A contribuição das contagens cíclicas para a acurácia em uma empresa do ramo gráfico: um estudo de caso

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1 63 A contribuição das contagens cíclicas para a acurácia em uma empresa do ramo gráfico: um estudo de caso Marcelo Rodrigues Fernando de Souza Cáceres (fscaceres@yahoo.com.br) Jean Carlos Cavaleiro (ajean@ig.com.br) Faculdade Unida de Suzano UNISUZ Resumo A necessidade de se manter estoques é estratégica para as empresas, no mercado competitivo, operar com baixo custo é uma questão de sobrevivência, e estoques excessivos geralmente são acompanhados por falta de liquidez. O processo de armazenagem de materiais não agrega valor algum ao material em si, apenas custos. A pesquisa discorrerá sobre as operações de empresa da área gráfica, que possui receitas concentradas em poucos clientes. A situação é problemática quando o cliente mais importante da empresa realiza um pedido, a equipe de vendas confirma no sistema a disponibilidade de entrega e no momento da separação, o depósito retorna com a afirmação que o material não existe fisicamente. Em maior ou menor grau, empresas do mundo inteiro se deparam com questões semelhantes. Palavras Chave: Acurácia, Níveis de Serviço, Contagens Cíclicas e Logística. Introdução A necessidade de se manter estoques é estratégica para as empresas, no mercado competitivo, operar com baixo custo é uma questão de sobrevivência, e estoques excessivos geralmente são acompanhados por falta de liquidez. Martins 2006, relata que o processo de armazenagem de materiais não agrega valor algum ao material em si, apenas custos como: custo de avarias na movimentação, custo de obsolescência, custo na manutenção de instalações e equipamentos, custo do pessoal operacional, etc. Sendo assim todas as movimentações feitas no estoque tem que agregar valor nos serviços, ou seja, mais velocidade, flexibilidade e menor tempo para a disponibilidade do material. Diante disto existe a importância de manter a acurácia em níveis elevados, caso contrário é quase impossível garantir um alto nível de serviço e consequentemente gerar ganhos no processo de distribuição. Vamos discorrer sobre uma empresa da área gráfica, que possui receitas concentradas em poucos clientes. A situação problemática quando é perto do final do expediente o cliente mais importante da empresa realiza um pedido, a equipe de vendas confirma no sistema a disponibilidade de entrega e quando da separação, o almoxarifado retorna com a afirmação que não há o material disponível em sistema. Em maior ou menor grau, empresas do mundo inteiro se deparam com questões semelhantes. A pesquisa desenvolvida utilizará de um estudo de caso. A Empresa analisada foi fundada há mais de 100 anos, no Brasil opera desde 1996, quando adquiriu uma divisão de produção de materiais gráficos em especial chapas de alumínio para impressão gráfica. Desenvolvimento A Logística tem como missão colocar o produto certo, na hora certa, na quantidade certa, no local certo, na quantidade certa e principalmente com custos aceitáveis. Com essa visão a boa gestão de estoques, evitando ou minimizando erros é crucial para essa missão seja atingida. Uso de tecnologias alinhadas a processos operacionais são os caminhos utilizados para melhorar a gestão de estoques. O setor de logística da operação brasileira da companhia em questão não dispõe de tecnologia Radio- Frequency IDentification (RFID), ou, como conhecemos: identificação por rádio frequência, essa ferramenta possibilita troca de informação na movimentação de material, é possível coletar dados a distância, situação em que minimiza os erros de conferência, de registros etc. A empresa também não dispõem de coletores de dados com leitores de código de barras, sendo todo o processo de recebimento, movimentação, armazenagem e expedição de materiais baseado em papel. Como a empresa não dispõem de tecnologias de movimentação de materiais as operações de recebimento e conferências são feitas através de processo manual com excesso de controles em papel. Então se indaga como aumentar e manter a acuracidade em

