Uma proposta de Processo de Aquisição de Software para uma Instituição Federal de Ensino

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1 Uma proposta de Processo de Aquisição de Software para uma Instituição Federal de Ensino Elisiane Monteiro Soares 1, Adailton Magalhães Lima 1, Anderson Jorge S. da Costa 2 1 Curso de Bacharelado em Sistemas de Informação Universidade Federal do Pará (UFPA) Campus de Castanhal Castanhal PA Brasil 2 Universidade Estadual do Pará (UEPA) Campus de Castanhal Castanhal PA Brasil elisiane.soares@ifpa.edu.br, adailton@ufpa.br, anderson@webapsee.com Resumo. Com o crescente mercado da indústria de desenvolvimento de software e serviços correlatos, se faz necessário que os processos adotados neste contexto sejam melhor elaborados e gerenciados, principalmente quando de sua contratação por parte de órgãos públicos, uma vez que estes são grandes contratadores de serviços de Tecnologia de Informação e devem adotar processos formais para que o fator eficiência seja alcançado em tal procedimento. Considerando esse contexto, o presente trabalho mostra uma proposta de modelagem de processo de aquisição que atende as necessidades específicas de uma Instituição Federal de Ensino. Este modelo considera as diretrizes do Guia de Aquisição de Software do MPS.BR e de um estudo de campo realizado na instituição alvo deste estudo. Abstract. Government agencies are major contractors for services Information Technology in Brazil, and they must abide by federal regulations and adopt formal processes to achieve efficiency in such procedures. In this context, the present work describes a software process model that has been developed to meets the specific software acquisition needs of a Teaching Federal Institution. This model take into account the guidelines of the Software Acquisition Guide the Brazilian Software Process Improvement Model (MPS.BR) and an empirical study that has been carried out to understand the main needs of the studied context. 1. Introdução Planejar é determinar os objetivos ou metas de uma organização, bem como, coordenar os meios e recursos para atingi-los. Mas para atingir seus objetivos satisfatoriamente, as instituições devem ter a capacidade de percepção e de organização de suas experiências e perspectivas futuras [SLTI/MP 2011]. Neste contexto, o planejamento e a organização de procedimentos realizados em atividades do cotidiano institucional são importantes pelo fato de serem competências das Organizações Públicas os atos administrativos que, na maioria das vezes, seja por determinação constitucional, seja pela sua alta complexidade, requerem esse planejamento. Neste trabalho, consideramos a necessidade de processos de software adequados às contratações feitas por órgãos públicos brasileiros através da condução de um estudo de campo utilizando como alvo a identificação e definição de processos realizados pelo Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Pará IFPA Campus Castanhal. Como motivadores adicionais para este trabalho, consideram-se as determinações do TCU (Tribunal de Contas da União) para que qualquer organização pública que pretenda contratar serviços de software precisa ter processos internos com qualidade, a fim de garantir a efetividade em seus contratos. 174

