Por Ana Lúcia Moura Fé EIM O Santo Graal dos gestores da informação Em plena ebulição, o mundo digital tem produzido fortes mudanças na forma como se pensa a informação corporativa. Nas empresas, o desafio já não é captar o máximo de dados que auxiliem o andamento dos negócios. A meta, agora, é encontrar sentido na teia de informações que chega às empresas ininterruptamente, nos mais variados formatos e origens, em velocidade e quantidade sem precedentes (Veja quadro na p.40). É uma meta incontornável, tendo em vista que a avalanche de informações tende a aumentar, turbinada por fatores como convergência tecnológica, expansão do acesso e dos formatos multimídia e explosão da mobilidade, das redes sociais e das ferramentas de colaboração, só para mencionar as tendências mais comentadas. Somente em 2011, o mundo gerou 1,8 zettabytes de informações, taxa que dobra a cada dois anos, segundo a AIIM, entidade que divulga boas práticas em gestão da informação. É um número assombroso. Basta lembrar que há dois anos, quando o volume atingiu 1,2 zettabytes, especialistas arriscaram um cálculo comparativo: o conteúdo digital do mundo equivalia a todas as informações que podem ser armazenadas em 75 bilhões de ipads Apple, ou todas as mensagens divulgadas no Twitter se toda população da Terra decidisse postar no microblog por um século, continuamente. No âmbito corporativo, a geração e fluxo contínuos de informações acentuaram o desequilíbrio entre os dois universos de dados que povoam as organizações. De um lado, estão os dados es- 38 INFORMATION MANAGEMENT JAN / FEV 2012 www.informationmanagement.com.br
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O boom da informação Em 2011, o mundo criou 1,8 zettabytes de informações. Esse volume dobra a cada dois anos. Por volta de 2020, o mundo irá multiplicar por 50 o volume de informações e por 75 o número de repositórios de informação. Usuários de celulares passaram de 719 milhões em 2000 para 5,6 bilhões hoje, 70% em países em desenvolvimento. Desses 5,6 bilhões, 835 milhões usam smartphones. 69,1% das empresas brasileiras já têm presença nas mídias sociais. truturados, processados nos tradicionais sistemas informáticos da companhia e organizados para uso estratégico. De outro lado, está o conhecimento não estruturado, que representa não menos do que 80% dos inputs de dados e informações que circulam na empresa. Estes não param de crescer, oriundos de dentro ou de fora da companhia. Sem controle, filtragem ou integração, são pouco aproveitados nos processos de decisão. A fórmula para transformá-los em informações estruturadas, inteligentes e integradas tornou-se o Santo Graal para gestores da informação. E o mapa para encontrá-lo passa necessariamente pela incorporação nos negócios do conceito de EIM, ou Enterprise Information Management. Trata-se de mais um salto na evolução experimentada pela gestão da informação nos últimos dez anos, explica Walter Koch, consultor internacional de gestão da informação e diretor da ImageWare. Desde o microfilme até o conceito multimedia de ECM (Enterprise Content Management), passando pelo popular GED (Gestão Eletrônica de Documentos), é grande a lista de tecnologias, metodologias e novas abordagens que aperfeiçoaram a prática da gestão da informação ao longo do tempo, na esteira da evolução tecnológica (Veja quadro na p.41). O EIM posiciona-se no final dessa trilha, com o apelo de reunir todos os tipos de informação debaixo de um mesmo guarda-chuva. Segundo Koch, o conceito emerge em um contexto em que o mundo estruturado e o não estruturado se sobrepõem, tornando difusas as suas fronteiras. Um exemplo que ele cita são as ferramentas de inteligência do negócio (BI) que são capazes de extrair informações de dados não estruturados. Abordagem holística O EIM é uma abordagem mais holística do universo da informação corporativa, em comparação com o ECM. De acordo com Stephen Boschulte, consultor internacional de EIM e autor do livro A Practical Guide for Implementing an EIM Program, o EIM inclui a gestão de todos os ativos de informação, estruturados ou não, e permite que a empresa compreenda, controle e alavanque proativamente essas informações em um esforço coletivo que envolve tecnologia e negócios. A definição de EIM soa como mú- Facebook já soma 800 milhões de usuários. Mais de 35 milhões são brasileiros. Divulgação Google+, a rede social do Google, pode virar 2012 com 400 milhões de usuários. 94% das corporações americanas têm acesso móvel a e-mail e perto de 30% têm acesso móvel para sistemas como ECM, CRM, ERP. 47% permitem uso de dispositivos móveis pessoais para acessar dados da companhia. Fonte: AIIM/KPMG Domeneghetti, da E-Consulting: dados não estruturados ajudam na tomada de decisão 40 INFORMATION MANAGEMENT JAN / FEV 2012 www.informationmanagement.com.br
