COMO A TECNOLOGIA PODE AJUDAR UM ATACADISTA DISTRIBUIDOR A REDUZIR CUSTOS 1
ÍNDICE 1. Introdução... 2. Por que preciso investir em tecnologia?... 3. Cinco passos para usar a tecnologia a meu favor... 4. Resultados do uso de tecnologia por 2 atacadistas brasileiros... 5. Conclusão... 3 4 5 10 11 2
1. Introdução Atacadistas buscam sempre melhorar a performance de entrega - afinal, entregar mais em menos tempo é o sonho de qualquer distribuidor. Para isso, a tecnologia pode ajudar quem entende a importância de executar as operações com mais agilidade e eficiência. As novidades no setor auxiliam o atacadista distribuidor desde a gestão empresarial, passando pelo monitoramento, e chegando à etapa de análise de relatórios. Um dos grandes desafios, principalmente de quem distribui produtos perecíveis, são as devoluções. Neste e-book, mostraremos como a tecnologia pode ser fundamental para uma Créditos: Shutterstock ação rápida, com o objetivo de reversão desta devolução. Também abordaremos temas como imprevistos nas estradas, problemas na segurança, falha na comunicação e custos com telefonia. Acreditamos que este material educativo possa ajudar o atacadista a melhorar a jornada líquida da equipe e vencer as metas. Boa leitura! 3
2. Por que preciso investir em tecnologia? Diariamente, surgem diversos obstáculos na gestão logística de entregas. Um dos mais comuns é o atraso nas entregas. O atraso nas entregas é ocasionado por diversos itens que somados acarretam em grandes problemas. Aumento da jornada líquida, menor quantidade de entregas por veículo, maior desgaste dos veículos e, em alguns casos, a perda da janela de entrega no cliente são exemplos disso. O resultado? Perda de credibilidade e confiança do cliente. Acidentes envolvendo o veículo, estradas esburacadas, quedas de barreira que interditam trechos da rodovia, obras e problemas mecânicos podem alterar toda a logística de entrega de uma mercadoria. Sabendo do estado das entregas, o gestor ou analista de rota tem como tomar decisões mais assertivas e pensar em alternativas para contornar os imprevistos. Gerenciar o volume de informações gerado também não é tarefa fácil. Um sistema capaz de unir todos esses dados e integrá-los a uma mesma plataforma é aposta certa para quem precisa da visão geral do negócio. Em uma época em que os gadgets, aplicativos móveis e novidades tecnológicas surgem com uma velocidade assustadora, estar atualizado sobre soluções para o seu negócio (seja ele qual for) é indispensável para garantir seu lugar no mercado. Lembre-se: a tecnologia ajuda, mas sozinha, não faz nada. Além Créditos: Shutterstock de um aparato tecnológico é importante uma equipe focada e comprometida com os resultados. Equipe motivada é sucesso na certa. 4
3. Cinco passos para usar a tecnologia a seu favor Se você ainda não está convencido de que a tecnologia é capaz de gerar uma redução de custos, ajudaremos você a entender melhor o processo com cinco exemplos de soluções voltadas à gestão de distribuição. Abaixo, falaremos sobre as funcionalidades de softwares e que benefícios eles são capazes de trazer ao dia a dia da sua empresa. - Integre a gestão empresarial: Não há dúvidas de que integração entre funcionários, sistemas e informações gera o melhor resultado para a empresa. Para isso, é importante implantar um software de gestão empresarial, comumente chamado de ERP (em inglês Enterprise Resource Planning). Esse tipo de ferramenta não é igual para todas as empresas porque se adequa com perfil e necessidades de gestão de cada uma. Invista em uma solução adaptada às dores da sua empresa e que se alinhe aos objetivos e metas da organização como um todo. Um ERP é capaz de centralizar informações e armazenar dados na mesma plataforma. Isso significa ter acesso a informações como saída de mercadoria, pedidos, nota fiscal, controle de estoque e distribuição, validade dos produtos, vendas, estoque, RH e financeiro no mesmo software. Além de facilitar o acesso aos dados, soluções desse tipo evitam retrabalho, atestam mais exatidão aos números e permitem uma análise completa das operações. Como os dados são todos enviados para o ERP, é possível cruzar informações facilmente e obter análises decisivas para o bom andamento do negócio. 5
