Número : IA-PCI-011/01 Assunto : INSTRUÇÃO ADMINISTRATIVA. PASSAGENS AÉREAS Folha : 1 de 7

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1 PASSAGENS AÉREAS Folha : 1 de 7 Elaborado por: Daniel Ribeiro / Sérgio Miranda / Vinicius Santos Revisado por : Natureza da Modificação: Aprovado : Leandro L. Trindade Data emissão: 21/07/2014 Data Revisão: 1. OBJETIVO Estabelecer diretrizes complementares à Norma para Solicitação, Autorização, Concessão e Prestação de Contas de Diárias e Passagens Áreas através do SCDP de 02/04/2014, junto a Divisão de Transportes da UNIFEI. 2. CAMPO DE APLICAÇÃO Este procedimento aplica-se a toda comunidade da UNIFEI. 3. RESPONSABILIDADES É responsabilidade da Divisão de Transporte (DIT) a gestão dos procedimentos de requisição de passagens aéreas no campus da UNIFEI. É responsabilidade do Fiscal do Contrato de passagens aéreas, a atividade de requisição de passagens aéreas e demais providências, conforme Portaria n.º 505/ PROCEDIMENTO Início Solicitar Passagens aéreas Viagem Nacional? Solicitar com 15 dias de antecedência Solicitar com 25 dias de antecedência Preencher Formulário de Solicitação de Emissão de passagens Encaminhar memorando p/ autenticação pelo gestor responsável Translado em carro da UNIFEI? Executar programação e compra de passagens Está dentro do prazo? Verificar justificativa e autorização p/ compra fora do prazo. Programar e reservar carro e motorista p/ translado até aeroporto (IA-008) Está dentro do prazo? Encerra processo

2 PASSAGENS AÉREAS Folha : 2 de 7 5. DESCRIÇÃO DA INSTRUÇÃO Solicitar passagens; Verificar a data da viagem; Preencher o Formulário de Solicitação de Emissão de Passagem Aérea Anexo 01; Colar formulário no corpo do memorando eletrônico SIPAC (facilitar visualização); Encaminhar memorando eletrônico para autenticação/aprovação ao chefe do instituto/divisão (IA-001); Encaminhar memorando eletrônico a DIT solicitando a reserva de passagens (IA-001); Informar no memorando eletrônico a necessidade de reserva de veículo e motorista (IA-008). Realizar a programação e compra das passagens junto às companhias de viagens; NOTA: Em atendimento a portaria n.º 505 do Ministério do Planejamento, as solicitações de passagens aéreas pelo Fiscal do Contrato (Agente Administrativo SCDP) junto as empresas de viagens deve ocorrer com no mínimo de 10 dias de antecedência. Para tal torna-se necessário o planejamento e conciliação prévia do veículo/motorista/passagem, assim, para que haja a viabilização do referido planejamento torna-se relevante a observação pelo requisitante dos prazos abaixo: - Passagens aéreas nacionais: 15 dias de antecedência; - Passagens aéreas internacionais: 25 dias de antecedência; 6. DISPOSIÇÕES GERAIS 6.1. Passagens aéreas nacionais: Requisição com no mínimo de 15 (quinze) dias de antecedência; O desembarque deverá anteceder no mínimo 03 (três) horas antes do início da missão. Caso não seja possível, o embarque poderá ser realizado no dia anterior ao início da missão Passagens aéreas internacionais: Requisição com no mínimo de 25 (vinte e cinco) dias de antecedência; pode ser utilizadas verbas da União. Anexar a solicitação de passagens a publicação do Diário Oficial da União onde consta autorização para afastamento para missão ao exterior Aeroportos: Os aeroportos rotineiramente utilizados serão: - Aeroporto Internacional de Guarulhos; - Aeroporto Internacional de Viracopos; - Aeroporto Internacional de Confis Memorando N.º 400/2013 (Anexo 03) Visando propiciar maiores condições de comodidade e segurança aos passageiros e motoristas e em atendimento ao disposto no Memorando eletrônico n.º 400/ Reitoria. Solicita que as viagens de docente e técnico-administrativos sejam priorizadas para o período diurno. Saídas na madruga e viagens noturnas devem ser evitadas, mesmo que isso gere uma diária a mais, pois trazem risco aos motoristas e passageiros. Quando solicitadas nestes horários, devem ser questionadas. Os horários de embarque e desembarque ficam restritos aos períodos: Campus Itajubá: - Aeroporto Internacional de Guarulhos: 10h00 as 16h00; - Aeroporto Internacional de Viracopos: 11h00 as 16h00; Campus Itabira: - Aeroporto Internacional de Confins: 10h00 as 16h00; As passagens que não se enquadrarem nos horários supracitados serão analisadas e verificado outros horários disponíveis de vôos, desde que não comprometam os procedimentos de solicitação de passagens, reserva de veículos e jornada dos motoristas. (IA-008 / IA-009 / IA-0011) Centro de custos e empenhos Caso seja necessária a criação de centro de custo ou reforços de empenhos já existentes, o mesmo deverá ser solicitado por memorando eletrônico à Divisão de Transporte/PCI.

3 PASSAGENS AÉREAS Folha : 3 de Solicitações fora dos prazos: Os casos excepcionais e as solicitações fora dos prazos e suas justificativas serão analisadas individualmente e poderão não ser indeferidas. 7. REGISTROS Memorando eletrônico; Formulário de Solicitação de Emissão de Passagem Aérea; 8. ANEXOS Anexo 01 - Formulário de Solicitação de Emissão de Passagem Aérea. Anexo 02 - Portaria n.º 505/2009. Anexo 03 - Memorando eletrônico n.º Anexo 04 - Norma para Solicitação, Autorização, Concessão e Prestação de Contas de Diárias e Passagens - SCDP - 02/04/2014.

4 PASSAGENS AÉREAS Folha : 4 de 7 Anexo 01 - Formulário de Solicitação de Emissão de Passagem Aérea.

5 PASSAGENS AÉREAS Folha : 5 de 7 Anexo 02 - Portaria n.º 505/2009.

6 PASSAGENS AÉREAS Folha : 6 de 7 Anexo 03 - Memorando eletrônico n.º

7 PASSAGENS AÉREAS Folha : 7 de 7 Anexo 04 - Norma para Solicitação, Autorização, Concessão e Prestação de Contas de Diárias e Passagens - SCDP - 02/04/2014