2 64 SUZANO ANO 4 Nº 3 ABR níveis aceitáveis? Para Bowersox, et al. (2006), o nível de serviço entregue ao cliente é reflexo da avaliação da qualidade logística da empresa. Eles afirmam que o desempenho operacional está ligado diretamente com o tempo de operação ou atendimento ao cliente. Ballou (1993) afirma que o nível de serviço é a qualidade no gerenciamento do fluxo operacional de bens e serviços e complementa que o nível de serviço é fundamental para assegurar a fidelidade do cliente e está diretamente ligado aos custos deste serviço. Neste sentido Bertaglia (2009) associa a acurácia do estoque ao nível de serviço adequado ao cliente, uma vez que o conteúdo teórico condiz ao físico dentro do armazém. Prestar um serviço logístico de excelência tem sido o objetivo de inúmeras empresas que perceberam no atendimento, e até mesmo na superação das expectativas de seus clientes, uma forma de garantir sua lealdade e conquistar novas contas. É através do serviço logístico que as empresas procuram diferenciar seus produtos, fazendo com que os clientes percebam mais valor naquilo que estão comprando. (FIGUEIREDO, FLEURY E WANKE, 2009, p.143) Ballou (1993), já afirmara que o estoque é o centro da cadeia de suprimentos, servindo como buffer (amortecedor) de forma estratégica, seja para compra de insumos ou matérias-primas, como para vendas (materiais ou produtos acabados). Neste sentido: A formação do estoque está relacionada ao desequilíbrio existente entre a demanda e o fornecimento. Quando o ritmo de fornecimento é maior que a demanda, o estoque aumenta, quando o ritmo da demanda supera o fornecimento, o estoque diminui, podendo faltar material ou produto. Se a taxa de fornecimento fosse igual à de demanda, não haveria necessidade da formação dos estoques. Só isso já confirma a obrigatoriedade da existência de estoque para alguns seguimentos de mercado e categorias de produtos. (BERTAGLIA, 2009, p.180) Fleury et al. (2008), destacaram uma das principais características da logística moderna que é sua crescente complexidade operacional, pois há um considerável aumento do stock keeping unit (sku), ou seja, nas unidade mantidas em estoque, maiores frequências de entregas, menor tempo do lead time de entrega dos produtos, diminuição de tolerância a erros operacionais. Diante de toda essa complexidade a armazenagem de materiais passa a ter uma participação muito importante em toda a cadeia de suprimentos. Segundo Bowersox, et al. (2006), a formação do estoque deve ser baseada nos custos e serviços, ou seja, nenhuma atividade de armazenamento deve ser inclusa em um processo logístico, sem que seja justificada por alguma relação de custos e serviços. Ainda afirmam que os estoques são concebidos dentro de um sistema lógico para baixar o custo total ou aumentar o nível de serviço ao cliente e que o uso dos armazéns pode ser uma peça vital na estratégia logística de uma empresa que visa distribuição nacional. O conceito e importância da acurácia nos estoques parte do princípio de que as empresas buscam a redução dos custos operacionais e com isso os estoques têm sido administrados para ficarem cada vez mais enxutos, isto é, para uma mesma previsão de vendas há menos quantidades armazenadas. A questão é encontrar um meio de atender a demanda prevista com o menor custo possível. A redução do estoque é um diferencial competitivo, porém a falta de qualidade nas informações do saldo do estoque entre o que há fisicamente e o que foi cadastrado no sistema provocam o aumento dos custos relacionados às operações logísticas. Acurácia pode ser definida como o grau de exatidão das informações de estoque, para Martins 2006, leva-se em consideração para encontrar a acurácia as informações registradas no sistema de gestão de estoques e a conferência física dos itens. Estudo de Caso A empresa estudada tem aproximadamente 2500 tipos diferentes de sku - e o recebimento de material acabado da produção acontece diariamente, como o setup da produção é lento, o fornecimento diário se reduz a poucos