Processo de Aquisição MPS.BR

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1 Processo de Aquisição MPS.BR Danilo Scalet

2 Modelo MPS: MR-MPS, MA-MPS e MN-MPS Modelo MPS ISO/IEC CMMI-DEV ISO/IEC Modelo de Referência (MR-MPS) Modelo de Avaliação (MA-MPS) Modelo de Negócio (MN-MPS) Guia Geral Guia de Aquisição Guia de Avaliação Documento do MPS.BR Guia de Implementação Aspectos esperados na aquisição Software claramente definido Redução de crises por indefinições Preço justo Execução do contrato mais confiável Critérios de seleção adequados melhor alternativa de fornecedor Execução do contrato conforme condições estabelecidas Software recebido conforme requisitos Contrato definindo acordo viável e adequado entre as partes melhoria de resultados para o comprador melhoria de condições de trabalho do fornecedor melhoria de processos do comprador e fornecedor

3 Guia de Aquisição MPS.BR Objetivo Descrever um processo de aquisição de software Público alvo Organizações públicas e privadas que necessitem adquirir software Guia para a melhoria da aquisição Produtores de software que queiram estar preparados para este processo de aquisição Orientação para a melhoria da produção Básica ISO/IEC Referências Complementar IEEE STD 1062:1998 Tipos de aquisição de S&SC Pacote de Software (COTS) escopo definido Parcialmente modificável (MOTS) Software personalizado (FD) sob encomenda Serviços de desenvolvimento com escopo aberto Alocação de pessoal fora do escopo do Guia Serviços correlatos: Manutenção, treinamento, assistência técnica, instalação, personalização, implantação

4 Guia de Aquisição - Processo de aquisição Preparação da aquisição Seleção do fornecedor Monitoração do fornecedor Aceitação pelo cliente 1. Estabelecer a necessidade 2. Definir os requisitos 3. Revisar requisitos 4. Desenvolver uma estratégia de aquisição 5. Definir os critérios de seleção de fornecedores 1. Avaliar a capacidade de fornecedores 2. Selecionar o fornecedor 3. Preparar e negociar um contrato 1. Estabelecer e manter comunicações 2. Trocar informação sobre o progresso técnico 3. Inspecionar o desenvolvimento com o fornecedor 4. Monitorar a aquisição 5. Obter acordo quanto às alterações 6. Acompanhar problemas 1. Definir critérios de aceitação 2. Avaliar o produto entregue 3. Manter conformidade com o contrato 4. Aceitar o S&SC Guia de Aquisição Descrição do processo Relação com resultados de processos do MR-MPS Produtos requeridos tarefas Produtos gerados Contratações com instituições avaliadas segundo MA-MPS

5 Guia de Aquisição Exemplo de tarefa Produtos de trabalho a serem validados são identificados Pedido de Proposta Selecionar fornecedor Relatório de Avaliação Propostas de Fornecedores Considerar o nível de maturidade que o proponente possui com relação ao preço de sua proposta Preparação da aquisição (Pre) Estabelecer as necessidades e os objetivos da aquisição e comunicar aos potenciais fornecedores Por que? O que? Como? Necessidades Estratégia Pedido de Proposta Plano de Aquisição

6 Pre-t1: Estabelecer a necessidade Avaliação da necessidade do software Estabelecer as necessidades a serem atendidas por meio da aquisição, desenvolvimento ou melhoria de um S&SC. Resultado da análise da necessidade da aquisição Pre-t2: Definir os requisitos 1. Relatório de análise de mercado 1. Resultado da análise da necessidade da aquisição Identificar os requisitos do cliente para um sistema e S&SC. Se necessário, as organizações poderão solicitar informações de fornecedores com vistas a determinar os requisitos a partir de soluções disponíveis no mercado. 1. Resultado da análise da necessidade da aquisição 2. Especificação de

7 para Aquisição Forma manut. Treinamento Implantação Qt. Usuários Projeto Legais Financeiros Prazo Software Software Software Software Sistema Sistema Sistema Sistema Interessados Necessidades Interessados do Software - relacionamentos Funcionais Função 1 Função 2... Função n Qualidade em uso Contexto de uso 1 Contexto de uso 2 Contexto de uso n Qualidade Externa Qualidade Interna Eficácia Produtividade Segurança Satisfação Funcionalidade Confiabilidade Usabilidade Eficiência Manutenibilidade Portabilidade

