2 SIGNIFICADO DA ADMINISTRAÇÃO

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1 2 SIGNIFICADO DA ADMINISTRAÇÃO 2.1 IMPORTÂNCIA DA ADMINISTRAÇÃO Um ponto muito importante na administração é a sua fina relação com objetivos, decisões e recursos, como é ilustrado na Figura 2.1. Conforme foi mencionado no capítulo anterior, a Administração pode ser definida como O processo de tomar decisões e agir sobre os objetivos e recursos, tendo como principal objetivo Assegurar que os objetivos sejam alcançados dados os recursos disponíveis de forma eficiente e eficaz. Figura 2-1 Relação da administração com Recursos, Objetivos e Decisões Os objetivos variam de acordo com a natureza das organizações. Uma primeira divisão em categorias de organizações se refere à lucratividade: com fins lucrativos e sem fins lucrativos. Como processo, a Administração possui etapas ordenadas, cujo esboço encontra-se ilustrado na Figura

2 Figura Etapas da Administração de uma Organização O processo administrativo revela-se hoje uma tarefa do conhecimento humano impregnada de complexidades e de desafios. É importante deixar claro que o avanço tecnológico e do conhecimento humano não são suficientes para obter qualidade dos serviços e produtos. É preciso que haja uma administração adequada, pois é ela quem define como serão usados os insumos e recursos. É tarefa da administração interpretar os objetivos estabelecidos da organização e transformá-los em ação organizacional através das quatro etapas ilustradas na Figura INFLUÊNCIA DA ADMINISTRAÇÃO NA SOCIEDADE A administração é importante em organizações de qualquer escala para elas alcançarem os seus objetivos, vindo desde o nível individual, passando pelo 11

3 familiar, grupal, organizacional até o social. A diferença entre elas está na quantidade de pessoas e recursos envolvidos, como ilustrado na Figura 2.3. A administração está presente em todos os ramos da sociedade e do seu cotidiano, causando impacto direto sobre a qualidade dos produtos, serviços e da vida das pessoas. Por conta deste fato, a administração não é uma disciplina somente dos profissionais de Administração de Empresas, mas ela se estende a qualquer profissional que participa da tomada de decisões. Ela também conta com outras disciplinas como, por exemplo, matemática, psicologia, estatística e direito. Não é raro encontrar engenheiros, analistas de sistemas, matemáticos ocupando os cargos de gerência e diretoria dentro de grandes empresas. Eles devem ter todo esse conhecimento multidisciplinar para conseguirem administrar bem as organizações. 2.3 TEORIAS DA ADMINISTRAÇÃO Não existe apenas uma linha de administração, mas várias com enfoques e procedimentos diferentes. Cada linha é chamada de teoria, cuja definição pode ser dada como Uma representação abstrata da percepção da realidade, constituída por um conjunto de regras para enquadrar alguma parte do mundo real. As teorias da administração são conhecimentos adquiridos em experiências realizadas em organizações reais, organizados como um procedimento. O conjunto de todas as teorias administrativas é chamado de Teoria Geral da Administração. As principais teorias estão brevemente descritas na Tabela 2.1 e elas são organizadas nos seguintes tópicos: Teorias são explicações, interpretações sobre a realidade; Enfoque ou pensamento é um aspecto particular das organizações ou do processo administrativo que é escolhido como alvo do estudo e produção do conhecimento. Sendo também uma forma de interpretar as organizações; Escola é uma linha de pensamento ou conjunto de autores que usaram o mesmo enfoque, escolhendo o mesmo aspecto específico para analisar. Eles também podem ter adotado o mesmo raciocínio; Modelo de gestão é um conjunto de doutrinas e técnicas do processo administrativo, sendo muitas vezes baseado em aspectos culturais; Modelo de organização é um conjunto de características que identificam as organizações e a forma que são administradas. Ele é o produto da utilização de certas doutrinas e técnicas; 12

