Solução em TI para Gerenciamento da Força de Trabalho em Armazéns Versão 3.0 Autor Iuri Rafael Destro Data 21/9/2011 Responsável Hélcio Fernando Lenz
Histórico de Revisões Versão Data Descrição Autor 1.0 01/8/2011 Versão Inicial Iuri Destro 2.0 10/8/2011 Revisão Iuri Destro 3.0 21/9/2011 Revisão Iuri Destro Aprovações Versão Função Nome 1.0 CEO Hélcio Fernando Lenz Versão: 3.0 Template Otimis - Artigo Labor - Tecnologstica v3.0.doc Página: 2 de 10
Sumário Histórico de Revisões...2 Aprovações...2 Sumário...3 1. Introdução...4 2. Como avaliar o desempenho...4 3. Como o Labor funciona...5 3.1. O papel do WMS...5 3.2. Desempenho e Utilização...5 3.3. O Tempo Padrão...5 3.4. Impacto na Operação...8 4. Considerações Finais...10 Template Otimis - Artigo Labor - Tecnologstica v3.0.doc Página: 3 de 10
1. Introdução Os custos da força de trabalho, tão imprescindíveis quanto onerosos, constituem tema constante da operação logística. Como a possibilidade de fazer mais com menos é uma exigência de mercado, pretendemos explorar como o uso da tecnologia pode otimizar o desempenho da mão de obra. Neste artigo, procuramos mostrar especificamente o funcionamento do Labor Management System (LMS) da HighJump Software. Analisaremos como esta solução em TI, o Labor Advantage, possibilita planejar, medir, visualizar e simular atividades de trabalho dentro de uma organização. Veremos, ainda, como esse software fornece, em tempo real, as respostas para as seguintes perguntas: Quanto tempo deve durar a execução de determinada tarefa? Como aumentar a produtividade sem contratar mais recursos? Quando e como focar os recursos de trabalho? Qual o potencial real da força de trabalho disponível? Como identificar força de trabalho ociosa e força de trabalho produtiva? 2. Como avaliar o desempenho O diferencial do LMS é levar em consideração fatores que são fundamentais para separar o joio do trigo ao avaliar o desempenho operacional na força de trabalho. Para exemplificar melhor, consideremos o serviço de dois colaboradores de um Centro de Distribuição, conforme quadro abaixo. Colaborador A Picking por 7,5 horas Região de trabalho X Operador de Empilhadeira Colaborador B Picking por 7,5 horas Região de trabalho Y Operador de Paleteira 450 itens 400 itens Quem está melhor, A ou B? A resposta é: não sabemos!. Um olhar desatento poderia sugerir que o colaborador A é superior em relação ao número de apanhas. Mas, na verdade, o dimensionamento tradicional não pode mostrar se um é melhor que o outro. Há muitas variáveis que precisam ser considerados ao determinar o desempenho: Que tipo de picking está sendo feito? Qual equipamento está sendo utilizado e quais suas limitações? Quais itens devem ser separados e em quais endereços? Qual o peso e o volume de cada item? Template Otimis - Artigo Labor - Tecnologstica v3.0.doc Página: 4 de 10
Estes e outros fatores devem ser considerados para determinar o desempenho da força de trabalho. Deve-se levar em consideração também o tempo útil do operador em atividades que agregam valor para o cliente. Para que isso seja possível, o tempo padrão para a execução de uma atividade deve ser definido em um trabalho de Tempos e Métodos. Para estabelecer uma melhoria no método é necessário compreender todos os detalhes do processo de trabalho. E necessário estar próximo aos colaboradores e supervisores do ambiente operacional e, assim, realizar uma leitura completa de suas rotinas. No dimensionamento temporal, o objetivo é ter um critério que apure a quantidade de tempo que os colaboradores devem levar para realizar determinadas tarefas. 3. Como o Labor funciona 3.1. O papel do WMS A combinação de WMS Warehouse Management System com LMS oferece uma solução completa para planejamento e gerenciamento da força de trabalho no Gerenciamento de Armazéns. O propósito do Labor não é direcionar a execução operacional esse é o trabalho do WMS. Pode-se dizer que um LMS serve como um complemento para o WMS. O foco do WMS está no gerenciamento da operação logística no armazém, enquanto o foco do LMS está no método e nas pessoas. O WMS envia todas as informações necessárias (endereços, itens, quantidades, caminho percorrido, etc.) para o Labor realizar os cálculos sobre o aproveitamento de tempo dos trabalhadores. 