Entidade Auditada: Município de Alfândega da Fé NÃO-CONFORMIDADES (NC) / PEDIDOS DE AÇÃO CORRETIVA ( s maiores e s menores): N.º NC 1/5 Descrição da NC A metodologia de controlo da recepção dos certificados das formações realizadas externamente, não se revelou eficaz, não tendo sido evidenciada a existência dos certificados relativos á formação Código dos Contratos Públicos realizada em Mirandela pela AMTQT em 19/20/26/27/02/2013 e 5/03/2013 (com a duração de 30 h), das formandas Cristina Dionísio e Maria José Amaro. Processo / Requisito / Documento 6.2.2) Causas - O Gabinete de Formação não estava a monitorizar os certificados; - A entidade formativa não estava a emitir de imediato os certificados - O procedimento não contempla a quem são entregues os certificados. Descrição da Ação Proposta > Correção: Obter os certificados faltosos e envia-los como prova da sua existência. - Proceder à alteração do procedimento, pondo por escrito que quem recebe os certificados é a Secção de Recursos Humanos, que posteriormente digitaliza e envia para o Gabinete de Formação, sendo que os formandos irão buscar os originais à Secção de Recursos Humanos. Prazos de Implementação Início Fim Resultado Esperado 07/01/2014 31/12/2014 Obtenção mais célere dos certificados dos formandos por parte dos RH e GF. Responsável pela Implementação Resp. Gabinete de Formação / Secção RH Seguimento e Avaliação (30/11/2014) - Alteração e aprovação do PS.01_PROC.01. - Falta: reportar ao GQ evidências da correção. 2/5 No decurso da auditoria ao processo Manutenção, não foram evidenciados os registos das manutenções preventivas previstas serem realizadas aos diversos edifícios municipais, de acordo com o previsto nas fichas tipo de operações de manutenção, descritas no PS 03 (ex: Paços do Concelho e Casa da Cultura). 6.3) Não existência de recursos humanos responsáveis pela implementação do procedimento no âmbito da manutenção preventiva. > Correção: Efectuar os registos de manutenção preventiva prevista, de acordo com o procedimento em vigor. - Nomeação de uma equipa responsável pela manutenção preventiva; - Operacionalizar/ajustar as fichas tipo de registos de operações de manutenção do PS.03_PROC.03; - Implementação do procedimento no âmbito da manutenção preventiva, efectuando os devidos registos conforme disposto no PS.03_PROC.03. 15/01/2014 31/12/2014 Os registos de manutenção preventiva prevista de acordo com o procedimento. Chefe da DOM / Eng.º Toni Azevedo / Armando Neves Em curso. (09/10/2014) - E-mail DO com lista e justificações em 01/08/2014 1 de 5
3/5 A metodologia estabelecida na área da Acção Social através da tramitação dos processos na plataforma ATE da Medi Data, não assegura a adequada salvaguarda da informação confidencial (relativamente á situação pessoal de munícipes que solicitam apoio social) que consta nas informações técnicas da ação social que são enviadas através dessa plataforma (ex: nº registo 4544/13 com o NIPG 2771/13 - apoio habitação e nº registo 1899/13 com o NIPG1389/13- cartão sénior), tendo-se constatado que outros utilizadores não autorizados podem consultar essa informação. 7.2) - As trabalhadoras da DDESC (e outros) desconheciam a existência, na aplicação ATE, da opção CONFIDENCIAL, não utilizando as potencialidades desta ferramenta. - Falta de formação interna sobre o uso da aplicação ATE. > Correção: Alterar os 2 registos na Aplicação ATE para o estado: CONFIDENCIAL. - Solicitar à Medidata que a Aplicação ATE passe a colocar (por defeito) todos os registos gerados no estado CONFIDENCIAL; passando a ser opção do autor do registo alterar para outro estado. - O Gabinete de Informática vai enviar, via e- mail, uma informação/esclarecimento a todos os utilizadores da aplicação ATE sobre a forma de atuar, recomendando sempre o uso da opção no estado CONFIDENCIAL. - O Gabinete de Informática vai efetuar um levantamento das necessidades de formação sobre a utilização da Aplicação ATE, no sentido do Gabinete de Informática proporcionar formação interna aos interessados. 