A GESTÃO DA INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO NO AMBIENTE ORGANIZACIONAL: convergências e divergências

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1 Ciência da Informação: ambientes e práticas na contemporaneidade 26, 27 e 28 de Setembro de Londrina-PR EIXO TEMÁTICO: 3 Gestão da Informação e do Conhecimento nas Organizações Contemporâneas A GESTÃO DA INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO NO AMBIENTE ORGANIZACIONAL: convergências e divergências Neli Carla Martins nelicarla@gmail.com Departamento de Ciência da Informação, Programa de Pós-Graduação Stricto Sensu, Mestrado Profissional em Gestão da Informação. Universidade Estadual de Londrina Marisa de Fátima Silva Lemes Trindade marisa@uel.br Departamento de Ciência da Informação, Programa de Pós-Graduação Stricto Sensu, Mestrado Profissional em Gestão da Informação. Universidade Estadual de Londrina Maria Inês Tomael mitomael@uel.br Doutora em Ciência de Informação pela UFMG. Mestre em Educação pela UEL. Professora Adjunto do Departamento em Ciência da Informação da Universidade Estadual de Londrina RESUMO A gestão da informação e a gestão do conhecimento consistem em dois modelos contemporâneos de gerenciamento organizacional e apresentam-se como um diferencial competitivo, cada qual com suas peculiaridades. Podem constituir-se como insumo para elaboração estratégica, tomada de decisões, processos decisórios e inovações. Pesquisar conhecimento e informação e seus modelos de gestão são importantes, uma vez que as atividades desenvolvidas pelos indivíduos dentro das organizações fazem a informação e o conhecimento serem necessários para o desenvolvimento da empresa. Este artigo apresenta um paralelo entre a gestão da informação e a gestão do conhecimento, suas características e especificidades, levantadas por meio de uma pesquisa bibliográfica realizada no Google Acadêmico. Palavras-Chave: Gestão da Informação. Gestão do Conhecimento. ABSTRACT Information management and knowledge management consists of two contemporary models of organizational management and present themselves as a competitive differentiator, each with its own peculiarities. Can be incorporated as an input to strategic development, decision making, decision-making processes and innovations. Search knowledge and information and management models are important, since the activities performed by individuals within organizations make information and knowledge being necessary to the development of the company. This paper presents a

2 2 parallel between information management and knowledge management, its characteristics and specificities, raised through a literature search was undertaken on the Scholar Google. Keywords: Information Management. Knowledge Management. 1. INTRODUÇÃO Diante da leitura dos autores contemporâneos sobre gestão da informação e gestão do conhecimento (DAVENPORT; PRUSAK, 1998; NONAKA; TAKEUCHI, 1997; CHOO, 2003; VALENTIM, 2008) evidencia-se que não existe um consenso entre os mesmos sobre essa temática. Considerando que alguns abordam mais a gestão da informação, outros a gestão do conhecimento, e visto que alguns não consideram a existência de um em detrimento do outro; desta forma, essa pesquisa foi motivada no intuito de ressaltar os aspectos principais de cada um dos modelos bem como suas características para que fosse possível traçar um paralelo entre gestão da informação e gestão do conhecimento em suas convergências e divergências. Quando se estuda a informação, se faz necessária a apresentação de sua definição, uma vez que surgem divergências e questionamentos sobre seu significado. Barreto (1999, p. 29) define informação como estruturas simbolicamente significantes com a competência e a intenção de gerar conhecimento no individuo, em seu grupo ou na sociedade. Dentro de uma corrente bastante fértil, essa abordagem, de outra forma, liga a informação ao conhecimento. Nonaka e Takeuchi (1997, p. 63) argumentam que a informação é um meio ou material necessário para extrair e construir o conhecimento, ou seja, proporciona uma nova visão para a interpretação de eventos e objetos, o que torna aparentes significados antes invisíveis ou ilumina conexões inesperadas. Portanto, a gestão da informação se preocupa com a organização, o tratamento e a recuperação da informação para a compreensão, a apreensão e o seu uso por parte do indivíduo. Por sua vez, a gestão do conhecimento preocupa-se em gerar, obter e aplicar conhecimento, ou seja, a transformação do conhecimento individual em conhecimento organizacional. O trabalho foi dividido em três sessões. A primeira delas a gestão da informação, na sequência a gestão do conhecimento e, por último, um paralelo entre a gestão da informação e a gestão do conhecimento.

