esocial Sua Empresa Está Preparada? Sincotecpel- 08/04/2015 Apresentação: César Thompsen Contador, Empresário Contábil, Diretor de Comunicação e Mídia do SINCOTECPEL, Orientador de Cursos de Educação Profissional do SENAC e do SINCOTECPEL, Membro da Comissão de Estudos de Organizações Contábeis do CRCRS.
Legislação Básica: DECRETO-LEI Nº 5.452, DE 1º DE MAIO DE 1943 CONSOLIDAÇÃO DAS LEIS DO TRABALHO DECRETO Nº 99.684, DE 8 DE NOVEMBRO DE 1990 REGULAMENTO DO FUNDO DE GARANTIA DO TEMPO DE SERVIÇO (FGTS) LEI Nº 9.717 DE 27 DE NOVEMBRO DE 1998 REGIME GERAL DE PREVIDÊNCIA SOCIAL DECRETO Nº 3.048, DE 6 DE MAIO DE 1999 REGULAMENTO DA PREVIDÊNCIA SOCIAL DECRETO Nº 6.022, DE 22 DE JANEIRO DE 2007 REGULAMENTA O SPED DECRETO Nº 8.373, DE 11 DE DEZEMBRO DE 2014 INTITUI O esocial RESOLUÇÃO DO COMITÊ GESTOR DO esocialnº 1/2015, DE 20 DE FEVEREIRO DE 2015 REGULAMENTA O esocial
COMITÊ DIRETIVO DO esocial O Comitê Diretivo do esocial é composto pelos Secretários-Executivos dos seguintes órgãos: Ministério da Fazenda; Ministério da Previdência Social; Ministério do Trabalho e Emprego; e Secretaria da Micro e Pequena Empresa da Presidência da República.
COMITÊ GESTOR DO esocial O Comitê Gestor do esocial é formado por representantes dos seguintes órgãos: Ministério do Trabalho e Emprego; Ministério da Previdência Social; Secretaria da Receita Federal do Brasil; Instituto Nacional do Seguro Social- INSS; e Conselho Curador do FGTS, representado pela Caixa Econômica Federal, na qualidade de agente operador do FGTS.
OBJETO DO esocial O esocial é o instrumento de unificação da prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas e tem por finalidade padronizar sua transmissão, validação, armazenamento e distribuição, constituindo ambiente nacional composto por:
Escrituração digital, contendo informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas; Aplicação para preenchimento, geração, transmissão, recepção, validação e distribuição da escrituração; e Repositório nacional, contendo o armazenamento da escrituração.
A prestação das informações ao esocial substituirá, na forma disciplinada pelos órgãos ou entidades partícipes, a obrigação de entrega das mesmas informações em outros formulários e declarações a que estão sujeitos:
O empregador, inclusive o doméstico, a empresa e os que forem a eles equiparados em lei; O segurado especial, inclusive em relação a trabalhadores que lhe prestem serviço; As pessoas jurídicas de direito público da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios; e As demais pessoas jurídicas e físicas que pagarem ou creditarem por si rendimentos sobre os quais tenha incidido retenção do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte - IRRF, ainda que em um único mês do anocalendário.
O esocial estabelece a forma com que passam a ser prestadas as informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício, e de produção rural.
SÃO OBJETIVOS DO esocial: Viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas aos trabalhadores; Simplificar o cumprimento de obrigações; e Aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e fiscais. O esocial substituirá o procedimento de envio das diversas declarações, formulários, termos e documentos relativos a relação de trabalho.
As informações referentes a períodos anteriores à implantação do esocial devem ser enviadas pelos sistemas utilizados à época. Os arquivos complementares anexos ao MOS - Manual de Orientações do esocial Versão 2.0 (MOS - vs 2.0), bem como o próprio manual, estão disponíveis no sítio http://www.esocial.gov.br/.
A substituição das informações que são prestadas aos órgãos integrantes do Comitê Gestor do esocial em outras declarações e formulários pelas informações do esocial, se dará com base na regulamentação de cada órgão, conforme competência legal para exigência dessas obrigações.
