Treinamento Controller

Treinamento Controller

Sumário Controller...4 Novas Funcionalidades...4 Componentes...4 Arquitetura do Controller...5 Requisitos mínimos para instalação...5 Pacotes de Instalação...6 Formas de Instalação...6 Cenários de Instalação...7 1º Cenário:...7 2º Cenário:...7 3º Cenário:...8 4º Cenário:...9 Instalando o Controller...10 Aplicativo Bilhetador...16 Cadastrando um PABX...17 Registro dos Produtos...20 Configurando o Bilhetador...24 Dados do Bilhetador...28 Aplicativo Controller... 30 Cadastros...33 PABX...33 Empresa...37 Tarifação...49 Feriados....49 Tarifas...50 Números Especiais....70 Simulador...71 Prefixos...72 2

Taxas....78 Relatórios....81 Relatórios....81 Gerando um Relatório...88 Opções após a geração de um Relatório...90 Gráficos...92 Ferramentas...95 Atualização...95 Atualização....95 Backup...99 Backup...100 Restaurar...101 Histórico...101 Ligações Registradas...103 Janelas...105 Ajuda... 106 3

Controller O Controller é um aplicativo de controle de custo de chamadas telefônicas desenvolvido para ambiente Windows com acesso multiusuário, suporte a múltiplos PABXs e de uso na linha Impacta. Possui alguns aspectos que assemelham-se ao tarifador Rêmora, também da Intelbras, porém destaca-se que se trata de uma nova aplicação, com mais opções de relatórios e gráficos, assim como o cadastro de tarifas de operadoras Voip. Novas Funcionalidades - Compatibilidade com a linha Impacta; - Possibilidade de coleta das informações de bilhetagem de vários PABX simultaneamente; - Verificação do registro para cada PABX cadastrado após conexão com o ICTI; - Banco de Dados para armazenamento de todas as informações de bilhetagem das chamadas internas e externas dos múltiplos PABX; - Acesso ao Banco de Dados para busca de informações de forma local ou remota; - Envio por email e exportação do arquivo de relatórios em vários formatos; - Listagem das chamadas externas e internas; Componentes - Sistema Gerenciador de Banco de Dados (SGBD) - é um sistema composto de um ou mais programas que controla e fornece acesso às informações que são armazenadas no Banco de Dados. O Controller utiliza como SGBD o Firebird que deverá estar instalado e configurado para que ele possa operar. Na instalação completa (padrão), o instalador providencia a instalação do Firebird, realiza sua configuração e instala os demais aplicativos. Entretanto, o SGBD e o Banco de Dados podem ser instalados em um outro computador, separadamente dos aplicativos Controller e Bilhetador. - Banco de Dados (BD) - conjunto de informações organizadas em uma determinada estrutura e agrupadas para uma finalidade. O acesso as informações contidas no BD é realizado através de um SGBD. No Controller, o BD está organizado em um único arquivo com extensão FDB, que deve ser instalado no mesmo computador em que o SGBD for instalado. - Bilhetador - é um programa que realiza a comunicação com o PABX, recolhendo as informações sobre as chamadas telefônicas. O Bilhetador realiza o cálculo do valor da chamada e armazena as informações no BD. Devido a sua finalidade, este programa é executado de forma independente do Controller, podendo ser instalado em um outro computador que não possua o Controller instalado. 4

- Controller - permite aos usuários cadastrados o acesso às informações coletadas pelo bilhetador, organizando-as em diversos tipos de relatórios e gráficos. Para tal, fornece funções para o cadastramento das informações sobre tarifação (o que inclui prefixos, tarifas, números especiais, etc) importantes para o cálculo do valor das chamadas, bem como o cadastro das demais informações necessárias ao funcionamento do programa. Além disso, possui funções de apoio como backup e atualização dos programas e informações. Arquitetura do Controller Requisitos mínimos para instalação Antes de iniciar o processo de instalação, verifique se o computador escolhido possui ao menos a seguinte configuração: - CPU Pentium (ou outro processador compatível) ou superior; - 512 Mb de memória RAM; - 1 GB de espaço disponível em seu disco rígido; - Unidade de CD-ROM; - Para conexão ao PABX, o computador deverá ter a interface de comunicação ICTI instalada ou conectar-se via rede a um computador que a possua; - Impressora instalada para impressão de gráficos e relatórios. Mesmo que não disponha de impressora, instale um driver de qualquer impressora (necessário para visualizar relatórios na tela do computador); - Versão de PABX 2.0 ou superior. 5

Atenção: Para que o programa seja executado, é necessário registrá-lo, o que poderá ser feito acessando a função de registro no IctiManager. Pacotes de Instalação Para melhor atender as necessidades dos clientes, o Controller é oferecido em três versões (pacotes): - Basic: versão básica do Controller. Permite o monitoramento de 1 (um) PABX, até 7 (sete) acessos simultâneos ao Banco de Dados e emissão de alguns tipos de relatórios. - Professional: permite o monitoramento de 1 (um) PABX, possibilita até 22 (vinte e dois) acessos simultâneos ao Banco de Dados e emite vários tipos de relatórios e gráficos. - Corporate: versão corporativa do Controller. Possibilita o monitoramento, através de um único bilhetador, de n-pabx. Permite grande quantidade de acessos ao Banco de Dados (depende das características da máquina que terá o SGBD) e, da mesma forma que a versão Professional, emite vários tipos de relatórios e gráficos. Formas de Instalação Ao realizar a instalação, é oferecido ao usuário algumas alternativas, das quais é permitida a escolha do que se deseja instalar. São elas: - Instalação Completa: instala o SGBD, o BD, o Controller e o Bilhetador. Esta opção é a padrão para a maioria dos usuários. Pode ser utilizada quando deseja-se instalar somente o SGBD e o BD em um computador que será utilizado como Servidor de Banco de Dados, separando-os dos aplicativos (Controller e Bilhetador). Neste caso, desmarcam-se as opções Aplicação do Controller e Aplicação de Coletora de Bilhetes (Bilhetador). - Instalação em Estação: instala o Controller e/ou o Bilhetador. Indicada para a instalação do Controller aos usuários de computadores da rede. Somente um bilhetador deve ser instalado por Sistema. - Instalação Somente do Banco de Dados: caso a máquina que se deseja instalar o BD já possua um SGBD, marca-se esta opção. Neste caso será instalado somente o BD. OBS.: é necessário ter na máquina um SGBD Firebird. Atenção: a instalação do Banco de Dados, através das opções "Completa" ou "Apenas do Banco de Dados" sobre uma instalação já existente, destruirá todas as informações anteriores. 6

