EXCEL MÓDULO 3 Fernando Andrade

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1 EXCEL MÓDULO 3 Fernando Andrade [email protected]

2 Índice Tabela Dinâmica... 3 Atualizando sua tabela dinâmica... 7 Alterando a fórmula que agrupa os campos da tabela dinâmica... 8 Agrupando dados na tabela dinâmica... 9 Formatação de números da tabela dinâmica Fórmulas e funções na tabela dinâmica Campo calculado Item calculado Alterando a exibição dos dados em uma tabela dinâmica Personalização de tabela dinâmica Consolidar vários intervalos em tabela dinâmica Consolidar dados sem usar campos de página Consolidar dados usando um único campo de página Consolidar dados usando vários campos de página Criando um gráfico dinâmico Funções de pesquisa PROCH e CORRESP ÍNDICE e CORRESP PROC SE, E e OU Funções aninhadas em validação de dados Trabalhando com hipóteses Um conjunto de hipóteses Dois conjuntos de hipóteses Atingindo Metas Visualizando metas em gráficos Cenários Trabalhando com cenários Resumo de cenários Solver Adicionando mais restrições ao Solver Auditoria Dependentes Erros Estrutura de tópicos Organização automática Organização manual Suplementos Consulta a banco de dados Formulários em planilhas Macros Tecla de atalho de macro Atribuindo macros a um botão no menu Editando a macro Quadros de diálogo em macros Altere o valor de uma propriedade com uma macro Respondendo perguntas em macros e tomando decisões Executando uma mesma instrução várias vezes (o Loop For Each)... 71

3 Tabela Dinâmica Você pode mostrar seus dados na forma de linha e coluna (como na figura abaixo) ou você pode organizar seus dados e exibi-los por assunto (como na figura ao lado). É o que faz uma tabela dinâmica. E ela é dinâmica porque você pode alterar dinamicamente a representação dos dados. Para ver como funciona uma tabela dinâmica, vamos precisar de uma tabela como esta abaixo. 1. Construa sua planilha. DICA Esta planilha também é chamada de banco de dados, porque apresenta uma linha com cabeçalhos das colunas e as demais linhas contendo apenas dados. Para trabalhar com banco de dados, você precisa mostrar ao Excel que planilha usar como banco de dados. Você faz isso deixando o cursor em qualquer célula preenchida. 2. Clique em qualquer célula PREENCHIDA da planilha. 3. Clique na guia Inserir para inserir uma tabela dinâmica. 4. Clique na parte SUPERIOR (atenção!) do botão Tabela Dinâmica. 4 3 COMENTÁRIO Muitos botões no Excel são formados por duas partes: a parte superior executa a ação mais esperada, a parte inferior oferece alternativas. Neste exemplo queremos construir rapidamente a tabela dinâmica, então clicamos diretamente na parte superior do botão. PESSOAS E TECNOLOGIA 3

4 Aparece o quadro de diálogos Criar Tabela Dinâmica. VEJA Como deixamos o cursor em uma célula PREENCHIDA da planilha, o Excel já selecionou automaticamente o intervalo adequado. Vamos criar a tabela dinâmica na mesma planilha onde está o banco de dados. VEJA Intervalo selecionado automaticamente 5 5. Assinale a opção Planilha Existente e indique a célula inicial da tabela dinâmica. 6. Clique em OK. VEJA 1 Guias com ferramentas para o trabalho com tabelas dinâmicas VEJA 2 Estrutura da tabela dinâmica VEJA 1 Aparecem agora duas novas guias para o trabalho com tabelas dinâmicas, Opções e Design. VEJA 2 O Excel mostra a estrutura para a nova tabela dinâmica, com campos de página, linha, coluna e dados. O que significam cada um destes campos? PESSOAS E TECNOLOGIA 4

5 Dados: São os números que aparecerão na tabela dinâmica. Perceba que não são exatamente os mesmos números armazenados na planilha usada como base, mas sim um cálculo feito com eles. Coluna: Contém as informações mais abrangentes da planilha. Neste exemplo as colunas conterão o tipo de produto vendido (Frutas ou Legumes). Linha: Contém os detalhes. Na figura acima você vê o vendedor e o ano em que foi feita a venda. Página: Mostra as informações agrupadas por critérios mais amplos. No nosso exemplo separamos os dados por região onde foi feita a venda. LINHA PÁGINA DADOS COLUNA 7. Arraste para a área de Dados o campo Vendas. ANO REGIÃO TIPO 8. Para Coluna arraste o campo Tipo. VENDEDOR VENDAS 9. Para Linha arraste primeiro o campo Vendedor e depois o campo Ano. DICA Como você vê, é possível colocar mais de um campo em cada área. 10. Para a Página arraste Região. O assistente agrupa as vendas somando cada um dos valores. Em vez de somá-los, você também pode calcular a média, obter o valor máximo etc. Veja como fazer isso nas páginas seguintes. VEJA Filtros VEJA Os campos possuem filtros para que possamos exibir dados específicos. PESSOAS E TECNOLOGIA 5

6 11. Por exemplo, para ver apenas os dados de um ano específico, clique na seta do campo Ano e deixe assinalado apenas o ano desejado Em caso de querer retirar algum campo, arraste-o para fora da tabela. Veja que aparece um X vermelho indicando que o campo será eliminado quando você soltar o mouse. 13. Você também pode trocar os campos de lugar, basta arrastá-los para a nova posição. Por exemplo, você pode retirar Ano da linha e colocá-lo na coluna. É por isso que chamamos este recurso de Tabela Dinâmica. PESSOAS E TECNOLOGIA 6

7 Atualizando sua tabela dinâmica Embora a tabela seja dinâmica, sua atualização não é automática. E você precisa tomar alguns cuidados. Por exemplo, se você inserir mais uma linha no final do banco de dados original, ela não será considerada. Veja. 1. Escreva Laticínios, 2010, 10000, Oliveira, Sul na última linha da tabela. 2. Retorne para a tabela dinâmica e verifique: nenhuma mudança, certo? Você precisa informar o acréscimo desta última linha. 3. Clique dentro da sua tabela dinâmica Clique na guia Opções. 5. Clique no botão Alterar Fonte de Dados no grupo Dados. 6. No quadro Alterar Fonte de Dados da Tabela Dinâmica, indique a nova faixa de dados na caixa Tabela/Intervalo, incluindo agora a nova linha e clique em OK. A tabela dinâmica também não é atualizada automaticamente se você alterar os dados na tabela original. É você quem comanda esta atualização, veja. 7. Para mostrar alteração de dados na tabela dinâmica, clique na parte SUPERIOR (atenção!) do botão Atualizar no grupo Dados da guia Opções. PESSOAS E TECNOLOGIA 7

8 Alterando a fórmula que agrupa os campos da tabela dinâmica O assistente de tabela dinâmica automaticamente SOMA os valores dos campos que você arrasta para região Dados. Mas é possível definir outro tipo de cálculo para eles. 1. Clique sobre um número na região Dados da tabela dinâmica. 2. Selecione a guia Opções. 3. No grupo Campo Ativo, clique no botão Configurações do Campo. 3 Aparece o quadro Configurações do Campo de Valor. 4. Indique o tipo de cálculo que você deseja fazer. No exemplo mostrado na figura ao lado escolhemos Média Clique em OK. PESSOAS E TECNOLOGIA 8

9 Agrupando dados na tabela dinâmica Criar relatórios dinâmicos é muito simples. Existem, no entanto, algumas situações que exigem um cuidado maior. Um exemplo típico acontece quando os dados envolvem datas. 2 No exemplo ao lado, a planilha mostra pedidos de uma empresa, são 800 pedidos. Vamos criar uma tabela dinâmica que agrupe os vendedores por datas do pedido Deixe o cursor nos dados da planilha. 2. Na guia Inserir, clique no botão Tabela Dinâmica. 3. No quadro Criar Tabela Dinâmica que aparece, selecione Planilha Existente e indique a célula inicial da tabela dinâmica. Vamos agrupar os valores por Vendedor e Data do Pedido. VENDEDOR 4. Arraste Vendedor para a linha, Data do Pedido para coluna e Valor do Pedido para a área de dados. DATA DO PEDIDO VALOR DO PEDIDO PESSOAS E TECNOLOGIA 9

10 Como os dados deste exemplo mostram datas de 2003 a 2007, a tabela dinâmica resultante ficou muito extensa desde a coluna G até a coluna IH na figura acima. Será melhor agrupar a tabela em meses e anos. 5. Deixe o cursor em qualquer célula com data de pedido e clique no botão Agrupar Campo No quadro Agrupamento que aparece, clique em Meses e depois em Anos. 7. Clique em OK. Pronto, a tabela dinâmica apresenta agora um número muito menor de colunas, já que vemos apenas meses e anos, e não mais datas. 6 PESSOAS E TECNOLOGIA 10

