II WORKSHOP DE PESQUISA EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO (WPCI) Informação, Tecnologia e Sociedade

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1 1 II WORKSHOP DE PESQUISA EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO (WPCI) Informação, Tecnologia e Sociedade EIXO 2 Compartilhamento da Informação e do Conhecimento FLUXOS DE INFORMAÇÃO COMO SUBSÍDIO A TOMADA DE DECISÃO EM AMBIENTES ORGANIZACIONAIS Juliete Susann Ferreira De Souza Marta Lígia Pomim Valentim RESUMO A informação e o conhecimento tornaram-se elementos estratégicos e decisivos para a organização que queira criar vantagem competitiva. Por isso, se faz necessário que todas as pessoas e setores da organização estejam comprometidos com o processo de gerenciamento dos fluxos de informação. Diante disso, esta pesquisa objetiva diagnosticar quais são as ações organizacionais subsidiadas pelos fluxos de informação que auxiliam o processo decisório em empresas privadas da cidade de Marília. A pesquisa é de natureza qualitativa e do tipo descritivo-exploratória, cujo método de análise a ser utilizado será o Discurso do Sujeito Coletivo. A partir da análise da literatura, evidenciou-se que os ambientes e os fluxos informacionais existentes em uma organização, subsidiam o processo de inteligência competitiva organizacional. No entanto, se faz necessário a interferência do profissional da informação nesses processos, pois o mesmo possui habilidades e competências que agregam valor para o uso dos tomadores de decisão. Palavras-chave: Fluxo de Informação. Tomada de Decisão. Inteligência Competitiva. Profissional da Informação. ABSTRACT Information and knowledge have become strategic elements and decisive for the organization that wants to create competitive advantage. Therefore, it is necessary that all people and sectors of the organization are committed to the process of managing information flows. Thus, this research aims to diagnose organizational actions which are subsidized by the flows of information that assists decision making in private companies in Marília. The research is a qualitative and descriptive and exploratory, whose analysis method to be used will be the Collective Subject Discourse. From the literature review, it became clear that the environments and existing information flows in an organization, subsidize the process of organizational competitive intelligence. However, it is necessary to interference of the information professional in these processes, because it has skills and competencies that add value to the use of decision makers. Keywords: Information Flow. Decision Making. Competitive Intelligence. Information Professional. 1 INTRODUÇÃO E OBJETIVOS Com o advento da Sociedade da Informação no final do Século XX, o mercado se tornou mais exigente e as organizações começaram a investir em mecanismos para obter vantagem competitiva, entre os mecanismos existentes, um de extrema importância é o capital intelectual. Nesse contexto, a informação passa a

2 2 ser insumo para o desenvolvimento das pessoas e matéria-prima para o processo decisório. As pessoas se tornam elementos importantes, uma vez que são capazes de gerar conhecimento individualizado que, uma vez compartilhado, torna-se conhecimento coletivo, propiciando uma dinâmica organizacional que gera inteligência organizacional e, assim, cria-se vantagem competitiva para a organização. Sobre este aspecto, Valentim (2007, p.9) discorre que a informação e o conhecimento têm papel fundamental nos ambientes organizacionais, porque [...] todas as atividades desenvolvidas, desde o planejamento até a execução das ações planejadas, assim como o processo decisório, são apoiados por dado, informação e conhecimento que nada mais são do que insumos para o processo de inteligência competitiva organizacional. É neste ponto que os fluxos de informação precisam ser bem gerenciados para atender as demandas informacionais dos seus colaboradores. Para isso, é preciso conhecer os fluxos informacionais gerados por eles, de que forma se estabelecem, e como transitam no ambiente organizacional. Valentim (2007, p.14) classifica os fluxos informacionais em dois tipos: [...] o primeiro está ligado ao próprio organograma (estrutura formal), ao qual se denomina fluxos formais, isto é, são as inter-relações entre as diferentes unidades de trabalho/centros de custos como diretorias, gerências, divisões, departamentos, setores, seções.; o segundo está relacionado às pessoas que atuam no ambiente corporativo (estrutura informal), ao qual se denomina fluxos informais, isto é, são as relações entre as pessoas das diferentes unidades de trabalho/centros de custo. Diante disso, é de extrema importância contextualizar e conceituar as expressões gestão da informação e gestão do conhecimento. A gestão da informação segundo Valentim (2007, p.18): [...] atua diretamente com os fluxos formais da organização; seu foco é o negocio da organização e sua ação é restrita às informações consolidadas em algum tipo de suporte (impresso, eletrônico, digital etc.), ou seja, o que está explicitado. Desse modo, pode-se definir gestão da informação como um conjunto de atividades para prospectar/monitorar, selecionar, filtrar, tratar, agregar valor e disseminar informação, bem como para aplicar métodos, técnicas, instrumentos e ferramentas que apóiem esse conjunto de atividades. A mesma autora explica que a gestão do conhecimento, [...] atua diretamente com os fluxos informais da organização; seu foco é o capital intelectual corporativo e sua ação é restrita à cultura

