Criar e formatar relatórios

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1 Treinamento Criar e formatar relatórios EXERCÍCIO 1: CRIAR UM RELATÓRIO COM A FERRAMENTA RELATÓRIO Ao ser executada, a ferramenta Relatório usa automaticamente todos os campos da fonte de dados. Além disso, usa o layout tabular. 1. Se a barra de mensagens amarela for exibida com um aviso de segurança, clique em Habilitar Conteúdo. Assim, o banco de dados será adicionado à sua lista de arquivos confiáveis e você não precisará lidar com outros avisos de segurança para esse banco de dados. 2. No Painel de Navegação, em Consultas, clique na consulta consultaativos. Não é necessário abrir a consulta, basta selecioná-la. A consulta é usada como fonte de dados porque concatena nomes e sobrenomes em um único campo, o que deixa os relatórios mais compactos e fáceis de ler. 3. Vá até a faixa de opções, clique na guia Criar e, no grupo Relatórios, clique em Relatório. A ferramenta Relatório cria o relatório e o abre no Modo de Exibição de Layout. 4. Pressione CTRL+B para salvar o relatório e, na caixa de diálogo Salvar como, insira o nome AtivosPorFornecedor e clique em OK. Observação Alguns desenvolvedores costumam iniciar os nomes de relatório com "rpt" ou algo semelhante. É uma convenção bastante comum; assim, você sabe imediatamente que se trata de um relatório. 5. As colunas do relatório usam muito espaço em branco. Para facilitar a leitura, você pode reduzir a largura das colunas. Clique em um cabeçalho de coluna, ou em qualquer célula de uma coluna, aponte o mouse para a borda direita da coluna até o cursor se transformar em uma seta de duas pontas e arraste para reduzir a largura da coluna, desta forma: 6. Repita a etapa 5 para redimensionar as demais colunas do relatório, mas deixe os cabeçalhos totalmente visíveis. Seu objetivo é remover o espaço excedente, mas manter os dados legíveis. 7. Clique duas vezes no cabeçalho da coluna ID_Ativo e troque o sublinhado por um espaço. Faça o mesmo com os cabeçalhos de Data_Aquisição e Preço_Compra. Se um nome de campo for alterado em um relatório, isso não altera o nome correspondente na fonte de dados. 8. Vá até a seção de cabeçalho do relatório, clique duas vezes na caixa de texto consultaativos (o título do relatório) e altere o texto para Ativos por fornecedor. Em seguida, pressione CTRL+B para salvar

2 suas alterações. EXERCÍCIO 2: AGRUPAR E CLASSIFICAR O RELATÓRIO Você pode agrupar e classificar um relatório para deixá-lo mais fácil de ler e entender. Também é possível classificar em qualquer um dos campos de um grupo. 1. Se ela já não estiver selecionada, clique na guia Design. No grupo Agrupamento e Totais, clique em Agrupar e Classificar. O painel Agrupar, Classificar e Total é exibido abaixo do relatório. 2. Clique em Adicionar um grupo e, na lista exibida, clique em Fornecedor. O relatório coloca cada fornecedor em uma linha separada e agrupa os ativos comprados do fornecedor abaixo dessa linha. Seus critérios de agrupamento aparecem como uma barra horizontal no painel Agrupar, Classificar e Total. 3. Clique novamente em Adicionar um grupo e, na lista, selecione o campo Contato do Fornecedor. O nome do contato de cada fornecedor aparece sob a respectiva empresa. 4. Clique em Adicionar uma classificação e, na lista exibida, clique no campo Condição. 5. Agora o relatório classifica os dados pelos valores do campo Condição, e a nova classificação aparece no painel Agrupar, Classificar e Total, aninhada sob o grupo Contato do Fornecedor. EXERCÍCIO 3: ADICIONAR SUBTOTAIS E TOTAIS GERAIS AO RELATÓRIO 1. No painel Agrupar, Classificar e Total, clique no agrupamento Contato do Fornecedor e clique em Mais.

3 O grupo se expande e exibe uma série de listas. 2. Clique na seta ao lado da lista com Preço_Compra totalizado. A caixa de diálogo Totais é exibida. 3. Na lista Total em, selecione Preço_Compra; verifique se Soma aparece na lista Tipo. 4. Marque as caixas de seleção Mostrar subtotal de grupo como % do Total Geral e Mostrar subtotal em rodapé de grupo. 5. Clique em qualquer lugar fora da caixa de diálogo para confirmar suas alterações. Agora cada rodapé de grupo mostra uma porcentagem e um subtotal. O total geral encontra-se no final do relatório. 6. Localize um par dos campos de porcentagem e subtotal e arraste a borda inferior de cada um deles para deixá-los mais legíveis. Ao arrastar uma instância de cada campo, as outras instâncias são redimensionadas. 7. Pressione CTRL+B para salvar suas alterações. EXERCÍCIO 4: USAR O MODO DESIGN PARA ROTULAR SUBTOTAIS Os subtotais e as porcentagens que você criou no exercício anterior serão mais significativos se forem rotulados. Isso pode ser feito no Modo de Exibição de Layout ou no Modo Design. Vamos usar o Modo Design aqui para você ter ideia de como o designer funciona, mas lembre-se de que esse modo não pode ser usado quando se trabalha em um banco de dados da Web. 1. Clique com o botão direito do mouse na guia AtivosPorFornecedor e clique em Modo Design. Observe que a seção Rodapé Contato do Fornecedor do relatório tem dois controles. À primeira vista, é difícil distingui-los. Então, por ora, lembre-se de que o controle de cima exibe a porcentagem e o de baixo, o subtotal.

