1/ 13 Contratos Nº revisão Descrição da Revisão 00 Elaboração inicial do documento 01 Revisão Integral do PO Demais envolvidos na análise e aprovação Área / Processo Responsável Rubrica Diretoria de Engenharia e Operações Gestão de Contratos () Operações () Administrativo Financeiro Fiscal e Gestão de Materiais Vendas Service e Qualidade SGI Compras Engenharia Elétrica Engenharia de Automação Jurídico Tecnologia da Informação Controladoria Vicente D Arco Eduardo Braia Samuel Pereira dos Santos Carina Dorta Paulo Sabino Roberto Saghi Jr. Nivaldo Rossi Tatiane Mantovani Eger Boehm José Carlos Araújo Marcus Mucci Tais Borin Marcos Monteggia Kellen Coração 1. Objetivo Descrever como planejar e gerenciar de forma integrada os projetos da SINER para minimizar riscos e garantir o resultado econômico e financeiro do projeto e consequentemente do negócio.
2/ 13 Contratos O Projeto é a Célula do Negócio SINER Relacionamento com Mercado Prospecção de Novas Demandas Solução Técnica e Comercial Condições Contratuais Pré-projeto Matriz de Geração de Energia Gestão por Soluções Siner Desenvolvimento da Solução e Entrega ao Cliente Confiabilidade do Sistema Capacidade de montagem e manutenção Projeto Planejamento Integrado do Projeto Programação Engenharia, Fabricação, Testes e Service Planejamento das Aquisições Gestão do Escopo Gestão do Risco Gestão Orçamentária - Resultado Econômico e Financeiro Controle Integrado das Mudanças do Projeto Gestão da Documentação do Projeto Relacionamento com Cliente O Planejamento Integrado começa na Avaliação Preliminar Técnico Financeira e confirmação da capacidade de cumprimento dos prazos estimados para o projeto pelas áreas de Engenharia, Suprimentos, Produção e, com a avaliação dos riscos e contingências. O objetivo da Pré analise técnica é configurar a melhor solução, com assertividade para o Cliente, que permita a Engenharia executar a implantação com eficácia e excelência, atentando-se a todos os processos que envolvem a relação com o Cliente. É importante também que a SINER, na figura do Vendedor e do Administrador de Contrato, esteja atento ao denominado pós-projeto, ou seja, assistência ao Cliente, conhecimento das recorrências e suporte no monitoramento do relacionamento.
3/ 13 Contratos Pré analise técnica A pré analise técnica tem como produto final a Proposta Técnica e Comercial Consolidada que contempla informações necessárias para o gerenciamento do contrato tais como: escopo detalhado do fornecimento, prazos, valores para elaboração do controle orçamentário do projeto, condições para faturamento, infra-estrutura dos canteiros de obra, obrigações contratuais de responsabilidade da SINER e Cliente e respectivas penalidades. 2. Abrangência Este procedimento é aplicável as áreas de Gestão de Contratos, Vendas, Engenharia, Service, Suprimentos, Produção,, Jurídico e Fiscal. 3. Definições PO RDO Relatório Diário de Obra CRD Centro de Receitas e Despesas
4/ 13 Contratos NF Nota Fiscal DRP Demonstrativo de Resultado dos 4. Procedimento Os papéis e responsabilidades de interação com Clientes e Fornecedores estão definidos no procedimento Gerir Contratos e Relações com Clientes e Fornecedores (PO 012). O nome do Administrador do Contrato responsável pelo projeto deve ser definido e envolvido na fase de elaboração da Pré analise técnica, contribuindo para assertividade do planejamento integrado, orçamento, prazos e riscos. O processo de aquisição de materiais e serviços deve seguir o procedimento Comprar Materiais e Serviços (PO 006). O target informado na solicitação deverá ser informado igual a ultima aquisição no SSA na falta deste igual, ao valor da planilha de vendas ou na falta das duas opções, o menor valor orçado por Compras (no mínimo 3 orçamentos). Todas as alterações de projetos devem ser tratadas de forma integrada conforme o procedimento Desenvolver e Controlar Documentos e da Engenharia (PO 043). Os documentos necessários para o desenvolvimento do projeto técnico fornecidos pelos Órgãos Reguladores, por Fornecedores de Engenharia ou pelo Cliente devem ser controlados conforme procedimento Desenvolver