Gestão de Pessoas - 4w

Transcrição

1 Gestão de Pessoas - 4w Modulo Administração de Pessoal (Rubi) Processo: 13º Salário Senior Sistemas S.A Rua São Paulo, Bairro Victor Konder - CEP Blumenau/SC Fone: (047)

2 P á g i n a 2 Sumário 13º Salário no Sistema Procedimentos e verificações necessários para pagamento do 13º salário Eventos 13º Salário na Tabela de Eventos Eventos para valor dos Avos perdidos 13º com incidências FGTS e INSS Situações de Afastamento com perda no 13º Salário Assinalamentos no Sindicato para 13º Salário: Assinalamentos no cadastro da Empresa Indicação de colaboradores com Direito ao 13º Salário Histórico de Afastamentos Desconto da Pensão Judicial sobre o 13º salário Eventos Fixos e o 13o Salário Média Valores Variáveis e Comissões no 13o Salário Cálculo da 1ª Parcela do 13o Salário Evento para Desconto 13o Adto na Rescisão com Justa Causa Definir Cálculo para Pagto 13º Salário Adiantado Adto 13º em valor Integral 100% a Parcela 13o Salário Integral Definir o Cálculo 13º Integral GPS 13º Salário Carnê/GPS 13º Salário do Doméstico Prestadores de Serviços com Retenção de 11% Nota Fiscal º Complementar e 13º Complementar a Devolver Afastamento Maternidade no Ano SEFIP Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social Emissão SEFIP 8.4 no Sistema Conferência dos Valores SEFIP e Recolhimento Dicas de solução de Erros no 13º Salário... 18

3 P á g i n a 3 13º Salário no Sistema O pagamento do 13º salário no modulo de Administração de Pessoal (Rubi) é bastante automático, sem necessitar de informações ou lançamentos para o seu pagamento. Poderíamos dizer que, se resume a Definir o Cálculo e Efetuar o Cálculo, a partir daí obter os relatórios para pagamento e os impostos/contribuições a serem recolhidos. Tabela de Eventos: Os eventos para pagamento do 13º salário já constam na Tabela de Eventos Padrão do sistema que é implantada no cliente, de forma a pagar o salário e as parcelas variáveis. Somente situações específicas precisam da criação de novos eventos na tabela e de alguns ajustes. Parâmetros: Existem diversos parâmetros que orientam ao pagamento do 13º salário no sistema, e devem ser verificados anualmente, antes de realizar o seu pagamento no final do ano ou em rescisões contratuais Procedimentos e verificações necessários para pagamento do 13º salário Antes de calcular o 13º salário, é necessário efetuar algumas verificações no sistema. Importante lembrar que alguns destes assinalamentos também são utilizados para os cálculos das rescisões de contrato, portanto, é oportuno manter estas informações durante o ano todo de forma correta. Tabelas/Eventos/Cadastro conferir eventos de 13º Adiantado, 13º Integral, 13º Proporcional Rescisão e 13º Indenizado Rescisão, e também dos descontos no 13º salário. Tabelas/Gerais/Situações indicar quais afastamentos geram perda de avos no 13º salário. Tabelas/Sindicatos/Cadastro indicar forma de pagamento do 13º adto e Integral e médias. Empresas/Empresas para indicar médias no 13º salário Adto e forma de 13º Complementar. Colaboradores/Ficha Cadastral /Básica indicar quem deve receber 13º salário. Colaboradores/Históricos /Afastamentos cadastrar os afastamentos ocorridos durante o ano que ocasionarão perda de avos no 13º salário. Colaboradores/Dependentes/Pensão Judicial informar como calcular a pensão sobre o 13º salário. Cálculos/Definir Cálculo definir o tipo de cálculo 31 para 1ª parcela e tipo 32 para 13º Integral. Cálculos/Efetuar Cálculo realizar o cálculo para pagamento do 13º salário que ficará gravado na ficha financeira dos empregados, para posterior emissão de relatórios e impostos. Cálculos/Relatórios e Impostos/Previdência e Impostos/ Fundo Garantia / Sefip para gerar os relatórios, envelopes e recolhimento dos encargos. Impostos/Imposto Federal/Darf para gerar o DARF do IR 13º a ser recolhido.

4 P á g i n a Eventos 13º Salário na Tabela de Eventos Tabelas/Eventos/Verificar Consultar eventos 13º salário - características: 15, 16, 17 e 18. Tabelas / Eventos / Verificar Consultar eventos 13º salário - Grupo 15 13º salário adiantado. É possível verificar nesta tela do sistema a incidência dos impostos do grupo de eventos, no título Ir/INSS/FGTS já visualizando para posterior correção se houver erros. No exemplo acima, que demonstra eventos do tipo 15- Adiantamento 13º salário, somente deve haver o sinal de (+) na coluna do FGTS letra D, se houver outras colunas assinaladas com (+) ou com (-) deverão ser corrigidos estes assinalamentos no cadastro dos eventos.

