ALINHAMENTO ESTRATÉGICO EM UMA UNIVERSIDADE COMUNITÁRIA: Compreendendo os fatores que influenciam na implementação da estratégia.

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1 UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ IMPLEMENTAÇÃO DA ESTRATÉGIA 1 PROGRAMA DE MESTRADO PROFISSIONAL EM ADMINISTRAÇÃO GESTÃO, INTERNACIONALIZAÇÃO E LOGÍSTICA ALINHAMENTO ESTRATÉGICO EM UMA UNIVERSIDADE COMUNITÁRIA: Compreendendo os fatores que influenciam na implementação da estratégia. Autor: Djeison Siedschlag Orientador: Sidnei Vieira Marinho DJEISON SIEDSCHLAG 1

2 2 OBJETIVO DA PESQUISA Este estudo se sustenta no entendimento da complexidade do processo de implementação da gestão estratégica de Universidades, notadamente sem fins lucrativos, as quais têm vivenciado significativas transformações no seu modelo de gestão, em face da crescente competitividade no setor, do intenso processo de regulação pelas políticas educacionais e das mudanças na relação com o conhecimento. Neste contexto, o objetivo geral desta pesquisa é analisar os fatores que influenciam na implementação da estratégia em uma Universidade Comunitária. Objetivos específicos: - Descrever os ciclos de implantação do planejamento estratégico na Universidade. - Mapear o processo estratégico (formulação e implementação) na Universidade. - Identificar os fatores críticos na implementação da estratégia na visão dos gestores da alta administração da Universidade. - Aferir os fatores do alinhamento estratégico na visão dos gestores da média gerência e alta administração da Universidade. RELEVÂNCIA CIENTÍFICA E PRÁTICA Lacuna de estudos sobre o tema, e em especifico, na gestão estratégica de uma Universidade Comunitária. Contribuição com os referenciais teórico-metodológicos, principalmente, no modelo explicativo para implementação da estratégia em Universidades, proposto por Lacerda (2009) e no modelo de alinhamento estratégico de Prieto (2011). Aplicação de um modelo de alinhamento estratégico, até então, aplicado em organizações de outros segmentos. DJEISON SIEDSCHLAG 2

3 3 De forma prática, a identificação de fatores críticos e a mensuração do alinhamento estratégico em uma Universidade Comunitária pode contribuir para a gestão estratégica, sobretudo na adequação de processos que viabilizem a implementação da estratégia. PRESSUPOSTOS TEÓRICOS Para atender aos objetivos desta pesquisa, foram adotados os modelos teóricos metodológicos de Lacerda (2009) e Prieto (2011). O modelo desenvolvido por Lacerda (2009), demonstra os fatores explicativos para a implementação da estratégia em uma Universidade, especialmente em relação a clareza e priorização dos objetivos estratégicos, acompanhamento, indicadores, existência de recursos e pressão externa. Desta forma, a tese do autor é relevante sobre o tema por apresentar características especificas de uma Universidade, além disso a abordagem qualitativa desenvolvida pelo autor demonstra a profundidade que o tema implementação da estratégia em Universidade estabelece, contudo, o modelo não apresenta os construtos do alinhamento estratégico. A escolha do modelo de alinhamento estratégico interno desenvolvido por Prieto (2011) esta pautada pelas características apresentadas nesta seção. Cabe destacar que o modelo não foi aplicado em uma Universidade, todavia, sua escolha é justificada pelos construtos do alinhamento vertical e horizontal para os quais não foram localizadas pesquisas aplicadas em Universidades, desta forma, a aplicação do modelo em uma Universidade atende a característica de inovação deste estudo. DJEISON SIEDSCHLAG 3

4 4 MÉTODO DE PESQUISA A pesquisa, de método misto (quali/quanti), foi conduzida simultaneamente em duas frentes de investigação: entrevistas em profundidade com gestores da alta administração e; questionários com 123 gestores que participam do processo estratégico. Os dados foram analisados com base na análise de conteúdo com a criação das categorias de análise e frequências e na análise das medidas de tendência central para demonstração do nível de concordância dos respondentes. Coleta de Dados Todo o processo de coleta dos dados foi dividido em etapas com vistas a atingir os objetivos desta pesquisa. A seguir são demonstrados os objetivos específicos da pesquisa, as técnicas de coleta de dados utilizadas para cada objetivo, os construtos que serão analisados e o público alvo deste trabalho. DJEISON SIEDSCHLAG 4