8 Qualidade precisa ser especificada Tem impacto no custo Software: funções + qualidade Exemplos qualidade software: Segurança de acesso Tolerância a falhas Maturidade Facilidade de uso Desempenho Facilidade de manutenção Portabilidade Pre-t3: Revisar requisitos 1. Resultado da análise da necessidade da aquisição 2. Especificação de requisitos Analisar e validar os requisitos definidos mediante às necessidades da aquisição. Validar os requisitos para reduzir os riscos de não entendimento por parte dos potenciais fornecedores. 1. Especificação de requisitos 2. Registro da revisão dos requisitos

9 Pre-t4: Desenvolver uma estratégia de aquisição 1. Resultado da análise da necessidade da aquisição 2. Especificação de requisitos 3. Relatório de análise de mercado Desenvolver uma estratégia para a aquisição do S&SC compatível com as necessidades a serem atendidas pela aquisição. 1. Plano de Aquisição 2. Plano de teste do S&SC para sua aceitação 3. Pedido de Proposta Pre-t5: Definir os critérios de seleção 1. Plano de Aquisição 2. Pedido de Proposta 3. Relatório de análise de mercado 4. Especificação de requisitos Estabelecer e acordar os critérios de seleção de fornecedores, bem como a forma de avaliação a ser aplicada. 1. Plano de Aquisição 2. Pedido de Proposta

10 Plano de aquisição Necessidades Contexto Organização Contexto Mercado Plano de aquisição Pedido Proposta Aquisição é projeto: requer um plano compatível com sua complexidade. Plano de aquisição Visão geral 1. Objetivo da aquisição Termos contratuais 4. Termos financeiros 5. Termos técnicos 6. Lista de S&SC a serem entregues 7. Pontos de controle 8. Prazos estabelecidos 9. Critérios de seleção do fornecedor 10. Critérios de aceitação do S&SC 11. Normas e Modelos 12. Responsabilidades do Projeto 13. Riscos e eventos

11 Guia de Aquisição - Processo de aquisição Preparação da aquisição Seleção do fornecedor Monitoração do fornecedor Aceitação pelo cliente 1. Estabelecer a necessidade 2. Definir os requisitos 3. Revisar requisitos 4. Desenvolver uma estratégia de aquisição 5. Definir os critérios de seleção de fornecedores 1. Avaliar a capacidade de fornecedores 2. Selecionar o fornecedor 3. Preparar e negociar um contrato 1. Estabelecer e manter comunicações 2. Trocar informação sobre o progresso técnico 3. Inspecionar o desenvolvimento com o fornecedor 4. Monitorar a aquisição 5. Obter acordo quanto às alterações 6. Acompanhar problemas 1. Definir critérios de aceitação 2. Avaliar o produto entregue 3. Manter conformidade com o contrato 4. Aceitar o S&SC Seleção do Fornecedor (Sel) Escolher a organização que será responsável pela entrega do S&SC em conformidade com os requisitos estabelecidos. Propostas de Fornecedores Seleção do Fornecedor Contrato Desempenho Fornecedores Pedido de Proposta

12 Sel-t1: Avaliar a capacidade dos fornecedores 1. Relatório de auditoria ou de avaliação dos fornecedores 2. Especificação de requisitos 3. Pedido de proposta Avaliar a capacidade dos fornecedores potenciais mediante os requisitos definidos e de acordo com os critérios de seleção de fornecedores. 1. Registro de fornecedores preferenciais 2. Registro de contactos ocorridos Sel-t2: Selecionar o fornecedor 1. Pedido de proposta 2. Proposta do fornecedor 3. Especificação de requisitos 4. Registro de fornecedores potenciais Selecionar o fornecedor a partir da avaliação das propostas recebidas, considerando o entendimento do problema e as soluções técnicas sugeridas mediante os requisitos definidos para o S&SC. 1. Relatório de avaliação das propostas dos fornecedores 2. Resultado da análise da avaliação dos fornecedores 3. Registro de contactos ocorridos 4. Registro de apoio a reuniões

