NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PROFª. ÉLIDA MENEZES CONCURSO TRE/MS NEON CONCURSOS
ARQUIVOLOGIA MÉTODOS E TÉCNICAS T DE ARQUIVO Finalidade: -Preservação -Acesso Acesso à informação de seus documentos que servem à Administração e à História - Base teórica e prática para que se compreenda o processo evolutivo da humanidade. -Funções e atividades dos órgãos produtores, seja pessoa física, f jurídica, pública p ou privada. Portanto, arquivos organizados, e nunca fragmentados.
TERMINOLOGIA ARQUIVISTICA Acervo - totalidade dos documentos conservados em um arquivo. Acesso possibilidade de consulta a um arquivo, como resultado de autorização legal. Acondicionamento embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio. Acumulação formação progressiva, natural e orgânica do arquivo. Armazenamento guarda de documento em mobiliário ou equipamentos próprios prios em áreas que lhes são destinadas. Arquivamento conjunto das operações de acondicionamento e armazenamento de documentos. Arquivista profissional de arquivo, de nível n superior.
ARQUIVÍSTICA Disciplina também m conhecida como arquivologia que tem por objeto o conhecimento da natureza dos arquivos e das teorias, métodos m e técnicas t a serem observados na sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização.
ARQUIVO Conjunto de documentos que independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas f ou jurídicas, publicas ou privadas. Entidade administrativa responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição. Edifício em que são guardados os arquivos Móvel destinado a guarda de documentos.
CONSERVAÇÃO Conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteção física f dos arquivos contra agentes de deterioração. DOCUMENTO Unidade de registro de informação, qualquer que seja o suporte utilizado. CLIMATIZAÇÃO Controle de temperatura e umidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera à conservação.
ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU: noções que se confundiram por muito tempo, não sós pela finalidade e forma física f dos documentos, mas também, m, porque estas instituições tinham o mesmo objetivo. Elas funcionavam como grandes depósitos de documentos de qualquer espécie, produzidos pelo homem. As três tem a função de guardar, mas seus objetivos são diferentes, podendo ser assim definidos:
Arquivo É o conjunto de documentos que independentemente da natureza ou suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas f ou jurídicas, publicas ou privadas, visando a utilidade que poderão oferecer no futuro.
Biblioteca É o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.
Museus Instituições de interesse público, p criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar a disposição do público p conjuntos de peças e objetos de valor cultural. Observa-se, se, então que as finalidades das Bibliotecas e dos Museus são essencialmente CULTURAIS, enquanto que as dos Arquivos são FUNCIONAIS, porém m o valor cultural existe, uma vez que constituem a base fundamental para o conhecimento da História.
ESTÁGIOS DE EVOLUÇÃO TEORIA DAS TRES IDADES Para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir o usuário com precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada deverá atender as necessidades da instituição a que serve, como também, m, a cada estágio de evolução por que passam os arquivos.
Arquivo de 1ª 1 Idade ou Corrente Constituídos de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios rios ou nas repartições que se recebem e os produziram em dependências próximas de fácil f acesso.
Arquivo de 2ª 2 Idade ou Intermediário rio Constituído de documentos que deixara de ser freqüentes entes consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los. los. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. ria.
Arquivo de 3ª 3 Idade ou Permanente Constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que conservam em razão de seu valor histórico (probatório rio e informativo) os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos. A cada uma dessas fases, corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, consequentemente, uma organização adequada.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO A escolha do método m de arquivamento deve considerar as características dos documentos a serem classificados. Os métodos m básicos b de arquivamento mais utilizados são os seguintes: Alfabético; Geográfico; Numérico simples; Ideográfico.
Método Alfabético Elemento principal é o nome, neste método m não é necessário consultar índices para se localizar os documentos. As fichas ou pastas são colocadas em ordem alfabética, segundo as regras gerais de Alfabetização. Considera-se, se, primeiro, o último sobrenome, depois o prenome. Exemplos: Jorge Elias de Alencar Eduardo Fonseca Arquivam-se: Alencar, Jorge Elias de Fonseca, Eduardo
Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome: Exemplos: Zulmira Albuquerque Sandra Albuquerque Arquivam-se: Albuquerque, Sandra Albuquerque, Zulmira
Empresas com nomes abreviados são considerados como se tivessem escritos por extenso. Exemplos: Cia. Eletricidade de Brasíl Telebrasília lia Arquivam-se: Companhia de Eletricidade de Brasília Telecomunicações de Brasília
Sobrenomes compostos ligados por hífens terão entrada pela primeira parte. Exemplos: Osmar Vilas-Boas Bianca Duque-Estrada Arquivam-se: Duque-Estrada, Bianca Vilas-Boas, Osmar
Se o nome for composto de dois sobrenomes ligados pela partícula e, estes serão considerados compostos. Exemplos: Regina Costa e Silva Sérgio Moura e Santos Arquivam-se: Costa e Silva, Regina Moura e Santos, SérgioS
Os nomes com Santo, Santa e São, seguem a regra dos nomes formados de um substantivo e um adjetivo. Exemplos: Maria Santa Clara José São Marcos Igor Santo Amaro Arquivam-se: Santa Clara, Maria Santo Amaro, Igor São Marcos, José
Títulos como Doutor, General, Conde, Ministros, etc.., devem figurar no fim, entre parênteses. Exemplos: Doutor, Abel de Almeida Ministro Dilson Funaro Arquivam-se: Almeida, Abel de (Doutor) Funaro, Dilson (Ministro)
Os nomes que exprimem grau de parentesco com Júnior, nior, Filho, Sobrinho, Neto, são considerados partes integrantes do último sobrenome, mas não são considerados pela alfabetação. Exemplos: Janaína Antunes Neta Carlos Santos JúniorJ Marcos Lima Sobrinho Mario Dutra Filho Arquivam-se: Antunes Neta, Janaína Dutra Filho, Mario Lima Sobrinho, Marcos Santos Junior, Carlos
Nomes orientais Japoneses, Chineses e Árabes rabes são registrados como se apresentam. Exemplos: Chen Tai-Chien Roin Ko-Sheng Al Bem Hur Arquivam-se: Al Ben Hur Chen Tai-Chien Roin Ko-Sheng
Os nome espanhóis: sobrenome paterno antecede o materno, não devendo ser abreviado. É por este que se deve entrar. Exemplos: Jorge Pin Y Soler Silvia Perez Fontana Arquivam-se: Perez Fontana, Silvia Pin Y Soler,, Jorge
As firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser considerados tais como se apresentam. Exemplos: C & Modas J. Câmara & Irmãos S/A
Os congressos, conferências, reuniões, assembléias, quando precedidas de número, n que estejam em algarismos ou por extenso, entrarão pelo nome e os números são colocados no fim entre parênteses. Exemplos: 5º 5 Congresso de Psicologia 20ª Reunião da Associação Comercial. Arquivam-se: Congresso de Psicologia (5º) Reunião da Associação Comercial (20º)