E-BOOK GESTÃO FINANCEIRA PARA EMPREENDEDORES. Excellence Software (19) Campinas-SP

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1 E-BOOK GESTÃO FINANCEIRA PARA EMPREENDEDORES Excellence Software (19) Campinas-SP

2 ÍNDICE Introdução Planejamento Financeiro Gestão do Fluxo de Caixa Gestão por Centros de Custo Otimizando o seu tempo

3 APRESENTAÇÃO Olá! Bem vindo ao e-book digital da Excellence Software. Este e-book tem como objetivo oferecer dicas sobre gestão financeira especialmente para os empreendedores. Aproveite o conteúdo! A Excellence Software é uma empresa de atuação em Campinas-SP e região e tem como missão implantar soluções inovadoras em gestão empresarial, reduzindo custos e aumentando a eficiência operacional das empresas. Equipe Excellence Software

4 INTRODUÇÃO 1 2 No primeiro capitulo falaremos sobre Planejamento Financeiro e suas implicações na gestão empresarial. No segundo capitulo mostraremos como a gestão financeira fica mais eficiente através do uso da ferramenta Fluxo de Caixa. 3 No terceiro, vamos falar sobre a gestão financeira por centros de custos, e como esta técnica pode ajudar a ampliar a visão sobre as finanças da empresa. 4 No último, vamos dar dicas de otimização do tempo e da conseqüente aumento da produtividade empresarial na hora de gerir suas finanças.

5 Planejamento Financeiro Insira seus dados. Em uma economia como a nossa, um planejamento financeiro mostra-se uma ferramenta fundamental para a boa gerência e para o crescimento dos negócios. Crie e Analise Cenários Estabeleça planos e metas Diminua os custos de forma inteligente Antecipe recebimentos Negocie alongamento de prazos com fornecedores Gerencie tudo de perto

6 CRIE E ANALISE CENÁRIOS Todo empreendedor possui uma alta dose de otimismo, portanto, tome cuidado e não distancie-se muito dos cenários realistas e pessimistas na hora de pensar a gestão e as receitas de sua empresa. Portanto, utilize pelo menos 3 cenários para a sua empresa: Um cenário pessimista, onde as vendas estarão pelo menos 50% abaixo do esperado (do realista) Neste cenário garanta que os gastos da empresa sejam somente os operacionais e inevitáveis Um cenário realista, onde as vendas estarão entre -20% e até 20% acima do esperado Neste cenário conseguiremos manter o foco no que importa e já teremos condições de pensar no crescimento empresarial Um cenário otimista Este é o cenário que queremos! Nunca deixe e persegui-lo!

7 CRIE E ANALISE CENÁRIOS Para montar os cenários, utilize estruturas de plano de contas como no exemplo abaixo:

8 ESTABELEÇA PLANOS E METAS Agora que os cenários já foram definidos, devemos definir o plano de metas para alcançar o resultado desejado. A definição da meta pode parecer algo simples, mas não é. Poderíamos simplesmente definir que a meta é o cenário realista ou otimista, mas os resultados nem sempre são uniformes e as metas também devem seguir esta premissa. Sendo assim, neste momento é importante pensar em tudo que influencia e gera sazonalidade nas vendas de sua empresa. Pense tanto no cenário macroeconômico quando no microeconômico, analise seu histórico de vendas, os concorrentes, a demanda atual do mercado, enfim, busque por toda e qualquer informação útil para entender a demanda atual e então defina a quantidade de vendas ideal para cada mês do ano. Evidentemente, como aqui buscamos bater metas, inclua uma pitada de desafio para sua equipe de vendas de forma que, se a meta for batida, ela possa ser, na verdade, superada com louvor!

9 PLANEJAR É FAZER ESCOLHAS Isto também é muito importante! Saiba que planejar é igual a fazer escolhas. Após definir os cenários e as metas, sente com sua equipe e defina as ações que serão escolhidas como essenciais para alcançar os resultados. Lembre-se sempre de focar nas metas e no que realmente importa para o batimento dessas metas. É muito comum pensarmos em maravilhosas ações estruturantes, mas que não geram resultados imediatos e consomem o capital de giro...

