AUDITORIA LOGÍSTICA PARA GERENCIAMENTO DE ESTOQUES EM MICRO E PEQUENAS EMPRESAS Maria Rita de Oliveira Ferreira (IFRN) ritaoliveira05@icloud.com Laura de Souza Matos (IFRN) lauramatosdesouza@hotmail.com Karolayne Silva da Costa Miranda (IFRN) karolaynesilvacosta@hotmail.com Marcus Vinicius Dantas de Assuncao (IFRN) vinic.asc@bol.com.br O presente artigo tem como objetivo propor uma ferramenta de auditoria logística para micro e pequenas empresas, como parte da proposição, analisou-se o modelo de Cantalice; Assunção (2014) a fim de ajustá-lo a realidade das MPE s localizadas em São Gonçalo do Amarante. O trabalho justifica-se pela lacuna existente na literatura, bem como pela importância associada dessa temática em relação aos processos produtivos operacionais. A metodologia adotada para a realização deste trabalho foi essencialmente qualitativa, diante das análises dos resultados das entrevistas realizadas em três empresas para a aplicação do instrumento de auditoria. Fazendo uma relação geral com os resultados das três empresas auditadas, podemos perceber as lacunas existentes referentes as operações logísticas. Sendo as MPE s um dos setores que cresce cada vez mais no cenário do atual mercado empresarial, é imprescindível a necessidade de ferramentas que possibilitem que estas melhorem suas práticas. Palavras-chave: Auditoria, Estoques, Logística, MPES.
1. Introdução A atividade logística tem cada vez mais recebido sua devida importância nas últimas décadas, em um mundo globalizado em que o desenvolvimento econômico exige o aperfeiçoamento desta atividade em decorrência de ser um fator determinante para a economia de um país. Neste contexto, as empresas buscam melhorarem suas práticas por meio da logística, havendo, desta forma, uma possibilidade de reengenharia, bem como, de diferenciar-se de seus concorrentes na percepção dos clientes. É inegável a contribuição que as grandes corporações dão para as economias do mercado atual, entretanto, tem sido cada vez mais reconhecido o papel relevante que as pequenas e médias empresas também têm representado, não só em termos sociais, como empregadoras da maior parte da população ativa, mas também pela sua participação no produto nacional. E justamente para preservar a estabilidade e a dinâmica da economia de mercado que a existência do menor dos três segmentos empresariais, ou seja, a pequena empresa, tem sido considerada fundamental. Na busca pelo gerenciamento eficiente dos recursos de uma empresa, a auditoria logística vem ajudar a visualizar o fluxo dos bens e serviços, o que permite um aprimoramento nas estratégias futuras das organizações. Uma auditoria logística bem sucedida permitirá ao executivo almejar alcançar a excelência empresarial, de acordo com as capacidades e necessidades da empresa que este representa. O Conselho Federal de Contabilidade através da Resolução CFC nº 780/95, que aprova a NBC T 12, define a auditoria interna como aquela que é constituída por um conjunto de procedimentos técnicos tendo por objetivo examinar a integridade, adequação e a eficácia dos controles internos e das informações físicas, contábeis, financeiras e operacionais das entidades. É através da auditoria e do controle logístico que as empresas conseguem determinar se existem falhas, também conhecidas como gaps, entre a performance logística e os resultados esperados (CARVALHO, 2001). Diante do contexto apresentado, o presente artigo tem como objetivo propor uma ferramenta de auditoria logística para micro e pequenas empresas, e como objetivo especifico analisar o modelo proposto por Cantalice; Assunção (2014) concernente a realidade das 2
MPE s. O trabalho justifica-se pela insipiência da abordagem do tema pela academia, bem como pela importância associada dessa temática em relação aos processos produtivos operacionais. 