11 Formatação de números da tabela dinâmica Os números na tabela dinâmica da página anterior estão aparecendo com muitas casas decimais, dificultando a visualização. Já que fazem parte de uma tabela dinâmica, vamos formatá-los com os recursos de tabela dinâmica. 1. Clique em qualquer célula que contenha valores de pedidos. 2. Clique no botão Configurações do Campo no grupo Campo Ativo Clique no botão Formato do Número. 4. Selecione a categoria Número. 5. Indique o número de casas decimais. 6. Clique em OK para fechar os quadros de diálogos abertos. PESSOAS E TECNOLOGIA 11

12 Fórmulas e funções na tabela dinâmica Campo calculado Os relatórios de tabela dinâmica são extremamente eficientes no resumo de dados. Já vimos isso. Agora o que poucos sabem é que o relatório de tabela dinâmica permite a utilização de fórmulas e funções. Isto é possível através dos campos calculados. Em nosso relatório, teremos que criar um novo campo chamado comissão. A ideia é ter uma visão geral das comissões em relação ao valor global dos pedidos. Neste exemplo, a comissão varia conforme o valor do pedido: Se Valor do Pedido >= 1500, Então Comissão = 10% do Valor do Pedido Se Valor do Pedido < 1500, Então Comissão = 5% do Valor do Pedido 1. Com o cursor em qualquer célula da tabela dinâmica, selecione a guia Opções e clique no botão Fórmulas e escolha Campo calculado Na caixa Nome, digite Comissão. 3. Na caixa Fórmula, digite: = SE( 'Valor do Pedido'>1500; 'Valor do Pedido'*0,05; 'Valor do Pedido'*0,1) 4. Clique em Adicionar. 5. Clique em OK para fechar o quadro de diálogo PESSOAS E TECNOLOGIA 12

13 6 6. O campo calculado aparece na forma de linha. Para exibi-lo como coluna, basta arrastálo para a região de colunas. Item calculado Além de criar novas colunas ou linhas em tabelas dinâmicas, o recurso de fórmula permite trabalhar com os vários itens da tabela. Por exemplo, precisamos agora de um novo relatório que mostre apenas os três vendedores. Os demais serão 1 totalizados em um ITEM CALCULADO chamado Outros. IMPORTANTE Para trabalhar com itens calculados, a tabela dinâmica não pode estar agrupada. 1. Para desagrupar nossa tabela dinâmica de exemplo, clique em qualquer célula com informação de data (mês ou ano) e clique no botão Desagrupar. 2. Para agrupar os vendedores, clique em qualquer célula com vendedores e clique no botão Item calculado... 2 PESSOAS E TECNOLOGIA 13

14 3. Digite Outros na caixa Nome do item calculado. 4. Clique agora na caixa Fórmula e digite a fórmula =Buchanan+Leverling +Suyama. 5. Clique em Adicionar para adicionar este item calculado na lista de vendedores Clique m OK para ver o resultado na tabela dinâmica. O novo item, Outros, aparece na lista de vendedores. Precisamos agora filtrar a lista, ocultando todos os nomes que agora fazem parte do item Outros Clique na seta de filtro do campo Vendedor para exibir as opções de filtragem. 8. Desmarque os vendedores que não devem aparecer na lista e clique em OK. Pronto, agora a tabela dinâmica está totalmente adequada às necessidades. 8 COMENTÁRIO Como desagrupamos nossa tabela dinâmica para trabalhar com itens calculados itens calculados não permitem tabelas dinâmicas agrupadas e como nossa tabela de exemplo apresenta muitas datas, pode ser que apareça a mensagem O relatório de tabela dinâmica não se ajusta à planilha. Deseja mostrar o máximo possível? Se aparecer, nossa alternativa é sacrificar a exibição de algumas datas responda então OK. PESSOAS E TECNOLOGIA 14

15 Alterando a exibição dos dados em uma tabela dinâmica Para analisar uma informação sob outros ângulos, você pode modificar a forma de exibição de dados em uma tabela dinâmica. Nosso relatório mostra a soma das vendas por vendedor nos respectivos meses. Poderíamos, por exemplo, ver quanto representa o vendedor 2 Davolio em relação ao total. 1. Para este exemplo, criamos uma tabela dinâmica que agrupa mensalmente as informações. 2. Na guia Opções, clique no botão Configurações de Campo. 3. Para mostrar os valores de outra forma, clique na aba Mostrar valores como. 4. Clique na seta à direita da caixa Mostrar valores como para mostrar as várias opções de visualização. 5. Selecione % do total no final da lista 3 4 Observe a planilha e veja que Davolio teve um desempenho de 1,25% em janeiro levando-se em conta o total geral. 5 PESSOAS E TECNOLOGIA 15

16 Personalização de tabela dinâmica O recurso de tabela dinâmica do Excel apresenta vários formatos prontos para relatórios, todos reunidos na guia Design Você pode: 1. Escolher um estilo pronto; 2. Definir cabeçalhos de linhas e/ou colunas; 3. Habilitar/desabilitar totais gerais e subtotais; 4. Criar um novo estilo personalizado. 5 Na guia Opções é possível fazer ainda mais personalizações: 5. Clique no botão Opções no grupo Tabela Dinâmica e escolha alternativas para Layout e Formato, Totais e Filtros, Exibição, Impressão e Dados. PESSOAS E TECNOLOGIA 16

17 Consolidar vários intervalos em tabela dinâmica Use o Assistente de Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico para consolidar vários intervalos em uma tabela dinâmica. No assistente, você pode escolher entre usar nenhum campo de página, um único campo de página ou vários campos de página. Consolidar dados sem usar campos de página Para combinar os dados de todos os intervalos e criar uma consolidação que não possua campos de página: 1. Clique em uma célula em branco na pasta de trabalho que não seja parte de um relatório de tabela dinâmica. 2. Inicie o Assistente de Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico. DICA Para adicionar o Assistente de Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido: a. Clique na seta ao lado da barra de ferramentas e, em seguida, clique em Mais Comandos. b. Em Escolher comandos em, selecione Todos os Comandos. c. Na lista, selecione Assistente de Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico, clique em Adicionar. d. Clique em OK. 3. Na etapa 1, clique em Vários intervalos de consolidação e depois em Avançar. 3 PESSOAS E TECNOLOGIA 17

18 4. Na etapa 2a, assinale Criarei os campos de página e clique em Avançar. a 4 b 4. Na etapa 2b: a. Selecione o primeiro intervalo de células e clique em Adicionar. c b. Repita o processo para cada intervalo de células (quatro na figura ao lado). c. Em Quantos campos de página você deseja?, assinale 0 e clique em Avançar. 5. Na etapa 3, selecione um local para o relatório de tabela dinâmica e clique em Concluir. 5 Pronto, você vê todos os dados consolidados em uma tabela dinâmica. Veja que todos os itens são mostrados em uma única página. Na próxima página desta apostila você verá uma tabela dinâmica com um campo de página e aí então ficará bastante clara a diferença de tabelas dinâmicas com ou sem campos de página. PESSOAS E TECNOLOGIA 18

19 Consolidar dados usando um único campo de página Você também pode incluir na tabela dinâmica consolidada um único campo de página com: Um item para cada intervalo de origem; Um item que consolide todos os intervalos. 1. Clique em uma célula em branco na pasta de trabalho que não seja parte de um relatório de tabela dinâmica. 2. Inicie o Assistente de Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico. 3. Na etapa 1 do assistente, clique em Vários intervalos de consolidação e depois em Avançar Na etapa 2a, assinale Crie um único campo de página para mim e clique em Avançar. 5. Na etapa 2b: a. Selecione o primeiro intervalo de células e clique em Adicionar. b. Repita o processo para cada intervalo de células (quatro na figura ao lado) e clique em Avançar. 4 COMENTÁRIO Este quadro é semelhante àquele apresentado na seção anterior, Consolidar dados sem usar campos de página, com a diferença de que você não precisa indicar a quantidade desejada de campos de página, já que o próprio assistente definirá as páginas necessárias. b a DICA Se o intervalo de células estiver em outra pasta de trabalho, abra primeiro a pasta para facilitar a seleção de dados. PESSOAS E TECNOLOGIA 19

