CÂMARA TÉCNICA DE NORMALIZAÇÃO DA DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA - CTNDA

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1 CÂMARA TÉCNICA DE NORMALIZAÇÃO DA DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA - CTNDA 25/04 (manhã) Membros presentes: Reunião em 25 e 26 de abril de 2002 Beatriz Moreira Monteiro, Arquivo Nacional Carmen Tereza Coelho Moreno, Biblioteca Nacional Célia Maria Leite Costa, FGV/Centro de Pesquisa e Documentação de História Contemp. do Brasil Cynthia Roncaglio, Departamento de Arquivo do Paraná Eliane Dutra Amorim, Arquivo Público Mineiro Maria Izabel de Oliveira, Arquivo Nacional Nilda Sampaio Barbosa, Arquivo Nacional Paulo Elian dos Santos, FIOCRUZ/Casa de Oswaldo Cruz Silvia Ninita de Moura Estevão, Arquivo Nacional (Convênio Arquivo Nacional / Museu Nacional) Vitor Manoel Marques da Fonseca, Arquivo Nacional (Convênio Arquivo Nacional / Museu Nacional) Ausências justificadas: Georgete Medleg Rodrigues, Universidade de Brasília Patrícia Menezes, Arquivo Público do Estado de São Paulo Assistentes: Ana Celeste Indolfo, Arquivo Nacional Vera Lúcia Hess Mello Lopes, Arquivo Nacional Pauta: distribuição de tempo apresentações e discussões das apresentações, depois outras questões; possibilidade de se retomar a idéia de uma declaração de princípios da Câmara (distribuição do Statement of Principles da Comissão Ad Hoc de Normas de Descrição do CIA); início do trabalho pela discussão de normas para código de referência; necessidade de discussão de terminologia (principalmente níveis de descrição); elaboração de programa de trabalho; participação da Câmara Técnica em evento de novembro, quando a\da inauguração do conjunto tombado do AN. Eliane Dutra Amorim encarrega-se do registro de informações para ata. Apresentação Carmen - Biblioteca Nacional Acervo de manuscritos da BN (60 fundos/coleções) Desafio: conjugar normas de arquivo e biblioteca O desenvolvimento do Guia de Coleções da Divisão de Manuscritos norteou a elaboração de um Programa de Organização e Descrição do Acervo Guia: base de dados em MicroIsis, utilização das etiquetas do MARC

2 MARC compatível com a ISAD(G) MARC/MicroIsis: informações reunidas em um mesmo parágrafo do MARC, na ISAD(G) aparecem em duas áreas diferentes, apresentando dificuldades para separação destes campos. MARC trabalha com classes numéricas de parágrafos previamente definidos e ISAD(G) organiza os elementos de descrição em áreas com objetos previamente definidos de Biblioteca Nacional - Criação de um manual para entrada de dados contendo regras para cada tipo de informação a ser inserida no campo, com convenções até para observações comuns. MARC define uma etiqueta, EAD define uma etiqueta, ISAD(G) não trabalha com etiqueta por isso não se fala em campos, mas em elementos de descrição. MicroIsis não dá conta da hierarquia porque não é um banco de dados relacional / Cynthia acredita que é possível usar o ISIS e expressar a relação multinível / Vitor informa que em vários arquivos do mundo que trabalham com Isis não foi possível estabelecer a hierarquia - UNESCO vem trabalhando na criação de um software que permita a hierarquização (OSARIS). Paulo Elian acha que seria possível com a utilização do Isis para web, que permitiria links entre os níveis. EAD é avanço em relação ao MARC em virtude da linguagem de marcação - a adoção do formato EAD é crescente na medida em que permite intercâmbio de dados e criação de bases de dados comuns.. Importante ressaltar que o EAD é um formato de intercâmbio de dados e não uma norma, mas é compatível com diversas normas ( ISAD(G), Dublin Core, etc) e outros formatos (MARC). Título e Conteúdo: o que deve entrar em cada campo? Ao descrever um item documental inserir toda informação no título e não usar conteúdo? Célia acredita que, ao suprimir o conteúdo, os títulos ficam muitos longos, fugindo do significado da palavra título - questão polêmica 25/05 (tarde) Apresentação Cynthia - Arquivo Público do Paraná Apresentação geral da instituição e seu acervo Elaboração do Guia - acervo (38 fundos públicos, 2 fundos privados, 11 coleções) Utilização do MicroIsis: software gratuito, existência de técnico disponível, arquivo contendo modelo de base de dados padrão ISAD(G) distribuído em curso realizado em Brasília por Ana Franqueira. Elaboração de planilha (ISAD(G)(G) e AACCR2) e procedimentos para o preenchimento Criação de subcampos para o código de referência Apresentação teve problemas por não se conseguir boa conexão com a página do DEAP Datas: Silvia/Carmen - o ideal é separar as datas-limite em dois campos para permitir a consulta entre as datas. Nível de descrição - as ligações das descrições se dão pelos códigos de referência Apresentação Célia - CPDOC Antes da criação do Accessus já havia procedimentos normalizados e uma base guia Busca por assunto no acervo inteiro, por fundo ou gênero de documentos Necessidade de verificar como o sistema se adapta a ISAD(G). Vitor comenta que tudo indica compatibilidade.

