem consultores que não estão aptos a realizar a implantação, ou porque não conhece o módulo a ser implantado ou já implantaram apenas outro módulo. Neste momento também é aconselhado a diretoria da empresa, passar uma mensagem, um edital ou providenciar uma reunião com a empresa toda para apresentação do time de projeto, para com isto chamar a atenção dos funcionários para o início de uma nova gestão da empresa, criando uma expectativa e motivação de mudança nos funcionários. 6. Desenvolvimento do Cronograma de Implantação Como a apresentação da metodologia de implantação sempre é perfeita e a empresa não conhece a metodologia, por mais que os fornecedores demostrem, isto fica na mão dos fornecedores. Por mais que exista um gerente de informática da empresa que irá exigir dos consultores, a maioria das decisões são dos fornecedores do ERP. É com este Cronograma que datamos o início da implantação, que levará de 6 meses a 24 meses ou mais, dependendo da dedicação de ambos os lados (empresa e fornecedora ERP). Datado o início dos trabalhos, existe dois trabalhos distintos para o gerente de informática, primeiro o gerenciamento das pessoas, estadias, alimentações, isto tanto para empresa como para consultores. O segundo é o gerenciamento da implantação propriamente dita, acompanhamento das tarefas se foram concluídas no tempo, ou por que não foram, quando serão concluídas, a verificação da dedicação dos consultores, dos usuários, a cobrança das tarefas executadas dos dois lados. Na maioria das vezes o Diretor da empresa não leva em conta estes custos, pois algumas vezes o time terá que viajar para as filiais, elevando os custos do projeto.
7. Redesenho de Processos / Implantação de Novos procedimentos Operacionais É a primeira tarefa a ser realizada em uma implantação de ERP. Estes processos ajudam na implantação, pois são eles que direcionam os consultores para a parametrização do ERP e com eles os consultores reportam como os processos serão após o funcionamento do ERP. O que acostuma acontecer normalmente é que estes processos são sempre mudados no decorrer da implantação, principalmente nas áreas de Vendas, que mesmo levantando no início da implantação, já serão alterados conforme o ERP, e quando chegamos no final da implantação, novas idéias já foram implementadas, o que ocorre com o Desenho, fica desatualizado. O Gerente de Informática tem que ficar atento a este material, pois ele é um documento essencial para obter certificação ISO. 8. Levantamento de Dados Fase difícil, na maioria dos projetos de implantação o levantamento de dados só é iniciado no final do projeto, alguns meses antes da virada. Esta fase leva tempo e os fornecedoras do ERP ganham tempo para customizações. É uma tarefa que exige atenção e quem costuma ficar com esta responsabilidade é o usuário chave do módulo, porém como existe muitas tarefas, o usuário tenta identificar um funcionário da empresa para fazer estes levantamentos e é neste momento que a indicação do usuário tem que ser certa, pois exige muita atenção e muita dedicação. Se o levantamento for realizado de forma irregular, vai errado para o ERP, ficando mais difícil depois normalizar o cadastro do ERP, pois o mesmo já está em produção. 9. Levantamento das necessidades de Customização Fase em que a fornecedora, após levantar a maioria das informações, detalhes e processos, inicia as customizações no sistema. Normalmente os fornecedores deixam de lado os relatórios, ou melhor deixam estes levantamentos para o final da implantação, bem próximo a virada. Porém algumas áreas como compras e vendas, dependem muito de relatórios e se estes só forem dados como importantes no final do projeto, pode-se ocorrer problemas perante aos usuários, já acostumados com relatórios diários e mensais, prejudicando a dedicação para a nova gestão do ERP. 10. Levantamento de necessidades de Importação de Dados Fase que depende do levantamento de dados, mesmo após levantar as informações, os fornecedores é que identificam o que vai ser importado para o banco de dados do ERP, neste momento também depende de atenção e dedicação, pois qualquer dado importado errado, fica difícil acertar após o cadastro do ERP. Nesta fase, nem sempre o usuário chave, responsável pelo levantamento de dados, tem tempo para tal tarefa, assim é identificado funcionários para colaborar no levantamento, se não for identificado uma pessoa atenta e dedicada, o levantamento pode ficar irregular. 11. Desenvolvimento de Interfaces e Customizações Este desenvolvimento depende muito de empresa para empresa, umas levam mais desenvolvimento outras menos, mas de todas esta tarefa é executada pelos fornecedores, o que a empresa não consegue medir, pois os fornecedores não tem apenas esta empresa como cliente. A empresa deve fixar datas de entrega para pressionar os fornecedores, porém com certeza estas datas sempre são alteradas. Na maioria das vezes optam em iniciar a