3 3 2. REFERENCIAL TEÓRICO 2.1 Gestão da Informação Nos ambientes organizacionais, a informação representa um recurso fundamental para apoio às estratégias e aos processos de gestão tornando-se um ativo que necessita ser gerenciado da mesma forma que os outros tipos de ativos recursos humanos, financeiro e tecnológico (BEUREN, 1998). Diversos autores conceituam o termo informação de acordo com o seu contexto e sua finalidade (DRUCKER, 1999 apud BARBOSA, 2008; MIRANDA, 2004; DAVENPORT; PRUSAK, 1998; SETZER, 1999; MCGEE; PRUSAK, 1994). Neste trabalho, decidiu-se pela apresentação das definições de McGee e Prusak (1994, p. 24) informação são dados coletados, organizados, ordenados, aos quais são atribuídos significados e contexto [e] deve informar e de Barreto (1997, p. 1) Estruturas significantes com a competênca de gerar conhecimento no indivíduo, em seu grupo, ou a sociedade. [...] A informação é qualificada como um instrumento modificador da consciência do homem e de seu grupo social. Faz-se oportuno, a exemplo do termo informação, conceituar organização, definida por Oliveira (2002, p. 276) como: capacidade de ordenação, estruturação e apresentação de um sistema, de um trabalho, de uma equipe de trabalho e dos recursos alocados. Para administrar a informação e transformá-la em um insumo estratégico, a organização deve possuir competência para identificar as necessidades e os requisitos de informação, coletar, classificar e armazenar, tratar e apresentar, desenvolver os produtos e serviços, distribuir e disseminar a informação (McGee e Prusak (1994, p. 108). Para Valentim (2008, p. 15), a gestão da informação é: [ ] um conjunto de ações que visa desde a identificação das necessidades informacionais, o mapeamento dos fluxos formais (conhecimento explícito) de informação nos diferentes ambientes da organização, até a coleta, filtragem, análise, organização, armazenagem e disseminação, objetivando apoiar o desenvolvimento das atividades cotidianas e a tomada de decisão no ambiente corporativo. De acordo com Choo (2003) a gestão da informação tem como objetivo básico o de aproveitar os recursos e a capacidade de informação da organização, a fim de que a organização aprenda e se adapte. O mesmo autor identifica seis processos

4 4 contínuos e correlatos que fazem parte da gestão da informação: identificação das necessidades de informação, aquisição de informação, organização e armazenamento de informação, produtos e serviços de informação, distribuição de informações e uso das informações, apresentados na Fig. 1. Figura 1 Ciclo dos processos da gestão da informação Fonte: (CHOO, 2003, p. 404). Para Leite e Costa (2007), A gestão da informação, por seu turno, lida com a parcela do conhecimento tácito que foi explicitado e passível de ser comunicado por meio de sistemas formais de comunicação e, sendo assim, torna-se um dos meios necessários para o alcance das pretensões da gestão do conhecimento (LEITE; COSTA, 2007, p. 97) Davenport e Prusak (1998) propõe uma gestão holística da informação, centrada no ser humano, levando em consideração o ambiente informacional, de modo que permita a integração de diversos tipos de informação (não estruturada, estruturada em papel, estruturada em computadores e capital intelectual ou conhecimento). Estes mesmos autores observam que as pessoas derivam conhecimento das informações, seja por comparação, experimentação, conexão com outros conhecimentos ou por meio das outras pessoas. As atividades de criação de conhecimento têm lugar com e entre os seres humanos, uma vez que o conhecimento é transmitido por pessoas que já o tem, através de meios estruturados como vídeos, livros, documentos, páginas web, entre outros.

