Criar as tabelas para um banco de dados

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1 Treinamento Criar as tabelas para um banco de dados ANTES DE COMEÇAR O primeiro curso desta série, "Criar as tabelas de um novo banco de dados", forneceu uma lista de tabelas e campos para uso no banco de dados de exemplo Ativos. Na lista, (CP) indica um campo de chave primária, (CE) indica um campo de chave estrangeira, e (pesquisa) indica um campo de pesquisa. TABELA ATIVOS TABELA FORNECEDORES TABELA SUPORTE IDdoAtivo (CP) IDdoFornecedor (CP) IDdoSuporte (CP) Fornecedor (CE) EmpresaDoFornecedor EmpresaDoSuporte Item Categoria (pesquisa) Categoria (pesquisa) Descrição NomeDoFornecedor NomeDoSuporte Condição (pesquisa) SobrenomeDoFornecedor SobrenomeDoSuporte DataDaCompra Endereço Endereço PreçoDeCompra Cidade Cidade Local (pesquisa) RegiãoEstado RegiãoEstado Suporte (CE) País (pesquisa) País (pesquisa) CEP Telefone Móvel Fax CEP Telefone Móvel Fax Você pode usar essa lista durante a prática ou substituir o seu próprio design. Se você acha que vai ajudar, imprima estas instruções e consulte-as conforme prossegue. Além disso, observe que vários campos são marcados como colunas de pesquisa. Durante esta prática, você os criará para as tabelas Fornecedores e Suporte, mas o Access criará os campos na tabela Ativos e você alterará os valores que eles contêm. Exercício 1: Criar a tabela Fornecedores no modo Folha de Dados Você começará criando a tabela Fornecedores no modo Folha de Dados. Ao longo do caminho, você usará alguns campos de Início Rápido. Quando você iniciou esta sessão prática, o banco de dados de exemplo foi aberto sem qualquer tabela ou outros objetos. Ignore os avisos de segurança.

2 Criar uma nova tabela praticamente em branco 1. Se você vir o Aviso de Segurança amarelo, clique em Habilitar Conteúdo. Isso adiciona o banco de dados à sua lista de arquivos confiáveis, e você nunca mais verá outra mensagem de segurança. 2. Na Faixa de Opções, clique na guia Criar e, no grupo Tabelas, clique em Tabela. Uma nova tabela será aberta no modo Folha de Dados. A tabela inclui automaticamente um campo de chave primária chamado CÓDIGO. 3. Clique duas vezes no cabeçalho da coluna CÓDIGO, insira IDdoFornecedor e pressione ENTER. Isso muda o foco para o próximo campo em branco e um menu de tipos de dados aparece. 4. No menu de tipos de dados, clique em. O Access adiciona um campo à tabela, define o campo com o tipo de dados e torna o cabeçalho gravável. 5. No cabeçalho, insira NomeDoFornecedor e pressione ENTER. O foco muda novamente, e o menu de tipos de dados aparece novamente. 6. Repita as etapas 4 e 5 e crie outro campo de texto chamado SobrenomeDoFornecedor. Definir legendas 1. Clique no cabeçalho do campo NomeDoFornecedor. 2. Na guia Campos, no grupo Propriedades, clique em Nome e Legenda. A caixa de diálogo Inserir Propriedades de Campo é exibida. 3. Na caixa de texto Legenda, insira o Nome do Fornecedor e clique em OK. 4. Clique no cabeçalho do campo SobrenomeDoFornecedor, repita a etapa 2 e digite a legenda Sobrenome do Fornecedor. Adicionar campos de Início Rápido 1. Clique no cabeçalho do próximo campo em branco na tabela. 2. Na guia Campos, no grupo Adicionar e Excluir, clique em Mais Campos. 3. Role o menu para baixo até a seção Início Rápido e clique em Endereço. Após alguns instantes, um conjunto de campos de endereço aparecerá na tabela. 4. Repita as etapas de 1 a 3, mas desta vez, em Início Rápido, clique em Telefone. Um conjunto de campos de captura de números de telefone aparecerá. 5. Clique com o botão direito do mouse no campo Telefone Residencial e clique em Excluir Campo. 6. Use o que você aprendeu para adicionar um campo nomeado e um campo Memorando nomeado. 7. Quando terminar, pressione CTRL+B e, na caixa de diálogo Salvar como, insira Fornecedores e clique em OK.