20 6. Na terceira e última etapa do assistente, selecione um local para o relatório de tabela dinâmica e clique em Concluir. 6 A tabela dinâmica aparece exibindo todos os itens. Você pode clicar na seta de página e exibir os itens desejados. Consolidar dados usando vários campos de página Você pode criar vários campos de página e atribuir seus próprios nomes de item a cada intervalo de origem. Isso lhe permitirá criar consolidações parciais ou completas. 1. Clique em uma célula em branco na pasta de trabalho que não seja parte de um relatório de tabela dinâmica. 2. Inicie o Assistente de Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico. 3. Na etapa 1 do assistente, assinale Vários intervalos de consolidação e clique em Avançar. 3 PESSOAS E TECNOLOGIA 20

21 4. Na etapa 2a, escolha Criarei os campos de página e clique em Avançar. 5. Na etapa 2b: a. Selecione o primeiro intervalo de células e clique em Adicionar. 4 b. Repita o processo para cada intervalo de células (quatro na figura ao lado) e clique em Avançar. c. Em Quantos campos de página você deseja?, clique no número de campos de página a ser usado (2 na figura ao lado). b a d. Em Quais rótulos de itens você deseja que cada campo de página use para identificar o intervalo de dados selecionados?: c Se tiver selecionado 1 em Quantos campos de página você deseja?, selecione cada d intervalo e digite um nome diferente na caixa Campo um. Se você tiver, por exemplo, quatro intervalos e cada um corresponder a um trimestre, selecione o primeiro intervalo, digite T1, selecione o segundo intervalo, digite T2 e assim por diante para T3 e T4. T1 = A1:D5 T2 = A7:D11 T3 = F1:I5 T4 = F7:I11 Se tiver selecionado 2 em Quantos campos de página você deseja?, repita o processo acima na caixa Campo um. Na caixa Campo dois, selecione dois intervalos e digite o MESMO NOME (por exemplo, S1 e S2 para os primeiro semestre e segundo semestre respectivamente). Selecione o primeiro intervalo, digite S1; Selecione o segundo intervalo, digite S1 também; Selecione o terceiro intervalo, digite S2; Selecione o quarto intervalo, digite novamente S2. S1 = A1:D5 S1 = A7:D11 S2 = F1:I5 S2 = F7:I11 PESSOAS E TECNOLOGIA 21

22 6. Na etapa 3 do assistente, selecione um local para o relatório de tabela dinâmica e clique em Concluir. 6 Aparece a tabela dinâmica com os dois campos de página. DICA É melhor atribuir nomes a estas páginas. Na guia Opções das ferramentas de tabela dinâmica, grupo Campo Ativo, digite o nome desejado. DICA Com estes campos de páginas, você pode filtrar sua tabela dinâmica de dados consolidados por semestre ou por trimestre, sempre que achar necessário. TRIMESTRE 1 SEMESTRE 1 PESSOAS E TECNOLOGIA 22

23 Criando um gráfico dinâmico Criar gráfico é um processo simples. Criar um gráfico dinâmico também, e com todas as funcionalidades associadas a tabelas dinâmicas. Um gráfico mostra informações dinâmicas e resumidas. 1. Clique em qualquer célula da tabela onde estão os dados para o gráfico dinâmico Na guia Inserir, clique no botão Tabela Dinâmica e escolha Gráfico Dinâmico. Aparece o quadro Criar Tabela Dinâmica com Gráfico Dinâmico, com os dados já selecionados. 3. Vamos fazer o gráfico em uma planilha separada, mantenha selecionada a opção Nova Planilha. Aparece uma estrutura de dados onde você indica a distribuição de dados para o gráfico Arraste Vendedor para a área do eixo X e Valor do Pedido para a área de dados do gráfico. VENDEDOR EIXO X VALOR DO PEDIDO DADOS PESSOAS E TECNOLOGIA 23

24 Este gráfico é muito semelhante ao feito de forma convencional do Excel. A grande diferença é que ele apresenta os recursos da tabela dinâmica. 5. Por exemplo, para visualizar apenas três vendedores, basta ocultar os demais no campo Vendedor. 5 PESSOAS E TECNOLOGIA 24

25 Funções de pesquisa PROCH e CORRESP As funções de pesquisa facilitam a procura e referência de células em uma planilha. Uma das mais conhecidas é a PROCV. Neste módulo, veremos outras igualmente úteis. Como exemplo, vamos na tabela ao lado criar uma fórmula que mostre a quantidade de inscritos conforme o mês e o curso selecionado, indicados nas células A10 e B10, respectivamente. Utilizaremos duas funções de procura, a PROCH e a CORRESP. A PROCH procura valores na primeira linha de uma área selecionada e retorna o conteúdo de acordo com a linha fornecida. No exemplo, a função procura Excel na primeira linha e retorna o número de inscritos na linha indicada (1, 2...). Se digitarmos a linha 2, a função retornará 30 a quantidade de alunos exibidas na linha 2 para o curso Excel. Em uma situação real, não queremos digitar 2. Queremos sim que o Excel descubra que Janeiro está na linha 2. A Função CORRESP é a solução, ela retorna a posição relativa a um item em uma determinada área. Se utilizarmos a função CORRESP para descobrir a posição relativa de Janeiro na área A1:A7, o valor retornado será 2. O segredo então para descobrirmos quantos alunos estão inscritos em um determinado CURSO em um determinado MÊS é usar uma combinação das funções PROCH e CORRESP. Observe que estas funções apontarão a célula A10 onde está escrito Janeiro e a célula B10 onde está escrito Excel. 1. Digite a planilha do exemplo. 2. Deixe o cursor na célula C10 onde queremos que apareça a quantidade de alunos inscritos e clique no botão Inserir, Função. 3. No quadro Inserir função, categoria Pesquisa e Referência, localize a função PROCH e clique em OK. 3 PESSOAS E TECNOLOGIA 25

26 4. Em Valor_ procurado, digite B10. Nossa função vai procurar o curso indicado em B10: Excel Em Matriz_tabela indique as células da tabela de cursos: $A$1:$D$7. 6. Núm_índice_lin indica o número da linha (1, 2...) onde está o mês desejado. Queremos informações de inscritos em Excel no mês de Janeiro, a linha número 2. Nós sabemos que é a linha 2, mas o Excel não. É por isso que pedimos ajuda da função CORRESP nesta caixa. Pedimos para ela indicar o número da linha onde está escrito Janeiro: CORRESP(A10;$A$1:$A$7). Veja na figura acima que esta CORRESP retorna o número Em procurar intervalo, digite FALSO, pois nossa lista não está classificada em ordem de cursos. 8. Clique em OK para terminar. Pronto, o resultado é 30. São 30 alunos inscritos em Excel no mês de Janeiro. PESSOAS E TECNOLOGIA 26

27 ÍNDICE e CORRESP Agora temos um problema um pouco mais complicado: precisamos saber qual mês tem a maior quantidade de matrículas para cada curso. Para isso utilizaremos uma combinação das funções ÍNDICE e CORRESP. 1. Digite as novas linhas, 12 a 15, conforme mostra a figura ao lado. 2. Selecione a célula B13 3. Clique no botão Inserir, Função e localize a função ÍNDICE. 4. Na caixa Matriz do quadro que aparece, selecione A1:A Em Num_Linha, digite CORRESP(MÁXIMO(B1:B7);B1:B7;FALSO) 6. Clique em OK. 7. Você criou esta função para o Curso Windows, coluna B. Repita estes passos para os demais cursos: Word na coluna C e Excel na coluna D. 4 5 PESSOAS E TECNOLOGIA 27

28 Uma função em outra é chamada função aninhada. Várias funções aninhadas podem criar uma certa confusão, mas o segredo é entendê-las separadamente: 1º: Função MÁXIMO 2º: Função CORRESP 3º: Função ÍNDICE A função MÁXIMO apenas aponta o valor máximo na faixa B1:B7. A função CORRESP procura o valor 90 (calculado pela função MÁXIMO) na matriz B1:B7 e indica que este valor está na linha número 7. Por fim a função ÍNDICE procura na matriz A1:A7 o mês na posição 7 (posição esta calculada pela função CORRESP). PESSOAS E TECNOLOGIA 28

29 PROC Em muitas planilhas precisamos fazer pesquisas da direita para esquerda, o que já impede de imediato o uso de PROCV, que procura dados na primeira coluna de cima para baixo, ou PROCH, que faz a pesquisa da esquerda para a direita. O Excel apresenta uma função mais flexível para pesquisa de dados, é a PROC. Aproveitando ainda nossa planilha de exemplo mostrada nas páginas anteriores, vamos agora a uma nova pergunta: em qual mês o curso Excel teve 60 inscrições? 1. Atualiza a planilha como na figura ao lado, com as duas novas linhas, 17 e Selecione a célula C Clique no botão Inserir, Função e escolha a função PROC. 4. Em Valor_procurado, aponte B Em Vetor_proc, insira D1:D7. 6. Em Vetor_result, insira A1:A7. Pronto, a função PROC descobriu que o curso Excel teve 60 inscritos no mês de abril PESSOAS E TECNOLOGIA 29