5 P á g i n a Eventos para valor dos Avos perdidos 13º com incidências FGTS e INSS Devem existir alguns eventos na Tabela de Eventos que terão a função de apurar o valor dos avos perdidos em virtude destas situações no decorrer do ano, e sobre esta base calcular o FGTS 13º e informar esta base FGTS 13º no Sefip, e também para o INSS 13º: >> Dois Eventos para as Situações Acidente de Trabalho/Serviço Militar Base FGTS 13º: - Evento 13o Integral Acid. Trabalho e Serviço Militar característica 50G, válido para tipo cálculo 32 - Evento 13o Rescisão Acid. Trabalho e Serviço Militar característica 50H, válido para tipo cálculo 11 Ambos com regra 63, Tipo de Evento 4-Outros. Incidência: (+) para FGTS 13º Salário. Na Base do evento de característica 50G - 13º Integral, incluir todos os eventos de 13º integral e 13º Complementar, exceto os eventos de 13º maternidade e 13º maternidade complementar. Na Base do evento de característica 50H 13º Rescisão, incluir todos os eventos de 13º salário Proporcional na Rescisão, exceto os eventos de 13º maternidade rescisão. >> Três Eventos para a Situação Maternidade paga pelo INSS Base INSS 13º e FGTS 13º: - Evento 13o Integral Maternidade INSS característica 16H, válido para tipo de cálculo 32 e 11. Regra 15, Tipo de Evento 5-Outros Mostra no Envelope, Incidências: (+) para FGTS 13º Salário e (+) para INSS 13º Salário. Na Base do evento incluir todos os eventos de 13º integral e 13º Complementar, exceto os eventos de 13º maternidade. - Evento 13o Rescisão Maternidade INSS característica 17H, válido para tipo de cálculo 11. Regra 15, Tipo de Evento 5-Outros, Não válido para as situações: 1,2,3,4,5,6,8,9,10,11,12,13,14,15, indicando-as neste evento. Não informar situação 7 Demitido. Incidências: (+) para FGTS 13º Salário e (+) para INSS 13º Salário. Na Base do evento incluir todos os eventos de 13º proporcional rescisão, exceto os eventos de 13º maternidade rescisão. Estes dois eventos são obrigatórios e têm a função de calcular o valor dos avos não pagos em virtude do afastamento em Maternidade paga pelo INSS, ocorrido durante o ano, para encontrar as bases de INSS 13º e FGTS 13º a serem utilizadas nos encargos da empresa e desconto INSS 13º da empregada. O cálculo se baseia nos valores calculados pelo sistema na época do afastamento em Maternidade INSS, que constam daquelas fichas financeiras, aplicado com o salário da época. Não utiliza o salário atual e/ou médias atuais para este cálculo, a fim de simular exatamente o valor dos avos de 13º que foi pago pela Previdência na época, junto ao pagamento do último mês de afastamento. Evento 13o Diferença Maternidade INSS característica 16D, válido para tipo de cálculo 32. Regra 47, Tipo de Evento 1- Provento, Incidências: (+) para FGTS 13º Salário e (+) para INSS 13º Salário. Na Base do evento incluir todos os eventos de 13º integral, exceto os eventos de 13º maternidade e o evento de 13º complementar.

6 P á g i n a 6 Este evento decorre de entendimentos, e pode não ser obrigatório de acordo com o parecer da empresa. Tem a função de calcular a diferença entre o valor dos avos não pagos em virtude do afastamento em Maternidade paga pelo INSS, ocorrido durante o ano, com um outro cálculo considerando os salários e as médias atuais, para encontrar possíveis diferenças não pagas, e que seriam de direito da empregada receber. Por isto, é considerado um Provento a ser pago pela empresa, com todas as incidências Situações de Afastamento com perda no 13º Salário Tabelas/Gerais/Situações Indicar se o afastamento gera perda do avo 13º salário ou não. Campo 13º Salário (S,N) (S - Considera mês trabalhado; N - Não paga o avo correspondente se 15 dias ou mais no mês) 1.1.4Assinalamentos no Sindicato para 13º Salário: Tabelas / Sindicatos / Cadastro Assinalamentos 13º 1ª parcela e número de meses para cálculo das médias. Para indicar duas quantidades de meses para fazer médias e obter comparações de resultados, utilizar o botão Médias - F7. Na versão 4w todas as médias são calculadas com a mesma quantidade. Para indicar quantidades de meses diferentes somente para o 13º salário, é necessário escrever uma regra especial para esses eventos.

7 P á g i n a 7 Direito do avo de 13º no mês de fevereiro pode considerar 14 dias ou 15 dias trabalhados. Tabelas / Sindicatos / Cadastro Médias F7 indicar número de meses para cálculo das médias Assinalamentos no cadastro da Empresa Empresas/Empresas

8 P á g i n a Indicação de colaboradores com Direito ao 13º Salário No sistema quem deve receber 13o salário será assinalado na Ficha Cadastral/Básica, campo Recebe 13º Salário (S,N). Não têm direito ao 13º salário: Diretores prolaboristas, cooperados, estagiários, autônomos Empresa que paga 13º Salário aos Prolaboristas: Indicar N no campo Recebe 13º Salário da Ficha Básica de Empregados. Pagar mais um Pro labore em Dezembro. No dia pagar como Adiantamento da folha normal. Descontar adiantamento na folha de dezembro. Tributação de IRRF e INSS será pela soma dos dois, sem dar tratamento de 13º salário em que se tributaria em separado. Não será considerado no Sefip de 13º Salário Histórico de Afastamentos Colaboradores/Históricos/Afastamentos - No decorrer do ano os afastamentos dos empregados já foram informados no modulo Administração de Pessoal ou no Controle de Ponto, e terão tratamento automático no momento do cálculo do 13º salário. Importante: A empresa que iniciou os cálculos no Rubi no decorrer deste ano, deverá se certificar que todos os afastamentos com prejuízo no 13º salário estejam cadastrados.

