NORMA DE PROCEDIMENTOS. Locação de imóveis

Transcrição

1 Pág.: 1/6 1 Objetivo Esta Norma estabelece os procedimentos referentes à celebração, renovação e rescisão dos contratos de locação de imóveis efetuados pela COPASA MG, exclusivamente para o exercício de suas atividades. 2 Competências 2.1 Compete às Unidades Organizacionais da RMBH localizar o imóvel necessário ao exercício de suas atividades, em conjunto com a Unidade de Apoio Administrativo e Vigilância Patrimonial, para fins de locação. 2.2 Compete à Unidade de Apoio Administrativo e Vigilância Patrimonial, no âmbito da RMBH: a) negociar contratos, termos aditivos e rescisões dos contratos de locação de imóveis, colhendo as assinaturas dos locadores; b) quitar os encargos referentes aos contratos de locação de imóveis, tais como: IPTU, contas de água e energia elétrica, seguro contra incêndio, entre outros; c) administrar os contratos de locação em vigor, informando e acionando as Unidades gerenciadoras para os atos e procedimentos relacionados ao cumprimento das cláusulas contratuais; d) elaborar laudos de vistoria e respectivos orçamentos para adequação e/ou reparo dos imóveis a serem locados ou devolvidos em processo de rescisão contratual; e) executar ou promover a contratação de obras de adequação física para ocupação plena dos imóveis a serem locados ou para restauração daqueles em processo de rescisão contratual, por ocasião de sua devolução. 2.3 Compete à Unidade de Engenharia de Apoio elaborar pesquisas de mercado e laudos de avaliação dos imóveis a serem locados no âmbito da RMBH, como também no interior, quando solicitada pelas Superintendências/Distritos de Serviços do Interior. 2.4 Compete à Unidade de Telemática: a) efetuar os estudos e a contratação de serviços relacionados à implantação do sistema de telecomunicações para as Unidades Organizacionais da RMBH; b) analisar e autorizar as contratações de serviços relativos às demandas das Superintendências Operacionais/Distritos de Serviços do Interior. 2.5 Compete à Unidade de Manutenção de Equipamentos e Periféricos de Informática: a) analisar os imóveis a serem locados na RMBH e dotá-los de infra-estrutura para instalação dos equipamentos de informática; b) analisar e autorizar as contratações de serviços relativos às demandas das Superintendências Operacionais/Distritos de Serviços do Interior.

2 Pág.: 2/6 2.6 Compete à Unidade de Contratos elaborar os contratos, rescisões e termos aditivos aos contratos de locação de imóveis, procedendo suas formalizações, registrando e mantendo o controle desses documentos. 2.7 Compete às Superintendências Operacionais/Distritos de Serviços do Interior: a) analisar e aprovar as solicitações de suas Unidades Subordinadas para locação, renovação e rescisão dos contratos de locação de imóveis; b) realizar vistorias, perícias e avaliações dos imóveis locados ou em processo de rescisão contratual; c) negociar contratos, termos aditivos e rescisões dos contratos de locação de imóveis, colhendo as assinaturas dos locadores; d) quitar os encargos referentes aos contratos de locação de imóvel, tais como: IPTU, contas de água e energia elétrica, seguro contra incêndio, entre outros; e) administrar os contratos de locação em vigor, informando e acionando as Unidades gerenciadoras para os atos e procedimentos relacionados ao cumprimento das cláusulas contratuais; f) elaborar laudos de vistoria e respectivos orçamentos para adequação e/ou reparo dos imóveis a serem locados ou devolvidos; g) executar ou promover a contratação de obras de adequação física para ocupação plena dos imóveis a serem locados ou para restauração daqueles em processo de rescisão contratual, por ocasião de sua devolução. 3 Condições Gerais 3.l Previamente à locação de imóveis, a Unidade de Apoio Administrativo e Vigilância Patrimonial, na RMBH, e as Superintendências Operacionais/Distritos de Serviços, no Interior, deverão verificar a existência de espaço físico em imóvel próprio da COPASA MG, em condições de utilização ou que possa ser adaptado para as finalidades previstas. 3.2 Diante da necessidade de espaço físico para atividades de natureza permanente (Agência de Atendimento, Distritos de Serviços, etc), as Unidades responsáveis deverão considerar as seguintes alternativas antes de iniciar o processo de locação do imóvel: a) se na região há terreno da COPASA MG em local compatível para a construção das edificações necessárias; b) se existe imóvel para aquisição que atenda às respectivas necessidades; c) se há terreno para aquisição e construção que atenda às condições especificadas Não sendo possível ou viável nenhuma das alternativas acima, os referidos responsáveis deverão realizar estudos visando a locação de imóvel que contemple, inclusive, a possibilidade de parceria com empresas congêneres (ex. Postos PSIU), quando a destinação prevista for compatível.