e Controlar Documentos e da Engenharia (PO 043). O Vendedor deve realizar a análise de riscos com as áreas envolvidas, através do preenchimento do R-COM-05 Formulário de Análise de Risco e Viabilidade. Tal Formulário será atualizado/revisado, conforme demanda, pelo Administrador de Contratos ao longo do projeto. É considerado aceite do Cliente o envio de carta de intenção ou de pedido de compras do Cliente. Exceções devem ser analisadas junto com a Diretoria de se o projeto deve ser iniciado. Deve ser considerado como data de inicio do projeto a mesma data do pedido do cliente. Em casos de projetos com início imediato, sem avaliação preliminar, planejamento ou contratação formalizada junto a SINER, estes também devem atender aos Procedimentos da SINER. O anexo 4 Matriz de Responsabilidade da Gestão de Produtos e Serviços define os responsáveis e co-responsáveis de cada projeto e serviço da SINER e esses devem garantir
5/ 13 Contratos toda a comunicação entre as partes envolvidas. É responsabilidade da Célula de Controladoria de solicitar a atualização dessa Matriz quando do surgimento de novos negócios. O Administrador de Contratos, conjuntamente com o Jurídico, deverá proceder com as tratativas contratuais junto ao Cliente. O processo de Planejamento Integrado tem como pilares: Reunião de Apresentação da Venda: ocorre uma única vez e possui como objetivo apresentar Escopo detalhado, Planejamento, Riscos e Penalidades Contratuais. Reunião de Abertura: ocorre uma única vez e possui como objetivo validar o cronograma macro do projeto e, eventualmente, a Lista em Avanço. Abertura do Projeto no Cliente - Kickoff: ocorre quando houver a exigência do Cliente (a ser agendado conjuntamente com o Vendedor), e possui como objetivo a apresentação do Administrador de Contratos. Reuniões de Posicionamento com o Cliente: a ser realizada sob demanda, com objetivo de posicionar o Cliente sobre o andamento do projeto/obra. Gestão Financeira do Projeto: o objetivo da Planilha Físico Financeira é monitorar o resultado econômico-financeiro do projeto e sua atualização deve ocorrer preferencialmente todo dia 11 de cada mês. Reuniões de Posicionamento Interno: ocorre de acordo com a necessidade, preferencialmente mensalmente, e possuem como objetivo apresentar o resultado do projeto internamente para as áreas diretamente relacionadas na execução. Reuniões de Posicionamento entre Áreas: para garantir uma melhor comunicação entre as áreas, quando aplicável, podem ocorrer reuniões diárias ou sob demanda as quais geralmente participam os envolvidos no projeto podendo ou não gerar evidência. Reunião de Fechamento de Projeto: ocorre uma única vez, ao final do projeto, com o objetivo de apresentar o resultado final do projeto (financeiro, prazo, satisfação do Cliente), os riscos e as lições aprendidas.
6/ 13 Contratos 4.1. Reunião de Apresentação da Venda O Vendedor deve agendar uma Reunião de Apresentação da Venda (que deve ser realizada em até 5 dias úteis depois do aceite do Cliente e/ou email da Célula de Controladoria de ), com a presença obrigatória das seguintes áreas: Vendas Gestão de Contratos Célula de Controladoria de Service (quando aplicável) Engenharia Fábrica (quando aplicável) Produção Suprimentos Fiscal Faturamento O Vendedor deve apresentar na Reunião de Apresentação da Venda: Proposta técnica/comercial consolidada Eventuais documentos técnicos e comerciais contratuais Premissas relacionadas a marca dos produtos que serão utilizados no produto Planilha de vendas Carta de intenção, ou pedido de compras do Cliente, ou e-mail de autorização via Célula de Controladoria de Datas marco (milestones), objetivos e metas Objetivos e expectativas do Cliente Perfil do cliente, stakeholders e equipe do projeto do Cliente Programação financeira (entradas e saídas) Itens fora do escopo Premissas Restrições Resultado da análise de riscos Penalidades Contratuais A elaboração do R-GC-01 Project Charter (documento de abertura do projeto) deverá ser elaborado pelo Administrador de Contratos e encaminhado em até 2 (dois) dias após a Reunião de Apresentação da Venda.
