Oficina 28 Contratações de Soluções em TI. Revisão - Instrução Normativa SLTI/MP nº 4

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1 Oficina 28 Contratações de Soluções em TI Revisão - Instrução Normativa SLTI/MP nº 4 Brasília, Setembro de 2015 Slide 1

2 1. Do ponto de vista histórico, é um Marco Regulatório A Instrução Normativa n 4/2008 foi um Marco Regulatório para a Administração Pública Federal. Ela surgiu de uma série de estudos feitos pelo Ministério do Planejamento, por meio da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação SLTI, em conjunto com o TCU, visando aculturar os gestores desta área à utilização do Planejamento como ferramenta principal de governança. A principal preocupação na criação desta cultura foi a busca do alinhamento estratégico da área de TI com as áreas finalísticas, visando atingir a excelência em eficiência e eficácia na utilização dos recursos públicos. Slide 2

3 1. Do ponto de vista histórico, é um Marco Regulatório A partir da IN 04/2008, as contratações de TI passaram a ser cada vez mais vinculadas aos Planejamentos Estratégicos Institucionais dos órgãos do Governo Federal, traçados para a consecução dos objetivos estratégicos, e desenvolvidos em linha com as ações finalísticas e seus respectivos programas. Slide 3

4 1. Do ponto de vista histórico, é um Marco Regulatório Este alinhamento dos Planos Diretores de TI com os respectivos Planejamentos Estratégicos é essencial para que o valor da Tecnologia seja cada vez mais evidenciado como uma ferramenta importante para o desenvolvimento das mais diversas áreas do país. Com isso, a área de Tecnologia da Informação tornou-se um vetor desta organização e uma precursora deste movimento organizacional para a APF. Slide 4

5 2. Da perspectiva legal, é uma Compilação Normativa A Legislação pertinente às contratações de TI está dispersa em diversos diplomas legais. Começa pela Constituição Federal e inclui diversas Leis Federais, Acórdãos, Instruções Normativas e Notas Técnicas. Esta dispersão dificulta a realização de contratações de TI totalmente aderentes às normas existentes, em todos os níveis da legislação federal. Slide 5

6 2. Da perspectiva legal, é uma Compilação Normativa A Instrução Normativa n 4 reúne ordenadamente a legislação que trata das contratações de TI em um único documento. A IN n 4 representa um verdadeiro Caminho das Pedras que contribui em grande medida para a segurança jurídica das Contratações e auxilia o agente público a cumprir cabalmente com os princípios dos Atos Administrativos que compõem as contratações. Slide 6

7 3. Do ponto de vista funcional, é um Modelo de Contratação de Soluções de TI A IN n 4 está estruturada na forma de um processo lógico de contratação, estabelecendo suas fases e requisitos. A norma também descreve os atores, suas atribuições e responsabilidades, ao longo de todo o processo, desde o surgimento da demanda até a finalização do contrato. A IN n 4 explicita o COMO FAZER para cumprir O QUE precisa ser feito, de acordo com a LEI. Slide 7

8 4. Mas é no ponto de vista político que se evidencia seu objetivo maior A área de TI é responsável por um orçamento em torno de R$ 12,5 bi, e a estruturação dos processos organizacionais e um melhor aparelhamento processual são essenciais para a devida gestão destes recursos. O alinhamento dos Planos Diretores de TI com os respectivos Planejamentos Estratégicos é essencial para promover a eficiência nos gastos governamentais. O OBJETIVO MAIOR da IN 4 é que TODO REAL GASTO EM TI esteja direta ou indiretamente associado a um benefício CONCRETO para o cidadão. Slide 8