1º Cenário: Cenários de Instalação A seguir visualizam-se alguns cenários de instalação do Controller. Neste cenário, o tipo de instalação selecionada no Computador 3 foi a Instalação Completa, onde tem-se todos os Componentes do Sistema. Nos Computadores 1 e 2, o tipo de instalação selecionada foi a Instalação em Estação, sendo somente marcada a opção Aplicativo Controller. Estes computadores (1 e 2) buscam as informações como relatórios e gráficos no Banco de Dados instalado no Computador 3. 2º Cenário: 7

Já no 2º cenário, o tipo de instalação selecionada no Servidor foi a Instalação Completa, sendo desmarcada a opção Aplicativo Controller. Nos Computadores 1, 2 e 3 foi realizada a Instalação em Estação, sendo somente marcada a opção Aplicativo Controller. Neste caso, todos os dados ficam armazenados no Servidor e os Computadores têm acesso ao Banco de Dados de forma local ou remota para buscar as informações como relatórios e gráficos. 3º Cenário: Acima observa-se um cenário onde cada localidade, através do Bilhetador, envia as informações de bilhetagem para o Servidor. Para realizar consultas, os Computadores que possuem o Controller instalado, acessam o Banco de Dados localizado no Servidor. 8

4º Cenário: O 4º Cenário é uma alternativa ao 3º Cenário, porém utilizando a versão Corporate, onde para o sistema inteiro tem-se somente um Bilhetador que realiza a comunicação com todos os outros PABX por meio do ICTI localizado em cada localidade. Os Computadores que desejam consultar suas chamadas, o fazem acessando ao Banco de Dados localizado no servidor. Neste cenário não existe limitação de acessos ao Banco de Dados por parte do Controller. No 3º Cenário, caso a versão instalada não seja a Corporate, ocorrerá uma limitação de acessos conforme visto nas características de cada versão do pacote de instalação. Para cada um dos PABX é necessário a aquisição de uma licença do Software Controller. No exemplo acima, embora tenha-se um único Bilhetador, é necessário a aquisição de 3 (três) pacotes Controller, um para cada PABX, sendo um deles a versão Corporate. Poderia-se ter também uma mistura dos pacotes de instalação. No cenário acima, por exemplo, se um dos pacotes for da versão Basic e os outros da versão Corporate, poderia-se ter somente 7 (sete) acessos simultâneos ao Banco de Dados por parte dos Computadores que buscam informações do PABX onde a versão Basic está instalada. Já se as informações são referentes aos outros 2 (dois) PABX, não haverá limitação de acesso. Relembrando, todas as versões de Controller possibilitam o acesso remoto e a instalação do Banco de Dados em um servidor. A diferença principal está na quantidade de acessos simultâneos ao Banco de Dados e a quantidade de opções de relatórios e gráficos. 9

Instalando o Controller Para instalar o Controller insira o CD de instalação na unidade e aguarde o assistente de instalação ser executado. Caso a instalação não inicie automaticamente, execute o aplicativo setup.exe que está no CD de instalação. A seguir é possível acompanhar os passos para a instalação do Controller. Acima vemos a tela inicial da instalação. Clique em Avançar para continuar com o processo de instalação ou clique em Cancelar para sair da instalação. Ao clicar em avançar, a seguinte informação é apresentada: 10

Clique na opção Eu aceito os termos do Contrato. O ícone Avançar é habilitado. Ao clicar nele, a tela abaixo é apresentada: Clique em Sim (Yes) para prosseguir com a instalação. É permitido escolher o diretório de instalação do Controller. Clique em Procurar ou digite o endereço da pasta em que o programa será instalado e após clique em Avançar (recomenda-se não alterar este campo). Nesta tela serão definidos quais componentes do Controller serão instalados. Observe a seguir as telas de cada tipo de instalação com a indicação de quais componentes serão instalados. 11

CLIQUE AQUI PARA ABRIR AS OPÇÕES - Instalação Completa: instala todos os componentes do sistema. 12

- Instalação em Estação: instala somente os componentes marcados (pode-se escolher entre os dois o que se deseja instalar). - Instalação apenas do Banco de Dados: instala somente o Banco de Dados (neste caso, é necessário ter no computador SGBD Firebird instalado).. 13

Após a escolha do tipo de instalação, clique em Avançar. Caso já exista uma base de dados instalada, devido a existência de uma instalação anterior do Controller, a seguinte mensagem será exibida: Observação: toda base de dados antiga será perdida e não será possível sua recuperação se você clicar em Sim (Yes). Caso seja uma nova instalação, a seguinte tela será exibida: - Neste caso, o tipo de instalação escolhida foi a Completa. Confira os dados, clique em Instalar e na sequência em Concluir. 14

- Na área de trabalho serão criados os ícones do Controller e do Bilhetador. No menu Iniciar, em Programas, será inserida uma pasta chamada Intelbras, contendo os atalhos para o Controller e o Bilhetador. 15

Aplicativo Bilhetador Quando executamos o Bilhetador pela primeira vez, uma mensagem de alarme é exibida no canto direito da tela, informando que é necessário cadastrar um PABX. Depois de um tempo ela some, ficando somente na barra de inicialização rápida o ícone do Bilhetador. Clicando com o botão direito do mouse, uma tela será aberta com as opções Encerrar, Apresentar e, caso exista algum alarme não visualizado, a opção Alertas. Clicando em Apresentar ou dando um duplo clique no ícone do Bilhetador, a tela de comunicação com o PABX é aberta juntamente com a tela de solicitação da senha. Tanto para entrar na tela de configuração do bilhetador quanto para encerrá-lo, é necessário senha. Por padrão, a senha é admin, porém ela pode ser alterada no Controller, em Cadastros, Empresa, Usuários. Após digitar a senha, a tela de configuração do PABX é aberta. 16