3 3 e comunicação corporativa, ou seja, o que não está explicitado. Assim, defende-se que a gestão do conhecimento pode ser definida como um conjunto de estratégias para criar/construir, adquirir/apreender, compartilhar/socializar e usar/ utilizar ativos de conhecimento (VALENTIM, 2007, p.18). Desse modo, Vital, Floriani e Varvakis (2010) descrevem que a gestão da informação exige o estabelecimento de fluxos sistematizados, alinhados as pessoas responsáveis pelo seu gerenciamento, visando obter os objetivos da organização, por meio de etapas: obtenção, filtração, organização, armazenamento, disseminação, uso e retroalimentação da informação no ambiente organizacional. Esta ação, procura subsidiar os executivos nos processos de tomada de decisão, uma vez que estes trafegam com dados e informação, com o objetivo de criar conhecimentos no ambiente corporativo. A informação é compreendida como matéria-prima para o processo de inteligência competitiva e é a base para a construção de conhecimento nos indivíduos. Evidencia-se que um dos problemas da gestão do conhecimento em ambientes empresariais, seja público ou privado, é o fato de eles não trabalharem com os fluxos informais, processo essencial para a tomada de decisão, bem como para o planejamento de curto, médio e longo prazo. Para tanto, as organizações precisam perceber também, a importância do profissional da informação como fator chave na busca e tratamento da informação, visando sua contribuição na apropriação da informação como atributo necessário e indispensável no processo decisório. Levando-se em conta tais argumentos, esta pesquisa tem por objetivo geral, fazer um diagnóstico e analisar as ações organizacionais apoiadas pelos fluxos de informação que subsidiam o processo decisório empresarial e geram vantagem competitiva das empresas do segmento de confecções da cidade de Marília. Além disso, apresenta como objetivos específicos: a) analisar a literatura nacional e internacional sobre fluxos de informação, processo decisório e inteligência competitiva organizacional; b) verificar a influência dos fluxos de informação nas atividades, tarefas e processo decisório, desenvolvidos para obter vantagem competitiva organizacional; c) verificar a percepção dos gestores das empresas do segmento de confecções em relação a atuação do profissional de informação para a geração de informação estratégica.

4 4 Nesse contexto, este projeto pretende enfocar os fluxos de informação, tanto formais quanto informais e, a contribuição do profissional da informação como subsídio para o processo decisório empresarial. 2 PRESSUPOSTOS TEÓRICOS 2.1 Fluxos de Informação Os fluxos informacionais subsidiam os colaboradores de uma organização no desempenho de suas atividades e tarefas, entre elas a tomada de decisão. Isso ocorre porque os dados e as informações trafegam nesses fluxos, de tal maneira que, a partir do acesso, uso e apropriação de dados e informação, os colaboradores geram conhecimento individual e coletivo que podem ser aplicados no ambiente organizacional. Valentim (2010, p. 14) descreve que existem duas categorias de fluxos de informação, os fluxos formais e os fluxos informais. O primeiro os fluxos informacionais estruturados (fluxos formais) se caracterizam por sua materialidade, de tal forma que os recursos são registrados nos diversos suportes existentes no ambiente. Por outro lado, os fluxos informacionais não estruturados (fluxos informais) se caracterizam por sua imaterialidade, pois se trata de algo intangível, está relacionado às experiências vivenciadas pelos indivíduos que atuam no ambiente organizacional. Além disso, esse fluxo se constitui em matéria-prima para a gestão do conhecimento, isto é, é direcionado ao capital intelectual existente na organização, cujo propósito é apoiar a tomada de decisão para a resolução de problemas, gerando inovação organizacional. O ambiente organizacional é composto por dados, informação e conhecimento que, por sua vez, podem ou não atender às necessidades informacionais dos indivíduos que compõem os níveis estratégico, tático e operacional. Assim, cria-se uma dinâmica nesses ambientes, principalmente quando se agrega valor aos dados e informações, a partir do conhecimento individual e coletivo existente, propiciando que os fluxos de informação transitem livremente e cuja utilização dependerá das necessidades e demandas dos colaboradores da organização (VALENTIM, 2010, p.20).