2 Uma proposta de Processo de Aquisição de Software para uma Instituição Federal de Ensino Para a realização deste trabalho, foi realizada uma pesquisa bibliográfica a fim de identificar as melhores práticas de contratação de Software, focando principalmente nas disposições do MPS.BR. Para melhor entendimento do contexto do estudo foi realizada uma pesquisa de caráter investigativo, através de entrevistas semiestruturadas com os personagens-chave do processo de aquisição de sistemas. Ao final da pesquisa foi elaborada uma análise dos resultados obtidos, a fim de propor melhorias, com base na realidade da Instituição Federal de Ensino (IFE) alvo deste estudo. O resto deste artigo está organizado da seguinte maneira: nas seções 2 e 3 são abordados dois importantes contextos, respectivamente, Modelo de Aquisição do MPS.BR e Modelo de processos. A seção 4 mostra o Estudo de Campo realizado e seus resultados. As seções 5 e 6, respectivamente, contêm a descrição do Modelo de Processo de Aquisição Proposto e a Avaliação deste Modelo por parte da IFE estudada. A seção 7 mostra os Trabalhos Correlatos e, finalizando, a seção 8 com Conclusões e Trabalhos futuros. 2. Aquisição de Software Para [Cruz et. al 2011] a definição e institucionalização de processos de contratação de serviços de TI, especialmente os relacionados a software, envolvem ações complexas, tais como, a identificação dos requisitos necessários, a garantia da qualidade dos resultados esperados, a legislação pertinente, o relacionamento entre clientes e fornecedores, entre outros. Essas complexidades apresentam riscos para as partes envolvidas e a utilização de normas e modelos de referência podem ser úteis para resolver esses conflitos. O modelo de aquisição de software do MPS.BR está relacionado diretamente aos objetivos deste trabalho e modelos de processos de software relacionados. Este modelo é especificado em um Guia de Aquisição pertencente ao Modelo de Referência do MPS. O processo de aquisição é integrante do nível de maturidade F do MPS.BR juntamente a outros quatro processos. Segundo o Guia Geral do MPS.BR [GR 2012], o processo de aquisição é importante por auxiliar no gerenciamento da aquisição de forma que o produto esteja de acordo com as especificações do adquirente. A relação estabelecida entre Fornecedor e Cliente em procedimento de aquisição é ilustrada na Figura 1, onde parte-se da negociação, definição de acordo, até a monitoração das atividades de engenharia do fornecedor por parte do cliente. Figura 1. Contexto de procedimento de Aquisição 175

3 3. Modelos de Processos de Software Segundo [Reis 2010] a modelagem de processos tem por intuito definir processos que envolvam o desenvolvimento de software com qualidade, definindo recursos, pessoas, ferramentas, atividades e artefatos utilizados durante o desenvolvimento de software. Alguns dos benefícios que podem ser proporcionados a partir da formalização desses processos são: Aumento da qualidade do produto adquirido: menor chance de erros no produto final; Diminuição no retrabalho: um processo já aplicado e definido com sucesso pode ser reutilizado evitando que o trabalho inicie do zero ; Maior produtividade; Precisão nas estimativas. A partir da definição de um processo são gerados produtos, tais como: a modelagem do fluxo de atividades, definição de agentes (pessoas) envolvidos no processo, descrição do modelo e definição dos artefatos produzidos e utilizados nas atividades do processo. Ferramentas CASE especializadas podem auxiliar na elaboração e tratamento de processos identificados em um contexto organizacional, e sua aplicação auxilia na definição rigorosa da execução do processo e gera benefícios de comunicação entre as pessoas envolvidas, a consistência do que está sendo feito, e a gerência dos componentes envolvidos na coordenação das atividades. Para definição dos modelos de processos de software resultantes deste trabalho utilizou-se a ferramenta WebAPSEE [Lima 2006], que permite a definição e implantação de modelos de processos de software através de uma notação gráfica com semântica formalmente definida. 4. Estudo de Campo Foi realizado estudo de campo baseado inicialmente em entrevistas semiestruturadas de escopo aberto com servidores envolvidos nas atividades de aquisição de sistemas e também usuários destes sistemas. Posteriormente foi aplicado um questionário online com questões sobre a disposição dos servidores por setores, tempo de experiência na área de atuação, papéis assumidos dentro dos projetos de aquisição de software, frequência de utilização e adequação dos sistemas adquiridos às necessidades dos usuários Resultados da Entrevista com o Gestor Os tópicos levantados na entrevista semiestruturada com o gestor foram: aquisições realizadas sob sua gestão; as fases adotadas na aquisição de software; a documentação utilizada nesse tipo de procedimento; problemas advindos a partir da utilização do sistema adquirido; e perspectivas quanto a futuras aquisições. 176