9 Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação Histórico da IN4 Primeira versão publicada em 2008, consolidou boas práticas, jurisprudência e a legislação que trata de contratações de TI; Primeira revisão realizada em 2010 que: aprimorou a formalização das solicitações de contratação de soluções de TI por meio do Documento de Oficialização da Demanda; criou a Equipe de Planejamento da Contratação para maior envolvimento das áreas participantes (Requisitante, Administrativa e Técnica) e divisão do trabalho pela competência com definição das responsabilidades; instruiu quanto a definição de sanções. Segunda revisão realizada, com publicação em 2014: consolidação como marco regulatório para contratações de TI; dinamização do processo; aproximação à legislação. Slide 9

10 Por que da atualização em 2010? Necessidade de ampliar o escopo da Norma; Dificuldade de envolvimento das áreas Requisitante da Solução e Administrativa no Planejamento da Contratação e na Gestão de Contratos; Necessidade de detalhamento do escopo das etapas e fases da Norma; Necessidade de clarificar as atribuições dos atores na Norma; Carência de orientação para inclusão e gestão das sanções administrativas; Pouco detalhamento da fase de Seleção do Fornecedor. Slide 10

11 Principais Melhorias da Atualização de 2010 A IN 04/2010 ampliou o escopo para Soluções de TI Bens e Serviços; Criação da Equipe de Planejamento da Contratação, definição dos papeis de Fiscais Contratuais e Criação do Documento de Oficialização da Demanda; Maior detalhamento sobre a fase Seleção de Fornecedores; Definição formal das responsabilidades de cada ator nas etapas do processo de contratação; e Melhor definição sobre aplicação de sanções administrativas. Slide 11

12 Principais Melhorias da Atualização de 2014 Consolidação como marco regulatório para contratações de TI; Dinamização do processo; Aproximação a legislação; Foco renovado no alinhamento ao PDTI e ao funcionamento do Comitê de TI; Revisão das exceções de aplicação da IN: Definição de Serviços Estratégicos para contratação de Empresas Públicas; Definição de serviços que possam comprometer a segurança nacional aplicação da nova regulamentação D8135/13. Melhoria na eficiência do processo com a redução e trâmite dos artefatos e aproximação ao descrito na legislação; Slide 12

13 Principais Melhorias da Atualização de 2014 Detalhamento e aprimoramento dos elementos contidos no Termo de Referência e Projeto Básico; Definição de Modelos de Execução e Gestão do Contrato; Definição do Plano de Fiscalização. Slide 13

14 Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação Processo de Revisão Feedback dos gestores de TI nas consultorias realizadas por meio da C3S; Sugestões recebidas no programa de Desenvolvimento de Gestores de Tecnologia da Informação DGTI, promovido pela SLTI em parceria com a ENAP; Reuniões, seminários e oficinas, promovidos pela SLTI com a participação de servidores dos órgãos de controle (CGU e TCU), órgãos do SISP que utilizam o processo da IN4 (AGU, Fazenda/Receita, MPS e outros) e empresas públicas que prestam serviços estratégicos de TI (SERPRO e DATAPREV); Realização de Consulta e Audiência Públicas, com avaliação e aprimoramento a partir de mais de 100 contribuições. Slide 14

15 Foco Principal - Planejamento Busca pelo alinhamento de TI ao Planejamento Estratégico Institucional; Diferenciar cada vez mais a área de TI dos antigos conceitos de área meio e área que só dá gastos -> Tornar a área de TI um setor estratégico da instituição; Aprimorar o processo de Planejamento Estratégico de TI e o Planejamento da Contratação; Buscar, durante o Planejamento da Contratação, a mitigação dos riscos de problemas na Gestão Contratual. Vinculação do pagamento à métricas por resultado. Slide 15

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17 Planejar é função administrativa essencial. Slide 17

18 Segundo a teoria clássica da Administração, são funções administrativas essenciais: Slide 18

19 O Planejamento é obrigatório. Planejar é dever do administrador público. Slide 19

20 O Planejamento é dever político do administrador público. O gestor público tem o dever manejar os recursos públicos da forma mais eficaz e eficiente possível, de modo a gerar o maior benefício possível à sociedade; Esse dever só pode ser cumprido com planejamento efetivo do quê, para quê e como fazer com os recursos públicos disponíveis. Slide 20