5 5 Além disso, os fluxos de informação têm um papel muito importante nesses ambientes e níveis organizacionais, pois alicerça a aprendizagem organizacional que irá contribuir para a organização se tornar competitiva no mercado em que atua. Conhecer os diferentes ambientes organizacionais também é fundamental para se compreender o processo de inteligência competitiva (IC) nas organizações, pois esse processo se inicia exatamente com o mapeamento dos fluxos de informação, bem como com a prospecção e o monitoramento informacional. 2.2 Processo Decisório Os seres humanos tomam decisões a todo instante, visando desenvolver as atividades humanas, tanto as simples quanto as complexas. A necessidade de tomar uma decisão ocorre quando existe mais de uma alternativa possível, ou seja, quando os indivíduos se depararam com dois ou mais modos de realizar o que se pretende. Gomes, Gomes e Almeida (2010, p.1) afirmam que [...] sempre vai haver várias alternativas perante uma ação. Por isso, deve-se optar por aquela que possibilita direcionar corretamente todo o processo. Logo, as pessoas são conduzidas a tomar decisão, de modo a escolher a alternativa mais viável ou adequada para a ação em si. As decisões são realizadas segundo Gomes, Gomes e Almeida (2010, p.4) com o intuito de [...] minimizar perdas, maximizar ganhos e criar uma situação em que o decisor julgue que houve elevação dos ganhos entre o estado da natureza em que se encontrava e o estado em que irá encontrar-se após implementar a decisão. A escolha da melhor alternativa, portanto, depende principalmente das informações disponíveis tanto do ambiente interno, quanto do ambiente externo. Vale lembrar que é de extrema importância que as informações sejam selecionadas, tratadas, organizadas e acessíveis, de maneira que reduza os riscos e as incertezas sobre os problemas gerados no cotidiano empresarial. A informação é um importante recurso para a organização, especialmente para o processo de tomada de decisão. Para reduzir riscos e incertezas é importante que a organização esteja sempre atenta às barreiras que possam interferir no processo de comunicação da informação. Dessa forma, Oliveira (2009, p. 215) descreve que [...] sempre deve estar atento à cultura organizacional, às

6 6 competências das pessoas, ao processo de comunicação apoiado em tecnologias de informação e comunicação (TIC), pois são estes fatores que parecem propiciar aos fluxos informacionais uma dinâmica, proporcionando melhores condições para uma tomada de decisão cada vez mais eficiente e eficaz Nessa abordagem, Cândido, Valentim e Contani (2005, p.2) afirmam que [...] as organizações devem gerenciar a informação de forma integrada, a fim de usá-la no momento da tomada de decisão; de que para assegurar sua sobrevivência, crescimento e evolução, uma organização não pode se descuidar da sinergia entre os diferentes setores, bem como do compartilhamento da informação gerada internamente, visando a fluxos dinâmicos e acessíveis; de que é indispensável que sejam utilizadas ferramentas de apoio à gestão estratégica da informação, de modo que possam contribuir para seleção e filtragem da informação mais adequada à tomada de decisão. Santos (2000, p.1 apud CÂNDIDO; VALENTIM; CONTANI, 2005, p.2) afirma que "O tomador de decisões necessita de informações relevantes, mas, antes de tudo, precisa de dispositivos de filtros, pois está exposto a uma massa infinita de informações irrelevantes [...] característica esta da Sociedade da Informação, cujo aumento significativo de informação, exige cada vez mais atenção voltada para a análise de dados, transformando-os em informações úteis e com valor agregado e pertinente aos objetivos da organização. 2.3 Atuação do Profissional da Informação no Contexto Empresarial A Sociedade da Informação exige um profissional da informação capacitado e com um perfil que corresponda às exigências das organizações contemporâneas, de modo a desempenhar atividades relacionadas à gestão da massa informacional existente nas organizações, uma vez que a informação e o conhecimento tornaramse insumos indispensáveis para qualquer tarefa no ambiente organizacional. Dessa forma, Arruda, Marteleto e Souza (2000, p.17) evidenciam que [...] o novo modelo econômico interpõe um novo perfil profissional que requer, além de maior qualificação profissional, maior envolvimento emocional e social do trabalhador. Elege-se como ideal o profissional que potencialize a comunicação, a interpretação de dados, a flexibilização, a integração funcional e a geração, absorção e troca de conhecimento. Este, portanto, deve ser capaz de operacionalizar seu conhecimento profissional de modo integrado às suas aptidões e vivências socioculturais.