30 SE, E e OU Sabemos que o Excel é uma poderosa ferramenta de cálculo, principalmente quando ANINHAMOS funções em uma célula. Você já viu algumas funções aninhadas nas páginas anteriores, vamos agora aninhar as funções SE, E e OU. Na escola representada na figura ao lado, esta é a política de aprovação de alunos: 1 Aprovado: Média >=7 E Qtde faltas < 10 Reprovado: Média <=5 OU Qtde faltas >=10 Exame: Qualquer condição diferente das anteriores. Não há uma função única do Excel que resolva este problema. Mas se combinarmos três funções, o problema será resolvido. 1. Selecione a célula H4. 2. Clique no botão Inserir, Função. 3. Selecione a categoria Lógica, Função SE() Como o aluno só é aprovado se DUAS condições forem atendidas, vamos usar a função E para combinar duas funções 4. Clique na caixa Teste_lógico da função SE. 5. Para inserir nesta caixa outra função, vá para a caixa de nomes e selecione a função E(). 5 4 PESSOAS E TECNOLOGIA 30

31 6. No primeiro argumento, insira a primeira condição F4>=7. 7. No segundo argumento, insira a segunda condição G4<10. 8 VEJA VEJA Conforme preenchemos o quadro de argumentos da função, o assistente de função do Excel vai atualizando a barra de fórmulas. Esta função E está dentro da função SE, que ainda precisa ser completada. 8. Clique sobre a função SE na barra de fórmulas para exibir novamente o quadro de diálogos da função SE e determinar as demais condições Na caixa Valor_se_verdadeiro, escreva Aprovado. Precisamos agora definir o conteúdo da caixa Valor_se_falso, que pode ser Reprovado ou Exame. Segundo as regras da escola um aluno estará reprovado SE acontecerem uma de duas condições: OU Média <=5 OU Qtde faltas >=10. Em outras palavras, precisamos de uma nova função SE. 10. Clique na caixa Valor_se_falso e selecione a função SE(). PESSOAS E TECNOLOGIA 31

32 Em Teste_lógico deste novo quadro que aparece, precisamos testar uma de duas condições. Solução: função OU(). 11 DICA DICA Se a função desejada não aparecer na lista, clique em Mais funções... para ver outras funções do Excel. 11. Clique na caixa de funções e selecione a função OU(). 12. No primeiro argumento da função OU, insira a primeira condição F4< No segundo argumento, digite G4>= Volte ao quadro da função SE e no Valor_se_verdadei ro, digite Reprovado. 15. No Valor_se_falso, digite Exame. Aninhar várias funções no Excel pode ser um processo trabalhoso, mas os resultados são sempre muito bons PESSOAS E TECNOLOGIA 32

33 Funções aninhadas em validação de dados Atribuir nomes para uma faixa de células é fácil, é só selecionar as células desejadas, digitar o nome correspondente na Caixa de nome (Áreas na figura ao lado) e pressionar Enter. Criar uma lista de validação a partir desta faixa nomeada também é fácil, basta selecionar as células que apontarão esta lista, clicar na guia Dados, no grupo Ferramentas de Dados clicar no botão Validação de Dados e indicar a faixa (Áreas na figura ao lado) na caixa Fonte. O problema é quando precisamos acrescentar mais células à faixa nomeada, o Excel não as associará ao nome já definido. Felizmente, há uma solução, é só ANINHAR as funções DESLOC e CONT.VALORES na caixa de referência do nome a ser criado (guia Fórmulas, botão Definir Nome no grupo Nomes Definidos). Veja a caixa Refere-se a: na figura ao lado, a área a ser nomeada começa em A1 e termina na última célula preenchida da coluna A. A função CONT.VALORES conta quantas células preenchidas existem na coluna A. Experimente, depois de definir o nome Áreas desta forma, digite uma nova área na célula A4 ela aparecerá automaticamente quando você clicar nas setas das células na coluna E. PESSOAS E TECNOLOGIA 33

34 Trabalhando com hipóteses Um conjunto de hipóteses Na planilha ao lado o salário líquido é de quando o Imposto é de 10%. Qual será o líquido se o imposto for de 15%? E ser for de 20%? O Excel permite a criação de uma tabela com todas estas hipóteses. 1. Prepare uma planilha como esta ao lado. A fórmula da célula B5 é: =B3-B3*B4. Vamos avaliar outras hipóteses possíveis de impostos. Para isso precisamos de duas colunas, uma com os possíveis impostos e outra onde ficarão os valores correspondentes de salários líquidos Digite os possíveis valores de IR nas células A19 até A25. A coluna ao lado deverá conter os possíveis salários líquidos. É preciso indicar no alto dela, célula B18 neste exemplo a fórmula que calcula o salário líquido. 3. Repita na célula B18 a fórmula =B3-B3*B4. DICA Você também pode repetir a fórmula digitando nesta célula B18 uma referência à célula B5, onde a fórmula foi construída originalmente. 3 Indique agora a tabela onde serão inseridos os vários salários líquidos, incluindo a coluna à esquerda e a célula com a fórmula do salário líquido. 4. Neste nosso exemplo, selecione as células A18:B Para criar a tabela de hipóteses, selecione agora na guia Dados, clique no botão Teste de Hipóteses e depois em Tabela de Dados. 5 PESSOAS E TECNOLOGIA 34

35 Aparece o quadro Tabela de Dados, precisamos informar ao Excel onde estão nossas hipóteses. Neste nosso exemplo, elas foram digitadas em uma COLUNA. O Excel deve 6 transferir para a célula B4 os dados que lá estão. Por que B4? Porque é nesta célula que a fórmula =B3-B3*B4 considera o valor do imposto, concorda? 6. Clique na célula B4 e depois em OK. Pronto, a tabela de dados é preenchida com os salários líquidos correspondentes a cada Imposto de Renda. Dois conjuntos de hipóteses Até aqui trabalhamos com uma hipótese de dados, é possível ter também duas variações: uma coluna e outra na linha, como mostra a figura abaixo. Fórmulas usadas neste exemplo: Célula I6: =I3-I3*I4-I3*I5 (desconto de IR e ISS) Célula H9: =I6 (célula H9 referencia I6) PESSOAS E TECNOLOGIA 35

36 Atingindo Metas Podemos dizer que o recurso Atingir Meta faz cálculos de trás para frente. Em outras palavras, você sabe qual deve ser o resultado final de um cálculo e precisa que o Excel diga quais devem ser os valores para isso. É um recurso importantíssimo para quem trabalha muito com planilhas. Veja a planilha ao lado, a pergunta a responder com o Atingir Meta aqui é: quanto deve ser o Salário Bruto para que o Salário Líquido seja igual a R$ 1.500,00? Definido o resultado do cálculo do Salário Líquido, cabe ao Excel dizer qual deve ser o Salário Bruto. 1. Selecione a célula B35 (aquela que contém o Salário Líquido), escolha a guia Dados, clique no botão Teste de Hipóteses e escolha Atingir meta... 1 Aparece o quadro Atingir meta com algumas linhas que você deve preencher: Definir célula: célula que contém o cálculo final (Salário Líquido neste nosso exemplo). Para valor: valor desejado pela o cálculo. Variando célula: célula cujo valor o Excel deve alterar para que o cálculo mostre o valor desejado (Salário Bruto neste nosso exemplo). 2 COMENTÁRIO A célula que atingirá a meta deverá ser obrigatoriamente uma FÓRMULA e a célula variável deve ser um VALOR e não uma fórmula. 2. Preencha o quadro Atingir meta conforme mostra a figura acima: Definir célula: B35, Para valor: 1500, Variando célula: B Clique em OK. PESSOAS E TECNOLOGIA 36

