Cases de sucesso: Transformação Digital do RH

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1 Cases de sucesso: Transformação Digital do RH Conheça histórias de sucesso de empresas que adotaram uma gestão mais eficaz, otimizaram a comunicação e a capacitação dos colaboradores e transformaram o RH em um setor estratégico da empresa.

2 Índice Introdução Transformação Digital do RH: como tornar o setor estratégico à corporação Sua empresa está preparada para o RH 3.0? Digital Workplace: tecnologia a favor da produtividade e colaboração no RH Fluig: cases de sucesso no setor de RH... 07

3 Introdução Produzir mais com os mesmos recursos. Esse é o sonho de toda a empresa focada em resultados. O setor de Recursos Humanos tem um papel fundamental para o crescimento da empresa. Os desafios da área são cada vez maiores. Manter os colaboradores engajados e alinhados com a cultura da empresa, garantir uma comunicação entre todas as áreas, amenizar conflitos, analisar cenários e tomar decisões com base em dados estruturados. Esses são apenas alguns dos temas que fazem parte da rotina dos profissionais do setor. A inovação tecnológica tem um papel fundamental para melhorar a performance do setor. Ao automatizar processos e ao melhorar a forma de comunicar e trocar informações, os profissionais de RH têm uma função mais estratégica nas empresas. Neste e-book, você vai conhecer histórias de sucesso de companhias que utilizaram o fluig para melhorar processos e otimizar recursos e vai entender o impacto da Transformação Digital para o RH. Esperamos que os cases aqui apresentados sirvam de inspiração para os gestores e os profissionais da área. Boa leitura! Equipe fluig 03

4 Transformação Digital do RH: como tornar o setor estratégico à corporação O que o setor de Recursos Humanos (RH) precisa para alcançar uma posição estratégica nas empresas? Edward Lawler, professor de negócios da Universidade do Sul da California (USC), passou mais de dez anos realizando pesquisas para responder essa pergunta. Os resultados estão no livro Effective Human Resource Management: A Global Analysis (Gestão Eficaz de Recursos Humanos: uma análise global, em tradução livre). O autor apresenta um cenário econômico no qual o RH desempenha um papel fundamental no desenvolvimento e na implementação da estratégia de negócios. Mas, de acordo com Lawler, a área poderia ter um papel mais central e impactar questões como aquisições e fusões empresariais se os profissionais estivessem mais focados em soluções de negócios e menos em questões burocráticas. Ao contrário do que ocorria há algumas décadas, o setor não está restrito apenas a processos de recrutamento, seleção e elaboração de planos de cargos e salários. Cresce a necessidade de estabelecer métricas relevantes, de construir uma equipe de recursos humanos que, além de habilidades técnicas, atue como parceira do negócio. Este cenário exige dos executivos de RH um entendimento amplo da estratégia da empresa e de como suas ações podem impactar metas e resultados. Além de um alto nível de conhecimento e habilidades de negócios, para se adaptar ao novo cenário, o setor requer soluções tecnológicas para automatizar tarefas, melhorar a comunicação e aumentar a produtividade de toda a equipe. Há uma série de rotinas do RH que estão associadas a ações estratégicas da corporação, tais como: desenvolvimento de talentos, gerenciamento de mudanças, criação de métricas para o desenvolvimento dos colaboradores. 04