9 P á g i n a Desconto da Pensão Judicial sobre o 13º salário No 13o Salário Integral: O desconto da Pensão será realizado no evento com característica 45C e regra 23. Em Colaboradores / Dependentes / Pensão Judicial, informar na pasta Base 13º Sal, de cada beneficiário, os eventos de 13o Integral, Proporcional e Indenizado na Rescisão, e 13º Complementar que servirão para incidência do % de Pensão. O valor da Pensão descontada do empregado ficará gravado também no item Colaboradores/ Dependentes/ Pensão Judicial/ P. Pensão F6, que permite gerar os pagamentos para cada beneficiário Eventos Fixos e o 13o Salário Para pagar no 13o salário um valor que é pago mensalmente na Folha e que consta em Cálculos/ Lançamentos/ Fixos, pode-se criar eventos de característica 13o salário: 15D, 16D, 17D e 18D indicando o evento que está em Lançamentos/ Fixos, na Base de Cálculo desses eventos, com um dos seguintes Tipos: 10 Valor do evento cadastrado em Fixos sem proporcionalizar aos avos 11 Valor do evento cadastrado em Fixos proporcional aos avos de 13o salário pagos. 12 Valor do evento cadastrado em Fixos proporcional a 1 hora, utilizado na base de um evento de 13o salário que será pago em horas, exemplo: média de horas extras. 13 Valor do evento cadastrado em Fixos proporcional a 1 dia, para utilizar em eventos pagos em dias e não em horas Média Valores Variáveis e Comissões no 13o Salário O sistema trata a inclusão de valores de comissões, prêmios e outros valores no 13º Salário de acordo com as Definições efetuadas na Tabela de Eventos conforme segue: Em Tabelas / Eventos / Definições devem ser informados todos os eventos pagos no ano, que devem ser considerados na média de Valores Variáveis do 13º Salário. Indicação do evento de Médias Férias no 13º salário, pode ser opcional de acordo com o entendimento da empresa.

10 P á g i n a Cálculo da 1ª Parcela do 13o Salário O cálculo do 13º Adiantado pode ocorrer em qualquer mês do ano, junto a uma folha mensal, em cálculo separado ou no recibo de férias. Se informar no Sindicato para pagar junto a um mês de Folha, isto ocorrerá automaticamente no mês de folha indicado. Para calcular em uma folha específica de 13º Adto e obter relatórios e envelope separados, é necessário em Cálculos / Definir Cálculo, incluir o Tipo Cálculo 31, selecioná-lo e Calcular. Para calcular o 13º Adto em uma data de novembro, a folha de outubro já deverá estar calculada e a folha de novembro pode estar definida, mas ainda não calculada. Os valores calculados ficam gravados no Cadastro da Ficha Financeira, possibilitando todas as listagens em Cálculos/ Relatórios/ Operacionais, inclusive os envelopes. O FGTS 13º salário será incluído automaticamente no SEFIP da folha do mês, a ser recolhido até o dia 7 do mês seguinte. Poderá haver mais de um Cálculo de tipo 31 no decorrer do ano, mas somente um por mês. Pode-se utilizar o Grupo de empresas ou Grupo de Cálculo (4w) para Definir e Calcular o tipo 31 para mais de uma empresa cadastrada no sistema (Empresas> Grupos de Cálculos). Rescisões calculadas após a data de pagamento do 13º salário descontarão o valor adiantado. Rescisões com datas anteriores à data de pagamento do 13º salário adiantado: sistema apresentará uma mensagem de que o empregado participou de cálculos seguintes e deve ser verificado o que fazer: se não for excluído do cálculo do 13º Adto, será descontado na rescisão de contrato, automaticamente. Obs.: O mesmo é válido para as rescisões ocorridas antes do pagamento do Cálculo 32-Integral. 13º Sal. Adiantado Característica: 44B Regra 37 Base Todos os eventos com carat Letra Evento para Desconto 13o Adto na Rescisão com Justa Causa Na rescisão com Justa Causa do empregado, se houver valor de 13º salário já adiantado, é necessário ter um evento com característica 44J cadastrado na Tabela de Eventos, para descontar este valor das demais verbas rescisórias, visto que não há pagamento de 13º Proporcional neste tipo de rescisão. Parametrização do Evento: Característica 44J e regra 45; Nas Incidências informar (N) para todos os campos; Deixar este evento válido para os Cálculos do Tipo 11, 23 e 42 na pasta Cálculos; Este evento será descontado na tela de Saldo de Salários no cálculo da rescisão.