Cadastrando um PABX É nesta tela que serão informados os dados referente a cada PABX. Como o sistema pode gerenciar mais de um (versão Corporate), é necessário registrar informações que permitam sua identificação e localização perante o sistema de tarifação. Na caixa Identificação configura-se além da localidade e da operadora local (itens indispensáveis para uma correta tarifação), a descrição do PABX. Na caixa Conexão, configura-se o endereço do computador que está instalado o ICTI. O campo Computador em que está instalado o ICTI aceita tanto endereço IP quanto nome de domínio. No campo Serviço de Programação é possível configurar a porta de comunicação que será utilizada com o ICTI. No campo Serviço de Bilhetagem é possível configurar além da porta, a senha de acesso aos bilhetes do PABX. Importante: a alteração da senha se faz necessária para evitar que outro Bilhetador acesse os bilhetes do PABX. Se a senha não for alterada, ao tentar salvar as configurações, uma mensagem de erro será exibida. 17

Após pressionar OK, a tela para configuração da senha é aberta. Caso já exista uma senha programada, devido a uma instalação anterior do Controller, será necessário digitar a senha de bilhetagem atual. Caso o instalador não saiba a senha, será necessário regravar o Firmware do PABX através do Gravador Impacta, escolhendo a opção Limpa e Grava. Ao executar o programa Bilhetador, a comunicação ocorrerá automaticamente com o PABX. Na aba Bilhetagem configuram-se quais tipos de chamadas desejamos bilhetar. Além das chamadas, é possível definir se será gerado arquivo para integração com outros softwares, o formato deste arquivo e se o PABX será bloqueado ao encher o buffer de bilhetes. 18

Inseridos todos os dados, é só teclar em OK e aguardar o Bilhetador estabelecer a conexão com o ICTI. Caso não conecte, verifique se o ICTI está rodando, se o cabo de comunicação está OK e se o Firewal do Windows que está rodando o ICTI está com as portas 61080 e 61082 liberadas. Verifique também se o software foi registrado. Caso não tenha sido, faça-o utilizando o ICTI Maneger. Ao conectar com o PABX, se as configurações de bilhetagem programadas nele estiverem diferentes daquelas configuradas no programa, o usuário será solicitado a confirmar a reconfiguração da bilhetagem. No momento que ocorre a conexão do Bilhetador com o ICTI, as informações de ramal e tronco do PABX são copiadas para ele. Se nos ramais existir cadastrado nome de usuário, eles também serão copiados. 19

Registro de Produtos Após instalar o Bilhetador, é necessário efetuar o registro para que o programa possa se conectar ao PABX. O registro é feito por meio do ICTI Manager, na opção Registro de Produtos. Ao clicar, ocorre a conexão com o PABX e a leitura do Id do mesmo. Caso o Id não apareça, ajuste o calendário (data e hora) do PABX e o reinicie. O ID é um número único existente em cada PABX e é utilizado para efetuar o registro dos produtos. Caso seja necessário trocar o PABX, os produtos não irão funcionar até que seja feito novamente o registro, porém de forma manual, através do suporte técnico da Intelbras. 20

Feita a leitura do Id, é só preencher os campos e clicar em Inserir. Importante: não são permitidos acentos e caracteres especiais ( ;, *, #, etc ) nos campos. A tela com a solicitação da chave será apresentada. Preencha o campo Chave do Produto com os dados da chave que se encontra no encarte do CD. Importante: o campo chave do produto e a chave de confirmação fazem diferenciação entre caracteres maiúsculos e minúsculos. 21

O registro pode ser realizado de 2 (duas) formas: - Automático: inserida a chave, clique em Confirmar e após em Registrar na caixa Registro de Produtos do Icti Manager. Neste instante, o ICTI se comunica com o servidor de registro localizado na Intelbras e valida ou não as informações. - Manual: marcando o campo Registro Off-line, você poderá proceder de duas formas para obter a chave de confirmação: - através do endereço http://registrosw.intelbras.com.br/abrirregistroproduto.do - através do telefone (48) 2106-0006 De posse da chave de confirmação, preencha os campos e clique em Confirmar e após em Registrar na caixa Registro dos Produtos do Icti Manager. 22

Caso todas as informações estejam corretas, após registrar o software o status deve estar como Registrado. Note que no campo Lista dos Produtos Registrados aparecem os dados como Chave, Status, Produto e Chave de Confirmação (quando o registro é manual) do Produto que se está tentando registrar. Após registrar o produto, a seguinte mensagem aparece: Caso a chave ou a senha informada estejam erradas, a seguinte mensagem será visualizada: Caso exista alguma diferença entre os dados cadastrados, como Id do PABX (caso o PABX tenha sido trocado) por exemplo, uma mensagem será exibida solicitando a revalidação das licenças. 23

Configurando o Bilhetador Após aberta a comunicação com o PABX, por meio do Bilhetador, é apresentado a seguinte tela: Nela são visualizadas todas as chamadas registradas pelo bilhetador desde o momento que ele é aberto. Caso seja fechado, quando reaberto serão visualizadas apenas as novas chamadas registradas. A perda de bilhetes não ocorre pelo fato de fechar o bilhetador, pois eles ficam armazenados no Banco de Dados. Obs.: As opções das abas Arquivo e Configuração, quando clicadas, solicitam os dados de usuário e senha para que possam ser acessadas. Para encerrar o programa, na aba Arquivo existe a opção Encerrar. Ao clicar nesta opção, a tela com a requisição de usuário e senha é apresentada. Entre com estes dados e clique em Ok para confirmar o encerramento. 24

Na aba Configuração existem as seguintes opções: - Alertas: configuração da forma de apresentação dos alertas do bilhetador. - Ativação: por padrão o Bilhetador é configurado para ser executado como aplicação ao iniciar o sistema operacional, porém existe a opção de ser executado como serviço. Neste caso, a máquina não necessita estar logada para que ele inicialize. Além de poder ser inicializado como serviço ou como aplicação, pode-se definir se o programa será executado automaticamente ao iniciar o sistema operacional. 25

- PABX: permite cadastrar um PABX para que o programa possa acessá-lo e buscar os bilhetes registrados. - Base de dados: é nesta opção que alteramos o caminho de acesso ao Banco de Dados, caso o programa Bilhetador não esteja instalado na mesma máquina que ele. Neste campo pode ser inserido tanto o nome do computador quanto o endereço IP do mesmo. Caso o caminho de acesso esteja errado ou não esteja acessível, a seguinte mensagem será mostrada. Na aba Janelas configuramos a forma de visualização das janelas de bilhetagem dos vários PABXs (somente versão Corporate). Na aba Ajuda, além dela temos também a opção Sobre, a qual nos informa a versão do Bilhetador. 26