2. Referencial Teórico 2.1. Logística A logística tem sua origem nas organizações militares (BALOOU, 1993; NOVAES, 2007). É a arte de movimentar exércitos. Não se limita apenas ao transporte, mas ao suporte, preparativos administrativos, reconhecimentos e inteligência envolvidos na movimentação e sustentação das forças militares. No período da Segunda Guerra Mundial, a logística adquiriu um sentindo maior, em resultado do aspecto de operações militares relacionadas, determinando a utilização de quantidades e variedades de suprimentos jamais atingidos anteriormente. Em resultância disto fez necessário compreender que a Logística envolvia todas as atividades relacionadas à provisão e administração de materiais, de pessoal e de instalações, além da obtenção e prestação de serviços de apoio (RODRIGUES, 2000). Então, fez-se necessário a presença da Logística melhor elaborada, no qual passou a ter serventia não só nos armamentos, mas em outras atividades. De acordo com Figueiredo e Arkader (1998), a logística evoluiu de um tratamento mais estrito, voltado para a distribuição física de materiais e bens, para um escopo mais abrangente, em que se considera a cadeia de suprimentos como um todo e as atividades de compra, administração de materiais e distribuição. O Council of Supply Chain Management Professionals (Conselho Profissional de Administração de Cadeias de Suprimentos) define a logística como a parte do gerenciamento da cadeia de abastecimento que planeja, programa e controla o fluxo e armazenamento eficiente e econômico de matérias-primas, materiais semiacabados e produtos acabados; bem como as informações relativas a eles, desde o ponto de origem até o ponto de consumo, com o propósito de atender às exigências dos clientes. Fleury (2000) salienta que a logística, anteriormente, era tratada como um simples conjunto de práticas, não tendo nenhum caráter gerencial, sendo desdenhada aos níveis operacionais, enquanto, hoje, a mesma encontra-se em um processo de inserção no 3
planejamento estratégico das empresas. A logística é conceituada como um conjunto de disciplinas técnicas, que trata do processo de materiais, partindo da matéria-prima até o produto final, inserido em uma ótica de racionalidade econômica. 2.2. Gestão de Estoques A gestão de estoques é uma das atividades primárias da logística, sendo primordial para atingir os objetivos logísticos de custo e nível de serviços. Os estoques agem como amortecedores entre a oferta e a demanda, de forma que a disponibilização de produtos necessários aos clientes pode ser mantida, enquanto fornecem flexibilidade a produção e a logística para buscar métodos mais eficientes de manufatura e de distribuição de produtos. Os estoques são materiais e suprimentos que uma empresa utiliza para a produção de seu produto ou suprimir a necessidade da própria empresa. Nos estoques muitas vezes é possível encontrar matérias-primas, suprimentos, componentes, materiais em processo ou produtos acabados, que geralmente é sempre feito a rigor um controle, tanto de processo como de disponibilidade dos itens. É sempre importante para uma empresa manter seus estoques abastecidos, muitas vezes, são constituídos por seus próprios produtos. Com isso, a área de estoques sempre vai ser um local de grande atenção da empresa, pois é onde está concentrada a maior parte do capital da empresa. Segundo Taylor (1999) o estoque pode ser definido como o conjunto de itens mantidos por uma empresa, destinados ao atendimento das demandas às quais está sujeita. Estas demandas são chamadas independentes quando determinadas pelas condições de mercado; ou dependentes quando determinadas pelas decisões de produção. A função dos estoques é maximizar as vendas, aperfeiçoar o planejamento e controle de produção, quanto maior o investimento, maior será o comprometimento e responsabilidade de cada departamento. Minimizar perdas e custos, otimizar investimentos, reduzindo as necessidades de capital investido (DIAS, 2010). Martins e Alt (2003) afirmam que a gestão de estoques constitui em ações que permitem o administrador analisar se os estoques estão sendo bem utilizados, bem localizados, bem manuseados e controlados. De acordo com Dias (1995) a manutenção de estoques contribui para as operações da empresa, funcionando como um amortecedor entre os vários estágios da produção até a venda final do produto. Bowersox e Closs (2001) explica que a utilização de estoques pode 4