10 PLANEJAR É FAZER ESCOLHAS Isto que dizer, em outras palavras, que em um primeiro momento o importante é planejar e escolher ações que lhe darão resultados efetivos e imediatos, e geralmente estas são as ações de curto prazo. Não estamos dizendo aqui que o planejamento de médio e longo prazo é descartável. De forma alguma! O que estamos dizendo é que em um cenário onde a empresa ainda não tem capital de giro necessário para cumprir todos os planos, você deve ir direto ao ponto e escolher as ações que lhe darão resultados imediatos. Estes resultados de curto prazo é que lhe permitirão evoluir e executar o plano de médio e longo prazo.

11 GERENCIE OS CUSTOS Um bom planejamento financeiro deve ter sempre na pauta a gestão eficiente dos custos. Para gerir melhor os custos e aumentar o caixa disponível para investimentos que realmente tragam resultados: 1) Procure seus fornecedores e negocie alongamento de prazos de pagamento. Caso não consiga, busque alternativas. 2) Outra dica importante é utilizar os serviços bancários para antecipação de recebíveis. Os bancos praticam melhores taxas para esta modalidade de empréstimo. 3) E por fim, não esqueça de diminuir ou até mesmo evitar os custos fixos. Assim você não compromete altos montantes financeiros que poderiam ser utilizados para realizar projetos de curto prazo que lhe darão mais retornos.

12 GERENCIE TUDO DE PERTO A famosa frase o olho do dono é que engorda o gado é apropriada para o tema gestão financeira empresarial. Tenha certeza que está utilizando uma ferramenta não só capaz de lhe dar maior agilidade nas operações, mas também, que lhe permita ter a certeza e a confiança de que tudo está sob controle. Softwares como o Finance V10, um dos mais premiados pela midia especializada, permitem que o gestor tenha visão ampliada das finanças de sua empresa, e assim, tomar medidas assertivas sempre que necessário. Enfim, se você realmente se interessa pelo seu negócio, fique de olho no que de fato está acontecendo com as finanças de sua empresa.

13 Fluxo de Caixa Insira seus dados. Fique de olho no fluxo de caixa de sua empresa. É comum encontrar empresas lucrativas mas com problemas de fluxo de caixa.

14 O FLUXO DE CAIXA Considerando o planejamento de uma empresa, o fluxo de caixa é uma ferramenta fundamental. Com ele, o empresário controla o fluxo de entrada e saída de dinheiro. E o engraçado é que é comum encontrar empresas lucrativas, mas com problemas de fluxo de caixa. Com esta ferramenta, é possível identificar isto, e se precaver. Com esta ferramenta, é possível fazer analises históricas ou análises projetadas, de futuro. Assim, o empresário poderá entender, se em algum dia do mês seguinte por exemplo, a empresa terá problemas para honrar algum compromisso financeiro.

15 FLUXO DE CAIXA E desta forma, ele tem a chance de tomar decisões antecipadas para evitar o problema de caixa, como por exemplo, aumentar a força de vendas, antecipar algum projeto ou antecipar receitas. Há várias outras possibilidades para aumento da receita. O importante aqui é saber antecipadamente quando você precisará tomar esta medida, e é neste momento que o Fluxo de Caixa ajuda muito! Um ponto também importante é que com a visão do fluxo de caixa, o empresário descobre exatamente quanto ele precisa ter em caixa para honrar os compromissos, e quanto ele tem de sobra para fazer investimentos, e assim, obter outro tipo de receita, a receita financeira.

16 FLUXO DE CAIXA O fluxo de caixa é uma ferramenta muito importante, e muito simples de ser implementada. Existem muitos softwares de gestão financeira que possuem esta ferramenta. Nosso software Finance, por exemplo, um dos mais premiados do mercado pela imprensa especializada, fornece este recurso através de uma interface muito simples e intuitiva. Confira nosso PODCAST sobre Fluxo de Caixa. om/watch?v=ypywjs KFLyY

17 Centros de Custo Insira seus dados. Fique de olho! É boa prática de gestão gerir as finanças da empresa devidamente organizadas por centros de custo e centros de resultado.

18 CENTROS DE CUSTO Os Centros de Custo, também chamados de Centros de Resultados, são subdivisões da empresa, negócio ou projetos, em que alocamos tanto despesas, quanto receitas, para obter e avaliar os resultados. Ao classificarmos cada transação com o centro de custo, podemos avaliar se um determinado centro de custo é lucrativo ou deficitário e se adiciona ou deduz ao resultado total da empresa. Os centros de custos podem ser utilizados para realizar análises de projetos, obras, linhas de produtos/serviços, sendo que o somatório dos valores alocados aos centros de custos deverá representar o resultado total da empresa.