3 Observação Você deve ter notado que o campo Categoria, listado na tabela no início desta prática, está ausente da tabela. Isso está certo. O campo Categoria é um campo de pesquisa e você o criará mais tarde nesta prática. Exercício 2: Criar a tabela Suporte no modo Design O modo Design não é uma maneira tão rápida de criar tabelas como os métodos que você já viu, mas é a mais detalhada e aprofundada. Este exercício mostra como iniciar o designer, adicionar campos, tipos de conjunto de dados e definir uma chave primária. Importante Lembre-se de que você não pode usar o modo Design para bancos de dados da Web. 1. Vá para a Faixa de Opções, clique na guia Criar e, no grupo Tabelas, clique em Design da Tabela. 2. Uma nova tabela é aberta no modo Design. 3. Se ainda não estiver selecionada, clique na primeira linha na coluna Nome do Campo e insira IDdoSuporte. 4. Clique na primeira célula na coluna Tipo de Dados (a célula próxima a IDdoSuporte) e selecione Numeração Automática na lista. 5. Volte para a coluna Nome do Campo, clique com o botão direito do mouse na célula IDdoSuporte e clique em Chave Primária. Isso define o campo como chave primária da tabela. Se você não definir o campo de agora, o Access solicitará isso quando você salvar a tabela. 6. Digite os nomes de campo e tipos de dados restantes da tabela. Dica O Access seleciona automaticamente o tipo de dados quando você coloca o foco em uma linha em branco nas colunas Nome do Campo ou Tipo de Dados. O Access utiliza o tipo de dados por padrão porque ele é o mais flexível. Ele aceita números e texto. Estes são os campos e os tipos de dados restantes. NOME DO CAMPO EmpresaDoSuporte NomeDoSuporte SobrenomeDoSuporte Endereço Cidade RegiãoEstado País CEP Telefone Móvel Fax TIPO DE DADOS Memorando

4 7. Opcionalmente, no painel Propriedades do Campo, na guia Geral, clique na caixa de texto ao lado da Legenda e insira uma legenda para cada campo. As legendas sempre são opcionais; use-as para facilitar sua vida. 8. Quando terminar, pressione CTRL+B e, na caixa de diálogo Salvar como, insira Suporte e clique em OK. Exercício 3: Criar a tabela Ativos Essa levará menos tempo. 1. Clique na guia Criar. 2. Use o que você aprendeu nos exercícios 1 e 2 para criar a terceira tabela no banco de dados e nomeála Ativos. Em outras palavras, no grupo Tabelas, clique em Tabela ou Design da Tabela. A escolha é sua. 3. Criar uma tabela com estes campos e tipos de dados: NOME DO CAMPO IDdoAtivo (CP) Item Descrição DataDaCompra PreçoDeCompra TIPO DE DADOS Numeração Automática Data/Hora Moeda Memorando Observação Lembre-se de definir o campo IDdoAtivo como uma chave primária. 4. Opcionalmente, atribua legendas a cada campo, conforme necessário. Se você rolar para o início destes exercícios e examinar os campos listados lá, verá mais campos da tabela Ativos do que vê aqui Local, Condição, Fornecedor e Suporte. Os campos Local e Condição são listas de Pesquisa, e você irá adicioná-las no exercício 5. Os campos Fornecedor e Suporte são chaves estrangeiras. Deixe-os de fora por enquanto e vamos adicioná-los no próximo curso desta série quando criarmos relações. Exercício 4: Criar campos de pesquisa no modo Folha de Dados Você pode criar dois tipos de campos de pesquisa: um procura valores em outra tabela do banco de dados e o outro usa uma lista de valores um conjunto de opções armazenadas nas propriedades do campo. Estas etapas explicam como criar listas de valores nas tabelas Fornecedores e Suporte. Para obter informações sobre a criação de outro tipo de campo de pesquisa, faça o próximo curso desta série ou consulte os links no Cartão de Referência Rápida no final deste curso. 1. Clique com o botão direito do mouse na guia Suporte e clique em Modo Folha de Dados. 2. Role para o primeiro campo em branco (as palavras Clique para Adicionar), clique no cabeçalho e, no menu, clique em Pesquisa e Relacionamento. A primeira página do Assistente de Pesquisa é exibida.

