Lições Aprendidas pela IOGE SOFTEX Salvador com Implementação do Modelo MPS em Empresas

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1 Lições Aprendidas pela IOGE SOFTEX Salvador com Implementação do Modelo MPS em Empresas Camilo Telles SOFTEX Salvador Resumo. Este trabalho relata a atuação do SOFTEX Salvador como organizador de grupos de empresas para obtenção do MPS.BR. O Softex Salvador apresentou um projeto ao MPS.BR, envolvendo 5 empresas, sendo que deste total, 1 empresa já concluiu a atividade e foi aprovada na Avaliação Oficial e 4 empresas estão em processo de Avaliação Oficial. Dentre as lições aprendidas destacam-se os cuidados que devem ser tomados durante os processos de: Divulgação e formação dos Grupos de Empresas; Implantação da metodologia MPS.BR nas empresas; Aspectos Gerais. 1. Introdução O Softex Salvador começou a atuar no MPS.BR em 1996 com a implantação da metodologia em um grupo de cinco empresas: SysDesign Lebre Qualidados P&A EDZA 2. Experiências e Lições Aprendidas Durante o projeto algumas lições foram aprendidas: Divulgação e formação dos Grupos de Empresas Ocorreu uma divulgação em massa do projeto para obter um grande número de empresas interessadas. Para isso foi criado um edital que se encontra em anexo. Os interessados tiveram que pagar para participar do edital. Depois de realizada esta inscrição, a instituição implementadora realizou uma avaliação das empresas participantes e selecionou as cinco empresas com a maior probabilidade de sucesso. Foram avaliados os seguintes itens: o Nível de Formalização da Estrutura Organizacional; o Nível de Formalização da Comunicação; o Nível de Conhecimento da diretoria sobre melhoria de processo e MPS.BR; o Tamanho da Equipe de Desenvolvimento; o Nível de Conhecimento da Equipe de Desenvolvimento Sobre Melhoria de Processo e MPS.BR; o Nível de Formalização do Processo de Desenvolvimento; o Nível de Utilização de Metodologias e Conceitos; o Nível de Utilização de Ferramentas de Apoio a Projetos. Consideramos o processo de seleção um dos fatores críticos de sucesso para o nosso projeto. Além da avaliação técnica foi analisada a capacidade de pagamento da empresa por um consultor contratado pelo parceiro SEBRAE/BA. Implantação do MPS.BR nas empresas: o Foi realizado um diagnóstico inicial com os gaps a serem preenchidos. Este diagnóstico é o norteador do plano de trabalho da empresa. o Foi estabelecido um canal de comunicação permanente entre os diretores da empresa e a SOFTEX Salvador para eliminar qualquer dúvida e acompanhar a percepção sobre o trabalho desenvolvido. Aspectos Gerais alguns aspectos gerais comuns à maioria das empresas participantes dos projetos realizados são: o O apoio financeiro do SEBRAE no projeto foi essencial Os empresários ficam muito mais dispostos a entrar neste tipo de projeto se tiver um apoio como este. Além disso, os empresários priorizam melhor os esforços para o MPS.BR, pois sabem que estão recebendo

