8º Encontro de Coordenação

PROGRAMA NACIONAL DE APOIO À GESTÃO ADMINISTRATIVA E FISCAL DOS MUNICÍPIOS BRASILEIROS 8º Encontro de Coordenação Cuiabá (MT), maio de 2008 1 8º Encontro de Coordenação Cuiabá (MT), maio de 2008 melhores práticas e oportunidades de melhoria 2

AGENDA melhores práticas melhorias em andamento Debate 3 AGENDA melhores práticas melhorias em andamento Debate 4

PROJETO É um instrumento fundamental para qualquer atividade de mudança e geração de produtos e serviços. É um empreendimento único, com início e fim determinados, que utiliza recursos escassos e é conduzido por pessoas, visando atingir objetivos predenifidos. Monitoramento Planejamento P - Plan Início Fim D - Do Execuçã ção C - Check A - Act

INTERESSADOS (Stakeholders) Gerente do Projeto Cliente Sociedade Usuário final Organizaçã ção o Executora Patrocinador Fornecedores Equipe do projeto GERENTE DE PROJETO É a pessoa responsável pelo gerenciamento do projeto e, conseqüentemente, pelo seu sucesso. É importante que sua competência seja reconhecida pelos demais interessados no projeto e seja voltada para o entendimento geral e não para o específico. Deve ser proativo e ter autoridade.

PATROCINADOR (sponsor) É quem supre os recursos para a execução do projeto (financeiros, materiais, humanos, políticos e estratégicos). Deve estar comprometido com a execução do projeto. É quem dá aceitação formal ao produto do projeto em seu encerramento. EQUIPE DO PROJETO Deve ter seu papel claramente definido. Deve utilizar as melhores técnicas e processos de gerenciamento. Deve ter por objetivo orientar e dar suporte à execução do projeto.

FUNÇÕES DA EQUIPE DO PROJETO Suporte Administrativo. Suporte Financeiro. Métodos e Padrões. Consultoria e Aconselhamento. Treinamento. Interrelacionamento com interessados. FUNÇÕES DA EQUIPE DO PROJETO Suporte Administrativo Criar e manter ambiente operacional adequado. Gerenciar contratos. Arquivar (contratos, propostas, controles, documentos, orçamentos, cronogramas, etc). Manter o histórico do projeto.

FUNÇÕES DA EQUIPE DO PROJETO Suporte Financeiro Alocar os recursos financeiros necessários no tempo adequado. Prestar contas dos recursos recebidos e executados. Manter os registros contábeis da movimentação financeira. Monitorar a execução orçamentária e financeira do projeto. FUNÇÕES DA EQUIPE DO PROJETO Métodos e Padrões Divulgação dos procedimentos a serem seguidos. Planejamento do projeto. Elaboração de cronogramas e orçamentos. Produzir e distribuir relatórios. Avaliação de riscos.

FUNÇÕES DA EQUIPE DO PROJETO Consultoria e Aconselhamento Assistência no desenvolvimento das atividades. Suporte à elaboração de termos de referência. Aconselhamento com a alta administração e especialistas. Avaliação e divulgação dos trabalhos desenvolvidos. FUNÇÕES DA EQUIPE DO PROJETO Treinamento Treinamento das equipes de trabalho quanto aos procedimentos a serem seguidos. Treinamento em gerência de projetos. Identificação de fornecedores que possam preparar e desenvolver cursos pertinentes. Apoio à área de treinamento da instituição no desenvolvimento de cursos.

FUNÇÕES DA EQUIPE DO PROJETO Interrelacionamento com Interessados Manter bom relacionamento com responsáveis pelos subprojetos e equipes de trabalho. Buscar envolvimento dos patrocinadores. Identificar oportunidades e estabelecer parcerias. Identificar fornecedores de bens e serviços necessários. Contratamos o PNAFM! E agora? O que a UEM deve fazer? Vamos comparar?

FUNÇÕES DA UEM Suporte Administrativo Negociar a disponibilização de espaço físico, móveis e equipamentos necessários para se instalar. Programar e dar assistência na aquisição de bens e serviços e acompanhar a execução dos contratos. Manter arquivo organizado com toda a documentação relativa à execução do projeto. Manter o registro e controle dos bens adquiridos no âmbito do PNAFM. FUNÇÕES DA UEM Suporte Financeiro Alocar recursos orçamentários na LOA. Solicitar recursos do financiamento e da contrapartida. Autorizar o pagamento dos fornecedores de bens e serviços. Elaborar as justificativas de gastos do fundo rotativo e de reconhecimento de contrapartida. Elaborar as demonstrações financeiras.