13/01/2014 30/06/2014 Que todos os colaboradores percebam a importância de manter e assegurar a confidencialidade de dados. Resp. Gabinete de Informática / DDESC (21/07/2014) - E-mail DAF 19/07 - E-mail DDESC 21/07: falta formação interna à DDESC ministrada pelo GI - Falta Formação Interna a todos os que manifestaram interesse (listagem) 4/5 Não foi evidenciada a existência de qualquer informação interna/contra-ordenação emitida pela fiscalização do urbanismo, a comunicar formalmente algumas irregularidades detectadas em função de uma análise que foi efectuada a algumas operações urbanísticas cujo processo não chegou a ser aprovado (ex: processo CP.10/10 Loja das Guloseimas e processo L.4/10). 7.5) - O serviço de fiscalização tem assumido uma postura exclusivamente pedagógica, não tendo hábitos de aplicar as Medidas de Tutela da Legalidade Urbanística. - As regularizações pedagógicas não estavam a ser devidamente acompanhadas e controladas, algumas delas caindo no > Correção: Para os 2 processos mencionados (e outros em condições análogas) vai ser elaborado pelos fiscais municipais o Auto de Notícia de Contraordenação e vai ser efetuada Informação Técnica sobre a forma de regularização destas operações urbanísticas. - A partir da Ficha de Gestão de Obras com Controlo Prévio (PO.03_PROC.02_IT.01) o serviço de fiscalização urbanística vai passar a monitorizar regularmente as obras e reportar as situações relativas a operações urbanísticas irregulares para efeitos de decisão superior 07/01/2014 31/12/2014 Implementação das Medidas de Tutela da Legalidade Urbanística, de acordo com o RJUE, tornando-se uma prática sistemática na autarquia. Chefe da DU / Fiscais Municipais (10/10/2014) - Monitorização regular das obras e reporte via e-mail. - E-mail s de 29/04 e 18/07: foram acionadas 37 situações para verificação e regularização. - Foi criada a "Ficha de Regularizações 2 de 5
esquecimento. - O processo de sistematização de novas práticas, (assumindo o reporte superior das situações e o seu tratamento formal), estava apenas iniciado. (Vereador do Urbanismo). - O Chefe da DU vai garantir a gestão e o controlo das ações de regularização. Urbanísticas", gerida pelo Chefe DU. A Ficha é enviada periodicamente para o executivo e equipa de fiscalização. 5/5 Não foi evidenciada nem a análise das causas, nem a definição de quais as acções preventivas a implementar para dar resposta às Observações 5 e 6 formuladas na última auditora de concessão de 2ª fase da SGS realizada em 2012/12/10/11. 8.2.2) - Não foi alterado o plano de controlo de recepção de bens e serviços, conforme proposto na Obs. 5. - Não foi simplificado o sistema de avaliação de fornecedores, conforme proposto na Obs 6. > Correção: Alterar o Plano de Controlo de recepção de bens e serviços, e clarificar no mesmo o controlo de validade dos produtos químicos. - Divulgar o Plano de Controlo de recepção de bens e serviços, após aprovação. - Será avaliada a possibilidade de alterar/simplificar o Processo de avaliação de fornecedores, nomeadamente na simplificação do PROC.03 Avaliação e Qualificação de fornecedores. 13/01/2014 30/09/2014 - Plano alterado e enviado para GQ, para ser aprovado e implementado. - Simplificação do PROC.03 - Avaliação e Qualificação de Fornecedores. Chefe da DAF (19/07/2014) Evidências e justificações CV nos e-mail s de 18 e 19/07. OPORTUNIDADES de MELHORIA (OM) / ERVAÇÕES: N.º OM 25BS 1 Descrição da OM A organização deve avaliar do interesse em melhorar a metodologia para a gestão de filas, no sector de licenças administrativas, de forma a assegurar de forma inequívoca o adequado atendimento dos Processo / Requisito / Documento 7.2) Causas Descrição da Ação Proposta A partida não me parece necessário uma vez que a afluência a estes serviços é mínima conforme se poderá constatar através da Prazos de Implementação Início Fim Resultado Esperado Responsável pela Implementação Chefe Secção RH / Assit. Técnica Licenças Administrativas Seguimento e Avaliação Não procedente. (25/07/2014) Justificações CV no e-mail de 25/07. 3 de 5
