DOMICÍLIO ELETRÔNICO DO CIDADÃO PAULISTANO DEC MANUAL DO CONTRIBUINTE

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1 DOMICÍLIO ELETRÔNICO DO CIDADÃO PAULISTANO DEC MANUAL DO CONTRIBUINTE

2 Sumário Apresentação... 3 Base Legal... 3 Informações Gerais O primeiro acesso ao sistema Acessando o sistema DEC como contribuinte Lendo as mensagens Como abrir a mensagem Abrindo uma mensagem com natureza de Notificação Abrindo uma mensagem com natureza de Aviso Usando o filtro de mensagens Delegando o acesso a outros usuários Como alterar a delegação já existente Como delegar para um novo usuário Acessando a Caixa de Entrada como usuário delegado Como renunciar a um ato de delegação Atualizando os dados de telefone e

3 Apresentação Este manual visa a orientar os contribuintes do Município de São Paulo quanto ao uso do DEC, suas funcionalidades e obrigatoriedade de cadastramento para recebimento de mensagens eletrônicas enviadas pela Secretaria de Finanças e Desenvolvimento Econômico do Município de São Paulo com conteúdo estritamente do interesse do contribuinte. Com o DEC, informações de interesse do contribuinte poderão chegar através de uma caixa postal eletrônica disponível na internet, cujo acesso será restrito a usuários autorizados e portadores de certificação digital de forma a garantir o sigilo, a identificação, a autenticidade e a integridade das comunicações. Base Legal Lei nº , de 8 de julho de 2011 Art. 41. Fica instituída a comunicação eletrônica entre a Secretaria Municipal de Finanças e o sujeito passivo dos tributos municipais por meio do Domicílio Eletrônico do Cidadão Paulistano - DEC, sendo obrigatório o credenciamento para as pessoas jurídicas, observadas a forma, condições e prazos previstos em regulamento. Art. 42. A Secretaria Municipal de Finanças poderá utilizar a comunicação eletrônica para, dentre outras finalidades: I cientificar o sujeito passivo de quaisquer tipos de atos administrativos; II encaminhar notificações e intimações; III expedir avisos em geral. Parágrafo único. A expedição de avisos por meio do DEC, a que se refere o inciso III do caput deste artigo, não exclui a espontaneidade da denúncia nos termos do art. 138 do Código Tributário Nacional. Art. 44. Uma vez realizado o credenciamento nos termos do art. 43 desta lei, as comunicações da Secretaria Municipal de Finanças ao sujeito passivo serão feitas por meio eletrônico, em portal próprio, denominado DEC, dispensando-se a sua publicação no Diário Oficial da Cidade, a notificação ou intimação pessoal, ou o envio por via postal. 1º A comunicação feita na forma prevista no caput deste artigo será considerada pessoal para todos os efeitos legais. 2º Considerar-se-á realizada a comunicação no dia em que o sujeito passivo efetivar a consulta eletrônica ao teor da comunicação. 3º Na hipótese do 2º deste artigo, nos casos em que a consulta se dê em dia não útil, a comunicação será considerada como realizada no primeiro dia útil seguinte. 4º A consulta referida nos 2º e 3º deste artigo deverá ser feita em até 10 (dez) dias contados da data do envio da comunicação, sob pena de ser considerada automaticamente realizada na data do término desse prazo.