3.2. Desempenho e Utilização Existem dois conceitos importantes no Labor: 3.3. O Tempo Padrão Desempenho é a comparação entre o ritmo ou vazão que o operador ou equipe imprimem com o que é pré-definido como padrão para a execução de determinada tarefa. Utilização é o tempo útil gasto na real execução das tarefas, dentro de uma jornada de trabalho. Fazendo uso desse conceito podemos, além de determinar o tempo ocioso, saber, por exemplo, se atividades como reuniões de turno são excessivas, ou levantar perguntas, por exemplo, quanto tempo perdido existe entre a marcação no relógio de ponto e o início das atividades. Observe na figura a seguir que o Labor Advantage HighJump tem uma tela web onde é cadastrado o tempo básico pré-definido para a execução de cada elemento de cada tarefa, que somado a suas respectivas tolerâncias irá compor o Tempo Padrão. Template Otimis - Artigo Labor - Tecnologstica v3.0.doc Página: 5 de 10
Figura 1: Tela web que mostra a composição do tempo padrão para cada elemento. O resultado dos cálculos feitos pelo Labor com os dados enviados em tempo real pelo WMS é a visualização imediata da comparação entre o ritmo de execução das tarefas pelos operadores com aquela considerada ideal. É possível também controlar equipes de trabalho, turnos e a organização com um todo. Veja na figura abaixo a tela web do Labor que mostra quem está trabalhando acima (em verde) e abaixo (em vermelho) do esperado. Figura 2: Tela web que mostra o desempenho individual dos colaboradores no dia. Essas informações também podem ser dadas em tempo real nos coletores. Na figura abaixo, à esquerda, a tela do Coletor de Rádio Frequência que é mostrada ao operador antes da execução de uma tarefa de Movimentação. Nesta tela aparece o resultado do cálculo do tempo padrão para a execução da tarefa de Movimentação para uma determinada quantidade de itens, na distância definida pelo WMS: O coletor mostra ao operador quanto deve durar a tarefa. Tempo Objetivo: 2,34 minutos. Template Otimis - Artigo Labor - Tecnologstica v3.0.doc Página: 6 de 10
Figura 3: Coletores na operação, antes e depois da execução da tarefa. Na mesma figura, acima, à direita, vemos a tela do coletor após a execução da tarefa. Ela mostra ao operador, em tempo real, o percentual comparando seu desempenho na execução da Movimentação com o Tempo Padrão pré-determinado, como também mostra o desempenho geral no dia até o momento. Neste caso, o operador executou a tarefa em um tempo maior que o TP, mas seu desempenho geral no dia está acima da média: Desempenho de 97% na execução da tarefa de Movimentação; Desempenho geral de 104% no dia de hoje, considerando todas as tarefas até agora. Com isto, todo colaborador sabe exatamente como seu trabalho é visto ao longo do dia, podendo assim ter um grande estímulo e controlar seu próprio desempenho. A possibilidade de associação de um programa de remuneração variável por produtividade com a imediata visualização do desempenho Versão: 3.0 Template Otimis - Artigo Labor - Tecnologstica v3.0.doc Página: 7 de 10
individual e por equipes permite ao colaborador assumir a responsabilidade sobre seus próprios rendimentos, enquanto simultaneamente melhora os resultados da empresa. 3.4. Impacto na Operação O Labor tende a estimular os que se preocupam em fazer um bom trabalho e, ao mesmo tempo, inibir os que estão matando hora. Todos podem verificar o seu desempenho e comparar com o de seus colegas. É possível ainda verificar quem está derrubando a estatística de avaliação da equipe e diminuindo a chance de um bônus coletivo. Podemos considerar no gráfico abaixo uma ilustração teórica do impacto da divulgação dos dados do Labor para todos os colaboradores no ambiente de trabalho, baseada na experiência da HighJump com o Labor nos EUA. Os pontos representam o desempenho individual dos colaboradores sem o apoio do LMS, por exemplo: 125% 100% 75% 50% 25% 0% Desempenho individual sem LMS Universo de Colaboradores Fonte: Estimativa da HighJump Software. Considerando que foi realizado o dimensionamento do tempo padrão para execução das tarefas, verificamos que há três faixas de desempenho: Ruim (abaixo dos 50%, em vermelho); Razoável (de 50 a 75%, em amarelo); Bom (acima de 75%, em verde). O que o Labor faz de imediato é estabelecer um ambiente meritocrático com gerenciamento próprio, que eleva (ver figura abaixo em vermelho) o desempenho individual de todos, mas em especial dos colaboradores de duas faixas: os que estão abaixo de 50% (ou melhoram ou são liberados), e aqueles que já eram produtivos e agora têm um estímulo a mais para ultrapassar o padrão estabelecido como 100% - a bonificação. Isso resulta em uma melhora sensível no desempenho médio geral. Template Otimis - Artigo Labor - Tecnologstica v3.0.doc Página: 8 de 10