4 Uma proposta de Processo de Aquisição de Software para uma Instituição Federal de Ensino Dentre os projetos considerados relevantes quanto ao processo de compra de sistemas pela IFE, os seguintes problemas no processo de aquisição foram relatados: falta de conhecimento sobre como proceder pela falta de definição dos procedimentos de aquisição; insatisfação tanto por parte do usuário final do sistema quanto pelo responsável pela compra do sistema; atraso na entrega final do produto; sistemas não atendiam as necessidades da IFE e não utilizados após a compra; erros no formato de relatórios e instabilidade do software. Segundo o entrevistado, um dos principais artefatos utilizados pela instituição em um processo de aquisição de software e serviços correlatos é o Projeto Básico. Este artefato foi elaborado conforme dispõe a Lei 8.666/1993 (Lei de Licitações) em seu artigo 6º, inciso IX, que contém as especificações do projeto que se pretende desenvolver e deve ser elaborado pela Equipe de TI, integrantes da Coordenação de Tecnologia da Informação da Instituição Resultados da Entrevista com os Usuários Os dados apresentados nesta seção foram levantados fazendo-se uso da abordagem de pesquisa qualitativa através de entrevistas semiestruturadas de escopo aberto, bem como da abordagem também através da aplicação de um questionário. Os resultados obtidos são relatados a seguir Entrevista com responsável pela Coordenação de Processo Seletivo Este entrevistado participou diretamente do processo de aquisição do Sistema de Gerenciamento de Concursos e Processos Seletivos da Instituição. Foi relatado que na aquisição deste sistema este entrevistado foi procurado somente na fase de validação do sistema, e que os requisitos do sistema foram coletados com a presidente da Comissão do Processo Seletivo, pessoa esta que não trabalha diretamente com o sistema, mas que tem o conhecimento dos trâmites que integram o Processo Seletivo. Segundo o próprio entrevistado, essa falta de participação na definição dos requisitos do sistema foi um dos fatores que contribuiu para os diversos problemas (inconsistência nos relatórios gerados pelo sistema, erros de funcionalidades, entre outros) enfrentados no decorrer da implantação do software na IFE, uma vez que a fase de elicitação dos requisitos não foi realizada com o público mais indicado, onde a referida servidora é a principal responsável pelo gerenciamento do sistema Entrevista usuários finais e integrantes do processo de aquisição Foram entrevistados sete servidores no total, dos setores de compras e licitação, bem como usuários de sistemas utilizados na IFE para responder a um questionário online. Este público foi selecionado de forma estratégica, considerando atores importantes dentro da formalização do processo em questão. A Figura 2 mostra a seleção dos perfis e setores distintos, como parte da estratégia do estudo, e que foi essencial para prover uma visão mais abrangente sobre o procedimento de aquisição dentro da IFE alvo deste estudo. 177

5 Figura 2. Disposição dos Servidores por Coordenações Quanto à frequência com que utilizam sistemas para auxiliar em suas atividades rotineiras dentro da IFE tem-se os resultados conforme ilustrado na Figura 3. Figura 3. Frequência da utilização de Sistemas Quando questionados sobre a adequação dos sistemas às necessidades dos usuários, 100% dos entrevistados responderam que atendem parcialmente. Foi indicado como motivo principal a falta de funções necessárias para o sistema, seguido por situações de exceção não consideradas pelos sistemas e outros motivos, conforme ilustrado na Figura 4. Figura 4. Adequação dos sistemas às necessidades dos usuários 178

6 Uma proposta de Processo de Aquisição de Software para uma Instituição Federal de Ensino 4.3. Discussão dos resultados A partir dos resultados obtidos em entrevista com o Gestor e com a Secretária do Processo Seletivo, bem como, considerando também o ponto de vista dos usuários através da aplicação do questionário, percebeu-se que existe a necessidade de disseminar aos usuários quais procedimentos devem ser adotados quando houver a necessidade de adquirir um software para seus setores respectivos, pois estes não sabem ao certo como realizar essa solicitação de software. Foi constatado que existe de fato uma falha na comunicação entre os atores envolvidos na aquisição, uma vez que o usuário não está presente na fase inicial do projeto onde poderia subsidiar algumas informações que deveriam integrar o Projeto Básico e os requisitos do sistema. Diante do que foi analisado conclui-se que os sistemas adquiridos não atendiam de forma plena às expectativas dos usuários. Outra constatação importante é a necessidade de definição clara dos papéis e atividades que devem ser desempenhados no decorrer do processo. 5. Modelo de Processo de Aquisição Proposto Seguindo os objetivos deste trabalho foi definido um modelo de processos de software que ilustra as atividades que devem compor o processo de aquisição. Para construir este modelo de processos foram utilizados o Guia de Aquisição do MPS.BR e dados do contexto da IFE coletados no estudo de campo Figura 5. Visão Geral do Modelo de Processos Proposto 179