5 5 Conclui-se que a organização deve se preocupar com a informação desde a sua aquisição até o uso, ou seja, com o objetivo de aperfeiçoar a capacidade de se utilizar a informação, uma vez que a gestão da informação se realiza a partir de um conhecimento profundo dos tipos de informações que circulam na organização. 2.2 A Gestão do Conhecimento A gestão do conhecimento tem como objetivo capitalizar o conhecimento e, para Nonaka e Takeuchi (1997), a sua essência está na criação, captação, disseminação, armazenamento, disponibilização e incorporação de conhecimento tácito individual, transformando-o em conhecimento organizacional disseminado dentro e fora da organização. Os mesmos autores defendem que a criação do conhecimento inicia no indivíduo, amplia para o grupo e atinge a organização, na qual se concretiza o conhecimento organizacional. Portanto, a organização necessita de um sistema eficiente para que a disseminação do conhecimento aconteça, de forma a socializar o conhecimento individual, tornando-o coletivo. Silva (2007) opina que a gestão do conhecimento não se faz só com a conexão das pessoas à informação, mas também entre as pessoas e quanto maior for esse vínculo, maior será a probabilidade do conhecimento fluir na organização. Woida e Valentim (2006 apud SILVA, 2007, p. 88) consideram que: [ ] a gestão do conhecimento é compreendida como um novo processo necessariamente social e organizacional provido de estratégias, objetivos e etapas simultâneas, que visa num primeiro momento, desenvolver nas pessoas a capacidade de percepção, de criação de significado e de construção de conhecimento e, num segundo momento, visa desenvolver nas pessoas a capacidade de transformar o conhecimento em informação, compartilhar informação e conhecimento e usar informação e conhecimento. A teoria do conhecimento organizacional de Nonaka e Takeuchi (1997) concentra sua atenção em analisar como o conhecimento pode ser gerado e obtido, visando à sua aplicação em modelos de negócio e estratégias. Sua estrutura conceitual contém uma dimensão epistemológica (referente à conversão entre conhecimento tácito e explícito) e uma ontológica (o indivíduo é a peça-chave na geração de conhecimento, depende dele e de seu relacionamento com os demais).

6 6 O modelo proposto por Nonaka e Takeuchi (1997, p. 67) está ancorado no pressuposto crítico de que o conhecimento humano é criado e expandido através da interação social entre o conhecimento tácito e o conhecimento explícito. O conhecimento tácito é aquele que a pessoa adquire ao longo da vida, que lhe é próprio da sua habilidade, subjetivo, faz parte da experiência de vida, ou seja, dos conhecimentos adquiridos com o passar dos anos. A melhor forma de transmissão é a comunicação oral, no contato direto com as pessoas. Choo afirma que: O conhecimento tácito é difícil de verbalizar porque é expresso por habilidades baseadas na ação e não pode se reduzir a regras e receitas. É aprendido durante longos períodos de experiência e de execução de uma tarefa, durante as quais o indivíduo desenvolve uma capacidade para fazer julgamentos intuitivos sobre a realização bem-sucedida da atividade (CHOO, 2003, p. 188). O conhecimento explícito é formal, explicado com palavras e imagens, fácil de ser processado, armazenado e comunicado. Pode ser obtido em livros, manuais, arquivos (impressos e on line), e está acessível a todas as pessoas. O conhecimento explícito pode se baseia em objetos ou regras. O conhecimento baseia-se no objeto quando é codificado em séries de símbolos (palavras, números, fórmulas) ou em objetos físicos (equipamentos, documentos, modelos). O conhecimento baseado em objetos pode ser encontrado, por exemplo, em especificações de produtos, patentes, códigos de software, banco de dados de computador, desenhos técnicos, protótipos, fotografias e outros. O conhecimento é baseado em regras quando é codificado em normas, rotinas ou procedimentos operacionais-padrões (CHOO, 2003, P. 189). O processo de interação do conhecimento é dinâmico e contínuo. Após a sua incorporação pelo indivíduo, nova socialização do conhecimento tácito se inicia. A figura 2 apresenta o modelo integrado da teoria da criação do conhecimento organizacional proposto por Nonaka e Takeuchi (1997):

7 7 Figura 2 - Modelo integrado da teoria da criação do conhecimento organizacional Fonte: (NONAKA; TAKEUCHI, 1997, p. 96). 2.3 Paralelo entre a Gestão da Informação e a Gestão do Conhecimento A gestão da informação e a gestão do conhecimento constituem o alicerce da organização, uma vez que os ambientes organizacionais são dependentes da informação, do conhecimento e de suas ações para organizar, tratar e recuperar a informação [com] um propósito, um contexto, um público (VALENTIM, 2008, p. 6). Owen (1999 apud MIRANDA, 2004, p. 52) faz distinção entre a gestão da informação e a gestão do conhecimento, dizendo: A gestão tradicional da informação esta focada na informação como objeto e no gerenciamento da informação explícita e factual por meio de sistemas automatizados. Seu objetivo é apoiar processos internos e garantir a qualidade das operações do negócio. A gestão do conhecimento, em sentido mais amplo, está focada no conhecimento como um conceito e no conhecimento tácito embutido nas pessoas e na organização como um todo. Seu objetivo principal é facilitar as relações de conhecimento fundamental e garantir o desenvolvimento contínuo e a inovação.