sica para dez em cada dez executivos de TI, uma vez que promete resolver o desafio número um desses profissionais, que é o alinhamento da tecnologia com o negócio. Mas isso não pode ser alcançado até que haja uma mudança fundamental na forma como esses dois grupos, TI e negócios, interagem e se comunicam, diz o especialista. De acordo com Boschulte, programas de EIM focam cinco áreas principais (Veja quadro na p.44), que são Business Process Management (BPM), governança da informação, qualidade da informação, gerenciamento de metadados e padrões e Master Data Management (MDM). Com EIM, todas as decisões sobre ativos de informação e infraestrutura de apoio são tomadas por um conselho de governança que considera a organização como um todo, e não uma divisão ou indivíduo, diz Boschulte. Com informações acuradas e consistentes à disposição, seja para funcionários, seja para bancos de dados computacionais, as tarefas ficam mais eficazes. Lembrando que ECM foca normalmente a informação não estruturada, ou seja, documentos, imagens e outros ativos de informação que não se encaixam bem em uma estrutura relacional, Boschulte destaca que a relação entre os dois conceitos é muito forte, porque faz parte do programa de EIM compreender, em todo o ciclo de vida da informação, a melhor forma de gerenciar conteúdos não estruturados. Estes, por sua vez, configuram o universo principal do ECM e representam a maior fatia das informações usadas em uma organização, entre documentos, imagens, e-mails etc. Quem implementa programa de EIM utilizando o ciclo de vida da informação pode compreender melhor como esta será usada antes de considerar como ela será criada, mantida e acessada, diz. Proposição de valor Na percepção de Boschulte, tomadores de decisão não estão muito preocupados com o tipo de dados utilizados, e sim que as informações para tomada de decisões sejam confiáveis e disponíveis. Administradores de negócios são responsáveis por identificar, categorizar e priorizar os ativos de informação de acordo com o valor estratégico da empresa, diz ele, acrescentando que são os técnicos da informação que se preocupam com os conceitos de dados estruturados e não estruturados. Um desafio para gestores que querem emplacar projeto de EIM na sua empresa é que há uma percepção de que definir resultados é tarefa complicada. Boschulte relata que os programas de EIM mais eficazes adotam um documento de proposição de valor que inclui métricas quantitativas e qualitativas e é periodicamente revisado e atualizado. Tais métricas também são usadas pelo grupo de recursos humanos para alinhar as avaliações de desempenho individuais com os objetivos do programa de EIM e da empresa, informa. Quando o programa é bem-sucedido ele continua, a organização experimenta mudança cultural que melhora a colaboração entre os negócios e os recursos técnicos. O estudioso assegura que programas de sucesso conseguem provar que se autofinanciam. Um novo profissional Na AIIM, o presidente John Mancini afirma que a construção de estratégia Marcos na trilha da gestão da informação Década de 1960 - Microfilmes, sistemas COM (Computer Output to Microfiche), jaquetas e cartões-janela Década de 1970 Document Imaging (processamento eletrônico de imagens) Década de 1980 Electronic Document Management Systems (EDMS), ou Gestão Eletrônica de Documentos (GED), como esses sistemas ficaram conhecidos no Brasil Década de 1990 Web Content Management (WCM) Anos 2000 Enterprise Content Management (ECM) - Estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo e documentos relacionados aos processos organizacionais. Abrange todo o escopo de uma empresa, independentemente de a informação estar em documento físico, arquivo eletrônico ou e-mail. Foca normalmente a informação não estruturada. Enterprise Information Management (EIM) Abordagem mais holística, inclui a gestão de todos os ativos de informação, estruturados e não estruturados, e permite que a empresa compreenda, controle e alavanque proativamente essas informações em um esforço coletivo que envolve tecnologia e negócios. Unifica ferramentas de gestão de informação e suas melhores práticas. Depende de integração e infraestrutura. www.informationmanagement.com.br JAN / FEV 2012 INFORMATION MANAGEMENT 41
holística para gerenciar a montanha de informações nas empresas, integrando- -as ao fluxo dos processos de negócio, se tornou imperativa nas organizações. E como se não bastasse esse desafio em si, ele leva a um outro, também premente, que é a escassez no mercado de um novo tipo de profissional da informação com perfil adequado para a nova realidade. Tradicionalmente, a TI sempre focou o desenvolvimento de software empresarial e infraestrutura da informação. Agora, precisamos de uma nova geração de profissionais que compreenda a gestão, utilização e aplicação dos ativos sociais e de informação da companhia, explica Mancini. A demanda por esse novo profissional tem crescido, segundo o presidente da AIIM. A entidade dá a sua contribuição ao disponibilizar grande volume de conhecimento para formação nessa área. Além disso, começou a certificar o Information Professional, título que, segundo o Gartner, não se refere a alguém com um papel ou a uma habilidade, mas sim a um profissional com um grande conjunto de especializações (Veja quadro abaixo). Segundo a AIIM, esse especialista se torna imprescindível numa era em que ocorre a integração entre o tradicional Sistema de Registro e o novo Sistema de Engajamento. Nesse contexto, o foco