ser estendida a todos os membros da cadeia de suprimentos. Os fabricantes utilizam estoques de matérias-primas, componentes, produtos em processo e produtos acabados. 2.3. Auditoria Logística Um efetivo sistema de controle logístico requer, dentre outras coisas, um levantamento periódico, preciso e relevante das informações do desempenho das atividades realizadas. Uma grande fonte de informações são as avaliações logísticas, também denominadas auditorias logísticas. Uma avaliação periódica do sistema logístico deve fazer parte da estratégia logística de qualquer organização. De acordo com Vinagre (2004) o processo de auditoria é uma avaliação científica e sistemática dos livros, contas, comprovantes e outros registros financeiros de uma organização, visando determinar a integridade do sistema de controle interno contábil, das demonstrações financeiras e dos resultados das operações. Em uma visão mais ampla, a auditoria auxilia a empresa no aperfeiçoamento dos controles internos, contábeis e administrativos. Vinagre ratifica que a auditoria é um exame periódico do status das atividades logísticas. De acordo com esse pensamento, Figueiredo atesta que em função da possibilidade de ocorrência de erros nos sistemas de relatório e da ausência de relatórios sobre determinadas atividades, surge à necessidade de uma completa avaliação periódica da situação, pois um sistema de controle perde sua efetividade quando na informação disponível não existe precisão. Figueiredo (2002) afirma que a auditoria logística permite identificar dados-chave necessários para um efetivo gerenciamento dos custos, do serviço ao cliente, da confiabilidade, do tempo de ciclo e da qualidade dos serviços desenvolvidos dentro das funções logísticas, além de detalhar e melhor entender o ambiente e verificar se o sistema logístico está atingindo os requisitos de mercado a um custo competitivo, com flexibilidade e dentro de um tempo adequado. Deste modo, a empresa pode identificar os seus pontos fracos diante do mercado no que se refere a níveis de desempenho insuficientes e questões críticas para os clientes. Já para Ballou (2001) a auditoria logística pode ser entendida como um exame periódico da situação das atividades logísticas. Um sistema de controle pode perder sua eficácia se a 5
informação disponível for imprecisa. A informação da auditoria é usada para estabelecer novos pontos de referência com os quais os relatórios são gerados e para corrigir erros que podem resultar do desempenho de determinadas atividades logísticas devido a informações ruins. 3. Método A metodologia adotada para a realização deste trabalho foi essencialmente qualitativa, diante das análises dos resultados utilizando-se três empresas de diferentes ramos, da cidade de São Gonçalo do Amarante, como estudos de caso. Visando um melhor fundamento sobre a temática proposta a pesquisa dividiu-se em quatro etapas, quais sejam: etapa I Fundamentação teórica sobre o tema proposto; etapa II Construção de auditoria baseado nos construtos de Cantalice e Assunção (2014); etapa III entrevista semiestruturada com os gestores das respectivas empresas de São Gonçalo do Amarante; etapa IV Aplicação do instrumento de auditoria nas empresas com base nas entrevistas realizadas. Quadro 1 Dados das empresas entrevistadas Empresa 1 Empresa 2 Empresa 3 Ramo da empresa Educação Material de Alimentícia construção Quantidade de 35 funcionários 26 funcionários 4 funcionários funcionários Tipo de armazém Almoxarifado Depósito Depósito Fonte: Dados da pesquisa, 2015. 3. Resultados Com base nas entrevistas realizadas nas três empresas, e nos resultados das auditorias aplicadas, pode-se observar que o instrumento proposto por Cantalice e Assunção não se aplica de forma eficiente em micro e pequenas empresas, visto que em muitas empresas de menor porte a logística ainda é aplicada de forma muito superficial, devido também a inexperiência por parte dos gestores. No que tange a auditoria de projeto, observou-se que não houveram nenhum tipo de planejamento quanto a logística das empresas, e que as mesmas não possuem layouts que 6
