MANUAL PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA

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1 MANUAL PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA Janeiro 2015

2 Índice 1. ENQUADRAMENTO LEGAL OBJETIVO COMPETÊNCIAS PROCEDIMENTOS PAGAMENTOS RECEBIMENTOS FOLHA DE COFRE FLUXOGRAMA ANEXOS ANEXO I: FOLHA DE COFRE MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 2/46

3 1. ENQUADRAMENTO LEGAL DIPLOMA Decreto-Lei nº 155/92, de 28 de julho Decreto-Lei nº 191/99, de 5 de junho Resolução do Conselho de Ministros nº 45/2000, de 2 de junho Resolução do Conselho de Ministros nº 115/2002, de 25 de setembro DESCRIÇÃO SUMÁRIA Estabelece um novo regime de administração financeira do Estado Define o regime da tesouraria do Estado. Pretende otimizar a gestão global dos fundos públicos e clarificar o âmbito das operações de tesouraria. Estabelece regras e procedimentos que regulam o gradual ajustamento da gestão de tesouraria dos serviços e fundos autónomos do modelo de centralização da tesouraria da administração central preconizado pelo Decreto-Lei nº 191/99, de 5 de junho. Clarifica e revê as regras e procedimentos previstos na Resolução nº 45/2000, de 2 de junho, referentes ao ajustamento da gestão da tesouraria dos serviços e fundos autónomos ao modelo de centralização da tesouraria da administração central preconizado pelo Decreto- Lei n º 191/99, de 5 de junho. MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 3/46

4 2. OBJETIVO Gerir uma tesouraria significa controlar e prever todas as entradas e saídas de meios monetários, devendo-se gerir de forma otimizada todos os pagamentos e recebimentos dos Serviços Centrais, o que, no limite, corresponde à minimização dos custos associados aos riscos de carência e de detenção de liquidez. A Tesouraria deverá efetuar uma eficiente previsão, otimização e controlo de todos os pagamentos e de todos os recebimentos, sejam em numerário, cheque, multibanco, transferência bancária, sibs, entre outros meios. Todos os outros procedimentos contabilísticos, anteriores e posteriores, não são função da tesouraria mas sim do departamento de contabilidade ou financeiro. Este manual tem como objetivo implementar e institucionalizar procedimentos na área de Tesouraria, para uma correta administração, contabilização e controlo da mesma, visando estabelecer um sistema de controlo, de organização e métodos a seguir. O responsável pelo cumprimento integral do presente Manual de Procedimentos é o Coordenador da área contabilística, tendo em conta que a Tesouraria é um núcleo dessa área, ou na sua inexistência ou impedimento, o Diretor do Departamento Financeiro. 3. COMPETÊNCIAS As funções gerais da Tesouraria baseiam-se na salvaguarda de todos os valores ao seu encargo, devendo o Tesoureiro ou o funcionário com tais funções: Controlar os valores monetários dos serviços centrais; Proceder, diariamente, à abertura e fecho de caixa e dos sistemas informáticos de suporte desse processo e registar os valores apurados em folha de cofre; MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 4/46

5 Proceder, diariamente, à abertura e fecho dos terminais de MB e registar os valores apurados em folha de cofre, refletindo as despesas bancárias do dia; Preparar os meios de pagamento e validar a documentação de suporte dos mesmos; Verificar as assinaturas obrigatórias nos cheques e transferências e efetuar os pagamentos devidamente autorizados; Verificar, conferir, arrecadar e registar todos os recebimentos no sistema informático correspondente; Emitir recibos, depois de cobradas as faturas, e fazer a sua contabilização no sistema informático correspondente; Efetuar os depósitos bancários diariamente; Identificar e registar os valores recebidos por transferência bancária; Conferir movimentos bancários das diferentes contas; Comunicar aos interessados os valores a pagamento; Responsabilizar-se, plenamente, pela guarda e segurança dos valores em cofre, ao qual só tem acesso os elementos afetos à tesouraria; Pedir livros de cheques; Registar diariamente as entradas e saídas nas folhas de cofre, de forma sequencial; Fornecer em tempo útil, de forma atualizada, toda a informação dos pagamentos e recebimentos aos serviços competentes, quando solicitado; MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 5/46

6 Arquivar a documentação de suporte das operações de Tesouraria em conformidade com as normas institucionalizadas. MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 6/46

7 4. PROCEDIMENTOS Existem procedimentos e medidas de controlo interno considerados essenciais na área da Tesouraria e, por isso, suscetíveis de aplicação em qualquer organização: Segregação de funções: A função contabilística e a função operacional devem estar separadas, de tal modo que nenhuma pessoa tenha a responsabilidade de uma operação desde o início até ao fim. As funções de autorização, salvaguarda dos ativos, contabilização e controlo devem estar afetas a pessoas diferentes. Nos Serviços Centrais a função contabilística é matéria da responsabilidade da área contabilística, a função operacional é matéria da responsabilidade da Tesouraria, sendo que todos os pagamentos carecem obrigatoriamente de autorização do Conselho de Gestão, formalizada com duas assinaturas dos seus membros. Os depósitos bancários são conferidos e efetuados junto da Caixa Geral de Depósitos, diariamente sempre que existam valores a depositar, por um elemento do departamento Financeiro não pertencente à Tesouraria. A Tesouraria dos Serviços Centrais tem afetos dois elementos, cabendo a um as funções relacionadas com recebimentos e a outro as funções relacionadas com pagamentos. Saída e entrada de valores: Todas a saídas e entradas de valores devem estar documentadas e contabilizadas nos sistemas informáticos existentes em função da natureza de cada entrada ou saída, diariamente; MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 7/46