2 dinheiro de terceiros para a execução deste projeto. ProQualiti - Qualidade na Produção de Software ANEXO Chamada SOFTEX Salvador o Tem que existir uma sinalização mais clara em processos de compras governamentais sobre o MPS.BR. SELEÇÃO PÚBLICA PARA FORMAÇÃO DO PRIMEIRO GRUPO DE EMPRESAS CANDIDATAS A OBTENÇÃO DO MPS.BR - NÍVEL G O SEBRAE/Ba - Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas do estado da Bahia, a SECTI - Secretaria de Ciência, Tecnologia e Inovação do Estado da Bahia, a CTI - Centro de Tecnologia da Informação Softex Salvador, a ASSESPRO/Ba - Associação das Empresas Brasileiras de Software e Serviços de Informática Regional Bahia, torna público a presente chamada e convida as empresas interessadas a se candidatarem ao processo seletivo para formação do primeiro grupo de empresas candidatas à obtenção do nível G da Melhoria do Processo de Software Brasileiro - MPS.BR -, nos termos aqui estabelecidos. 1. Objetivo Criar um grupo de 5 (cinco) empresas que serão candidatas à implementação do MPS.BR, Nível G, usando recursos da Chamada 20/2005 da Associação para Promoção da Excelência do Software Brasileiro - SOFTEX Nacional. ( 2. Investimentos / Contrapartidas O valor total da implementação, sem avaliação, será de R$ ,00 (trinta e dois mil reais) por empresa, assim dividido: Fonte SOFTEX Nacional (Chamada 20/2005) R$ ,00 SEBRAE/BA R$ 7.200,00 Empresa participante R$ ,00 Valor A duração total do projeto será de 12 meses com desembolsos mensais por parte da empresa de R$ 1.575,00 (mil e quinhentos e setenta e cinco reais), totalizando R$ ,00 (dezoito mil e novecentos reais). O valor excedente de R$ 6.300,00 (seis mil e seiscentos reais) será devolvido, devidamente corrigido, para as empresas que complementarem o processo. Caso a empresa desista durante o projeto, o valor excedente será utilizado para pagamento das parcelas residuais. 3. Marcos do Projeto (Conforme Chamada 20/2005) Meta de 50% (definido pelo Centro de Tecnologia da Informação - SOFTEX SALVADOR): Prazo: 6 (seis) meses, compreendendo as seguintes atividades realizadas ao final do período: 5 (cinco) Treinamentos e Processos de Gerência de Requisitos e de Gerência de Projetos definidos, entendendo-se como definido, o processo devidamente documentado, inclusive no que se refere a suas políticas e com modelos de artefatos definidos pela unidade. Definido pelo Comunicado Softex 20/2005: Entre o primeiro e o sexto mês, o estágio de Implementação do MPS.BR em cada empresa do grupo deve alcançar no mínimo 50% (cinqüenta por cento) descritos no item anterior, em relação ao planejado, sendo obrigatório: i) no caso do nível G, ter iniciado um projeto representativo da unidade organizacional cujos processos serão avaliados O não atendimento deste requisito suspende automaticamente o apoio financeiro da SOFTEX àquela empresa. Meta de 100% (definido pelo Centro de Tecnologia da Informação - SOFTEX SALVADOR): Prazo: Atingir 100% das atividades concluídas entre 3 (três) e 6 (seis) meses após a meta de 50% ter sido atingida. 56

3 Lições Aprendidas pela IOGE SOFTEX Salvador com Implementação do Modelo MPS em Empresas Definido pelo Comunicado Softex 20/2005: Além do requisito acima, será obrigatório: ter concluído um projeto representativo da unidade organizacional cujos processos serão avaliados; ter iniciado dois outros projetos representativos da unidade organizacional cujos processos serão avaliados; ter pronto um Plano de Avaliação com Avaliação MPS.BR prevista para os próximos três meses. O não atendimento deste requisito suspende automaticamente o apoio financeiro da SOFTEX àquela empresa. 4. Critérios para seleção das empresas e suas justificativas Historicamente, o maior custo na implantação de um processo de qualidade como o MPS.BR é interno. O processo de implementação implica em quedas temporárias de produtividade e alocação de mão de obra exclusiva, gerando custos internos significativos, adicionais em relação ao valor a ser pago para a instituição implementadora. Os critérios de seleção aqui listados têm como objetivo informar à empresa participante destes custos internos adicionais e de como estes critérios influenciam no resultado do projeto. 4.1 Capacidade financeira Um consultor homologado pelo SEBRAE/BA realizará a avaliação financeira. Esta avaliação será na sede da empresa e será consubstanciada em relatório. O objetivo da avaliação financeira é averiguar previamente a capacidade de pagamento da empresa em relação ao item 2 (dois) desta chamada. 4.2 Capacidade técnica Um consultor da Instituição Implementadora ITS/Fundação Vanzolini fará uma visita para avaliação técnica e que também será consubstanciada em relatório Tamanho/Perfil da equipe Durante o processo do MPS.BR, a empresa participante deverá designar 2 (dois) representantes, com as funções a seguir discriminadas: Coordenador: Perfil: Gerente de projetos com conhecimento de todos os processos da empresa, além do processo de desenvolvimento. Função no projeto: Responsável pelo projeto MPS.BR na empresa. Técnico: Perfil: Analista de desenvolvimento, com experiência no processo de desenvolvimento de software da empresa. Função no projeto: Auxiliar o Coordenador na documentação, definição de padrões, políticas, acompanhamento do projeto e institucionalização. Cada um dos representantes deverá disponibilizar 12 horas semanais para a execução do projeto, mais 32 horas de treinamento durante todo o desenrolar do projeto. Observação: Caso a equipe técnica da empresa tenha, por exemplo, 4 (quatro) pessoas trabalhando 40 horas semanais, a empresa sofrerá um impacto de 15% na disponibilidade da sua equipe com profissionais que, normalmente, são relevantes no processo de desenvolvimento da empresa. Este fator deve ser levado em consideração, pois pode impactar a saúde financeira da empresa e assim comprometer o projeto. Além disso, a equipe, como um todo, que estará implementando o MPS.BR, também deverá ser treinada no novo processo e nas ferramentas, tendo que disponibilizar as horas suficientes a para tal Tipos de projeto O plano de trabalho pede que no marco de 6 meses exista algum projeto pronto para ser iniciado. Este projeto deverá ser encerrado em 3 meses para sua avaliação, levando-se em conta os 9 meses do projeto. Até o final dos 9 meses, devem ser iniciados mais dois projetos para ocorrer a avaliação ao final dos 12 meses. Logo a empresa deve Ter, preferencialmente, projetos com as seguintes características: 57

4 ProQualiti - Qualidade na Produção de Software 1. projeto, com estimativa de 3 meses, para ser executado entre o sexto e o nono meses a partir do início de sua da implementação; 2. projetos para iniciar entre o sexto e o nono mês. São considerados projetos válidos: Projetos de novos desenvolvimentos (terceirização, novos serviços de software, novos produtos); Projetos de manutenção; Projetos de customização Diferenciais São considerados importantes diferenciais e, por isso, fatores a serem observados no processo de avaliação: Empresas com certificação ISO, versão 9000/2000, independentemente do escopo; Utilização de ferramentas de apoio, tais como controle de versão, de gerenciamento de mudanças, gerenciamento e acompanhamento de projeto e gerenciamento de requisitos, entre outros; Interesse na absorção dos processos ora definidos no âmbito da cultura organizacional da empresa. 5. Processo de seleção Os relatórios técnicos e financeiros serão avaliados por uma comissão composta por representantes da Secretaria Estadual de Ciência, Tecnologia e Inovação do Estado da Bahia SECTI -, SEBRAE/BA, SOFTEX/SALVADOR, Associação das Empresas Brasileiras de Software e Serviços de Informática Regional Bahia - ASSESPRO/BA e ITS/Fundação Vanzolini. 6. Inscrição O processo de seleção custará R$ 1.000,00 (mil reais) por empresa. A empresa que desejar concorrer ao processo deverá encaminhar os dados abaixo discriminados para o SOFTEX/ SALVADOR e receber as instruções para realização do pagamento. As 15 (quinze) primeiras empresas terão direito a um desconto de 50% (cinquenta por cento) no valor do processo de seleção. Os dados devem ser enviados para: Isabela Casales Tel: softex@ufba.br 6.1 Dados para Inscrição Nome da Empresa: Endereço: CNPJ: Telefone: Número de Funcionários: Faturamento: 7. Datas e Prazos Etapa Data Lançamento da Chamada 17/04/2006 Final da inscrição 05/05/2006 Final da Avaliação 19/05/2006 Anúncio resultados 26/05/

5 Lições Aprendidas pela IOGE SOFTEX Salvador com Implementação do Modelo MPS em Empresas 8. Maiores informações/dúvidas Maiores informações ou dúvidas sobre esta chamada, favor encaminhar para: Isabela Casales Tel: Informações Adicionais 9.1 Riscos Os fatores de risco abaixo discriminados foram observados em implantações anteriores do projeto e, assim, devem ser salientados: Alto índice de turnover representa alto risco para a empresa na obtenção dos resultados da empresa; As pessoas indicadas para coordenador e técnico do projeto MPS poderão compartilhar suas atividades habituais com as atividades do MPS. Cumpre, então, salientar que o comprometimento da alta direção da empresa com a disponibilidade destas pessoas no projeto é fundamental, sendo que a falta deste compromisso representa alto risco no projeto; Falta de comprometimento/motivação do coordenador e do técnico, responsáveis, na empresa, pelo estabelecimento dos processos e execução das atividades internas. 59