FUNÇÕES DA UEM Métodos e Padrões Divulgar as normas do Programa para os Secretários, GG, GT, Procuradoria, Comissão de Licitação e outros envolvidos na execução do projeto. Identificar as ações a serem priorizadas e estabelecer cronogramas. Elaborar o plano de aquisições, programação orçamentária e de desembolso. Elaborar relatórios de acompanhamento. Identificar os problemas e dificuldades e buscar mitigá-las. FUNÇÕES DA UEM Consultoria e Aconselhamento Promover reuniões de trabalho com vistas a identificar necessidades dos GG e GT. Dar suporte à elaboração de termos de referência e editais, contratando especialistas, quando necessário. Encaminhar eventuais dificuldades ao grupo estratégico da Prefeitura. Estabelecer cronogramas físicos e monitorar a execução dos componentes. Divulgar as ações desenvolvidas (boletins, reuniões, seminários, etc.).

FUNÇÕES DA UEM Treinamento Treinar todos os envolvidos na execução do projeto a respeito das normas e procedimentos do PNAFM. Incentivar o treinamento da equipe em gestão de projetos. Identificar parceiros e fornecedores que possam preparar e desenvolver cursos pertinentes. Apoio à área de treinamento da prefeitura, se houver, ou à área de recursos humanos, na identificação dos cursos necessários. FUNÇÕES DA UEM Interrelacionamento com Interessados UCP/SE/MF. CAIXA (GEAST, GIDUR/REDUR, Agência CV). Áreas Beneficiadas pelo projeto (Secretarias, Diretorias, sociedade). Procuradoria. Comissão de Licitação. CGU/SFC. BID. STN e INSS.

AGENDA melhores práticas melhorias em andamento Debate 25 COMO OBTER SUCESSO EM UM PROJETO Selecione corretamente os membros da equipe; Melhores Práticas Desenvolva senso de comprometimento em toda a equipe; Busque autoridade suficiente para conduzir o projeto; Coordene e mantenha relação de cordialidade com os envolvidos; Desenvolva as estimativas de custos, prazos e qualidade o mais realista possível; Desenvolva alternativas em antecedência aos problemas; Mantenha as modificações sob controle; Dê prioridade aos objetivos do projeto; Evite o pessimismo ou otimismo exagerado. 26

Liberaçã ção o de Recursos Melhores Práticas GIDUR Conta Vinculada 27 Pagamento dos Fornecedores Melhores Práticas Sistemática inédita de execução financeira dos projetos. presta serviço/ entrega bem contrata o serviço/adquire o bem solicita recursos autoriza pagamento Efetua o pagamento Libera recursos Solicita recursos Os recursos liberados saem da conta vinculada do projeto (na CAIXA) diretamente para a conta do fornecedor. 28

Prestaçã ção o de Contas e Reembolso pelo BID Melhores Práticas GIDUR 29 Planejamento das Aquisições Plano de Aquisição do Projeto (UEM) Plano de Aquisição BID (AGA) Programação Orçamentária/Desembolso Melhores Práticas Melhores Práticas Planejar em conjunto com os coordenadores dos GT (Componentes) Obter o patrocínio dos secretários(as) das áreas beneficiadas pelo projeto Revisar planejamento continuamente => PDCA Atenção aos prazos internos e externos 30

Verificação da Elegibilidade dos Gastos Capacitar a UEM, a Comissão de Licitação e a Procuradoria: divulgar as normas de aquisição do PNAFM Acompanhar todas as fases do processo de licitação e contratação: observância das normas do PNAFM (país de origem, normas de licitação, plano de ação). Logo após a contratação, encaminhar e acompanhar a aprovação do dossiê simplificado pela CAIXA Melhores Práticas 31 Melhores Práticas Solicitação de Desembolso (Antecipação para o Fundo Rotativo - FR e Reembolso) Interagir com os coordenadores dos GT para identificar quando os recursos financeiros serão necessários Solicitar as Antecipações para o FR com antecedência (pelo menos 30 dias) Priorizar a antecipação de contrapartida financeira em relação aos Pedidos de Reembolso. Manter as prestações de contas em dia 32