8 Vendas ao Balcão: Nas vendas ao balcão deve ser emitido uma fatura-recibo no sistema de faturação instituído; Pré-numeração de documentos: Todos os documentos devem ser pré-numerados ou numerados através dos sistemas informáticos, datados e assinados por quem os elabora; Movimentos de caixa e pagamentos a dinheiro: Por regra, não são permitidos pagamentos em dinheiro, devendo-se dar prevalência ao movimento por Bancos (cheques, transferência bancárias, ordens de pagamento, entre outros). A exceção a esta regra deve ser previamente justificada e autorizada; Numeração de cheques ou transferências bancárias: Devem ser devidamente registadas e contabilizadas, sequencialmente; Cheques: Os cheques em branco devem estar à guarda da Tesouraria em lugar adequado e seguro (de preferência em cofre ou similar desde que tenha sistema de fecho com chave). Os cheques nulos devem ser arquivados, após a inscrição no dito cheque da palavra anulado. Por norma os cheques dos Serviços Centrais devem ser cruzados, com exceção dos emitidos para reembolso de fundos de maneio; Pagamentos por cheque: Os cheques devem ser nominativos, cruzados, assinados por duas pessoas do Conselho de Gestão, ou que com autorização deste possam movimentar contas bancárias, e carimbados com selo branco oficial dos Serviços Centrais; Não compensação: Os pagamentos não são compensados com os recebimentos; Número de contas bancárias: Devem-se manter abertas as que efetivamente têm movimento justificável, e o número de contas de ser o mínimo indispensável ao bom funcionamento. Contas com MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 8/46

9 pouco movimento ou sem movimento devem ser objeto de análise e, caso se justifique, proposto o seu encerramento; Depósitos: Os valores recebidos devem ser depositados diariamente, sempre que existam valores recebidos. No entanto, o depósito a efetuar não terá de ser integralmente igual à receita uma vez que a Tesouraria poderá guardar em cofre (ou sistema similar desde que tenha fecho à chave e só acessível pelos elementos afeto à tesouraria) algum valor para trocos. Este movimento deve ser registado e contabilizado diretamente na folha de cofre. Cabe ao Coordenador da área contabilística ou na sua inexistência ou impedimento, ao Diretor do Departamento Financeiro, as contagens de caixa, sem aviso prévio; Princípio da Unidade de Tesouraria: A Unidade de Tesouraria rege-se pelo princípio descrito no artigo 63º na Lei n.º 3-B/2010 de 28 de Abril, em que Toda a movimentação de fundos dos serviços e fundos autónomos, incluindo aqueles cuja gestão financeira e patrimonial se rege pelo regime jurídico das entidades públicas empresariais, deve ser efetuada por recurso aos serviços bancários disponibilizados pelo Instituto de Gestão da Tesouraria e do Crédito Público, I. P. (IGCP, I. P.), salvo disposição legal em contrário.. O princípio da unidade de tesouraria é aplicável a todas as instituições do ensino superior conforme n.º 2 do artigo 63º Lei nº 3B/2010 de 28 de abril. A Circular Série A n.º 1338 da DGO, apresenta uma exceção ao princípio da Unidade de Tesouraria Para aferir da condição de exceção prevista no n.º 4 do artigo 23.º do Decreto-Lei de execução orçamental, estão os serviços e organismos vinculados ao envio da informação relativa aos saldos mensais das contas de que sejam titulares, não sediadas no Instituto de Gestão da Tesouraria e do Crédito Público, I. P.. O envio desta informação é da competência da área Orçamental. À Tesouraria compete o envio dos saldos bancários de todas as contas bancárias, sendo estas do IGCP ou da banca comercial, até ao último dia do mês a reportar. MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 9/46

10 4.1. PAGAMENTOS Os pagamentos, de um modo geral resumem-se a: a) Devoluções a alunos; b) Devoluções a clientes e utentes; c) Pagamento a fornecedores; d) Pagamento de vencimentos; e) Pagamento de impostos e outros descontos; f) Pagamento de ajudas de custo; a) DEVOLUÇÃO A ALUNOS: Caso se verifique a necessidade de proceder à devolução ou restituição de valores cobrados a alunos, o procedimento a adotar é o seguinte: 1) Os alunos elaboram um requerimento que é entregue no Departamento de Assuntos Académicos; 2) Após análise da situação é disponibilizada para a área contabilística a identificação do aluno e o valor a devolver; 3) A área contabilística, após ser dada autorização superior 1 para a devolução e feito o tratamento contabilístico necessário, incluindo a autorização do conselho de gestão para proceder ao pagamento, encaminha o processo para a tesouraria; 1 A autorização superior é dada por quem tenha competência para autorizar a despesa, de acordo com os limites estabelecidos em despacho MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 10/46

