Implantação e operação de um Escritório Corporativo de Projetos do Tribunal Superior Eleitoral com foco nas Eleições 2010

Transcrição

1 Órgão: Tribunal Superior Eleitoral TSE Unidade: Escritório Corporativo de Projetos Implantação e operação de um Escritório Corporativo de Projetos do Tribunal Superior Eleitoral com foco nas Eleições 2010 TEMA: Gestão Estratégica Equipe: Flávio Feitosa Costa - Analista Judiciário, Assessor-Chefe do ECP Raphael Menezes do Nascimento - Técnico Judiciário, Assistente do ECP Artur Maurilio Lopes do Nascimento Tathiana Pereira e Silva Wankes Leandro Ribeiro Delimitação do Assunto: O trabalho mostra como a implantação do Escritório Corporativo de Projetos colaborou com a gestão estratégica do Tribunal, com vistas ao alinhamento de ações com o Planejamento Estratégico do TSE, tendo como foco principal planejar e executar as Eleições 2010 de forma integrada. Objetivos e metas: O objetivo do presente trabalho é descrever e compartilhar a experiência da implantação de um Escritório Corporativo de Projetos (ECP) no Tribunal Superior Eleitoral (TSE), concebido com o foco de atuação nas Eleições 2010 e que contribuiu significativamente no sucesso obtido no pleito e na construção da imagem de uma justiça moderna, eficiente e idônea junto a sociedade. Esta iniciativa, como poderá ser comprovada mais adiante, resultou na aproximação e tangibilização do planejamento estratégico e tecnológico do TSE frente as demandas contemporâneas da Justiça Eleitoral, tais como a transparência do processo eleitoral (estratégico) e voto eletrônico e biométrico (tecnológico), por meio da visibilidade e do monitoramento e controle do Programa Eleições Além disso, a implantação e a atuação do Escritório Corporativo de Projetos estão alinhados às metas Nacionais do Judiciário e por Segmento de Justiça, estabelecidas pelo CNJ para 2011, a saber, respectivamente, Meta 1 - Criar unidade de gerenciamento de projetos para auxiliar a implantação da gestão estratégica. e Meta 6 Disponibilizar nos sites dos Tribunais Regionais Eleitorais (TREs) até dezembro de 2011 o sistema de planejamento integrado das eleições..

2 1. Descrição da situação inicial do problema enfrentado Até Abril de 2010 o Programa Eleições, que representava o conjunto de projetos e ações empreendidos com o objetivo de operacionalizar e executar as eleições, era, basicamente, conduzido pelas necessidades de Tecnologia da Informação (TI). As demais áreas do TSE se alinhavam e adequavam para atender a estas necessidades. A ênfase da gestão do Programa Eleições era na TI. Essa ênfase era evidenciada no fato de a única carteira de projetos formalmente estabelecida e controlada em todo o TSE ser a dos projetos de TI, que somavam 38 projetos, 21 processos de aquisição de bens e serviços e um orçamento de aproximadamente R$ 470 milhões. As demais áreas, apesar de ser censo crítico comum a existência de diversos projetos do Programa Eleições, não tinham projetos formalmente estabelecidos e, consequentemente, projetos monitorados e controlados. Nesse contexto, a situação inicial era: O Programa Eleições ser modelado a partir da visão da TI; Existência de diversos projetos desconhecidos nas demais áreas, que não a da TI; Projetos nasciam e terminavam sem o conhecimento de áreas impactadas e por decisões individuais; As mudanças eram implementadas sem análise de impacto em todas as áreas, resultando em impactos não previstos, em algumas áreas; Gestão ineficiente da interface entre os riscos dos diversos projetos; Necessidade de mudança da cultura institucional de fazer para planejar primeiro e depois fazer. Ressalta-se que a mensuração da situação inicial não era possível nas demais áreas, que não a de TI. 2. Descrição do projeto proposto e da metodologia adotada para alcançar os resultados pretendidos A partir de Abril de 2010, teve início a implantação do Escritório Corporativo de Projetos (ECP) com foco nas Eleições 2010, com o seguinte escopo de atuação: Responsabilidade pela gestão centralizada e integrada do Programa Eleições 2010 e o único responsável por prover relatórios gerenciais de desempenho ao nível estratégico-diretivo do TSE. Disponibilização dos seguintes serviços: - Elaboração e manutenção da carteira de projetos eleitorais; - Estabelecimento de diretrizes e padrões para a execução dos projetos e ações que compõem o Programa Eleições 2010; - Coaching dos Líderes de Projetos; - Consultoria em gerenciamento de projetos; - Monitoramento e controle centralizados do Programa Eleições 2010; - Central de informações sobre o desempenho do Programa Eleições A metodologia utilizada foi a de dividir os serviços planejados em dois grupos, um de serviços chamados de alicerce para a operação do ECP e outro de serviços que realmente impactariam diretamente na gestão do Programa Eleições, sendo implantados nesta ordem.

