Título do Case: O impacto do layout na agilidade dos processos

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1 Título do Case: O impacto do layout na agilidade dos processos Categoria: Projetos Externos Temática: Segundo Setor Resumo: O presente case expõe a aplicabilidade de um projeto externo que desafia as acomodações produtivas da empresa contratante da EJ, descrevendo criteriosamente quais foram e como se deram cada etapa do projeto que envolveu desde uma alteração do layout do chão de fábrica que foi proposta para a empresa, até a documentação das especificações dos fluxogramas e árvores dos produtos fabricados. Estas ferramentas oferecidas foram utilizadas estrategicamente pela diretoria da Empresa X que junto com todos os seus colaboradores foi acatando as propostas da equipe da consultoria à medida que comprovavam a eficácia destas nos níveis de produtividade que melhoraram muito. Neste case, os resultados do projeto abordam desde a mudança no sistema de cobrança de responsabilidades que a empresa adquiriu, até a satisfação e fidelidade do cliente com relação ao serviço prestado. Introdução: A Empresa X é uma empresa de comunicação visual com quase 30 (trinta) anos de mercado que possui um faturamento anual de aproximadamente 30 milhões de reais e cerca de 250 funcionários no total. O seu portfólio atual inclui luminosos, fachadas, letreiros, totens, portais e pórticos, revestimentos, mobiliários, topos de prédios e materiais de comunicação interna. A Empresa X atende grandes clientes dos setores petroquímicos, automobilísticos e bancários reconhecidos mundialmente. O layout que a empresa utilizava gerava retrabalho devido a gargalos produtivos e processos que se confrontavam. Objetivando a formulação de um novo layout que aperfeiçoasse os respectivos processos a empresa recorreu a um responsável por alguns projetos já realizados nela, um professor da universidade, o qual por oferecer apoio à EJ em questão sugeriu a sua contratação.

2 Após o módulo de consultoria finalizado e as mudanças implementadas, foram identificados tanto pelo empresário, como pelo professor apoiador, uma melhoria no fluxo de materiais, na organização do chão de fábrica, também se tornou possível uma melhor visualização do processo produtivo como um todo, a agilidade neste processo e a facilidade e permissividade que todos estes fatores trouxeram à diretoria na cobrança das responsabilidades de cada funcionário. Desenvolvimento: O desenvolvimento da consultoria ocorreu por meio de visitas da equipe do projeto à empresa cliente. Inicialmente o setor de projetos da Empresa X disponibilizou para a equipe a planta baixa (vide Anexo 1) do setor produtivo para facilitar a visualização dos caminhos percorridos pelos produtos ao longo do processo produtivo. Posteriormente foi realizado o levantamento dos produtos a serem mapeados juntamente com os engenheiros da empresa. Os produtos definidos foram os seguintes: Sinalizador da Empresa A, Logomarca da Empresa B, Totem de 9 metros da Empresa C, Totem de Preço da Empresa D e Fachada da empresa E. Após serem definidos, os engenheiros responsáveis por cada um dos produtos descreveram aos consultores o caminho percorrido por estes. Com essas descrições foram elaboradas as árvores de produtos (vide Anexo 3) de cada um para facilitar a visualização e coleta dos processos, as quais passaram por revisão dos engenheiros. Posteriormente foi apresentado aos encarregados dos setores, aos engenheiros e demais interessados, o trabalho que seria realizado na consultoria para que todos tivessem conhecimento dos seus objetivos, para que assim eles colaborassem na coleta dos dados. Essa foi uma etapa muito importante, pois sem o apoio de todos os colaboradores da empresa seria muito complicado descrever assertivamente o fluxo dos processos. A coleta de dados foi realizada durante 20 dias, as consultoras permaneciam na fábrica das 13 às 16 horas, horário de maior produtividade da empresa. Os tempos gastos para cada atividade foram coletados, assim como