3 Há um vocabulário controlado para todo acervo independente do suporte : Procedimentos antigos que apresentaram problemas com a informatização: Quantificação: anexos aparecem somente na área de notas e não são considerados na dimensão do acervo a rápida informatização do CPDOC não foi acompanhada pelo treinamento na maioria do quadro de funcionários da instituição Questão: campo assunto corresponderia na ISAD(G) ao título ou conteúdo? 26/05 (manhã) Presenças: as mesmas do dia anterior Apresentação Cynthia Apresentação da homepage do Arquivo do Estado do Paraná Apresentação das bases de dados existentes Dúvidas quanto à determinação do nível de descrição de uma coleção como um todo o nível de descrição 1 não deveria ser fundo/ coleção? Apresentação DMI Vitor e Sílvia Desde 2000 preocupação com a descrição de acordo com a ISAD(G) dos diversos gêneros documentais A partir de 2001 criação de uma base de dados para descrição multinível - descrição padronizada abrangendo todo gênero de documentos (doc. textuais, bibliográficos, iconográficos, cartográficos etc) Proposta de se identificar através do código de referência o nível de descrição A base foi criada para ser utilizada por todos os setores do Arquivo Nacional e futuramente poderá ser distribuída para outras instituições Manutenção das áreas e elementos de descrição propostos na ISAD(G), criando-se subelementos para melhor precisão da informação Código de referência: no caso do Arquivo Nacional foi incluído o local de guarda da documentação no código Ex.: AN Rio... questionamentos referentes ao tamanho máximo do campo, utilização de siglas das cidades e estados, etc. Necessidade de criação de subelementos na área de identificação como por exemplo Local Apresentação Isabel (Censo dos Arquivos) Apresentação da base de dados do Censo, realizado com patrocínio espanhol e que, na parte relativa à descrição dos acervos, utilizou a metodologia da DMI Piloto realizado na cidade do Rio de Janeiro Em fase de tradução para o espanhol (exigência do financiamento)

4 Apresentação Bia Banco de dados dos acervos dos presidentes da República Informações coletadas de acordo com o formulário do Censo, portanto, quanto aos dados de acervo, de acordo com a DMI, apresentadas em site próprio e em forma diferente. 26/05 (tarde) Informes e discussões - Vítor Criação do da Câmara normadesc@yahoo.com Distribuição do material das apresentações e declaração de princípios do Comitê bem como do endereço do site do Comitê de Normas de Descrição Necessidade da criação de documento referente aos pressupostos básicos da Câmara, contendo, por exemplo, as seguintes informações: normas nacionais baseadas nas normas internacionais [ISAD(G) e ISAAR(CPF)], que podem ser utilizadas para sistemas informatizados ou não, que as normas devem abranger todos os tipos de documentos, etc. Orientação para leitura da declaração de princípios do comitê e envio de propostas para Vítor e Célia até 20 de maio Informações sobre os questionários foram enviados 500 questionários junto com exemplares da ISAD(G) para arquivos estaduais e municipais, casas de cultura, centros de documentação, arquivos do judiciário e legislativo, arquivos de cúrias em reunião de endereços realizada por Silvia com base em trabalhos anteriores. A tabulação dos dados do questionário será realizada pela Sílvia, Paulo e Carmen Vai se esperar até 30 de maio para reunião dos questionários recebidos e sua tabulação A Câmara possuirá a relação com nome e endereço das 500 entidades e deverá utilizar esse cadastro para manter comunidade informada de seus trabalhos e manter o interesse pela criação de normas nacionais. O levantamento bibliográfico sobre a ISAD(G) foi realizado pela Biblioteca do Arquivo Nacional, mas deverá ser completado. Os membros devem auxiliar no complemento da bibliografia que deverá ser mais um produto para ser distribuído. A Biblioteca Nacional poderá ajudar a complementar a bibliografia (enviar ofício fazendo pedido). Até 15 de maio deve ser distribuída aos membros a bibliografia aumentada, que de pois de complementada pelos membros, será enviada à Biblioteca Nacional Discussão terminologia arquivística estudar os termos existentes no ISAD(G) e pensar a inclusão de outros termos. Estudar possibilidade de terminologia básica comum, levando em conta os dicionários da Bahia e São Paulo, já publicados, e de trabalho semelhante ainda não publicado do Arquivo Nacional. Dicionário do Arquivo Nacional será enviado até 15 de maio para estudo. Lembrada por Célia a oportunidade de estudo de texto de oficina de André Ancona no recente evento Integrar sobre instrumentos de pesquisa Cynthia possui e se compromete a enviar cópia aos demais colegas. Decidida que o programa de trabalho e discussão da Câmara obedecerá as áreas de descrição presentes na ISAD(G). Próxima reunião em 19 e 20 de junho (possivelmente na Biblioteca Nacional)seria discutida a área de identificação levandose em consideração todos os níveis. Os membros devem estudar a questão com base nos elementos e subelementos propostos na DMI. Até 7 de junho devem ser enviados, de preferência por , comentários sobre a área de identificação e terminologia para preparação da reunião.. Resumo das tarefas e datas agendadas. até 15 de maio, distribuição de bibliografia e terminologia do AN para estudo. até 20 de maio, envio a Vitor de comentários sobre Princípios da Câmara Técnica para redação por Célia e Vitor;

5 até 30 de maio reunião de questionários para tabulamento dos dados por Carmen, Paulo Elian e Silvia (a combinarem datas de trabalho); até 7 de junho, envio a Vitor de comentários sobre área de identificação e terminologia para preparação da próxima reunião; reunião em 19 e 20 de junho, possivelmente na Biblioteca Nacional