Seguem as telas da opção Ajuda e da opção Sobre............. 27

Dados do Bilhetador Esta é a tela que nos mostra os bilhetes enviados pelo PABX para o aplicativo Bilhetador. Nela temos as seguintes informações: - Tp: tipo de chamada, podendo ser: I - interna R - recebida O - originada - Ramal: ramal que originou ou recebeu a chamada - OP: operadora telefônica utilizada na discagem ou associada ao juntor - Telefone: número do telefone digitado (originada) ou de quem chamou (recebida) - Juntor: número do juntor utilizado na chamada originada ou recebida - Início: data e hora de início da chamada - Duração: duração da chamada, em horas, minutos e segundos - Espera: tempo que a chamada ficou esperando para ser atendida - Fim: forma como a chamada foi encerrada, podendo ser: ATD - atendida NAT - não atendida NCP - não completada 28

OCP - ocupada - Contato: nome cadastrado no Controller em Pessoas e que está associado ao número originado ou recebido - Conta: código de conta utilizado para realizar a chamada - Outros: informações referente ao encaminhamento das chamadas externas, como o ramal ao qual a chamada foi transferida ou o ramal que transferiu a mesma. Exemplo: >201 - chamada transferida para o ramal 201 201> - chamada transferida pelo ramal 201 - Classe: tipo de chamada, podendo ser: DDI - internacional DDD - interurbano DDDC - conurbada CCN - celular nacional CCE - celular estadual CCR - celular regional ESP - números especiais (cadastrados no Controller) LOC - local ACB - a cobrar NIDT - não identificada - Valor: valor calculado para a chamada - Destino: localidade de destino ou origem da chamada Na tela da bilhetagem, na parte inferior, existem três botões. Suas funções são as seguintes: - Desconectar: permite ao usuário desconectar e reconectar ao PABX. - Limpar: limpa a tela de bilhetes - Auto Scroll: ativa e desativa a propriedade de auto rolagem da tela de bilhetagem. 29

Aplicativo Controller Ao clicar no ícone para acesso ao Controller. será aberta uma tela solicitando os dados de usuário e senha Ao digitar a senha (admin), a tela principal do Controller é aberta. 30

A primeira vez que o Controller é executado é necessário que o Bilhetador esteja ativo. Caso não esteja, a seguinte mensagem será apresentada: Caso o programa não esteja registrado, a seguinte mensagem será apresentada: Caso a opção escolhida foi a do tipo Instalação em estação, é necessário alterar o caminho de acesso a Base de dados. Para isto, vá até o arquivo Controller.ini, localizado na pasta BIN do Controller, e edite-o com o bloco de notas como visualizado no exemplo que segue. 31

Arquivo Original Arquivo Alterado Nos três casos acima, o Controller não é aberto. No caso da Instalação em Estação, somente após alterar o caminho de acesso à Base de dados é que o Controller será aberto. Na tela principal do Controller existem duas abas que são Arquivo e Ajuda. 32

Aba Arquivo Encerrar clicando neste ícone, o programa Controller é encerrado; Cadastros no módulo Cadastros pode-se inserir, excluir ou editar informações referentes ao PABX e a Empresa. Ao acessar um cadastro, a relação dos itens já registrados é apresentada. Ao clicar no ícone Cadastros, uma nova tela é aberta e nela existem os seguintes ícones: Fechar fecha esta janela. PABX possibilita editar as informações referentes a Código de Conta, PABX, Juntores e Ramais. 33

- Código de conta possibilita o cadastro dos códigos de conta necessários para a realização de consultas e emissão de relatórios. Quando o programa Bilhetador se conecta ao PABX, este cadastro é atualizado automaticamente, registrando novos códigos de conta, caso tenham sido criados. - Juntores possibilita o cadastro das informações referente aos juntores, tanto para uso na tarifação como para a retirada de relatórios. É aqui que é definido se o juntor é ou não um subsistema, qual o tipo de linha que está conectada a ele, qual a forma de tarifação, qual a operadora da linha conectada neste juntor e se na hora da discagem o código da operadora é utilizado ou não. 34

Importante: caso seja utilizado subsistema, é obrigatório, para uma tarifação correta, cadastrar o código de acesso à rota do PABX principal. Neste caso, digite no campo Rota o número utilizado para acessar a linha do PABX principal. Por exemplo, se após acessar o juntor da Impacta, tecla-se 891 para acessar uma linha do PABX principal, então no campo Rota digite o número 891 e clique no ícone Ok. Também é necessário, neste caso, cadastrar os ramais do PABX principal, para que estes não sejam confundidos com números externos e acabem sendo tarifados no momento de uma chamada. Também se faz necessário cadastrá-los para que eles possam ser identificados de forma correta na hora da retirada de algum relatório. Clicando em Inserir faixa é possível inserir vários ramais de uma só vez. 35

- Ramais é nesta tela que são cadastrados e associados os ramais aos seus usuários e departamentos pertencentes, facilitando a identificação na hora de uma consulta ou emissão de relatório por ramal. Caso um novo ramal seja criado, este cadastro será atualizado automaticamente quando o Bilhetador se conectar ao PABX. Assim como na tela Juntores, clicando em Inserir faixa é possível inserir vários ramais de uma só vez. Além de poder inserir uma faixa de ramais, também é possível apagar uma faixa. 36

- PABX mesma janela disponibilizada no aplicativo Bilhetador. É nela que configuram-se os dados do PABX que o Controller irá tarifar. Empresa possibilita editar as informações referentes a Apartamentos, Departamentos, Pessoas, Serviços e Usuários. - Apartamentos este item possibilita associar ramais, códigos de conta e pessoas a um número de apartamento ou nome. Quando um relatório por apartamento for emitido, as chamadas telefônicas relacionadas aos itens associados serão consideradas. Ao associar uma pessoa no relatório do apartamento, serão consideradas as chamadas telefônicas originadas ou recebidas que contenham os números dos telefones da pessoa. 37

Acima vê-se a tela principal do item Apartamentos, onde existe apenas os nome e números dos apartamento. Clicando em Novo a seguinte tela será apresentada. Existem três abas, que são Ramal, Código de conta e Pessoa. Clicando em cada uma delas, na coluna da esquerda será mostrado os ítens já existentes (cadastrados) no Controller. Para associar um ou mais destes itens ao apartamento, clique no item e após na seta para efetuar a transferência para o campo Itens selecionados, que está a direita da tela. - Departamentos este cadastro possibilita criar um organograma através da definição dos departamentos da empresa. Dentro de cada departamento pode-se associar outros departamentos, ramais e códgos de contas. Estas informações permitirão a emissão dos relatórios e gráficos por departamentos, além de manter informação sobre a distribuição dos ramais e códigos de conta da empresa. 38