11 P á g i n a 11 Uma dica é duplicar o evento de Descto 13º Salário Adto de característica 44B e depois alterar a característica para 44J, a regra para 45, e as Pastas Incidências, Cálculo e Base. Tabelas / Eventos / Cadastro Evento desconto 13º salário Adto quando a rescisão for justa causa empregado Definir Cálculo para Pagto 13º Salário Adiantado Cálculos/ Definir Cálculo Definir tipo 31-13o Adiantamento 1a Parcela. O cálculo de 13º Salário após definido pode ser selecionado e efetuado, sem a necessidade de lançamentos. Selecionar o Cálculo 31 e Efetuar o Cálculo. Listar relatórios e envelopes, líquidos bancários. Consultar Ficha Financeira. O FGTS 13º será recolhido junto ao Sefip da Folha normal do mês em que for pago. Conferência das Médias Pagas: As médias podem ter a conferência facilitada a partir do item Cálculos / Ficha Financeira / Consultas / Acumulados, indicando o período a ser consultado de jan até o mês anterior ao que se está pagando a 1ª parcela Adto 13º em valor Integral 100% Há um tratamento para permitir que na 1ª Parcela seja pago até 100% do valor de 13º salário, já calculando os valores de INSS 13º e IRRF 13º salário previstos para reduzir o valor do líquido a ser adiantado. No momento da Definição de Cálculo do Tipo 31-Adto 13º Salário será permitido acessar a Pasta correspondente para indicar este tipo de 13º Adto em 100%. (Clicar no botão 13º Adto. F8). É necessário cadastrar dois eventos de descontos: INSS 13º Previsto e IRRF 13º Previsto para que sejam tratados no cálculo de Tipo 31. Em Tabelas/ Eventos/ Cadastro cadastrar os seguintes eventos:

12 P á g i n a 12 Uma dica é duplicar os eventos de INSS 13 º e IRRF 13º já existentes na Tabela e fazer os ajustes conforme abaixo. Evento: Desconto de INSS 13º Salário Adto Previsto: Característica: 44D e Regra: 026 INSS. Tipo Evento: 3 Desconto. Processamentos: Indicar somente o Tipo de Cálculo 31. Incidências: Informar (-) no "FGTS 13º Salário". Nos demais campos informar N. Base-F6: Informar todos os eventos que fazem parte do cálculo 31 (13º Adiantamento, eventos de médias 13º Adto, adicionais 13º Adto, etc.), somando (+), com Tipo 01. Não podem ser informados os acumuladores de cálculo. Os eventos indicados para esta base não deverão ter incidência para INSS em seus cadastros. Evento: Desconto IRRF 13º Adiantado Previsto. Característica 44E e Regra Imposto de Renda. Tipo Evento: 3 Desconto. Processamentos: Informar somente o Tipo de Cálculo 31. Incidências: Informar (-) no "FGTS 13º Salário". Nos demais campos informar N. Base-f6: Informar todos os eventos que fazem parte do cálculo 31 (13º Adiantamento, eventos de médias 13º Adto, adicionais 13º Adto, etc.), somando (+), com Tipo 01. Inserir também o novo evento de INSS 13º Salário Adiantado Previsto, deduzindo da base (-), com Tipo 01. Não podem ser informados os acumuladores de cálculo. Os eventos indicados para esta base não deverão ter incidência para IRRF em seus cadastros. Ajustar evento Desconto de Adto 13º Salário - Característica 44B, já existente: Base: Inserir os eventos de Características 44D e 44E com (-) e Tipo 01. Isto para que o desconto de 13º Adto no pagamento integral, seja efetuado pelo efetivo Líquido que foi adiantado. No momento de efetuar o cálculo indicar na Abrangência somente o empregado a ser calculado a Parcela 13o Salário Integral Somente pode ser calculada com competência Dezembro ou em Novembro. Em Cálculos / Definir Cálculo é necessário definir o Tipo de Cálculo 32 13º Salário Integral. Todos os demais procedimentos são os mesmos de uma folha normal: selecionar o cálculo, calcular e gerar os relatórios, envelopes e impostos: GPS, FGTS e DARF do IRRF. A contabilização é gerada com este cálculo selecionado, em separado da folha de dezembro. Quando o 13º Integral for calculado em Dezembro: O FGTS 13º será recolhido até junto ao SEFIP da Folha normal de dezembro. A GPS 13º deve ser recolhido até A SEFIP exclusiva para o 13º Previdência Social deverá ser entregue até O IRRF será recolhido até o 10º dia do mês seguinte. Quando o 13º integral for calculado em Novembro: O FGTS será recolhido até INSS/ GPS permanecerá em No SEFIP constará em novembro para FGTS e em SEFIP exclusiva até para INSS O IRRF será recolhido até o 10º dia do mês de dezembro.

13 P á g i n a Definir o Cálculo 13º Integral O tipo de Cálculo 32 equivale ao 13º Integral, e deverá ser sempre calculado isoladamente. Na sequência Selecionar o Cálculo e Efetuar o Cálculo.. É sempre importante preparar uma lista de situações diferenciadas para serem conferidas no 13º salário, tais como: - Empregados afastados em cada uma das situações durante o ano, para checar os avos de direito. - Empregados que receberam horas extras e adicionais durante o ano, para checar as médias pagas. - Empregados que receberam comissões e prêmios em valor durante o ano, para checar os valores das médias pagas. Para consultar as médias acessar Cálculos/Ficha Financeira/Consultas/ Acumulados e indicar o período a ser consultado como janeiro a novembro. Cálculos / Ficha Financeira / Consultas / Acumulados - ver médias apuradas período janeiro a novembro. Apuração do Adicional de Insalubridade: - Empregado recebe 20% adicional insalubridade cadastrado no Histórico de Adicionais. - Evento de Adicional Insalubridade 13º está com Teto Cálculo = 0,00. Assim será pago o valor integral do adicional de insalubridade sem fazer médias das horas do ano. Porém, por conta da perda de avos no 13º, será efetuada a proporcionalidade dos meses trabalhados. 1.7 GPS 13º Salário A GPS deve ser gerada com o Código de Cálculo do tipo 32-13º Integral selecionado. - O SEFIP 13º exclusivo para a Previdência Social também pode ser gerado neste momento. Dica: Se a empresa tiver valores de Retenção de 11% Nota Fiscal compensadas na GPS 13º salário, melhor gerar a SEFIP 13º somente após o cálculo da folha de dezembro.