O prazo máximo para substituição das declarações e formulários que exigem as mesmas informações do esocial será definido em resolução do Comitê Diretivo do esocial. Cada órgão dará publicidade da substituição de suas obrigações por meio de ato normativo específico da autoridade competente, a ser expedido de acordo com a oportunidade e conveniência administrativa, respeitando o prazo definido pelo Comitê Diretivo.
As informações prestadas na forma estabelecida no MOS - vs 2.0 substituirão as informações constantes da Guia de Informações à Previdência e Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço GFIP, de acordo com a regulamentação específica da Secretaria da Receita Federal do Brasil e do Conselho Curador do FGTS, representado pela Caixa Econômica Federal na qualidade de agente operador do FGTS.
Os órgãos partícipes disciplinarão os procedimentos e os efeitos para que as informações prestadas no esocial componham a base de cálculo para a apuração dos débitos delas decorrentes e a base de dados para fins de cálculo e concessão de benefícios previdenciários e trabalhistas, em atos administrativos específicos das autoridades competentes.
AMBIENTES DO esocial Produção Ambiente destinado para processamento e apuração das informações do empregador que produz todos os efeitos jurídicos. Pré-produção - dados reais Ambiente de testes utilizando dados reais que serão validados, inclusive com os sistemas externos, sem efeitos jurídicos. Pré-produção - dados fictícios Ambiente de teste que não serão validados com os sistemas externos.
EVENTOS DO esocial As informações são prestadas ao esocial por meio dos seguintes grupos de eventos: Eventos Iniciais Eventos de Tabelas Eventos Não Periódicos Eventos Periódicos.
Cada evento possui um leiaute específico. Estes leiautespodemserencontradosnosanexosdomos-vs 2.0. Deve-se utilizar os leiautes vigentes à época da ocorrência dos eventos a serem enviados ao sistema esocial. Os leiautes fazem referências a regras de negócio. Estas podem ser encontradas no documento Tabela de Regras, disponibilizado no anexo do MOS - vs 2.0. Esta tabela apresenta as regras de preenchimento dos eventos devendo ser consultada quando da ocorrência de inconsistências ou rejeições no processamento de eventos pelo esocial.
EVENTOS INICIAIS É o primeiro grupo de eventos a ser transmitido ao Ambiente Nacional do esocial. São eventos que identificam o empregador/contribuinte, contendo dados básicos de sua classificação fiscal e de sua estrutura administrativa. Também pode ser incluído neste grupo o cadastramento inicial dos vínculos dos empregados ativos, mesmo que afastados, no momento da implantação do esocial. O cadastramento inicial dos vínculos somente deve ser enviado após o grupo de eventos de Tabelas.
EVENTOS DE TABELAS Estes eventos complementam os iniciais, são responsáveis por uma série de informações que validam os eventos não periódicos e periódicos, e buscam otimização na geração dos arquivos e no armazenamento das informações no Ambiente Nacional do esocial, por serem utilizadas em mais de um evento do sistema ou por se repetirem em diversas partes do leiaute.
EVENTOS INICIAIS E TABELAS DO EMPREGADOR Para envio dos Eventos Iniciais e Tabelas do Empregador deve-se observar o que segue:
As informações relativas à identificação do empregador, de seus estabelecimentos e obras de construção civil deverão ser enviadas previamente à transmissão de outras informações;
As informações relativas às tabelas do empregador, que representam um conjunto de regras específicas necessárias para validação dos eventos do esocial, como as rubricas da folha de pagamento, informações de processos administrativos e judiciais, lotações, relação de cargos, carreiras, patentes e funções, jornada de trabalho, horário contratual, ambientes de trabalho e outras necessárias para verificação da integridade dos eventos periódicos e não periódicos deverão ser enviadas previamente à transmissão de qualquer evento que requeira essas informações.
EVENTOS NÃO PERIÓDICOS São aqueles que não tem uma data pré-fixada para ocorrer, pois dependem de acontecimentos na relação entre a empresa e o trabalhador que influenciam no reconhecimento de direitos e no cumprimento de deveres trabalhistas, previdenciários e fiscais como, por exemplo, a admissão de um empregado, a alteração de salário, a exposição do trabalhador a agentes nocivos e o desligamento, dentre outros.