7 A modelagem foi desenvolvida no ambiente WebAPSEE PRO, cujo editor de processos permite visualizar os agentes (pessoas) que executam as atividades, os artefatos de entrada e saída de cada atividade, os recursos materiais ou de apoio alocados às atividades, grupos alocados em atividades, além das conexões de dependências entre as atividades (indicando o fluxo de execução) [SALES 2010]. A Figura 5 contém a representação das atividades decompostas que melhor demonstram a distribuição de tarefas que integram o procedimento de compra de software por parte da IFE. As atividades decompostas em seus detalhamentos contemplam atividades, agentes e seus papéis, bem como, os artefatos/produtos gerados neste processo. Cada atividade Decomposta será detalhada no decorrer desta seção. Segundo processo modelado a primeira atividade a ser desempenhada é a Preparação da Aquisição, momento em que é diagnosticada a necessidade de adquirir um software e diante dessa situação a forma de proceder para realizar a solicitação. Esta atividade gera como artefato um documento chamado Projeto Básico, elaborado conforme diretrizes da Lei 8.666/1993, devendo contemplar os seguintes itens: objeto do projeto; justificativa; especificações dos produtos; prazos; órgão para recebimento do produto; responsabilidades do fornecedor e do órgão contratante; garantias do produto e autorização do Ordenador de Despesas. Depois de elaborado o Projeto Básico, este deve ser encaminhado para a Equipe de Licitação, que deverá construir o processo licitatório de acordo com as especificações pertinentes. Esse artefato é utilizado na próxima atividade decomposta Seleção dos Fornecedores, onde as tarefas desenvolvidas tem como finalidade a escolha do fornecedor do Software, gerando como principal produto o Contrato, a firmação entre as partes. Figura 6. Tarefas que integram a Atividade Decomposta PreparacaoAquisicao 180

8 Uma proposta de Processo de Aquisição de Software para uma Instituição Federal de Ensino A atividade seguinte é a Monitoração do Contrato, onde são realizadas tarefas com intuito de acompanhamento e controle do desempenho do fornecedor, gerando o artefato de nome Registro para acompanhamento aceitação do software, que será utilizado na fase final do processo de aquisição denominado Aceitação do Cliente que dará origem ao Documento de nome Relatório de Aceitação do Software, momento em que o sistema estará pronto para a entrega à utilização de seu Usuário. Umas atividades decompostas do processo modelado é representada na Figura 6, que contém as tarefas que integram atividade decomposta PreparacaoAquisicao de forma detalhada. Nota-se a participação do usuário neste primeiro momento do processo, pois de acordo com as informações obtidas através das entrevistas, a falta dessa participação ocasionou diversos problemas nas especificações de sistemas da Instituição. 6. Avaliação do Modelo Proposto Após a modelagem do processo de aquisição, foi elaborada uma apresentação contendo a ilustração do modelo proposto, bem como, a descrição de cada atividade integrante do procedimento. Os participantes desta avaliação foram um Gestor e uma Servidora Usuária dos sistemas adquiridos. Para cada participante foi inicialmente exposto o modelo de processo proposto, e em seguida aplicado questionário sobre da formalização desse processo de aquisição. O Gestor participante deste estudo foi questionado sobre a modelagem do referido processo, já que este detém o conhecimento das fases que compõem o método de compra para verificar se de fato pode ser aplicado no âmbito da IFE. A servidora Usuária, que participou de uma recente aquisição de software, foi questionada sobre a sua participação proposta no processo como um representante de usuário do sistema. O primeiro ponto tratado faz referência à atividade decomposta Preparação da Aquisição, e questiona se a presença do usuário para essa fase inicial do processo é importante, já que nos procedimentos realizados na Instituição até então, este não participa do início das especificações do sistema. Os entrevistados afirmaram que concordam com a importância do usuário nessa fase. Sobre a atividade Monitoração de Contrato foi questionado se a Equipe de TI (alocada no modelo proposto para estabelecer a comunicação entre o usuário do sistema e a empresa fornecedora do software) é a mais indicada para o papel de intermediador da comunicação, a resposta também foi afirmativa conforme pode ser visto nas respostas a seguir: Sim, pois como exige um conhecimento técnico, o usuário não teria condições de acompanhar essa fase. (Servidora da Instituição) Sim. Devido a equipe de TI que é conhecedora dos artefatos e funcionamento do sistema, podendo subsidiar com informações concretas para melhor desenvolver e solucionar o problema. (Gestor da Instituição). Com relação à última atividade decomposta denominada Aceitação do Cliente, a avaliação por parte dos entrevistados também obteve resposta positiva, tanto quanto à disposição das tarefas propostas, quanto pela alocação de pessoas nas atividades que compõem a modelagem, pois está de acordo com a realidade da Instituição, conforme respostas a seguir: 181