11 4) A tesouraria procede à devolução do valor ao aluno, por transferência ou cheque, registando essa saída na folha de cofre, numerando-a sequencialmente; 5) Por fim, é registado o pagamento no sistema e o processo é devolvido à área contabilística para ser devidamente conferido e arquivado. b) DEVOLUÇÕES A CLIENTES E UTENTES: 1) Cabe à área contabilística, verificada a situação de valores recebidos em excesso, tratar contabilisticamente da sua devolução, após autorização superior, encaminhando o processo para a tesouraria; 2) A tesouraria procede à restituição do valor devidamente autorizado, por transferência ou cheque, registando o mesmo na folha de cofre diária, numerando-o sequencialmente; 3) É registado o pagamento no sistema e o processo é devolvido à área contabilística que procede ao arquivamento do documento comprovativo. c) PAGAMENTOS A FORNECEDORES: 1) As faturas recebidas dos fornecedores devem ser conferidas e contabilizadas pela área contabilística que envia as mesmas, semanalmente, para autorização do Conselho de Gestão; 2) A área contabilística, tendo a informação de que o pagamento da despesa foi autorizado, envia os processos de despesa para a tesouraria, juntamente com a devida autorização do Conselho de Gestão; 3) A tesouraria prepara a ordem de transferência bancária ou emite cheque, conforme o meio de pagamento previsto para essa despesa. Preferencialmente o pagamento será por transferência bancária para o efeito; MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 11/46

12 4) Dois membros do Conselho de Gestão, ou outras pessoas nas quais tenha sido delegada autorização para movimentação das contas bancárias, validam os pagamentos a efetuar assinando o cheque ou autorizando a ordem da transferência; 5) A tesouraria contacta os fornecedores, anexando o comprovativo do pagamento, e regista a mesma na folha diária de cofre, numerando-a sequencialmente. Posteriormente regista contabilisticamente através do lançamento do pagamento em sistema, devolvendo à área contabilística para conferência e arquivo. d) PAGAMENTOS DE VENCIMENTOS: 1) O Departamento de Recursos Humanos efetua o processamento de vencimentos e envia para a área contabilística as folhas dos procedimentos para autorização e registo (em papel) e os ficheiros (por e- mail) a enviar à entidade bancária 2) A área contabilística regista os vencimentos e envia ao Conselho de Gestão para autorização de pagamento dos vencimentos, encargos e descontos; 3) Após aprovação do Conselho de Gestão, e entre 24 e 12 horas antes da data fixada por lei para o pagamento dos vencimentos, a Tesouraria procede ao carregamento do ficheiro de vencimentos no IGCP; 4) Um dos membros do Conselho de Gestão ou uma pessoa com autorização delegada para movimentar as contas bancárias, procede à autorização do pagamento do ficheiro no sistema bancário; 5) A Tesouraria regista o pagamento dos vencimentos na folha de cofre, de forma sequencial, e entrega à área contabilística o comprovativo de pagamento para conferência e arquivo. MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 12/46

13 e) PAGAMENTOS DE IMPOSTOS E OUTROS DESCONTOS: 1) O apuramento de impostos e descontos, bem como o preenchimento das declarações e guias, é efetuado pela área contabilística; 2) Posteriormente, a área contabilística envia para a tesouraria as guias a pagamento, devendo esta proceder à preparação dos meios de pagamento; 3) Após autorização do Conselho de Gestão, a tesouraria efetua o pagamento, registando na folha de cofre os valores pagos, numerando-os sequencialmente; 4) A área contabilística faz o registo contabilístico do pagamento no sistema e os documentos são conferidos e arquivados. f) PAGAMENTO DE AJUDAS DE CUSTO: 1) Por norma, quando se trata de ajudas de custo de pessoal dos Serviços Centrais, as ajudas de custo são incluídas nos vencimentos e portanto liquidadas aquando do seu pagamento. Como tal, são tratadas como descrito no ponto d); 2) Quando se trata de pagamento de ajudas de custo a pessoal externo aos Serviços Centrais, o procedimento é tratado como um pagamento a fornecedores, descrito no ponto c) Modalidades de pagamentos Uma das funções da tesouraria é proceder ao pagamento das diferentes despesas dos Serviços Centrais sendo que para isso existem diferentes meios de pagamento tais como: a) Pagamento por Numerário; b) Pagamento por Cheque; MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 13/46

14 c) Pagamento por Transferência Bancária; d) Pagamento ao estrangeiro. a) PAGAMENTO POR NUMERÁRIO: Por regra não são permitidos pagamentos em dinheiro, devendo-se dar prevalência ao movimento por Bancos (cheques, transferência bancárias, ordens de pagamento, entre outros). A exceção a esta regra deve ser previamente justificada e autorizada; b) PAGAMENTO POR CHEQUE: Embora seja uma das modalidades previstas para o pagamento das despesas dos Serviços Centrais, a utilização de cheques deve ser reduzida ao mínimo indispensável, privilegiando-se as transferências bancárias. No entanto, sempre que há pagamentos através de cheques, existem certos requisitos que a tesouraria deve observar antes de proceder à emissão do mesmo. Assim, a tesouraria deve sempre: 1. Só preparar os cheques para pagamento após autorização do Conselho de Gestão de pagamento da despesa; 2. Ter em atenção que os cheques emitidos devem ser sempre assinados por dois membros do Conselho de Gestão ou por pessoa com autorização delegada para movimentar contas bancárias e, após assinatura, receber o selo branco dos Serviços Centrais; 3. A entrega de cheque presencialmente carece de identificação da pessoa que procede ao seu levantamento, devendo assinar a cópia que fica anexada ao processo de despesa; 4. Se a entrega do cheque for feita por correio, o mesmo deve ser acompanhado de ofício dos Serviços Centrais, assinado pela Diretora do Departamento Financeiro ou de um Coordenador de Área que a MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 14/46