37 O Atingir meta encontra uma solução: Salário Bruto deve ser R$ 2.142,86 para que o Salário Líquido seja R$ 1.500, Clique em OK para aceitar o valor proposto ou Cancelar para voltar ao original. COMENTÁRIO Atingir meta varia uma célula de cada vez. Se você quiser variar mais de uma célula, use o Solver, recurso explicado mais adiante nesta apostila. Até vimos como atingir uma meta em uma planilha. Outro recurso bastante interessante é MOSTRAR uma meta em um gráfico e sinalizar as metas atingidas. Visualizando metas em gráficos O gráfico ao lado mostra meses acima da meta em azul, abaixo em vermelho e uma linha de meta. 1. Crie uma planilha como esta ao lado, em que uma coluna Meta (coluna B) repete um mesmo valor de meta para todos os meses. Vamos preencher as colunas Acima e Abaixo conforme a meta atingida: se a meta ficar igual ou acima de 7.200,00, a coluna Acima é preenchida; se ficar abaixo, a coluna Abaixo mostra o valor. 1 A solução é usar a função SE. 2. Na célula D2 digite =SE(C2>=B2;C2;0). 2 3 Esta fórmula informa que SE Resultado for maior do que a Meta, coloque na coluna Acima o Resultado, senão mostre apenas o valor 0. PESSOAS E TECNOLOGIA 37

38 3. Na célula E2 digite =SE(C2<B2;C2;0), que apresentará o Resultado apenas se a meta não for atingida. 4 Pode ser que algumas pessoas estranhem o número 0,00 na célula E2. Talvez então seja melhor formatá-la com o formato Contábil, que exibe no lugar de 0, Selecione as células D1 e E1 e clique no botão Separador de milhares. 5. Agora formatadas, arraste as fórmulas em D1 e E1 para as células abaixo até Dezembro. 6. Para fazer um gráfico de colunas, selecione as células que serão representadas: colunas Mês, Meta, Acima e Abaixo. 7. Na guia Inserir, grupo Gráficos, escolha o primeiro gráfico do tipo Colunas 2D. 6 5 Veja que alguns meses mostram barras vermelhas (Acima) e outros barras verdes (Abaixo). As células com valores 0,00 (ou - na formatação contábil) não aparecem. 7 O truque aqui é SOBREPOR as barras Acima e Abaixo. PESSOAS E TECNOLOGIA 38

39 8. Pressione o botão DIREITO do mouse em qualquer barra e escolha Formatar série de dados Na seção Sobreposição de Séries, indique 100% o nível de sobreposição. As barras ficam umas sobre as outras, inclusive a barra de metas, o que atrapalha a visualização do gráfico. Vamos então representar as metas em forma de gráfico de linhas. 10. Pressione o botão DIREITO do mouse sobre a série de metas e escolha Alterar Tipo de Gráfico de Série. 11. Escolha o primeiro tipo de gráfico de linhas. 11 Pronto, o gráfico agora mostra as barras Acima e Abaixo da Meta com cores diferentes. PESSOAS E TECNOLOGIA 39

40 Compare o gráfico que temos com o que aparecia no início deste assunto: ainda temos detalhes a melhorar. 12. Clique na barra que representa a série Acima e mude sua cor para azul Clique na barra que representa a série Abaixo e mude sua cor para vermelho Insira uma caixa de texto no gráfico bem acima da linha de metas e digite 7.200, Na guia Layout, clique no botão Legenda e escolha Mostrar Legenda Abaixo. 16. Mude a cor da linha de metas para preto. Falta ainda um último problema de formatação, agora nas células. Algumas células Acima e Abaixo mostram traços (-), seria melhor se elas aparecessem vazias. 17. Clique no botão Formatar Células: Número à direita do grupo Número No quadro Formatar Células, categoria Personalizado, apague o traço (-) que aparece no código de formato. 18 PESSOAS E TECNOLOGIA 40

41 Cenários Em uma planilha muitas vezes você precisa mudar valores de algumas células e ver os resultados correspondentes. Cada mudança traz uma resposta diferente. O Excel pode controlar estas mudanças para você, guardando cada alteração em um cenário. Assim você pode exibir qualquer cenário a qualquer instante sem precisar digitar tudo de novo e ainda ter de volta sua planilha original. Para ver como o Excel gerencia cenários, nada melhor do que uma planilha de aplicações financeiras como esta que você vê ao lado. ATENÇÃO As colunas C (Aplicado) e F (Retorno) são colunas calculadas. Não digite estes valores, senão o recurso de cenários não funciona, você deve calcular estes valores Selecione a guia Dados, clique no botão Teste de Hipóteses e escolha Gerenciador de Cenários... 2 Aparece o quadro Gerenciador de cenários. Como não existe ainda qualquer cenário gravado, o quadro aparece vazio. É hora de adicionar um cenário. 2. Clique no botão Adicionar para adicionar um novo cenário. PESSOAS E TECNOLOGIA 41

42 3. Todo cenário tem um nome. No primeiro campo, coloque um nome para este cenário. Neste exemplo chamamos o cenário de aplicação Um cenário guarda valores diferentes para determinadas células. São as células variáveis. Neste nosso exemplo, a variação será nas células B2 a B Em Comentários digite uma descrição que melhor descreva seu cenário. 6. Clique em OK. Aparece um quadro com os valores já digitados originalmente nas células. Não há o que fazer aqui, até porque este primeiro cenário será um retrato de sua planilha original, sem alterações. 7 Vamos adicionar outros cenários. 7. Clique no botão Adicionar. 8 Aparece novamente o quadro de cenários para você informar como será o novo cenário. Vamos como exemplo digitar um valor maior para a aplicação em CDB. 8. Chame o cenário de CDB PESSOAS E TECNOLOGIA 42

43 9. As células variáveis continuam as mesmas, mantenha o intervalo como B2:B Digite um comentário para este novo cenário e clique em OK. 11. Novamente aparece o quadro Valores de cenário. Você precisa agora digitar novos valores para cada célula variável neste novo cenário. LEMBRETE Chamamos este cenário de CDB porque a maior porcentagem agora seria aplicada em CDB (célula B3). Na figura acima definimos 0,40 para B3 por este motivo. ATENÇÃO Neste exemplo estamos distribuindo as porcentagens de um capital que será aplicado. Assim, a soma das porcentagens indicadas no quadro acima tem quer ser 100% (ou 1). Este controle não é do Excel, é seu. Trabalhando com cenários Daqui para frente você deve continuar construindo cenários conforme sua necessidade. A figura ao lado mostra um exemplo com quatro cenários diferentes. Agora que temos estes vários cenários, podemos exibir cada um deles facilmente. 1. Para fazer aparecer os valores que salvamos nos cenários, basta exibir o Gerenciador de cenários. Para isso selecione novamente a guia Dados, clique no botão Teste de Hipóteses e escolha Gerenciador de Cenários... DICA 2 DICA 1 2. Selecione o cenário a exibir e clique no botão Mostrar. 2 DICA 1 É possível mesclar cenários de várias planilhas e arquivos. DICA 2 Para alterar um cenário, selecione-o e clique no botão Editar. PESSOAS E TECNOLOGIA 43

44 Resumo de cenários Esta é a melhor parte do trabalho com cenários. Já que você tem cenários diferentes para várias situações, exibi-los ao mesmo tempo pode ser bastante esclarecedor. 1. Selecione mais uma vez a guia Dados, clique no botão Teste de Hipóteses e escolha Gerenciador de Cenários Clique no botão Resumir. Aparece o quadro Resumo do cenário, onde você define que tipo de resumo quer fazer. 3. Queremos apenas um Resumo de cenário. Assinale esta opção. Veja, o Excel percebeu que todos os cenários contribuem para o cálculo de uma mesma célula, F6. É nela que teremos o retorno de nossa aplicação Assim, mantenha a Célula de resultado como F6. 5. Clique em OK. O Resumo do cenário aparece em uma nova planilha. A grande vantagem de ver tudo ao mesmo tempo é a possibilidade de comparar os vários cenários. Na figura acima você vê que o cenário que proporciona a maior rentabilidade é o Poupança. DICA A planilha Resumo do cenário é uma planilha normal. Você pode digitar o que quiser nas células. Assim, é uma boa ideia mudar os nomes $B$2 para Ações, $B$3 para CDB e assim por diante. PESSOAS E TECNOLOGIA 44

45 Solver Você já aprendeu a trabalhar com o Atingir metas do Excel nas páginas anteriores. Lá você alterava o valor de uma ou duas células para que a fórmula final chegasse a um número específico. Se você precisar mexer em mais de duas células, o Solver é a solução. Vamos a uma aplicação prática do Solver. Olhe a planilha ao lado: aplicamos R$ ,00 e o retorno foi de ,78 para 30% em Ações, 25% em CDB, 25% em Poupança e 20% em Commodities. E se quiséssemos um valor final de R$ ,00? Qual deveria ser a distribuição do capital aplicado (em ações, CDB etc) para que isso acontecesse? 1. Selecione a guia Dados e clique no botão Solver no grupo Análise no final da faixa de botões. 1 DICA Se o Solver não aparecer quando você selecionar a guia Dados, é fácil adicioná-lo. a a. Clique na guia Arquivo. b. Em seguida selecione Opções. b PESSOAS E TECNOLOGIA 45

