SISTEMA DE GESTÃO DE PROJETOS

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1 SISTEMA DE GESTÃO DE PROJETOS AVISO GER-029/ /08/2002 IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DE PROJETOS - SGP: CRIAÇÃO DE GRUPO DE TRABALHO Comunicamos que a Diretoria deliberou, com vigência a partir desta data: 1. IMPLANTAR o Sistema de Gestão de Projetos - SGP, no âmbito da Diretoria Técnica e Comercial - DTCG, com as seguintes finalidades: disseminar a cultura de gerenciamento de projetos; possibilitar um melhor controle dos projetos pelas gerências; otimizar a utilização de recursos e o controle de custos; criar um banco de dados relativo às atividades dos projetos; possibilitar a visão global dos aproveitamentos dos recursos; padronizar procedimentos para implementação de projetos; permitir o acompanhamento do andamento dos projetos; gerenciar interferências entre projetos; e aumentar a confiança no atendimento aos prazos dos projetos.

2 2. CRIAR um grupo de trabalho com as atribuições mencionadas a seguir: a) definir os objetivos a serem atingidos pelo SGP; b) elaborar um plano de implantação do SGP; e c) implementar o Sistema de Gestão de Projetos nas áreas da DTCG, bem como prestar o apoio necessário para o seu melhor desenvolvimento. 3. DESIGNAR para compor o grupo gestor do processo: MARCOS A. CASSIAS PEREIRA - CEM (coordenador-geral) PAULO SÉRGIO PEREIRA - CEM (coordenador técnico ) NILSON MARCELO BONATO - CTR 4. DESIGNAR para compor o comitê de avaliação do SGP: DENISE ARAÚJO VIEIRA KRUGER- PRJ THUTOMU FUJINO - PRJ PAULO SÉRGIO FONTOURA - CEM MARIA TEREZA DE ANDRADE - CEM 5. DESIGNAR para compor o grupo de implementação do SGP: CARLOS E. N. DE LIMA MICHAUD - PRJ FERNANDA RISSETO D. CANDEO - PRJ RUBENS GODWIN CORREIA - PRJ NELSON SORDI - PRJ GLÊNIO JOSÉ DE OLIVEIRA - CEM ANA PAULA WANKE QUIROGA - PLE JOÃO MARCOS SALMAZO - CML HENRI JOSEPH E. COLEMONTS - GAP MÁRIO CÉSAR DO NASCIMENTO - EAL LUIZ FERNANDO P. DE OLIVEIRA - CTR HAMILTON FIGUEIREDO - TIG 6. DETERMINAR que as demais áreas da GER prestem todo o apoio necessário ao cumprimento dos objetivos previstos neste aviso. Original assinado por: LUIZ FERNANDO LEONE VIANNA Diretor Superintendente

3 ESCOPO DO PROJETO Desenvolver e implementar um sistema centralizado de gestão de projetos na DTCG, que proporcione uma padronização no acompanhamento, controle e comunicação dos projetos, além de permitir um melhor controle dos recursos, custos, prazos e riscos. PROBLEMAS ATUAIS: Falta de padronização na condução e acompanhamento dos projetos; Impossibilidade de uma visão global do andamento dos projetos; Falta de um sistema centralizado de controle de projetos; Falta de cultura de gerenciamento de projetos; Impossibilidade de ter um controle em tempo real dos custos e recursos humanos; Falta de dados confiáveis de custo, prazos e recursos utilizados.

4 CAUSAS PRINCIPAIS: Herança de cultura predominantemente estatal; Orçamento era somente de investimento; Recursos humanos e de custeio não eram escassos; Remuneração era garantida pela comprovação de custo realizado; Não havia necessidade de venda de serviços externos e internos. PRINCIPAIS INTERESSES E EXPECTATIVAS FRENTE AO PROJETO Obter informações mais precisas e atualizadas referentes a custos, prazos e recursos, por projeto e de forma global; Criar e manter um banco de dados com informações históricas dos projetos; Possibilitar a visualização do andamento dos projetos pelos gerentes em níveis variados de detalhamento.

