Planejamento Estratégico em Unidades de Informação Profa. Dra. Maria do Rocio F. Teixeira UFRGS/FABICO/DCI Gramado, 2012 XVII SNBU
No atual ambiente social em que as bibliotecas ou serviços de informação se inserem, alguns fatores são fundamentais: inovação, qualidade, agilidade e atenção ao cliente, estão com certeza entre os principais (Belluzzo, 2005)
A gestão de uma biblioteca ou serviço de informação deve estar orientada para o macroambiente com a clara definição dos resultados que se pretende alcançar (Chanlat, 1996).
1 2 3 Importância dos serviços Objetivos do planejamento estratégico Necessidades das unidades de informação
Ações Qualificação Unidades de Informação
Planejamento Estratégico Metodologia gerencial que objetiva proporcionar aos tomadores de decisão uma estrutura que permita o exame do ambiente onde atua a organização (Meyer Jr., 1991).
Abordagem Convencional de PE Separação entre planejamento e execução. Dicotomia lógica: primeiro se planeja depois se executa. Endógeno: as avaliações sobre o contexto e seus atores refletem exclusivamente a visão interna. Baseado em planos a serem seguidos. Focado nos clientes ou nos instituidores. O desempenho é visto como o realizado sobre o previsto. Ocasional: intervalos regulares ou motivados por crises.
Nova Abordagem no PE Integração e participação entre planejamento e implementação. Gestão estratégica: monitoramento, formulação, ação e avaliação estratégica são momentos lógicos e não cronológicos. Exógeno: os processos de planejamento estratégico são voltados para o contexto. Baseado em pensamento estratégico. Visão das partes interessadas. O desempenho é visto como resultado de eficiência, eficácia e efetividade dos processos organizacionais. Contínuo: parte de um processo de gestão estratégica.
Planejamento Estratégico OBJETIVOS RECURSOS OPORTUNIDADES
Questões Centrais do Planejamento Estratégico (1) lidar com a complexidade; (2) trabalhar com a incerteza (3) fazer as escolhas necessárias.
Planejamento Estratégico O alvo do planejamento estratégico é configurar e reconfigurar as atividades da organização e seus produtos e serviços, de forma que eles combinem resultados e perpetuação.
O que é estratégico em IES? mapeamento da evolução provável da demanda de serviços e das tecnologias de ensino-aprendizagem; escolha de segmentos de clientela para atendimento com um diferencial socialmente valorizado;
O que é estratégico em IES? ao redesenho da oferta de produtos e serviços em face dos novos perfis da demanda e ao novo ambiente tecnológico (educação continuada e ensino à distância são conceitos e opções que estão ganhando força);
O que é estratégico em IES? à construção de parcerias nacionais e internacionais; à formulação de esquemas alternativos de financiamento; e à adoção de modelos de gestão mais ágeis e flexíveis.
Muitas organizações educacionais brasileiras... o ambiente externo (o desafio da efetividade com legitimação social); a qualidade, alcance e inovação no portfólio de produtos e serviços (o desafio da eficácia organizacional); o melhor uso possível dos seus recursos (o desafio da eficiência).
QUESTÕES Quem é a Unidade de Informação? Para onde a Unidade de Informação deseja ir? O que a Unidade de Informação quer ser e por quê? O que a Unidade de Informação está fazendo para chegar lá?
Características do PE Enfocar a missão, em concordância com o meio no qual está inserida; Estabelecer decisões e implicações a longo prazo; Necessitar do envolvimento de todos os dirigentes da organização; Ter impacto sobre toda a organização; Preocupar-se com a definição dos fins organizacionais, bem como os meios para atingi-los, com a forma de execução e controle.
Metodologia Mandato Missão Análise do Ambiente Externo Análise do Ambiente Interno Questões Estratégicas Obstáculos Propostas Estratégicas
Mandato Descrição do que a Unidade de Informação / biblioteca deveria fazer em conformidade com as obrigações institucionais estabelecidas nos documentos que a formalizam.