PRAZO DE ENVIO Como regra geral, a definição dos prazos de envio dos eventos não periódicos respeita regras que asseguram os direitos dos trabalhadores, caso da admissão e do acidente de trabalho, ou possibilitam recolhimentos de encargos que tenham prazos diferenciados, caso do desligamento. Como estes fatos/eventos passam a ter prazo específico para sua transmissão ao esocial, vinculados a sua efetiva ocorrência, o MOS - vs 2.0 apresenta em cada descrição dos eventos não periódicos seu respectivo prazo de envio.
Os eventos não periódicos sem prazo diferenciado devem ser enviados, quando ocorrerem, antes dos eventos mensais da folha de pagamento, com o objetivo de se evitar inconsistências entre a folha de pagamento eoseventosdetabelaseosnãoperiódicos. O melhor momento para se transmitir os eventos não periódicos e os de tabela é imediatamente após a sua ocorrência. Este procedimento além de impedir possíveis inconsistências, evita tanto o represamento desnecessário de eventos a serem transmitidos quanto o congestionamento de redes pela transmissão de última hora.
REGISTRO DE EVENTOS TRABALHISTAS RET As informações dos eventos não periódicos alimentam a base de dados no Ambiente Nacional do esocial, denominada Registro de Eventos Trabalhistas RET. Todos os arquivos de eventos não periódicos, ao serem transmitidos ao esocial, são submetidos às regras de validação e somente são aceitos se estiverem consistentes com o RET.
Exemplo 1: o evento de desligamento de empregado somente é aceito se, para aquele empregado, tiver sido enviado anteriormente, o evento de admissão. Exemplo 2: um evento de reintegração somente é aceito se o empregado já estiver desligado. ORETtambém é utilizadopara validaçãoda folha de pagamento, composta pelos eventos de remuneração e pagamento dos trabalhadores, que fazem parte dos eventos periódicos.
Além dos empregados, outras categorias de trabalhadores também constituem objeto de informações que alimentarão o RET, são os Trabalhadores Sem Vínculo TSV, que incluem obrigatoriamente os trabalhadores avulsos, os dirigentes sindicais, os estagiários, e algumas categorias de contribuintes individuais, como diretores não empregados e cooperados. Porém todos os contribuintes individuais, mesmos os não abrangidos pelas atividades específicas obrigatórias supracitadas, podem ser incluídos como TSV, de forma opcional.
EVENTOS PERIÓDICOS São aqueles cuja ocorrência tem periodicidade previamente definida, compostos por informações de folha de pagamento, de apuração de outros fatos geradores de contribuições previdenciárias como, por exemplo, os incidentes sobre pagamentos efetuados às pessoas físicas quando da aquisição da sua produção rural, e do imposto sobre a renda retido na fonte sobre pagamentos a pessoa física, feito pelo contribuinte.
PRAZO DE ENVIO Os eventos periódicos devem ser transmitidos até o dia 07 do mês seguinte, antecipando-se o vencimento para o dia útil imediatamente anterior, em caso de não haver expediente bancário.
FOLHA DE PAGAMENTO Constitui obrigação da empresa preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos, conforme art. 225 do Decreto 3.048/1999, que trata do Regulamento da Previdência Social.
A folha de pagamento deve ser elaborada mensalmente, de forma coletiva por estabelecimento da empresa, por obra de construção civil e por tomador de serviços, com a correspondente totalização. A folha de pagamento deve ser informada em dois momentos:
a) as informações da folha de pagamento contendo as remunerações devidas aos empregados, trabalhadores avulsos e contribuintes individuais, bem como os correspondentes totais, base de cálculo e valores devidos de contribuições previdenciárias, contribuições sociais de que trata a Lei Complementar nº 110, de 2001, contribuições sindicais, FGTS e imposto sobre a renda devem ser enviadas até o dia 7 (sete) do mês subsequente ao que se refiram;
b) as informações da folha de pagamento contendo os pagamentos realizados a todos os trabalhadores, deduções e os valores devidos do imposto de renda retidonafontedevemsertransmitidasatéodia7(sete) do mês subsequente ao do pagamento;
RETIFICAÇÕES, ALTERAÇÕES E EXCLUSÕES O procedimento ALTERAÇÃO das informações transmitidas ao esocial ocorre somente nos eventos de Tabelas (S-1005 a S-1080) e no evento S-1000 - Informações do Empregador/Contribuinte, atreladas à respectiva vigência ou período de validade. Também é prevista a alteração por meio de eventos não periódicos específicos. Todos os demais casos de alteração nas informações transmitidas serão tratados pelo esocial como procedimentos de RETIFICAÇÃO, ou mesmo de EXCLUSÃO.