Para cadastrar um departamento clique em Novo e insira os dados. Caso este departamento pertença a outro, defina-o no campo Pertence. Clicando em Ramais/Contas, é aberta a tela na qual faz-se a associação dos ramais e códigos de conta ao departamento. 39

Clicando em Organograma, na tela Departamentos, todos os departamentos cadastrados são visualizados. Segue exemplo. - Pessoas esta é a nova denominação para Agenda. Este item possibilita efetuar o cadastro de todos os contatos desejados, que podem ser tanto pessoas físicas quanto pessoas jurídicas, que farão ou não uso do PABX e/ou do Controller. Estas informações serão utilizadas para identificar os usuários de ramais, códigos de conta e, nas chamadas, identificar pessoas associadas ao número do telefone. 40

Clicando em Novo é possível cadastrar uma pessoa, Física ou Jurídica. Clicando em Grupos, nesta tela, é possível criar novos Grupos. Os grupos tem a função de organizar contatos com características semelhantes, por exemplo Comercial, Técnica, Atendentes, Fornecedores, etc. 41

Clicando em Associar Grupo é possível associar um ou mais grupos ao contato em edição. 42

Na janela Pessoas, se um contato estiver selecionado, seus detalhes podem ser visualizados clicando em Informações. Para importar ou exportar os contatos do item Pessoas, clique no ícone Importar/Exportar. A seguinte tela vai aparecer. Clicando em Exportar, será criado um arquivo em formato texto separado por ponto e vírgula (CSV). O Windows vai abrir uma tela solicitando um nome para ele e o local que deseja-se salvá-lo. 43

Clicando em Importar, o Windows vai abrir uma tela solicitando o caminho para o arquivo que contém os dados a serem importados. Obrigatoriamente este arquivo deverá estar no formato CSV. Veja a seguir. Após a leitura do arquivo, as informações serão apresentadas em uma tela de visualização, na qual poderá ser observado e avaliado o resultado da importação antes da conclusão do procedimento. Para concluir a importação, clique no ícone Importar e depois em Ok. Relembrando, o formato do arquivo obrigatoriamente deverá ser.cvs 44

- Serviços neste item pode-se associar um identificador qualquer (loja, cliente, projeto, campanha, etc) a ramais, pessoas e/ou códigos de conta. Assim, quando for emitido um relatório deste serviço, serão consideradas as chamadas dos itens associados a ele. No caso de uma pessoa estar associada ao serviço, serão consideradas todas as chamadas originadas ou recebidas dos números cadastrados para esta pessoa. Clicando em Novo, a seguinte tela aparece. Preencha o campo Descrição com o nome do serviço e adicione os Ramais, Códigos de conta e Pessoas que estarão associadas ao serviço utilizando as setas. Após selecionar, estes deverão aparecer na janela Itens Selecionados. 45

- Usuários neste item podem ser cadastrados os usuários que terão acesso a algumas ou todas facilidades do Controller. O nível de permissão dos usuários é chamado Perfil e é definido nesta tela, clicando no ícone Perfil e depois em Novo. Em Perfil defina um nome e em Acessos marque as opções que o usuário irá visualizar. Definidas as permissões, é só clicar em Ok e o perfil estará criado. Agora é só cadastrar os usuários. Para isto, na tela Usuários, clique em Novo. Escreva o nome do usuário, defina uma senha e escolher um perfil. 46

Observação: a senha diferencia maiúsculo de minúsculo, pode ter até 8 (oito) caracteres que podem ser letras e números. Caso queira limitar o acesso deste usuário a somente alguns ramais, troncos e/ou código de contas, faça-o clicando em Filtro. Note que por padrão o usuário tem acesso a todos os ramais. Para restringir, deixe no lado direito da tela somente os ramais que ele terá acesso. 47

Ajuda help do item Cadastros. 48

Tarifação - no módulo de tarifação são oferecidas funções para edição de informações relacionadas ao cálculo do valor das chamadas, como tarifas das operadoras, números especiais, taxas administrativas, etc. Vários itens já estão cadastrados, porém ao acessá-los é permitindo a edição ou remoção dos mesmos, inclusive sendo possível inserir de um novo item. Ao clicar no ícone Tarifação, uma nova tela é aberta e nela existem os seguintes ícones: Fechar fecha esta janela. Feriados - o cálculo do valor das chamadas leva em consideração o dia da semana e se a data é um feriado ou não, pois existe variação de tarifas para dias úteis, sábados, domingos ou feriados. Para que o sistema possa verificar se uma determinada data é um feriado, torna-se necessário manter um cadastro destas datas. Já existe no Controller algumas datas pré-configuradas, porém é possível acrescentar outras. Para fazer isto, clique no ícone Novo da tela Feriados. 49

Digite no campo Descrição o nome do feriado, defina a Data do mesmo e depois clique em Ok. Pronto, o novo feriado foi cadastrado. Tarifas a tela de cadastro de tarifas apresenta uma relação das operadoras telefônicas e seus planos tarifários. Algumas operadoras possuem planos básicos e alternativos. Os planos básicos já saem habilitados, enquanto que os planos alternativos podem ser configurados para que passem a ser considerados no cálculo do valor das chamadas. Ao clicar em Tarifas é mostrado as opções Fixo, Móvel e VoIP. Ao clicar em Fixo ou Móvel, a seguinte tela é apresentada. 50

Nela é possível habilitar a utilização de planos e editar os valores dos mesmos. As operadoras disponíveis e seus respectivos planos estão nesta tela, na aba Operadoras. Para habilitar ou desabilitar uma delas, é só respectivamente marcar ou desmarcar o campo Situação. Selecionado a operadora, é só habilitar o plano desejado na aba Planos, no campo Habilitado. Caso queira visualizar, editar ou aplicar percentual sobre o plano tarifário selecionado, clique na aba que possui a opção desejada. - Visualizar clicando na aba Visualizar é aberta uma janela com todos os valores do plano escolhido. 51