4 5º No interesse da Administração Pública, a comunicação poderá ser realizada mediante outras formas previstas na legislação. DECRETO Nº , DE 1º DE JULHO DE 2015 Art. 1º Os artigos 41 a 50 da Lei nº , de 8 de julho de 2011, que tratam da comunicação eletrônica entre a Secretaria Municipal de Finanças e Desenvolvimento Econômico e o sujeito passivo dos tributos municipais por meio do Domicílio Eletrônico do Cidadão Paulistano DEC, ficam regulamentados nos termos deste decreto. Art. 2º Para os fins deste decreto, considera-se: I Domicílio Eletrônico do Cidadão Paulistano - DEC: portal de serviços e comunicações eletrônicas da Secretaria Municipal de Finanças e Desenvolvimento Econômico disponível na rede mundial de computadores; II meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais; III transmissão eletrônica: toda forma de comunicação à distância com a utilização de redes de comunicação, preferencialmente a rede mundial de computadores; IV assinatura eletrônica: aquela que possibilite a identificação inequívoca do signatário e utilize certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira ICP Brasil, nos termos da lei federal específica, na seguinte conformidade: a) o certificado digital deverá ser do tipo A1, A3 ou A4 e conter o número de inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica - CNPJ ou o número de inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas - CPF; b) será exigido um certificado digital para cada raiz do número de Inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica - CNPJ; V sujeito passivo: o sujeito eleito pela legislação para o cumprimento da obrigação tributária, podendo ser o próprio contribuinte ou terceiro responsável pelo cumprimento da obrigação tributária Art. 4º Para recebimento da comunicação eletrônica por meio do DEC, o sujeito passivo deverá estar previamente credenciado perante a Secretaria Municipal de Finanças e Desenvolvimento Econômico. 1º O credenciamento, obrigatório para as pessoas a que se refere o caput do artigo 41 da Lei nº , de 2011, deverá ser efetuado por meio da internet, mediante acesso ao endereço eletrônico da Prefeitura, na funcionalidade relativa ao DEC, observadas a forma, condições e prazos estabelecidos neste decreto e em ato da Secretaria Municipal de Finanças e Desenvolvimento Econômico. 2º A comunicação entre a Secretaria Municipal de Finanças e Desenvolvimento Econômico e o Microempreendedor Individual MEI a que se refere o 1º do artigo 18-A da Lei Complementar Federal nº 123, de 14 de dezembro de 2006, optante pelo Sistema de

5 Recolhimento em Valores Fixos Mensais dos Tributos abrangidos pelo Simples Nacional SIMEI, será realizada na forma do Decreto nº , de 1º de outubro de IN Nº SF/SUREM Nº 14/2015 DE 11 DE NOVEMBRO DE 2015 Art. 1 As pessoas obrigadas a se credenciarem no Domicílio Eletrônico do Cidadão Paulistano DEC, nos termos do artigo 41 da Lei nº , de 8 de julho de 2011, deverão fazê-lo no prazo de 90 (noventa) dias, contados da publicação desta instrução normativa. 1º A Secretaria Municipal de Finanças e Desenvolvimento Econômico SF realizará o credenciamento de ofício das pessoas jurídicas contribuintes dos tributos mobiliários, que não se credenciarem no DEC, em até 30 (trinta) dias, contados do término do prazo previsto no caput. 2º O credenciamento de ofício no DEC, na forma do 1º deste artigo, será comunicado ao sujeito passivo por edital publicado no Diário Oficial da Cidade. Art. 2º A inscrição de pessoa jurídica no Cadastro de Contribuintes Mobiliários CCM, após o decurso do prazo estabelecido no art. 1º desta instrução normativa, acarretará automaticamente o seu credenciamento no DEC. 1º A extinção do sujeito passivo por liquidação acarretará o seu descredenciamento de ofício do DEC, após a ciência das mensagens eletrônicas pendentes no sistema. 2º O cancelamento das inscrições de todos os estabelecimentos da pessoa jurídica no Cadastro de Contribuintes Mobiliários CCM, após a ciência das mensagens eletrônicas pendentes no DEC, e desde que não tenha a propriedade, posse ou domínio útil de bens imóveis localizados no Município, acarretará o seu descredenciamento do DEC. 3º Consideram-se mensagens eletrônicas pendentes, para fins do disposto neste artigo, quaisquer comunicações eletrônicas enviadas ao sujeito passivo ou seu representante, via DEC, anteriormente ao cancelamento de sua última inscrição no CCM, que ainda não tenham sido objeto de ciência expressa ou tácita. Art. 3º A Subsecretaria da Receita Municipal - SUREM poderá, a seu critério, permitir a inscrição no DEC de outras pessoas, além daquelas previstas no art. 41 da Lei nº , de 2011, no interesse da Fiscalização Tributária Municipal. Art. 4º A Secretaria Municipal de Finanças e Desenvolvimento Econômico iniciará as comunicações por meio do DEC em até 30 (trinta) dias após o término do prazo fixado no caput do art. 1º desta instrução normativa para as pessoas jurídicas nele credenciadas. Informações Gerais DEC consiste no Domicílio Eletrônico do Cidadão Paulistano em que se encontrará sua caixa postal eletrônica para o recebimento de mensagens. Tais mensagens possuem caráter oficial e serão enviados, apenas, conteúdos que tenham relação com a empresa.