14 P á g i n a Carnê/GPS 13º Salário do Doméstico Poderá utilizar as informações abaixo para a geração das informações pelo sistema para conferência dos valores, porém a partir de 01/10/2015 o tratamento de todas as guias e cadastro do doméstico é tratado pelo site do esocial. O recolhimento dos Carnês INSS do 13º Integral e do Salário de Novembro podem ser efetuados em um mesmo Carnê, até o dia Lei /06. O sistema efetuará a junção dos dois carnês, se for assinalado, Origem = 3 na emissão dos carnês. No caso de demissão, irá juntar automaticamente o valor de INSS 13º junto com o carnê do mês. Importante: Não é permitido gerar SEFIP Exclusivo de 13º para os domésticos Prestadores de Serviços com Retenção de 11% Nota Fiscal Os valores de retenção de 11% das notas fiscais de serviços, informados em Cálculos/Terceiros/ Recebimentos podem ser deduzidos na GPS do 13º, assim como eventuais saldos de compensações de meses anteriores. Indicar para o sistema na geração da GPS e SEFIP. Compensação 11% Nota Fiscal na GPS 13º: O valor de retenção de 11% de nota fiscal informado em Cálculos / Terceiros / Recebimentos no mês de dezembro será deduzido na GPS 13º se deixar indicado para fazer a dedução da Retenção. Se zerar o campo 6 e ainda restar saldo remanescente, este será deduzido na GPS de dezembro automaticamente. Importante gerar a GPS nesta ordem: 13º salário primeiro e GPS folha de dezembro depois para que os saldos sejam aproveitados. Somente se ainda restar valor a ser compensado, após reduzir a GPS de dezembro, é que o sistema gravará este saldo no item das Compensações. Os valores de compensações anteriores cadastrados em Impostos / Previdência / GPS / Compensações também serão deduzidos na GPS do 13º salário. - Na emissão da GPS de 13º não serão listadas as guias referentes ao 11% de Retenção para os tomadores recolherem, somente serão listadas na GPS mensal de dezembro. Na geração do programa SEFIP 13º, no registro 20, campo 18 (posições ) levará os valores com a "Origem de Compensação = D". - Em Impostos/Previdência/Histórico/Contribuição, na pasta "13º salário", o Rubi 4w grava o código da Filial que o colaborador estiver alocado no momento do cálculo de Tipo 32. Esta gravação é realizada pelo processo de cálculo da folha. Assim, se o empregado trocar de filial depois do cálculo do 13º, será alocado no SEFIP 13º na filial que estava quando participou do cálculo do 13º Integral. Exemplo: A empresa pagou o 13º integral no mês 12, no dia 22/12 alguns empregados foram trocados de filial/obra com data de dia 1/12; assim quando for gerado o SEFIP da competência 13 o sistema buscará os dados da alocação dos empregados conforme a alocação que constava no dia 20/12 antes da alteração.

15 P á g i n a º Complementar e 13º Complementar a Devolver No Rubi assinalar em Empresas / Empresas em que situações o Sistema deverá calcular diferenças de 13o complementar. Podem ocorrer diferenças de 13o Salário na folha de dezembro, por motivo de: Alteração das médias de comissões, prêmios, horas extras e adicionais; Perda do avo em dezembro por afastamento desconhecido até o pagamento do 13º integral; Alteração salarial após o cálculo do 13º Integral - Tipo 32; Pagar diferenças na folha de dezembro; Encargos INSS 13º complementar recolher na GPS junto com a folha até o dia 10 de janeiro e FGTS 13º complementar incluir no SEFIP da folha até o dia 07 de janeiro. Características Devolução de impostos automática, quando ocorrer 13o Complementar a Devolver: Devolução INSS 13o = Característica 35E Devolução IRRF 13o = Característica 35C É necessário ter estes eventos definidos na Tabela para que o Sistema efetue a devolução automática. Importante: O evento de 13º complementar não pode ser informado em uma Folha normal ou Complementar a uma Folha normal, que não seja a do mês de dezembro. 13º Sal. Complementar. Caract: 16F. Regra 40 Base Todos os eventos que foram pagos no 13º Integral. 13º Sal. A devolver Caract: 44 A Regra 20. Base Todos os eventos que foram pagos no 13º Integral 1.9 Afastamento Maternidade no Ano Atualmente existem dois tipos de licença maternidade: paga normalmente pela empresa e depois abatida no recolhimento da GPS, ou paga pelo INSS e calculada para servir de base ao FGTS e INSS da empresa. No Sistema existem duas situações de afastamentos para tratar corretamente estes dois casos tanto na folha mensal e na GPS, e no 13º salário. Maternidade Paga pela Empresa (situação 06): No 13º salário, são apurados os dias de maternidade no ano, neste caso não calcula em doze-avos. O valor proporcional aos dias de maternidade no ano, será pago no evento 13º integral Maternidade, e será deduzido na GPS 13º.