Mandato de uma Biblioteca Pública Coletar, processar e disseminar informações para a comunidade em geral. Além de contribuir para a formação da memória municipal.
Missão Razão da existência de uma organização. Finalidade ou motivo pelo qual foi criada e para o que ela deve servir. Envolve objetivos essenciais do negócio e enfoca o atendimento de demandas externas.
Missão da Natura Criar e comercializar produtos e serviços que contemplem e promovam o bem estar/estar bem.
Missão do CPD/UFRGS "Prover serviços de TI que apoiem a UFRGS a cumprir sua missão de desenvolver o ensino, a pesquisa e a extensão.
Missão em UI - quem somos enquanto organização? o que a UI pode fazer para reconhecer ou antecipar e responder às necessidades dos usuários e/ou da comunidade? qual deve ser a filosofia e quais os valores fundamentais para a UI? o que torna a UI distinta e única? qual é o nosso negócio, nossa vocação, ou nossa razão de ser?
Visão Imagem que a organização tem a respeito de si mesma e do seu futuro. Ato de ver a si mesma no espaço e no tempo.
Visão da Disney Criar um mundo onde todos se sintam crianças.
Visão da Biblioteca Ser referência em qualidade em relação ao acervo e aos serviços prestados ao usuário.
Valores da Biblioteca Ética, respeito e integridade; Compromisso com serviços de qualidade; Responsabilidade socioambiental; Trabalho em equipe; Eficiência e eficácia.
Matriz SWOT STRENGHTS WEAKNESSES OPPORTUNITIES THREATS
Pontos Fortes Pontos Fracos Ameaças Sobrevivência Manutenção Oportuni dades Crescimento Desenvolvimento
Análise do Ambiente Externo Oportunidades: forças externas que favorecem e interagem com a UI. P.ex., a implantação de novos estabelecimentos de ensino na cidade; Ameaças: situações que podem trazer algum prejuízo ou malefício à UI. P.ex., a extinção da organização a qual a Unidade está vinculada.
Análise do Ambiente Interno Pontos fracos: reconhecimento das atividades que são pouco expressivas no desempenho geral da UI. P.ex., serviço de fotocópia inadequado; Pontos fortes: reconhecimento das atividades que a UI melhor realiza. P.ex.: presteza no atendimento.
Questões Estratégicas Exemplo: de que forma a automação adequada do acervo poderá contribuir para aumentar a utilização do serviços de alerta?
Obstáculos Exemplo: inexistência de dados quantitativos e qualitativos que demonstrem o desempenho da Unidade de Informação.
Propostas Estratégicas Exemplo: treinar pessoal com vista a melhor divulgação do acervo no momento do atendimento. Prazo: médio. Responsável: chefe do Serviço de Referência.
Desafios da biblioteca universitária Estrutura: Muitas das atividades atuais das IES, tais como a limpeza, vigilância e alimentação já são executadas por organizações terceirizadas. E, nas bibliotecas, atividades também podem ser terceirizadas, como, aliás, está sendo feito há décadas, por exemplo, com o uso de empresas para executar serviços de encadernação.
Estrutura Algumas IES poderão desaparecer, outras serão fundidas ou adquiridas por concorrentes, à semelhança das áreas comercial e industrial. Só as melhores e mais competitivas vão sobreviver. E o que ocorrerá com suas bibliotecas? Possivelmente, também passarão por fusões.
Tecnologia: Em todas as épocas, bibliotecas sempre foram dependentes da tecnologia da informação. A passagem dos manuscritos ao advento da biblioteca digital, no final dos anos 90, demonstram que, nos últimos 150 anos, as bibliotecas sempre acompanharam e venceram os novos paradigmas tecnológicos.
Ensino à Distância Diferentes programas de ensino à distância farão com que o número de usuários nas bibliotecas das IES consorciadas aumente, pois, certamente, parte da informação demandada será provida pelos serviços tradicionais das bibliotecas.