6 O acesso ao DEC, pelo contribuinte ou seu outorgado, será permitido mediante efetivação de credenciamento preliminar, e sempre com certificação digital (e-cnpj ou e-cpf). O credenciamento ao DEC será único por empresa, valendo para todos os estabelecimentos de mesmo CNPJ raiz. A pessoa jurídica credenciada poderá nomear, via DEC, procurador eletrônico para consultar as mensagens eletrônicas recebidas pelo DEC, seja pessoa física ou jurídica, desde que portadora de certificado digital.

7 1. O primeiro acesso ao sistema Com seu Certificado Digital, ao acessar pela primeira vez o sistema do DEC ( o contribuinte visualizará as regras de uso na tela abaixo: Caso decida não se credenciar, poderá clicar no botão Sair. Assim, o credenciamento não será realizado (é importante observar a obrigatoriedade do uso e as potenciais consequências de uma omissão). Caso queira se credenciar, o contribuinte deverá ler a introdução sobre o sistema e, se de acordo, clicar na caixa de seleção Li e aceito os termos de credenciamento. Em seguida, é obrigatório o preenchimento dos dados de e telefone (ambos são necessários). Por fim, deve-se clicar em Confirmar. Assim, o credenciamento estará completo e o contribuinte deverá acessar sua caixa de mensagens diariamente.

8 2. Acessando o sistema DEC como contribuinte Para acessar o DEC: 1. Entre no site: 2. Ao aparecer as opções, clique em Área do Contribuinte. 3. Escolha o seu Certificado Digital na janela de seleção. 4. Digite sua senha do Certificado Digital. 5. A sua caixa de mensagens aparecerá na tela, conforme ilustração abaixo. Nesta tela, pode-se verificar a presença de: Barra de Menus; Quadro contendo: o Orientações gerais sobre o DEC; o Filtros para a Caixa Postal; o Dados básicos do contribuinte; o Caixa de Mensagens propriamente dita.

9 3. Lendo as mensagens 3.1. Como abrir a mensagem Para abrir a mensagem, basta escolher qual mensagem se uma que deseje ler e clicar no local apontado abaixo. PRIMEIRA OBSERVAÇÃO IMPORTANTE: Existem duas naturezas de mensagem: Avisos e Notificações. A diferença básica é que as mensagens do tipo Aviso funcionam como uma mera comunicação entre a Prefeitura de São Paulo e o contribuinte, sem qualquer implicação jurídico-legal. Por sua vez, as mensagens com natureza de Notificação são uma forma de comunicação com valor jurídico, a exemplo de comunicações feitas por edital ou carta com Aviso de Recebimento. SEGUNDA OBSERVAÇÃO IMPORTANTE: Quando o contribuinte, ou algum preposto, por ele, expressamente delegado (ver item 5 Delegando o acesso a outros usuários) lê uma mensagem de Notificação, fica registrado o momento da leitura e, dessa forma, configurase a ciência do teor da mensagem. TERCEIRA OBSERVAÇÃO IMPORTANTE: Caso não ocorra a leitura de uma mensagem tipo Notificação dentro do prazo de 10 dias (o prazo é contado conforme a legislação aplicável), ocorre a ciência tácita, que, para todos os efeitos, configura a leitura da mensagem, como se o usuário a tivesse lido Abrindo uma mensagem com natureza de Notificação Após clicar na mensagem, conforme explicado anteriormente, caso seja uma Notificação, a seguinte janela se abrirá, apresentando o conteúdo da notificação.

10 Pode-se observar a presença dos seguintes elementos: Natureza: indica qual a natureza da mensagem. Se é Aviso ou Notificação. Assunto: indica o assunto da mensagem. Recebido em: indica a data em que a mensagem foi recebida. Lido em: indica a data na qual a mensagem foi lida. Caso a mensagem não seja lida no prazo legal, o sistema automaticamente irá calcular e indicar a data da ciência tácita. Campo da mensagem: local no qual o texto contendo o teor da mensagem é apresentado. Botão Fechar: deve ser usado para fechar a mensagem Abrindo uma mensagem com natureza de Aviso Caso a mensagem seja de natureza de Aviso, a seguinte janela se abrirá, apresentando o conteúdo da mensagem.