9 Atende, uma vez que todos os responsáveis envolvidos nas etapas de aquisição encontram-se discriminados no modelo. (Resposta do Gestor) De acordo com o modelo, ficam claramente estabelecidas às atribuições de cada envolvido na aquisição do sistema, e de fato, atende ao interesse da instituição. (Resposta da Servidora) Diante das respostas obtidas dos entrevistados percebeu-se que o modelo proposto está de acordo com a realidade da IFE e pode de fato ser implementado no ambiente organizacional no que tange ao processo de aquisição de software, uma vez que obteve aprovação tanto por parte do Usuário como do Gestor Administrativo da IFE. Esta implantação em um projeto piloto está em curso, de onde pretende-se obter mais informações e possíveis adaptações ao modelo de processos aqui descrito. 7. Trabalhos Correlatos O trabalho de [Duarte et. al 2010] apresenta uma proposta de um método de avaliação da capacidade de fornecedores baseado no Guia de Aquisição do MPS.BR, através da aplicação do método em uma indústria moveleira no Oeste de Santa Catarina, cuja a utilização do método mostra a importância de conhecer as necessidades reais de aquisição. Em [Cruz 2010] propõe-se um modelo de contratação de serviços de TI com base no Guia de Aquisição e marco legal, aliando processos técnicos e jurídicos em um único processo, desta forma buscando reduzir divergências entre as áreas envolvidas em contratações. Já sob a perspectiva do procedimento de Aquisição, no entanto sem utilização das diretrizes do Guia de Aquisição, [Cardoso 2012] define os componentes e linhas de processos para reutilização, através das características presentes em organizações que possuem projetos de desenvolvimento de software com aquisição. O presente trabalho, através do estudo de campo, define um modelo de aquisição considerando a realidade de uma Instituição Federal de Ensino, bem como a avaliação do processo proposto perante os problemas identificados. Assim, foram elaborados projeto, modelagem e avaliação de um processo voltado à aquisição de produtos de software, considerando também as recomendações presentes em [Scalet 2011]. Um diferencial importante do atual trabalho é o estudo de campo realizado antes da proposta de um modelo de processos. Espera-se que as diretrizes deste estudo possam ser utilizadas por outras instituições na condução de processos de melhoria, para facilitar o entendimento do seu contexto e necessidades. 8. Conclusões e Trabalhos Futuros O presente trabalho apresentou a formalização de um processo de aquisição de software no contexto de uma Instituição Federal de Ensino. Para a condução desta pesquisa foi realizado um estudo de campo com aplicação de entrevistas e questionários, onde obteve-se informações necessárias para a elaboração de uma modelagem do processo de aquisição preliminar alinhada à realidade da instituição de ensino alvo deste estudo. 182