7/ 13 Contratos 4.2. Reunião de Abertura do Projeto O Administrador de Contratos deve agendar a Reunião de Abertura (que deve ser realizada em até 5 dias úteis depois da Reunião de Apresentação da Venda), com a presença obrigatória das seguintes áreas ou funções: Vendas Gestão de Contratos Célula de Controladoria de Engenharia Service e Coordenador de Obra (quando aplicável) Qualidade (quando aplicável) Produção Suprimentos Fábrica (quando aplicável) O Administrador de Contratos deve apresentar: Emissão inicial do Project Charter; Emissão inicial do cronograma macro gerencial contendo as principais datas e marcos do projeto. A Programação da Engenharia deve apresentar: Quando pertinente, a Lista em Avanço (materiais e quantidades); Emissão previa da lista de documentos; (ID) caso envolva elaboração de projetos. Emissão previa do cronograma da Engenharia, com determinação do responsável pelo projeto na Engenharia e com o máximo de conteúdo possível contemplando as premissas necessárias para o andamento do projeto. Em até 3 dias úteis, após a Reunião de Vendas, o Administrador de Contratos deve cadastrar no SSA o novo projeto de forma a possibilitar a programação das áreas. O Administrador de Contratos, em até 03 dias úteis a partir do envio do cronograma da Engenharia, deve distribuir às áreas a Ata da Reunião de Abertura (R-GC-05), o Project Charter (R-GC-01) e o Cronograma Macro Gerencial. 4.3. Identificação de Centros de Receitas e Despesas
8/ 13 Contratos O CRD tem como objetivo identificar o Grupo Econômico, Cliente e projeto, conforme descrito no PO 015 Realizar Pré-projeto permitindo a comparação da realização do Projeto com a Orçamentação da Proposta Consolidada. A abertura do CRD deve ser realizada pela Célula de Controladoria de 4.4. Reuniões de Posicionamento com Clientes O Administrador de Contrato deve realizar reuniões regulares ao menos quinzenais de posicionamento com o Cliente para dar ciência da evolução do projeto, discutir e solucionar questões críticas. A frequência da reunião deve ser sob demanda, com fórum apropriado para tal, com registro em ata (R-GC-05). 4.5. Gestão do Projeto O DRP posiciona a evolução do Projeto frente ao orçamento, apresentando os seguintes valores: Valor realizado: Significa as receitas realizadas (serviços) entregues e aceitos pelo cliente e faturadas pela Siner e gastos, serviço ou adiantamento quando o serviço é sob encomenda devendo descrever o andamento físico da obra. Valor a incorrer: é o valor previsto para completar a Obra (receitas e gastos). A atualização do DRP deve ocorrer preferencialmente todas as quintas-feiras e mensalmente todo dia 10. A Engenharia, Produção e Fábrica e Qualidade (quando aplicável) devem enviar semanalmente para os Administradores de Contrato a quantidade total acumulada de horas realizadas nos projetos. O report do DRP que retrata seu posicionamento financeiro, deve ser feito todo dia 15 ao financeiro. 4.6. Reuniões de Posicionamento Interno
9/ 13 Contratos A reunião de posicionamento deve ser realizada preferencialmente na segunda semana de cada mês a ser agendada pelo cliente, o Administrador do Contrato deve apresentar o status de cada projeto. Cada Administrador de Contratos deve apresentar: DRP Demonstrativo de Resultado do Projeto O Cronograma (principais milestones/datas críticas) previsto / realizado Riscos do Projeto O efetivo da obra (previsto x realizado x atual) Preferencialmente devem estar presentes nas Reuniões de Posicionamento Interno: Diretoria Vendas Gestão de Contratos Célula de Controladoria de Engenharia Service (quando aplicável) Qualidade (quando aplicável) Produção Suprimentos Fábrica (quando aplicável) 4.7. Outras Atividades relacionadas à Execução do Projeto 4.7.1. Medições É de responsabilidade dos administradores de contratos o levantamento de serviços realizados, convocação do cliente e apresentação de planilha na periodicidade estabelecida em contrato. 4.7.2. Faturamento
10/ 13 Contratos O Pedido de Venda é de responsabilidade da área de Vendas e/ou de Gestão de Contratos, dependendo da situação, referenciado no procedimento Expedir e Faturar Materiais e Serviços (PO 011). 4.7.3. Orçamento Identificar fornecedores, colher propostas e manter a interação com o fornecedor é de responsabilidade da área de Suprimentos com conhecimento e suporte do Administrador de Contratos necessário. Quando houver negociações técnicas, a Engenharia deve ser envolvida. 4.7.4. Acompanhamento de Serviços ou Materiais comprados com medição ou adiantamento É atribuição do Administrador de Contratos o controle total dos contratos de fornecimento relativos aos seus CRD s, em especial aqueles com medições de serviços e entregas grandes de materiais. 4.7.5. Adiantamentos de Clientes À medida que houver adiantamentos a serem realizados pelo Cliente à SINER, o Administrador de Contratos deverá emitir uma fatura pró -forma com cópia para o Contas a Receber Fatura Pró - forma, para padronizar a linguagem de programação financeira, a cobrança junto ao Cliente e garantir a referência e rastreabilidade interna para o posicionamento dos pagamentos. O Administrador de Contratos deverá identificar explicitamente a conta bancária e beneficiária de acordo com o Contrato, sendo que apenas uma deverá ser identificada por documento emitido. Caso haja pagamentos devidos para mais de uma empresa do Grupo Siner, deverão ser emitidos documentos separados, com a identificação destacada. 4.7.6. Atividades desenvolvidas nas obras Os RDOs gerados nas obras são um importante instrumento de acompanhamento e controle do avanço do projeto. Cabe ao Administrador do Contrato acompanhar os RDOs das obras conforme procedimento Administração dos Serviços de Campo (PO 018), cabendo ao Administrador de Contratos informar se é permitido ou não a execução de horas extras.