4 Doutrina é um princípio de conduta com valores implícitos e explícitos. Elas indicam os procedimentos de ação, julgamentos e tomadas de decisão; Técnicas são formas de resolver as questões. É importante distinguir as várias técnicas dos princípios ou doutrinas em que a administração local está fundamentada. É fortemente recomendado que se fixe que os princípios são permanentes e as técnicas são transitórias; Tabela Teorias da administração ÊNFASE TEORIAS ENFOQUES Tarefas Administração Científica Racionalização do trabalho no nível operacional Estrutura Pessoas Teoria Clássica Teoria Neoclássica Teoria da Burocracia Teoria Estruturalista Teoria das Relações Humanas Teoria do comportamento organizacional Teoria do desenvolvimento organizacional Organização formal; Princípios gerais da administração; Funções do administrador; Organização formal burocrática; Racionalidade organizacional; Múltipla abordagem: Organização formal e informal Análise intra-organizacional e análise interorganizacional Organização informal; Motivação, Liderança, comunicações e dinâmica de grupo; Estilos de Administração; Teoria das decisões Integração dos objetivos organizacionais e individuais; Mudança organizacional planejada; Abordagem do sistema aberto; 13

5 Ambiente Teoria Estruturalista Análise intra-organizacional e análise ambiental Abordagem do sistema aberto Teoria da Contingência Análise ambiental (imperativo ambiental). Abordagem do sistema aberto. Tecnologia Teoria da Contingência Administração da Tecnologia (imperativo da Tecnologia); A Teoria Geral da Administração começou com a ênfase nas tarefas, através da Administração Científica de Taylor. Em seguida surgiu a preocupação com a estrutura na Teoria de Administração Clássica de Fayol e a Burocrática de Weber, seguindo-se mais tarde a Teoria Estruturalista. Surgiu então a preocupação com o ser humano com as Teorias das Relações Humanas, mas tarde aperfeiçoada pela Teoria Comportamental e pela Teoria do Desenvolvimento Organizacional. Existe também a ênfase no ambiente com a Teoria dos Sistemas e da Teoria da Contingência, finalmente chegando a Teoria da Tecnologia. Uma pergunta que logo vem a mente é: Qual é a melhor teoria, ou escola, enfoque? A resposta mais correta é: DEPENDE. As primeiras teorias propuseram resolver todos os problemas da administração, definindo técnicas e procedimentos a serem adotados em todos os casos ocorrentes na organização. Outras propuseram modelos de gestão. Entretanto, com o amadurecimento da administração as idéias das propostas são úteis em algumas situações e inúteis em outras. Depende da natureza do ambiente, do trabalho realizado no local ou setor fazendo surgir novas propostas. 2.4 FORMAÇÃO DO CONHECIMENTO ADMINISTRATIVO Todo o conhecimento da Administração é formado a partir de experiências realizadas nas organizações. Há duas maneiras de obter os conhecimentos necessários: Experiência Prática os procedimentos adotados nas organizações desde os seus primórdios formam um vasto acervo de conhecimento. Dentro desse acervo estão resultados positivos e negativos, assim como as circunstâncias que influenciaram nos mesmos. É importante perceber que esta coleção de 14

6 informações foi produto de uma seleção natural, sendo uma ferramenta muito importante na administração; Métodos Científicos como uma ciência, a administração não pode ficar a mercê somente das experiências práticas. São feitas pesquisas metodológicas, assim como em outras áreas como, por exemplo, Tecnologia da Informação e Engenharia. Há três formas básicas de fazer pesquisas científicas na Administração: EXPERIMENTO este método propõe a mudança de alguns parâmetros de uma determinada situação. Como forma de obter os resultados do experimento os pesquisadores usam um grupo de controle. Eles analisam o rendimento do grupo que está trabalhando com a nova situação e comparam com um grupo que não trabalha com a nova situação; LEVANTAMENTO SIMPLES são feitos questionários, observações sobre algum fato da administração para entender o que ocorre com um determinado grupo; LEVANTAMENTO CORRELACIONAL procuram matematicamente identificar relações de causa e efeito entre determinados processos ou variáveis como, por exemplo, produtividade e tempo de treinamento. Ou seja, analisam os efeitos que uma alteração em um fator terão sobre um outro fator. 2.5 ESTADO DA ARTE DA ADMINISTRAÇÃO Cada teoria de administração surgiu como uma resposta para os problemas organizacionais presentes em uma determinada época, sendo bem sucedidas ao apresentar soluções para aqueles problemas. E elas continuam a solucionar alguns dos problemas. Todas as organizações possuem uma relação com tarefa, estrutura, pessoas, tecnologia e ambiente, conforme ilustrado na Figura 2.4. É sabido que todas elas são mutáveis, ou seja, transformam. Dessa maneira, apesar de ser possível aplicar as teorias que já existiam, sempre surgem novos conceitos, inovações e metodologias aplicadas à administração. É preciso adaptar os modelos já existentes aos novos conceitos, de modo que continuem aplicáveis nas organizações. Muitas vezes os conceitos são tão inovadores que criam uma nova visão. Cada visão pode ser chamada de paradigma de administração. Paradigmas são modelos ou padrões que servem como marcos de referência, para explicar e ajudar 15