15 substitua nas suas ausências e impedimentos, e com a indicação a quem vai ser pago, a morada, o número e valor do cheque, assim como o número de fatura correspondente; 5. Registar na folha de cofre a saída do cheque (sequencialmente numerada) reportada ao dia em que o cheque foi emitido. Este controlo é um controlo de tesouraria e não um controlo bancário (que cabe a outra área). c) PAGAMENTO POR TRANSFERENCIA BANCÁRIA: Deve ser a modalidade de pagamento preferencialmente usada pelos Serviços Centrais devendo a tesouraria, sempre que a utiliza, ter em conta os seguintes procedimentos: 1. A emissão do meio de pagamento deve ser tarefa da tesouraria, no entanto, a ordem de transferência para pagamento da despesa é feita por duas pessoas com competência para movimentar contas bancárias; 2. A ordem de transferência só será efetuada após autorização do Conselho de Gestão pelo que, posteriormente, é função da tesouraria enviar a quem se pagou a despesa o meio comprovativo da transferência bancária efetuada; 3. Feita a transferência bancária, a tesouraria deve registar a mesma em folha de cofre, numerando-a sequencialmente, reportada ao dia da ordem de transferência e não ao dia em que efetivamente o valor é debitado no banco. 4. É função da tesouraria verificar no extrato bancário se a transferência foi devidamente efetuada; 5. A Tesouraria deve obter os dados considerados essenciais para que a ordem de transferência seja possível se ainda não estiverem em base de dados dos Serviços Centrais, nomeadamente, o nome, o banco e o número de identificação bancária (NIB) para onde será feita a transferência para pagamento da despesa. MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 15/46

16 6) O Número de Identificação Bancária para se efetuar os pagamentos por transferência bancária deve constar dos contratos celebrados ou, na sua inexistência, na proposta de adjudicação. Qualquer alteração ao NIB apresentado inicialmente só pode ser feita através de uma alteração contratual ou através da apresentação de uma certidão atestando a validade e pertença do NIB à entidade beneficiária. MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 16/46

17 4.2. RECEBIMENTOS Os recebimentos, de um modo geral, dos Serviços Centrais da ULisboa resumem-se a: a) Recebimentos de projetos; b) Recebimentos de alunos; c) Recebimentos de clientes e utentes; d) Reposição de funcionários; e) Reposição de fornecedores; f) Requisições de fundos g) Outras receitas. a) RECEBIMENTOS DE PROJETOS 1) A área contabilística procede à emissão de fatura para registo da receita de projetos com base no pedido feito pelo responsável do projeto, através do GPETC; 2) À tesouraria cabe a verificação da entrada de fundos, através da identificação nos extratos das verbas recebidas, procedendo ao respetivo registo dessas verbas em folha de cofre e numeradas sequencialmente; 3) Após o registo do recebimento, validado com o extrato bancário, a tesouraria deve informar a área contabilística sobre a entrada dessa verba para emissão e envio do respetivo recibo. MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 17/46

18 b) RECEBIMENTOS DE ALUNOS-PROPINAS 1) Cabe à tesouraria receber e controlar todos os pagamentos de propinas efetuados pelos alunos, independentemente das modalidades aceites para o efeito pelos Serviços Centrais; 2) O registo dos valores recebidos deve ser refletido nas contas correntes dos alunos através da emissão do recibo, devendo este ser entregue ao aluno ou à entidade pagadora; 3) No final do dia a tesouraria deve emitir as listagens de controlo de tesouraria por recebimentos/itens de conta e por tipos de pagamentos; 4) Após a conferência dos recibos e das listagens anteriores, a tesouraria deve registar essas receitas em folha de cofre, numeradas sequencialmente, e preparar o depósito da receita apurada. 5) O registo deste depósito também deve ser refletido na folha de cofre, numerado sequencialmente, após a efetiva entrega no banco dos valores recebidos pela tesouraria. C) RECEBIMENTOS DE CLIENTES 1) O pedido de emissão de faturas deve ser satisfeito pela área contabilística; 2) À tesouraria cabe controlar as transferências bancárias, cheques e numerário recebido. Se houver verbas recebidas por transferência bancária, a tesouraria deve proceder à identificação dessa verba; 3) Após a receção dos valores recebidos, a tesouraria deve verificar a correspondência com o valor faturado e, caso haja conformidade, deve proceder ao registo desse recebimento na folha de cofre, numerando-o sequencialmente; 4) Se não houver conformidade entre o valor recebido e a fatura, a tesouraria entra em contato com o cliente para verificação da situação; MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 18/46

