IT.CO.01 Processo_Comercial Elaboração: João Daniel de Freitas Neto/Supervisor Comercial Aprovação: Josana Teruchkin/Diretora Executiva Ass.: Ass.: Data edição: 20/07/2001 Revisado em: 25/08/2013 Revisão: 21
Índice 1 COMERCIAL... 4 1.1 COMERCIAL... 5 1.1.1 Elementos do processo... 5 1.1.1.1 Necessidade de vendas... 5 1.1.1.2 Prospecção de clientes... 5 1.1.1.3 Identificar necessidade dos clientes... 5 1.1.1.4 Estudo de viabilidade... 5 1.1.1.5 Empresa consegue atender?... 6 1.1.1.6 Declínio da prospecção... 7 1.1.1.7 Cotação... 7 1.1.1.8 Proposta... 8 1.1.1.9 Proposta aceita?... 9 1.1.1.10 Reavaliar valores?... 9 1.1.1.11 Proposta recusada pelo cliente... 9 1.1.1.12 Alinhar com operacional... 9 1.1.1.13 Cadastro cliente... 9 1.1.1.14 Contrato... 28 1.1.1.15 Cliente/rota adicionado... Erro! Indicador não definido. 28/08/2014 2
Índice de figuras Figura 1 - Processo Comercial... 4 Figura 2 - Cadastro pessoa jurídica... 10 Figura 3 - Identificação... 11 Figura 4 - Endereço... 12 Figura 5 - Dados de modalidade... 13 Figura 7- Dados gerais e dados de origem/destino... 14 Figura 6 - Tabela de frete... 14 Figura 8 - Roteirizador... 15 Figura 9 - Grupo negociador... 15 Figura 10 - Dados gerais... 16 Figura 11 - Usuários... 17 Figura 12 - Confirmação usuários... 18 Figura 13 - Tipo de serviço... 18 Figura 14 - Descrição... 19 Figura 15 - Tabela de frete... 19 Figura 16 - Assistente de configuração tabela de frete... 20 Figura 17 - Seleção grupo negociador... 20 Figura 18 - Preenchimento dados... 21 Figura 19 - Dados tabela de frete... 21 Figura 20 - Dados de vigência... 22 Figura 21 - Confirmação vigência... 22 Figura 22 - Avançar... 23 Figura 23 - Classificações da Natureza... 23 Figura 24 - Tipo de veículo... 24 Figura 25 - Seleção de rota... 24 Figura 26 - Avançar... 25 Figura 27 - Dados variáveis... 26 Figura 28 - Finalização... 26 Figura 29 - Tabela de frete gerada... 27 Figura 30 - Tabela de frete aprovada... 27 28/08/2014 3
1 C O M E R C I A L Figura 1 - Processo Comercial 28/08/2014 4
1. 1 C O M E R C I A L 1.1.1 ELEMENTOS DO PROCESSO 1.1.1.1 Necessidade de vendas Necessidade da empresa em conquistar mais clientes e consequentemente aumentar seu faturamento. 1.1.1.2 Prospecção de clientes O Processo de Venda de Serviços da Transportadora Sulista ocorre basicamente de duas maneiras: a) Empresa identifica o cliente; b) Cliente contata a empresa; 1.1.1.3 Identificar necessidade dos clientes O responsável pela venda identifica a necessidade de transporte do cliente através de contato telefônico, e-mail ou visita ao mesmo para o correto entendimento do serviço requerido (detalhamento da operação), assim como busca das informações que a empresa necessitará para elaboração do custo do transporte. 1.1.1.4 Estudo de viabilidade Estando a Sulista em condições de atender ao serviço solicitado pelo cliente e identificada a forma de operacionalização do mesmo elabora-se a Planilha de Formação de Preço. Obs.: Para casos de cargas otimizadas em frota atual, não há necessidade da mesma. Obs.: No Caso de transporte de produtos perigosos levar em consideração se há necessidade de licença de transporte, que varia de estado para estado, de adequação dos frotas ou de atendimento a requisitos legais aplicáveis, gerando custo que deve compor o frete que será cotado para o cliente. 28/08/2014 5