8 8 Leite (2006, p. 95) ao analisar os estudos de Wilson (2002) destaca que a gestão do conhecimento constitui-se de duas bases fundamentais: A primeira é a gestão da informação, onde acontece de fato o que chamam de gestão do conhecimento. A segunda base é a gestão e- fetiva dos processos de trabalho. Wilson acredita que o conhecimento não pode ser gerenciado, pois este se refere a um processo de compreensão. O autor afirma que o conhecimento não pode ser capturado, e sim a informação, pois a partir do momento em que o conhecimento tácito é expresso ele tornou-se informação. Portanto, o seu principal argumento é o de que a gestão do conhecimento é uma nova forma de gestão da informação. Leite (2006, p. 97) é de opinião que a gestão do conhecimento focaliza principalmente o conhecimento tácito, mas vale-se e muito do conhecimento explícito (informação) para alcançar suas pretensões, e é nesse momento que faz uso intensivo de práticas próprias da gestão da informação. A figura 3, apresenta a relação entre a gestão da informação e a gestão do conhecimento sob o ponto de vista de Leite (2006, p. 99). Figura 3 Relação entre a gestão da informação e a gestão do conhecimento Fonte: (LEITE; COSTA, 2007, p. 99). O quadro 1, apresenta um comparativo entre a gestão da informação e a gestão do conhecimento, segundo Miranda (2004) e Valentim (2008).

9 9 Quadro 1 Características, especificidades e distinções da GI e GC Gestão da Informação Objeto: registro e processamento de informação explícita Atividades Base Gestão do Conhecimento Objeto: captura de informação tácita e explícita Atividades Base - Identifica necessidades/demandas de informação; - Identifica necessidades/demandas de conhecimento; - Obtém informação de diversas fontes e organiza - Obtém informação de uma fonte e promove a em sistema de banco de dados; reutilização em outras situações; - Desenhado para o armazenamento e controle - Desenhado para o armazenamento, controle e centralizado da informação (foco no sistema de aceso distribuído da informação (foco no usuário final); informação); - Enfatiza as pesquisas em repositórios de dados - Enfatiza a colaboração e o compartilhamento; altamente estruturados; - Relacionado à coleta, classificação e distribuição de informação; - Depende de pesquisas bem definidas para recuperação da informação; - Proporciona a definição pelo usuário final dos relacionamentos entre a informação e suas necessidades; - Emprega tecnologia (como, por exemplo, as de visualização) para a descoberta do conhecimento; - Obriga à manutenção de dados críticos da empresa; alavancagem; - Agrega valor para o crescimento, inovação e - Produtividade pela eficiência; - Produtividade pela inovação; - Atende a mudanças mais lentas e previsíveis; - Atende a mudanças radicais e descontínuas; - utiliza métodos programados para alcançar objetivoscançar objetivos; - utiliza a pré-cognição e a adaptação para al- - Mapeia e reconhece fluxos formais; - Mapeia e reconhece fluxos informais (redes); - Desenvolve a cultura organizacional positiva em - Desenvolve a cultura organizacional positiva relação ao compartilhamento/socialização de informação; de conhecimento; em relação ao compartilhamento/socialização - Proporciona a comunicação informacional de - Proporciona a comunicação informacional de forma eficiente, utilizando tecnologias de informação e comunicação; mação e forma eficiente, utilizando tecnologias de infor- comunicação; - Prospecta e monitora informações; - Cria espaços criativos dentro da organização; - Coleta, seleciona e filtra informações; - Desenvolve competências e habilidades voltadas ao negócio da organização; - Trata, analisa, organiza, armazena e agrega valor às informações, utilizando tecnologias de informação e comunicação; - Desenvolve e implanta sistemas informacionais de diferentes naturezas, visando o compartilhamento e o uso de informação; -Elabora e implanta normatizações visando à sistematização da informação produzida internamente e externamente; Retroalimenta o ciclo. Retroalimenta o ciclo. Fonte: Adaptação de Miranda (2004, p ) e Valentim (2008, p. 2) - Cria mecanismos de captação e sistematização de conhecimento, gerado por diferentes pessoas da organização; - Desenvolve e implanta sistemas de diferentes naturezas, visando o compartilhamento e uso de conhecimento; - Elabora e implanta normatizações visando à sistematização do conhecimento gerado internamente; Para Valentim (2008, p. 1), a gestão da informação trabalha essencialmente com os fluxos formais do ambiente organizacional, ou seja, o que está sistematizado, formalizado, explicitado em qualquer tipo de suporte. Por sua vez, a gestão do conhecimento focaliza os fluxos informais do ambiente organizacional, ou seja, o