clientes por ordem de chegada, nomeadamente em dias de feira. médias mensal dos atendimentos. Num futuro próximo e na sequência da candidatura apresentada pela A.M.T.Q.T no âmbito da Modernização Administrativa, poderá vir a ser considerada esta questão. Deixo à consideração da Chefe da DAF. 2 A organização deve avaliar do interesse em melhorar a auscultação junto dos seus clientes da biblioteca de quais as suas preferências em termos de livros/jornais/revistas e ponderar futuras aquisições em função dos resultados obtidos. 7.2 / 7.5) - Falta de sistematização das auscultações quotidianas das preferências de leitura dos utilizadores da BM. - Falta de reporte das preferências dos utilizadores. - Falta de aquisições de livros, jornais e revistas direcionadas para as preferências dos utilizadores. 1º Sistematização da auscultação quotidiana através de um Guião de auscultação de preferências de Leitura (via informática ou papel). 2º Reunião com os técnicos para análise dos dados. 3º Informação bimensal para reporte dos dados e solicitação de aquisições de livros, revistas e jornais. 4º Análise dos indicadores e do resultado esperado. 07/01/2014 31/12/2014 - Aumento do empréstimo domiciliário. - Aumento do número de utilizadores presenciais. - Renovação e atualização de documentos da BM. Resp. Biblioteca Municipal (18/12/2014) - Aprovação do impresso PO.10_IMP.01 - Guião de Auscultação em 10/07/2014. -Recolha e registo de opiniões. - Análise de dados e seguimento. 3 A Organização deve continuar o seu esforço de adequação dos indicadores de gestão aos vários processos identificados. 8.2.3) Alguns indicadores não se mostram bem formulados ou não são os mais adequados para medir o desempenho do respetivo Processo, ou têm metas desproporcionadas. - Na reunião da EQ de 07/01/2014, o GQ comunicou que vai efetuar mais Sessões de Apoio com os responsáveis por processos, para aferir os resultados, a reformulação de indicadores, as metas para 2014, as SM's e NC's em curso. Estas sessões decorrerão às sextas, com a presença do membro da EOQ que vai passar a apoiar a dinâmica associada às Fichas dos Indicadores. 07/01/2014 28/02/2014 Processos com indicadores mais bem definidos e metas ajustadas aos objetivo perseguidos, visando a melhoria contínua. Responsáveis pelos Processos / GQ (julho 2014) - Foram realizadas as Sessões de Apoio previstas (ainda que sem a presença do colaborador da EOQ, por indisponibilidade). - Descrição na Ficha do Indicador n.º 1 do processo PG.1. A organização deve avaliar do - Não estavam definidas 07/01/2014 31/12/2014 Periodicidade do GQ / PC / EQ / 4 de 5
4 interesse em promover a realização de reuniões periódicas com os vários donos dos processos para analisar os resultados dos indicadores e respectiva tomada de acções correctivas. 8.5) reuniões periódicas da EQ, apenas existindo Sessões de Apoio com os responsáveis dos processo (promovidas pelo GQ). - Foi aprovado na reunião da EQ de 07/01/2014: passar a estabelecer reuniões da EQ com os responsáveis por processos, com a periodicidade quadrimestral (e outras reuniões quando necessário), para analisar os resultados dos indicadores e tomar decisão sobre as correções, as ações corretivas e as ações preventivas a empreender no quadrimestre seguinte. - Alterar a Instrução de Trabalho PG.01_IT.02 para estabelecer formalmente a nova periodicidade de reporte dos indicadores (quadrimestral). reporte dos indicadores e regularidade da análise dos resultados asseguradas, tornando a Gestão do SGQ uma ação contínua e natural na cultura da autarquia. Responsáveis pelos Processos (julho 2014) - Foi atualizada e aprovada a Instrução de Trabalho. - São realizadas reuniões da EQ após cada período de monitorização. - Passaram a realizar-se reuniões pontuais entre o GQ e os responsáveis por processos, para esclarecimentos. Data de início da elaboração deste Plano: 07/01/2014 Equipa responsável por este Plano: Gestor da Qualidade / Equipa da Qualidade / Responsáveis dos Processos auditados LEGENDA (Código de Cores do Seguimento e Avaliação da implementação da Ação Corretiva, gerido pelo Gestor da Qualidade): 0 A iniciar (Estudar Causas) 1 Suspensa 2 Em curso (Acompanhamento) 3 Fase final (Avaliação da Eficácia) 4 Concluída (MELHORIA) n.a. Concluída (Não Procedente/Anulada) GRAU de EXECUÇÃO do Plano de Ações Corretivas (em 11/02/2015): 87,5 % 5 de 5