itens, porém em grandes quantidades, o volume pode chegar a 80 paletes diários, aproximadamente duas carretas. Também são recebidos materiais importados, mas em quantidades reduzidas e suprem alguma demanda não fabricada na planta. O processo de entrada é feito por um conferente manualmente, sem recontagem e sem contagem cega, assim o processo se torna mais rápido. Os itens são estocados e endereçados em locais específicos por tipo de sku para melhorar a operacionalidade das atividades e acelerar o processo de separação. O estoque é formado por dois depósitos interligados, sendo denominados de depósito A e depósito B. Os itens produzidos são armazenados no depósito A e os importados são armazenados no depósito B. O endereçamento e alocação dos itens são feitos em porta-paletes com quatro níveis chegando a quatro metros de altura. A necessidade de verticalização

3 65 é necessária, pois os espaços físicos dos depósitos são limitados. Os níveis são denominados de A, B, C e D. Todo o processo de entrada, separação e carregamento dos itens é feito de forma manual, ou seja, os inputs (entrada de dados no sistema de estoque) são digitados manualmente, bem como todo o fluxo de movimentação de materiais. Dentro deste contexto entendemos que as atividades são realizadas mediante as informações baseadas em papel que por sua vez depende de intervenção humana e com o passar do tempo devido ao cansaço e fadiga a conferência fica prejudicada ocasionando erros dentro do depósito e, por conseguinte até ao cliente. Em 2008 a acuracidade do depósito girava em torno de 90 %, a média de erros operacionais/ano era de 19 erros impactando diretamente aos clientes finais. Porém há erros internos que são corrigidos antes que cheguem aos clientes, estes erros são de itens fora de posição, lotes de produção e até itens em locais errados e na quantidade errada. Muito tempo é gasto na procura de materiais perdidos no depósito. Essa informação ressalta a necessidade de manter a acurácia próxima a 100%. Segundo Bertaglia (2009), a acurácia pode ser definida pela relação entre a quantidade física e a quantidade contábil ou nos registros de controle. É importante esclarecer que a medição da acuracidade que interessa ao processo de planejamento de estoques e atendimento aos clientes internos e externos é a comparação entre as quantidades físicas dos materiais existentes nos depósitos e as registradas nos sistemas computadorizados. (Sucupira, 2009). Para Semaica (2010) a acurácia é um dos principais índices de monitoramento relacionado ao nível de serviço ou valor estratégico, podendo ser mensurado periodicamente nos inventários rotativos ou contagens cíclicas. Ainda afirma que o indicador de acuracidade no estoque atinge em média, no Brasil 95%, sendo que as melhores práticas de mercado têm índice de 99,5% em países como Japão e Estados Unidos da América. A ausência de um sistema de Warehouse Management System (WMS) sistema de gerenciamento de depósitos integrado com tecnologia por rádio frequência - proporciona uma vulnerabilidade nas operações. Em um depósito em que a variedade de itens estocados é grande, as chances de fracasso não são pequenas. Segundo Banzato (2010) o WMS é um software desenvolvido para gerenciar todas as atividades operacionais em um armazém e qualquer empresa pode implantar este software independente de ter ou não um Enterprise Resource Planning (ERP) sistema integrado de gestão. Geralmente, quando as empresas adquirem um sistema ERP, imaginam um pacote completo de soluções das mais variadas, porém o que se recebe é um aglomerado de módulos e sistemas, dentre estes um sistema de Warehouse Management (VM) que só controla entradas e saídas de materiais, com isso de imediato não seria necessário a aquisição de um WMS avulso, porém por se tratar de um sistema genérico, ou seja, adequado basicamente a todas as empresas, seu módulo de WM em muitos casos demanda parametrizações e parte das empresas acabam adotando o WMS como uma solução corporativa, pois um WMS é muito mais que controle de entradas e saídas. Além de