Pesquisa sobre Iniciativas em BPM

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1 Pesquisa sobre Iniciativas em BPM Apresentação Perfil dos Participantes da Pesquisa Como as organizações estão adotando o BPM Como as organizações entendem o conceito de BPM? Quais as motivações para a adoção de iniciativas de BPM? Como é tratada a responsabilidade pela gestão das iniciativas de BPM? Quais as iniciativas de BPM priorizadas para 2008? Quais as ferramentas de modelagem de processos adotadas pelas organizações? Quais as plataformas tecnológicas adotadas pelas organizações? Quais as soluções de Business Process Management System (BPMS) adotadas pelas organizações? Como as empresas estão investindo em BPM? Considerações finais... 13

2 Apresentação Prezado Congressista, É com grande satisfação que encaminhamos a você os resultados da Pesquisa sobre Iniciativas em BPM, realizada ao longo dos dias 22, 23 e 24 de janeiro de 2008, durante o evento Gestão por Processos, promovido pelo IQPC. Antes de mais nada, somos muito gratos a você e aos demais 90 profissionais que responderam este questionário, permitindo criar o primeiro estudo sobre a adoção de BPM nas organizações brasileiras. Acreditamos que esta é uma contribuição marcante para a evolução e amadurecimento de BPM em nosso país. Nas próximas seções, apresentaremos os dados relativos a cada uma das questões presentes na pesquisa que você preencheu. No entanto, além de apresentar os dados numéricos, realizamos uma reflexão sobre cada um dos resultados, buscando um entendimento profundo sobre as causas e efeitos de cada resposta. Esperamos que nossas observações possam ser úteis para ampliar a compreensão sobre este fascinante mundo. Desde já nos colocamos a sua total disposição. Um grande abraço e boa leitura! Leandro Jesus Sócio-Diretor [email protected] Vinícius Amaral Diretor de Negócios e Tecnologia [email protected] Fevereiro Página 2

3 1. Perfil dos Participantes da Pesquisa A presente pesquisa contou com profissionais de diferentes indústrias como siderurgia, energia, etc., conforme mostrado no Gráfico 1, e de natureza tanto pública quanto privada, como pode ser visto no Gráfico 2. Forn. Matéria- Prima; Comunicação; 4% 6% Consultoria; 4% Outros; 4% Manufatura; 28% Energia; 8% Mercado Fianceiro; 10% Transportes; 12% Serviços/ Tecnologia; 12% Engenharia/ Construção; 12% Gráfico 1: Setores das Organizações da Pesquisa Pública; 16% Privada; 84% Gráfico 2: Natureza das Organizações (Pública ou Privada) Fevereiro Página 3

4 Quanto ao perfil dos profissionais respondentes, destaca-se que profissionais com origem em diferentes áreas (Gráfico 3) estão envolvidos com o tema, o que reforça a característica da gestão de processos como uma disciplina que suporta diferentes iniciativas em uma mesma empresa. Administrativo; 5% RH; 3% Outros; 11% Processos; 22% Projetos; 8% TI; 15% Operacional; 10% Planejamento e Gestão; 12% Qualidade; 12% Gráfico 3: Distribuição em relação às áreas da organização 2. Como as organizações estão adotando o BPM 2.1. Como as organizações entendem o conceito de BPM? O conceito de Business Process Management (BPM), apesar de muito difundido, passa por inúmeros entendimentos e é adotado de diferentes maneiras. Esta heterogeneidade acaba por gerar um conjunto de problemas que acabam por limitar os ganhos potenciais com tal iniciativa e, muitas vezes, quebra de expectativas em relação aos resultados. Um típico exemplo destas limitações é o desenvolvimento de projetos de redesenho de processos desconectados dos aspectos de implementação dos processos, tais como os sistemas de informação a serem utilizados, o que irá afetar, entre outros, a viabilidade e/ou o controle de execução dos novos processos. Fevereiro Página 4

5 Outro exemplo é o entendimento de BPM unicamente como ferramenta de tecnologia. Há diversos cenários onde a aplicação da tecnologia diretamente sobre os processos não trará os resultados desejados, havendo, inclusive, o risco de se reforçar desconexões existentes. Como se pode perceber no Gráfico 4, mesmo entre os participantes do evento, este entendimento heterogêneo sobre BPM se confirma. Uma abordagem sistemática para análise, redesenho, melhoria e gestão de um processo específico; Uma metodologia top-down projetada para organizar, gerenciar e avaliar uma organização baseada em seus processos centrais; Uma iniciativa focada em redução de custos e aumento de produtividade de fluxo de trabalho e processos específicos; Um conjunto de tecnologias que apóiam TI no desenvolvimento e monitoração de processos de workflow e aplicativos; Outro. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Gráfico 4: Entendimentos para o termo BPM Fevereiro Página 5