5 RECURSOS A SEREM UTILIZADOS: Profissionais da CEM/EQCSP e representantes da demais áreas conforme aviso GER 029/2002 Softwares de gerenciamento: GIRASSOL - software desenvolvido pela área de TI da com o objetivo de disciplinar o fluxo de andamento de um projeto ou serviço, proporcionando uma visibilidade gerencial adequada durante todo o ciclo de vida do projeto. PRIMAVERA - software comercial desenvolvido com o objetivo de suportar o planejamento e controle de projetos dentro de uma visão corporativa, proporcionando uma gerência de projetos moderna e completa. (07 licenças já adquiridas pela GER) Metodologia do PMBOK para gestão de projetos. BENEFÍCIOS ESPERADOS COM A IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DE PROJETOS

6 Otimização de recursos humanos e de custos; Criação de banco de dados relativos às atividades dos projetos (centralização de informações); Disseminação da cultura de gerenciamento de projetos; Melhor controle dos projetos pelas gerências; Visão global do aproveitamento dos recursos; Padronização de procedimentos para implementação de projetos; Acompanhamento do andamento dos projetos (prazos e custos); Gerenciamento de interferências entre projetos; Maior confiança no atendimento aos prazos dos projetos. POSSÍVEIS RESISTÊNCIAS AO PROJETO Resistências das pessoas que não acreditam no projeto (pessimistas); Resistências de pessoas/áreas intervenientes decorrente de conflito de prioridades com outros projetos e/ou serviços em andamento; Resistências das áreas intervenientes em razão de alteração nas atividades rotineiras.

7 POSSÍVEIS E EVENTUAIS DESVANTAGENS Acréscimo de tempo e/ou pessoas para alimentação de dados no sistema; Necessidade de sistematização do processo de gerenciamento de projetos. RISCOS POSSÍVEIS Falta de disponibilidade de tempo e recursos para alimentação de dados no sistema; Burocratização do processo de gerenciamento de projetos; Falta de patrocínio ao projeto.

8 Cronograma Macro de Implantação do SGP CRONOGRAMA MACRO jul/02 dez/02 jun/03 dez/03 jun/04 dez/04 FASE 0 CONCEITO E ACOMPANHAMENTO DO CICLO DE VIDA FASE 1 ESCOPO E TEMPO DO PROJETO FASE 2 RECURSOS HUMNAOS E RISCOS DO PROJETO FASE 3 CUSTOS E COMUNICAÇÃO DO PROJETO FASE 4 QUALIDADE E AQUISIÇÕES DO PROJETO

9 RESULTADOS ESPERADOS COM A UTILIZAÇÃO DO GIRASSOL NA DTCG (Fase 0): - DESENVOLVER O CONCEITO DE CICLO DE VIDA DO PROJETO; - INTRODUZIR O CONCEITO DE ACOMPANHAMENTO DE PROJETOS, ATRAVÉS DO PLANEJAMENTO E CONTROLE DOS EVENTOS DO PROJETO; - AUXILIAR NA INTRODUÇÃO DE CONCEITOS BÁSICOS DE COMUNICAÇÃO DOS PROJETOS. FASE 0 - CONCEITO E ACOMPANHAMENTO DO CICLO DE VIDA jul/02 ago/02 set/02 out/02 nov/02 dez/02 Aprovação Formal do Projeto Comunicado 029/2002 Adequação e testes do GIRASSOL Detalhamento do cronograma de implantação do SGP Apresentação do GIRASSOL às áreas da DTCG Validação da Fase 0 Utilização do GIRASSOL para o acompanhamento e controle de projetos

10 GIRASSOL Aplicativo ambiente NOTES para auxiliar no controle de projetos, através da formalização, planejamento e registro de eventos.

11 Acompanhamento de Projetos Ciclo de vida da Gerência de Projetos Inicialização Eventos Demanda Detalhada ( / / ) Relatos para acompanhamento Resumo da Demanda Planejamento Execução / Controle Plano do Projeto Elaborado ( / / ) Produto Realizado ( / / ) Resumo do Escopo e Cronograma de Eventos Resumo da fase atual de execução Encerramento Relatório Final do Projeto ( / / ) Resumo do Relatório Final

12 Resumo da Demanda Objetivo do Projeto. Identificação do cliente. Requisitos principais. Estimativa de tempo. Estimativa de custo. Riscos. Identificação das áreas envolvidas. Identificação do Líder do Projeto. Resumo do Escopo e Cronograma de Eventos Lista dos produtos a serem gerados no projeto (intermediários e final). Lista dos eventos do projeto com a data de ocorrência.

13 Resumo da fase atual de execução Lista dos eventos do projeto com a data de ocorrência, focalizando a data atual. Lista de requisitos que necessitam ser suportados pela Gerência. Resumo do Relatório Final Lista dos produtos entregues ao cliente. Comparativo tempo previsto x tempo realizado. Comparativo m.o. prevista x m.o. utilizada. Grau de satisfação do cliente. Aprendizado.