controlar as informações de entradas e saídas, este sistema pode gerenciar informações desde a portaria de recebimento de veículos, identificar a entrada no estoque, controlar um mesmo item em mais de um local no mesmo estoque, ou em diferentes, apoiar o processo de inventário geral e rotativo, monitorar os recursos operacionais como empilhadeiras e pessoas, apontar a produtividade operacional (nível de serviço), possibilitar uma roteirização de separação inteligente, entre inúmeras outras funcionalidades. Um sistema WMS por rádio frequência é um sistema de comunicação sem fio que dá melhor mobilidade ao usuário e troca de informações em tempo real, sem intermediários, com isso as informações são mais acuradas. Implantação No caso da empresa estudada, o ERP foi o SAP e existe uma série de entraves que devem ser resolvidos para a implantação deste sistema, pois na aquisição deste o módulo WM não veio parametrizado para as necessidades do armazém, com isso é necessário arcar com gastos de parametrização que podem chegar à R$ ,00. Diante deste cenário a proposta inicial foi a criação de procedimentos para a realização de contagens cíclicas no depósito de forma planejada. Este procedimento atua em quatro (quatro) pilares: Pessoas, Processos, Infraestrutura e Tecnologia. O processo de contagem cíclica é simples, porém requer cuidados no apontamento das diferenças, pois todo ele é baseado em papel. Hoje contamos com posições paletes com vários itens e a distribuição das contagens compreende-se basicamente em três conferentes, sendo um conferente por turno de trabalho. Estes conferentes trabalham em três turnos sendo cada turno de 8 horas, porém a atividade de contagem cíclica é apenas uma das várias atividades que estes conferentes têm em seu dia-a-dia, pois existem outras atividades que são tão importantes quanto a contagem cíclica. Tomando a base de posições a serem contadas mensalmente e considerando 22 dias úteis no

4 66 SUZANO ANO 4 Nº 3 ABR mês, temos uma média de 118,18 posições a serem contadas diariamente, isto dividido em três conferentes e calculando a média para cada um nos dá 39,39 posições homem/dia. O tempo para a contagem de um palete é de aproximadamente 5 minutos, porque em média depende do número de itens no mesmo palete e da posição que este se encontra na estante porta-palete, com isso necessitamos de 196,96 minutos ou 3,28 horas dedicadas às contagens cíclicas. Na medida do possível podemos colocar mais pessoas para as contagens diminuindo este tempo. Estas contagens são feitas mediante uma listagem que representa a movimentação atualizada, com isso cada conferente ao detectar alguma falha repassa a listagem ao conferente líder que faz a correção no sistema se necessário. Vieira e Santos (2006) discorrem que o método de contagem cíclica implica em esforço contínuo e muita disciplina para contar fisicamente o número de unidades de cada material em estoque e fazer a comparação com as informações sistêmicas para checar as divergências. A proposta das contagens cíclicas é fazer o acerto dos registros no sistema com o que foi encontrado fisicamente, identificar a causa raiz da divergência e criar ações corretivas. Segundo Ballou (2006) as auditorias nos estoques são essenciais aos sistemas de estocagem. Um sistema típico de controle de estoque faz ajustes dos registros de estoque (físico x sistêmico) em função de decréscimo de demanda, reabastecimento, devoluções à fábrica e obsolescência do material. O autor ainda afirma que fatos que causam as discrepâncias nos estoques estão relacionados à: roubos, devoluções, bens danificados e erros de contagens e lançamentos dos relatórios no sistema e que uma contagem cíclica em intervalos regulares determinam o verdadeiro nível de todos os itens disponíveis. Resultados A implantação das contagens cíclicas foi necessária devido ao grande problema em nosso estoque que era a falta de acurácia suficiente para prestar um bom nível de serviço. Iniciamos a atividade no segundo semestre de 2008, foram aproximadamente 5 meses até a definição final do formato que