46 c. Clique em Suplementos. d. Na caixa Gerenciar, indique Suplementos do Excel. c g f d e e. Clique no botão Ir. f. Assinale Solver no quadro Suplementos. g. Clique em OK. O Excel exibe o quadro de diálogos Parâmetros do Solver, onde você define as informações necessárias para a aplicação da ferramenta Solver. 2. A Célula de destino é aquela que mostra o retorno final do investimento. Nesse exemplo é a célula F Indique ao Solver que você quer um Valor de para esta célula. ATENÇÃO Não se esqueça de assinalar a opção Valor de:. 4. Queremos que o Solver sugira uma nova distribuição para a aplicação. Indique então quais são Células variáveis: B2:B5. PESSOAS E TECNOLOGIA 46

47 O Solver oferece uma solução matematicamente possível, mas nem sempre esta é a melhor solução. Por exemplo, ele poderia sugerir que você aplicasse 120% em poupança o que não é possível! É por isso que você precisa adicionar restrições MÁXIMAS e MÍNIMAS aos valores que o Solver sugere. Como exemplo, vamos imaginar uma situação muito próxima do mundo real. Não é recomendado aplicar grande parte de um capital apenas em ações é muito arriscado. Então, vamos pedir ao Solver para não aplicar mais do que 50% em ações. 5. Clique no botão Adicionar que aparece no quadro Submeter às restrições. Aparece o quadro Adicionar restrição. A célula que contém a porcentagem de aplicação em ações é a B2. Vamos adicionar a restrição desejada Indique a célula B2 em Referência de célula. 7. Esta célula deve ser sempre <= a valor específico. 8. O valor para a Restrição é de 50%. 9. Clique em OK. VEJA O quadro Submeter às restrições mostra a restrição definida. VEJA 10 DICA Você pode adicionar uma mesma restrição para várias células. Por exemplo, se você quisesse aplicar pelo menos 10% em cada tipo de aplicação, seria só definir B2:B5>=10%, tal como mostra a figura ao lado. DICA PESSOAS E TECNOLOGIA 47

48 10. Finalmente, para resolver o problema, clique em Resolver. O Excel exibe um quando indicando que o Solver encontrou uma solução. Você pode aceitar as sugestões do Solver (Manter solução do Solver) ou descartá-las (Restaurar valores originais) VEJA VEJA O Solver pode gerar alguns relatórios, mostrando quais os critérios usados para chegar às soluções propostas. O primeiro relatório, Resposta, é o mais interessante: mostra como o Solver mudou os dados da planilha para chegar à resposta que você queria. 11. Selecione o relatório Resposta. 12. Deixe assinalada a opção Manter soluções do Solver e clique em OK. Os dados em sua planilha foram mudados e uma nova planilha, Relatório de resposta, é criada mostrando como o Solver mudou os dados. PESSOAS E TECNOLOGIA 48

49 Comentamos nas páginas anteriores que o Solver oferece soluções matemáticas. E nem sempre elas são satisfatórias. Adicionando mais restrições ao Solver Na planilha ao lado, percebemos melhor o problema. Se você somar as porcentagens de aplicação que o Solver sugeriu, verá que a soma delas é maior do que 100% - e isso não é possível. Veja, na célula B6 acima somamos as porcentagens, o total é de R$ 106%. A solução aqui é refazer o Solver adicionando uma nova restrição: a célula B6, que contém a somatória das porcentagens, deve obrigatoriamente ter um valor de 100%. 1. Antes de entrar no Solver, crie em B6 uma fórmula que some as células B2 até B5. 2. Para iniciar novamente o Solver, selecione a guia Dados e clique no botão Solver no grupo Análise no final da faixa de botões Repare que o Excel se lembra do último Solver realizado. 3. Para adicionar uma nova restrição, você já sabe, basta clicar em Adicionar Informe que a célula B6 deve ser igual a 100% Clique em OK. PESSOAS E TECNOLOGIA 49

50 6. Agora que você tem a nova restrição, é só clicar em Resolver novamente Quando aparecer a mensagem que o Solver encontrou uma resposta, escolha Manter soluções do Solver e clique em OK. Quanto mais restrições você adicionar, mais próximo da resposta desejada você chega - o que não foi o caso neste exemplo ainda. Veja que, para respeitar o limite de 100% para a célula B6, o Solver atribuiu valores NEGATIVOS para algumas porcentagens, o que certamente não é possível! Deixamos este exemplo assim nesta apostila para você ver como as restrições são importantes, mas você já viu que deve restringir também valores negativos nas células. Na verdade, as melhores restrições para este exemplo são estas mostradas na ilustração acima: as células variáveis devem chegar no máximo a 50% (para forçar o Solver a distribuir o capital entre as aplicações): $B2:$B5 <= 50% as células variáveis não devem ser negativas: $B2:$B5 >= 0% o total aplicado não pode ultrapassar 100%: $B$6=100% IMPORTANTE Restrições como estas acima são matematicamente impossíveis de atender. Por isso acrescentamos a célula E9 às células variáveis. Assim informamos ao Solver que ele também pode alterar um pouco o capital inicial investido. PESSOAS E TECNOLOGIA 50

51 Auditoria O recurso Auditoria indica as células referenciadas em uma fórmula. Em uma reunião, por exemplo, exibir tais setas em telão facilita o entendimento dos cálculos. 1. Abra uma planilha e clique sobre uma fórmula qualquer. clique no botão Rastrear Precedentes. 2. Selecione a guia Fórmulas e 2 No caso da planilha ao lado, o valor que precede esta fórmula é a porcentagem e o preço da cesta básica. Em outras palavras, a fórmula em Valor Total Corrigido usa valores digitados em Preço Unitário e Reajuste Mensal. VEJA VEJA Duas setas azuis foram adicionadas a sua planilha. 3. Faça isso com todas as fórmulas - várias setas azuis aparecerão em sua planilha. Observe que o grupo Auditoria de Fórmulas mostra várias opções de auditoria, descritas mais detalhadamente nas próximas páginas. PESSOAS E TECNOLOGIA 51

52 Assim como os precedentes, existem fórmulas que são dependentes, ou seja, que geram outros valores. Dependentes 1. Selecione uma fórmula e clique no botão Rastrear dependentes. Aparecem setas indicando que células dependem da fórmula selecionada. 2. Se quiser removê-las, utilize o botão Remover setas. DICA Se preferir, você pode remover todas as setas (dependentes e precedentes) de uma só vez. Clique no botão Remover todas as setas na barra de auditoria. Muitas vezes aparecem alguns erros em sua planilha. O Excel até os indica com uma expressão que começa com um #. Com o recurso de auditoria, o Excel também pode rastrear as possíveis células que contribuem para tais erros. Erros 1. Para isso, selecione a fórmula com erro e clique no botão Verificação de Erros. Agora que você já sabe onde estão as possíveis células que permitem a correção do erro, é só corrigir. Claro, depois você certamente irá querer remover estas setas. 2. Para removê-las, você já sabe, basta clicar no botão Remover Setas. PESSOAS E TECNOLOGIA 52

53 Estrutura de tópicos Organização automática Veja as duas planilhas ao lado. Qual é melhor visualização, todas as informações ou apenas os totais? Depende da utilização, não é? A grande notícia é que o Excel pode organizar a planilha da esquerda (a maior) em tópicos e exibi-la como a planilha da direita (a menor) e tudo automaticamente! 1. Selecione a guia Dados Clique em uma célula preenchida qualquer da planilha que você quer organizar e clique no botão Agrupar. 3. Escolha AutoTópicos no menu que aparece. 5 6 Aparece uma barra lateral esquerda em sua planilha Para esconder os detalhes da Loja 1 e deixar apenas o total de unidades vendidas, clique no sinal - à esquerda da linha de total (linha 4). PESSOAS E TECNOLOGIA 53

54 5. Para esconder todos os detalhes e deixar visíveis apenas as linhas com totais, clique no número 1 que aparece nas colunas à esquerda em sua tela. 6. Para ver tudo novamente, clique no número 2 nestas mesmas colunas. 7. Se você não quiser mais sua planilha organizada em tópicos, clique no botão Desagrupar e escolha Limpar estrutura de tópicos. 7 Organização manual Muitas vezes você não precisa agrupar automaticamente os dados de uma planilha até porque o conceito às vezes nem se aplica. Veja a figura ao lado. Vamos imaginar que por algum motivo você não queira mais ver os produtos alimentícios. A estrutura de tópicos do Excel também vai ajudar aqui, veja Selecione as linhas que você não quer mais ver. 2. Na guia Dados, clique no botão Agrupar e depois escolha Agrupar. 2 Aparecem as colunas à esquerda que você já viu na página anterior. 3. Agora você já sabe, para ocultar as linhas desejadas, basta clicar no sinal - que aparece nestas colunas. 3 PESSOAS E TECNOLOGIA 54

