sistematizar e otimizar todos os processos de patrimoniação

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1 A plataforma FAMS melhora ou substitui as funcionalidades da gestão patrimonial dos ERP mais implementados no mercado, integrando-se facilmente com eles através de processos automatizados. Sistema WebBased, na modalidade pay-per-use, agiliza o processamento da informação das várias tipologias de ativos (equip. industrial, médico, frota automóvel, parque informático, mobiliário, obras de arte, imóveis,...), proporcionando funcionalidades inovadoras no que concerne à gestão dinâmica da sua exploração (contratos, transferências, seguros, reparações, manutenções, substituições, agenda de ocorrências, alertas, helpdesk,...) processando simultaneamente toda a vertente contabilístico-financeira de acordo com os requisitos legais. A base de dados de património deve servir não só o cumprimento de imperativos legais, sob o ponto de vista financeiro, mas também deve ser o instrumento comum, a todos os departamentos, para a implementação dum sistema de controlo dinâmico de gestão de ativos, ou de outros bens que apesar de não serem imobilizado se pretendem controlar, qualquer que seja a sua tipologia, permitindo agilizar processos e disponibilizar aos gestores dos diversos departamentos a informação de apoio à tomada de decisão de que tão frequentemente carecem. O FAMS oferece um conjunto se soluções para a gestão eficaz de todas as tipologias de ativos, de qualquer sector de atividade, através da otimização de processos que interligam a gestão financeira e operacional permitindo a partilha de informação entre os distintos responsáveis pela sua gestão. O FAMS permite sistematizar e otimizar todos os processos de patrimoniação de bens móveis e imóveis acompanhando todo o seu ciclo de vida.

2 O FAMS dá resposta às mais frequentes dificuldades com que se deparam os gestores de património e que vos são certamente familiares, nomeadamente: A atualização permanente do inventário no terreno, com utilização de computadores portáteis, smartphone ou tablet e com a afetação mínima de recursos humanos; A centralização da informação que deve associar-se a cada bem e tantas vezes dispersa por diversos departamentos (garantias, contratos, seguros, características específicas, cadernetas prediais, proc. documentais, ) Agenda de ocorrências com alertas referentes aos processos que acompanham o ciclo de vida dos ativos (gestão de abates, datas de garantias, histórico de localizações físicas, datas previstas de manutenção, histórico de manutenções, helpdesk parque informático, ) Análise operacional e financeira com base em reports, listas de favoritos e visualização macro do património, suportes fundamentais à tomada de decisões estratégias. Ativos estratégicos Não descurando a gestão da totalidade dos ativos que constituem o património das organizações, devem destacar-se aqueles que conferem vantagens competitivas às empresas (equipamento de produção específico, equipamento informático, software, viaturas, imóveis, equipamento médico,..) cuja gestão operacional e fiscal é mais relevante exigindo cuidados adicionais, nomeadamente exercendo um controlo que permita: Identificar em cada momento a localização física dos ativos; Identificar alterações realizadas nos diversos equipamentos Assegurar que todos os equipamentos constam corretamente das apólices de seguros; Assegurar que todo o software instalado é legal Monitorizar grandes reparações e beneficiações (em equipamentos ou imóveis) Gerir prazos de garantia e contratos de manutenção com fornecedores de bens garante a sua eficaz utilização Redução de Custos A melhor maneira de reduzir custos é parar de gastar dinheiro mal gasto. No que respeita à gestão de ativos, há muitas vezes desperdício porquanto são: adquiridos bens que muitas vezes não são necessários pagos prémios de seguros para bens que já não existem perdidos e/ou roubados bens por falta de controlo pagas manutenções e licenças de software para bens já abatidos pagas multas por uso indevido de equipamento em leasing indevidamente controlado incorreta aplicação de política de capitalização perdas por imparidade a que todos os ativos estão sujeitos Dificuldade de controlo de bens que, apesar de não serem imobilizado, requerem gestão operacional Os nossos indicadores apontam para um gasto na ordem dos 25% decorrente da ineficiente utilização dos ativos de bens é a chave para a redução de custos

