Validação e Proteção de dados no Excel 1
2 Introdução O Excel tem um conjunto de ferramentas que permitem a restrição do erro e a proteção dos trabalhos e ficheiros. A validação de dados pode ser configurada para impedir que os utilizadores introduzam dados inválidos ou para avisar quando os mesmos são introduzidos numa célula. Poderá também fornecer mensagens para definir o que espera que seja introduzido numa célula, bem como instruções para ajudar os utilizadores a corrigir quaisquer erros. Pretendemos com este e-book descrever as ferramentas do Excel utilizadas para a restrição de erros e proteção de dados que podem ou devem ser introduzidos numa célula.
Indíce A Aviso de erro 16 B Bibliografia 21 C Círculos de validação 18 Conclusão 20 E Exercícios / Exemplos 19 F Ferramentas de restrição do erro e de proteção dos trabalhos 5 I Introdução 2 M Mensagem de entrada 15 V Validação 6 Tipos de Validação 8 Validações Personalizadas 11 Validações por lista 9 Validações relativas a números, data/hora e comprimento de texto 8 3
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Ferramentas de restrição do erro e de proteção dos trabalhos Ao nível da restrição do erro, através da ferramenta Validação de Dados, pode-se impedir ou limitar a introdução de valores / registos que não sejam válidos. Adicionalmente pode-se dar indicações dos tipos de registos pretendidos num determinado conjunto de células e colocar mensagens de alerta caso os registos não correspondam ao pretendido. Ao nível da proteção, podemos aplicar diversos tipos e com diferentes níveis de restrição. Podemos aplicar proteções que impeçam ou limitem a alteração a células, conjunto de células, folhas, conjunto de folhas, livros, visualizações e ao próprio ficheiro do Excel. Ao nível da inserção de registos, a validação deve ser aplicada em todos as células em que o utilizador/ utilizadores da folha de cálculo necessitem de manualmente introduzir valores. A proteção de células, conjuntos de células ou folhas, aplicam-se sempre que haja registos que não necessitem de introdução manual (por exemplo, cálculos efetuados por funções) ou zonas que se pretendam protegidas / sem possibilidade de alteração. A proteção de conjunto de folhas, livros e visualizações, salvaguardam a estrutura e a forma como está predefinida a visualização do ficheiro. A proteção do ficheiro impede a abertura e/ou alteração, além de poder forçar a criação de back-up. 5
Validação Ao nível da restrição do erro, a grande ferramenta do Excel é a Validação de Dados, que está acessível através do separador Dados, no menu Ferramentas de Dados. A validação de dados permite que na célula ou conjunto de células em que é aplicada, apenas se aceite um conjunto predefinido de registos ou valores, ou seja, impede a introdução de dados inválidos numa célula ou conjunto de células. O primeiro passo para a aplicação da Validação de Dados é selecionar a célula ou intervalo em que se pretende aplicar um critério de validação. Devemos então clicar no botão de Validação de dados que se encontra no separador Dados. Aparecerá a caixa de diálogo Validação de Dados. No menu Por: selecionamos o tipo de validação que pretendemos aplicar. 6
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Tipos de Validação Qualquer valor Situação base, em que é aceite qualquer valor; Número todo (Excel 2007) / Número Inteiro (Excel 2010) Apenas aceita números sem decimais; Decimal Aceitar números com decimais dentro de um intervalo de valores; Lista Apenas podem ser introduzidos dados de uma lista de valores específicos; Data Apenas aceita valores em formato de datas; Hora Apenas aceita valores em formato de horas; Comprimento de texto Define intervalos para o comprimento do texto/valores introduzidos; Personalizadas Aceita valores com base em situações personalizadas, podendo ser usados critérios do intervalo de células selecionado ou de outra célula / intervalo de células. Para remover qualquer validação, basta selecionar o intervalo onde foram aplicadas as validações, clicar em Validação de Dados e escolher a opção Limpar tudo. Validações relativas a números, data/hora e comprimento de texto Para os critérios de valores ou numéricos, como a Validação por Número Inteiro, Decimal, Data, Hora, podem ser definidos intervalos para os valores introduzidos, com base na lista que se encontra no menu Dados. O menu Dados é idêntico na validação por Comprimento de Texto, mas neste caso os intervalos de valores aplicam-se ao comprimento do texto do registo introduzido nas células validadas. 8
Alguns alertas: No caso da validação por Data, deverá ser colocada sempre a data completa, com dia/mês/ano (DD/ MM/AAAA) no início e no fim dos valores do intervalo; No caso da validação por Hora, deverá ser sempre colocado registo na forma hora:minuto (HH:MM) ou, em alternativa, hora:minuto:segundo (HH:MM:SS); Se não quisermos aceitar registos de células vazias ou baseados em células vazias ou em branco, devemos retirar o visto de Validações por lista A validação por Lista obriga a que seja introduzida uma Origem dessa mesma lista. 9
A Origem da lista pode ser introduzida de três formas (exemplo a partir do ficheiro Validação, facultado conjuntamente com o manual): 1) Escrevendo os registos e separando-os por ; (Ponto e vírgula) coluna Cliente 2) Selecionando o intervalo com os registos a colocar na lista - coluna Vendedor (iniciar com =) 3) Se o intervalo com os registos da lista corresponder a um Nome predefinido, pode-se colocar esse mesmo Nome Coluna Produto (iniciar com =) Por predefinição, a lista fica visível na célula, ficando sob a forma de uma lista pendente. Caso não se pretenda a lista pendente, basta retirar o visto em Lista pendente na célula que se encontra na caixa de diálogo Validação/Lista. 10
