Processo de Contratação de Soluções de Tecnologia da Informação

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1 Processo de Contratação de Soluções de Tecnologia da Informação Solução de TI: Conjunto de bens e serviços de Tecnologia da Informação e automação que se integram para o alcance dos resultados pretendidos com a contratação. Área Requisitante da Solução: Unidade que demanda a contratação da Solução de TI - (define o quê?) Área de Tecnologia da Informação: Unidade setorial de TI (GRS ou GDS) - (define o como?) Área Administrativa: Unidade setorial da Administração (GAN ou GCC) - (executa o processo de compras) Equipe de Planejamento da Contratação: Equipe envolvida no planejamento da contratação e composta pelos Integrantes Requisitante, Técnico e Administrativo - (acompanha todo o processo de aquisição) FASE 1/3 Planejamento da Contratação A Área Requisitante da Solução elabora o Documento de Oficialização da Demanda (DOD) e o envia para a Área de Tecnologia da Informação GRS (no caso de equipamentos ou softwares de prateleira) ou GDS (no caso do desenvolvimento de novos sistemas ou na renovação na contratação de sistemas existentes) com no mínimo as seguintes informações: 01 Necessidade da Contratação, considerando os objetivos estratégicos e as necessidades corporativas da instituição, bem como seu alinhamento ao PDTI; 02 Explicitação da motivação e demonstrativo de resultados a serem alcançados com a contratação da Solução de Tecnologia da Informação; 03 Indicação da fonte dos recursos para a contratação; 04 Indicação do Integrante Requisitante para composição da Equipe de Planejamento da Contratação. A Área de Tecnologia da Informação indica o Integrante Técnico para a composição da Equipe de Planejamento da Contratação e encaminha o DOD para a Área Administrativa que: 01 Decide motivadamente sobre o prosseguimento da contratação; 02 Indica o Integrante Administrativo para a composição da Equipe de Planejamento da Contratação, quando da continuidade da contração; e 03 Institui a Equipe de Planejamento da Contratação. A Equipe de Planejamento da Contratação acompanha e apóia no que for determinado pelas áreas responsáveis, todas as atividades presentes nas fases de Planejamento da Contratação e Seleção do Fornecedor: 01 Equipe de Planejamento da Contratação especifica detalhamento para a requisição. 02 Integrante Requisitante/Área Requisitante emite a requisição. Ver Anexo I Documento de Oficialização da Demanda Página 1 de 5

2 Etapas para o planejamento da contratação de serviços de TI I Análise da viabilidade da contratação Elaborada pelo Integrante Técnico e pelo Integrante Requisitante. Os Integrantes definem a especificação dos requisitos, identificam as soluções disponíveis que atendam aos requisitos, comparam custos, escolhem a solução de TI mais adequada e avaliam as mudanças necessárias no ambiente de TI do órgão. A análise de viabilidade da contratação é assinada pela Equipe de Planejamento da Contratação. Ver Anexo II Análise de Viabilidade da Contratação O Integrante Requisitante define as regras de negócio e de execução (artigo 12 da IN04) O Integrante Técnico define os requisitos tecnológicos (artigo 13 da IN04) II Plano de sustentação Elaborado pelo Integrante Técnico e pelo Integrante Requisitante. Considera os recursos materiais e humanos, necessários à continuidade do negócio; Considera a continuidade do fornecimento da Solução de TI em eventual interrupção contratual; Considera as atividades de transição contratual e encerramento do contrato; e Considera a estratégia de independência do órgão contratante com relação à contratada. O Plano de Sustentação é assinado pela Equipe de Planejamento da Contratação. Ver Anexo III Plano de Sustentação III Estratégia de contratação (artigo 15 da IN04) Elaborada pela Equipe de Planejamento. 01 Indicação da Solução de TI a ser contratada. Integrante Técnico 02 Definição de todas as responsabilidades da contratada. Integrante Técnico 03 Indicação dos termos contratuais considerando a Lei 8.666: Fixação dos procedimentos e critérios de mensuração dos serviços, abrangendo métricas, indicadores e valores; Estimativa prévia de volume de serviços demandados; Definição da metodologia de avaliação da adequação das especificações e da qualidade; Regras para a aplicação de sanções; Garantia de inspeções e diligências, indicando a forma de exercício; Definição de direitos autorais e de propriedade intelectual; Termo de compromisso de sigilo e ciência das normas de segurança, a ser assinado pelo fornecedor e seus empregados; Cronograma de execução financeira; Forma de pagamento, em função dos resultados obtidos; Equipe de Planejamento Página 2 de 5