6 2.2. Quais as motivações para a adoção de iniciativas de BPM? Em relação aos principais motivadores para a adoção de iniciativas de BPM pode-se perceber também uma razoável amplitude de alternativas, como mostra o Gráfico 5. Neste caso, cabe destacar uma diferença entre as iniciativas que possuem escopo mais amplo, como programas de melhoria de produtividade e custos, e as iniciativas focadas em um objetivo específico, como o suporte a uma fusão ou implantação do compliance com a SOX. Estas últimas tendem a ter um caráter mais imediato e em muitas vezes desconsideram os ganhos do BPM como suporte a outras iniciativas. Necessidade de melhoria da estrutura de gestão, coordenação e agilidade para mudanças da organização; Necessidade de redução de custos e/ou aumento de produtividade; Necessidade de melhoria da satisfação do cliente; Necessidade de melhoria dos produtos existentes, criação de novos produtos ou entrada de novas linhas de negócio; Necessidade de melhoria da gestão dos recursos de TI (aplicações ERP, desenvolvimento e gestão de sistemas, etc.); Necessidade de compliance com regulações ou requisitos do negócio (Sarbanes-Oxley, ISO 9000, etc.); Outro Necessidade oriunda de um evento específico (fusão, aquisição, outsourcing, etc); 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Gráfico 5: Motivações para a adoção de iniciativas de BPM 2.3. Como é tratada a responsabilidade pela gestão das iniciativas de BPM? Outra questão que vem recebendo muita atenção atualmente é a forma de inserção da responsabilidade pelas atividades de BPM. Devo criar um Escritório de Processos? Posso atribuir essa responsabilidade ao Project Management Office - PMO? Em que Fevereiro Página 6

7 área da minha organização o Escritório de Processos deve estar alocado? São perguntas recorrentes na definição da forma de gestão e suporte ao BPM. Como se pode observar no Gráfico 6, quase metade dos profissionais consultados não possuem um grupo formal de BPM em sua organização. Já na outra metade, dos que possuem um grupo formal, é possível perceber uma grande heterogeneidade de inserções para tal grupo. Vale ressaltar que a inserção deste tipo de grupo nas empresas normalmente não é resultado de um trabalho de projeto organizacional estruturado, e sim, relacionado ao histórico de motivadores e iniciativas de BPM já realizadas. Uma empresa que iniciou atividades de BPM para suportar a implantação de um ERP tende a ter seu Escritório de Processos na área de TI. Por outro lado, aquela que começou o BPM em função de garantir o compliance com a SOX tende a aproximar o Escritório da área de controles internos, e assim por diante. Repare que a inserção do Escritório em uma área especifica normalmente acaba por focá-lo naquele tema (p.ex. compliance) e reduzir o suporte aos demais temas. Um ponto que destacamos como crítico nesta discussão é o projeto da forma de governança que suporta a inserção do Escritório de Processos, de forma a garantir que este efetivamente possa realizar o alinhamento entre as múltiplas iniciativas que a visão de processos pode suportar. Na área de Qualidade 3% Na área de Finanças 0% Na área de RH 6% Na área de TI 10% Na área de Riscos e Controles 1% Outro 13% Minha empresa não possui um grupo formal de BPM 49% No nível de Diretoria ou Departamento 12% No nível Executivo 6% Gráfico 6: Distribuição do Grupo de BPM nas organizações Fevereiro Página 7

8 2.4. Quais as iniciativas de BPM priorizadas para 2008? Dentre as iniciativas que as organizações estão priorizando para 2008, apresentadas no Gráfico 7, pode-se perceber que muito esforço ainda está sendo realizado no sentido de se criar uma cultura e uma identidade de processos para a organização. Isso é demonstrado pelo grande número de respostas relacionadas ao desenvolvimento de arquitetura de processos, redesenho de macro processos e treinamento e difusão da visão de processos junto aos gestores. Outras iniciativa que será prioritária nas agendas das organizações participantes para 2008 será a elaboração de Balanced Scorecards e o conseqüente alinhamento dos processos organizacionais a objetivos estratégicos. Redesenho dos principais macroprocessos da organização; Balanced Scorecard; Desenvolvimento da arquitetura de processos da organização; Treinamentos em análise e redesenho de processos e de gestores; Projetos Six Sigma de melhoria de processos; Automação dos principais processos da organização; Redesenho de processos a partir de modelos de referência (SCOR, ITIL); Desenvolvimento de sistemas de regras de negócio; Desenvolvimento de aplicativo para monitoração dos processos em tempo real (BAM); 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Gráfico 7: Iniciativas de BPM priorizadas para Quais as ferramentas de modelagem de processos adotadas pelas organizações? Dentre as principais ferramentas adotadas pelas empresas participantes da pesquisa, o ARIS aparece com maior destaque, sendo utilizado por 34% dos respondentes. Mesmo assim, muitas organizações ainda usam ferramentas do MS Office (Excel, PowerPoint e Word) para a modelagem de seus processos (22% dos respondentes). Fevereiro Página 8