16 P á g i n a 16 Fórmula de cálculo = 13º pago : número de doze-avos pagos : 30 x dias maternidade no ano. Este valor é pago em evento específico de 13º maternidade, e será abatido na GPS 13º salário a ser recolhida, e informado em Sefip 13º. Maternidade Paga pelo INSS (situação 19): Este tipo de maternidade é pago diretamente pela Previdência Social. E os avos de 13o Salário referentes aos meses afastados em Licença Maternidade são também pagos pelo INSS, junto com o valor do último mês de afastamento. É necessário calcular o valor desses avos para servir de base aos encargos de INSS 13o e FGTS 13o que são devidos pela empresa, e também para o desconto do INSS da empregada que deve considerar o percentual sobre este valor. Este valor é apresentado em evento tipo Outros, específico de 13º maternidade INSS, e será utilizado para aumentar a base de 13º salário para o cálculo dos encargos da empresa e da empregada, e informado em SEFIP 13º SEFIP Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social Desde a geração 8 do SEFIP, o 13º salário Integral passou a ser informado em duas SEFIPS: - A remuneração que serviu de base para o FGTS 13º irá constar normalmente no SEFIP do mês de pagamento, junto aos valores da folha de pagamento. - A remuneração que serviu de base para a Previdência constará em SEFIP 13º Exclusiva para a Previdência Social que não será considerada pela Caixa. O recolhimento do depósito de FGTS mensal e de 13o salário é efetuado mediante GRF - Guia de Recolhimento do FGTS contendo as informações da Folha de 13º e da Folha normal do mês. A guia somente é emitida pelo programa SEFIP, após envio do arquivo pelo programa Conectividade Social e gravação do SELO. Para o Cálculo 32 13o integral deve ser gerada uma SEFIP 13º separada, somente com os valores que constaram do processamento 32 do Sistema. Enviar pelo Conectividade Social até 31 de janeiro para a Previdência Social. É muito importante conferir os valores gerados pelo SEFIP e pelo Sistema para certificar-se de que estejam corretos. Importante: O SEFIP somente aceita valores de diferenças positivas de 13o Complementar na competência dezembro, e não aceita valores negativos de 13o complementar a devolver para o empregado. Os valores de 13o Complementar a Devolver junto com a devolução de INSS 13º Salário poderão ser informados para Compensação ou poderão ser objeto de pedido de Restituição pela empresa. Na Relação de INSS o Sistema destaca os valores negativos de base e desconto de INSS 13o dos empregados. Cabe à empresa calcular os valores da GPS de acordo com os percentuais da Filial e acrescentar ainda as devoluções de INSS 13o aos empregados, indicando este valor no item Impostos/ Previdência/ GPS/ Compensação para que o Sistema compense os valores nas próximas GPS. Informar a taxa Selic mensalmente para que o Sistema atualize o valor a compensar no mês seguinte.

17 P á g i n a 17 O valor pode ser compensado na GPS de dezembro do mesmo ano, porém o Sistema somente compensará no mês seguinte Emissão SEFIP 8.4 no Sistema Pode-se utilizar o recurso do Grupo de Cálculo/Empresas, para agrupar as empresas de mesmo tipo de código de recolhimento a serem incluídos no mesmo arquivo Sefip.re. O arquivo SEFIP é gerado pelo Sistema em Impostos/ Fundo Garantia/ Emissão/ SEFIP Disquete no Sistema. Os valores do 13o salário Integral que serviram de base ao FGTS 13º serão gerados junto com os valores da competência dezembro. Para Gerar SEFIP 13º exclusiva para a Previdência Social informar Competência 12/... e no campo Origem Cálculo = 2-13º Salário Conferência dos Valores SEFIP e Recolhimento A GPS e a GRF devem ser conferidas nos valores gerados em Relatórios / Movimento / Analítico GRF e GPS, confrontando cm a Relação de INSS e a GPS geradas pelo sistema. GPS 13º = No SEFIP, item Relatórios / Movimento, acessar a opção Comprovante de Declaração à Previdência ou GPS para checar com os dados da GPS/Relação INSS do Sistema do cálculo 13º Integral. GFIP 13º Sem Movimento- deverá ser gerada para aquelas empresas que não tiveram pagamento de 13º salário. Exemplo: empresas que tenham somente prolaboristas. Utiliza-se somente código recolhimento 115. Somente pode ser gerada diretamente no Programa SEFIP 8. Os valores da GPS 13o Sal do Sistema devem ser comparados com valores do SEFIP 13º.