11 Pode-se observar a presença dos seguintes elementos: Natureza: indica qual a natureza da mensagem. Se é Aviso ou Notificação. Assunto: indica o assunto da mensagem. Recebido em: indica a data em que a mensagem foi recebida. Lido em: indica a data na qual a mensagem foi lida. Caso a mensagem não seja lida no prazo legal, o sistema automaticamente irá calcular e indicar a data da ciência tácita. Campo da mensagem: local no qual o texto contendo o teor da mensagem é apresentado. Botão Fechar: deve ser usado para fechar a mensagem. Botão Arquivar: move a mensagem para a caixa de Mensagens Arquivadas. Esta operação não pode ser desfeita. Botão Excluir: exclui a mensagem. Esta operação não pode ser desfeita. As mensagens são organizadas em duas caixas: Caixa de Entrada e Mensagens Arquivadas, observe a ilustração abaixo. PRIMEIRA OBSERVAÇÃO IMPORTANTE: Apenas mensagens de natureza Aviso podem ser, a critério do usuário do sistema, movidas da Caixa de Entrada para a caixa Mensagens Arquivadas. Note, nas imagens anteriores, que o botão Arquivar apenas existe quando da leitura de um Aviso. SEGUNDA OBSERVAÇÃO IMPORTANTE: As mensagens com mais de 30 dias (seja do tipo Aviso, seja do tipo Notificação) serão automaticamente arquivadas, ressalvadas as Notificações que, mesmo tendo ocorrido a ciência tácita, ainda não tenham sido efetivamente lidas pelo destinatário.

12 4. Usando o filtro de mensagens É extremamente aconselhável que o contribuinte mantenha uma boa frequência de acesso à sua caixa de mensagens, para que possa se manter atualizado. Todavia, caso a quantidade de mensagens seja grande, foi disponibilizado um mecanismo de filtro/busca. Veja a imagem abaixo. Os seguintes filtros são disponibilizados: Destinatário: possibilita, no caso de um usuário delegado (ver item 5 Delegando o acesso a outros usuários), filtrar as mensagens por CNPJ. Situação: as mensagens podem ser filtradas conforme a situação (Ciência, Ciência Tácita e Não Ciência). Assunto: indica as mensagens que devem ser exibidas, por assunto. Recebido em: indica o intervalo de período em que as mensagens devem ser filtradas. Note, também, que há uma paginação e um indicador do total de mensagens.

13 5. Delegando o acesso a outros usuários É possível delegar o acesso a sua Caixa de Mensagens para terceiros. Por exemplo, o contribuinte pode permitir que seus advogados e/ou contadores também (o contribuinte ainda continua tendo acesso) leiam as mensagens, inclusive ter ciência das mesmas. Para delegar o acesso a outro usuário, basta selecionar no menu Delegação >> Usuário, conforme ilustração Como alterar a delegação já existente A tela abaixo apresenta uma listagem dos usuários os quais receberam a delegação para acessar a caixa de mensagens do contribuinte, bem como um filtro para ajudar a localizar os delegados (por CNPJ ou CPF) e um botão para acrescentar um novo usuário delegado. Ao clicar em um dos delegados, uma nova tela surge indicando os dados desse usuário delegado e, principalmente, as empresas (matriz e filiais) às quais este usuário delegado tem acesso às respectivas Caixas de Entrada.

14 Para cada usuário delegado, existem 3 possíveis situações de delegação: Delegação Total: acesso às mensagens da matriz e todas as filiais. Delegação Parcial: o contribuinte poderá escolher quais de suas empresas (matriz e/ou filiais) terá o acesso delegado para terceiros. Não Delegação: o contribuinte decide que não irá mais delegar o acesso de suas caixas postais. Observe que, conforme quadros ilustrativos abaixo, dependendo do tipo de delegação selecionado (Total, Parcial ou Não Delegação), as caixas de seleção das empresas listadas irão ficar, respectivamente: desabilitadas e selecionadas (quando a delegação é total o sistema já seleciona todas as empresas e desabilita as caixas de seleção), habilitadas (quando a delegação é parcial o sistema habilita as caixas de seleção de forma que o usuário fica livre para escolher para quais empresas ele deseja delegar o acesso) e, por fim, desabilitadas e não selecionadas (quando não há delegação, o sistema não deixa nenhuma caixa de seleção previamente selecionada e não possibilita que o usuário selecione alguma). O contribuinte, proprietário que é das Caixas de Mensagens, possui essa liberdade de escolher para quem delegar ou, também, retirar a delegação, por meio do mecanismo agora explicado. De forma que, após as alterações, por ele realizadas, basta clicar no botão chamado Confirmar Alterações, para salvar as mudanças feitas.