19 5) A tesouraria deve proceder ao depósito diariamente dos valores recebidos em numerário ou cheque e registar esse depósito em folha de cofre; 6) Este processo finaliza com o envio para a área contabilística para emissão e envio do respetivo recibo. d) REPOSIÇÃO DE FUNCIONÁRIOS 1) Esta reposição pode acontecer quando se deteta que houve valores pagos em excesso. Este apuramento é feito pelo Departamento de Recursos Humanos que envia as guias de reposição à área contabilística; 2) O valor pago em excesso deve ser devolvido pelo funcionário em numerário, cheque ou transferência bancária, sendo função da tesouraria verificar os valores rececionados. 3) A tesouraria regista e valida o recebimento e informa a área contabilística do valor reposto. 4) Esta reposição deve ser refletida na folha de cofre, numerada sequencialmente. Quando a reposição é efetuada por numerário ou cheque na tesouraria, a mesma deve preparar e proceder ao depósito desses valores na sua totalidade, diariamente sempre que existam. e) REPOSIÇÃO DE FORNECEDORES 1) É função da área contabilística o apuramento dos valores pagos em excesso aos fornecedores, devendo estes efetuar a devolução desses valores na tesouraria; 2) À tesouraria cabe verificar os valores devolvidos, quer seja por cheque/numerário ou transferência bancária (neste caso deve verificar essa devolução através da consulta do extrato), devendo esses valores ser registados na folha de cofre; MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 19/46

20 3) Cabe à área contabilística efetuar o registo da correção ao processo de despesa, ou receita, caso a reposição ocorra no ano económico seguinte; f) REQUISIÇÕES DE FUNDOS As Requisições de Fundos ou Pedidos de Libertação de Fundos, são feitas pela área orçamental e o reconhecimento do proveito à feito pela área contabilística. Quando os fundos requisitados são efetivamente recebidos, são ser registados pela Tesouraria na respetiva folha de Banco do Tesouro e posteriormente enviada à área contabilística, devidamente assinada, datada e numerada. g) OUTROS RECEBIMENTOS 1) Qualquer outro tipo de recebimento para além dos enunciados nos pontos anteriores, deve ser verificado pela tesouraria. Cabe à tesouraria controlar os valores recebidos por transferência bancária, cheque e numerário, procedendo ao depósito dos mesmos, diariamente, sempre que existam. 2) A tesouraria deve registar esses recebimentos em folha de cofre, numerando-os sequencialmente, bem como proceder ao seu registo no sistema financeiro Modalidades de recebimento Uma das funções da tesouraria é proceder ao recebimento das diferentes receitas dos Serviços Centrais. Para isso existem diferentes modalidades de recebimento: a) Recebimento por Numerário; b) Recebimento por Cheque; MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 20/46

21 c) Recebimento por Multibanco; d) Recebimento por Sibs; e) Recebimento por Transferência Bancária; a) RECEBIMENTOS POR NUMERÁRIO: Qualquer receita recebida em numerário deve ser refletida nos programas de faturação existentes em função da natureza de cada uma dessas receitas. A tesouraria deve proceder ao depósito diariamente de todos os valores recebidos em numerário, sem prejuízo de manter pequenos valores em caixa para trocos, até ao limite máximo de 100 (cem euros) por posto de cobrança. b) RECEBIMENTO POR CHEQUE: O procedimento a efetuar pela tesouraria é idêntico ao descrito na alínea anterior, pelo que após o registo dessas receitas no programa informático de suporte, a tesouraria deve proceder ao depósito diário de todos os valores recebidos por cheque. c) RECEBIMENTO POR MULTIBANCO: É das formas mais usadas nos Serviços Centrais. A tesouraria deve ao final de cada dia proceder ao encerramento dos TPA s e conferir os valores recebidos por este meio com os recibos emitidos. Tal como nas outras modalidades, também o valor total apurado diariamente deve ser registado em folha de cofre, numerada sequencialmente. O valor a registar na folha de cofre deve ser sempre o valor bruto do talão de fecho de MB, pois uma vez que as despesas bancárias dos TPA s também devem ser registados diariamente, o crédito MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 21/46

22 respetivo na conta bancária será sempre feito pelo valor liquido diário apurado, ou seja, resultante da diferença entre o valor bruto em MB e as despesas bancárias dos TPA s. d) RECEBIMENTO POR SIBS: Esta forma de pagamento só é usada para o pagamento das propinas, dentro dos prazos fixados para o efeito. É função da tesouraria comunicar ao Departamento de Assuntos Académicos a entrada de valores na conta bancária para que estes façam a importação dos ficheiros SIBS, caso ainda não tenha ocorrido. A Tesouraria procede ao registo do valor apurado na folha de cofre, numerada sequencialmente. e) RECEBIMENTO POR TRANSFERENCIA BANCÁRIA: Qualquer receita dos Serviços Centrais por esta via deve ser identificada pela tesouraria, diariamente, no extrato. Após a identificação dessa receita e registo no programa informático adequado, a mesma deve ser registada na folha de cofre e numerada sequencialmente. MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 22/46

23 4.3. FOLHA DE COFRE A Folha de cofre utilizada na Tesouraria dos Serviços Centrais foi desenvolvida internamente. A sua utilização inclui os procedimentos seguintes INTRODUÇÃO DE DADOS A Folha de introdução de dados Geral é o local onde os lançamentos diários que têm documentos comprovativos são introduzidos ou alterados (deve-se realçar que só devem ser colocados na Folha de Cofre movimentos que tenham um documento comprovativo que os justifiquem. Caso tal não se verifique, esses lançamentos devem ser efetuados nas áreas de introdução de dados Por Consolidar ou Alunos ) Para se efetuar um lançamento: 1- Clicar no botão Lançamento de Registo que se encontra no topo da Base de Dados 2- Dentro do formulário: a) Selecionar o dia ao qual corresponde o Registo a efetuar. b) Preencher os campos com *, selecionando um valor das Listas que estes comportam. Caso o item que se pretende colocar não esteja presente nas Listas, deve ser adicionado no momento. No entanto, é aconselhável atualizar as Tabelas de Suporte com esse valor previamente e depois introduzir o Registo pela seleção do mesmo). c) No caso dos montantes colocar o valor do movimento na entrada caso tenha sido uma receita, ou na Saída caso seja um pagamento. d) Se se pretender introduzir mais informação, continuar a preencher o formulário. MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 23/46