21 O Planejamento é também dever jurídico! Art. 37 CF/1988 Decreto-Lei 200/1967 Slide 21

22 Planejar é também dever jurídico: Quem não planeja incorre em inobservância jurídica do disposto no caput do art. 37 da CF/1988, pois age contra o princípio da eficiência: Art. 37. A administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência e, (...) Slide 22

23 Planejar é também dever jurídico: Quem não planeja também incorre em inobservância jurídica do disposto nos artigos 6º, I, 7º e 10, 7º do Decreto-Lei 200/1967, e ofende, portanto, o princípio da legalidade: Art. 6º As atividades da Administração Federal obedecerão aos seguintes princípios fundamentais: I - Planejamento. (...) Slide 23

24 Decreto-Lei 200/1967 Art. 7º A ação governamental obedecerá a planejamento que vise a promover o desenvolvimento econômico-social do País e a segurança nacional, norteando-se segundo planos e programas elaborados, na forma do Título III, e compreenderá a elaboração dos seguintes instrumentos básicos: a) plano geral de governo; b) programas gerais, setoriais e regionais, de duração plurianual; c) orçamento-programa anual; programação financeira de desembolso. Slide 24

25 Decreto-Lei 200/1967 Art. 10 (...) 7º Para melhor desincumbir-se das tarefas de planejamento, coordenação, supervisão e controle e com o objetivo de impedir o crescimento desmesurado da máquina administrativa, a Administração procurará desobrigar-se da realização material de tarefas executivas, recorrendo, sempre que possível, à execução indireta, mediante contrato, desde que exista, na área, iniciativa privada suficientemente desenvolvida e capacitada a desempenhar os encargos de execução. Slide 25

26 Planejamento Estratégico O planejamento estratégico é um processo de determinação dos principais objetivos de uma organização [ou de uma unidade da organização], das políticas e estratégias que a governarão, do uso e disponibilização dos recursos para a realização dos objetivos, em que esse processo é composto por premissas, planejamento propriamente dito, implementação e revisão. REZENDE, Denis Alcides. Planejamento de Sistemas de Informação e Informática. São Paulo: Atlas, 2003, p. 20. Slide 26

27 Planejamento segundo o Decreto 2.829/98 Ações Finalísticas Programas Objetivos Estratégicos Planejamento Estratégico Institucional Slide 27

28 Do Planejamento Estratégico ao Planejamento da Contratação Planejamento Estratégico Institucional Plano de RH Plano de Logística Plano... Plano de Tecnologia da Informação Slide 28

29 Planejamento da Contratação A ausência de planejamento adequado é a principal causa de problemas no relacionamento contratual...o cenário atual de problemas ocorre, na sua esmagadora maioria, de problemas atinentes a planejamento inexistente ou inadequado da futura contratação...acima de tudo, não se pode invocar a urgência na execução do objeto contratual para impedir a identificação dos problemas e as providências atinentes à sua correção. (Justen Filho, Marçal Comentários à lei de licitações e contratos administrativos. Slide 29

30 Níveis de Planejamento em TI: Planejamento Estratégico da organização e de TI artigo 4º Plano Diretor de TI art. 2º, XXVII e 4º Planejamento da Contratação artigos 9º a 25 Slide 30

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33 Plano Diretor de TI - PDTI Slide 33

34 PDTI O que é o PDTI? Art. 2º, XXVII Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI): instrumento de diagnóstico, planejamento e gestão dos recursos e processos de Tecnologia da Informação que visa atender às necessidades tecnológicas e de informação de um órgão ou entidade para um determinado período. Slide 34