7 7 Com a complexidade e competitividade do mundo economicamente internacionalizado, as organizações necessitam de profissionais que contribuam para sua eficiência. Nessa perspectiva, o moderno profissional da informação segundo Mason (1990 apud RUBI; EUCLIDES; SANTOS, 2006, p.81) é [...] aquele que leva a informação certa, da fonte certa, pelo modo certo, ao cliente certo, no momento certo e a um custo justificado pelo seu uso. Para tanto, Marchiori (1996, p. 8 apud Rubi, Euclides e Santos, 2006, p.86), destaca que o bibliotecário deve ser: [...] um motivador do uso da informação [...] um administrador de produtos e serviços de informação [...] um promotor de acertos do cliente [...] um jogador de equipe no processo de acesso a informação [...] um entusiasta do acesso [...] um amante da visibilidade [...] um adicionador de valor a informação. Pode-se afirmar que o bibliotecário é o profissional mais capacitado para lidar com a massa informacional, pois durante sua formação aprende e desenvolve habilidades e competências para gerenciar e disseminar a informação com alto índice de valor agregado aos tomadores de decisão. 3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS A pesquisa é de natureza qualitativa e do tipo descritivo-exploratória, cujo método de análise será o Discurso do Sujeito Coletivo (DSC) que, procura extrair dos sujeitos de pesquisa neste caso administradores de empresas, todo o material verbal obtido durante a entrevista, enfatizando as ideias centrais, as expressões-chave e a ancoragem, de forma a obter o discurso do sujeito coletivo sobre o tema tratado. Para o levantamento dos textos relevantes para esta pesquisa, objetivando elaborar o referencial teórico, foram selecionados treze periódicos das áreas de Ciência da Informação e Biblioteconomia. Como procedimento para a coleta de dados do levantamento de textos, o estudo contemplará apenas os artigos publicados entre os anos de 2000 e 2011, portanto, onze anos de produção científica sobre a temática deste projeto. A tabulação, análise e interpretação dos dados fornecerão subsídios para a discussão da problemática, bem como diagnosticar de que forma os fluxos de informação influenciam o processo decisório das empresas pesquisadas.