15 5.2. Como delegar para um novo usuário Ao clicar no botão Novo usuário delegado a tela abaixo aparece para indicar o CNPJ ou CPF (apenas um ou outro) da pessoa para a qual ele deseja delegar o acesso a suas caixas postais. Para delegar o acesso de uma ou mais de suas caixas de entrada (matriz e/ou filiais), basta digitar o CPF ou o CNPJ nos respectivos campos acima ilustrados e, indicar no campo Resultado da soma, o valor do cálculo apresentado. O valor da soma deve ser o valor matematicamente correto, por questões de segurança e para evitar fraudes tecnológicas. Depois de inseridas as informações solicitadas, basta clicar em Buscar. Conforme imagem abaixo, aparecerão os dados do usuário delegado, as formas de delegação (Total, Parcial e Não Delegação) e a listagem de empresas do contribuinte. Este poderá escolher delegar de qualquer uma das formas. Note que, na delegação do tipo parcial é possível autorizar apenas algumas empresas. Para isso, basta selecionar quais empresas clicando na respectiva caixa de seleção. Este mecanismo é semelhante ao mecanismo explicado no item 5.1 Como alterar a delegação já existente.

16 Para finalizar o processo de delegação, basta clicar em Gravar. A seguinte mensagem irá aparecer confirmando o sucesso da operação Acessando a Caixa de Entrada como usuário delegado O acesso feito por alguém que foi delegado, é praticamente idêntico ao acesso realizado pelo proprietário da Caixa de Entrada. De acordo com a imagem abaixo, a diferença é que o usuário conectado (ver o CPF/CNPJ de quem está conectado no canto superior direito da tela) é diferente do CPF/CNPJ das mensagens contidas na Caixa de Entrada (ver exemplo no canto inferior esquerdo). Note ainda que, no quadro das informações sobre o contribuinte, consta os dados da empresa que delegou o acesso para o usuário conectado. Não é possível, para o usuário delegado, alterar os dados de telefone e do contribuinte (ver item 6 Atualizando os dados de telefone e ).

17 PIMEIRA OBSERVAÇÃO IMPORTANTE: O usuário delegado também possui sua própria Caixa de Entrada. O quadro Contribuinte apresentará suas informações e este poderá visualizar mensagens suas e dos usuários que lhe tenha delegado acesso. SEGUNDA OBSERVAÇÃO IMPORTANTE: Dependendo da quantidade de empresas que delegaram o acesso ao usuário conectado, é possível que coexistam, numa mesma caixa de entrada, várias mensagens pertencentes a diferentes CNPJ s. É extremamente importante a atenção do usuário delegado em verificar para qual CNPJ a mensagem foi enviada. Por este motivo existe o filtro por Destinatário (ver item 4 Usando o filtro de mensagens) em que o usuário pode selecionar de qual CNPJ ele deseja ver as mensagens. TERCEIRA OBSERVAÇÃO IMPORTANTE: É possível verificar a quem a mensagem pertence observando tanto a coluna Caixa Postal, na listagem de mensagens recebidas, quanto no título presente na janela da mensagem Como renunciar a um ato de delegação O usuário que porventura tenha recebido, mediante delegação de acesso à Caixa de Entrada, a incumbência de acompanhar e ler as mensagens das empresas que efetuaram a delegação, tem a liberdade de renunciar. Para isso, basta entrar no menu Delegação >> Renunciar.

18 OBSERVAÇÃO IMPORTANTE: Note que a opção Renunciar, no menu Delegação, somente estará disponível quando o usuário conectado tiver associado alguma delegação de acesso efetuada por outro usuário. OBSERVAÇÃO IMPORTANTE: O usuário, antes de renunciar, deve comunicar ao contribuinte que lhe delegou o acesso, para que este último possa delegar para outro usuário ou, ainda, por conta própria, ficar atento às mensagens de sua Caixa de Entrada.

19 6. Atualizando os dados de telefone e O contribuinte tem a faculdade de atualizar os dados de seu telefone e . Para isso, basta clicar no link do telefone ou no link do (ambos podem ser editados independentemente de qual link for clicado). Na tela abaixo, o usuário deve informar os novos valores, conforme desejado. Para salvar, basta clicar o botão Salvar.