5 5 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1 Descrever os ciclos de implantação do planejamento estratégico na Universidade. 2 Mapear o processo estratégico (formulação e implementação) na Universidade. 3 Identificar os fatores críticos na implementação da estratégia na visão dos gestores da alta administração da Universidade. 4 Aferir os fatores do alinhamento estratégico na visão dos gestores da média gerência e alta administração da Universidade. TÉCNICAS DE COLETA DE DADOS Análise documental: -Plano de Desenvolvimento Institucional e documento do planejamento estratégico. -Consulta aos sistemas de controles e gestão do planejamento estratégico e outras fontes de evidência. Entrevistas (Roteiro adaptado de Lacerda, 2009): 1 - Reitor 3 - Vice-reitores 6 - Diretores de ensino 1 - Diretor Administrativo Questionário (Adaptado de Prieto, 2011): Alta administração Coord. de Curso e áreas Gerências administrativas, Analistas e técnicos adm. Total de 123 atores do processo estratégico. CONSTRUTOS AVALIADOS Processo de Planejamento (Formulação e Implementação) Condições objetivas Papel da média gerência Acompanhamento e aprendizado Fatores presentes, ou não, na implementação Significado e melhorias no processo Processo formal de planejamento (PFP) Envolvimento da média gerência (EMG) Consenso estratégico (CE) Capacidades gerenciais (CG) Envolvimento das pessoas (EP) Orientação para processos (OP) Orientação para clientes (OC) A instituição, objeto de estudo, é promotora da educação e do desenvolvimento social, entidade jurídica de direito privado, de finalidade filantrópica e natureza beneficente, destinada a promover a educação, a ciência e a cultura e desenvolver programas de assistência social. Como objeto de estudo, a Universidade Comunitária selecionada tomou como base os critérios: Universidade laica, reconhecida como comunitária (Lei No , 13 nov. 2013), com no mínimo quatro mestrados e dois doutorados implantados, credenciada no sistema federal e com maior número de alunos matriculados. DJEISON SIEDSCHLAG 5

6 6 Esquema Geral da Pesquisa DJEISON SIEDSCHLAG 6

7 7 ANÁLISE DOS RESULTADOS Ciclos de implantação do planejamento estratégico na Universidade Processo sistematizado a partir de Ciclo plano de ações em nível operacional Ciclo ações em nível estratégico e análise de indicadores. Implantação do sistema para elaboração do orçamento A maturidade do planejamento estratégico foi influenciada com os processos sucessórios de gestão. Por um lado, pode ser verificado a importância, na visão dos gestores da alta administração, de uma área que pense o futuro da instituição, por outro lado, a gestão estratégica está em fase de estruturação/consolidação. Processo estratégico da Universidade Ciclo Processo estratégico definido Sistemas de informação para o acompanhamento do processo estratégico Adota como metodologia para formulação e implementação da estratégia o Balanced Scorecard (BSC) utilizando três dimensões: Capital Social, Processos e Sustentabilidade Financeira. O plano estratégico possui metas e ações definidas, contudo não se verificou a associação das ações diretamente aos indicadores. DJEISON SIEDSCHLAG 7

8 8 Processo de implementação da estratégia Com base nas frequências das subcategorias identificadas foram agrupadas e apresentadas três grandes categorias e que emergiram da análise dos dados: Pessoas, Processos e Recursos. Considera-se que estas categorias, e suas relações, fazem parte do ciclo de implementação da estratégia analisado. Na categoria Pessoas destaca-se como fatores o engajamento, a cultura organizacional e a compreensão dos gestores que fazem parte do processo, na categoria de Processos a integração entre setores, o acompanhamento e aprendizado estratégico, a definição de prioridades e os sistemas de recompensa podem ser considerados fatores que influenciam no processo. Na categoria de Recursos destaca-se os recursos financeiros, pessoas e ferramentas de gestão para a implementação da estratégia. Os resultados apontaram que as variáveis da categoria Processos foram as que mais exerceram influência na implementação da estratégia. Um ponto a ser considerado sobre as variáveis é que elas realmente se inter-relacionam. A ausência de um programa de recompensas, por exemplo, pode influenciar a variável Pessoas. Uma quarta categoria diz respeito às Pressões Externas e que também é apresentada, contudo, não é objetivo desta pesquisa avaliar os fatores externos à organização embora sua existência foi constatada no processo de implementação da estratégia. DJEISON SIEDSCHLAG 8