Pagamento aos Fornecedores Solicitar os recursos financeiros com antecedência: do empréstimo e da contrapartida Evitar otimismo excessivo ao assumir compromissos financeiros Encaminhar a Autorização de Pagamento para a CAIXA antes do vencimento Melhores Práticas 33 Melhores Práticas Prestação de Contas Manter controles internos e SIGFIN atualizados Monitorar a contabilização dos gastos no SIAPM Usar Chek List para garantir a conformidade das Justificativas de Gastos e das Demonstrações Financeiras: Observar os prazos de encaminhamento à CAIXA e UCP 34

Melhores Práticas Auditoria dos Projeto e do Programa Manter organizados os arquivos dos documentos do projeto Garantir a conformidade documental dos processos de licitação e de pagamento Manter relacionamento cordial e respeitoso com a equipe de auditoria Atender às recomendações da auditoria observando os prazos definidos 35 AGENDA melhores práticas melhorias em andamento Debate 36

Melhorias em Andamento Modelo de atendimento com definição de analista responsável por uma carteira de projetos: Em implantação Incorporação do Plano de Contas do PNAFM em todos os modelos (1-B; 1-D; 1-G; 1-J e 1-L) Incorporação das tabelas Componentes e País de Origem Inclusão de novas críticas no modelo de Pedido de Desembolso (1-B) Conversão do modelo de Autorização de Pagamento (1-G) para Excel. 37 Melhorias em Andamento CLASSIFICAÇÃO DA DESPESA Investimentos Básicos Fonte BID Contrapartida Financeira Tributos Complemento Outros Investimentos Valor excedente ao orçamento definido no Plano de Ação Tributos Complemento 38

CLASSIFICAÇÃO DA DESPESA Tributo maior que a Contrapartida Financeira (CF) Melhorias em Andamento Como antecipação de CF Executa todo o orçamento do Plano de Ação Gera saldo de Fonte BID Possibilita compensar Fonte BID em outra despesa (desde que não pague impostos) Pari passu da CF tendente para a fonte Local 39 CLASSIFICAÇÃO DA DESPESA Tributo maior que a Contrapartida Financeira (CF) Melhorias em Andamento Como Outros Investimentos Não executa todo o orçamento do Plano de Ação Gera saldo de Fonte BID e Local Possibilita compensar Fonte BID em outra despesa (desde que não pague impostos) Pari passu da CF equilibrado 40

Melhorias em Andamento CLASSIFICAÇÃO DA DESPESA Classificação Estimada (Previsão) Modelo 1-B Classificação Real Modelo 1-J (Produto/Componente) Modelo 1-G Correção da Classificação Modelo 1-L 41 Programação de Treinamento Gestão Financeira: Projetos novos /novos membros das UEM Brasília: 23 a 27 de junho Recife: 30 de junho a 04 de julho SIGFIN: Projetos novos e os novos membros das UEM Brasília: 04 a 08 de agosto Curitiba: 11 a 15 de agosto Compacto de Gestão Financeira e SIGFIN Brasília: 01 a 05 de setembro Curitiba: 15 a 19 de setembro Demonstrações Financeiras incluindo SIGFIN Outubro/Novembro 42

Solicitação de Antecipação Somatório dos Tributos maior que a Contrapartida Financeira Pagamento observando o valor previsto no Plano de Ação Decisão: executar todo PA X alocar tributo excedente como Outros Investimentos Pagamento de Valor Excedente ao Plano de Ação 43 Obrigado! Eudes José de Morais José Ari Lacerda Braga Coordenador Financeiro Supervisor Financeiro eudes.morais@fazenda.gov.br jose-ari.braga@fazenda.gov.br Telefone: (61) 3412-2474 Telefone: (61) 3412-1805 pnafm.financeiro@fazenda.gov.br Unidade de Coordenação de Programas UCP Ucp.df@fazenda.gov.br (61) 3412-2492/45 (61) 3412-1710 Coordenador-Geral Victor Branco de Holanda Coordenador-Geral Adjunto Luiz Alberto de Almeida Palmeira 44