Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria 1ª Versão 1
Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria PROCESSO GESTÃO DE VIAGENS 1ª Versão 2
ÍNDICE 1 - INTRODUÇÃO 2 - VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES 3 - DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO 4 - FLUXOGRAMA DO PROCESSO 4.1 - ATIVIDADES CRÍTICAS DO PROCESSO 4.2 RECOMENDAÇÕES GERAIS 5 - SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO 6 - EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL 1ª Versão 3
1 INTRODUÇÃO O processo de Gestão de Viagens tem como função realizar a gestão e controle na emissão de passagens, reservas de hospedagem e pagamento de auxílios viagem para os empregados e terceirizados do Sistema Indústria. Este processo tem início na atividade receber solicitação de passagens, hospedagem e auxílio viagem e término na atividade encaminhar planilha consolidada para Gestão da Folha de Pagamento. Os indicadores propostos para sua medição são: gastos de viagens por colaboradores, saving de viagens, valor total gasto com viagem, percentual de pedidos recebidos fora do prazo, percentual de prestação de contas de viagens entregues. As saídas deste processo têm como destinos: os processos de Contas a Pagar e Contas a Receber, Gestão Contábil e Gestão da Folha de Pagamento e os solicitantes / terceiros. 1ª Versão 4
2 VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES Auxílios viagens Solicitantes / Terceiros Prestação de Contas Planilha consolidada com informações e valores das diárias de viagem Gestão da Folha de Pagamento Solicitação de passagens, hospedagem e auxílios viagens Documentos de reservas de passagens e hospedagem Gestão de Viagens Documentos Fiscais de despesas de viagens Classificação / escrituração fiscal e contábil Solicitação de Auxílios viagens Contas a Pagar Arquivos de retorno e processamento de pagamento Demissão Pendências na prestação de contas de viagens Passagens, Hospedagens Prestação de Contas Ressarcimento Gestão Contábil Contas a Receber Documentos liquidados Arquivos de processamento de pagamentos (CNAB) Agências de viagens / Companhias aéreas Pagamento de despesas de viagens 1ª Versão / Hotéis 5
3 DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO ORIGEM ENTRADA FUNÇÃO: Realizar a gestão e controle na emissão de passagens, reservas de hospedagem e pagamento de auxílios viagem para os empregados e terceirizados do Sistema Indústria PADRÕES, NORMAS, POLÍTICAS, DIRETRIZES, LEIS Política de Gestão de Viagens SAÍDA Documentos de reserva de Passagens Documentos de reserva de Hospedagem DESTINO Solicitante / Terceiros Solicitantes Agência de Viagens / Companhias áreas / Hotéis Solicitação de passagens, hospedagem e auxílio viagem Informações para emissão de passagens Informações/reservas sobre passagens e hospedagem INÍCIO Receber solicitação de passagens, hospedagem e auxílio viagem Gestão de Viagens FIM Encaminhar planilha consolidada para Gestão da Folha de pagamento Documentos Fiscais de despesas de viagens Reembolso Ressarcimento Prestação de Contas Classificação / Escrituração Fiscal e Contábil Gestão Contábil ÁREA RESPONSÁVEL Administrativo de Viagens Planilha consolidada com informações e valores de diárias Gestão da Folha de Pagamento 1ª Versão 6
4 FLUXOGRAMA DO PROCESSO Para melhor visualização do fluxograma, recomenda-se baixar esta página clicando no ícone abaixo. 1ª Versão 7
4 FLUXOGRAMA DO PROCESSO (CONTINUAÇÃO) Para melhor visualização do fluxograma, recomenda-se baixar esta página clicando no ícone abaixo. 1ª Versão 8
4.1 ATIVIDADES CRÍTICAS ATIVIDADE CRÍTICA 1 ANALISAR PRESTAÇÃO DE CONTAS DE VIAGENS Durante a análise da prestação de contas os seguintes itens devem ser verificados: Apresentação do bilhete da passagem utilizado ou outro documento que comprove o deslocamento e o período de viagem. Apresentação de notas fiscais que comprovem os consumos. Apresentação de bilhetes e/ou recibos que comprovem os deslocamentos feitos com táxi. Observações: Prestações de contas pendentes impossibilitaram novas solicitações de viagens. Despesas extras como frigobar, telefonemas, lavanderias e outros consumos não são de responsabilidade do Sistema Indústria. Despesas extraordinárias só poderão ser reembolsadas quando justificadas pelo titular da unidade e aprovadas por quem autorizou a viagem, mediante apresentação dos respectivos comprovantes. 1ª Versão 9
4.2 RECOMENDAÇÕES GERAIS Princípios gerais: Antes do planejamento da viagem deve ser estudada a possibilidade de utilização da infraestrutura de TI e telecomunicações (videoconferência, webconference, audioconferência), evitando os deslocamentos quando for verificada a possibilidade de utilização destes recursos. Recomenda-se que as compras das passagens aéreas e terrestres nacionais e internacionais sejam feitas através de agências de viagens licitadas. O solicitante deve prestar todas as informações necessárias para emissão dos bilhetes e hospedagem. As solicitações devem ser autorizadas conforme alçadas de aprovação. Ao receber as confirmações a respeito da viagem, o empregado deve conferir se as mesmas estão de acordo com o autorizado em tempo hábil para eventuais ajustes. 1ª Versão 10
5 SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO FUNÇÃO DO PROCESSO: Realizar a gestão e controle na emissão de passagens, reservas de hospedagem e pagamento de auxílios viagem para os empregados e terceirizados do Sistema Indústria COMO VAMOS MEDIR SE O PROCESSO EXECUTA SUA FUNÇÃO? INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE 1 Gastos de viagens por colaboradores (total gastos com viagens em R$ / Quantidade de colaboradores que viajaram) Custo R$ Menor, Melhor Mensal 2 Saving de viagens ( Valor das Tarifas Cheias) - ( Valor Gasto)/ ( Valor Tarifas Cheias) Qualidade % Maior, Melhor Mensal 1ª Versão 11
5 SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO (CONTINUAÇÃO) INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE 3 Valor total gasto com viagem Total de gastos com passagens e hospedagens (nacionais e internacionais) Custo R$ Menor, Melhor Mensal 4 Percentual de pedidos recebidos fora do prazo (Número de pedidos recebidos fora do prazo/ Número total de viagem recebidos no mês) X 100 Prazo % Menor, Melhor Mensal 5 Percentual de prestação de contas de viagens entregues (Número de prestação de contas de viagens entregues / Número de viagens realizadas) X 100 Qualidade % Maior, Melhor Mensal 1ª Versão 12
6 EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL Maurício Vasconcelos de Carvalho - Gerente Executivo da ADINF Helton Flávio de Camargos - Gerente de Apoio Administrativo e Patrimônio E-mail: helton.camargos@cni.org.br Telefone: (61)3317-9003 Em caso de dúvidas e sugestões: Jucélia Ferreira Rocha Analista Administrativo E-mail: jrocha@cni.org.br Telefone: (61)3317-9316 1ª Versão 13