Instituto de Educação Tecnológica Pós-graduação Gestão de Projetos - Turma nº 149 26/07/2015 Aplicando as lições aprendidas para alavancar os resultados de próximos projetos João Lucas Nunes de Souza Analista de Sistemas joaolucas.nunes2@gmail.com RESUMO O presente artigo busca mostrar como a documentação das lições aprendidas é importante para garantir o sucesso, ou pelo menos a redução de alguns riscos, em projetos futuros. A etapa, muitas vezes ignorada por Gerentes de Projetos, pode ser crucial na obtenção de melhores resultados para as empresas. Palavras-chave: gerenciamento de projetos, lições aprendidas, estudo de caso, base de conhecimento, documentação em projetos. 1 INTRODUÇÃO De todo o conhecimento de uma empresa, boa parte está armazenada na cabeça das pessoas. Apesar da gestão do conhecimento ser reconhecida como um ativo de extrema importância, ainda são poucas as empresas que a utilizam de forma efetiva. Diante desse cenário, a documentação, arquivamento e gestão das lições aprendidas se faz necessária para reter e estimular a transmissão de informações importantes em projetos e organizações. Estima-se que apenas 20% do conhecimento existente dentro de uma organização está registrado. Os outros 80% está armazenado na cabeça de seus colaboradores e não tem registro em nenhum outro lugar. Analisando o conhecimento registrado, somente um quinto dele está armazenado de forma estruturada.
2 Um dos fatores responsáveis por esses números serem tão baixos, é o fato das pessoas não serem treinadas a utilizar os benefícios dessa fonte de informação. Além da falta de interesse das pessoas, as empresas que possuem uma base de conhecimento estruturada não têm a cultura de utilizá-la de forma eficiente. Diante dessa realidade, fica evidente que o investimento em ferramentas relacionadas a gestão do conhecimento, mais precisamente a gestão de lições aprendidas em projetos, são cada vez mais críticos dentro das empresas. Além de reter e disseminar o conhecimento dentro da organização, possibilitando melhoria contínua e aumento na qualidade de projetos, o processo garante maior competitividade às grandes organizações. Este trabalho tem como objetivo mostrar a importância da gestão das lições aprendidas em projetos, demonstrando em um pequeno estudo de caso como elas podem influenciar positivamente os resultados. 2 CONHECIMENTO ORGANIZACIONAL De acordo com McElroy (2003), o grande desafio das organizações é capturar o conhecimento e registrá-lo de forma que contenha informação suficiente para possibilitar a disseminação dos benefícios. É extremamente importante que as empresas não sejam apenas capazes de criar uma base de conhecimento organizacional, mas também disseminá-la e incorporá-la a produtos e serviços oferecidos. 2.1 GESTÃO DO CONHECIMENTO Por ser um tema amplo, é possível encontrar diversas definições para gestão do conhecimento. Este artigo vai se restringir a dois autores que definem gestão do conhecimento como as ações de capturar, criar, refinar, compartilhar, disseminar e usar conhecimento, seja ele tácito ou explícito [Collison, 2001], e a arte de criar valor a partir da alavancagem dos ativos intangíveis de uma organização [Svelby 1997]. Apesar de incluírem o conhecimento tácito e explícito na definição, o que torna as empresas mais competitivas é a capacidade de traduzir o conhecimento difícil de ser articulado em linguagem formal (experiências, crenças, perspectivas e valores), em um conhecimento