IDENTIFICADORES EMPREGADOR/CONTRIBUINTE A partir da data de entrada em vigor do esocial os empregadores/contribuintes pessoa jurídica são identificados apenas pelo Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica CNPJ, e os empregadores/contribuintes pessoa física, apenas pelo Cadastro de Pessoas Físicas CPF. O identificador chave para as empresas em geral será o CNPJ-Raiz/Base de oito posições, exceto se natureza jurídica de administração pública federal, situação em que o campo deve ser preenchido com o CNPJ completo com 14 posições.
As pessoas físicas que utilizam a matrícula Cadastro Específico do INSS CEI passam a usar o Cadastro de Atividades Econômicas da Pessoa Física CAEPF, que se constitui em um número sequencial vinculado ao CPF. Neste caso, a pessoa física deve providenciar o registro no CAEPF, de acordo com normatização específica da RFB.
Para as obras de construção civil, que possuem responsáveis pessoas físicas ou jurídicas, a matrícula CEI passa a ser substituída pelo Cadastro Nacional de Obras CNO que, obrigatoriamente, é vinculado a um CNPJ ou aumcpf. As matrículas CEI existentes na data de implantação do CNO, relativas às obras de construção civil, passam a compor o cadastro inicial do CNO. Até a implantação do Cadastro Nacional de Obras, deverá ser usado o CEI da obra no lugar do CNO no esocial.
TRABALHADOR Os trabalhadores, por sua vez, têm como identificadores obrigatórios, o CPF e o NIS - Número de Identificação Social. ONISpodeseroNúmerodeInscriçãonaPrevidência Social - NIT, no Programa de Integração Social - PIS, no Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público-PASEP,ounoSistemaÚnicodeSaúde-SUS. O trio de informações CPF x NIS x Data de nascimento deve estar consistente no Cadastro Nacional de Informações Sociais CNIS, e será validado no ato da transmissão.
TRABALHADORES SEM VÍNCULO TSV Incluem obrigatoriamente os trabalhadores avulsos, os dirigentes sindicais, os estagiários, e algumas categorias de contribuintes individuais, como diretores não empregados e cooperados. Porém todos os contribuintes individuais, mesmos os não abrangidos pelas atividades específicas obrigatórias supracitadas, podem ser incluídos como TSV, de forma opcional.
ACESSO AO esocial TRANSMISSÃO VIA CERTIFICAÇÃO DIGITAL- ICP-BRASIL Os eventos que compõem o esocial, em regra geral, devem ser transmitidos mediante autenticação e assinatura digital utilizando-se certificado digital válido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras(ICP-Brasil).
DISPENSADOS DO USO DA CERTIFICAÇÃO DIGITAL ICP-BRASIL Terão as rotinas de autenticação disciplinadas no Manual de Orientação do esocial, não se aplicando a obrigação do uso da certificação ICP-Brasil, o Micro Empreendedor Individual - MEI com empregado, o segurado especial e os obrigados relacionados a seguir que possuam até 7(sete) empregados:
a) Empregadores domésticos; b) Micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional; c) Contribuinte individual equiparado à empresa; e d) Pequeno produtor rural.
TRANSMISSÃO DOS EVENTOS POR PROCURADORES A transmissão e a assinatura digital dos eventos poderão ser feitas por procuradores com poderes outorgados de acordo com modelos adotados pelos órgãos e entidades integrantes do Comitê Gestor do esocial.
FALTA DE TRANSMISSÃO DAS INFORMAÇÕES Aquele que deixar de prestar as informações no prazo fixado ou que a apresentar com incorreções ou omissões ficará sujeito às penalidades previstas na legislação.