da gestão sai do conteúdo e do documento e passa para a gestão do social business. O objeto típico de gestão passa a ser a interação, e não um website, um documento ou um processo. Trata-se de cenário em que a companhia mais conhecida e falada é uma rede social, o Facebook, e não mais o site de buscas Google ou a fabricante de software Microsoft. Big Data A necessidade de um novo profissional da informação, nesta era do EIM, já é sentida na rotina de corporações que lidam com grande volume de dados, o chamado Big Data. Pesquisa do McKinsey Global Institute revela que em 2018 haverá, só nos Estados Unidos, escassez de 140 mil a 190 mil pessoas com habilidades analíticas profundas para aproveitar o Big Data em favor do negócio. Também haverá defasagem de 1,5 milhão de gerentes e analistas com o know-how suficiente para analisar o Big Data e tomar decisões eficazes. A previsão preocupa porque, segundo o instituto, na medida em que explode a quantidade de dados no mundo, a análise do Big Data se torna ponto-chave para competitividade dos negócios. A expectativa é que o crescente volume e detalhes de informações capturadas pelas empresas, o aumento da multimídia, da mídia social e da Internet das coisas, entre outros adventos, irão impulsionar o crescimento exponencial dos dados em um futuro próximo. Os analistas do instituto consideram que líderes empresariais, e não apenas gerentes que lidam com dados, terão de lidar com as implicações do Big Data. ROI na mesa de discussão Independentemente das eventuais dificuldades para implementação e definição de resultados de programas de EIM, parece não haver dúvidas entre os especialistas de que ausência de estratégias de gestão de dados impacta direta e negativamente o retorno do investimento dos sistemas de tecnologia, e isso pode configurar forte justificativa para projetos nessa área. A boa notícia é que tratamento de dados não estruturados entrará definitivamente para a pauta de discussões das empre- O novo Information Professional deve... 1Garantir que a informação seja dinamicamente entregue aos funcionários e clientes via websites, dispositivos móveis e mídia social. Melhorar a colaboração e o compartilhamento de informações aproveitando soluções de colaboração virtual, 2 redes sociais e tecnologias de comunicação existentes e emergentes. Melhorar a pesquisa corporativa e o acesso à informação 3 através de sistemas e plataformas. Analisar continuamente as informações para identificar 4 novas oportunidades de negócios e de melhorias. Garantir segurança da informação apropriada e controle de 5 privacidade entre sistemas e plataformas para proteger a organização e os seus funcionários. Gerenciar informações e registros nos sistemas e plataformas para efeito de compliance e e-discovery. 6 Simplificar e automatizar os processos de informação 7 intensiva entre sistemas e plataformas para melhorar a eficiência e reduzir os custos. Fonte: AIIM 42 INFORMATION MANAGEMENT JAN / FEV 2012 www.informationmanagement.com.br
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sas brasileiras nos próximos 2 a 3 anos, segundo Daniel Domeneghetti, sócio-fundador da consultoria E- -Consulting. Domeneghetti afirma que o ROI de tecnologia e sistemas está altamente ancorado na capacidade de transformar dados não estruturados em dados inteligíveis para tomada de decisão. Em outras palavras, quanto menos se tratar esses dados, menor será o retorno dos investimentos tecnológicos. Mas até que o tratamento dos dados não estruturados e sua integração com o mundo estruturado sejam implementados, muito dinheiro ainda será gasto em novas arquiteturas, tecnologias e sistemas que habilitam empresas a capturar e gerar um número ainda maior de informações para o negócio. Se não tratadas, irão se tornar um mundaréu de dados que mais atrapalham do que ajudam, nas palavras de Domeneghetti. Cinco principais componentes de um programa de EIM 1Gestão de processos de negócios/workflow (BPM): inclui a identificação dos processos de negócios mais eficientes e ferramentas de suporte de workflow que apoiem a visão, missão e objetivos da empresa. 2Governança da informação: prática de patrocinar, executar e coordenar os ativos de informação de uma empresa por meio de um conjunto de políticas, processos, procedimentos, tecnologias e padrões. 3Qualidade da informação: pessoas, processos e tecnologias que são necessários para garantir conteúdo de informações e valores de dados em conformidade com os requisitos de negócios. 4Gestão de metadados: desenho, implementação e manutenção de modelos de comportamento/atividade criados por qualquer negócio ou sistema de TI. Um repositório é tipicamente desenvolvido para coletar modelos que estão em conformidade com a estrutura de governança. 5Master Data Management (MDM): sistema que inclui pessoas, processos e tecnologia de apoio e que desenvolve e mantém entidades de dados não transacionais de uma empresa. O seu objetivo é assegurar a coerência e jurisdição dos ativos de informação. Fonte: Stephen T. Boschulte - A Practical Guide for Implementing an Enterprise Information Management Program - Executive Summary. www.informationmanagement.com.br