3 articulado formalmente (expressões matemáticas, manuais, especificações, procedimentos), permitindo que sejam transmitidos facilmente entre as pessoas. 2.2 LIÇÕES APRENDIDAS Lições aprendidas são conhecimentos adquiridos através de experiências positivas ou negativas, que relatam o que era esperado acontecer, fatos e análises dos desvios ocorridos, suas causas e o que pôde ser aprendido no decorrer do processo (Milestone, 2009). Seu registro é uma forma eficaz de evitar que erros cometidos anteriormente sejam evitados, e acertos obtidos sejam copiados em projetos futuros da organização. De acordo com Eneida Engelvreth (2009), existem cinco pontos que precisam ser levados em consideração para obtermos sucesso na implantação do processo de documentação e gestão de lições aprendidas, que são: 1. Conscientizar os membros da organização. O registro das lições aprendidas não é uma perda de tempo, mas sim ferramentas importantes na obtenção de vantagens. 2. Coleta e registro das experiências. Uma tarefa que pode ser custosa, demandando um grande esforço da equipe. Mas fundamental para a documentação dos itens relevantes. 3. Analisar sucessos e fracassos de cada um dos registros levantados pela equipe. Identificar as ações que contribuíram para o resultado, seja ele positivo ou negativo, e adotar medidas de melhorias quando necessário. 4. Disseminar o conhecimento dentro da empresa de forma organizada, levando em consideração os interesses de cada grupo. 5. Manter os registros atualizados, entendendo que o registro de lições aprendidos é cíclico, buscando sempre a melhoria dos processos. A gestão das lições aprendidas aplicadas dentro do gerenciamento de projetos é uma forma de aplicar o obtido em projetos anteriores, visando garantir que os erros sejam evitados e as melhores práticas absorvidas afim de melhorar o resultado do projeto presente. 3 METODOLOGIA O objetivo deste trabalho é apresentar um pequeno estudo de caso vivenciado pelo autor, em que a aplicação das lições aprendidas em projetos passados foi essencial para obtenção de melhores resultados em um projeto de implementação de melhorias em um sistema.
4 O caso retratado aqui aconteceu de fato, porém os nomes das empresas envolvidas foram alterados afim de garantir a privacidade das informações. 3.1 CONTEXTUALIZAÇÃO A JLN é uma empresa que atua no ramo de construção civil do mercado nacional há 25 anos. Atualmente se posiciona como uma empresa de grande porte, com sede na cidade de Belo Horizonte, com alguns escritórios regionais nas principais capitais do país. Como as atividades exercidas na construção civil são extremamente perigosas (algumas chegam a receber o Grau de Risco 4, maior valor atribuído pelas normas vigentes) a JLN tem como objetivo o Dano 0 em suas operações. Para a empresa, nada é mais importante do que seus empregadores voltarem com segurança para suas casas. Pensando nisso, a empresa investiu em um sistema para controle e gerenciamento dos EPIs Equipamento de Proteção Individual que eram entregues para seus empregados. Utilizando a identificação biométrica, o sistema garantia a entrega do EPI de acordo com as atividades que cada empregado executava dentro dos empreendimentos construídos. 3.2 O PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA Analisando os ganhos que um sistema de gerenciamento de EPIs traria para a empresa, os diretores da JLN decidiram que queria o sistema implantado o mais rápido possível em suas operações. Além de garantir uma melhor gestão da entrega de EPIs, o sistema iria cobrir um gap da empresa no que se refere a registro e armazenamento das Fichas de EPI (NR-6 do Ministério do Trabalho). Dado o curto prazo definido pela alta gerência da empresa, a área de Projetos de Sistemas decidiu que seria melhor buscar uma solução pronta no mercado, um sistema de prateleira que não precisasse ser todo desenvolvido. Algumas soluções foram apresentadas e na fase de contratação, optou-se pelo fornecedor que tinha um menor custo, porém atendia os requisitos especificados pela equipe de projeto e funcionais. Apesar do sistema preencher todos os requisitos, algumas customizações precisavam ser feitas para que ele pudesse representar a realidade da JLN, uma grande empresa do negócio de construção civil. As customizações foram incorporadas ao projeto de