3 A forma de gerir o património adquire uma nova dinâmica. Permite a gestão de ativos alheiros, por exemplo equipamentos cedidos por terceiros, equipamentos instalados contra-consumo de reagentes ou contratos de manutenção. Com acesso simples e direto os registos de património estarão sempre atualizados. Cumprimento de requisitos legais A aplicação da mais recente legislação, quer pela aplicabilidade de novos critérios de mensuração, nomeadamente pela aplicação do justo valor, pelas análises de imparidade, pelo detalhe exigido nos relatos financeiros e pelas alterações nas regras de capitalização são um aspeto que deve ser largamente analisado, devendo quantificar-se, com o maior rigor possível, os impactos de fiscais e operacionais que resultem da aplicação de novas políticas e procedimentos. Isto quer dizer que devem ser criados os mecanismos que permitam trabalhar os valores a considerar como imobilizado e os custos de amortizações e reintegrações dos ativos fixos, tangíveis e intangíveis, perspetivando a apresentação de relatos financeiros claros de bens é essencial para uma correta política de capitalização A tomada de decisões sustentada A gestão de informação é um fator chave na criação de valor acrescentado na medida em que contribuirá para: Detetar necessidades de revisão de políticas de capitalização Garantir abates reais, acabando com ativos fantasma Estimar datas prováveis de alienação e definir a vida útil dos ativos Decidir sobre a aquisição de novos equipamentos e/ou realocação Programar devidamente manutenções Garantir o controlo de garantias, contratos e seguros O FAMS inclui complexas matrizes de análise que produzem: RELATÓRIOS de análise parametrizáveis, AGENDA com alertas sobre eventos PANORAMA MACRO DO PATRIMÓNIO por aplicação de Filtros e/ou definição de Favoritos é possível a visualização de bens por localização física, departamental ou por centro de custo. de bens é a base de informação fiável, essencial à tomada de decisões susten-

4 Recolha de dados de inventário no terreno ágil e intuitiva Modulo de inventário e auditoria física de ativos. Pode ser instalada em qualquer equipamento portátil (computador portátil, tablet, smartphone), trabalha online e offline e comunica diretamente com o repositório central de dados plataforma FAMS Este módulo de inventário é de utilização muito intuitiva, agiliza o processo de recolha de dados no terreno e permite o processamento da informação de forma sistematizada e homogénea sendo assim o garante de uma gestão patrimonial célere e eficaz. A informação de cadastro a recolher é parametrizável, permitindo a criação de campos e dicionários próprios, em função das necessidades específicas de cada universo patrimonial e tipologia de ativos. (Mobiliário, Equipamento informático, Viaturas, Imóveis, Equipamento Industrial, Livros, )

5 Gestão financeira de acordo com os requisitos legais. Gestão operacional Controlo, otimização e análise de informação, nomeadamente O sistema de gestão patrimonial, webbased disponibilizado em app.famstag.com/ com acesso a partir de qualquer computador, smartphone ou tablet, com ligação à Internet, permite a gestão operacional e financeira de todos os ativos patrimoniais móveis e imóveis. Objetiva a gestão participada de todos os responsáveis pelo controlo de ativos, centralizando a informação de gestão operacional, disponibilizando-a a todos os que dela carecem, nas distintas etapas de gestão. Os processos são agilizados pela utilização de um CALENDÁRIO DE ALERTAS que permite o escalonamento e atribuição de tarefas aos vários responsáveis de acordo com a hierarquia mais adequada. no que se refere a Contratos de manutenção, garantias, impostos, seguros, parque informático, atualização de licenças de software, registos de imóveis, imposto de circulação,

6 A atualização dos registos de património no APP FAMS é automaticamente integrada na Plataforma FAMS, contribuindo estes circuitos de gestão da informação, para, com uma significativamente menor utilização de recursos humanos, otimizar a gestão patrimonial com evidente diminuição de custos associados à exploração dos bens e aumento da qualidade e atualidade da informação. Atualização de registos patrimoniais e ocorrências O FAMS APP possibilita o rápido acesso à base de dados de ativos fixos, por leitura do QRCode inscrito nas etiquetas de inventário, por indicação do nº de inventário, ou indicação do tipo de bem, garantindo uma rápida e eficiente utilização e gestão dos ativos inventariados. Com o FAMS APP é possível consultar, atualizar e melhorar a informação associada aos bens, móveis ou imóveis, nomeadamente: Localização física Fotografia do bem ou da localização Documentos diversos (seguros, faturas, contratos,...) Estado de conservação Registo de ocorrências e/ou Pedido de Intervenção (avaria, abate, manutenção, inspeção, ) Registo e monitorização de consumos associados a equipamentos (viaturas, equipamento industrial, burótica, médico, ) por exemplo, combustível óleo, pneus, toner, reagentes, )

7 Dependendo das características do universo patrimonial e da gestão financeira e operacional pretendida, os serviços a prestar podem ser escalonados e abranger níveis distintos de gestão e autonomia. Tratando-se de um sistema pay-per-use, o calculo do custo de utilização da plataforma FAMS está indexado à dimensão do universo patrimonial que gere. A sua estrutura e modelo de implementação permitem a prática de mensalidades com um custo muito reduzido. Contacte-nos para orçamentar o seu FAMS. P r o p r i e d a d e d e Contacte-nos: Largo do Corpo Santo, 6-1º Lisboa TM: Telf fams@variograma.com