Desempenho individual com LMS 125% 100% 75% 50% 25% 0% Universo de Colaboradores Fonte: Estimativa da HighJump Software. Os resultados esperados em termos de média geral são mostrados no quadro abaixo: Produtividade esperada com o LMS 60 a 75% Linhas por hora ou unidades por hora 75 a 90% Alinhamento de Expectativas e Feed-back 95 a 100% Melhores Métodos e Medição de Tempos 110 a 120% Melhores Métodos, Medição de Tempos e Remuneração por Produtividade Fonte: Estimativa da HighJump Software, com base na experiência em projetos com o Labor. Como verificado nas estimativas do gráfico acima, o dimensionamento tradicional em paletes ou caixas por hora não leva em consideração quanto tempo cada atividade deve tomar. Portanto, a cobrança de supervisores por desempenho pode ser injusta e receber descrédito. Alinhar expectativas e fornecer um constante feedback oferece uma melhora; no entanto, esta também fica limitada aos resultados obtidos sem a adoção dos melhores métodos de trabalho. Indo além, a adoção de melhores métodos e o dimensionamento do tempo padrão para cada atividade cria uma expectativa de execução ideal, o que somando ao feedback pode resultar em um desempenho de até 100% da capacidade produtiva do Armazém. Template Otimis - Artigo Labor - Tecnologstica v3.0.doc Página: 9 de 10
Mas, seguramente, os melhores resultados obtêm-se pela combinação da adoção dos melhores métodos e da cobrança pela execução dentro do tempo padrão com incentivos, o que permite que a produtividade geral chegue até a 120% dos valores que foram estabelecidos como padrão; ou seja, é possível exceder as expectativas aliando um LMS com um sistema de remuneração variável por produtividade individual e por equipes que seja claro e justo. Contudo, o céu não é o limite: é necessário cautela caso alguns operadores constantemente ultrapassem o patamar dos 125%: ou o tempo padrão necessita de uma revisão (que pode ser facilmente realizada no Labor) ou os colaboradores estão tomando riscos desnecessários, colocando as normas de segurança em segundo plano, o que não deve acontecer. Não se pode permitir a instituição de uma corrida de empilhadeiras nos corredores do armazém. 4. Considerações Finais O que muda com a implantação do Labor Advantage? O Labor traz uma melhora significativa no desempenho operacional, pois permite uma padronização dos melhores métodos para execução das atividades e incentiva o melhor aproveitamento do tempo real de utilização da mão de obra para realização de tarefas, além de permitir definir a alocação da pessoa certa, na atividade certa, no momento certo. Isto significa produzir mais com menos. Além disto, ter uma ferramenta capaz de dimensionar o desempenho individual e de equipes nos mínimos detalhes traz como impacto imediato o estabelecimento de um sistema de trabalho meritocrático, com gerenciamento próprio. Isso pode representar uma mudança de paradigma: ao invés de termos supervisores para cuidar de colaboradores em um sistema de vigília e punição, esperamos que os colaboradores se tornem os gerentes de si mesmos, analisando constantemente seu próprio desempenho em relação às metas pré-definidas. O fortalecimento moral da equipe também é outro fator a ser considerado: colaboradores que querem realmente se destacar sentir-se-ão valorizados e recompensados, com o estabelecimento de um sistema de trabalho justo, imparcial e incontestável. Afinal não serão somente os operadores que poderão ser questionados: ao estabelecer um ambiente de compartilhamento e clareza de informações, gerentes e supervisores mais sensíveis a atitudes aduladoras terão suas preferências questionadas por seus subordinados, caso insistam em promover colaboradores que não merecem. O Labor Advantage, portanto, não é um sistema de opressão ao colaborador do armazém, pelo contrário. É uma solução que traz a oportunidade de jogar uma luz no ambiente de trabalho, permitindo a valorização daqueles que realmente querem agregar valor à instituição e que merecem ser recompensados por isso. Template Otimis - Artigo Labor - Tecnologstica v3.0.doc Página: 10 de 10