5 implantação, portanto ambas as partes precisavam ser entregues na data definida pela diretoria. Resultado: devido à grande concentração de atividades no projeto, baixa disponibilidade de recursos pelo fornecedor da solução e dificuldade da equipe de projetos acompanhar a implantação do sistema junto com outras atividades de rotina, o sistema foi implantado sem as melhorias que deveriam ser entregues para cumprir o prazo definido. As melhorias foram aplicadas com um atraso de 10% (15 dias), impactando negativamente a meta de aderência ao cronograma definida pela área de Projetos de Sistemas. O projeto foi encerrado e um estudo foi realizado para levantar as principais causas que geraram o atraso no cronograma do projeto. 3.3 SEGUNDO PACOTE DE MELHORIAS DO SISTEMA Passados 6 meses de utilização do sistema foram identificadas algumas oportunidades de melhorias para serem desenvolvidas, como a otimização de rotinas, processos e fluxos de informação dentro da ferramenta. A equipe selecionada para coordenar a implementação dessas melhorias foi a mesma que implantou o sistema no ano anterior. Com base nos resultados do último projeto desenvolvido com o fornecedor, a equipe consultou o relatório de lições aprendidas e elencou algumas ações que deveriam ser tomadas para obterem um índice de aderência ao cronograma melhor. Algumas das ações que forma tomadas: 1. Construção do cronograma junto com o fornecedor. Não adianta definir um prazo para entrega do projeto se o seu fornecedor não garante que poderá cumpri-lo. 2. Realização de reuniões semanais de acompanhamento do projeto. 3. Entrega final dividida em pequenas entregas no decorrer do projeto. Visando facilitar a validação dos itens e reduzir ao máximo o volume de retrabalho, se necessário. 4. Abertura de um canal de comunicação direto entre fornecedor e a equipe funcional para sanar dúvidas e apresentar os protótipos desenvolvidos. Com essas ações simples, porém eficazes, foi possível terminar o projeto com 15 dias de antecedência, recuperando a meta que havia sido comprometida com o resultado do primeiro pacote de melhorias.
6 4 CONCLUSÃO A Gestão das Lições Aprendidas dentro do Gerenciamento de Projetos traz um ganho ligado diretamente ao Gerenciamento de Riscos. As organizações que fazem uso dessa boa prática, permitem o acesso de suas equipes de projetos às experiências anteriores vivenciadas pela empresa e contribuem para melhores resultados em projetos futuros. Construir uma base de conhecimento composta por lições aprendidas em projetos, retrata a imagem de uma empresa que é focada em corrigir os erros cometidos no passado e que dá continuidade de ações que geraram bons resultados, gerando uma rotina frequente de melhoria dos processos organizacionais. A gestão das lições aprendidas permite que os erros ocorridos em projetos anteriores não venham ser repetidos e que as ações que tiveram resultados positivos sejam replicadas, e não recriadas, poupando tempo, esforço e garantindo uma melhor qualidade no desenvolvimento de projetos. REFERÊNCIAS COLLISON, C. & PARCELL, G. Learning to Fly: Practical Lessons from one of the World s Leading Knowledge Companies. Capstone. 2001. ENGELBRETH, E. Lições Aprendidas Valiosas Informações. Disponível em: http://www.youwilldobetter.com/2009/02/licoes-aprendidas-valiosas-informacoes/. Acesso em 26 de julho de 2015. GOUVEIA, F.; MONTALVÃO, J.; BRITO, M. Gerenciamento de Lições Aprendidas, Estudo de Caso de Projeto de Integração Laboratorial. Curitiba, 2010. Disponível em: <http://www.gouveia.eng.br/docs/tcc_fgv_licoes_aprendidas_artigo.pdf>. Acesso em 26 jul. 2015. McElroy, M.W., The New Knowledge Management: Complexity, Learning, and Sustainable Innovation. Butterworth-Heinemann, USA, 2003. Sveiby, K.E. A Nova Riqueza das Organizações: Gerenciando e Avaliando Patrimônios de Conhecimento. Rio de Janeiro, Campus, 1997.