35 Foco renovado no PDTI Art. 4º As contratações de que trata esta IN deverão ser precedidas de planejamento, elaborado em harmonia com o Plano Diretor de Tecnologia da Informação - PDTI. 1º O PDTI deverá estar alinhado à EGTI e ao plano estratégico institucional e aprovado pelo Comitê de Tecnologia da Informação do órgão ou entidade. 2º Inexistindo o PDTI, o órgão ou entidade deverá proceder à sua elaboração, observando, no que couber, o Guia de Elaboração de PDTI do SISP, acessível no Portal do SISP. Slide 35

36 Comitê Gestor de TI Slide 36

37 Comitê de TI O que é Comitê de TI? Art. 2º, XXVIII Comitê de Tecnologia da Informação: grupo formado por titulares das áreas finalísticas e da área de tecnologia da informação para assegurar que seus membros estejam envolvidos nas questões e decisões relevantes de tecnologia da informação, sendo permitida a delegação de competências, e instituído pela autoridade máxima do órgão ou entidade. Slide 37

38 Foco renovado no funcionamento do Comitê de TI Art. 4º 7º Inexistindo o Comitê de Tecnologia da Informação, o órgão ou entidade deverá instituí-lo e dar-lhe pleno funcionamento, observando, no que couber, o Guia de Comitê de Tecnologia da Informação do SISP, acessível no Portal do SISP. Slide 38

39 Serviços Estratégicos de TI Comitê de TI e os Serviços Estratégicos Art. 4º, 4 O Comitê de Tecnologia da Informação declarará quais são os Serviços Estratégicos de Tecnologia da Informação e quais são as Soluções de Tecnologia da Informação que possam comprometer a segurança nacional para fins de atendimento ao disposto no 1 do art. 1 desta IN. Slide 39

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41 Instrução Normativa nº 4/2014 Estrutura Capítulo I Disposições Gerais Seção I Planejamento da Contratação Capítulo II - Processo de Contratação Seção II Seleção do Fornecedor Seção III Capítulo III - Disposições Finais Gestão do Contrato Slide 41

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43 Processo de Contratação Art. 8º As contratações de Soluções de Tecnologia da Informação deverão seguir três fases: I - Planejamento da Contratação; PCTI II - Seleção do Fornecedor; e SFTI III - Gestão do Contrato. GCTI Slide 43

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45 I PCTI Planejamento da Contratação Slide 45

46 Processo de Contratação Art. 9º A fase de Planejamento da Contratação consiste nas seguintes etapas: I Instituição da Equipe de Planejamento da Contratação; II Estudo Técnico Preliminar da Contratação; III Análise de Riscos; e IV - Termo de Referência ou Projeto Básico. Slide 46

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48 Contratação Registro de Preços Art. 9º 2º Exceto no caso em que o órgão ou entidade seja partícipe da licitação, quando são dispensáveis as etapas III e IV do caput deste artigo, é obrigatória a execução de todas as etapas da fase de Planejamento da Contratação, independentemente do tipo de contratação, inclusive nos casos de: (Redação dada pela Instrução Normativa N 2, de 12 de janeiro de 2015) I - inexigibilidade; II - dispensa de licitação ou licitação dispensada; III - criação e adesão à Ata de Registro de Preços; e IV - contratações com uso de verbas de organismos internacionais, como Banco Mundial, Banco Internacional para Reconstrução e Desenvolvimento, e outros. Slide 48

49 Processo de Contratação O que é a etapa de Instituição da Equipe de Planejamento da Contratação? Art. 2º, IV Equipe de Planejamento da Contratação: equipe responsável pelo planejamento da contratação, composta por: a)integrante Técnico; b)integrante Administrativo; c)integrante Requisitante. Slide 49

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51 Processo de Contratação O que é a etapa de Estudo Técnico Preliminar? Art. 2º, XIII Estudo Técnico Preliminar: documento que demonstra a viabilidade técnica e econômica da contratação. Slide 51