5 3. Clique em Digitarei os valores que desejo e clique em Avançar. 4. Verifique se a caixa Número de colunas contém 1 e na grade abaixo de Col 1 insira estes valores: Computadores Máquinas do Escritório Móveis Manutenção Geral Os resultados devem ter uma aparência semelhante a esta: Observação Se os valores da sua lista contêm várias palavras, você pode separar essas palavras com espaços. Você deve evitar usar espaços em nomes de campo, mas eles estão OK aqui. 5. Clique em Avançar e, na caixa O rótulo não pode ter mais do que 10 referências de coluna, insira Categoria e clique em Concluir. Você gostou do local onde o Access colocou a coluna na tabela? Se não gostou, clique no cabeçalho da coluna Categoria e, em seguida, clique nele novamente e arraste o cabeçalho para um local que funciona melhor para você, talvez à direita do campo EmpresaDoSuporte. 6. Agora respire fundo, clique na guia Fornecedores e repita as etapas de 1 a 5 para criar um campo de pesquisa nessa tabela. Nomeie o campo Categoria e insira essas opções na lista de valores: Computadores Máquinas do Escritório Móveis Diversos Suprimentos 7. Abra a lista no campo Categoria e selecione uma opção. Observe que o Access cria um novo registro (uma nova linha) na tabela. Você pode dizer, porque o campo IDdoFornecedor agora contém um valor. Exercício 5: Criar campos de pesquisa no modo Design

6 A tabela Ativos precisa de dois campos de pesquisa: Condição e Local. Ambos os campos devem ser listas de valores, e você pode fazer o trabalho no modo Design. Criar o campo Condição 1. Se ainda não estiver aberta, abra a tabela Ativos no modo Design. 2. Clique na primeira linha em branco na coluna Nome do Campo e digite Condição. 3. Clique fora desse novo campo. Isso define o valor na coluna Tipo de Dados como. É necessário definir um tipo de dados para prosseguir, e texto funciona bem. 4. Clique no campo Condição novamente para selecioná-lo e na parte inferior do designer, em Propriedades do Campo, clique na guia Pesquisa. Você vê as palavras Exibir Controle e Caixa de. 5. Clique em Caixa de e uma lista será exibida. Abra a lista e selecione Caixa de Listagem, como: 6. Vá para a linha Tipo de Origem da Linha e clique em Tabela/Consulta. Isso inicia outra lista. Abra essa lista e selecione Lista de Valores, como: Por enquanto, ignore a marca inteligente que é exibida. 7. Clique no campo Origem da Linha e insira os seguintes valores conforme mostrado (certifique-se de incluir aspas duplas e ponto-e-vírgulas): "Novo";"Bom";"Razoável";"Desativado" Você pode inseri-los manualmente ou copiar e colar a cadeia de caracteres inteira. Pressione ENTER quando terminar. Depois que você pressionar ENTER, uma marca inteligente será exibida. 8. Na marca inteligente, clique na opção para atualizar o campo de pesquisa sempre que ele for usado.

7 Uma mensagem informa que o Access não atualizou o campo em nenhum outro lugar no banco de dados. O Access talvez não precise atualizar instâncias compartilhadas do campo de pesquisa, mas você deve deixar o programa tentar. Clique em OK para fechar a mensagem. Criar o campo Local 1. Repita as etapas de 2 a 8 no exercício anterior, mas desta vez crie um campo chamado Local. 2. Insira esses valores no campo Origem da Linha: "Primeiro Piso";"Segundo Piso";"Plataforma de Carga" 3. Verifique se você está usando a marca inteligente para atualizar as propriedades da pesquisa e pressione CTRL+B para salvar suas alterações. 4. Clique com o botão direito do mouse na guia da tabela, clique em Modo Folha de Dados, abra a lista nos campos Local e Condições e selecione uma opção. O Access adiciona um novo registro (uma nova linha) à tabela.