13 Proposta dos fornecedores Pedido Proposta Solução Técnica Dados Fornecedor Proposta Fornecedor Resposta do fornecedor ao problema apresentado Torna específicos requisitos que podem ter sido relacionados de forma genérica: por exemplo, especificar um tipo de ferramenta Nada do que foi solicitado pode faltar O que for proposto além do solicitado pode tornar-se cláusula contratual Critérios de avaliação da proposta Avaliação processo do fornecedor Avaliação de produtos (se disponível) Atendimento a requisitos não obrigatórios Esforço adquirente Custos para viabilização Prazos Preço Critérios de pontuação

14 Sel-t3: Preparar e negociar um contrato 1. Registro de apoio a reuniões 2. Especificação de requisitos 3. Pedido de proposta 4. Proposta do fornecedor 5. Plano de aquisição Negociar um contrato com o fornecedor selecionado, expressando as expectativas e as responsabilidades das partes envolvidas (adquirente e fornecedor). 1. Contrato 2. Registro de revisão de contrato 3. Registro de apoio a reuniões 4. Registro de contactos ocorridos Pedido Proposta Contrato Proposta Fornecedor Preparar contrato Contrato Conciliação entre o pedido de proposta e a proposta do fornecedor; Orienta o plano de projeto até a aceitação do S≻ Base para eventuais demandas judiciais; Deve ser um instrumento que apóia o projeto.

15 Guia de Aquisição - Processo de aquisição Preparação da aquisição Seleção do fornecedor Monitoração do fornecedor Aceitação pelo cliente 1. Estabelecer a necessidade 2. Definir os requisitos 3. Revisar requisitos 4. Desenvolver uma estratégia de aquisição 5. Definir os critérios de seleção de fornecedores 1. Avaliar a capacidade de fornecedores 2. Selecionar o fornecedor 3. Preparar e negociar um contrato 1. Estabelecer e manter comunicações 2. Trocar informação sobre o progresso técnico 3. Inspecionar o desenvolvimento com o fornecedor 4. Monitorar a aquisição 5. Obter acordo quanto às alterações 6. Acompanhar problemas 1. Definir critérios de aceitação 2. Avaliar o produto entregue 3. Manter conformidade com o contrato 4. Aceitar o S&SC Monitoração do fornecedor (Mon) Acompanhar e garantir o desempenho do fornecedor mediante os termos do contrato. Mudanças D es e m pe n h o Execução Contrato Problemas G es t ã o

16 Mon-t1: Estabelecer e manter comunicações 1. Contrato 2. Proposta do fornecedor 3. Registro de apoio a reuniões Estabelecer e manter um canal de comunicação entre o fornecedor e o cliente. 1. Registro contactos ocorridos 2. Registro de apoio a reuniões 3. Registro do status do progresso Acompanhamento progresso Ações gerenciais Troca Informações contínua Interações equipes Inspeção Monitoração marcos contínua Medidas Status progresso: Custo Prazo Riscos Problemas Atendimento ao processo Processo Produto Uso Produto Situação Atual Projeção

17 Mon-t2: Trocar informações sobre o progresso técnico 1. Contrato 2. Proposta do fornecedor 3. Registro de apoio a reuniões Utilizar o canal de comunicação para trocar informações sobre o progresso técnico do fornecedor, além de aspectos de custos e a identificação de possíveis riscos. 1. Registro do status do progresso 2. Registro de revisões 3. Registro de contactos ocorridos 4. Registros de apoio a reuniões Mon-t3: Inspecionar o desenvolvimento com o fornecedor 1. Contrato 2. Concordância com os requisitos do contrato 3. Proposta do fornecedor 4. Registros de apoio a reuniões Inspecionar, regularmente, aspectos do desenvolvimento com o fornecedor, tendo como base os termos do contrato. Os aspectos incluem questões técnicas, de qualidade, custo e prazo. 1. Resultado da análise do desempenho do fornecedor 2. Registro de aceitação do desempenho do fornecedor 3. Registro de contactos ocorridos 4. Registros de apoio a reuniões 5. Registro do status do progresso