5 Sua empresa está preparada para o RH 3.0? A tecnologia tem um impacto significativo em todas as áreas de atuação empresarial. Com o RH não é diferente. O setor precisa se reinventar para responder às transformações do mercado e atender as demandas de uma nova geração de colaboradores, mais conectada e menos fiel às corporações. A pressão por reduzir gastos e a capacidade de justificar tempo e recursos da equipe é mais importante do que nunca. Ter acesso a relatórios e métricas é crucial para demonstrar a contribuição da área para o crescimento da empresa. A tecnologia tem um papel central no aumento da transparência e da eficiência. Ao reduzir trabalhos manuais e burocráticos, a equipe foca em questões estratégicas. Por isso, o RH 3.0 também é conhecido como RH empreendedor, um setor que conhece o negócio, participa de decisões estratégicas e traz resultados reais à corporação. O RH 3.0 atua em conjunto com outras áreas da empresa e desenvolve iniciativas com o intuito de melhorar o nível de relacionamento com o cliente final, fornecedores e distribuidores. Como consequência, contribui para melhorar o nível de atendimento das empresas. O atendimento deixou de ser apenas um problema da área de vendas, também é responsabilidade do RH 3.0. É função dos profissionais do setor capacitar os colaboradores para serem coerentes com a experiência e a expectativa dos clientes. Outro desafio do RH 3.0 é a retenção de talentos. Além de manter os colaboradores alinhados com a cultura da empresa, é fundamental atuar para reduzir o conflito entre gerações e criar meios de facilitar a comunicação e a colaboração. Soluções tecnológicas para o RH: Redução do uso de papel Aumento da segurança na troca de informações Possiblidade de trabalhar de forma remota Acesso a dados a qualquer hora, de qualquer lugar Garantia de cumprimento de prazos 05

6 Digital Workplace: tecnologia a favor da produtividade e da colaboração no RH Você já ouviu falar no termo Digital Workplace? De acordo com a empresa de pesquisa e consultoria Gartner, trata-se de um ambiente de trabalho que possibilita novas e mais eficazes formas de trabalhar, aumenta o engajamento e dá agilidade aos funcionários, explora estilos e tecnologias orientadas para o consumidor. Na prática, um ambiente de trabalho digital resulta em redução do tempo gasto com atividades manuais redundantes e, como consequência, menos custos e mais produtividade. Tudo isso só é possível com a adoção de processos automatizados. Ao implementar processos automatizados, as empresas veem melhorias no lucro e na produtividade a curto prazo. Além de produzir mais, aumenta a motivação de toda a equipe. Com uma melhor gestão do capital humano, é possível ter mais precisão nos processos de recursos humanos e simplificar a rotina de trabalho. A automatização de processos é um caminho sem volta para o RH. Para muitas companhias, a busca por soluções tecnológicas começa pela preocupação com o aumento da segurança. Outras, buscam por melhores formas de se comunicar e treinar seus colaboradores. A seguir, vamos compartilhar histórias de sucesso de empresas que otimizaram os processos e transformaram o RH em uma área mais estratégica, com procedimento mais claros e padronizados. CONFIRA O INFOGRÁFICO SOBRE DIGITAL WORKPLACE Atividades como verificar os dias de férias ou os benefícios de um funcionário podem ser concluídas por meio de uma busca rápida. Ter acesso rápido e fácil às informações torna o fluxo de trabalho muito mais simples. 06

7 A maior rede varejista de serviços automotivos do País. 07

8 O custo benefício e a flexibilidade de integração com outras soluções do fluig foram essenciais para nossa decisão, Robelo Castro Gerente de TI. O DESAFIO Com mais de 200 lojas espalhadas pelo Brasil e 4 mil funcionários, o maior desafio da Dpaschoal era otimizar a gestão de pessoas. Com uma equipe robusta e sem processos desenhados, os profissionais dependiam das informações presentes no ERP, que não possuía uma interface amigável. Resultado: a empresa passava por problemas em processos básicos do RH, como admissões, demissões e pagamento de salários. A SOLUÇÃO Toda a operação de gestão de pessoas da Dpsachoal foi migrada para o fluig. O processo foi viabilizado com a integração do ERP utilizado pela empresa. Atualmente, todos os processos do setor, que envolvem os mais de 4 mil colaboradores, estão automatizados desde políticas de cargos e salários até ações referentes à admissão e demissão de colaboradores usuários na plataforma fluig 96% de redução no tempo de cadastro de produtos 80% dos contratos preenchidos via fluig 08