identifiquem a aérea de estocagem. Os projetos de dimensionamento estático e dinâmico também não foram desenvolvidos pelas empresas, tornando, por conseguinte, mais difícil a movimentação dos materiais nos estoques. Na auditoria de gestão de estoques, foi observado que nas três empresas os volumes dos espaços não são adequados para as demandas existentes, ocasionando problemas com os gerenciamentos dos materiais. O uso de pallets para armazenamento de materiais nas empresas é inexistente, por não serem necessários. Na empresa 2 não foi estabelecido horários com os transportadores, mas são emitidos documentos relacionados às entregas e todos estão em conformidade. Em contraponto com as empresas 1 e 3, pode-se observar que as mesmas não possuem contratos com transportadoras, pois os gestores das empresas realizam as compras pessoalmente. Ao analisar como são realizadas as limpezas nos ambientes de estocagem foi perceptível que nas empresas 1 e 2 a limpeza não é realizada regularmente, ao questionar os gestores, os mesmos alegaram que o motivo para isto ocorrer é a falta de funcionários adequados e de organização no tempo para a realização da tarefa. Já a empresa 3, possui uma limpeza diária em seu ambiente de estoques, por se tratar de uma empresa do ramo de alimentos em que o cuidado com a higiene do ambiente deve ser rigoroso. No que se refere a carga e descarga de materiais perigosos somente na empresa 2 essa movimentação acontece, de forma bastante limitada, entretanto respeitando todas as normas de segurança, bem como de caráter ambiental. Nas empresas 1 e 3 não foram identificadas movimentações de materiais perigosos. Observou-se que na auditoria de operação, nas três empresas auditadas não existem contratação de mão de obra temporária, por se tratarem de pequenas empresas as mesmas não possuem períodos de sazonalidades relevantes em que exista a necessidade de um número maior de funcionários. São utilizados organogramas nas três empresas. Não são realizados inventários por falta de conhecimento sobre a importância dessa tarefa e de profissionais capacitados para a realização da mesma, ocasionando, por conseguinte, falhas em suas vendas. As empresas não possuem equipamentos de movimentação. Na auditoria de software foi constatado que nas três empresas não são utilizados sistemas de informações automáticos, com isso não é possível realizar o zoneamento do ambiente. Em nenhuma das empresas entrevistadas foi observado a existência de relatórios dos estoques para analises. 7
Pode-se observar na auditoria de indicadores que, por não se utilizar inventários em nenhumas das empresas auditadas, não são realizadas nenhuma fonte de endereçamento dos materiais destas empresas. Somente nas empresas 2 e 3 que são realizados um acompanhamento dos pedidos, e dos erros das entregas aos clientes. Na empresa 1 esse acompanhamento não existe, pois quando é solicitado algum material, o mesmo é entregue no momento da solicitação. Na auditoria de radiofrequência, foi observado que nenhuma das empresas faz uso de qualquer procedimento que utilize desta tecnologia, por se tratarem de empresas pequenas, que possuem apenas uma sede. Mantendo assim uma comunicação de forma bastante obsoleta. No que concerne a auditoria de sinalização somente na empresa 2 é feita identificação das entregas realizadas, bem como das recebidas, a mesma possui um código de identificação próprio; a sinalização interna do ambiente está de acordo com para auxiliar o manuseio dos materiais dentro do estoque. Nas empresas 1 e 3 por não existirem contratos com transportadoras para recebimento de materiais, não é possível realizar esta identificação nas entregas recebidas e realizadas; a sinalização interna dos ambientes não facilita a movimentação nem mesmo o manuseio dos materiais. No que diz respeito a auditoria de ações de melhoria são realizadas pelos próprios gestores das empresas treinamento com relação a preparação dos funcionários, quanto ao conhecimento técnico destes não são realizadas nenhuma atualização. Nas empresas entrevistadas não são realizadas auditorias frequentemente, contudo são unanime os planos existentes de melhorias destas empresas, principalmente quanto a logística em suas operações, visto que vem se tornando cada vez mais de suma importância para sobreposição da empresa no mercado de trabalho atual. Fazendo uma relação geral com os resultados das três empresas auditadas, podemos perceber as lacunas existentes referentes as operações logísticas, bem como as atividades mais simples dentro dessas empresas. O gerenciamento eficiente dessas operações possibilitaria as micro e pequenas empresas aumentarem o seu nível de serviço e maximizarem seus lucros. Com base nessas afirmações, foi proposto um instrumento de auditoria baseado no de Cantalice; Assunção (2014) de forma a ter uma aplicação de maneira eficiente em MPE s, este instrumento permitirá as organizações um panorama geral de seus erros operacionais para 8