3 Definição dos mecanismos formais de comunicação entre a Administração e contratada; Etc. 04 Elaboração do orçamento detalhado; Pesquisa de mercado; Contratações similares no âmbito da Administração; Valores oficiais de referência; Tarifas públicas. 05 Indicação da fonte de recursos orçamentários e estimativa do impacto econômico-financeiro; 06 Definição dos critérios técnicos de julgamento da proposta, observando: Utilização de critérios correntes no mercado; O conteúdo da Análise de Viabilidade da contratação; Vedação de indicação de entidade certificadora, salvo se regulado em normas do governo federal; Etc. 07 Definição da estratégia de independência da Administração em relação à contratada, contemplando, pelo menos: Forma de transferência de tecnologia; Direitos de propriedade intelectual e autoral da solução de TI (justificando na hipótese dos direitos não pertencerem à Administração); Documentação; Modelo de dados e base de dados. Integrante Administrativo Integrante Requisitante Integrante Técnico Integrante Técnico Ver Anexo IV Estratégia da Contratação IV Análise de riscos (artigo 16 da IN04) Aprovada e assinada pela Equipe de Planejamento 01 Identificação dos principais riscos 02 Identificação das possibilidades de danos potenciais para cada risco identificado 03 Definição das ações a serem tomadas para amenizar ou eliminar as chances de ocorrências do risco 04 Definição das ações de contingência a serem tomadas na hipótese de o risco se concretizar 05 Definição dos responsáveis pelas ações de prevenção dos riscos e dos procedimentos de contingência. Equipe de Planejamento da Contratação Ver Anexo V Análise de Riscos Os documentos resultantes das etapas elencadas de I a IV poderão ser consolidados em um único documento, a critério da Equipe de Planejamento da Contratação. Página 3 de 5

4 V Elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico (artigo 17 da IN04) Elaborado pela Equipe de Planejamento e aprovado pelas autoridades competentes Nos projetos básicos de serviços serão considerados principalmente os seguintes requisitos (art.12 da Lei 8.666/93): Segurança; Funcionalidade e adequação ao interesse público; Economia na execução, conservação e operação; Possibilidade de emprego de mão de obra, materiais, tecnologia e matérias primas existentes no local para execução, conservação e operação; Facilidade na execução, conservação e operação, sem prejuízo da durabilidade do serviço; Adoção das normas técnicas, de saúde e de segurança adequadas. 01 Definição do objeto Lei 8.666/93, art. 7º, I e 2º, I e IN/SLTI 02/08, art Fundamentação da contratação: Justificativa da necessidade do serviço; Relação entre a demanda prevista e a quantidade de serviço a ser contratada; Demonstrativo dos resultados a serem alcançados; Demonstração do alinhamento com as estratégias institucionais e de TI. 03 Requisitos do serviço: Requisitos da contratação, limitando-se àqueles indispensáveis à execução do objeto pretendido. 04 Modelo de prestação dos serviços: Estudos preliminares das soluções existentes no mercado e a justificativa da escolha; Identificação da solução de TI adotada, composta pelos serviços, produtos e outros elementos necessários; Justificativa para o parcelamento ou não do objeto; Justificativa para utilização de licitações distintas ou a adjudicação por itens, para a permissão para formação de consórcios; Definição da forma de execução dos serviços, preferindo-se a execução indireta por resultados, justificando-se a impossibilidade de sua adoção. 05 Mecanismos de gestão do contrato: Definição dos setores que fiscalizarão o contrato e a responsabilidade de cada um deles; Protocolo de interação entre contratante e contratada; Procedimentos para mensuração, faturamento e pagamento dos serviços prestados; Definição do método para quantificar o volume de serviços demandados; Definição do método de avaliação da adequação às especificações e da qualidade dos serviços, com vistas à aceitação e pagamento; Modelo do instrumento de controle dos serviços solicitados e recebidos; Página 4 de Lei 8.666/93 art. 6º, IX

5 Lista de verificação que permita identificar se todas as obrigações do contratado foram cumpridas antes do ateste do serviço; Regras para a aplicação das penalidades; Garantias contratuais necessárias. 06 Estimativa de preços: Realizada com base em informações de diversas fontes, justificada nos autos; Detalhada em planilhas que expressem a composição de todos os seus custos unitários. O edital de licitação deve indicar os critérios de aceitabilidade dos preços unitários e global (Lei 8666/93, art.40, X). 07 Indicação do tipo de serviço forma de seleção do fornecedor (definição da forma da licitação): Caracterização do serviço como comum ou não; Justificativa para o tipo e a modalidade de licitação a serem utilizados; Definição pela aplicação ou não do direito de preferência; Justificativas para os casos de contratações diretas. 08 Critérios de seleção do fornecedor: Critérios de habilitação; Critérios técnicos obrigatórios; Critérios técnicos pontuáveis, quando aplicáveis; Contribuição percentual para cada atributo pontuável com relação ao total da avaliação técnica; Critério de aceitabilidade de preços unitários e globais; Critério de julgamento que será utilizado Adequação orçamentária A equipe de Planejamento da Contratação avaliará a viabilidade de parcelamento da Solução de Tecnologia da Informação a ser contratada, em tantos itens quanto sejam tecnicamente possíveis e suficientes (Art.17 Parágrafo 2º). Art. 18 é obrigatória a execução da fase de Planejamento da Contratação, independentemente do tipo de contratação, inclusive nos casos de: Inexibilidade, Dispensa de licitação ou licitação dispensada, Criação ou adesão à Ata de Registro de Preços, e Contratações com uso de verbas de organismos internacionais, como Banco Mundial, Banco Internacional para Reconstrução e Desenvolvimento, e outros. FASE 2/3 Seleção do Fornecedor FASE 3/3 Gerenciamento do Contrato Ver Anexo VI Termo de Referência ou Projeto Básico Página 5 de 5