18 Mon-t4: Monitorar a aquisição 1. Contrato 2. Concordância com os requisitos do contrato 3. Proposta do fornecedor 4. Registros de apoio a reuniões Monitorar a aquisição, tendo como base o contrato, para que o progresso possa ser avaliado garantindo que aspectos como custo, qualidade e prazo sejam atendidos. 1. Resultado da análise do desempenho do fornecedor 2. Registro de aceitação do desempenho do fornecedor 3. Registros de apoio a reuniões 4. Registro de contactos ocorridos 5. Registro do status do progresso Mon-t5: Obter acordo quanto às alterações 1. Contrato 2. Proposta do fornecedor 3. Concordância com os requisitos do contrato 4. Pedidos de alterações pelo adquirente 5. Registros de apoio a reuniões As alterações propostas por qualquer uma das partes devem ser negociadas e seus resultados devem ser documentados no contrato. 1. Registros de apoio a reuniões 2. Concordância com os requisitos do contrato 3. Registros de contactos ocorridos

19 Mon-t6: Acompanhar problemas Sistema de acompanhamento de problemas Problemas que surgirem durante a execução do contrato deverão ser registrados e acompanhados até a sua solução pelas partes. Registros no sistema de acompanhamento de problemas Guia de Aquisição - Processo de aquisição Preparação da aquisição Seleção do fornecedor Monitoração do fornecedor Aceitação pelo cliente 1. Estabelecer a necessidade 2. Definir os requisitos 3. Revisar requisitos 4. Desenvolver uma estratégia de aquisição 5. Definir os critérios de seleção de fornecedores 1. Avaliar a capacidade de fornecedores 2. Selecionar o fornecedor 3. Preparar e negociar um contrato 1. Estabelecer e manter comunicações 2. Trocar informação sobre o progresso técnico 3. Inspecionar o desenvolvimento com o fornecedor 4. Monitorar a aquisição 5. Obter acordo quanto às alterações 6. Acompanhar problemas 1. Definir critérios de aceitação 2. Avaliar o produto entregue 3. Manter conformidade com o contrato 4. Aceitar o S&SC

20 Aceitação pelo cliente (Ace) Aprovar o software e serviços correlatos quando todos os critérios de aceitação estiverem satisfeitos. S&SC Aceitação Relatório Aceitação Critérios de aceitação Ace-t1: Definir critérios de aceitação 1. Contrato 2. Plano de teste do S&SC para sua aceitação 3. Plano de aquisição 4. Proposta do fornecedor 5. S&SC Estabelecer e acordar os critérios de aceitação do S&SC, bem como a forma de avaliação a ser aplicada. Os critérios são definidos com base nos requisitos do contrato. Plano de teste do S&SC para sua aceitação

21 funcionais e funções do software Contexto negócio Implementação Software Funcionais Função 1 Função 2... Função n Funções Software Função a Função b... Função z Funções e qualidade software Funções Software Função a Função b... Função z Qualidade em uso Contexto de uso 1 Contexto de uso 2 Contexto de uso n Qualidade Externa Qualidade Interna Eficácia Produtividade Segurança Satisfação Funcionalidade Confiabilidade Usabilidade Eficiência Manutenibilidade Portabilidade

22 Ace-t2: Avaliar o produto entregue 1. Plano de teste do S&SC para sua aceitação 2. Plano de aquisição 3. Proposta do fornecedor 4. Especificação de requisitos 5. S&SC Avaliar o S&SC com base nos critérios de avaliação definidos. Relatório de resultados de testes Ace-t3: Manter conformidade com o contrato Contrato Resolver qualquer aspecto relacionado à aceitação de acordo com os procedimentos estabelecidos no contrato. Registro de apoio a reuniões

23 Ace-t4: Aceitar o S&SC 1. Contrato 2. Plano de aquisição 3. S&SC 4. Proposta do fornecedor 5. Especificação de 6. Relatório de resultados de testes Aceitar o S&SC e comunicar sua aceitação ao fornecedor. Relatório de aceitação do S&SC Guia de Aquisição - Processo de aquisição Preparação da aquisição Seleção do fornecedor Monitoração do fornecedor Aceitação pelo cliente 1. Estabelecer a necessidade 2. Definir os requisitos 3. Revisar requisitos 4. Desenvolver uma estratégia de aquisição 5. Definir os critérios de seleção de fornecedores 1. Avaliar a capacidade de fornecedores 2. Selecionar o fornecedor 3. Preparar e negociar um contrato 1. Estabelecer e manter comunicações 2. Trocar informação sobre o progresso técnico 3. Inspecionar o desenvolvimento com o fornecedor 4. Monitorar a aquisição 5. Obter acordo quanto às alterações 6. Acompanhar problemas 1. Definir critérios de aceitação 2. Avaliar o produto entregue 3. Manter conformidade com o contrato 4. Aceitar o S&SC