Discordo Totalmente Discordo Indiferente Concordo Concordo Totalmente XXXV ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO que estes sejam corrigidos com precisão, atendendo assim as exigências estabelecidas no âmbito empresarial. Quadro 2 Instrumento de auditoria para micro e pequenas empresas Parâmetros Fator de pontuação 1 2 3 4 5 1. Auditoria de gestão de estoque 1.1 O volume de estoque é adequado para o espaço existente. 1.2 Foi estabelecido um horário de entrega com os transportadores. 1.3 São usados documentos referentes às entregas, e os mesmos estão em conformidade. 1.4 É realizado regularmente limpeza no ambiente dos estoques. 1.5 A paletização, e a qualidade dos pallets são especificadas e respeitadas. 1.6 São aplicados métodos para previsão do consumo. 1.7 O material comprado com um fornecedor está de acordo com o solicitado. 2. Auditoria de segurança 2.1 São respeitas as normas de segurança relativa ao transporte, a cargas e a descarga de produtos perigosos. 2.2 São respeitadas as normas de carácter ambiental. 2.3 As condições gerais de porta-paletes estão adequadas. E está equipado com bastante segurança. 2.4 A separação dos materiais perigosos é feita de maneira correta, havendo um acompanhamento dos volumes dos materiais perigosos. 3. Auditoria de operação 3.1 Na empresa é feita contratação de mão de obra temporária. 3.2 Há um organograma da equipe, bem como fluxogramas de procedimentos. 3.3 Existem equipamentos de movimentação, e estes equipamentos estão adequados. 3.4 Os inventários são realizados em períodos pré-determinados. 3.5 É feita uma manutenção e adequação diariamente nos equipamentos. 4. Auditoria dos indicadores de controle 4.1 O inventário pode ser realizado por meio do endereçamento. 4.2 É conhecida a taxa de ocupação do ambiente de estocagem. 4.3 Foi realizado um acompanhamento dos erros de entregas dos volumes. 9
4.4 É conhecido o inventário por data de validade. 5. Auditoria de sinalização 5.1 Quando são feitas as entregas, estas são identificadas. 5.2 Há um código de barra para identificar os números de lotes. 5.3 Para facilitar os equipamentos são identificados. 5.4 A sinalização interna do ambiente de estocagem facilita a movimentação e o manuseio dos materiais. 5.5 A qualidade visual da sinalização é satisfatória. 6. Auditoria das ações de melhorias. 6.1 Foi feita uma atualização em relação ao conhecimento técnico do setor. 6.2 É feita auditoria com regularidade. 6.3 Os treinamentos são realizados periodicamente. 6.4 Houveram tipos de melhoria na qualidade. 6.5 Existem planos de melhorias continuas. Fonte: Dados da pesquisa, 2015. 4. Conclusão Diante dos objetivos de propor um modelo de auditoria aplicável para micro e pequenas empresas, tendo como estudos de caso três empresas de diferentes ramos, da cidade de São Gonçalo do Amarante, foram encontrados resultados que permitiram concluir que as organizações de menor porte possuem muitas lacunas referentes as operações empresariais e logísticas, e por ser um setor que cresce cada vez mais no cenário do atual mercado empresarial é imprescindível a necessidade de ferramentas que possibilitem que estas empresas melhorem suas práticas. Conclui-se ainda que diante das abordagens teóricas e práticas contidas neste trabalho, é importante ressaltar que se faz necessário uma análise dos resultados propostos, portanto, considera-se que uma auditoria logística é uma ferramenta gerencial de suma importância trazendo para as organizações um gerenciamento eficiente. Assim, observa-se que a pesquisa resultou em dados relevantes para as organizações analisadas, e que a partir da aplicação do instrumento de pesquisa proposto pôde-se constatar que estas empresas possuem uma deficiência referente a utilização dos tópicos de radiofrequência e software, visto que estas tecnologias ainda são muito pouco utilizadas pelas micro e pequenas empresas, um fator que deve mudar com a tendência crescente do mercado de ampliar suas práticas a fim de proporcionar melhores serviços para os clientes. 10
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