Empresas costumam se dividir em setores para facilitar a gestão, embora algumas vezes isso acabe atrapalhando, pois cria a famosa competitividade entre as áreas. Equipes não engajadas e que não se comunicam de forma eficiente são propensas a cometerem mais erros por desinformação. Se tudo estiver centralizado em um mesmo sistema, a consulta às informações é facilitada, gerando automaticamente melhoria nos resultados. Créditos: Shutterstock que sua empresa está disposta a fazer. Uma dica é consultar empresas que já utilizam o sistema, questionar os prós e os contras, analisar o investimento a ser efetuado e, principalmente, avaliar o retorno do investimento - Otimize suas rotas: Qual a melhor rota a ser efetuada pelo motorista? Qual é o cliente para quem devo entregar primeiro? Qual devo deixar por último? Qual a quantidade de entregas que posso acomodar no veículo para que a equipe cumpra a jornada líquida adequada? Um roteirizador é um software capaz de definir rotas e otimizar a sequência de entregas e auxiliar em todas estas respostas. Com essa otimização da logística, os custos são reduzidos e a competitividade é ampliada. O programa consegue calcular distâncias, gastos estimados com combustível e até gastos com pedágios. Fornecendo informações básicas ao programa, ele consegue planejar e reduzir despesas com rotas rodoviárias. Na ferramenta, você cadastra cada veículo com o tipo de combustível e a média de consumo por quilômetro. 6
Com esses dados, o roteirizador calcula o valor aproximado que será gasto em combustível com base na rota traçada. Ele também pode apontar a rota mais rápida (dando preferência às rodovias principais) ou a rota mais curta (independentemente do tipo de pavimentação ou velocidade da rodovia). Pode ainda levar em consideração o horário de recebimento estipulado pelo cliente para definir qual a sequência de entrega mais adequada. Com um roteirizador, o gestor consegue analisar rapidamente e com precisão o aproveitamento ideal dos recursos no processo de distribuição. - Monitore as entregas em tempo real: Monitorar entregas em tempo real permite que a central tome decisões táticas e estratégicas no menor tempo possível quando algo não sai como previsto. Se o motorista puder informar os motivos de uma parada, como defeito no veículo, acidente, almoço ou abastecimento, o gestor pode reavaliar uma rota e informar o cliente sobre possíveis atrasos e o porquê da demora. Há softwares que permitem que a central seja informada constantemente do que está acontecendo com sua equipe na operação de entrega, mesmo que o motorista não comunique a situação. Nele, há um dashboard com gráficos das entregas, status, pontualidade, motivos das devoluções, entre outros fatores. Um resultado bem comum nas empresas que adotaram um sistema do tipo é a redução no número de devoluções. O motivo? Com conhecimento da situação em tempo real, o coordenador tem suporte para reverter as devoluções de mercadoria, já que pode checar rapidamente informações da entrega e repassá-las com segurança ao motorista. Essas tomadas de decisão rápidas são fundamentais para que um mal entendido com o cliente, ou mesmo um erro de logística, possam ser consertados sem a devolução dos produtos. 7
Atacadistas sabem que uma devolução se torna um problema ainda maior quando é de mercadoria perecível. Quando um varejista recusa uma entrega, o prejuízo pode ser gigante. Isso acontece porque, quando uma dessas entregas volta até a central de distribuição, os prazos de validade já estão contando, embora o consumidor final não tenha acesso a esses produtos nas prateleiras da loja. Resultado: a chance de venda diminui, se não acabar, já que a validade pode atingir o prazo mesmo antes de a nova entrega acontecer. Créditos: Banco de Imagens HBSIS - Saiba onde a frota está: Saber exatamente onde sua frota está já é uma possibilidade. O georreferenciamento do veículo é feito por meio de um rastreador. Graças ao sistema, as informações da rota deixam de ficar apenas com o motorista. Quando esses dados são enviados automaticamente à central, as rotas podem ser otimizadas, o que reduz os custos de operação. Essa ferramenta evita desvios de cargas, entregas em pontos errados e permite verificar se estão sendo feitas nos locais adequados. Em tempo real, o gestor consegue ver a rota percorrida pelo caminhão versus a rota traçada originalmente para ele. Se houve algum desvio, a central pode contatar a equipe de entrega imediatamente, pedindo informações do motivo. Esses dados ajudam a central a identificar se está havendo desvio de carga, por exemplo, já que aponta com precisão o local de entrega determinado e a localização do veículo quando o motorista indica entrega efetuada. A localização da frota também ajuda na negociação com um cliente quando ocorre um atraso na entrega. 8