9 Operadora de saúde referência na região, com 900 médicos cooperados e cerca de 140 mil conveniados. 11

10 Antes, para resolver uma única pendência, eram trocados mais de 80 s. Agora, tudo é centralizado e resolvido diretamente pela camada de processos do fluig, Fabiano Rezende Gerente de TI. O DESAFIO O maior desafio da Unimed era fazer uma gestão eficiente da informação. Para isso, seria necessário digitalizar e centralizar o acesso aos mais de 100 mil documentos essenciais para o RH. O intuito era garantir total segurança dos arquivos e que nenhum dado seria perdido. Além disso, havia a necessidade de automatizar processos que estavam fragmentados entre mensagens e s e, consequentemente, eliminar o risco de perder a rastreabilidade das informações mil documentos digitalizados A SOLUÇÃO 450 colaboradores conectados Com fluig, a Unimed digitalizou milhares de documentos e viabilizou o acesso às informações com a segurança necessária. Agora, os dados da empresa estão a poucos cliques de toda a equipe de RH. Tudo isso resultou em mais produtividade para o setor. 11

11 Há mais de 50 anos, a empresa foca em inovação e qualidade de produtos plásticos. 17

12 O grande diferencial do fluig é o aplicativo de mensagens rápidas. Os colaboradores gostam bastante e se sentem à vontade para conversar e compartilhar arquivos. Ter uma comunicação ágil facilita muito o nosso dia a dia e nos ajuda assegurar que a empresa toda está alinhada com o que estamos desenvolvendo, Cristiano Baez - Gerente de TI. O DESAFIO O principal desafio da Herc era otimizar o processo de comunicação. A empresa desenvolveu uma intranet internamente, mas a tecnologia estava defasada: não possuía funcionalidade mobile, tampouco era responsiva. A navegação não era amigável e o sistema não contava com funcionalidades como acesso a comunidades e portais. O resultado era que, mesmo com a intranet, a comunicação ocorria de forma unilateral. Sem um ambiente atraente, não havia engajamento entre os colaboradores. O problema afetava ainda mais o time noturno que, por estar distante da operação central, carecia de informações. Com a comunicação defasada, o RH tinha dificuldade em fomentar a cultura empresarial colaboradores conectados 6 gerentes regionais conectados com fornecedores e colaboradores A SOLUÇÃO A Herc escolheu o fluig para otimizar e centralizar todo a comunicação empresarial. A usabilidade da ferramenta permitiu que a empresa quebrasse barreiras culturais em relação ao uso de tecnologia. A empresa contou com a criação de uma rede social corporativa abrangente e atrativa. Foram criadas diversas comunidades para diferentes áreas. A ferramenta também viabilizou a organização de projetos internos, função que anteriormente ficava com a equipe de TI e acabava sobrecarregando a área. 11

13 Com mais de 38 mil associados, é o maior Clube Poliesportivo da América Latina 22

14 Nós realmente acreditamos que o fluig é uma ferramenta de inovação. Fluig modificou nosso ambiente e informatizou a operação, os ganhos foram tão diversos que é difícil tangibilizar toda a eficiência gerada, Marília Camargo - Coordenadora de Projetos. O DESAFIO Um dos maiores desafios do Esporte Clube Pinheiros era impulsionar a área de projetos e automatizar os processos que demoravam para obter atualização e aprovação. Essa era a principal necessidade de uma parcela significativa de todos os processos do departamento de RH. A operação era realizada com ferramentas rudimentares e gerava problemas como falta de indicadores e rastreabilidade dos processos, além da informação estar fragmentada. 80% contratos preenchidos via fluig A SOLUÇÃO A plataforma sustentou e automatizou toda a operação do RH do Esporte Clube Pinheiros. Mais de 10 mil documentos foram digitalizados, o que gerou mais de 30 novos processos. Agora, todos os processos são rastreáveis e automatizados. 80% dos contratos da empresa são preenchidos dentro do fluig. Essas mudanças geraram um ganho de 30% de economia na gestão de tempo e alcançou um novo patamar de qualidade, o que resultou na conquista do certificado de ISO % de economia na gestão do tempo +30 processos automatizados 15

