Cloud for Travel and Expense Webinar Fernando Macedo Especialista de Soluções Cloud Novembro, 2014
Agenda A SAP e a nuvem Overview da solução SAP Cloud for Travel and Expense Perspectiva do viajante Perspectiva da gerência Perspectiva do financeiro Q&A
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A SAP no Brasil 19 anos de presença no Brasil 1,5 milhões de usuários finais +1.500 funcionários +110 parceiros +4.000 clientes 60% do PIB do Brasil é executado em SAP Escritórios São Paulo (SP) Rio de Janeiro (RJ) Belo Horizonte (MG) Porto Alegre (RS) Brasília (DF) SAP Labs Latam (RS) Atendimento Regional Pernambuco Interior de SP Santa Catarina Paraná 3 a maior Subsidiária da SAP em receita de software 2012 SAP AG. All rights reserved. 4
Qual é a essência de Cloud? VELOCIDADE 2012 SAP AG. All rights reserved. 5
Projeto rápido de implementação Metodologia clara e objetiva: Sessões de onboarding; Configuração básica (setup); Fase de testes; Go-live 2012 SAP AG. All rights reserved. 6
Infra-estrutura de operações Data Centers Tier-3/4 Certificação SAS 70 Certificado de eficiência energética Premium Standard Data Center" Altos padrões de conformidade ISO 27001 CERTIFIED ISAE3402 TESTIFIED BS25999 CERTIFIED Escalabilidade e performance com infra-estrutura de última geração Locais: Alemanha, EUA, Austrália + Brasil (2015) 2012 SAP AG. All rights reserved. 7
Investimento Software tradicional nuvem Projeto + Licenças Manutenção infra-estrutura (cliente) (SAP) R$ 0 1 2 3 4 5 6 7 2012 SAP AG. All rights reserved. 8
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Desafios em Travel & Expense Travel and Expense Benchmarking: Improving T&E Processes through Automation 2012 SAP AG. All rights reserved. 10
SAP Cloud for Travel and Expense Solução de planejamento de viagens e reembolso de despesas Solicitação de viagem Reserva Relatório de despesas Reembolso Definição do itinerário Workflow de aprovação Realização da reserva (hotel, vôo, carro) Gestão do itinerário Via integração com Agências ou Self-Bookings Captura dos comprovantes (online ou offline) Submissão do relatório (online) Auditoria dos gastos Aprovação do relatório Reembolso Análises Relatórios dos gastos de viagens e tendências Orçamento para viagens
A solução torna o processo mais simples para o usuário HCM: master data Dados do funcionário Agências de viagens Replicação do itinerário CO: master data Centro de Custo Projeto Ordem Interna... Cartões de Crédito Importação de gastos Cloud for Travel FI: postings Informações para reembolso FI: updates Status pagamento ERP Cálculo de quilometragem Mapas
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Interface intuitiva
Clareza na aderência à política de despesas
Rapidez: diferentes formas de adicionar despesas Tradicional A partir de uma máquina com conexão a Internet, é possível adicionar as despesas de maneira simples e rápida. E-mail Com o comprovante digitalizado, basta enviar um e-mail para ter sua despesa adicionada já ao relatório correto. Cartão de Crédito Importação automática de cada gasto do cartão de crédito corporativo, bastando apenas classificar cada despesa. Dispositivos móveis Aplicativos desenvolvidos para que você possa adicionar despesas rapidamente, mesmo offline.
Mobilidade Acesso a qualquer hora, de qualquer lugar Sem custo adicional Acesse off-line nos dispositivos móveis
Usuário criando itens do relatório de despesas
Usuário criando itens do relatório de despesas
Usuário criando itens do relatório de despesas
Usuário submetendo relatório de despesas para aprovação
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Usuário aprovando relatórios de despesas (e-mail)
Gestor aprovando relatório de despesas
Gestor aprovando relatório de despesas
Gestor aprovando relatório de despesas
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Definição da política de despesas Agilidade na definição dos parâmetros
Definição do workflow de aprovação Flexibilidade na definição das regras Definição de condições para determinar o aprovador
Definição do workflow de aprovação Flexibilidade na definição das regras Processo de aprovação com vários níveis
Definição da política de despesas Agilidade na definição dos parâmetros
Visibilidade Análises em tempo real para identificar desvios
Visibilidade Análises em tempo real para identificar desvios * Valores expressos em MIL (000)
Benefícios de negócio Aumento de eficiência no processo Através da mobilidade, o processo se torna mais ágil e reduz trabalho manual (sem papel) Facilidade na aplicação da política Painel totalmente intuitivo para alterar as políticas corporativas de maneira simples Visibilidade e controle dos custos Tenha controle efetivo sobre os custos de viagens e uma visão clara dos desvios
Desafios em Travel & Expense Automação através de cartão de crédito e mobilidade Visibilidade dos gastos em todas as dimensões Segurança do cum primento das políticas corporativas Visibilidade dos gastos e cumprimento da política irão propiciar um maior controle de despesas e viagens. Mais velocidade com mobilidade e integração ao ERP Processo mais digital, mantendo documentos apenas para questões legais.
Por quê SAP? Interface intuitiva Mobilidade Integração ERP
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Dúvidas?!