9 9 Alinhamento estratégico O público respondente da pesquisa compreende: a reitoria, as vice-reitorias, os diretores de áreas acadêmicas e administrativa, os coordenadores de curso e de áreas administrativas, as gerências administrativas e os analistas e técnicos administrativos, totalizando 123 gestores. Cabe destacar, conforme apresentado na caracterização do objeto de estudo que a instituição, no ano de 2016, possuía funcionários administrativos e docentes, contudo para atingir os objetivos desta pesquisa, a população definida restringe-se aos gestores que fazem parte do processo estratégico. Foram coletadas 114 respostas, não houve preenchimento incorreto dos dados sendo todos validados. Os questionários não respondidos se deram, ou pelo fato do gestor não estar presente na instituição ou por optar em não participar da pesquisa. A seguir é demonstrado o nível de concordância dos construtos do Alinhamento Estratégico Vertical e Horizontal. OP OC 57,2% 45,2% PFP 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 65,0% 67,4% EMG 81,6% CE EPE 44,3% 62,8% CG Observa-se que os construtos relacionados ao Envolvimento das Pessoas com a Estratégia (44,3%) e a Orientação para Processos (45,2%) foram os construtos com menor nível de concordância. Na Figura 31 é demonstrado o comparativo do nível de concordância dos construtos avaliados com a pesquisa de Prieto (2011). DJEISON SIEDSCHLAG 9

10 10 UNIVERSIDADE EM ESTUDO PRIETO 100,0% 90,0% 83,4% 81,6% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 69,6% 65,0% 67,4% 64,8% 62,8% 60,5% 52,3% 61,6% 44,3% 45,2% 64,4% 65,2% 60,5% 57,2% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% P F P E M G C E C G E P E O P O C M É D I A G E R A L A análise comparativa dos construtos do Alinhamento Estratégico demonstra que a média geral dos construtos na Universidade (60,5%) se aproxima com a pesquisa de Prieto (2011). Este aspecto demonstra que fatores, antes avaliados em organizações de outros segmentos, estão presentes no alinhamento estratégico de uma Universidade Comunitária. Destaca-se o menor nível de concordância no construto Envolvimento das Pessoas com a Estratégia tanto na Universidade como na pesquisa de Prieto (2011). CONSIDERAÇÕES FINAIS O estudo evidencia, por um lado, três principais variáveis de influência na implementação da estratégia: pessoas, processos e recursos. A relação pessoas versus implementação da estratégia deve ser considerada no processo, principalmente quanto ao engajamento, a cultura organizacional e a compreensão de todos os envolvidos para a implementação da estratégia. A variável Processos apresenta-se com maior frequência de fatores e deve levar em conta a integração entre setores, o acompanhamento e aprendizado estratégicos, a definição de prioridades e sistemas de recompensa. Como Recursos destaca-se além de investimentos financeiros, equipe de suporte e sistemas de informação. Por outro lado, a mensuração do alinhamento estratégico demonstrou que todas as variáveis de implementação tiveram influência no processo, mostrando que o modelo utilizado é relevante para uma Universidade. O baixo índice de concordância nos construtos do alinhamento vertical confirma as variáveis apresentadas neste estudo, no alinhamento horizontal, foram identificadas a falta de revisão periódica dos processos independente de problemas e para assegurar o alcance das metas estratégicas. Desta forma, esta pesquisa traz novos elementos para discussão dos fatores que influenciam na implementação da estratégia em uma Universidade Comunitária, sobretudo no alinhamento destes fatores considerando o modelo de gestão destas instituições. DJEISON SIEDSCHLAG 10