7 as pessoas a lidar com diferentes situações. A Tabela 2.2 ilustra alguns exemplos de mudanças de paradigmas da administração. PARADIGMAS TRADICIONAIS PARADIGMAS DO TERCEIRO MILÊNIO Revolução industrial substituição e potencialização do trabalho humano por máquinas; Revolução digital substituição e potencialização das funções humanas de decisão, comunicação e informação por computadores; Classe operária numerosa, em conflito com uma classe de patrões e gerentes; Trabalhadores em serviços e do conhecimento e profissionais liberais mais numeroso que os operários clássicos; Trabalhador especializado operador de máquinas qualificado apenas para a realização de uma tarefa Grupos de trabalhadores autogeridos e polivalentes com educação de nível superior; Emprego e carreiras estáveis Desemprego, empregabilidade, terceirização, economia informal e empreendedorismo; Grandes estruturas organizacionais Ênfase da eficiência; Estruturas organizacionais enxutas; Ênfase na competitividade; Interesse da empresa e do acionista; Ética e responsabilidade social, cidadania empresarial; A seguir serão exemplificadas algumas mudanças: Mudança no papel dos chefes nos paradigmas tradicionais é impossível administrar ser a presença de chefes. Na busca por maior eficiência, as empresas achataram a pirâmide hierárquica, simplificaram os processos de trabalho, promoveram o aumento de produtividade e diminuíram a quantidade de chefes, transferindo as responsabilidades para os funcionários operacionais; Competitividade a expansão das empresas multinacionais, facilidade de transportes, a eliminação de restrições alfandegárias e tributárias e a 16

8 formação de blocos econômicos (Mercosul e União Européia), criaram um mercado competitivo mundial; Interdependência a globalização também tornou os países e empresas nacionais interdependentes. Problemas econômicos em um país deixa de ter raio de alcance local e passa a ser global, criando a necessidade de administração global; Administração Informatizada a Tecnologia da Informação passou a fazer parte do processo administrativo. Ela tornou-se uma das pedras fundamentais de sustentação da administração; Administração Empreendedora no século XXI a oferta de emprego está se tornando cada vez mais escassa, o incentivo para as pessoas abrirem suas próprias empresas tem aumentado. Mesmo dentro das grandes empresas é necessário o espírito empreendedor por parte dos funcionários; Foco no Cliente a competitividade tornou o cliente, a peça mais importante dentro da organização. É preciso saber quais as preferências e o nível de satisfação dos clientes; Meio Ambiente a degradação do meio ambiente fez com que as organizações passassem a preocupar-se fortemente com a sua preservação. Passou-se a fazer controle de eliminação de gases e produtos poluentes, desmatamentos. Um ponto importante em qualquer plano de negócios é o estudo de impacto ambiental; Qualidade de Vida nos primórdios da administração, não havia muitas preocupações com os funcionários. Atualmente, dados os resultados de pesquisas e experiências realizadas em várias empresas, as organizações preocupam-se em fornecer assistência médica e psicológica para os funcionários. A educação e aperfeiçoamento dos funcionários também se tornaram alvo das organizações, assim como o bem estar da família dos funcionários; Como fatores atuais de mudança de paradigma citam-se: crescimento e fusão das organizações, acentuação da concorrência, sofisticação da tecnologia, altas taxas de inflação, globalização. Todos esses fatores trazem como conseqüência para as organizações a Administração da Incerteza. As mudanças rápidas e bruscas, instabilidades, a opinião pública gera uma falta de visão de perspectiva impedindo muitas vezes de criar visões em longo prazo. 17