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53 Processo de Contratação O que é a etapa de Análise de Riscos? Art. 2º, XV Análise de Riscos: documento que contém a descrição, a análise e o tratamento dos riscos e ameaças que possam vir a comprometer o sucesso em todas as fases da contratação; Slide 53

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55 Processo de Contratação O que é a etapa de Termo de Referência ou Projeto Básico? O Termo de Referência ou Projeto Básico é um documento elaborado pela Equipe de Planejamento da Contratação a partir do Estudo Técnico Preliminar da Contratação, o qual estabelece os termos pelos quais uma Solução de TI deve ser prestada por potenciais contratados. Slide 55

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57 Art. 18. A definição das responsabilidades da contratante, da contratada e do órgão gerenciador do registro de preços, quando aplicável, deverá observar: I - a definição das obrigações da contratante contendo, pelo menos, a obrigação de:... h) realizar, no momento da licitação e sempre que possível, diligências e/ou Prova de Conceito com o licitante classificado provisoriamente em primeiro lugar, para fins de comprovação de atendimento das especificações técnicas, exigindo, no caso de fornecimento de bens, a descrição em sua proposta da marca e modelo dos bens ofertados; Slide 57

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59 SFTI II Seleção do Fornecedor Slide 59

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61 Processo de Contratação Art. 30. A fase de Seleção do Fornecedor se encerrará com a assinatura do contrato e com a nomeação do: I - Gestor do Contrato; II - Fiscal Técnico do Contrato; III - Fiscal Requisitante do Contrato; e IV - Fiscal Administrativo do Contrato. 1º As nomeações descritas neste artigo serão realizadas pela autoridade competente da Área Administrativa, observado o disposto nos incisos V, VI, VII e VIII do Art. 2º; 2º Os Fiscais Técnico, Requisitante e Administrativo do Contrato poderão ser os Integrantes da Equipe de Planejamento da Contratação. 3 A Equipe de Planejamento da Contratação será automaticamente destituída quando da assinatura do contrato. Slide 61

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63 GCTI III Gestão do Contrato Slide 63

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66 Obs.: A critério da Equipe de Planejamento da Contratação, as obrigações definidas nos Modelos de Gestão e Execução poderão ser consolidadas nas obrigações do TR. Slide 66

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69 Das Disposições Finais Art. 38. Aplica-se subsidiariamente às contratações de que trata esta norma o disposto na IN nº 2, de 30 de abril de 2008, e suas alterações, que disciplina as contratações de serviços gerais. Art. 39. As Áreas de Compras, Licitações e Contratos dos órgãos e entidades apoiarão as atividades da contratação, de acordo com as suas atribuições regimentais. Art. 40. As normas dispostas nesta IN deverão ser aplicadas nas prorrogações contratuais, ainda que de contratos assinados antes do início da vigência desta IN. Slide 69

70 Parágrafo único. Nos casos em que os ajustes não forem considerados viáveis, o órgão ou entidade deverá justificar esse fato, prorrogar uma única vez pelo período máximo de 12 (doze) meses e imediatamente iniciar novo processo de contratação. Art. 41. Esta Instrução Normativa entrará em vigor em 2 de janeiro de 2015, quando restará revogada a Instrução Normativa SLTI/MP nº 4, de 19 de maio de 2010, e suas alterações. Slide 70

71 Guia revisado juntamente com os artefatos; Revisão do Fluxo dinâmico do site do NCTI; Publicação de listas de preços públicos; Publicação da Portaria nº 86 MP/SLTI que substituiu a Portaria nº 2/2010; Realização das Contratações Conjuntas: SMP Ativos de rede Soluções de Videconferência Desktops, Notebooks e Monitores; Próximas Contratações Conjuntas: Software Aplicativos; Telefonia; Segurança de Rede; Outsourcing de Impressão. Outros... Slide 71

72 Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação Obrigado! SLTI DSR CGASR - NCTI Slide 72