3 Pág.: 3/6 3.3 Celebração de contrato de locação de imóvel na RMBH As Unidades Organizacionais deverão encaminhar à Unidade de Apoio Administrativo e Vigilância Patrimonial, com antecedência de 90 (noventa) dias, as solicitações de espaço físico mediante Comunicação Interna - CI, delimitando o perímetro no qual deve estar localizado o imóvel e definindo as características do mesmo A Unidade de Apoio Administrativo e Vigilância Patrimonial desenvolverá estudos visando o atendimento das solicitações e caracterizará as reais necessidades, conforme dispõe o item Caso a solução apontada pelos estudos seja a locação, a Unidade de Apoio Administrativo e Vigilância Patrimonial procederá a localização do imóvel em conjunto com a Unidade Organizacional solicitante e acionará as Unidades Organizacionais abaixo relacionadas para que, no prazo máximo de 15 (quinze ) dias, tomem as seguintes providências: a) Unidade de Engenharia de Apoio: realizar pesquisas de mercado e laudos de avaliação; b) Unidade de Telemática: desenvolver projeto do sistema de telecomunicação; c) Unidade de Manutenção de Equipamentos e Periféricos de Informática: elaborar projeto de instalação de equipamentos de informática Após receber os documentos elaborados pelas Unidades acima citadas, a Unidade de Apoio Administrativo e Vigilância Patrimonial analisará as alternativas levantadas, conforme mencionado no item 3.2, e encaminhará o processo para apreciação da Diretoria Financeira e Administrativa Caso a Diretoria Financeira e Administrativa aprove o processo, a Unidade de Apoio Administrativo e Vigilância Patrimonial enviará toda a documentação para a Unidade de Contratos, com até 40 ( quarenta) dias de antecedência da data requerida para o início da locação, para que esta elabore e formalize o respectivo contrato A Unidade de Contratos, por sua vez, terá o prazo máximo de 15 (quinze) dias para enviar o contrato formalizado à Unidade de Apoio Administrativo e Vigilância Patrimonial, que efetuará as conferências e colherá a assinatura do locador e as aprovações da Unidade de Apoio Logístico, da Unidade de Análise Financeira e Captação de Recursos, da Unidade de Planejamento e Controle, da Diretoria Financeira e Administrativa e da Presidência A Unidade de Apoio Logístico devolverá o contrato, com até 5 (cinco) dias da data prevista para o início da locação, para a Unidade de Contratos efetuar os registros pertinentes e, em seguida, colher as assinaturas dos representantes da COPASA MG e providenciar a distribuição das vias do mesmo para a Unidade de Tesouraria e Unidade de Apoio Administrativo e Vigilância Patrimonial (inclusive a via do locador). 3.4 Celebração de contrato de locação de imóvel no interior As Superintendências Operacionais/Distritos de Serviços do Interior, após o cumprimento dos dispositivos estabelecidos no item 3, deverão caracterizar a necessidade da locação, conforme abaixo: a) destinação do imóvel; b) croqui proposto para a ocupação do imóvel (distribuição de móveis, equipamentos, etc);

4 Pág.: 4/6 c) pesquisa de mercado abrangendo preços e disponibilidade de imóveis na região; d) orçamentos de adaptação física compreendendo obras e adequações de instalações; e) avaliações técnicas de serviços de telefonia e informática previamente aprovados pela Unidade de Telemática e Unidade de Suporte e Tecnologia em Informática, respectivamente; f) proposta do locador contemplando preço, prazo e dados pessoais, dentre outros; g) centro de custo no qual serão debitados os valores dos respectivos aluguéis A documentação mencionada no item deverá estar em poder da Diretoria correspondente com antecedência de, pelo menos, 60 (sessenta) dias da data requerida para início da locação Atendidos os procedimentos normativos e técnicos, a documentação será enviada para a Unidade de Contratos no prazo máximo de 10 (dez) dias a partir do seu recebimento A Unidade de Contratos retornará o contrato à Superintendência solicitante no prazo máximo de 15 (quinze ) dias do recebimento da documentação, para que esta efetue as conferências Em seguida, a Superintendência correspondente encaminhará o contrato à Unidade demandante do imóvel para que a mesma colha, no prazo máximo de 10 (dez) dias, a assinatura do locador A Superintendência correspondente, no prazo máximo de 20 (vinte) dias do recebimento do contrato, deverá colher as aprovações da Unidade de Análise Financeira e Captação de Recursos e da Unidade de Planejamento e Controle e enviar à Unidade de Contratos, para que esta colha as assinaturas da Diretoria e da Presidência e efetue os registros pertinentes e, em seguida, providencie a distribuição das vias do mesmo para a Superintendência Operacional. 3.5 Renovação de contrato de locação de imóvel na RMBH A Unidade de Apoio Administrativo e Vigilância Patrimonial acionará as Unidades demandantes do imóvel, com antecedência mínima de 90 (noventa ) dias do término do contrato em vigor, para que as mesmas respondam, no prazo máximo de 10 (dez) dias, às seguintes questões: a) se há a necessidade de renovação da locação do imóvel; b) se o atual espaço físico atende às reais necessidades Caso as respostas acima sejam positivas, a Unidade de Apoio Administrativo e Vigilância Patrimonial tomará as devidas providências para renovação do aluguel do imóvel, conforme cláusulas do contrato em vigor e negociação com o locador Caso sejam negativas ou não haja negociação para renovação do aluguel, a Unidade de Apoio Administrativo e Vigilância Patrimonial tomará as providências necessárias para a rescisão do contrato, conforme estabelece o item Renovação de contrato de locação de imóvel no interior Com antecedência mínima de 90 (noventa ) dias ao término do contrato em vigor, as Unidades demandantes do imóvel serão acionadas pelas Superintendências Operacionais/Distritos de Serviços do Interior, para que estas, no prazo máximo de 30 (trinta) dias, verifiquem:

5 Pág.: 5/6 a) se há a necessidade de renovação da locação do imóvel; b) se o atual espaço físico atende às reais necessidades Caso as respostas acima sejam positivas, as Superintendências Operacionais/Distritos de Serviços do Interior tomarão as devidas providências para renovação do aluguel do imóvel, conforme cláusulas do contrato em vigor e negociação com o locador Caso sejam negativas ou não haja negociação para renovação do aluguel, as Superintendências Operacionais/Distritos de Serviços do Interior tomarão as devidas para a rescisão do contrato, conforme estabelece o item Rescisão de contrato de locação de imóvel. Não havendo interesse da COPASA MG em renovar o contrato de locação, ou na impossibilidade de acordo entre as partes, deverão ser adotados os seguintes procedimentos: Na RMBH A Unidade de Apoio Administrativo e Vigilância Patrimonial, com antecedência mínima de 45 (quarenta e cinco) dias do término do contrato, deverá elaborar laudo de vistoria e orçamento de despesas para a reforma, através de recursos próprios ou contratados, visando a devolução do imóvel e informando, inclusive, o prazo necessário para a execução do serviço De posse do orçamento, a Unidade de Apoio Administrativo e Vigilância Patrimonial deverá definir se: a) executa os serviços através de recursos próprios; b) executa os serviços através de firma contratada; c) negocia com o locador a indenização A Unidade de Apoio Administrativo e Vigilância Patrimonial providenciará o termo de entrega das chaves do imóvel e colherá a assinatura do locador após a execução dos serviços ou no ato do pagamento da indenização No interior A Superintendência Operacional/Distrito de Serviços do Interior, com antecedência mínima de 45 (quarenta e cinco) dias do término do contrato, deverá elaborar laudo de vistoria e orçamento de despesas para a reforma, através de recursos próprios ou contratados, visando a devolução do imóvel e informando, inclusive, o prazo necessário para a execução do serviço De posse do orçamento, a Superintendência Operacional/Distrito de Serviços do Interior deverá definir se: a) executa os serviços através de recursos próprios; b) executa os serviços através de firma contratada; c) negocia com o locador a indenização.

6 Pág.: 6/ A Superintendência Operacional/Distrito de Serviços do Interior providenciará o termo de entrega das chaves do imóvel e colherá a assinatura do locador após a execução dos serviços ou no ato do pagamento da indenização. 4 Disposições finais 4.1 Em qualquer época, detectada a existência de espaço físico nas dependências da COPASA MG que atenda às necessidades e considerados os estudos de viabilidade, dar-se-á preferência para espaço físico em imóvel próprio, procedendo-se a referida rescisão do contrato. 4.2 Esta Norma de Procedimentos aplica-se a todas as Unidades Organizacionais da Empresa. 4.3 Esta Norma de Procedimentos entra em vigor a partir desta data, revogada a NP Celebração e renovação de contratos de aluguéis de imóveis - N.º /0 e demais disposições em contrário. Ronaldo Cézar Salles Superintendente de Apoio Logístico Valter Zschaber Júnior Superintendente de Planejamento e Controle José Carlos Righetti Diretor Financeiro e Administrativo Rubens Coelho de Mello Presidente ANALISTA RESPONSÁVEL: Murilo Moreira Duarte ARQUIVAMENTO: Manual de Procedimentos Gerais - Volume III DATA DE APROVAÇÃO: 07 de junho de DVPO: Original assinado

7 DOCUMENTOS REVOGADOS Pág.: 1/1 Documento revogado por essa NP em 2002, conforme item 4.3: Norma de Procedimentos revogada: Locação e Renovação de Contratos de Imóveis - nº /0.