4 Se você redimensionar os controles para ler as fórmulas que eles contêm, não se esqueça de depois restaurar suas dimensões originais. 2. Na guia Design, no grupo Controles, clique em Rótulo. Note como o formato do cursor muda para um sinal de adição e um A maiúsculo. Use o sinal de adição como marca de referência ao desenhar o rótulo, desta forma: 3. Clique na seção Rodapé Contato do Fornecedor e, do lado esquerdo dos dois controles existentes, clique e arraste para desenhar um rótulo, desta forma: Deixe o rótulo mais largo do que o mostrado na imagem abra espaço suficiente para digitar. 4. Quando você terminar de arrastar, o rótulo ficará disponível para escrever. Digite % do Total Geral e clique em qualquer lugar fora do rótulo para confirmar suas alterações. 5. Repita as etapas 3 e 4 para criar um segundo rótulo e digite Subtotal. 6. Pressione SHIFT e clique para selecionar os dois rótulos. 7. Vá até a faixa de opções, clique na guia Formato e, no grupo Fonte, clique em Alinhar Texto à Direita. 8. Salve suas alterações. EXERCÍCIO 5: ADICIONAR RÓTULOS NO MODO DE EXIBIÇÃO DE LAYOUT Você segue quase as mesmas etapas para adicionar rótulos no Modo de Exibição de Layout. 1. Alterne o relatório aberto para o Modo de Exibição de Layout e role a tela para baixo até ver a primeira instância do campo Subtotal. 2. Selecione os dois rótulos (% do total geral e Subtotal) e pressione DELETE. O Access remove todas as instâncias dos rótulos de cada seção do relatório. 3. Na guia Design, no grupo Controles, clique em Rótulo. O formato do cursor torna a mudar para um A maiúsculo e um sinal de adição. 4. Posicione o cursor sobre a célula em branco ao lado do campo de porcentagem até o indicador de posicionamento preencher a célula, desta forma:

5 5. Clique uma vez para adicionar o rótulo à célula. 6. Clique duas vezes no novo rótulo e digite % do total geral. Note que o Access adiciona o rótulo a cada seção do relatório. 7. Repita as etapas 3 a 6 para adicionar um rótulo ao controle de subtotal e digitar o texto correto; em seguida, salve as alterações e feche o relatório. EXERCÍCIO 6: CRIAR UM RELATÓRIO DO ZERO O Modo de Exibição de Layout oferece uma maneira rápida de criar um relatório ad hoc do zero. Também é possível alterar o layout do relatório, de tabular para empilhado, com poucos cliques do mouse. Observação Ao utilizar este método, você só pode usar tabelas como fonte de dados. 1. Vá até a faixa de opções, clique na guia Criar e, no grupo Relatórios, clique em Relatório em Branco. São exibidos um relatório em branco e o painel de tarefas Lista de Campos. 2. No painel de tarefas Lista de Campos, clique em Mostrar todas as tabelas e clique no sinal de adição ao lado de Fornecedores. 3. Arraste o campo ID_Fornecedor para o relatório em branco. O Access coloca o campo automaticamente no canto superior esquerdo do relatório. 4. Agora mova os campos Empresa_Fornecedor, Categoria, Nome_Fornecedor, Sobrenome_Fornecedor e Telefone do painel de tarefas para o relatório. Quando você arrasta cada campo, uma barra vertical mostra onde ele ficará. 5. Clique no Seletor de Layout, a cruz no canto superior esquerdo do relatório, para selecionar todos os campos do relatório. 6. Clique na guia Organizar e, no grupo Tabela, clique em Empilhado.

6 Caso não tenha ficado satisfeito com a alteração, pressione CTRL+Z para desfazê-la. EXERCÍCIO 7: USAR O ASSISTENTE DE RELATÓRIO O Assistente de Relatório é um método rápido de criar um relatório complexo, como um que obtém dados de várias fontes ou que emprega vários níveis de agrupamento e classificação. Lembre-se de que, para usar várias fontes de dados, elas devem participar de uma relação. Além disso, não é possível usar o assistente para criar relatórios para bancos de dados da Web. 1. Vá até a faixa de opções e, na guia Criar, no grupo Relatórios, clique em Assistente de Relatório. 2. Na primeira tela do assistente, abra a lista Tabelas/consultas (clique na seta suspensa) e selecione a consulta consultaativosesuporte. 3. Clique na seta dupla para a direita (>>) a fim de mover todos os campos da consulta para o painel Campos selecionados e clique em Avançar. 4. Na segunda tela do assistente, verifique se o item por Ativos está selecionado e clique em Avançar. 5. Na terceira tela, em Deseja adicionar algum nível de agrupamento, clique em Contato e clique na seta para a direita (>). Agora o relatório agrupará dados pelo contato de suporte. 6. Ainda nessa tela, adicione níveis de agrupamento para os campos Suporte (Empresa) e Categoria. Os resultados devem ter uma aparência semelhante a esta: 7. Clique em Avançar e, na quarta tela do assistente, abra a primeira lista de classificação, selecione Descrição e clique em Avançar. 8. Na quinta tela do assistente, em Layout, verifique se o item Nível está selecionado. Em Orientação, clique em Paisagem e clique em Avançar. 9. Na caixa Que título você deseja para o seu relatório, digite AtivosPorSuporte e clique em Concluir. O relatório é aberto no Modo de Visualização de Impressão. Clique com o botão direito do mouse na guia de documento correspondente ao relatório, clique em Modo de Exibição de Layout e use o que você aprendeu para melhorar o relatório. Algumas sugestões: A coluna Data está tão estreita que exibe sinais de cerquilha (#). Isso acontece quando uma coluna está estreita demais. Alargue a coluna. Agrupe o relatório pelo campo Telefone. Remova o campo Fax. Altere a largura dos campos para facilitar a leitura do conteúdo.

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