A Planilha de Formação de Preço deve conter um cabeçalho padrão com campos destinados à identificação do cliente, linha, data e aprovação, conforme apresentado abaixo: ( A ) ( B ) ( C ) ( D ) ( F ) Onde: A- Nome do documento: Planilha de Formação de Preço B- Cliente C- Linha D- Data E- Investimento (S/N) 1.1.1.5 Empresa consegue atender? Sim Não Parâmetros para aprovação Fretes Extras e Fretes SPOT A aprovação pode ser feita pelo Supervisor Comercial dentro dos seguintes parâmetros: Margem de frete com terceiro mínimo 30%. Margem de frete com Agregado mínimo 30%. Margem de frete com Frota mínimo de 30% para frete Rodoviário e 40% para frete urbano. 28/08/2014 6
Fretes Regulares (Sem necessidade de investimento) A aprovação pode ser feita pelo Supervisor Comercial dentro dos seguintes parâmetros: Margem de frete com terceiro mínimo 30% Margem de frete com Agregado mínimo 25% Margem de frete com Frota mínimo de 30% para frete Rodoviário e 40% para frete urbano. Demais casos deve ter aprovação da Diretoria Executiva Fretes Regulares (com investimento) A provação deverá ser feita pela Diretoria Executiva 1.1.1.6 Declínio da prospecção Necessidade do cliente fora do escopo da empresa. 1.1.1.7 Cotação Identificada à necessidade de transporte, prepara-se a Proposta Comercial que será enviada ao cliente com informações referentes ao preço do serviço e informação detalhada da operação; O responsável pela venda deverá fazer um acompanhamento da proposta junto ao cliente, para acompanhar a evolução do negócio e/ou adaptações na proposta inicial.. 28/08/2014 7
1.1.1.8 Proposta A proposta final deverá apresentar o número da respectiva revisão, ratificada pela planilha de formação de preço anexa. Obs.: Em relação ao seguro de carga, o mesmo não compõe o custo do frete, é incluso na proposta o valor que será cobrado dos clientes. Esse valor é um % sobre o valor de mercadoria embarcada. O Cliente pode ainda optar por contratar o seguro por conta própria, porém o mesmo deve emitir a apólice de seguro em nome da Sulista, isentando a Transportadora de qualquer responsabilidade sobre danos ou roubo que possa ocorrer durante a operação de Transporte. Codificação das Propostas O Departamento Comercial é responsável pela emissão de propostas. A codificação das propostas é estabelecida para o correto controle e rastreamento das mesmas. Segue abaixo os critérios para utilização e composição dos códigos: CO- 000-00 O N D E : CO DEPARTAMENTO COMERCIAL 00 0 NÚMERO SEQÜENCIAL 001, 002, 003... 00 ANO DE REFERÊNCIA 00 2000, 01 2001... Havendo revisão da proposta, por qualquer motivo, será acrescida à codificação letras conforme abaixo: A primeira revisão B segunda revisão e assim sucessivamente. Obs.: O controle das propostas comerciais é realizado através da Planilha Controle de números de propostas. Obs.: Em casos de clientes que exijam cotações em formulários próprios, é utilizado a proposta do cliente. 28/08/2014 8
1.1.1.9 Proposta aceita? Uma vez que tenhamos uma definição por parte do cliente o negócio pode tomar dois caminhos: - Aceitação da proposta por parte do cliente; - Não aceitação da proposta por parte do cliente; 1.1.1.10 Reavaliar valores? Sim Não 1.1.1.11 Proposta recusada pelo cliente Nos casos em que o cliente não tenha interesse em discutir nenhum ítem da cotação. 1.1.1.12 Alinhar com operacional Verificado com operacional melhor maneira para atender o cliente. 1.1.1.13 Cadastro cliente Após aceite do cliente o Depto. Comercial envia as informações pertinentes ao novo contrato para o Atendimento ao cliente que lança no Sistema Kmm, sendo assim todas as áreas envolvidas no processo terão acesso aos dados. Obs.: A área comercial deve permanecer em contato com o cliente, buscando a melhoria contínua do serviço prestado. Havendo alteração das condições contratuais, as mesmas serão alteradas também no Sistema. Para novos clientes o usuário deve seguir os seguintes passos para realizar o cadastro: 28/08/2014 9