24 e) No final clicar em Inserir Lançamento. Nota 1: No caso de algum campo de preenchimento obrigatório ficar em branco, o formulário não permite introduzir o Registo, fazendo foco automático no campo em falta. Nota 2: Apenas o nível mínimo de informação é obrigatório. No entanto quanto mais informação se colocar em cada lançamento, e quanto mais específico for cada um (ou seja, não sendo o somatório de outros lançamentos), melhor será o controlo dos Registos. Exemplo. Lançamento da Receita Diária do SIGES em Numerário. MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 24/46

25 Data: Data do Documento Conta: Conta Bancária ou Caixa que movimenta o valor em causa (ex: Cheques, numerários e Vales Postais movimentam a Caixa Tesouraria; Transferências, SIBS e Multibanco movimentam as respetivas contas bancarias). Meio R/P: Corresponde ao meio de entrada ou saída do valor em causa no lançamento. Por exemplo: Numerário, Cheque, Multibanco, Transferência Bancária, SIBS, Vale Postal, Débito em Conta, Crédito em Conta. Origem: Corresponde à Origem do movimento que o desencadeia. Tipo de Movimento: Descrição básica do movimento em si. Entidade: A entidade é a contraparte de um movimento. Por exemplo, nos pagamentos de Faturas, estas são emitidas por uma entidade a quem se irá efetuar um pagamento. É esta entidade que deve ser colocada neste campo. Nº Fatura, Recibo Verde, Outros: Sendo um campo informativo, pode colocar-se aqui o número de qualquer documento comprovativo do movimento. Outra Informação: Colocar neste campo toda a informação considerada relevante para além da anteriormente apresentada. Por exemplo, pode colocar-se uma descrição do porquê de um movimento, ou um número de documento interno. Valor Total de Entrada: Montante do lançamento que corresponde a uma entrada de valor. Valor Total da Saída: Montante do lançamento que corresponde a uma saída de valor. Para se efetuar uma alteração a um lançamento anterior: 1- Clicar no botão Alterar Registo. 2- Dentro do formulário: MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 25/46

26 a. Colocar o número de Ordem do Registo que se pretende alterar e clicar em Escolher Registo. b. Os campos onde consta a informação do Registo a alterar foram preenchidos, sendo agora possível alterá-los. c. Efetuar as alterações pretendidas e inserir o Registo. 3- O Registo encontra-se alterado POR CONSOLIDAR A Folha de introdução de dados Por Consolidar é o local onde os lançamentos diários que não têm documentos comprovativos e que não sejam respeitantes a alunos (ou que se preveja que não sejam de alunos) devem ser colocados. Os movimentos que não tenham documento comprovativo devem ser introduzidos nesta área, a aguardar que os mesmos sejam identificados. Quando os documentos justificativos do movimento são identificados, os mesmos devem ser enviados para a Lista Geral. No final do ano, se todos os movimentos sem documento comprovativo estiverem aqui colocados em por consolidar ter-se-á uma lista dos movimentos por conciliar. Como enviar um Registo para a Lista Geral: 1- Clicar no botão Enviar para Lista Geral. 2- Dentro do formulário: a. Colocar o número de Ordem do Registo que se pretende alterar e clicar em Escolher Registo. b. Os campos onde consta a informação do Registo a alterar foram preenchidos, sendo agora possível alterá-los. c. Efetuar as alterações pretendidas e inserir o Registo. MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 26/46

27 d. Confirmar a data na qual se pretende colocar o registo. Caso esteja correta, clicar Sim. 3- O Registo foi enviado para a Listagem Geral e aparecerá nas folhas de cofre da data introduzida. Exemplo: Form. de envio de um lançamento da página de Por consolidar para a área Geral. Semanalmente deve ser enviado um Relatório dos movimentos por conciliar para a área contabilística, para que se possam identificar mais facilmente e/ou tomar medidas de identificação ALUNOS A Folha de introdução de dados Alunos é o local onde os lançamentos diários que não têm documentos comprovativos e que sejam respeitantes a alunos (ou que se preveja que sejam de MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 27/46

28 alunos), devem ser colocados. Estes lançamentos não devem ser enviados individualmente para a Listagem Geral porque serão colocados enquanto receita Diária proveniente do SIGES. Se houvesse envio, dar-se-ia uma duplicação de receitas, pois dariam entrada pela Receita Geral e pelo envio individual. Desta forma, assim que o movimento for identificado, este deve ser eliminado desta listagem. Apesar do carácter mais informativo destes lançamentos, estes permitem que os saldos bancários fiquem corretos, permitindo maior controlo RELATÓRIOS Tal como a área de Registos, a Folha de Relatórios tem 3 áreas distintas: Os Relatórios Gerais ou Folhas de Cofre, os Relatórios Por Consolidar e os Relatórios Alunos Por Consolidar. O funcionamento é idêntico, pelo que não se fará uma distinção neste manual. Nas áreas de Relatório pode retirar-se uma descrição dos movimentos diários filtrados por dias e contas. Estas folhas devem refletir todos os lançamentos efetuados num dia, ou num determinado prazo temporal, para uma determinada conta. Um Relatório é criado automaticamente, bastando para isso: 1-Escolher o dia, ou intervalo de tempo para o qual se pretende obter a informação (o intervalo de tempo é totalmente flexível, podendo ir de 1 dia, uma semana, um mês, um ano, ou outro prazo). 2-Escolher a conta. Nota: Diariamente devem ser retiradas Folhas de Cofre de todas as contas movimentadas incluindo a conta Caixa da Tesouraria. A qualquer momento pode imprimir-se o relatório clicando no botão Imprimir Relatório. MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 28/46