24 Personalização processo aquisição Apoio Apoio Processo padrão Instancia Processo projeto Problema Processos gestão Processos gestão Resultados Contexto Organização Contexto regulatório Contexto Organização Contexto regulatório Contexto mercado Contexto mercado Personalização processo aquisição Processo padrão Descrição detalhada do processo de aquisição a ser adotado na organização, compreendendo: Atividades e resultados a serem obtidos; Tarefas de cada atividade; Produtos de trabalho envolvidos nas tarefas (entradas e saídas); Ferramentas utilizadas na elaboração das tarefas; Definição de responsabilidades

25 Personalização processo aquisição Processos de gestão Descrição dos processos de gestão a serem adotados nos projetos de aquisição, compreendendo gestão de: ; Comunicações; Custos; Mudanças; Problemas; Prazos; Qualidade. Modelos como PMBOK podem ser utilizados referência. Personalização processo aquisição Contexto da Organização Características da organização que podem afetar os projetos de aquisição. Estes aspectos podem definir requisitos e restrições a serem considerados nos projetos de aquisição. Entre elas incluem-se: Demais processos diretamente relacionados ao processo de aquisição; Ambiente de hardware e software adotado; Habilidades e qualificações do pessoal envolvido; Política de formação das pessoas; Políticas de contratação de produtos e serviços da organização; Definições do plano estratégico.

26 Personalização processo aquisição Contexto Regulatório Leis e regulamentos externos e internos que regem o funcionamento da organização, principalmente no que diz respeito à aquisição de S&SC. Neste item incluem-se leis, normas, acórdãos, regulamentos internos, entre outros. O repositório deve estar organizado de modo a simplificar o acesso, entendimento e aplicação das regras. Personalização processo aquisição Contexto de mercado Aspectos referentes ao mercado e que influenciam os projetos de aquisição da organização, podendo ser levado em conta o domínio de serviços de interesse. Entre outros, destacam-se: Produtos com potencial de atendimento às necessidades da organização; Cadastro de potenciais fornecedores e seu histórico de prestação de serviços à organização; Referências de uso de produtos e serviços por outras organizações; Referências técnicas e comerciais aplicáveis.

27 Fato Relevante Instrução Normativa 04/2008 MP DOU 19/05/2008 Resumo do Histórico Normativo Decreto Lei 200/ art. 10, 7º Descentralização Administrativa: Para concentrar nas atividades de gestão; Para evitar o crescimento exagerado da Administração; Contratar atividades EXECUTIVAS sempre que possível, recorrendo, à execução indireta quando houver iniciativa privada desenvolvida e capacitada. Decreto 2.271/1997 art. 1º Reforma Administrativa do Estado (New Public Administration): Atividades-meio podem ser contratadas de terceiros; TI, entre outras, preferencialmente contratada; Deverá o Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão expedir normas complementares ao cumprimento do disposto neste Decreto.

28 Resumo do Histórico Normativo Acórdãos TCU: 786 / / / 2007 Recomendam que seja elaborada norma específica para contratação de serviços de TI, que contemple modelagem básica dos processos de trabalho de contratação de serviços de TI, considerando: - o processo de contratação como um todo; - a necessidade de planejamento das contratações; - modelos já existentes; - a aferição dos serviços por resultados. Acórdãos TCU: / / 2007 Acórdão TCU 1.480/ (..) O art. 10, 7º do Decreto-lei 200/1967 deixa claro que as tarefas de planejamento, coordenação, supervisão e controle são tarefas inerentes à Administração, às quais ela deve se dedicar mais, enquanto as tarefas de execução não o são. Desse modo, a gestão dos serviços é tarefa inarredavelmente privativa dos servidores públicos, ainda que a empresa contratada também tenha responsabilidades de gestão (operacional) pelos serviços contratados. Abrir mão da gestão dos serviços implica abrir mão da garantia de obtenção dos resultados esperados e da capacidade de atestação técnica consciente. Acórdão TCU 1.999/ os serviços de informática diferem substancialmente dos demais serviços (...) já que esses priorizam contratações de serviços terceirizados de mão-de-obra, mensurados, em grande parte das vezes, por horas trabalhadas ou por simples alocação de pessoal (postos de trabalho), enquanto os serviços de Tecnologia da Informação devem priorizar a contratação, mensuração MPS.BR Melhoria de Processo e pagamento do Software por resultados Brasileiro (...) Aquisição de S&SC Instrução Normativa 04/2008 MP DOU 19/05/2008 Capítulo I - Disposições Gerais Seção I Planejamento da Contratação Capítulo II - Processo de Contratação Seção II Seleção do Fornecedor Seção III Gerenciamento do Contrato Capítulo III - Disposições Finais