- Percentual clicando na aba Percentual, a tela de configuração do percentual do plano selecionado será aberta e será possível configurar acréscimo ou desconto para cada tipo de chamada. Por exemplo, caso queira aplicar 20% de acréscimo sobre as chamadas locais, digite 20 no campo Percentual que está na mesma linha da Vigência Local e no Tipo, marque a opção Acréscimo. - Editar Plano nesta aba é possível inserir, excluir ou alterar qualquer informação do plano selecionado. 52

Para alterar um valor, clique no tipo de chamada localizado no campo Vigência e dê um duplo clique no valor a ser alterado. Após alterar o valor, clique em Ok. Quando um novo relatório for retirado, o valor das chamadas para o tipo e operadora alterados já será baseado no novo valor. Ou seja, se for alterado o valor da chamada local da operadora GVT, como mostrado nas duas telas acima, as chamadas locais utilizando a operadora GVT, a partir da data 20/07/2006, já serão calculadas com base no novo valor. Ao clicar em Nova vigência, um novo conjunto de valores para as tarifas do plano em edição é criado. Os valores desta vigência podem ser copiados da vigência atual ou ela pode ser iniciada zerada, e a data pode ser alterada. Após clicar em Ok, a nova vigência será apresentada na tela do plano. 53

Para criar novas vigências para os outros tipos de chamadas, clique na vigência atual do tipo de chamada desejado e repita a sequência utilizada anteriormente. Caso queira apagar uma vigência, selecione a mesma e clique em Apagar vigência. A seguinte mensagem é apresentada. Caso clique em Sim, não será mais possível recuperá-la. Algumas operadoras podem apresentar tarifas diferenciadas para determinados números de telefone (números mais chamados, provedores de internet, etc). Quando um plano de tarifas oferecer esta possibilidade, clique em Outras informações para adicionar o número do telefone e o tipo. Além do Controller tarifar as chamadas realizadas por operadoras de telefonia fixa e móvel, ele pode tarifar chamadas realizadas por operadoras VoIP. O Controller já possui uma operadora cadastrada, no caso a TAHO, porém é possivel incluir outras, bastando para isto criar o plano. Para criar um plano clique em Operadoras, na tela de Tarifas, VoIP. 54

Ao clicar em Novo, abre-se a tela para definição do nome da Operadora. Entre com os dados e clique em Ok. Como pode ser visto abaixo, a nova operadora foi criada. Agora clique em Planos para começar a editá-los. 55

Para exemplificar será criado um plano chamado Empresarial. Nesta tela configura-se: - o nome do plano; - o tipo: caso a operadora possua mais de um plano para um mesmo Nome, é necessário cadastrá-los e definir qual deles será utilizado. - a vigência: data na qual os valores cadastrados no plano começam a vigorar; - as chamadas que serão tarifadas por este de plano: definição dos tipos das chamadas que serão calculadas quando a operadora em questão for utilizada. Caso um tipo de chamada não selecionada seja efetuada utilizando esta operadora, ela apresentará valor zero ( R$ 0,00 ); - o detalhamento do plano: por se tratar de um plano novo, é necessário cadastrar e adequar várias informações para que o Controller possa efetuar o cálculo das chamadas. As operadoras VoIP não possuem um padrão comum de discagem, tampouco de degrau tarifário, sendo necessário customizar um plano para cada operadora. Esta customização é feita usando as opções que seguem: 56

- Regras de Discagem: para uma correta tarifação, é necessário adequar a forma de discagem da operadora VoIP com o padrão armazenado na base de dados do Controller. Para criar as regras, clique na opção Regras de discagem. Exemplo para uma chamada local: - discagem da operadora VoIP ::: 55 + DDD + Número (55+48+21060006) - padrão Controller ::: 21060006 Exemplo para uma chamada Celular: - discagem da operadora VoIP ::: 55 + DDD + Número (55+48+99990006) - padrão Controller ::: 99990006 57

Exemplo para uma chamada DDD: - discagem da operadora VoIP ::: 55 + DDD + Número (55+48+21060006) - padrão Controller ::: 4821060006 Exemplo para uma chamada DDI: - discagem da operadora VoIP ::: COD. PAÍS + COD.CIDADE + Número (54+11+48620006) ::: Argentina. - padrão Controller ::: 541148620006 Neste caso não é necessário criar regra, pois a forma de discagem coincide com o padrão do Controller. - Regras de Tarifação: para uma correta tarifação é necessário configurar como a operadora cobra cada tipo de chamada por ela realizada, se por minuto cheio ou por frações de minuto. Para configurá-la, clique em Regras de tarifação. 58

Nesta tela é mostrada, para cada tipo de chamada, a forma de tarifação. Ao clicar em Editar, a seguinte tela é aberta: No campo Valor inicial é definido qual o valor para o tipo de chamada em edição, neste caso a Local. Caso seja marcado a opção Valor da tarifa, o valor aplicado a este tipo de chamada será o valor editado após o plano estar pronto na tela de edição de tarifas da operadora. Para editar os valores, vá até a tela que apresenta as operadoras VoIP, selecione a Operadora, o Plano e clique em Editar. Veja abaixo: 59

Caso no campo Valor inicial seja marcada a opção Utilizar este valor, todas as chamadas do tipo que está sendo configurado, neste exemplo as Locais, terão como base de cálculo o valor marcado no campo ao lado. 60

No campo Aplicar o valor da tarifa para os primeiros 30 segundos, é definido o tempo em que uma chamada sendo efetuada terá como cobrança o valor inicial. Por exemplo, se for definido que o valor inicial é R$ 0,29 e o tempo é 60 segundos, uma chamada com duração de até 60 segundos terá como valor a ser pago R$ 0,29. Caso a duração seja inferior ao tempo máximo, o valor cobrado será o mesmo. Caso a duração seja superior a este tempo, a tarifação passa a ser feita com base no valor adicional. No campo valor adicional, é definido como será fracionado o valor da tarifa para cada período de tempo adicional ao tempo definido no valor inicial. Por exemplo, se a operadora VoIP cobra R$ 0,29 o minuto inicial mais frações de 6 segundos, deve-se fracionar o valor em 1/10 e aplicar o valor da tarifa a cada 6 segundos. Neste caso será acrescido ao valor inicial R$ 0,029 a cada 6 segundos de conversação após o primeiro minuto da chamada. Definida a regra de tarifação para este tipo de chamada, no caso a do tipo local, é necessário definir as regras de tarifação para os demais tipos de chamadas (Celular, DDD, etc). - Faixa de horário de tarifação neste item são definidas as faixas de horário de tarifação para cada tipo de chamada e a quais dias da semana ela se aplica. 61