10 Uma proposta de Processo de Aquisição de Software para uma Instituição Federal de Ensino Para avaliação inicial do modelo de processos proposto foi apresentado a um gestor, que é responsável pelos procedimentos de aquisição, e também a um usuário que participou de algum processo de aquisição. Ambos mostraram-se receptivos a uma futura implementação dessa formalização de processo. O usuário disse que a apresentação do modelo de processos esclareceu suas dúvidas sobre esse tipo de atividade que ocorre dentro da instituição, já o gestor ressaltou a importância de ter um modelo de processo para implementação em um projeto real, pois serão feitas diversas aquisições de software para setores que integram esse referido órgão. Esta é uma pesquisa em andamento, e pretende-se como trabalho futuro realizar uma avaliação mais detalhada do modelo de processos proposto. Uma das formas planejadas é a execução deste processo em processos pilotos e reais de aquisição no contexto da IFE estudada. Além disso, pretende-se revisar o modelo de processos à luz de outras normas e processos para torná-lo adequado aos requisitos externos aos que foram originalmente identificados na IFE com o estudo de campo realizado. Uma outra possibilidade de trabalho futuro é a extensão e adaptação do modelo de processos proposto para outras Instituições, verificando a aplicabilidade da modelagem e os benefícios que podem ser gerados com sua utilização. Referências Cardoso, F. S. Definição de Processos Reutilizáveis para Projetos com Aquisição. Rio de Janeiro: UFRJ/ COPPE, Dissertação (mestrado) UFRJ/ COPPE/ Programa de Engenharia de Sistemas e Computação, Cruz, C. Silva da; Andrade, E. L. P. de; Figueiredo, R. M. da Costa. PCSSCEG - Processo de contratação de software e serviços correlatos para entes governamentais. In: Workshop Anual do MPS, 6. WAMPS Campinas-SP, 26 a 29 de outubro de 2010, p Cruz, C. Silva da; Andrade, E. L. P. de; Figuereido, R. M. da Costa. Processo de contratação de serviços de tecnologia da informação para organizações públicas. Brasília: Ministério da Ciência e Tecnologia/Secretaria de Política de Informática, Decreto nº 7.892, de 23 de janeiro de Dispõe sobre a Regulamentação do Sistema de Registro de Preços previsto no art. 15 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de Duarte, A. M. D.; Melo, J. O. de; Duarte, D. Proposta e Aplicação de um Método de Seleção de Fornecedores Baseado no Guia de Aquisição do MPS.BR. IN: Workshop Anual do MPS, 6. WAMPS Campinas-SP, 26 a 29 de outubro de 2010, p Instrução Normativa SLTI/MP nº04/2008. Dispõe sobre o processo de contratação de serviços de Tecnologia da Informação pela Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional Lima, A. M.; Reis, R. Q.; Lima Reis, Carla A. Gerência Flexível de Processos de Software com o Ambiente WebAPSEE. In: XIX Simpósio Brasileiro de Engenharia de Software Sessão de Ferramentas, Revista do Tribunal de Contas da União. Brasil, Ano 42, número 117, Janeiro/abril

11 Sales, E.; Costa, A.; Sales, M.; Reis, C. A. L.; Reis, R. WebAPSEE Pro: Um Ambiente de Apoio a Gerência de Processos de Software. In: Workshop Anual do MPS, 6. WAMPS Campinas-SP, 26 a 29 de outubro de 2010, p Scalet, D.; Andrade, E. L. P. de; Condack, J. Lições Aprendidas com o uso do processo do Guia de Aquisição MPS.BR. In: Workshop Anual do MPS, 7. WAMPS Campinas-SP, 24 a 28 de outubro de 2011, p Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação - Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (SLTI/MP). Guia de Boas Práticas em Contratação de Soluções de TI V 1.0. Versão 1.0., Softex, Sociedade para Promoção da Excelência do Software Brasileiro. MPS.BR - Melhoria de Processos do Software Brasileiro - Guia de Aquisição. São Paulo: SOFTEX, Outubro de Softex, Sociedade para Promoção da Excelência do Software Brasileiro. MPS.BR - Melhoria de Processos do Software Brasileiro - Guia Geral. São Paulo: SOFTEX, Dezembro