18 P á g i n a Dicas de solução de Erros no 13º Salário 13º salário - Adiantamento e Integral Descto de 13º Sal. Adto - Evento característica 44B e regra 37 : na pasta BASE, devem constar TODOS os eventos com característica de 13º Adto, informados com número 15 + letras de A a Z. Se foi criado algum evento novo de 13º Adto durante o ano, deve ser incluído na Base deste evento. Eventos 13º Complementar (caracter. 16F) e 13º Complementar a Devolver (caracter.44a): na pasta BASE devem constar TODOS os eventos com característica de 13º Integral (16...), com EXCEÇÃO dos eventos de 13º Complementar e 13º Sal. Maternidade. Para conferir todos os eventos com estas características, acessar o item Tabelas/Eventos/Eventos/ Verificar, escolhendo os grupos de características 15 e 16. É muito comum ocorrer problemas nestes cadastros, sendo a causa da maioria dos problemas de 13º salário que chega ao Atendimento Senior. Normalmente o cliente cria um novo evento durante o ano e não faz a configuração acima, logo, nos cálculos de 13º salário haverá problemas. Estes eventos de 13º salário complementar, 13º complementar a Devolver, 13º Maternidade e 13º Maternidade a Devolver não devem ser informados nos Lançamentos do mês de dezembro, pois é o sistema que os calculará automaticamente. Se tiver de informar, terá de zerar nos Lançamentos, os demais eventos de complementares de 13º que poderão surgir na ficha financeira do empregado erroneamente. Ao emitir algum modelo de crédito bancário para 13º salário e ocorrer que não houve registros a listar, deve verificar o campo consolidar que precisa estar com N. Ao calcular o 13º salário adiantado e não estiver aparecendo os demais eventos, somente o que foi criado com característica 15D por exemplo, é que este evento não está na base do evento de desconto de 13º sal. Emissão Carne 13º: Se ao emitir estiver corrigindo, ver na tabela de Previdência, a data de vencimento do carnê de 13º, o sistema busca esta Data. Quando não emite o carnê de 13º salário, entre em Impostos / Previdência / Carnê / Recolhimentos / Coletivo, informe S no campo Assinalar, gere para o ano inteiro. Depois gere o carnê novamente. Evento de Licença Remunerada na Folha: Em Dezembro e Janeiro poderão aparecer eventos de Licença Remunerada Diurna/Noturna em virtude de: - ao gerar férias coletivas e admitidos sem saldo pedir para quitar o período pagando os demais dias como licença remunerada - ao gerar férias coletivas, informar dias inválidos Ex.: 25/12 e 01/01, em dezembro irá aparecer 01 dia de Licença Remunerada e janeiro também 01 dia. Se não estiver pagando 13o salário adiantado somente para alguns ou para todos os empregados: - verificar se na ficha básica consta S no dado Recebe 13o salário. Verificar em Cálculos /Ficha Financeira/ Consulta / Acumulados indicando de jan a out se já aparecem valores de 13o salário adiantado no ano e se no sindicato consta U = significa que não é para pagar diferenças de 13o adiantado. Ou no mês que aparecer nesta tela de consulta há eventos com características 13o adiantado erroneamente na ficha financeira. - pode ser que no evento exista alguma situação indicada e

19 P á g i n a 19 os empregados que estiverem naquela situação não terão aquele evento sendo pago. - Em Tabelas Eventos Verificar = escolher a característica de 13o adiantado e verificar se há mais de um evento com a característica 15A, sendo que em algum deles possa existir um vínculo ou tipo de contrato ou situação invalidando o evento: salvo se for isto mesmo que a empresa quer: não pagar para estagiários (tipo de contrato 5), por exemplo. Se não está pagando 13o salário adiantado ou integral para empregados que estão na situação 3 - Aux.Doença: Resposta: No evento de característica 15 ou 16 está indicada a situação 3 no item Situações = o que a torna inválida para este evento, assim se o empregado estiver afastado no mês de pagamento, o Sistema não irá pagar o 13o salário. Se os primeiros 15 dias de licença médica estiverem gerando perda de avos no 13o salário, verificar se na situação 14 o dado 13o Salário está com N = perde avos. Isto deve ser verificado mesmo que o empregado teve o atestado médico informado na situação 3, mas com 15 dias de licença de médica. Se a empresa não quiser pagar as médias de comissões ou de horas extras no 13o salário adiantamento: no cadastro da empresa assinalar N no dado Médias Adto 13o salário. Se a empresa não quiser pagar diferenças de 13 sal. adiantado: no sindicato indicar a letra U no dado Tipo/Mês Adto 13o salario. Insalubridade Admitidos no Ano - 13º salário integral: Vejamos o exemplo do funcionário Ele tem 1766,09 de insalubridade acumulada de abril a novembro. Logo a média direta para estes 8 meses é 220,75. O sistema mostra a referência integral dos 8 meses, porém o valor ele faz proporcional. Como o valor é 20% do salário mínimo o cálculo é o seguinte: 260 * 20% = 52,00 Como a escala deste funcionário é de 200hs o sistema faz o seguinte: 52,00 / 220 * 220,75 / 12 * 9 = 43,05 Compensação em Processamento 32-13º Salário Lembrete Importante: Para compensação de valores correspondente a Retenção de Notas Fiscais em processamento 32, informamos que esse procedimento é legalmente permitido apenas para filiais tipo Obra ou Temporárias. O sistema não fará nenhum bloqueio para cadastramento de outros tipos de filiais. Sendo assim, a responsabilidade por gerar uma GPS com compensação ou não, neste tipo de processamento, ficará a cargo do usuário, o qual precisa ficar atento para não assinalar "S" no campo "Compensar" ao gerar uma GPS para filiais M e F. Cálculo dos Avos para o 13º Adiantado Para o cálculo do 13º Adiantado, podemos optar pelo pagamento projetando até dezembro ou somente até o mês de pagamento, através do assinalamento no campo Adm.Ano 13º Até Mês 12 em Tabelas / Sindicato / Cadastro: S Considerar avos até dezembro na 1ª parcela N Considerar avos somente até novembro ou geração. Cálculo das Médias para o 13º Adiantado As dicas abaixo servem tanto para o cálculo de horas extras quanto de valores variáveis.