GUARDA DE DOCUMENTOS Embora previsto o repositório nacional, contendo o armazenamento da escrituração digital, o período de guarda de documentos continuará a mesma prevista na legislação atual.
FISCALIZAÇÃO E PENALIDADES FISCALIZAÇÃO Tendo em vista a não ocorrência de modificações nas legislações pertinentes ao processo fiscalizador, depreende-se, por conseguinte, que não haverá mudança no processo. Todavia, devemos ficar atentos às modificações legais que poderão ocorrer após a implantação. O que poderá ocorrer é que, como os órgãos fiscalizadores terão acesso a todas as informações via esocial, a ocorrência de fiscalizações físicas deverá diminuir.
PENALIDADES INFRAÇÃO VALOR EM REAIS MÍNIMO MÁXIMO FALTA DE ANOTAÇÃO DA CTPS R$ 402,53 R$ 402,53 FALTA DE REGISTRO DE EMPREGADO R$ 402,53 R$ 402,53 FÉRIAS R$ 170,26 R$ 170,26 DURAÇÃO E CONDIÇÕES ESPECIAIS DO TRABALHO R$ 40,25 R$ 4.025,33 NACIONALIZAÇÃO DO TRABALHO R$ 80,51 R$ 8.050,66 TRABALHO DA MULHER R$ 80,51 R$ 805,07 TRABALHO DO MENOR R$ 402,53 R$ 402,53 TRABALHO RURAL R$ 4,03 R$ 402,53 ANOTAÇÃO INDEVIDA NA CTPS R$ 402,53 R$ 402,53 CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABALHO R$ 402,53 R$ 402,53 ATRASO PAGAMENTO DE SALÁRIO R$ 170,26 R$ 170,26 NÃO PAGAMENTO DE VERBAS RESCISÓRIAS NO PRAZO PREVISTO R$ 170,26 R$ 170,26 CONTRIBUIÇÃO SINDICAL R$ 8,05 R$ 8.050,66 FISCALIZAÇÃO R$ 201,27 R$ 2.012,66 13º SALÁRIO R$ 170,26 R$ 170,26 VALE-TRANSPORTE R$ 170,26 R$ 170,26 FGTS: FALTA DE DEPÓSITO R$ 10,64 R$ 106,41
MULTAS POR DESCUMPRIMENTO DE NORMAS DE MEDICINA E SEGURANÇA DO TRABALHO PROGRAMA PCMSO -PROGRAMA DE CONTROLE MÉDICO DE SAÚDE OCUPACIONAL VALOR MÍNIMO VALOR MÁXIMO R$ 402,53 R$ 4.025,32 PPRA - PROGRAMA DE PREVENÇÃO DE RISCOS AMBIENTAIS R$ 670,88 R$ 6.708,87 LTCAT -LAUDO TÉCNICO DAS CONDIÇÕES DO AMBIENTE DE TRABALHO PCMAT -PROGRAMA DE CONTROLE MÉDICO DO AMBIENTE DE TRABALHO NA INDÚSTRIA DA CONSTRUÇÃO CIVIL PPP PERFIL PROFISSIOGRÁFICO PREVIDENCIÁRIO R$ 10.359,14 R$ 130.000,00 R$ 670,88 R$ 6.708,87 R$ 991,03 R$ 99.102,12 POR EMPREGADO
esocial- Sua Empresa Está Preparada? Será que as Organizações Contábeis, que atendem a maioria dos pequenos negócios no Brasil, estão preparadas para vencer este desafio? Será que os empregadores estão se preparando para isso? Tempo há, porém algumas ações precisam ser iniciadas, para o êxito no atendimento da nova obrigação.
Uma pesquisa realizada pela Receita Federal do Brasil (RFB) mostrou que poucas empresas estão se adaptando ou destacando uma equipe especializada para atender o esocial.
O estudo da RFB apurou que 70% das empresas não tem projetos ou profissionais específicos para adaptar os processos internos necessários para atender o esocial. Além disso, ela mostra que 41% dos empregadores preveem dificuldades para lidar com o projeto e com as mudanças culturais nos processos realizados pela empresa, diminuindo o interesse nessa preparação.