é aplicado até hoje. Este formato tornou-se uma meta mensal, com isso conseguimos realizar três ciclos completos por ano, e os resultados obtidos foram positivos. Já no primeiro ano de aplicação a acurácia chegou a 95% em Em 2010 a acurácia subiu para 97,39 %, os erros operacionais caíram para 16 no ano, alguns destes erros por falta de atenção nas atividades de distribuição. Em 2011 no primeiro semestre a acurácia subiu para 97,76 %, durante as contagens cíclicas foram detectados algumas divergências como erro de lote de produção, erro de posicionamento por digitação incorreta da posição, etc.. Os erros operacionais diminuíram para 7 até aqui e houve também uma diminuição de falta de material nas posições, ou seja, no ato da separação do material o conferente não encontra problemas em localizar os materiais. Abaixo temos as figuras 1 e 2 que representam graficamente a evolução das contagens cíclicas versus erros operacionais: Figura 1 Gráfico da evolução das contagens e a relação aos erros operacionais Figura 2 Gráfico de tipo de erros nas contagens cíclicas no período de 2008 a 2011 Considerações Finais Diante dos problemas e exemplos apresentados, se faz necessário a conscientização do pessoal operacional envolvido no processo de armazenamento e movimentação de materiais. Se não tivermos pessoas comprometidas, nem mesmo um sistema de WMS por Rádio Frequência poderá elevar a acurácia a 100% ou próximo disso. Evidenciou-se que mesmo sem o investimento em um sistema WMS por rádio frequência pode-se obter bons resultados no tocante a acurácia. Atingir a exatidão nas informações de estoque é um objetivo, entretanto, a contagem cíclica tornou-se ferramenta fundamental e agora é uma meta mensal, e provou contribuir no apontamento de erros, destarte possibilitou maior visibilidade e atuação nas causas a fim de eliminar as falhas.

5 67 Referências bibliográficas BALLOU, R. H. Logística Empresarial : transportes, administração de materiais e distribuição física. São Paulo: Atlas, Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos/ Logística : Empresarial. Porto Alegre: Bookman, BANZATO, Eduardo. ERP + WMS = Excelência. Disponível em acesso em 20 de outubro de 2010 BERTAGLIA, Paulo R. Logística e Gerenciamento da Cadeia de Abastecimento 2ª Ed. Ver. Atual. São Paulo: Saraiva, BOWERSOX, Donald J. ; CLOSS, David J. ; COOPER, M. Bixby Gestão Logística de Cadeias de Suprimentos. Porto Alegre: Bookman, Fleury, Paulo F.; Wanke, Peter; Fiqueiredo, Kleber F. Logística Empresarial: a Perspectiva Brasileira/(Organização). São Paulo: Atlas, Logística E Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos: Planejamento do Fluxo de Produtos e dos Recursos. São Paulo: Atlas, 2009 MARTINS, Petrônio Garcia. Administração de Recursos Materiais. São Paulo, Semaica, Eduardo B. Acuracidade de Estoque em Logística de Medicamentos e Produtos para Saúde. ago.2010 Disponível em< setor-industrial/portal-racine/setor-industrial/industria-de-produtos-medicos/correlatos/acuracidade-deestoque-em-logistica-de-medicamentos-e-produtospara-a-saude> acesso em 09 out Sucupira, Cezar Inventários Físicos: a importância da acuracidade dos estoques. Seção publicações 2009 Disponível em <http// modulos/noticias/ler.php?cdnoticia=121> acesso em 09 de out Fernando Souza Cáceres Graduado em administração pela Universidade Cidade de São Paulo, especialista em finanças de empresas pela Universidade Presbiteriana Mackenzie. Professor orientador de estágio supervisionado e trabalhos de conclusão do curso de administração da Faculdade Unida de Suzano. Informações sobre os autores: Marcelo Rodrigues Graduação em administração na Faculdade Unida de Suzano-Unizuz em Jean Carlos Cavaleiro Formado em Administração de Empresas, Especialista em Gestão de Negócios, Mestre em Engenharia da Produção e Doutorando em Engenharia da Produção. Professor universitário há dez anos em instituições como Universidade Cruzeiro do Sul, Universidade Paulista e UNISUZ. Coordenador do curso de Logística na Universidade Paulista, Coordenador do Escritório de práticas de Gestão.