10 10 que não está explicitado, formalizado, sistematizado (VALENTIM, 2008, p. 6). Ainda de acordo com a autora, a gestão do conhecimento alimenta a gestão da informação, que retroalimenta a gestão do conhecimento, em um ciclo sem começo, meio e fim. 3. PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS Este artigo foi elaborado a partir de uma pesquisa bibliográfica de trabalhos acadêmicos publicados no Google Acadêmico nos últimos cinco anos, utilizando-se como estratégia de busca os termos-chave gestão do conhecimento e gestão da informação mais as palavras divergência e depois a mesma estratégia com a palabra convergência. Também recorreu-se para definição dos termos e utilização das figuras os livros dos principais autores da área de gestão de informação e do conhecimento. Foram abordadas a Gestão da Informação e a Gestão do conhecimento em suas especificidades, no intuito de elucidar suas convergências e divergências quando aplicadas numa organização como um modelo de gestão. 4. CONSIDERAÇÕES FINAIS A gestão do conhecimento é conceituada como um processo onde a organização é capaz de aproveitar de cada membro seu a capacidade de criar, compartilhar, agrupar e integrar o conhecimento, de forma consistente e acessível para que o conhecimento se converta em compartilhamento. A gestão da informação remete aos sistemas, à busca da informação, endogena e exogenamente, de forma que a mesma seja utilizada como insumo. Ambas as gestões não divergem, mas não convergem no seu todo, pois entende-se que a gestão do conhecimento meneia o conhecimento tácito quando ele ainda é uma competência intrínseca de um indivíduo dentro da organização e a gestão da informação gera o conhecimento explícito, que é tratado como insumo nas corporações contemporâneas na sociedade do conhecimento. Desta forma, o diferencial na organização é o ser humano, que detém o conhecimento tácito e, ao explicitá-lo, converte-o em informação. A valorização de novos conhecimentos fará a diferença conforme o sistema adotado de gestão, pois a capacidade cerebral e intelectual de qualquer indivíduo é infinitamente superior a que um sistema possa armazenar. Mas, cabe o mérito aos suportes desenvolvidos

11 11 ao longo da história da humanidade, a facilitação à criação, disseminação e armazenamento da informação, consequentemente, oportunizando a socialização do conhecimento. REFERÊNCIAS BARBOSA, R. R. Gestão da informação e do conhecimento: origens, polêmicas e perspectivas. Informação & Informação, Londrina, v. 13, n. esp., p. 1-25, Disponível em: < Acesso em: 5 jun BARRETO, A. A. A eficiência técnica e econômica e a viabilidade de produtos e serviços de informação. INFO 97, Cuba, out Disponível em: < Acesso em: 10 fev A oferta e a demanda de informação: condições técnicas, econômicas e políticas. Ciência da Informação, Brasília, v. 28, n. 2, p , Disponível em: < t>. Acesso em: 9 jan BEUREN, I. M. Gerenciamento estratégico da informação: um recurso estratégico no processo de gestão empresarial. São Paulo: Atlas, CHOO, C. W. A organização do conhecimento: como as organizações usam a informação para criar significado, construir conhecimento e tomar decisões. São Paulo: Senac, DAVENPORT, T.; PRUSAK, L. Conhecimento empresarial: como as organizações gerenciam seu capital intelectual. Rio de Janeiro: Campus, LEITE, F. C. L. Gestão do conhecimento no contexto acadêmico: proposta de um modelo conceitual f. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) - Universidade de Brasília, Brasília, Disponível em: < Acesso em: 16 jun LEITE, F. C. L.; COSTA, S. M. de S. Gestão do conhecimento científico: proposta de um modelo conceitual com base em processos de comunicação científica. Ciência da Informação, Brasília, v. 36, n. 1, p , jan./abr Disponível em: < Acesso em: 13 abr MCGEE, J. V.; PRUSAK, L. Gerenciamento estratégico da informação: aumente a competitividade e a eficiência de sua empresa utilizando a informação como uma ferramenta estratégica. Rio de Janeiro: Campus, MIRANDA, R. C. R. Gestão do conhecimento estratégico: uma proposta de modelo integrado f. Tese (Doutorado em Ciência da Informação) - Universi-

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