Os números indicam o despreparo dos gestores que devem lidar com a nova metodologia para o envio das obrigações, dificultando o processo de adaptação. Os processos internos deverão ser redesenhados e reestruturados para atender o esocial, que não cria nenhuma legislação apenas digitaliza as informações que devem ser enviadas para as entidades participantes.
Algumas providências imediatas devem ser tomadas para que as Organizações Contábeis tenham êxito na implantação do esocial junto aos seus clientes. Os empregadores que não dispõem de uma Organização Contábil para lhe prestar suporte, certamente terão mais dificuldades na implantação do esocial.
COMUNICAR ÀS EMPRESAS: Os pequenos empregadores geralmente estão mais focados em seus negócios e não acompanham a legislação em detalhes. A Organização Contábil pode promover uma palestra ou visitar cada um dos clientes para informar sobre a chegada do esocial. Depois tal comunicação deverá ser formal por escrito, para definir prazos e regras para o cumprimento das novas obrigações. No portal do esocial há uma apresentaçãopadrão disponibilizada pelo Comitê Gestor que poderá ser utilizada.
MUDAR PARADIGMAS E PROCEDIMENTOS: Talvez a parte mais difícil. Deixe claro aos empregadores que a legislação trabalhista, fiscal e previdenciária deverá ser cumprida à risca. Haverá cruzamento de informações, as admissões deverão ser enviadas antes do início no trabalho, o pagamento das férias deve ser feito dois dias antes (já que será informado no esocial) e as Rescisões Contratuais serão informadas no mesmo prazo do pagamento. Crie uma lista com os prazos que os documentos precisam chegar na Organização Contábil para o cumprimento das obrigações.
ATUALIZAR EXAMES MÉDICOS E LAUDOS E PROGRAMAS DE MEDICINA E SEGURANÇA DO TRABALHO: Faça um levantamento das datas dos exames médicos periódicos e também levante as datas da atualização dos laudos e dos programas de medicina e segurança do trabalho em todas as empresas. Tais informações serão solicitadas no esocial e o PPP Perfil Profissiográfico Previdenciário passará a ser eletrônico com a entrada do esocial em vigor, o que exigirá que todas as atividades sejam descritas mesmo para as atividades não expostas a agentes nocivos.
REVER CONTRATOS DE ESTAGIÁRIOS: O cumprimento da Lei do Estagio Lei 11.788/08 será cobrado através do esocial. O exame médico é exigido pela legislação, bem como a designação de um supervisor com formação ou experiência profissional na área do estágio. Tal supervisor será identificado no esocialcomnome ecpf.casonãoatenda a legislação, o estágio poderá ser considerado como vínculo empregatício. Reveja os contratos de estágio nas empresas clientes e corrija o que não estiver de acordo com a lei 11.788/08
ANALISAR A TRIBUTAÇÃO: Todos os proventos e descontos serão informados no esocial, havendo o envio da Tabela de Rubricas já no Cadastro Inicial e uma cópia da folha de pagamento mensalmente, onde Governo e Trabalhadores terão acesso a todos os dados. A Tabela de rubricas informará aos entes participantes a tributação de todos os proventos. Reveja se as tributações dos proventos pagos pelas empresas estão de acordo com a legislação vigente.
FAZER A QUALIFICAÇÃO CADASTRAL: Será necessário fazer a Qualificação Cadastral de todos os trabalhadores, que é o batimento do Nome X Data de Nascimento X CPF X NIS (PIS/PASEP/NIT). Aguarde a divulgação do aplicativo e assim que estiver disponível, faça a qualificação dos trabalhadores, inclusive dos estagiários e empregados afastados. Posteriormente, sempre que houver uma admissão a qualificação deverá ser realizada antes do envio, para evitar bloqueios dos cadastros.
IDENTIFICAR AS ATIVIDADES DA EMPRESA: Reveja todas as atividades das empresas. Realmente o que consta nos Registros Empresariais são as atividades desenvolvidas pela empresa? Visite a empresa, telefone para o cliente, veja o que o Departamento Fiscal está identificando como operação da empresa. Tal procedimento é necessário para conferir os contratos sociais, alvarás e cadastro no CNPJ, além de informar corretamente a Classificação Tributária da empresa no esocial.