55 Suplementos Na página que abordamos o Solver, comentamos que nem sempre ele está instalado em seu Excel. Dissemos que o Solver é um suplemento do Excel, e que você pode instalá-lo rapidamente. Além dele, o Excel tem vários outros suplementos que podem ser bastante úteis em seu trabalho, como mostra a figura abaixo: NOTA Consulte o capítulo sobre o Solver nesta apostila para ver como exibir este quadro Suplementos. Assistente de pesquisa, ajuda a criar fórmulas para a localização de dados em listas. Assistente de Soma Condicional, ajuda a somar dados em listas. Ferramentas de Análise, contém ferramentas de análise de dados para análises estatísticas e de engenharia. Ferramentas de Análise - VBA, com funções VBA para as Ferramentas de Análise. Ferramentas para o Euro, para conversão e formatação do euro. Solver, que você já conhece. VBA do Assistente para Internet, com recursos VBA para o trabalho com o assistente para internet. PESSOAS E TECNOLOGIA 55

56 Consulta a banco de dados Muitas vezes você tem um banco de dados externo e precisa trabalhar com ele. Vamos extrair dados de um arquivo Access, um dos mais usados Selecione a guia Dados. 2. No grupo Obter dados externos, clique no botão Do Access Localize o arquivo desejado e clique no botão Abrir. 4. Um banco de dados Access é formado por tabelas e consultas, indique aquela desejada 4 e clique em OK No quadro Importar Dados que aparece, indique como você quer ver os dados na planilha. Neste exemplo, escolhemos Tabela Indique também em que célula você quer os dados na planilha ativa ou se você quer os dados em uma nova planilha e clique em OK. 6 VEJA O Excel mostra agora a guia Design, para você trabalhar com esta tabela importada do Access. VEJA PESSOAS E TECNOLOGIA 56

57 Formulários em planilhas VEJA A planilha ao lado lembra um formulário. E funciona como um! Para descobrir o valor da parcela a pagar por um carro, basta rolar as setas e escolher o carro, definir as parcelas e estabelecer a porcentagem de entrada. Vamos construir este formulário simples. VEJA Para facilitar a explicação, as parcelas são calculadas sem juros temos uma divisão simples do Valor restante pelas Parcelas. 1. Os botões que você vê na figura acima basicamente pesquisam e trabalham com valores a partir de listas existentes. Para nosso exemplo, digite esta sequência mostrada na planilha ao lado. 2. A guia Desenvolvedor no Excel contém os botões que precisamos colocar em nosso formulário de exemplo. Selecione esta guia. 2 COMENTÁRIO Se esta guia não estiver aparecendo em seu Excel: b a. Escolha os comandos Arquivo, Opções. b. Clique em Personalizar Faixa de Opções. c. Na caixa Guias Principais, assinale a opção Desenvolvedor. c PESSOAS E TECNOLOGIA 57

58 Vamos colocar em nossa planilha uma caixa de combinação como esta ao lado. 3. Para desenhá-la, clique no botão Inserir e escolha Caixa de combinação Desenhe a caixa de combinação na região da célula C3, conforme mostra a figura no alto desta página. Para que esta caixa de combinação mostre o nome de um carro, precisamos vinculá-la às células digitadas no passo Selecione a caixa de combinação com o botão direito do mouse e escolha Formatar Controle no menu que aparece. 6. Na guia Controle exibida pelo Excel, clique no campo Intervalo de entrada e indique as células onde aparecem os nomes dos carros: J8:J Pronto, só isso já faz o nome do carro aparecer na caixa de combinação. Mas nosso objetivo é exibir o nome do carro e também seu preço. É para isso que serve a caixa Vínculo da célula. É na célula aí indicada que mostramos qual é a posição do carro na lista. Esta posição será usada depois na função Índice mais adiante nesta apostila. 7. Clique no campo Vínculo da célula e indique a célula J1 (uma célula de apoio, ela nem precisa ser exibida). Clique em OK quando terminar. DICA A caixa Linhas suspensas define quantos carros aparecem na lista. O grande truque agora é aproveitar o número que será colocado na célula J1 e assim descobrir o preço do carro. É um trabalho para a função Índice. PESSOAS E TECNOLOGIA 58

59 8. Na célula B1, onde aparecerá o valor do carro escolhido na caixa de combinação, digite a função =ÍNDICE(K8:K12;J1). Esta função olha as células K8:K12 e mostra a informação cuja posição está indicada na célula J1. Em outras palavras, se na lista aparece o Vectra (ele é o 4º. da lista), a função Índice mostra o 4º. valor da lista, R$ ,00. Para exibir as parcelas mostradas no exemplo no início deste assunto, use o botão Controle giratório. Desenhe o botão na linha 2 tal como aparece na figura acima. 9. Pressione o botão direito do mouse sobre o Controle giratório, escolha Formatar controle e configure o quadro como na figura ao lado De acordo com nosso exemplo no início deste assunto, o último botão que falta agora é o Barra de rolagem. Desenhe o botão na linha 3 tal como aparece na figura acima. 11. Pressione o botão direito do mouse sobre a Barra de rolagem, escolha Formatar controle e configure o quadro tal como mostra a ilustração ao lado. 11 Veja que aqui também usamos uma célula de apoio, J3. Ela nem aparece em nossa planilha, mas será muito útil. Perceba também que a linha 3 exibe uma porcentagem de entrada. Ora, o que temos a fazer agora é dividir o valor da célula J3 por 100 e formatá-la como porcentagem. 12. Na célula B3 digite a fórmula =J3/100 e a formate como porcentagem. Os botões do formulário estão prontos. Falta completar os outros cálculos 12 PESSOAS E TECNOLOGIA 59

60 conforme figura ao lado - cálculos simples não abordados nesta apostila. PESSOAS E TECNOLOGIA 60

61 Macros Macro nada mais é do que uma série de ações repetitivas reunidas. Para executar todas estas ações de uma só vez, você executa sua macro. Depois de pronta, você pode vincular sua macro a um botão, tornando suas planilhas mais inteligentes e mais práticas. Vamos gravar uma macro que faz uma formatação simples. 1. Selecione a guia Exibição. 2. Clique no botão Macros e escolha Gravar macro No quadro Gravar macro que parece, digite o Nome da macro Faça uma breve descrição da macro. 5. Clique em OK. ATENÇÃO A partir de agora, o Gravador de Macros está ligado. Tudo o que você fizer na planilha está sendo gravado. Tome muito cuidado Vamos fazer alguma coisa para o gravador de macros registrar: digite seu nome completo na célula A1. Pressione Enter quando terminar 7. Volte para A1 e formate seu nome como negrito, fonte Arial, tamanho 18, cor vermelha. Pressione Enter para sair da célula formatada. 8. Para encerrar a gravação da macro, clique no botão Macros e escolha Parar gravação. 9. Vamos testar o funcionamento da macro. Deixe o cursor em outra célula qualquer, diferente daquela onde estava o cursor quando você gravou a macro PESSOAS E TECNOLOGIA 61

62 10. Clique no botão Macros e escolha Exibir Macros. 11. Selecione a macro feita e clique em Executar. Se você seguiu rigorosamente os passos sugeridos até aqui, é bem provável que sua macro não tenha funcionado. Seu nome até deve ter aparecido nesta nova célula, mas ele não foi formatado. 11 Isto acontece porque você gravou a macro no modo de referência absoluta. A macro só funciona quando o cursor estiver na mesma célula em que estava quando a macro foi gravada. O modo de referência absoluta é o modo normal do gravador de macros. Mas podemos alterá-lo: neste nosso exemplo, a macro vai funcionar como esperado se fizermos a gravação no modo de referência relativa. 12. Vamos gravar uma nova macro. Clique no botão Macros, escolha Gravar macro e atribua um nome para a macro. DICA Se você digitar o mesmo nome da macro anterior, o Excel informa que a macro já existe e se você quer substituí-la. Pode ser uma boa alternativa para eliminar macros erradas. Antes de começar a fazer qualquer coisa, precisamos mudar para o modo de referência absoluta. 13. Clique no botão Usar Referências Relativas. Pronto, agora é só você repetir o processo feito na página anterior. Você verá que a macro funcionará em qualquer célula. 13 PESSOAS E TECNOLOGIA 62

