ELABORADO POR: Margarida Amorim Pereira e José Carlos Pereira UNIDADE ORGÂNICA: Serviços Centrais DATA: 30.Dezembro.2014 GMS-04/01 Rev. 0 / 2008-07-09 Págª 1 de 7
INDICE 1. Adequação da Política da Qualidade do Instituto... 3 2. Desempenho dos Processos e Seguimento dos Objectivos... 5 3. Planos de Melhoria... 5 4. Auditorias ao Sistema.... 5 5. Avaliação da Satisfação... 6 6. Avaliação de Fornecedores... 7 7. Ações Corretivas e Preventivas... 7 8. Outros Assuntos Relevantes... 7 9. Definição de Acções... 7 10. Anexos... 7 GMS-04/01 Rev. 0 / 2008-07-09 Págª 2 de 7
1. Adequação da Política da Qualidade do Instituto A incerteza passou a fazer parte do léxico normal da nossa sociedade. Apesar das instituições de ensino superior serem organizações com grande capacidade de adaptação à mudança e de serem elas agentes promotores dessa mudança, não deixam de estar envolvidas e de serem afectadas pelo ambiente de incerteza cada vez maior e de terem de ser inovadoras e competitivas para ultrapassarem os constrangimentos que a própria incerteza gera. O facto de o país ter atravessado um período de assistência financeira externa com um caderno de encargos de exigências reformistas e de austeridade, com o objectivo de redução do défice público, teve como consequência um conjunto de mudanças no sentido da maior eficiência e flexibilidade e maior e mais célere adaptação ao ambiente externo em permanente mudança. O impacto das reformas previstas nesse caderno de encargos (memorando) foi elevado e negativo para a sociedade, é certo, e será muito difícil voltar aos mesmos níveis de vida que antecederam este período, mas permitiu, pela necessidade de encontrar soluções mais sustentáveis e de encontrar outros caminhos alternativos, avaliar a viabilidade e sustentabilidade do que foi feito e repensar os modelos de desenvolvimento e de sustentabilidade económica e financeira, uma vez que tudo passou a estar em causa. Se ao nível do ensino superior, o impacto destas mudanças operadas na sociedade prendem-se com a falta de perspectiva de trabalho dos futuros diplomados, razão pela qual se verificou uma forte redução na procura de formação nas áreas tecnológicas em detrimento de outras áreas com maior possibilidade de empreendorismo e de inovação, ao nível do sector produtivo, importante para absorver os diplomados, verificou-se grande desinvestimento em sectores importantes da actividade produtiva, como é o caso do sector da construção civil que tinha algum peso no produto interno bruto. O ano que termina marcou o fim do programa de assistência financeira e o regresso aos mercados de dívida pública do país. Para as instituições de ensino superior, na linha dos anos anteriores, é nota de registo a redução sucessiva dos orçamentos e de ter pairado sobre as mesmas a reorganização da rede de ensino superior. No caso do Instituto Politécnico de Viana do Castelo, para além dos constrangimentos orçamentais, do ambiente concorrencial em que se insere, verificou-se a extinção da Fundação Fernão Magalhães para o Desenvolvimento e a integração no IPVC do seu património e de todos os compromissos, publicação do Relatório da Auditoria do Tribunal de Contas, a confirmação da continuação da construção das instalações definitivas da Escola Superior de Ciências Empresariais, em Valença, cuja conclusão está prevista para Maio de 2015. As instituições de ensino politécnico, pela sua rede regional, são um factor decisivo no desenvolvimento local e uma oportunidade de chamar ao sistema de ensino superior todo um público local que por questões GMS-04/01 Rev. 0 / 2008-07-09 Págª 3 de 7
financeiras e laborais ficariam excluídos do acesso à formação superior. No entanto, não deixam estas instituições de se encontrarem envolvidos num ambiente de forte concorrência, inclusive com o sistema de ensino superior politécnico, obrigando-as a entrar em competição e esgrimindo argumentos como sejam o da qualidade de ensino, o da excelência das instalações, do seu corpo docente, o que se atinge com organização, estratégia, perseverança e empenho de todos, reunidos e suportados pelo Sistema de Garantia da Gestão da Qualidade e de uma adequada política da qualidade. A adequação da política da qualidade tem sido cada vez mais imprescindível na assimilação da cultura de qualidade e de excelência através da adopção de uma gestão holográfica com forte compromisso com o meio onde de inscreve e com o novo paradigma de formar pessoas com aptidão e competência para desenvolver actividades qualificadas em qualquer parte do mundo. A política de transversalidade de processos do Sistema de Gestão da Qualidade, desde sempre assumida como instrumento de desenvolvimento da cultura da aproximação da comunidade e uniformização de processos e sistemas, tem permitido a consolidação do todo único, coeso orientado para a eficiência e excelência, comprometido com os objectivos e com a missão da instituição. Manter um Sistema de Gestão e Garantia da Qualidade em tempos de permanente incerteza perante o futuro implica maior adequação da política da qualidade, mais envolvimento, motivação e espírito inovador e empreendedor. Acresce ainda, nesta senda da melhoria contínua, a importância do sistema na manutenção da acreditação da oferta formativa da Organização, bem como a definição de uma política e de uma estratégia dentro de um novo plano estratégico neste novo mandato de governo da Instituição, orientado para os grandes desafios: sustentabilidade, eficiência e excelência da formação. A adequação da política da qualidade vai melhorando com a informatização dos serviços. A utilização de uma plataforma digital para o tratamento das fichas de ocorrência, apesar da natural dificuldade de adaptação, constitui uma viragem na desmaterialização dos processos e o início de um caminho que permitirá melhorar a eficácia do sistema de gestão e garantia da qualidade. GMS-04/01 Rev. 0 / 2008-07-09 Págª 4 de 7