29 Exemplo: Pedido do Relatório Anual de 2012 de todos os movimentos da Caixa Tesouraria Componentes Um relatório é constituído por: Datas: A data de início do relatório até data final. Se for o relatório de apenas um dia, estas datas serão iguais. Conta: A conta a que os movimentos dizem respeito. Utilizador: O Utilizador que produziu o relatório. MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 29/46

30 Data de Impressão: A data em que o relatório foi produzido. Saldo Inicial: O montante registado previamente na conta filtrada, até ao dia de início do relatório, antes da soma dos movimentos diários. Saldo Diário: É o resultado da soma dos valores entrados na conta, subtraído dos valores de saída durante o período temporal filtrado. Saldo final: Resulta da soma do saldo Inicial com o Saldo Diário. Extrato Bancário: Soma de todos os registos efetuados na conta em causa, na data final do relatório. Este valor já tem em conta os valores apresentados no relatório, assim como todos os valores registados quer na área Geral, na área Por Consolidar e na área Alunos. Percentagem: Por exemplo, se um relatório produzido na área Por Consolidar apresentar uma percentagem de 30% quer dizer que 30% do valor total do extrato está registado na área Por Consolidar, e o remanescente nas restantes áreas Alunos e Geral. Quando o valor do Extrato Bancário do relatório for igual ao verificado no banco e a percentagem for igual a 100%, isso significa que todos os movimentos estão documentados e assim a consolidação efetuada naquela data Funcionamento O Relatório da Folha de Cofre deve capear os documentos comprovativos dos movimentos diários, e todos os movimentos que estejam inseridos na Folha de Cofre têm de ter o respetivo documento numerado por trás. O processo é o seguinte: 1. Quando se insere um registo, este recebe um número de identificação único. 2. Este número deve ser colocado na folha comprovativa do documento em local visível. MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 30/46

31 3. Este documento deve ser colocado atrás da Folha de Cofre no final do dia e enviado para a área contabilística CONTROLO DIÁRIO Tal como nos Relatórios, também nos Controlos Diários há 3 áreas. O funcionamento é idêntico em cada uma delas e por isso não serão diferenciadas neste manual. Principais mais-valias dos controlos diários A Folha de Controlo Diário permite comparar os valores registados com os valores diários realmente apurados e procurar a origem de eventuais desvios. Principais vantagens: Saldo de Caixa: Efetuando-se os lançamentos diariamente consegue-se conhecer o saldo da caixa (saldo diário) em tempo real. Para o efeito deve-se criar o controlo do respetivo dia e na terceira tabela ver qual o Total Geral em Numerário e ou Cheque. Esse será o valor que deve existir em caixa no dia. Receita Diária: Na primeira tabela deve ficar refletida a Receita Diária (SIGES) com o meio de Recebimento / Pagamento. Se forem bem lançados, estes valores serão idênticos aos Relatórios Por MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 31/46

32 Meios de Pagamentos retirados do SIGES, conseguindo-se uma comparação direta. Para além destes ficam discriminados todos os movimentos e Origens dos mesmos. Depósito: Para controlar se os depósitos foram bem lançados deve-se procurar na primeira tabela a Origem Tesouraria. Esta deve ter de frente a forma de R/P Numerário e/ou Cheque e o valor de 0 (Zero). Isto quer dizer que o valor que saiu da Caixa Tesouraria, entrou na Conta de Depósito. Caso o valor seja diferente clicar no valor para verificar onde se encontra a diferença. Controlo de Diferenças: Os lançamentos têm os montantes corretamente lançados se os valores na globalidade das tabelas deste controlo forem idênticos aos que verifica na realidade. Facilitação na descoberta de erros de introdução de Registo: Nesta Folha são apresentadas tabelas, de onde se pode retirar mais informação para se descobrir a origem de qualquer desvio encontrado (fazendo duplo clique sobre os valores que estão com problemas surge uma página com a origem desse valor, podendo identificar-se assim facilmente qual a origem da diferença estas páginas devem no entanto ser eliminadas depois de feito o controlo, pois trata-se de lixo ). Exercer este procedimento sempre que se verificar uma diferença entre os valores registados na Folha de Cofre e os valores reais e encontrar o problema de lançamento. MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 32/46