Imprevistos comuns na estrada, como congestionamento provocado por acidentes ou mesmo obras na pista, são capazes de atrasar operações e podem abalar a credibilidade do fornecedor se ele não souber o que está acontecendo. Quando o gestor de operações está ciente do ocorrido, ele pode estimar um novo prazo de entrega para o seu cliente. Sem a geolocalização e com escassez de informações, uma desconfiança é imediatamente gerada. O cliente pode se sentir enganado, o que afeta a credibilidade de tal forma que a empresa não consegue mais reestabelecê-la. - Faça relatórios analíticos: Relatórios analíticos são capazes de detectar problemas recorrentes e falhas no processo logístico. Nessa etapa de avaliação, um sistema que integre informações é essencial. Há soluções que mostram ao gestor o relatório do que era previsto versus o que foi realizado. Desde a sequência de rotas até o prazo para as entregas: o gestor pode comparar várias Créditos: Banco de Imagens HBSIS etapas do processo de entrega e analisar como é possível otimizá-las. É como se um software fornecesse um feedback das operações. Com os dados em mãos, alterações que melhorem as operações de entrega podem ser colocadas em prática com mais certeza de bons resultados. Relatórios são importantes também para checar o andamento da equipe de entregas. Se o atraso das operações está sendo recorrente, pode ser a hora de parar e conversar diretamente com os funcionários para saber exatamente o que está acontecendo e o que pode ser feito para melhorar. Isso é possível porque alguns programas mostram o tempo estimado e o tempo realizado, dando subsídio para o gestor comparar os resultados. 9
4. Resultados do uso de tecnologia por 2 atacadistas brasileiros O setor de tecnologia para gestão está se desenvolvendo rapidamente. Algumas empresas do setor atacadista entenderam que soluções tecnológicas são ótimos caminhos para otimizar operações de entrega. Abaixo, separamos duas empresas com problemas em comum: o volume alto de devoluções de mercadoria. Ambas apostaram em tecnologias que permitiram o conhecimento das operações em tempo real. Confira: A Codical, empresa de atacado distribuidor de produtos alimentícios, perfumaria, limpeza e calçados, com sede em Santo Antônio de Jesus (BA), tinha prejuízos diários devido ao número alto de devoluções. Com uma frota de 60 veículos, a Codical apostou Créditos: Banco de Imagens HBSIS numa solução tecnológica para reverter esse problema. Com um sistema que permite visibilidade em tempo real das entregas, a empresa reduziu o prejuízo com devoluções em aproximadamente R$ 40 mil ao mês. Isso foi possível porque a central passou a receber informações sobre as dificuldades encontradas pela equipe de operações em tempo real. A Centro Sul, empresa do setor atacadista distribuidor, localizada em Salvador (BA), também sofria prejuízos com o alto número de devoluções. Com investimento em tecnologia, conseguiu economizar cerca de R$ 45 mil por mês em devoluções Créditos: Banco de Imagens HBSIS revertidas. Com a redução de tempo na tomada de decisão e retorno imediato das informações da operação, a Centro Sul otimizou as operações de entrega de sua frota composta por 45 veículos. 10
5. Conclusão Se você chegou até aqui, certamente já entendeu por que é preciso investir em tecnologia no setor atacadista distribuidor. Estar atento a novidades do mercado ajuda a saber quais delas se alinham com os objetivos da sua empresa. Neste material educativo, mostramos cinco maneiras de utilizar a tecnologia a seu favor. Entre elas, a importância de integrar a gestão empresarial com softwares de ERP, como otimizar as rotas e que benefícios monitorar entregas em tempo real traz para sua empresa. Também abordamos problemas enfrentados nas operações de entrega: as devoluções. Demos algumas dicas de como relatórios analíticos são importantes subsídios para que um gestor possa aprimorar as operações. Por fim, mostramos a história de duas empresas do setor atacadista distribuidor que conseguiram reverter devoluções graças à ajuda da tecnologia e diminuir os prejuízos relacionados a isso. Fica evidente que para uma boa gestão nos dias de hoje, é preciso investir em tecnologia. Uma gestão eficiente certamente será o vetor de uma redução de custos no futuro. Se você ficou com dúvidas sobre o assunto ou tem interesse em saber mais sobre tecnologia para gerenciamento de entregas, entre em contato com a HBSIS. Obrigado pela leitura e até a próxima! 11
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