20 P á g i n a 20 Para funcionário admitido a mais de 1 ano deve-se somar os valores de médias que estão em Cálculos/Ficha Financeira/Consulta/ Acumulados e dividir pela quantidade de avos de direito no ano. Ex: Funcionário admitido em 06/1999, sem afastamento com perda de 13º Salário em 2002, e com adiantamento em Novembro. Ficha Financeira / Acumulados: 01/2002 -> 879,85 04/2002 -> 1.152,78 06/2002 -> 1.203,70 07/2002 -> 1.146,67 09/2002 -> 1.244,44 10/2002 -> 1.187, , ,51 / 10 = 681,45 * 50% = 340,73 Houve Horas Extras em 06 meses até o adiantamento. Soma-se os valores e divide-se por 10 (pois o mês 11 ainda não foi calculado), e então aplicamos o percentual de adiantamento indicado no sindicato do funcionário. Obs.: O mesmo cálculo aplica-se para o 13º Salário Proporcional na Rescisão. Para funcionários com menos de 1 ano na empresa soma-se os valores contidos na tela de Acumulados e divide-se pelos avos do ano (12) para encontrar a média de 1 avo, e divide novamente pelos avos trabalhados (descontando o mês de pagamento, pois provavelmente a folha ainda não foi calculada) e multiplica-se pelos avos até o mês de pagamento do Adiantamento. Para só então aplicar o percentual informado no sindicato. Ex. Funcionário admitido no mês 05/2002 com adiantamento de 13º Salário em Novembro Ficha Financeira / Acumulados: 10/2002 -> 1.250,00 * Cálculo com assinalamento "N" no sindicato do funcionário, no item Adm.Ano 13º Até Mês 12 : 1.250,00 / 12 / 6 * 7 = 121,52 * 50% = 60,76 * Com o assinalamento "S" no sindicato: 1.250,00 / 12 / 6 * 8 = 138,88 * 50% = 69,44 Processamento 32 em Novembro Para os usuários que desejam fazer o pagamento do 13º Integral no mês de novembro deve-se tomar o cuidado para que a data de pagamento do 13º Salário não seja anterior a data de pagamento da competência.por exemplo, se pagar a folha em em 29/11/2002 a data de pagamento do processamento 32 deve ser 30/11/2002. Quanto aos encargos, o FGTS fica devido junto com o folha de pagamento da competência 11/2002 e o INSS em 20/12/2002 conforme o cadastramento feito em Tabelas / Valores / Previdência, no item Vecto GPS/13s/Carnê: para a competência 12/2002. E quanto as diferenças que por ventura possam ocorrer o usuário tem duas opções: 1º: Deixar que o sistema apure automaticamente na folha seguinte (Dezembro) 2º: Fazer uma folha complementar em dezembro com tipo 12, tendo como referencia o processamento º Salário e Maternidade Funcionária afastada por Licença Maternidade no Ano. Quando pagamos 13º adiantado para funcionárias que se encontram afastadas no mês do pagamento, o sistema verifica o campo 13º Salário (S,N) da situação de Licença Maternidade INSS (tipo 19) para apurar os avos de direito. S Considera mês trabalhado (Irá verificar os avos de direito até o fim do ano, ou seja projetando até o mês 12/2002). N Não paga o avo correspondente se mais de 15 dias no mês (Verifica os avos de direito somente até o mês do adiantamento). fará o seguinte cálculo: a colaboradora ficou afastada em Licença Maternidade (19) entre 07/08/00 a 04/12/00.Se tiver assinalado N na situação, irá considerar somente até o mês 10, ficando assim 7 avos de adiantamento. Pagamento mês 10 - funcionária tem direito a 10 meses - 3 de maternidade (08,09 e 10) = 7 avos de direito.

21 P á g i n a 21 Cálculo de INSS sobre 13º Salário Maternidade Quando o evento de INSS sobre 13º Integral (característica 40C) tiver 1,00 no teto de calculo do evento, o desconto de INSS da empregada, sera calculado sobre o valor total de 13º Integral (tipo Proventos) + 13º Maternidade INSS (tipo Outros). Ex.: Funcionária recebeu de 13º Salário R$500,00 pela empresa e mais R$500,00 pelo INSS, será calculado 11% de INSS sobre R$1.000,00. Estando com 0,00 no teto de calculo, o INSS será calculado sobre o 13º Integral, considerando a alíquota resultante da soma dos dois. Ex.: Funcionaria recebeu R$500,00 pela empresa e mais R$500,00 pelo INSS. Somam-se os dois valores para encontrar o percentual de calculo (no caso 11%) que será aplicado somente sobre a parte paga pela empresa (R$500,00). Porém, se o valor de 13º Salário Maternidade for maior que o teto máximo do INSS, NÃO será descontado nada. Obs.: O mais correto é indicar o 1,00 no teto de cálculo, tendo em vista que o INSS não está efetuando o desconto do INSS 13º salário do pagamento relativo aos avos do 13º Salário Maternidade pagos junto com o salário maternidade. Esse procedimento se aplica tanto para o processamento 32, quando para rescisões. Provisão A baixa da provisão de 13º salário somente acontecerá quando houver rescisão de contrato ou pagamento de 13º salário integral (dezembro). Os adiantamentos de 13º recebidos pelo colaborador durante o ano somente serão demonstrados no relatório de provisões. Quando ocorrer o pagamento do 13º integral ou de uma rescisão, o valor adiantado anteriormente também será descontado.

22 P á g i n a 22