Por exemplo, se para as chamadas do tipo interurbano a operadora aplica tarifas normais nos horários entre 8:00hs e 20:00hs de segunda a sexta, e uma tarifa diferenciada nos demais horários, além de sábados, domingos e feriados, seria necessário alterar a faixa de horários das chamadas do tipo Interurbano. Procederia-se da seguinte forma: Na tabela de horários, clica-se em Editar. A seguinte tela será apresentada: Primeiro deve-se alterar a faixa de horários para os dias úteis. Posteriormente devem ser criadas novas faixas de horários. Para isto, clique em Novo e altere os dados conforme pode ser visualizado abaixo. Este procedimento deve ser feito para os horários das 0:00hs até 7:59hs, das 20:00hs até 23:59hs para os dias úteis e das 0:00hs até 23:59hs para sábados, domingos e feriados. 62

Criado os horários, a tabela final fica da seguinte forma: Caso outros tipos de chamadas também possuam horários diferenciados, é só repetir o procedimento anterior. 63

- Agrupamento de destinos de chamadas por se tratar de um plano novo, faz-se necessário associar os destinos das chamadas (cidades, estados, países, etc) aos tipos das mesmas (local, interurbano, celular, etc). Veja abaixo como fazer isto. Após clicar em Agrupamento de destinos de chamadas e posteriormente em Novo, a tela acima é apresentada. Nela existem os campos Tipo de Tarifação e Participantes do grupo. Tipo de tarifação se refere a qual tipo de chamada (local, interurbano, celular, etc) será associado o participante do grupo. Participante do grupo poderá ser a cidade, DDD, número especial, prefixo, estado ou país que se está chamando. Em Participantes do grupo pode ser gerado um grupo para cada DDD, capital ou país, como também pode ser adicionado individualmente cada participante. Por exemplo, ao marcar a opção Gerar um grupo para cada capital, a seguinte tela é apresentada. 64

Ao clicar em Sim (Yes) a tabela com todas as capitais é gerada e apresentada. Neste caso, quando o destino de uma chamada for uma das cidades que constam na tabela, esta chamada será tarifada com base no valor determinado na tabela de tarifas no campo local. 65

Caso seja marcada a opção Configurar participantes do grupo, a tela com a opção de inclusão de participantes é apresentada. No campo Descrição do grupo digite um nome para diferenciá-lo dos demais, como Grupo 1, local ou qualquer outro. Feita a descrição, é só clicar em Adicionar participantes ao grupo. A seguinte tela é apresentada. 66

No campo Selecionar escolha que tipo de participante será adicionado ao grupo em edição. Ao selecionar a opção Cidade ou Prefixos nacionais, abre-se respectivamente a opção UF ou DDD ao lado da opção selecionada. Para adicionar ou remover um participante, clique nas setas que se encontram no centro da tela. Após inserir todos os participantes de um mesmo tipo, caso queira inserir outros, é só clicar no campo Selecionar e marcar a opção desejada. Uma nova relação de participantes será aberta, possibilitando a escolha destes. Inseridos todos os participantes, clique em Ok. A tela com a opção de inclusão ou exclusão de participantes do grupo será apresentada. Caso queira adicionar mais algum participante, clique em Adicionar. A tela de selação será novamente reaberta. Caso queira remover algum participante, clique em Remover. Após finalizar o primeiro grupo, clique em Ok e dê sequência na formação dos demais grupos. Finalizados todos os grupos, a tela final de criação dos mesmos deverá ficar da seguinte forma (isto para o nosso exemplo de criação de operadora). 67

Vá fechando as janelas até aparecer a seguinte tela: Selecione o plano criado e clique em Editar. 68

Agora é só alterar os valores de cada Tipo de tarifação, dando um duplo clique no valor a ser alterado. Importante: - Ao cadastrar um plano tarifário de uma operadora VoIP, tenha todos os dados possíveis sobre as tarifas e localidades atendidas por ela. - Não esqueça de incluir todas as localidades atendidas pela operadora ao tipo de chamada específico (local, interurbano, celular, etc). - Não esqueça de alterar as tarifas de cada degrau tarifário criado. - Não esqueça de alterar no cadastro de juntores a operadora conectada a ele. - Caso no item Agrupamento de destino de chamadas algum tipo de chamada (local, DDD, etc) tenha ficado sem localidade associada, o plano não aceitará ser editado, apresentando a seguinte mensagem ao clicar em Editar ou Visualizar: 69

Números Especiais nesta janela é possível cadastrar os números telefônicos cujas chamadas tem valor diferenciado, não podendo ser calculadas com base nos valores cadastrados na tabela de tarifas das operadoras. Exemplos de números especiais são auxílio a lista, hora certa, polícia, bombeiros, etc. Para incluir algum número especial clique em Novo. 70

Preencha os campos com o número, valor, descrição do serviço (para fácil identificação), se o número utiliza ou não operadora na hora da discagem e se a forma de tarifação é por minuto ou se é um valor único por chamada. Após finalizar, clique em Ok. Caso queira editar algum número, selecione-o e clique em Editar. Simulador esta tela nos permite saber antecipadamente quanto será pago por uma chamada para qualquer local, em qualquer horário e utilizando qualquer operadora. Para fazer uma consulta clique no tipo de chamada (nacional, internacional ou número) no campo Simular, informe os parâmetros solicitados (dependem do tipo de chamada selecionada) como Número, Cidade, UF, País, entre com a Data, Hora, Duração da chamada, escolha para qual Operadora você deseja calcular esta chamada e, caso queira saber quanto irá custar esta chamada para os vários horários do dia, marque a opção Simular valor e escolha o intervalo. Definidos todos os parâmetros, é só clicar em adicionar e ver o resultado como segue. 71

Os ícones Remover e Remover tudo servem para apagar os resultados apresentados. Prefixos o item Prefixos apresenta todos os prefixos nacionais e internacionais, fixos ou móveis, cadastrados no Controller. Caso queira localizar algum, marque o tipo (Fixo ou Móvel) e clique em Buscar. 72