29 Processos da IN CAP II - P R O C E S S O C O N T R A T A Ç Ã O SEÇÃO I - P L A N E J A M E N T O C O N T R A T. Avaliação da Necessidade Segurança da Informação Indicação Tipo de Serviço ETAPA I ANÁLISE VIABILIDADE DA CONTRATAÇÃO Motivação Especificação de Análise de Soluções TI ETAPA II PLANO DE SUSTENTAÇÃO Recursos Transferência de Conhecimento Transição Contratual ETAPA III ESTRATÉGIA DA CONTRATAÇÃO Termos Contratuais Indicação do Gestor de Contrato Critérios Técnicos Julgamento Custo Estimado e Justificativa Continuidade na Interrupção Orçamento Detalhado Análise de Viabilidade Contratação Plano de Sustentação Estratégia da Contratação ETAPA IV ANÁLISE DE RISCOS MPS.BR Melhoria de Processo do Software Possibilidades Riscos de Riscos dos Brasileiro Aquisição de S&SC e Ações Responsáveis Contratação Serviços Danos Análise de Riscos Processos da IN Capítulo II Processo de Contratação Seção II Seleção do Fornecedor Deverá observar as seguintes normas pertinentes: - Lei de 1993; - Decreto de 1997; - Decreto de 2000; - Lei de 2002; - Decreto de 2005.

30 Processos da IN - Consiste em práticas e diretrizes para que o gestor possa acompanhar e garantir a adequada prestação dos serviços durante a execução do contrato; - O Gerenciamento do Contrato divide-se em tarefas. Capítulo II Processo de Contratação Seção III Gerenciamento do Contrato T A R E F A S Encaminhamento de Demandas Início do Contrato Monitoramento da Execução Encerramento e Transição Contratual Processos da IN TAREFA INÍCIO DO CONTRATO Plano de Inserção CAP II - SEÇÃO III - Plano de Inserção Reunião Inicial Sigilo e Segurança Esclarecimentos Termo de Compromisso ATA P R O C E S S O C O N T R A T A Ç Ã O G E R E N C I A M E N T O C O N T R A T O TAREFA ENCAMINHAMENTO DEMANDAS Especificação Serviços Volume dos Serviços Resultados Esperados Cronograma e Responsáveis TAREFA MONITORAMENTO DA EXECUÇÃO Recebimento Ateste Glosas Sanções TAREFA ENCERRAMENTO E TRANSIÇÃO Verificação Contratual Ordens de Serviço Plano de Sustentação Análise de Riscos Histórico Gerenciamento do Contrato Encerramento e Transição Contratual

31 Comunicado 03/2008 Disseminação processo de aquisição SOFTEX {MPS.BR; Curso Aquisição; Guia Aquisição; Oportunidades Negócios; Modelo Negócio} Certificação Base conhecimento Relato resultados Consultor Aquisição {Apoio disseminação; Executar contratos; Manter Base Conhecimento; Relatar resultados} Curso Aquisição Prova Aquisição Workshop Aquisição Organizações públicas e privadas { Contratar serviços} Serviços Contrato Contrato Agente SOFTEX {Prospectar oportunidades; Estabelecer contactos mercado; Promover eventos; Selecionar CA; Efetivar contratos; Prospectar fontes financiamento; Monitorar contratos} Comunicado 03/ Serviços Cursos de aquisição Personalização do processo de aquisição Start-up de projetos de aquisição de S&SC Consultoria em projetos de aquisição Consultoria na monitoração da execução de contratos de aquisição de S&SC Consultoria em etapas específicas de projetos de aquisição de S&SC

32 Obrigado pela atenção. Dúvidas?