33 SALDOS BANCÁRIOS A área Saldos Bancários tem como objetivo manter os saldos bancários das diversas contas utilizadas pela tesouraria sob total controlo, conseguindo-se identificar todos os movimentos por registar, e facilitando-se a conciliação de contas mensal e anual. Os Saldos bancários refletem todos os registos efetuados nas contas em causa, na data pretendida, quer tenham sido registados na área Geral, na área Por Consolidar ou na área Alunos. Como controlar os saldos Deve observar-se diariamente que movimentos se deram nas contas trabalhadas e refleti-los no Excel, para que os saldos bancários da folha sejam idênticos aos saldos do extrato bancário. Assim, se um movimento tem documento justificativo, deve ser colocado na área de registo Geral surgindo depois na Folha de Cofre do dia. Por outro lado, se o movimento não tem documento comprovativo, deve ser colocado na área de registo Por Consolidar, ou Alunos. Desta forma são criadas listas de registos (movimentos bancários) por identificar, facilitando a conciliação futura e mantendo sempre os saldos bancários atualizados com os extratos. Nesta folha pode retirar-se os saldos registados numa conta em particular para um determinado dia específico, ou pode fazê-lo para todas as contas em simultâneo. De realçar que este saldo está também presente sempre que retira um relatório. MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 33/46

34 TABELAS DE SUPORTE A Folha Tabelas de Suporte tem um papel fundamental na coesão e rapidez de utilização da Folha de Cofre, pois permite que as Listas presentes em TODOS os formulários da Folha tenham a informação essencial e indispensável ao seu bom funcionamento. Sempre que um dado não esteja presente, pode adicioná-lo, preenchendo as tabelas através dos formulários de Gestão. Estas tabelas estão divididas em 5 áreas, Contas, Origem, Meio de R/P, Tipo de Movimento e Descrição. Contas: Nesta tabela colocar todas as contas com as quais trabalha. A tabela Contas responde à pergunta: Onde entrou ou saiu o valor a registar? MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 34/46

35 Origem: Esta tabela tem como objetivo colocar a Origem de um registo, ou seja, qual a contraparte da Tesouraria. A tabela Origem responde à pergunta: De Onde surgiu o movimento? Meio R/P: Nesta Tabela estão presentes os meios de Recebimento e Pagamento com os quais a Tesouraria trabalha. A tabela Meio de R/P responde à pergunta: Como foi pago / recebido / movimentado o montante em causa? Tipo de movimento: É importante para identificação futura do lançamento e do seu motivo. A tabela Tipo de movimento responde à pergunta: Porque se deu o movimento? Descrição: Não sendo informação de colocação obrigatória, sistematiza a informação adicional, por exemplo com a colocação do nome de entidades com maior frequência de interação. Tem a função de evitar por exemplo que se coloque Fct e FCT, o que dificulta a consulta de informação futura através de filtros. Para adicionar um item às tabelas: 1- Clicar no Botão Gerir na Folha Tabelas Suporte MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 35/46

36 2- Colocar a descrição pretendida 3- Clicar em Adicionar Para remover um item: 1- Clicar no Botão Gerir 2- Selecionar da lista apresentada qual o campo a remover 3- Clicar em Remover 4- Confirmar que o campo que pretende eliminar é aquele, e de seguida clicar em Apagar. MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 36/46

37 Para alterar item: 1- Escolher qual o item que pretende alterar no campo da esquerda 2- Colocar a nova descrição 3- Carregar em Alterar ATENÇÃO: Ao alterar um item não altera os valores dos registos previamente efetuados com este. Ou seja, se por exemplo quiser alterar o nome de uma conta de XXXX para XXYY, os lançamentos efetuados na Conta XXXX deixam de surgir em relatórios. Por outro lado, lançamentos com Meio R/P, Tipo de Movimento, Origem e Descrição alterados continuam a surgir em relatórios, mas deve-se ter cuidado ao filtrar a informação, para evitar que fiquem de fora. A solução é alterar individualmente cada lançamento prévio efetuado com o nome antigo. MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 37/46

38 5- Se confirmar que quer efetuar a alteração faça, Sim no aviso apresentado. Para alterar a ordem pela qual os itens são apresentados: 1- Selecionar o item a movimentar 2- Carregar nas setas Subir ou Descer de acordo com o pretendido. MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 38/46

39 LANÇAMENTOS NA FOLHA DE COFRE Depósito: 1º Movimento - Saída do montante da Caixa Tesouraria 2º Movimento - Entrada do montante na Conta Bancária (as diferenças estão em Letra MAIUSCULA) MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 39/46

40 Receita Diária SIGES: Receita Diária do Siges em Cheque ou Numerário Receita Diária do SIGES em Multibanco ou Transferência Bancária ou SIBS (as diferenças para as Receitas em Numerário / Cheque estão em Letra MAIUSCULA). O Meio de R/P deve estar separado e não como apresentado no exemplo abaixo, sendo feito um lançamento por cada Meio de R/P que surge nos Relatórios do SIGES. MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 40/46

41 Despesas Bancárias diárias do Multibanco Despesa Bancária SIBS MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 41/46

42 Pagamentos Diversos a Fornecedor / Credor Pagamento em Cheque Pagamento por Transferência Bancária (as diferenças estão em Letra MAIUSCULA) MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 42/46

43 Recebimentos Diversos de Clientes Receita de Cliente não aluno em Cheque. Receita de Cliente não aluno em Transf. Bancária. (as diferenças estão em Letra MAIUSCULA) MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 43/46

44 Pagamento de Descontos e Deduções Recebimento de Juros Bancários MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 44/46

45 5. FLUXOGRAMA MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 45/46

46 6. ANEXOS 6.1. ANEXO I: FOLHA DE COFRE MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA 46/46