8 8 Os procedimentos metodológicos estão sendo desenvolvidos por meio do levantamento bibliográfico; leitura, análise de textos para estruturar a fundamentação teórica do projeto; elaboração dos instrumentos de coleta de dados, questionário e entrevista; definição do método para a análise e interpretação dos dados coletados; pré-teste; pesquisa de campo; tabulação, análise e interpretação dos dados e informações coletados nas empresas pesquisadas em acordo com o método de análise. A pesquisa está sendo desenvolvida na cidade de Marília, mais especificamente nas empresas do segmento de confecções que são associadas à Associação Comercial e Industrial de Marília (ACIM). A população alvo é composta por 15 (quinze) empresas de pequeno porte que compõem o Núcleo de Confecções Marília Top Moda, cuja fundação tem aproximadamente três anos de existência. As empresas fazem parte do Projeto Empreender Competitivo da ACIM, de forma a ter a oportunidade de contar com consultorias, capacitação técnica e de gestão, implantação de sistema de informática, entre outros benefícios. Além de trabalharem na formação de mão de obra especializada no setor de costura, com cursos para a comunidade. 4 ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS A Sociedade da Informação ou Sociedade do Conhecimento exige cada vez mais comportamentos relacionados à criação e ao compartilhamento de informação e conhecimento de colaboradores que atuam em ambientes organizacionais. Entretanto, isso ocorre de maneira insatisfatória ou simplesmente não ocorre, uma vez que as pessoas não compreendem a importância desses processos para a obtenção de vantagem competitiva, bem como crêem que compartilhando informação/conhecimento perdem poder e tornam-se peças descartáveis, prejudicando assim os fluxos de informação e o processo decisório empresarial. Desse modo, a análise e interpretação dos dados fornecerão subsídios para a discussão da problemática, bem como diagnosticar de que forma os fluxos de informação influenciam o processo de inteligência competitiva organizacional.

9 9 5 CONSIDERAÇÕES PARCIAIS Diante do que foi visto na literatura até o presente momento, acredita-se que os ambientes e os fluxos informacionais existentes em uma organização, subsidiam o processo de inteligência competitiva organizacional, uma vez que são insumos e possibilitam o desenvolvimento de ações de curto, médio e longo prazo. Entretanto, isso só é possível devido à interação entre os processos formais (gestão da informação) e informais (gestão do conhecimento). Para isso, é de extrema importância que todos os setores da organização estejam comprometidos no processo de gerenciamento da informação, visto que este só ocorre de maneira eficiente e eficaz, quando todos os membros da organização estiverem objetivando o compartilhamento de suas ações, como forma de contribuir para o crescimento e desenvolvimento da organização. E, como forma de colaborar nesses procedimentos, se faz necessária a presença do profissional da informação, uma vez que este possui habilidades e competências para agregar valor aos dados e informações gerados, visando a criação do conhecimento no ambiente organizacional. REFERÊNCIAS ARRUDA, M. C. C.; MARTELETO, R. M.; SOUZA, D. B. Educação, trabalho e o delineamento de novos perfis profissionais: o bibliotecário em questão. Ciência da Informação, Brasília, v.29, n.3, p.14-24, set./dez Disponível em: < Acesso em: 10 mar CÂNDIDO, C. A.; VALENTIM, M. L. P.; CONTANI, M. L. Gestão estratégica da informação: semiótica aplicada ao processo de tomada de decisão. DataGramaZero, Rio de Janeiro, v.6, n.3, p.1-19, jun Disponível em: < Acesso em: 10 mar GOMES, L. F. A. M.; GOMES, C. F. S.; ALMEIDA, A. T. Tomada de decisão gerencial: enfoque multicritério. 3.ed. São Paulo: Atlas, p. OLIVEIRA, P. H. Proposta de uma metodologia para mensurar o nível de dependência do tomador de decisão em relação às fontes de informações: o caso dos pequenos varejos da região do Barro Preto em Belo Horizonte. Perspectiva em Ciência da Informação, Belo Horizonte, v.14, n.1, p , jan./abr Disponível em: < Acesso em: 14 jan

10 10 RUBI, M. P.; EUCLIDES, M. L.; SANTOS, J. C. dos. Profissional da informação: aspectos de formação, atuação profissional e marketing para o mercado de trabalho. Informação e Sociedade, João Pessoa, v.16, n.1, p , jan./jun Disponível em: < Acesso em: 8 abr VALENTIM, M. L. P. (Org.). Ambientes e fluxos de informação. São Paulo: Cultura Acadêmica, p. VALENTIM, M. L. P. (Org). Formação do profissional da informação. São Paulo: Polis, p. (Coleção Palavra-Chave, 13) VALENTIM, M. L. P. (Org.). Informação, conhecimento e inteligência organizacional. 2.ed. Marília: FUNDEPE, p. VITAL, L. P.; FLORIANI, V. M.; VARVAKIS, G. Gerenciamento do fluxo de informação como suporte ao processo de tomada de decisão: revisão. Informação & Informação, Londrina, v.15, n.1, p , jan./jun Disponível em: < Acesso em: 10 jan. 2013