9 Ressalta-se também que este mercado vem passando por grandes transformações, com uma tendência a uma maior concentração em função das inúmeras aquisições que estão ocorrendo. Uma tendência importante é a crescente incorporação das ferramentas com foco na modelagem pelas ferramentas de automação, com vistas a fornecer uma solução completa para o projeto, execução e controle dos processos. IBM Websphere Business Modeler; 0% Outro; 8% Minha empresa não possui solução deste tipo; 10% Microsoft Visio; 26% IDS Scheer / ARIS; 34% Microsoft Office (Excel, PowerPoi nt, Word); 22% Gráfico 8: Ferramentas de modelagem adotadas pelas organizações 2.6. Quais as plataformas tecnológicas adotadas pelas organizações? Os dados obtidos na pesquisa em relação à utilização de plataformas tecnológicas nas empresas,mostram uma distribuição heterogênea. Os números indicam a plataforma SAP como a mais utilizada (39%), seguida pelas plataformas Oracle e Microsoft (22 e 21%). Os resultados podem ser visualizados no Gráfico 9. Fevereiro Página 9

10 Outro; 7% Microsoft; 21% SAP; 39% Oracle; 22% BEA; 4% IBM; 6% Gráfico 9: Plataformas Tecnológicas utilizadas pelas organizações 2.7. Quais as soluções de Business Process Management System (BPMS) adotadas pelas organizações? De forma consistente com as iniciativas priorizadas, pode-se perceber que quase 70% das empresas não possuem solução de BPMS instaladas, o que permite inferir que as organizações ainda estão em estágios anteriores relacionados ao entendimento e melhoria de processos, sendo a adoção de tais ferramentas uma iniciativa que tende a crescer nos próximos anos. Dentre as soluções adotadas, o SAP Netweaver aparece com maior destaque, como pode ser visualizado no Gráfico 10. Fevereiro Página 10

11 SAP Netweaver; 20% Agiles; 0% Tibco; 4% Fuego / Aqualogic / IBM Filenet; 1% BEA; 3% Minha empresa não possui solução de BPMS; 69% Oracle BPEL; 4% Intalio; 0% Gráfico 10: Soluções de BPMS nas organizações 2.8. Como as empresas estão investindo em BPM? Comparando-se os investimentos realizados em 2007, Gráfico 11, com os investimentos previstos para 2008, Gráfico 12, fica claro que as empresas estão expandindo suas iniciativas em BPM e aumentando o nível de comprometimento destes investimentos. Ao se analisar o perfil de investimentos em 2007, percebe-se que a grande maioria, quase 70%, realizou investimentos inferiores a R$ ,00 que representam principalmente programas de treinamento e projetos piloto. Já na previsão para 2008, pode-se perceber que ocorre um razoável aumento dos investimentos entre R$ 200 mil e R$ 500 mil, o que indica uma maior expansão das atividades nas empresas. Fevereiro Página 11

12 mais de 2 milhões; 17% 501 mil a 2 milhões; 17% 0 a 200 mil; 67% 201 mil a 500 mil; 0% Gráfico 11: Quanto as empresas investiram em BPM em mil a 2 milhões; 0% mais de 2 milhões; 22% 0 a 200 mil; 44% 201 mil a 500 mil; 33% Gráfico 12: Quanto as empresas pensam em investir em BPM em 2008 Fevereiro Página 12

13 3. Considerações finais Esta pesquisa, aplicada junto aos participantes do evento Gestão Por Processos, apesar de ter seu escopo reduzido e contemplando uma amostra de 91 respondentes, permite uma identificação de como as empresas brasileiras estão atuando em suas iniciativas relacionadas a BPM. Este levantamento permite algumas inferências sobre o mercado e sobre a evolução desta temática no Brasil. Em caso de dúvidas ou comentários sobre os resultados dessa pesquisa, pedimos que entrem em contato conosco através dos s [email protected] ou [email protected]. Fevereiro Página 13