2. Desempenho dos Processos e Seguimento dos Objectivos Os gestores da qualidade dos Serviços Centrais, responsáveis pela elaboração deste balanço da qualidade, porque não existe especificidade da informação recolhido ao nível dos SC, uma vez que ou se refere a cada uma das escolas ou apresenta um caráter transversal, entendem que se está perante um balanço com informação e análise redundante. Assim, a informação relativa ao desempenho dos processos e seguimento dos objetivos definidos constará dos relatórios anuais de cada um dos processos (ao nível específico de cada escola e de forma transversal) e do balanço da qualidade de cada uma das escolas. A informação transversal do IPVC, que fazíamos constar do balanço da qualidade dos SC nos anos anteriores, faz parte integrante da revisão ao sistema do IPVC. 3. Planos de Melhoria Os planos de melhoria são impostos pela dinâmica do sistema, tendo sido estabelecidos fruto sobretudo das auditorias internas realizadas e redefinição de datas. Algumas das ações definidas nos planos de melhoria viram as respectivas datas de conclusão prorrogadas face à necessidade de maior clareza sobre a situação financeira do país donde, sabendo-se o impacto que isso tem na Instituição pelo facto da grande dependência das verbas inscritas no orçamento de Estado, uma vez que algumas das medidas propostas acarretam aumento de encargos em termos de recursos humanos. 4. Auditorias ao Sistema. As auditorias ao sistema foram tendo lugar ao longo do ano de 2014. Para melhor gestão das acções necessárias à correcção das não conformidades seria desejável que todas as auditorias internas tivessem lugar antes do período de férias por forma a que houvesse tempo para implementar as respectivas acções correctivas nas situações que envolvem maior logística, principalmente aquelas que envolvem a realização de obras. As auditorias ao sistema têm constituído uma mais-valia para o aperfeiçoamento do sistema, acabando por constituir momentos de aprendizagem e envolvimento das pessoas, para além do conhecimento transversal GMS-04/01 Rev. 0 / 2008-07-09 Págª 5 de 7
da organização que proporciona aos próprios auditores e das áreas de actuação, bem como uma forma de introduzir vitalidade e dinâmica ao sistema, estando quase sempre na base da evolução deste materializada nas revisões aos processos. Neste ano foram incluídos na auditorias internas auditores externos à Instituição, cuja análise, com uma visão diferente da nossa, permitiu evoluir em alguns aspectos. Neste sentido, as auditorias foram essenciais para ter o feedback do trabalho realizado, permitindo corrigir aspectos geradores de não conformidades e recebendo contributos (sugestões) para melhorar outros. 5. Avaliação da Satisfação Com base nos dados recolhidos (IPVC, 2014), apresenta-se a percentagem de colaboradores do IPVC que participou no inquérito (Quadro 1.1). Constata-se que, percentualmente e em relação ao ano de 2013, houve um aumento de participação na generalidade, apesar de ter sofrido um decréscimo nos SC. Quadro 1.1 Respostas aos questionários, por Unidade Orgânica. Percentagem de participação dos colaboradores Unidade Orgânica 2012 2013 2014 Variação 2013-2010 2011 2014 ESA 21 13 24 23 32 9 ESCE 21 40 20 10 35 25 ESE 34 48 25 29 34 5 ESS 15 47 43 30 31 1 ESTG 25 21 12 4 14 10 SAS 34 20 5 5 5 - SC 19 17 20 26 15-11 ESDL 79 79 Média 24,1 29,4 21,3 18,1 23,7 5,57 Da análise dos resultados da avaliação da satisfação dos colaboradores há algumas conclusões gerais a retirar que depois de um pico inicial tem-se verificado um crescimento baixo mas sustentado, o que indica que a avaliação está a realizar o seu caminho de forma consolidada. GMS-04/01 Rev. 0 / 2008-07-09 Págª 6 de 7
6. Avaliação de Fornecedores De acordo com o procedimento para a avaliação de fornecedores, definido no âmbito do subprocesso APR, os fornecedores só são avaliados em sede de plataforma eletrónica. Atendendo à especificidade do serviço em causa, foi definido um procedimento específico para avaliação de fornecedores de serviços letivos, com intervenção de, entre outros, o coordenador do curso no qual o serviço é prestado, procurando, desta forma, dar resposta a uma necessidade manifestada em sede de auditorias anteriores. 7. Ações Corretivas e Preventivas De um modo geral as ações corretivas decorreram de não conformidades e sugestões detetadas nas auditorias internas aos diferentes processos e reclamações. As mesmas são tratadas na plataforma ON.IPVC. A execução de acções depende, caso a caso, da criticidade, da necessidade de recursos, da dotação orçamental nesse ano, da programação que pode ser feita em sede de plano de actividades do ano seguinte. Por todos estes factos, as acções correctivas têm, em geral sido, implementadas em conformidade com esse conjunto de variáveis atendendo a que estamos na presença de gestão recursos escassos, não sendo possível o óptimo, mas o necessário para que se cumpram os requisitos regulamentares e estatutários e de qualidade. 8. Outros Assuntos Relevantes Dada a ausência de especificidade dos Serviços Centrais ao nível de qualquer processo do SGGQ, qualquer assunto que os gestores da qualidade entendem como relevante apresentam um caráter transversal que justifica a sua inclusão na revisão ao sistema global da instituição e não no balanço da qualidade dos SC. 9. Definição de Acções Da análise global realça-se a já iniciada desmaterialização de alguns processos inseridos na plataforma electrónica ON.IPVC, pelo que a continuidade do projecto deve constituir-se na principal acção em desenvolvimento. 10. Anexos (não aplicável) GMS-04/01 Rev. 0 / 2008-07-09 Págª 7 de 7