REVISAR OS PROCESSOS De que forma as informações geradas na empresa cliente chegam à sua Organização Contábil? Seus clientes devem ser orientados à redefinir processos internos de admissão, férias, rescisão, afastamento, etc., com o envolvimento de outras áreas como jurídico, SESMT, Fiscal, e líderes em geral.
ANALISAR O LEIAUTE DO esocial VERSÃO 2.0 O Leiaute do esocial é extenso e cada informação será validada quando de sua transmissão. Analise e cruze as informações do leiaute do esocial, com o leiaute de sua folha de pagamentos. Veja se os eventosdesuafolhanãoconflitamcomosdoesocial. Arquivo não validado não será transmitido ou recepcionado pelo esocial.
CONFERIR AS INFORMAÇÕES QUE CONSTAM DOS ARQUIVOS NO SEU SISTEMA DE FOLHA Agora que você já analisou o leiaute do esocial e de sua folha de pagamento, fez a qualificação cadastral, analisou a tributação de cada verba constante de sua folha é chegada a hora de conferir se as informações arquivadas estão corretas e são confiáveis.
PROMOVER TREINAMENTO E CAPACITAÇÃO: Capacite os empregados do Setor de Pessoal. Se na empresa cliente houver algum colaborador que possa fazer o contato com a Organização Contábil, recomendamos também a capacitação do colaborador. No portal do esocial há um arquivo de Perguntas Frequentes com várias perguntas respondidas pelo Comitê Gestor do esocial e recomendo o download. Mas não é só para conhecer o esocial. A capacitação contínua nas áreas trabalhista e previdenciária serão necessárias, já que o esocial abrangerá todas as informações de tais áreas.
INTEGRAÇÃO ENTRE OS DEPARTAMENTOS DA EMPRESA. Faça um planejamento estratégico para vincular os profissionais e departamentos da empresa à geração das informações do esocial
CRIAR EQUIPE esocial E PLANO DE AÇÃO: Designe um líder do esocial e uma equipe multidisciplinar para estudar a implantação do esocial. O líder deve ter um conhecimento aprofundado sobre a legislação trabalhista, previdenciária e sobre o esocial. O plano de ação pode ser o conhecido como 5W2H, gerando um documento para cada um dos arquivos/eventos do esocial.
5W2H Oque(What)deveserfeito? Por que(why) deve ser implementado? Quem(Who)éoresponsávelpelaação? Onde(Where) deve ser executado? Quando(When) deve ser implementado? Como(How) deve ser conduzido? Quanto(How much) vai custar a implementação?
COMUNICAR SOBRE MULTAS E PENALIDADES: Envie uma lista das penalidades já existentes na legislação trabalhista e previdenciária em caso de descumprimento das obrigações por parte do empregador. Lembre também que segundo o Regulamento do FGTS (Decreto 99.684/90), o empregador que deixar de pagar o FGTS não poderá pagar pró-labore e em caso de mora de mais de três meses também poderá perder os incentivos fiscais, como a continuação na tributação do Simples Nacional.
Osprazosdeentregadoseventoseocronogramada obrigatoriedade serão objetos de Resolução do Comitê Diretivo a ser publicada brevemente no Diário Oficial da União. A previsão, baseada em anúncios anteriores é que apenas seis meses após a divulgação do manual, acontecerá a liberação do ambiente de testes. Após mais seis meses de testes, entrará em vigor a obrigatoriedade para o primeiro grupo de empregadores: grandes e médias empresas (com faturamento anual superior à R$ 3,6milhõesnoanode2014).
Todos os sistemas que gerarem dados para o esocial precisam ser adaptados, porém as dicas expostas não necessitam de novos programas e tão somente de ação imediata da Organização Contábil e dos empregadores. Há bastante trabalho a fazer enquanto não chega a obrigação final. E aí, vai ficar esperando? Mãos à obra!
Muito Obrigado! cesar@thompsen.com.br