Acima vê-se as telas da busca de prefixos. Caso no campo Prefixos da tela Prefixos esteja marcada a opção Nacional, a primeira tela será apresentada. Caso esteja marcada a opção Internacional, a segunda tela é apresentada. Para procurar, marque uma das opções (Localidade ou Prefixo). Marcando a opção Localidade, escolha o Estado e digite a localidade desejada. Marcando a opção Prefixo, escolha o DDD e digite o prefixo. Passados os parâmetros de busca, clique em Ok. A seguinte tela é apresentada. No item Prefixos também é possível editar, apagar ou inserir novos prefixos, bastando para isto somente clicar na opção desejada. 73

Clicando em Novo, por exemplo, a seguinte tela é aberta. Digite o nome da localidade, escolha o Estado, o DDD e depois clique em Ok. Criada a localidade, agora deve-se inserir o(s) prefixo(s). Para isto, selecione a localidade criada e clique em Prefixos. Uma nova tela será aberta. Clique em Novo. Digite o prefixo e escolha o degrau dentre as opções disponíveis. 74

Definidos os parâmetros, clique em Ok. A tela com o prefixo é apresentada. Neste caso, foi cadastrado um prefixo do tipo Fixo. Caso queira incluir um prefixo do tipo móvel, este deve ser criado marcando na tela Prefixos a opção Móvel. Ao clicar no ícone Prefixos, a tela com todos os prefixos cadastrados no DDD selecionado é apresentada. Nela é possível editar, apagar ou inserir. 75

Clicando em Novo, a tela para a inclusão do prefixo é aberta. É possível também incluir uma faixa de prefixos. Para isto clique em Faixa e entre com o prefixo inicial e o final. Caso queira alterar o degrau tarifário de uma localidade, selecione-a e clique em Degrau. O degrau tarifário é uma informação associada ao prefixo e utilizada no cálculo do valor da chamada. Ele representa a distância entre o local de origem da chamada e o local do prefixo teclado, definindo qual tarifa será aplicada no cálculo. Após alterar o degrau, é só clicar em Ok. 76

Quando se está visualizando os prefixos dos países, o ícone Grupo de países é apresentado. Selecionando um país e clicando neste ícone, todos os planos das operadoras que atendem o país selecionado são apresentados. Alem dos planos, é mostrado o grupo ao qual o país está associado e a relação de países que fazem parte do grupo. Para visualizar os países pertencentes ao grupo, clique no ícone da coluna Países. 77

Taxas neste item são cadastradas taxas que podem ser adicionadas, no momento da retirada dos relatórios, a ramais, juntores ou códigos de conta. Ao clicar no ícone Taxas, do item Tarifação, a seguinte tela é apresentada. 78

Para cadastrar uma taxa, clique no ícone Novo. A seguinte tela será aberta: Preencha o campo Descrição com um nome ou código que seja de fácil entendimento. No campo Aplicar em, marque para quem será associada a nova taxa (ramais, contas ou juntores). Dependendo do que foi marcado no campo Aplicar em, o campo ao lado pode ter as opções Ramal, Juntor ou Conta. Na tela acima, a opção Ramal é a opção ativa. Associe um ramal para ser aplicada a taxa ou deixe o campo em branco, caso queira associar todos os ramais cadastrados no Controller. No campo Taxa de marque se será aplicado acréscimo ou desconto. No campo Tipo, marque se será acrescido ao relatório um valor único ou um percentual sobre o valor total do relatório. No campo Valor, digite o valor único ou o percentual a ser aplicado ao relatório, dependendo da opção marcada no item Tipo. Para finalizar clique em Ok. Como pode ser visto acima, foi criada a taxa NOVA TAXA que tem valor único de R$ 1,30 e será aplicada a todos os ramais quando for retirado um relatório. 79

Ajuda help do item Tarifação. 80

Relatórios - no módulo Relatórios são disponibilizadas diversas opções para emissão de listagens, resumos e gráficos das chamadas telefônicas registradas. Ao clicar no ícone Relatórios, uma nova tela é aberta e nela existem os seguintes ícones: Fechar fecha esta janela. Relatórios ao clicar no ícone Relatórios, várias opções para a retirada de relatórios são disponibilizadas. As opções disponíveis em Relatórios são as seguintes: Classificadas possibilita a retirada de relatórios dos ramais, ordenando-os de uma das seguintes formas: - Sequência de bilhetagem: organiza as chamada pela ordem em que foram registradas; - Data da ligação: organiza as chamadas pela data em que ocorreram; - Hora da ligação: organiza as chamadas pela hora em que ocorreram; - Duração da ligação: organiza as chamadas pela duração das mesmas, gerando um ranking das chamadas com maior duração; - Número discado: organiza as chamadas pelo número discado; 81

- Classe da ligação: organiza as chamadas por sua classe (local, DDD, etc); - Ocorrências: organiza as chamadas pela quantidade de ocorrências, gerando um ranking das chamadas mais freqüentes. Desempenho - possibilita a retirada de relatórios dos ramais, apresentando a quantidade de chamadas, duração e tempo de ring (espera). Emissão de Contas possibilita a retirada de relatórios com uma relação detalhada (número discado, data, hora, duração, etc) das chamadas em um determinado período, separando-as de acordo com sua classe (DDD, Celular, etc). Pode ser retirado relatório por Ramal, Juntor, Código de conta, Departamento, Operadora e PABX. Gerencial possibilita a retirada de um relatório detalhado (opção Mensal) ou com um resumo (opção Conta) com a quantidade, duração e valor das chamadas, organizando-as por classe (local, DDD, etc). Este relatório pode ser por Ramal, Juntor, Código de Conta, Departamento, Operadora ou PABX (exceto na opção Conta). Listar Ligações possibilita a retirada de relatórios com a relação das chamadas em um determinado período para um dos itens selecionados, que pode ser Ramal, Juntor, Código de Conta, Departamento, Operadora, Agenda (nome ou grupo), Apartamento, Serviço ou PABX. Por Hora possibilita a retirada de relatórios dos ramais indicando a quantidade, o tempo de espera e a duração das chamadas organizadas por hora. Resumo possibilita a retirada de relatórios com um resumo das chamadas para cada classe (local, DDD, etc), organizando-as de acordo com o item selecionado, que pode ser Ramal, Juntor, Código de Conta, Departamento, Operadora ou PABX. Ler relatório de arquivo possibilita ler um relatório salvo anteriormente por meio do Controller. Selecionando um dos itens descritos acima (exceto a opção Ler relatório de arquivo), uma tela semelhante a que segue é visualizada. 82