63 Tecla de atalho de macro Se você precisa executar uma macro várias vezes, é melhor associá-la a uma tecla de atalho. 1. Na guia Exibição, clique no botão Macros e escolha Exibir Macros. 2. Selecione a macro e clique no botão Opções Na caixa Tecla de atalho, digite a letra desejada. DICA Para que suas teclas de atalho não coincidam com as teclas do Excel, prefira usar letras maiúsculas. Explicando: Ctrl+c (c minúsculo) no Excel copia a célula selecionada, mas Ctrl+C (C maiúsculo) não tem função alguma. É por isso que no quadro ao lado você vê que a tela de atalho é Ctrl+Shift+G (o G é maiúsculo). 4. Faça o teste, pressione na planilha Shift+Ctrl+G. 3 Pronto! Sua macro deve ter sido executada. PESSOAS E TECNOLOGIA 63

64 Atribuindo macros a um botão no menu Você pode incluir uma macro na Barra de Acesso Rápido do Excel. 1. Clique na seta para baixo da Barra de Acesso Rápido do Excel Escolha Mais Comandos No quadro Opções do Excel que aparece, clique na opção Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. 4. Em Escolher comandos em, indique Macros Selecione o nome da macro que você criou. 6. Clique em Adicionar PESSOAS E TECNOLOGIA 64

65 7. Se quiser, você pode até modificar o desenho deste botão. Ainda no quadro Personalizar, selecione a macro cujo botão você quer modificar Clique no botão Modificar No quadro Modificar Botão que aparece, selecione o botão desejado e clique em OK. 10. Clique em OK novamente para fechar o quadro com as opções do Excel. PESSOAS E TECNOLOGIA 65

66 Editando a macro Uma macro nada mais é do que um programa. Felizmente o gravador de macros cria este programa para você. É um programa em linguagem VBA. Vamos ver como ficou a macro que você gravou nas páginas passadas. 1. Na planilha que contém a macro, selecione a guia Exibição, clique no botão Macros e escolha Exibir Macros No quadro que aparece, selecione a macro cujo programa você quer ver e clique no botão Editar. A janela do VBA aparece. Aqui você pode alterar o que quiser. Uma alteração simples seria mudar o nome que a macro digita na célula. Basta digitar o novo nome na linha apropriada. 3. Troque Fabíola Luz pelo seu próprio nome. 4. Volte à planilha do Excel agora e execute sua macro. 3 É o seu nome que aparece na célula, não é? PESSOAS E TECNOLOGIA 66

67 Quadros de diálogo em macros Você também pode digitar linhas inteiras de comandos neste programa VBA. Só para você ter uma ideia de como isso funciona, vamos fazer nossa macro abrir um quadro de diálogos simples, com uma mensagem de boas vindas. 1. Se você estiver na planilha, volte à janela onde aparece o programa (olha a barra de tarefas do Windows, ela ainda deve estar lá é só clicar nela). DICA Se preferir, você pode pressionar Alt-F11 para exibir esta janela. 2. Logo depois dos comentários em verde (no início da macro), digite: Msgbox Bem vindo ao VBA., vb0k0only, Mensagem COMENTÁRIO Este texto deve ser digitado em uma única linha, conforme mostra a figura ao lado. 3. Volte ao Excel e execute a macro. Aparece a mensagem ao lado, certo? 4. A mensagem é só para informação. Clique em OK para fechá-la e o restante da macro será executado normalmente. PESSOAS E TECNOLOGIA 67

68 Altere o valor de uma propriedade com uma macro Você pode criar uma macro para desativar as linhas de grade se elas estiverem aparecendo ou ativá-las se elas não estiverem aparecendo. Você faz isso alterando a propriedade que exibe ou não a grade na planilha. 1. Selecione a guia Exibição, clique no botão Macros e escolha Gravar macro. 2. Chame a macro RemoveGrade e clique em OK. Agora, enquanto a macro está sendo gravada, vamos ocultar as linhas de grade. 3. Selecione a guia Exibição e desmarque a opção Linhas de Grade Pare a gravação. 5. Vamos ver como ficou o programa da macro: na guia Exibição, clique no botão Macros e escolha Exibir Macros, selecione a macro RemoveGrade e clique em Editar. 6. Teremos o seguinte código (sem as linhas de comentário): Sub RemoveGrade() ActiveWindow.DisplayGridlines = False End Sub Do jeito que está, esta macro apenas oculta as linhas de grade. Mas e se as grades não estiverem aparecendo? Queremos que a macro as exiba. O segredo aqui é fazer a macro perceber se as grades estão aparecendo ou não. Veja como fazer isso. PESSOAS E TECNOLOGIA 68

69 7. Mude as linhas de comando de sua macro assim: Sub RemoveGrade() Minhagrade = ActiveWindow.DisplayGridlines ActiveWindow.DisplayGridlines = Not Minhagrade End Sub Esta macro usa praticamente as mesmas instruções da macro anterior, mas com algumas melhorias. Vamos interpretá-las: Minhagrade = ActiveWindow.DisplayGridlines ActiveWindow.DisplayGridlines é a propriedade que informa o status da linha de grade: estão aparecendo (True) ou não (False)? Através desta instrução você guarda este status na variável Minhagrade. ActiveWindow.DisplayGridlines =Not Minhagrade A palavra chave Not alterna o valor que está em Minhagrade. Se estiver como True (grade aparecendo) ela passa a ser False (grade oculta). E vice-versa. 8. É por isso que a macro funciona. Volte ao Excel e experimente! PESSOAS E TECNOLOGIA 69

70 Respondendo perguntas em macros e tomando decisões Você já usou a função MsgBox nas páginas anteriores de forma bem simples. No entanto, você pode aproveitá-la ainda mais! Considere a macro a seguir: Sub VerificarExecucao() minhaverificacao = MsgBox("Isso levará muito tempo. Continuar?", vbyesno) If minhaverificacao = vbno Then Exit Sub End If MsgBox ("Continuar com a macro lenta...") End Sub Temos duas grandes novidades aqui: vbyesno e If... Then. Estes são comandos essenciais para quem trabalha com VBA. Vamos interpretá-los. minhaverificacao = MsgBox("Isso levará muito tempo. Continuar?", vbyesno) MsgBox exibe uma mensagem com uma pergunta e apresenta as opções Yes ou No (estipuladas em vbyesno). A resposta é armazenada na variável minhaverificacao. If minhaverificacao = vbno Then If verifica se a resposta guardada em vbno é Sim ou Não. a) Se for Sim, a linha seguinte, Exit Sub, é executada (Exit Sub encerra a macro). b) Se for Não, a linha logo após End If, MsgBox ("Continuar com a macro lenta..."), é executada (a mensagem Continuar com a macro lenta... aparece). Vamos experimentar esta macro: 1. No Editor do VisualBasic, escolha Inserir, Módulo e digite as instruções conforme aparece na figura no início desta página. COMENTÁRIO Preste atenção quando você estiver digitando a segunda linha da macro. Assim que você digitar a vírgula depois de Continuar?, aparece uma lista de sugestões sobre o que você pode usar. É só escolher vbyesno. Assim fica mais fácil lembrar das instruções, concorda? 2. Pronto, agora é só você testar a macro. Volte ao Excel e execute-a! PESSOAS E TECNOLOGIA 70

71 Executando uma mesma instrução várias vezes (o Loop For Each) Muitas vezes você precisa executar uma mesma instrução várias vezes. Por exemplo, você pode querer formatar várias células (e não uma só) ou pode precisar modificar várias planilhas em um arquivo. A macro a seguir protege todas as planilhas de um arquivo Excel: Sub ProtectSheets () Dim mysheet As Worksheet For Each mysheet in WorkSheets mysheet.select mysheet.protect Senha, True, True, True Next mysheet End Sub Vamos interpretar cada linha principal: Dim mysheet As Worksheet armazena em mysheet o número de planilhas no arquivo. For Each mysheet in WorkSheets executa as instruções que aparecem nas linhas seguintes para cada planilha em WorkSheets mysheet.select selecione cada planilha mysheet.protect Senha, True, True, True protege cada planilha, atribuindo a senha Senha para cada uma delas Next mysheet faz o processo ser repetido para a próxima planilha Se você quiser uma outra macro que desproteja todas as planilhas, digite as seguintes instruções: Sub UnprotectSheets () Dim mysheet As Worksheet For Each mysheet in WorkSheets mysheet.select mysheet.unprotect Senha Next mysheet End Sub Esta macro é muito parecida com a anterior. Só vamos chamar sua atenção para a linha mysheet.unprotect Senha, que fornece a senha Senha para desproteger cada planilha. Que tal agora digitar e executar estas macros para ver o resultado? PESSOAS E TECNOLOGIA 71