O caminho para cadastrar novos clientes é: informações corporativas/cadastro de pessoas/pessoa jurídica Figura 2 - Cadastro pessoa jurídica Na tela cadastro de pessoa jurídica o usuário deverá clicar em incluir e preencher os dados gerais e dados das abas 1. Identificação, 2. Endereço e 6. Modalidade. Após todos os dados preenchidos clicar em confirmar. Nos dados gerais o usuário deverá preencher os seguintes campos: - CNPJ (clicar no ícone da Receita Federal) - Razão Social - Nome fantasia - CNAE - Insc. Estadual (pode ser verificada pela nota fiscal ou clicar no ícone Sintegra) Na aba 1. Identificação o usuário deverá preencher os dados: - Atividade fiscal = será sempre Contribuição indústria - Regime tributário = será sempre normal - Tributação = será sempre lucro real 28/08/2014 10
Figura 3 - Identificação 28/08/2014 11
Na aba 2. Endereço preencher: - Se possuir o CEP, digitar automaticamente o sistema irá buscar o endereço. Neste caso o usuário deverá completar com número e complemento. - Ref. Geográf. Figura 4 - Endereço 28/08/2014 12
Na aba 6. Modalidade preencher: - Modalidade = sempre cliente - Situação = sempre ativo Figura 5 - Dados de modalidade Ao clicar em Confirmar, aparecerá a mensagem: Registro cadastrado com sucesso. Depois da confirmação do cadastro do cliente, o usuário cadastrará a tabela de frete. 28/08/2014 13
O caminho para o cadastro é: Transporte&logística/Gestão logística/ Rotas/Cadastro de rotas. Figura 6 - Tabela de frete Na tela cadastro de rotas dados gerais e Aba 1. Origem/Destino, clicar em incluir e após preencher o campos: - Abreviatura - Descrição - Consolidado (Sim) - Município origem - Município destino Figura 7- Dados gerais e dados de origem/destino 28/08/2014 14
Na Aba 6. Roteirizador, aguardar aparecer automaticamente o KM e clicar em confirmar. A rota estará cadastrada. Figura 8 - Roteirizador Depois da rota cadastrada, é preciso cadastrar o Grupo Negociador. O caminho para o cadastro é: Transporte&logística/Gestão comercial/configurações/grupo negociador. Figura 9 - Grupo negociador 28/08/2014 15
Na tela Grupo Negociador- dados gerais preencher: - Descrição = nome do cliente Na Aba1. Pessoas vinculadas a este grupo, clicar em incluir e digite os clientes que farão parte desse Grupo. Figura 10 - Dados gerais 28/08/2014 16
Na Aba2. Usuário, clicar em incluir para liberar todos os usuários do comercial aptos a efetuar alterações nesse Grupo Negociador. Depois dos usuários selecionados, modificar tipo de permissão para total e clicar em e após confirmar e o grupo negociador estará cadastrado. Figura 11 - Usuários 28/08/2014 17
Figura 12 - Confirmação usuários Depois de criar Grupo Negociador, cadastrar tipo de serviço. O caminho é: Transporte&logística/Gestão comercial/configurações/tipo de serviço. Figura 13 - Tipo de serviço Clica em incluir preenche a descrição e clica em Confirmar. 28/08/2014 18
Figura 14 - Descrição Após tipo de serviço incluso, cria-se a tabela de frete. O caminho para incluir a tabela de frete é: Transporte&logística/Gestão comercial/cadastro de tabela de frete por negociador. Figura 15 - Tabela de frete Na tela Comercial Assistente de configuração da tabela de frete clicar em avançar e na tela seguinte selecionar o grupo negociador e clicar em avançar. 28/08/2014 19
Figura 16 - Assistente de configuração tabela de frete Figura 17 - Seleção grupo negociador Na tela que abrirá clicar em incluir e após preencher: - Descrição 28/08/2014 20