19 CENTROS DE CUSTO - EXEMPLO 1 Imagine uma empresa, construtora, que possua 10 obras em execução. Em todas elas, teremos gastos com água, luz, telefone, funcionários, materiais de construção e outros, que são considerados tipos do plano de contas. E teremos uma receita para cada uma das obras, referente ao contrato previamente negociado. Para esse caso, estabeleceremos o critério de criarmos um centro de custo para cada obra da empresa e classificaremos os lançamentos, por tipo e por centro de custo, este último correspondente a cada obra. Poderemos, posteriormente, filtrar e analisar todas as receitas e despesas que ocorreram em cada uma das obras, bem como os resultados gerais da empresa.

20 CENTROS DE CUSTO EXEMPLO 2 Outro exemplo de utilização de Centros de Custos seria: uma empresa que opera por projetos, em que são alocados receitas e despesas e é necessário um acompanhamento individualizado. Cada projeto então será um centro de custo e, ao realizar um lançamento, deve-se informar para qual projeto o lançamento será alocado, além, é claro, da classificação por tipos do plano de contas.

21 CENTROS DE CUSTO Enfim, os centros de custos podem ser criados de acordo com a necessidade, seguindo o critério estabelecido pela empresa. Vale lembrar que o recurso de criação e utilização de centros de custos é opcional, devendo, portanto, ser utilizado caso se aplique à sua empresa. E então, sua gestão financeira é realizada por Centros de Custos?

22 Insira seus dados. Otimizando o seu tempo Valorize o que realmente importa! Ganhe tempo (e dinheiro) evitando as planilhas e o retrabalho Utilize um software para gestão financeira cuja mensalidade caiba no seu bolso Evite softwares que demandam altos custos com treinamentos: instale e use na hora! Conte com uma empresa que possui 23 anos no mercado de software para gestão financeira.

23 VALORIZE O QUE REALMENTE IMPORTA Valorize o seu tempo! Ganhe tempo (e dinheiro) evitando as planilhas e o retrabalho. Tenha certeza que está utilizando um software que vai lhe permitir eliminar o retrabalho hoje gerado pelas planilhas eletrônicas e por outros softwares não integrados. Verifique se o software escolhido possui funcionalidades para aumento de produtividade, como por exemplo, telas que permitem replicar as despesas mensais recorrentes com poucos cliques. E muito importante: Certifique-se de que este software possui integração com os bancos para conciliação automática de conta corrente e geração de boletos/cobrança.

24 REDUZA CUSTOS Nunca é demais dizer que você deve reduzir seus custos! Nunca é demais dizer isto! Reduza seus custos também com software. Utilize um software para gestão cuja mensalidade caiba no seu bolso. Evite softwares que demandam muito treinamento: instale e use na hora!

25 CONFIANÇA Não busque apenas pelo Software, busque parceiros que possam contribuir com a sua empresa. Portanto: Tenha certeza que este software pode acompanhar o crescimento de sua empresa sem aumentar exageradamente os custos Conte com uma empresa como a nossa parceira Paiva Piovesan, que possui 23 anos no mercado de software para gestão financeira e mais de 40 mil cópias vendidas e instaladas.

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27 EXCELLENCE NAS REDES SOCIAIS CONTATO (19)

28 A Excellence Software tem a missão de implantar soluções inovadoras em softwares de gestão empresarial que permitam ganhos de produtividade aos clientes. Para cumprir esta missão, firmamos parceria com a Empresa mineira, de atuação nacional, Paiva Piovesan Softwares ( Nossas soluções são compostas de softwares de primeira linha e serviços com valor agregado para a sua empresa. Vinte e três (23) anos desenvolvendo softwares inovadores e premiados e mais de 40 mil cópias vendidas para todo o Brasil conferem à nossa parceira Paiva Piovesan alta credibilidade no mercado. O ERP Company é o sistema de gestão empresarial (ERP) da Paiva Piovesan implantado pela Excellence Software que permite a administração integrada dos negócios da empresa, otimizando processos e evitando retrabalho.