11/ 13 Contratos 4.8. Controle Integrado de Mudanças e Alterações de Projeto Solicitações de alteração em projeto pelos Clientes, áreas da SINER, Fornecedor ou Órgão Regulador deve ser controlada técnica, contratual e financeiramente. A avaliação da procedência da solicitação e seus impactos e riscos deve ser realizada e validada, conforme o procedimento Desenvolver e Controlar Documentos e da Engenharia (PO 043). Se requeridos aditivos contratuais, estes devem ser solicitados pelo Administrador de Contratos e providenciados pela área Jurídica. 4.9. Requisitos para encerramento do Projeto Será considerado encerrado todo e qualquer Projeto que atenda obrigatoriamente as seguintes condições: DRP - Demonstrativo de Resultado do Projeto Termo de Entrega Parcial ou Definitiva; Termo de Entrega, Aceitação e Garantia; Quando for o caso, deverá ser divulgada o R-GC-05 Ata de Reunião, aprovado junto ao Cliente, que registrará a Lista de Pendências; Registro da entrega do Data Book ao Cliente; Quando for o caso, levantamento de materiais excedentes para devolução ao Almoxarifado; A verificação do contrato quanto ao cumprimento de todas as obrigações, e eventos de reajuste quando houver. Inativação do CRD da Obra (a ser realizada pela Célula de Controladoria de ) Atestado de Capacidade Técnica e Acervo Técnico junto ao CREA local da obra Devem estar presentes na Reunião de encerramento: Gestão de Contratos Vendas Célula de Controladoria de Diretoria Engenharia
12/ 13 Contratos Produção Service (quando aplicável) Fábrica (quando aplicável) Suprimentos Qualidade (quando aplicável) 4.10. Arquivamento de Documentos de Gerenciamento de Projeto Os documentos de gerenciamento do projeto gerados devem ser arquivados conforme tabela a seguir: Tipo de Documento de Gestão de Projeto Proposta Consolidada, Contratos, aditivos e termo de aceitação Cronogramas, atas de reunião, DRP, Planilhas de Medição, RDO. Documentos Técnicos RDOs e RHTs Responsável Como Onde Jurídico Administrador do Contrato Engenharia e Produção e Service quando aplicável Por Projeto/ CRD conforme PO 012 Por Projeto/ CRD Por Projeto/ CRD conforme PO 009 Conforme procedimento (PO 018) Jurídico Gestão de Contratos Engenharia e Produção ou Service 5. Controle de Registros e Arquivo O Controle dos registros descritos neste procedimento devem ser realizados pelos Gestores dos Contratos a conferência e arquivamento dos registros deve ocorrer no dia 05 de cada mês. 6. Indicadores de Performance Os indicadores estão descritos na Lista de Indicadores da Siner. 7. Relatórios aplicáveis
13/ 13 Contratos Não aplicável. 8. Documentos e Controles Relacionados R-GC-01 Project Charter R-GC-02 Planilha de Medição R-GC-05 Ata de Reunião DRP - Demonstrativo de Resultado do Projeto Cronograma Fatura Pró-forma Termo de Entrega Definitiva Termo de Entrega, Aceitação e Garantia R-COM-05 Formulário de Análise de Riscos 9. Anexos Anexo 1 Organização/Controle das Pastas da Área Anexo 4 (PO 017) Matriz de Responsabilidade da Gestão de Produtos e Serviços