Bibliotecas Digitais As bibliotecas continuarão com a custódia dos materiais educativos sólidos, com destaque para os livros. Contudo, elas se tornarão também gerenciadoras de linhas de comunicação com outros locais de conhecimento, com a condição de que as bibliotecas físicas controlem a qualidade das bibliotecas virtuais, decidindo quais conhecimentos existentes em outras instituições merecem menção pelos selecionadores e hiperorganizadores da biblioteca local.
Instalações Físicas Problemas derivados da necessidade de instalações e áreas físicas suficientes tanto para armazenar seus acervos quanto para prover serviços a seus usuários. Com a automação, o planejamento do espaço físico: muitos prédios foram concebidos para dar suporte a sistemas que não utilizam muitos equipamentos e, essas instalações foram projetadas para serem utilizadas durante várias décadas sem grandes alterações.
O acervo informacional As bibliotecas universitárias continuarão a incorporar materiais de todas as formas às suas coleções físicas, mas igual importância terá a informação sobre aquilo que não está armazenado localmente. O livro eletrônico já está se tornando uma realidade.
Referência x acervo Os setores de referência e desenvolvimento de coleções estarão intimamente interligados, pois o que irá contar não são os milhões de itens do acervo, mas as opções para acessar a informação demandada. Portanto, o diferencial mudará do tamanho do acervo para o tamanho das verbas disponíveis para o acesso.
Organização do acervo O setor de processamento técnico é desafiado a prover novos meios de descrever o registro e o conteúdo de itens com estruturas informacionais e manipulação bem diferentes daqueles tradicionalmente arrolados pelo controle bibliográfico.
Financiamento De qualquer maneira, independentemente da subordinação administrativa das IES, se pública ou privada, todas elas têm de procurar novas maneiras para controlar os custos e incrementar a produtividade. Na área da biblioteca universitária, várias ações têm sido encetadas para otimizar os recursos financeiros. Uma das modalidades que tem tido crescente sucesso é a ideia de consórcio para desenvolver produtos e serviços informacionais.
Produtos e Serviços Nas últimas décadas, as universidades têm sido solicitadas a contribuir em uma ampla variedade de atividades, desde a saúde até a proteção ambiental, da reconstrução de cidades ao entretenimento do público em geral. Essa gama de atividades certamente tem reflexos na biblioteca universitária, especialmente no acervo e na provisão de produtos e serviços.
O maior desafio No caso da biblioteca universitária, é necessário examinar as enormes possibilidades do futuro e entender que o desafio mais crítico será remover os obstáculos que a impedem de responder às necessidades de uma clientela em mudança, transformar os processos e estruturas administrativas que caducaram e questionar as premissas existentes.
A escolha
REFERÊNCIAS ANSOFF, H. I.; DECLERCK, R. P.; HAYES, R. L. Do Planejamento Estratégico à Administração Estratégica. São Paulo: Atlas, 1990. ANSOFF, H. Igor; McDONNELL, Edward J. Implantando a Administração Estratégica. São Paulo: Atlas, 1993. BARBALHO, Célia R. S.; BERAQUET, Vera S. M. Planejamento Estratégico para Unidades de Informação. São Paulo: Pólis, APB, 1995. CRAIG, James; GRANT, Robert. Gerenciamento Estratégico. São Paulo: Littera Mundi, 1999.
REFERÊNCIAS GIANESI, Irineu G.N.; CORRÊA, Henrique Luiz. Administração Estratégica de Serviços. São Paulo: Atlas, 1994. HARTMANN, Luiz Fernando. Planejamento Estratégico. 8. ed. Lajeado: Grafocem, 2003. TARAPANOFF, Kira. Técnicas para Tomada de Decisão nos Sistemas de Informação. Brasília: Thesaurus, 1995. TIFFANY, Paul. Planejamento Estratégico. Rio de Janeiro: Campus, 1999. (Para Dummies)