11 11 RECOMENDAÇÕES GERENCIAIS Tendo em vista os fatores identificados, torna-se imprescindível para uma Universidade Comunitária um modelo de gestão capaz de direcionar e priorizar as ações para o alcance dos objetivos, buscando minimizar as pressões externas e maximizar os resultados por meio de um processo de tomada de decisão eficaz com foco nas pessoas, processos e recursos. Desta forma, as variáveis identificadas podem auxiliar no direcionamento de ações para a melhoria do processo estratégico. AÇÃO IMPACTO DESCRIÇÃO Maior engajamento e comprometimento dos envolvidos no processo Aprimorar programa de reconhecimento do desempenho individual para funcionários e docentes. Definir as prioridades na implementação da estratégia Aprimorar os sistemas de controle e gestão para a implementação da estratégia Definir reuniões de acompanhamento periódicas entre a Alta administração e Média Gerência Definir reuniões da média gerência para acompanhamento das ações e indicadores. Revisar os processos críticos da instituição Definir a alocação orçamentária e de investimentos com base no plano estratégico Aproximar a Universidade com o mercado Viabilizar a implementação da estratégia. Maior agilidade e clareza do processo. Maior envolvimento e definição de ações corretivas. Dar ciência das estratégias com antecedência. Maior envolvimento para a implementação da estratégia de todos os envolvidos. Otimização de custos e menor tempo de resposta para alunos. Viabilizar a implementação da estratégia. Reconhecer as necessidades dos alunos com antecedência Programa de reconhecimento para funcionários e docentes que considere a implementação das ações do Planejamento Estratégico tendo em vista a análise de indicadores de desempenho individual e coletivo. Focalizar a implementação das estratégias com maior impacto nos resultados, tanto qualitativos como financeiros. Melhoria dos sistemas de informação buscando a simplificação do processo e integrando o sistema de acompanhamento das metas com o sistemas orçamentário. Ajustar pauta de reuniões para que cada gestor apresente seus resultados envolvendo os níveis de diretores, gerentes administrativos e coordenadores. Integrar os níveis de gerências buscando percepções de áreas distintas para a solução de problemas e otimização de processos. Definir os processos críticos tendo em vista o plano estratégico. Ajustar o plano orçamentário e de investimento priorizando ações do plano estratégico. Intensificar a participação de empresas, públicas e privadas na vida acadêmica. As ações propostas têm como objetivo aprimorar o processo de implementação da estratégia tendo como base os resultados desta pesquisa. Desta forma, o primeiro aspecto que é preciso considerar é a criação ou aprimoramento de um programa de DJEISON SIEDSCHLAG 11

12 12 reconhecimento ou recompensa do desempenho individual direcionado para a implementação da estratégia para buscar maior comprometimento dos envolvidos. Verifica-se a existência de estratégias a serem implementadas, contudo a prioridade na implementação é outra, ora por fatores externos, ora por fatores internos, desta forma sugere-se a análise partindo do plano estratégico para definição das prioridades, tanto em novos produtos e serviços como em melhorias de processos internos. Em relação aos sistemas de gestão, com base nas constatações apresentadas nesta pesquisa, sugere-se a reavaliação do sistema de acompanhamento da gestão estratégica buscando a integração com as demais ferramentas, e maior eficiência e eficácia do processo de análise e tomada de decisão. Destaca-se, com base nos resultados da pesquisa, a definição de pauta especifica e com maior frequência entre a alta administração e média gerência para o acompanhamento da implementação da estratégia. Neste aspecto cabe destacar sobre o formato das reuniões, onde a sugestão é de que cada gestor interprete e apresente seus resultados. As reuniões entre a média gerência e inter áreas tem como foco a resolução de problemas e melhoria nos processos buscando diferentes percepções sobre possíveis falhas na implementação. A definição dos processos críticos da instituição visando o alcance das metas estratégicas tem como objetivo viabilizar a implementação da estratégia. Aqui não se quer a revisão de todos os processos que a instituição realizada, mas partindo da estratégia definida quais processos devem ser reavaliados. A definição orçamentária e de investimentos com base no plano estratégico é determinante para a implementação, desta forma, sugere-se que os investimentos sejam priorizados com base no plano estratégico. Por fim, é fundamental a aproximação da Universidade com o mercado visando reconhecer a necessidade dos alunos e futuros profissionais com maior antecedência. Esta iniciativa tem como proposito também antecipar a revisão de processos internos para atender a estas necessidades e que conforme constatado oscilam em um curto espaço de tempo. DJEISON SIEDSCHLAG 12