15 Há mais de 40 anos, o Sebrae apoia o desenvolvimento de micro e pequenas empresas 16

16 "Usufruir dos recursos de mobilidade ajudou muito no aumento da nossa produtividade. Com fluig, todo o nosso corpo executivo, incluindo diretores e gestores, consegue acompanhar o andamento das ações, autorizar e aprovar documentos de forma simples e rápida, de qualquer lugar, em qualquer hora", Roberto Woltmann - Gerente de TI e Gestão de projetos. O DESAFIO A SEBRAE/RS possuía diversos desafios referente à operação. A prioridade era reduzir os longos prazos de entrega de produtos para fornecedores e clientes e otimizar a troca de informações. Um dos maiores problemas enfrentados pelo RH era referente à comunicação interna, um processo que estava tecnologicamente defasado, causando falhas na comunicação e falta de engajamento entre colaboradores e as diferentes áreas. A SOLUÇÃO 50% de redução nos prazos de entrega 350 colaboradores conectados O projeto de implementação do fluig como solução para otimizar as operações foi chamado de "Projeto Orbe". Toda a operação foi digitalizada, mais de 350 colaboradores foram conectados e passaram utilizar a ferramenta em suas atividades diárias. Os prazos de entrega foram divididos pela metade. A automatização dos processos do RH resultou em redução da burocracia e do uso de papel nas transações. 17

17 Uma das mais conceituadas construtoras e incorporadoras do Brasil 18

18 O processo no fluig é contínuo, está crescendo junto com a empresa. É bastante comum que em reuniões de rotina, como um brainstorming, a gente saia com diversas ideias para realizar e o fluig viabiliza esse processo, Juliano Peluso - Coordenador de projetos O DESAFIO A Atena incorporações, uma das mais conceituadas construtoras e incorporadoras do Brasil, enfrentava dificuldades típicas de empresas do ramo. Problemas como o versionamento do projeto, gestão da documentação e fiscalização da obra eram comuns. Além disso, havia dificuldade de comunicação com os colaboradores que trabalhavam na obra. A soma desses fatores causava perdas financeiras significativas. O grande desafio do RH era estreitar o relacionamento dos colaborados que estavam em campo e engajá-los com a empresa folhas economizadas por obras A SOLUÇÃO Com a utilização da plataforma do fluig, a Atena Incorporações aprimorou toda sua operação. Os ganhos foram percebidos inclusive em áreas que não estavam contempladas no projeto inicial. Com a digitalização, o processo de gestão de documentos passou a ser feito pela plataforma. O problema de versionamento do projeto foi resolvido. O acesso mobile viabilizou a gestão dos dados, que passou a ser feita de forma remota. O resultado foi economia de tempo, menos deslocamentos da equipe e aumento na qualidade dos formulários. A empresa teve uma economia de R$ anuais apenas com o controle das solicitações de almoço na obra, uma contenção de gastos que não havia sido prevista. 35% de redução no tempo de documentação de obra R$ de economia em solicitações de almoço 19

19 Prestadora de serviços em arquitetura, engenharia e gerenciamento de obras. 20

20 Encontramos no fluig todas as funcionalidades de que necessitávamos para aperfeiçoar a gestão da empresa e aumentar nossa produtividade. Com fluig, foi possível trazer as obras para dentro do escritório e o escritório para dentro das obras, Rodrigo Sanches - Diretor Financeiro e de Planejamento O DESAFIO Em 2014, o principal objetivo da Inovalli era otimizar a gestão da empresa, principalmente em relação à comunicação interna dos colaboradores. A companhia precisava de processo de comunicação que fosse simples e claro para todos, sem que ocorresse perda de dados entre os profissionais envolvidos em cada projeto. Além disso, havia a necessidade de padronizar os treinamentos para os novos colaboradores, o que até então demandava muito tempo e custos do RH. 15 comunidades criadas A SOLUÇÃO Com o fluig, toda a operação da Inovalli foi otimizada. Tarefas rotineiras se transformaram em processos. Como solução para melhorar a comunicação, foi criada uma rede social corporativa que integrou e estimulou a interação dos colaboradores entre as diferentes áreas e profissionais. Além de comunicados importantes e fóruns de discussão, existem áreas criadas para atender aos interesses de cada setor. Toda as informações estão centralizadas, o que simplificou de forma significativa a rotina de trabalho. Até mesmo o diário de obras se encontra online e pode ser facilmente acessado por qualquer colaborador. O ganho em qualidade resultou na conquista do certificado de ISO Outro benefício alcançado diz respeito à criação de treinamentos no LMS, que além de reduzir os custos anteriores, resolveu problemas de assimetrias de informação. 10 disciplinas conectadas + 20 treinamentos gerados 21