- Tipo de serviço - Condição de pagamento - Selecionar as 3 opções do tipo de tabela (CIF, FOB e FOB Expedido) Clicar em confirmar. Figura 18 - Preenchimento dados Figura 19 - Dados tabela de frete Na tela que abrirá, na aba vigência, clicar em incluir e preencher os dados: - Data início - Data término - Tipo de negociação 28/08/2014 21
Após os dados preenchidos, clicar em confirmar. Figura 20 - Dados de vigência Figura 21 - Confirmação vigência Na tela grupo negociador, clicar em avançar e selecionar as Classificações da Natureza e clicar em avançar novamente. 28/08/2014 22
Figura 22 - Avançar Figura 23 - Classificações da Natureza Em seguida, o usuário selecionará tipo de veículo e clicará em avançar. 28/08/2014 23
Figura 24 - Tipo de veículo Na sequencia, selecionar a rota clica no botão e para incluir e clicar em avançar. Figura 25 - Seleção de rota 28/08/2014 24
Clicar novamente em avançar e na tela Variáveis preencher: - Frete - Seguro - Gris - Pedágio (se houver na rota) Clicar em avançar a abrirá a tela para finalizar o cadastro. Figura 26 - Avançar 28/08/2014 25
Figura 27 - Dados variáveis Figura 28 - Finalização 28/08/2014 26
Ao clicar em, aparecerá a mensagem: Figura 29 - Tabela de frete gerada Para concluir o cadastro, na tela vigências, o usuário deverá clicar em aprovar. Figura 30 - Tabela de frete aprovada 28/08/2014 27
1.1.1.14 Contrato A partir do aceite do cliente, pode-se: - Elaborar um contrato de Prestação de Serviço/Aditivo ou - Considerar o aceite do cliente, sem necessidade de formalização contratual, via e- mail, fax ou verbalmente, sendo que nestes casos é necessária a confirmação da Diretoria Executiva na respectiva proposta. Alteração de Contrato: A Alteração de Contrato segue o mesmo processo da Elaboração do mesmo. Havendo alguma alteração das condições contratadas emitese um Aditivo Contratual. Obs.: Eventualmente, os clientes regulares pedem embarques esporádicos para fluxos não regulares, neste caso, a validação verbal do Supervisor Comercial / Vendas é suficiente para a realização da viagem. Obs.: Clientes sem regularidade de carregamento, não terão proposta formalizada nem contrato assinado, devido tratar-se de serviço com característica sazonal, onde a cotação é feita no momento da solicitação do próprio cliente, via e-mail. Obs.: No caso de transporte de produtos perigosos, após o aceite do cliente o Departamento de Qualidade em conjunto ao setor operacional providenciará as licenças necessárias para execução do serviço, também deverá ser elaborado o Rotograma da linha a ser realizada. Obs: A Repactuação dos contratos tem como padrão o prazo de 12 meses. Os contratos que não seguem essa regra são tratados a parte pelo comercial. As repactuações são controlados pela Planilha de resumo de REPAC, na qual tem se as seguintes informações: - Data vencimento da repactuação - Acompanhamento da negociação - Status do contrato 1.1.1.15 Cliente/rota adicionado Cliente cadastrado. 28/08/2014 28
1.1.1.16 Controle de Registros REGISTRO RESPONSÁVEL L O C A L D E A R Q U I V O ORDEM TEMPO DE ARQUIVO DESTINO APÓS PRAZO Planilha formação de preço Comercial Eletrônico - - - Propostas/aditivos Comercial Pasta Física Cliente Alfabética Enquanto vigente Arquivo Morto Contratos / Aditivos Jurídico Pasta Física Cliente Alfabética Enquanto Vigente Arquivo Morto Planilha controle de números de contratos Comercial Eletrônico - - - Planilha de resumo de repac Comercial Eletrônico - - - Planilha de visitas Comercial Eletrônico - - - Histórico desta revisão: Inserido no item 1.1.1.8 Proposta forma de controle das propostas Inserido no item 1.1.1.14 Contrato observações sobre REPAC Inserido no processo item 1.1.1.16 Controle de Registros 28/08/2014 29