3 3. Exposição da programação do projeto, os eventuais problemas encontrados e como foram superados O cronograma da implantação do ECP está representado na figura a seguir. Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 Mês 7 Modelo de Operação Contingencial Lançamento do ECP Carteira Global de Projetos Eleições 2010 Site ECP e Programa Eleições 2010 Monitoramento e Controle Global Programa Eleições 2010 Eleições 2010 Figura 1 Cronograma de implantação do ECP no TSE Fonte: Escritório Corporativo de Projetos, Tribunal Superior Eleitoral, O Modelo de Operações Contingencial (MOC) consistia em elaborar um planejamento formal para a implantação e operação do ECP. E este modelo de operações foi chamado de contingencial, devido ao caráter de emergência, de contingência, da implantação e operação do ECP, tendo em vista o prazo de sete meses para a realização das Eleições O MOC estabeleceu: a finalidade do ECP o escopo de atuação as áreas de relacionamento do ECP, com o respectivo papel de cada área o não escopo de atuação a estrutura organizacional e de infra-estrutura, inclusive em relação a software o funcionamento interno detalhou os serviços a serem oferecidos

4 Nesta etapa não foram identificados problemas, tendo em vista que foi um trabalho desenvolvido em um ambiente fechado, isto é, sem comunicação com o ambiente, a não ser consultas informais que foram feitas com os principais atores que seriam impactados pela atuação do ECP e a Diretoria-Geral do ECP, que foi a patrocinadora do projeto. O marco chamado de Lançamento do ECP ocorreu em uma reunião com a Diretoria de Geral e todos os Secretários, onde o MOC foi apresentado e as dúvidas e esclarecimentos foram prestados. Não houve resistência neste primeiro momento, pelo motivo do ECP ter sido apresentado como uma estrutura de apoio e visibilidade à operação das áreas. A etapa seguinte, Carteira global de projetos Eleições 2010, visava o levantamento de todas as iniciativas relacionadas as eleições, principalmente nas demais áreas do TSE, que não a de TI. Para tal, uma planilha simples, com informações sobre o nome da ação, descrição, responsável, andamento da ação e data prevista para término, foi passada para cada área, explicada a finalidade e solicitada a devolução, dentro de um prazo pré-estabelecido. Após essa atividade de coleta, foi feito um trabalho de separação das ações que poderiam ser classificadas como projetos, das ações ditas como rotineiras de cada área. Em paralelo, representantes das áreas foram consultados e validaram tal classificação. Ao final, obteve-se a carteira de projetos relacionados às Eleições 2010, incluindo projetos de todo o TSE. Na etapa Site ECP e Programa Eleições, a carteira de projetos levantados foi batizada formalmente de Programa Eleições e o site do ECP foi lançado, como um canal de informações e comunicação sobre tais projetos e a atuação do ECP. Pela importância que os projetos que compunham o Programa Eleições passaram a ter, alguns problemas relacionados ao aparecimento de alguns projetos ocorreram. O que ficou caracterizado a omissão de projetos na etapa anterior, provavelmente, por receio e desconhecimento de como àquelas informações seriam utilizadas. Para contornar tal situação, por aberto um novo período de uma semana para que os responsáveis pelas áreas se manifestassem e incluíssem novos projetos ao Programa, com a validação prévia do ECP. Cabe ressaltar que esta prorrogação também gerou problemas relacionados a tentativa de incluir ações rotineiras que não eram possíveis serem caracterizadas como projetos no Programa Eleições Este situação foi contornada com negociação entre o ECP e a área demandante e, em última instância, pela decisão da Diretoria-Geral. Posteriormente, na etapa Monitoramento e controle global do Programa Eleições 2010, primeiramente, foram realizadas diversas ações, como o estabelecimento de: Processo, com modelos de documento, para o reporte do andamento dos projetos que compunham o Programa Eleições 2010; Processo, com modelos de documento, para a formalização dos novos projetos que porventura surgissem para compor o Programa Eleições 2010; Processo, com modelos de documento, para a formalização da mudança no planejamento dos projetos que compunham o Programa Eleições 2010; Foro composto todos os responsáveis pelas áreas do TSE, bem pelas pessoas que atuavam nos projetos, para tratar dos riscos e problemas que impactavam ou pudessem impactar os projetos, para aprovar as mudanças, para aprovar os novos projetos e para tomar conhecimento do desempenho dos projetos, chamado de Comitê Executivo (Comex).