3 o número de pessoas que trabalhava no produto simultaneamente, o tipo de atividade que estava sendo desenvolvido, a origem e o destino setoriais de cada produto. A partir desta coleta criteriosa, a fase da Descrição das Tarefas pode ser realizada. Todas as descrições foram revisadas juntamente com os engenheiros para que não ocorresse qualquer equívoco no registro formal dos dados, a partir destas revisões algumas mudanças ou reavaliações de tempo estimado eram feitas quando necessário. Com base nos dados levantados na Descrição das Atividades iniciouse a estruturação dos fluxogramas (vide Anexo 4) com o auxílio do software Microsoft Visio. Tal ferramenta tem como objetivo ilustrar a representação gráfica das descrições do processo bem como o tempo para a realização do mesmo. Com o auxílio do software Microsoft World foram elaborados os mapafluxogramas, que visam a facilitação em visualizar o fluxo de produção, assim como a integração, a distância e segurança dos mesmos. Após a conclusão dessas etapas, a equipe de consultoria juntamente com o professor realizou as análises dos documentos elaborados para proposição de um novo layout (vide Anexo 2) para a Empresa X. Em seguida o empresário analisou a viabilidade dos layouts propostos a fim da equipe utilizálos para traçar os novos fluxos de processos, os quais têm o intuito de reduzir o tempo gasto na movimentação e assim aperfeiçoar o processo produtivo. Por fim, foram elaborados o relatório e a apresentação final da consultoria, os quais constam todas as tarefas desenvolvidas, os dados coletados e os resultados gerados por meio do projeto. Para cada produto especificado pelo empresário, foi elaborada a descrição das tarefas, uma árvore de produto, um fluxograma, a descrição das tarefas e um mapafluxograma. Após a execução de todas as tarefas mencionadas acima, a equipe de consultoria se reuniu com o Professor para que fossem realizadas as análises de todos estes documentos. Sendo assim, foram analisados os mapafluxogramas a fim de encontrar possíveis melhorias nos processos do setor produtivo. As propostas de mudanças de layout respeitaram algumas limitações físicas como a parte fixa do escritório, as portas da fábrica e as cabines com quedas d água, que eram de difícil mudança. Estas propostas

4 objetivam alcançar um fluxo contínuo dos processos, redução da movimentação dos componentes em produção, melhor utilização dos espaços no chão de fábrica, maior integração dos setores e boa redução de tempo utilizado para cada atividade. Foram elaboradas diversas propostas de mudanças levando em consideração os diferentes valores de investimento. Considerou-se também a viabilidade de implantação de cada uma, com base nas avaliações feitas em uma reunião com o empresário. Conclusão: Em termos de resultados gerados para a Empresa X pode-se citar a maior possibilidade da diretoria cobrar os funcionários. Isso se deve ao fato de que os tempos de duração de cada processo foram calculados e com o novo layout implementado a visualização de cada processo ficou mais clara e evidente. No layout antigo, essa visualização era difícil, o que fazia com que os funcionários não tivessem uma ordem nos serviços a serem realizados. Muitas vezes, eram eles que acabavam decidindo o que e quando produzir. O layout proposto possibilitou estabelecer ordens e cobrar o seu cumprimento. Outro resultado marcante foi a melhoria do fluxo de materiais. Como cerca de 90% dos produtos fabricados pela Empresa X obedece a mesma ordem de produção, a proposta de um novo layout que atendeu justamente a essa ordem, foi possível uma melhoria no fluxo de matérias-primas e produtos semi-acabados, que antes prejudicavam a organização e o próprio ambiente de trabalho. A redução da circulação inadequada de matérias primas e produtos semi-acabados, agilizou os processos, tornando a empresa mais produtiva em termos relativos. Esse aumento de produtividade se deve também à já citada maior cobrança aos funcionários. Em termos de resultado para a EJ, a nota do NPS, utilizado na pesquisa de satisfação, foi 10. E hoje, novamente com o intermédio do professor orientador, a EJ está realizando um novo projeto na Empresa X de

5 mapeamento das documentações necessárias para a burocracia da empresa e posterior análise e sugestões de melhoria. Para os membros da equipe, a consultoria propiciou um conhecimento avançado em MS Visio e nos conceitos de Administração da Produção. Comentários: Para que as mudanças de layout ocorressem, a Empresa X passou por algumas dificuldades, principalmente com relação aos colaboradores operacionais, os quais estavam inicialmente avessos às mudanças e criaram empecilhos para as suas implantações. Essa questão foi tratada pela diretoria da Empresa X com pulso firme e com o auxílio de um departamento responsável pelo apoio psicológico dos colaboradores. Após algum tempo de implantação, os colaboradores aceitaram as mudanças, visto que elas realmente facilitaram o trabalho, melhorando assim a produtividade e agilizando o processo produtivo da empresa. Para as consultoras o trabalho foi desafiante pela empresa ser de grande porte e ter uma representatividade comercial considerável. O apoio do professor apoiador facilitou muito o desenvolvimento de sucesso da consultoria, fato que comprova a qualidade promovida pelo trabalho em conjunto entre EJ e professor. A equipe de consultoria criou vínculos de coleguismo com alguns empregados, os quais além de aceitarem o projeto, também auxiliaram na sua execução.

6 Anexos: Anexo 1: (Layout da Empresa X) wc Preparação Cabine de Pintura Estaleiro Escritório Router Alumínio Fibra Pintura Elétrica Funilaria Produtos Semi-acabados Funilaria Serralheria Expedição Almoxarifado Anexo 2: (Proposta Layout)

7 Anexo 3: (Árvore do Produto Fachada) Anexo 4: ( Fluxograma Fachada)