parametrização do sistema, para adiantar o tempo, conforme as finalizações das interfaces e customizações, isto acarreta algumas alterações nas parametrizações, pois com algumas customizações demandam novas parametrizações. 12. Parametrizações Após o desenvolvimento de interfaces e customizações, inicia-se as parametrizações do sistema, criação de tabelas obrigatórias para o funcionamento do ERP. Serve como atenção algumas tabelas não obrigatórias e que o sistema carrega com registros inúteis, estas podem atrapalhar no futuro a performance do sistema. Atenção também para as tabelas de configuração do sistemas como por exemplo o número das filiais, dos pedidos, CFOP. Normalmente estas tabelas não são testadas no início do projeto podendo trazer problemas no futuro já em operação. 13. Desenvolvimento de material de apoio ao projeto (documentação, manuais de operação, customizações, interfaces, parametrizações etc.) Este material demonstra como fica a empresa após a implantação do ERP, criações de tabelas, desenho de novos processos e execução dos mesmos. Tarefa que leva tempo e é papel do consultor do módulo, documentação de extrema importância para a empresa já em produção com o sistema, pois serve como direcionador para os novos funcionários. Algumas empresas por motivos de custos de horas de consultoria, deixam estas tarefas para os Usuários chaves, e em alguns casos, por falta de tempo não são criados estes documentos. 14. Testes (Parametrizações, Interfaces e Customizações) e Testes Integrados (Integração e importação de dados) É neste momento que a empresa tem uma idéia superficial de como vai ficar a sua gestão após o ERP, desde que os testes tenham início, meio e fim, e que estes ocorram sem problemas, com uma coordenação bem focada no teste, pois caso haja algum problema o mesmo tem que ser resolvido rapidamente pelos consultores e usuários. O importante nestes testes é medir tempos dos processos e tentar visualizar o sistema em produção. 15. Planejamento da Entrada em Produção Reunião de definição entre o fornecedor do ERP e a empresa, onde se define a data para a virada do novo sistema, também costuma-se definir a data das entregas das customizações em atraso, data para a importação dos dados levantados entre outras. É nesta reunião também, onde participa o patrocinador do projeto (Diretor da empresa), onde o mesmo questiona alguns processos desenvolvidos no projeto e coloca algumas idéias. 16. Definição de Relatórios Alguns consultores de parametrização colocam os relatórios para a fase após a virada, erro que ainda acontece nos dias de hoje, pois alguns destes relatórios como exemplo sugestão de compras, são relatórios diários. O ideal é separar os relatórios mais importantes (diários, semanais e mensais) e customizá-los com antecedência a virada, sem deixar de comparar com que já existe no sistema para não acontecer retrabalhos e custos para a empresa em horas de desenvolvimento.
17. Treinamento de Funcionários Com a documentação desenvolvida no projeto (manual de parametrização e de usuário) fica fácil a fase de treinamento dos usuários, papel desenvolvido tanto pelos consultores como também pelos Usuários Chaves. É essencial que a maioria dos funcionários façam o treinamento. O ideal nesta fase é encontrar pessoas com motivação para o novo sistema, estas pessoas serão multiplicadores, irão acompanhar os Usuários Chaves na virada, tirando algumas dúvidas dos funcionários. 18. Execução das atividades e ações preliminares para entrada em produção É essencial realizar uma reunião antes do dia da virada para determinar a dedicação e atividade de cada consultor e usuário chave nos devidos módulos e áreas da empresas. Motivar ainda mais as pessoas selecionadas no treinamento e ficar atentos nas pessoas que podem atrapalhar a virada. Atenção para as ações preliminares para a entrada em produção, a equipe de Ti tem que conferir todas as configurações do sistema para não ter surpresas. 19. Entrada em Operação e Acompanhamento da Operação É na entrada em operação é que conheceremos o funcionamento do ERP em produção, é neste momento que iremos rever os processos, criar novos processos para o dia-a-dia do funcionário da empresa, é desde a entrada de uma mercadoria até a expedição desta mercadoria. Neste momento é de extrema importância a presença do Time do projeto, os multiplicadores e os consultores de implantação. Definido a dedicação, as atividades e as áreas em que os consultores, usuários chaves e multiplicadores irão realizar a virada, a operação fica mais organizada. 20. Acertos e Ajustes necessários Em todas as implantações após a virada existem acertos e ajustes no ERP, desde acertos em máscaras de variáveis, ajustes em customizações e até relatórios completos. O certo é manter um consultor de desenvolvimento acompanhando pelo menos 15 dias após a virada. Para os consultores de parametrização é ideal mantê-los no mínimo uma semana. O ideal é que todas as empresas que forem implantar um ERP, planejem com no mínimo de 3 meses antes de qualquer definição, isto inclui desde a previsão do fluxo de caixa da empresa nos meses de projeto e até mesmo o planejamento das férias dos Usuários Chaves da empresa.