21 Empresa líder na América Latina e uma das maiores provedoras de ERP Suite do mundo 22

22 Diagnósticos inteligentes de dados em tempo real e a combinação de tecnologias, como big data e mobilidade, são fundamentais para as empresas elaborarem de forma bem- sucedida a sua estratégia de transformação digital", Mario Almeida - Diretor Executivo de Mobilidade, fluig & Analytics O DESAFIO Empresa líder na América Latina e uma das maiores provedoras de ERP Suite do mundo, a TOTVS conta com mais de 10 mil colaboradores no departamento de RH. O setor possuía desafios na rotina diária de trabalho referente a processos de admissão e demissão, distribuição da informação pela companhia, custos de treinamentos elevados. A necessidade de fomentar a cultura empresarial e engajar os colabores também era o foco do setor. Além disso, a área precisa solucionar problemas referentes à fragmentação de informações entre os colaboradores, escritórios e franquias colabores conectados A SOLUÇÃO Os ganhos alcançados com fluig foram percebidos em toda a operação do RH. Com a criação de fluxos de automatização, a plataforma deu agilidade às rotinas administrativas do setor, que incluem rotinas de admissão, demissão, solicitação de férias, solicitação de viagens, solicitação de auxilio creche, entre outros. A criação de uma rede social e de uma intranet corporativa viabilizou a integração de toda a comunicação em um único canal. Por meio das comunidades, é possível segmentar a comunicação por departamentos, projetos, unidades. Além disso, o aplicativo Messaging trouxe ganhos significativos de produtividade e otimizou a trocas de informações, gerando uma redução de 170 horas que seriam gastas em reuniões. 170h de redução em reuniões Prêmio de empresa mais conectada de

23 Empresa focada na prestação de serviços para as áreas de Manutenção, Facilities e Logística 24

24 Precisávamos de uma solução que fosse integrável com o nosso ERP. Até então, não havíamos encontrado no mercado a solução apresentada pelo fluig. Busquei alternativas até com concorrentes e não encontrei nem metade das possibilidades do que estavam sendo apresentadas pelo fluig, Emerson Lindert Gerente de TI O DESAFIO O departamento de RH da Manserv é responsável por processos referentes à folha de pagamento, admissão (aproximadamente por mês) e demissão em mais 500 unidades espalhadas pelo Brasil. O turnover da empresa é estimado em 1200 funcionários/mês nas operações. O maior desafio dos gestores da área era alinhar o estágio de cada fase da contratação e demissão. Outra necessidade da empresa era engajar os colaboradores e melhorar a comunicação por meio da centralização das informações. R$ de economia em licenças do ERP 28 processos do RH automatizados A SOLUÇÃO Com fluig ocorreu a centralização de mais de 1000 processos de admissão e demissão, o que resultou em economia de custo e tempo. Ao todo, foram desenvolvidos 30 processos, sendo 26 de Recursos Humanos. A área ainda passou a contar com um e-social100% sustentado e 80% integrado a sistemas de BackOffice. 48 comunidades criadas 25

25 A PLATAFORMA reúne poderosos recursos que facilitam e aceleram a criação das soluções digitais de negócio: IDENTITY Single Sign-on ANALYTICS Indicadores e Dashboards BPM Gestão de Processos ESB Integrações Complexas de Sistemas ECM Gestão Eletrônica de Documentos LMS Gestão de Aprendizado WCM Criação de Portais SOCIAL Comunicação e Colaboração

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