Validações Personalizadas A validação Personalizada obriga a que seja introduzida uma Fórmula para definir a validação. Na aplicação deste tipo de validação devemos ter em consideração algumas situações: A fórmula inicia sempre por = (igual); A fórmula pode ser baseada no intervalo de células a ser validado ou noutras células/intervalo de células; A fórmula é sensível a referências absolutas e relativas; A formula utilizada deverá conter um operador comparativo (do tipo =, >, <, >=, <=, <>) por cada condição definida; Na fórmula podem ser utilizadas funções do Excel, tais como funções lógicas (e, ou, não, se ), texto (direita, esquerda ) matemáticas e estatísticas (soma, contar, média ), Informação (é.erro, é.núm, ), entre outras. 11
Alguns exemplos de aplicação de Validação Personalizada, com crescente nível de complexidade, baseadas no ficheiro Validação (folha Validação Personalizada). De salientar que, por ser sensível a referências absolutas/ relativas, a célula comparativa deve ser sempre da primeira linha do intervalo de células a validar. Só aceitar registos na coluna Preço, caso o valor colocado na coluna quantidade seja positivo. Na célula G2 indicar que a célula F2 >0. Como não queremos aceitar registos não preenchidos, retirar o visto em Ignorar células em branco. Na célula A2 só aceitar registos em que o Ano seja igual ou superior a 2013. 12
Não aceitar registos no intervalo a validar. Na coluna relativa ao Produto, não aceitar uma inserção de valor na célula do Produto (D2), caso não estejam preenchidas a célula relativa ao Vendedor (C2). Como não queremos aceitar registos não preenchidos, retirar o visto em Ignorar células em branco. Validação para a Célula F2 (quantidade vendida): Se o registo na célula E2 for Empresa X, então terá que ser uma quantidade superior a 10, caso contrário só terá que ser positiva. 13
14 Não aceitar registos no intervalo a validar. Na coluna relativa ao vendedor, não aceitar registo da célula do vendedor (c2), caso não estejam preenchidas as células relativas à data (A2) e hora (B2). Como não queremos aceitar registos não preenchidos, retirar o visto em Ignorar células em branco.
Mensagem de entrada Quando se aplica uma validação, temos a opção de incluir uma Mensagem de Entrada. Este tipo de mensagem é um quadro informativo de fundo amarelo, semelhante a um comentário, que pode ser aplicado em qualquer célula com validação. A introdução de uma Mensagem de Entrada efetuase no separador Mensagem de Entrada na janela de diálogo Validação de Dados. Se fosse introduzido o título Introduzir Data e a mensagem de entrada Introduza uma data posterior a 1 de janeiro de 2013, se fosse selecionada uma célula com validação surgiria uma mensagem como apresentado. 15
Aviso de erro Por defeito, quando é introduzido um dado inválido numa célula com validação surge a seguinte mensagem: Esta mensagem é passível de ser alterada, o que é através do separador Aviso de erro na caixa de diálogo Validação de dados. Colocando o título Data Errada e a mensagem Introduza uma data igual ou posterior a 1/janeiro/2013, a mensagem de Aviso de Erro ficaria da seguinte forma: 16
Existem três hipóteses de Aviso de erro, que podem ser configurados na caixa seletora Estilo: Parar Impede a introdução de um registo inválido Aviso Bloqueia a introdução de um registo inválido, mas permite a opção de ser introduzido ou não Informações Informa sem bloquear que o registo introduzido é inválido. 17
Círculos de validação Os círculos de validação são um identificador de registos inválidos, ou seja, ativando esta funcionalidade aparece um círculo vermelho em todas as células com registos inválidos. Desta forma, pode-se identificar todos os registos que não correspondem aos critérios de validação, permitindo assim uma mais fácil identificação e eventual correção/substituição. A ativação/desativação dos Círculos de validação efetua-se pelas opções que estão presentes no botão Validação de dados. Alerta: Se aplicar validação a títulos de listas, os círculos de validação irão identificar os títulos como dados inválidos. 18
Exercícios / Exemplos Abra agora o ficheiro Validação facultado conjuntamente com o manual. Este ficheiro tem quatro folhas: 1. Sem Validação, onde não foi efetuada qualquer tipo de validação. Utilize esta folha para praticar os exemplos e exercícios apresentados; 2. Com Validação, onde foram efetuadas as seguintes validações: Data aceitar datas do ano 2013 e seguintes; Hora aceitar horas entre 8:00 e 20:00 Vendedor Lista (por seleção de células) Produto Lista (por aplicação de nome) Cliente Lista (escrita na origem da validação) Quantidade Número inteiro maior que 0 (zero) Preço Decimal maior que 0 (zero) IVA Decimal entre 0 e 0,23 (23%) Total Como é uma função, não necessita de validação 3. Validação Personalizada, onde foram efetuadas as validações personalizadas apresentadas no manual; 4. Círculos de Validação, onde poderá confirmar a possibilidade de utilização da funcionalidade validação para detetar erros em base de dados previamente preenchidas. 19
Conclusão A validação de dados é um recurso do Excel para definir restrições de dados que podem ou devem ser inseridos numa célula. Podemos configurar a validação de dados para impedir que os usuários insiram dados inválidos, ou ainda, permitir que os usuários insiram dados inválidos, mas avisá-los quando tentarem digitar esse tipo de dados na célula. Também podemos fornecer mensagens para definir a entrada esperada para a célula, além de instruções para ajudar os usuários a corrigir erros. 20
Bibliografia Adaptado do Manual de Apoio ao Curso de Excel Avançado da ZONAVAERDE, elaborado por Dr. Carlos Joaquim Castro Santos Silva Rocha, com o apoio de office.microsoft.com, 2013 Caso pretenda desenvolver as suas competências nesta área, a ZONAVERDE tem disponível para si o curso de Excel Avançado. Consulte esta e outras ofertas formativas em www.zonaverde.pt 21
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