5 O principal problema desta etapa foi com relação a necessidade de mudança de cultura, principalmente em relação a necessidade de estabelecimento de um cronograma para todos os projetos, do reporte quinzenal do desempenho deles e da formalização da mudança. Para superar estes obstáculos, basicamente, foi utilizada a negociação direta e o coaching dos responsáveis pelos projetos em gerenciamento de projetos pela equipe do ECP e o patrocínio ativo e presente do projeto junto ao responsáveis pelas áreas do TSE. 4. Exposição dos resultados alcançados Resultados tangíveis: Realização da primeira reunião do Comex em 17 de maio de 2010; Identificação de 58 projetos relacionados à eleições, distribuídos nas 9 áreas do TSE Identificação de que os 58 projetos à época da etapa de Carteira global de projetos Eleições 2010 apresentavam a seguinte situação: - 3 em processo de iniciação; - 1 em autorização para iniciação pelo Comex; - 3 em planejamento; - 45 em execução; - 3 em processo de encerramento; - 3 finalizados. Identificação de que haviam 10 problemas e riscos impactando os projetos, assim distribuídos: - 4 eram riscos e exigiam ação imediata; - 5 eram riscos de alta criticidade; - 1 era problema. Foram elaborados 10 planos de ação para solução dos 10 problemas e riscos identificados; Até o final das eleições 2010 foram realizadas 30 reuniões do Comex. Realização de um evento formal de encerramento e avaliação das Eleições 2010 onde, dentre outras ações, foram identificadas 157 lições aprendidas. Resultados intangíveis: Mudança da cultura organizacional para um cultura de planejamento e controle das ações; Melhoria da sinergia entre as áreas para a solução de problemas e riscos; Melhoria da auto-estima pelo reconhecimento dos esforços empreendidos pelas áreas e pelas pessoas envolvidas nos projetos; Melhoria da tomada de decisão e da gestão como um todo, tendo em vista a existência de uma reunião executiva semanal e do mapa de todos os projetos relacionados às eleições; Diminuição da curva de aprendizagem com a explicitação dos conhecimento adquiridos via registro das lições aprendidas.

6 5. Conclusão Pelo exposto a implantação e atuação do Escritório Corporativo de Projetos com foco no monitoramento e controle das Eleições 2010 inequivocamente constitui-se em uma prática inovadora e com resultados comprovados, tendo simplificado procedimentos no âmbito da Justiça Eleitoral e ter diminuído seus custos. Soma-se ainda o fato de, como citado anteriormente, esta ação estar alinhada às metas Nacionais do Judiciário e por Segmento de Justiça, estabelecidas pelo CNJ para Indicação das referências bibliográficas BREENE, Tim. NUNES, Paul F. SHILL, Walt. Rise of the chief strategy officer. Outlook journal, HOBBS, Brian. PMO a global analysis of the current state practice. PMI, PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (Guia PMBOK ) Quarta Edição. Project Management Institute, Inc Estudo de benchmarking em gerenciamento de projetos Capítulos brasileiros do PMI, TRIBUNAL SUPERIOR ELEITORAL. Avaliação das Eleições Escritório Corporativo de Projetos do TSE, Relatório Lições Aprendida Eleições Escritório Corporativo de Projetos do TSE, WANKES LEANDRO RIBEIRO. Blog GP: Palavras simples. Argumentos fortes. [homepage na Internet]. Brasília: 2010, Out [atualizada em 2010 Out 11; acesso em 2010 Out 20]. Disponível em: