Curso Online SECRETÁRIA EXECUTIVA

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1 1 Curso Online SECRETÁRIA EXECUTIVA

3 3 _Conceitos _Natureza da Função e Importância _Responsabilidades _Obstáculos _Conhecimentos Desejáveis _Atributos _Qualidades Indispensáveis _Base para a Prática da Profissão 1 Perfil da Profissional

4 4 CONCEITOS Ser secretária executiva é promover uma assessoria completa para organização na qual faz parte. É dominar habilidades requeridas num escritório, demonstrar capacidade para assumir responsabilidades e, principalmente, ter iniciativa.

5 5 No dia a dia, este profissional deve ser mais do que a pessoa que digita, anota e comunica compromissos. Ela deve manter seu arquivo organizado e atende telefonemas. Deve assumir decisões de nível gerencial e transmitir segurança na realização das tarefas.

6 6 É importante conhecer totalmente o papel da secretária executiva, o que faz cada cargo na empresa, conhecer os métodos de trabalho em um escritório assim como o os sistemas de informações. Neste curso, você terá uma visão muito mais ampla do que é ser uma secretária.

7 7 NATUREZA DA FUNÇÃO E IMPORTÂNCIA Esta profissão exige descrição. Uma boa secretária executiva deve desenvolver habilidades relativas a finanças, economia, marketing, administração, comércio exterior, contabilidade, tributação e relações humanas no trabalho. Para alcançar o êxito é importante ser perseverante, aprender sempre e quebrar paradigmas. É preciso conhecer fielmente suas RESPONSABILIDADES, atravessar OBSTÁCULOS e ter CONHECIMENTOS DESEJÁVEIS, ATRIBUTOS e QUALIDADES INDISPENSÁVEIS para o perfeito desempenho da função.

8 8 Principais Responsabilidades Participação Ativa em Encontros Preparação de Eventos Redação de Correspondências Preparação de Relatórios Administrativos Digitação e Edição de Textos e Planilhas Supervisão e Treinamento de Auxiliares Seleção e Recomendação de Equipamentos para Escritório Aquisição de Material de Uso Diário

9 9 Principais Obstáculos X Falta de Informação X Falta de Experiência X Desleixo com a expressão corporal e roupas X Medo exagerado das situação e métodos novos. X Incapacidade para boa comunicação X Desinteresse pessoal e profissional X Falta de criatividade X Não clareza do seu papel na organização X Fofocas/Impertinência/Egoísmo

10 10 Conhecimentos desejáveis o Procedimentos de trabalho do máximo de setores possíveis o Objetivos da Empresa: Missão/Visão/Valores. o Fluxogramas/Organogramas/Diagramas o Psicologia Social o Sólidos conhecimentos sobre administração o Idiomas (no mínimo o inglês) o Conhecimentos sobre organização do trabalho o Conhecimento mínimo de todos produtos/serviços da empresa

11 11 Atributos Espírito Cooperativo para Trabalhar em Equipe Cuidado com a Aparência Bons Hábitos de Higiene e saúde Atualização Constante ( sede de conhecimento ) Saber Interpretar a Metodologia de Execução do Trabalho Espírito de Iniciativa e Criatividade Inteligência para Respeitar a Autoridade Hierárquica Sugerir/Desenvolver Alternativas de Execução de Tarefas

12 12 Qualidades Indispensáveis Segurança Profissional Bom Senso Equilíbrio Emocional Habilidade e Intuição para tomar Decisões Sábias Ponderação diante de Situações Complexas Humildade Organização e Capacidade de Planejamento Disponibilidade Senso de Humor

13 13 BASE PARA A PRÁTICA DA PROFISSÃO Nossa sugestão é: Comece em uma empresa que você possa atingir suas metas e satisfazer as suas necessidades primárias. Nesta empresa, aprenda rapidamente a desempenhar todas as tarefas. Reconheça a política da empresa. Faça sobressair seus valores pessoais. Pense que, se algum dia você tiver que deixar a empresa, que você saia sendo indicada para outras melhores por conta da boa atuação.

14 14 BASE PARA A PRÁTICA DA PROFISSÃO Mesmo em tempos de crise financeira e econômica (como a que estamos enfrentando atualmente), uma profissional da importância da secretária é sempre requisitada e mantida. Se já é complicado para uma empresa manter o bom desempenho com a agenda organizada, imagina para empresas que não cumprem compromissos importantes por conta da má gestão de horários, de tarefas ou de qualquer adversidade que sempre ocorrem nas empresas.

15 15 2 Ética Profissional _Conceitos _Princípios Éticos _Faltas Contra a Dignidade No Trabalho _Recomendações a um Iniciante

16 16 CONCEITOS Ética é um conjunto de princípios que visa disciplinar e regular os costumes, a moral e a conduta das pessoas. A ética é utilizada para conceituar deveres e estabelecer regras de conduta no desempenho das atividades profissionais e em seu relacionamento com clientes e demais pessoas.

17 17 Honestidade no trabalho e lealdade para com a empresa. Respeito à dignidade da pessoa humana. Execução do trabalho no mais alto nível de rendimento. Saber gerir segredos da empresa. Respeito aos chefes, colegas e subordinados. Prestação de contas aos superiores hierárquicos. Observação das normas administrativas da empresa. Apoio a esforços para aperfeiçoamento da profissão. PRINCÍPIOS ÉTICOS

18 18 Utilizar informações e influências para conseguir vantagens pessoais. Negar-se a prestar colaboração nas dependências da entidade. Estimular a discórdia, fofocas e conflitos, propositalmente. Não prestar ajuda aos companheiros, independente de qualquer hierarquia. Delegar execução de trabalhos confidenciais que foram lhe atribuídos. Prestar serviço de forma deficiente, demorar injustamente sua execução ou abandoná-lo sem motivo. FALTAS CONTRA A DIGNIDADE NO TRABALHO

19 19 RECOMENDAÇÕES A UM INICIANTE Deixe suas preocupações fora do escritório; Procure melhorar sua capacidade de observação; Trate com paciência e compreensão todas as pessoas; Seja simpático, agradável, amável e prestativo com todos; Desenvolva a iniciativa e a criatividade escondida em você; Amplie o conhecimento sobre seu trabalho sempre que possível; Desenvolva seu senso de responsabilidade e; Seja disciplinado com seus próprios objetivos pessoais.

20 20 _Eficiência e Eficácia Profissional _Ambiente de Trabalho _Como Recepcionar o Visitante 3 Rotina do Trabalho

21 21 ROTINA DE TRABALHO A secretária executiva é quem organiza todas as atividades administrativas da diretoria, a qual ela está subordinada. Ela que é a responsável por manter os contatos com as organizações que de alguma maneira a empresa participa, por lembrar as atividades que serão desempenhadas pelo chefe ao longo do dia, por fazer com que o chefe seja lembrado das suas obrigações na empresa.

22 22 1. Redigir s, memorandos, bilhetes e outros documentos comuns. 2. Dar solução aos assuntos pendentes. 3. Colocar a mesa do executivo em ordem. 4. Atender ao chefe. 5. Cuidar dos instrumentos de trabalho. 6. Redigir listas com a pauta do dia: visitas, assuntos, reuniões, etc. 7. Atender aos telefonemas e solicitações de entrevistas. ROTINA DE TRABALHO

23 23 8. Selecionar assuntos e pessoas que serão atendidas pelo chefe. 9. Organizar arquivos. 10. Estabelecer contatos com outros departamentos. 11. Prestar informações. 12. Transmitir recados. 13. Redigir e digitar correspondência. 14. Deixar a mesa sempre em ordem. ROTINA DE TRABALHO

24 Manter equipamentos em condição de uso. 16. Estocar material suficiente. 17. Receber, classificar e distribuir correspondências. 18. Manter atualizado o arquivo de endereços 19. Providenciar reservas de hotéis, passagens, documentos, etc. 20. Conhecer o que a empresa produz ou dos serviços que prestam. ROTINA DE TRABALHO

25 Colocar tudo ao alcance da mão da equipe e do executivo. 22. Ter atenção ao conferir uma digitação. 23. Levar as atividades até o fim. 24. Manter a calma diante de situações difíceis. 25. Atender e fazer chamadas telefônicas. 26. Anotar recados. ROTINA DE TRABALHO

26 26 EFICIÊNCIA E EFICÁCIA Uma pessoa eficaz é aquela que faz aquilo que deve ser feito, que cumpre com suas metas, que realiza o que foi proposto. A eficiência diz respeito a como fazer e está relacionada às ações a serem realizadas. É uma questão de custo-benefício, onde buscamos ter o mínimo de perdas e/ou desperdício. Uma relação entre os resultados obtidos e os recursos empregados.

27 27 EXEMPLO 1: Cláudio vendeu sua quota de produtos. Eliza também. Porém Eliza gastou 30% de gasolina a menos. Neste caso, se a meta era vender a quota, ambos foram eficazes, mas Eliza foi mais eficiente do que Cláudio.

28 28 EXEMPLO 2: Se toda a sua equipe entregou o relatório na data prevista, logo, foram eficazes. Mas César, que era um dos membros da equipe, conseguiu fazê-lo e ainda sobrou tempo para realizar a próxima tarefa do dia, ou mesmo para aproveitar o resto do dia e ir ao cinema. Logo César foi mais eficiente que os demais.

29 29 EFICIÊNCIA E EFICÁCIA Executar tarefas de forma eficiente e eficaz é fator de sucesso, tanto para o profissional, tanto para a empresa. Em âmbito pessoal, significa dar abertura para novas oportunidades de promoções, para tarefas mais desafiadoras e mais estimulantes, e para âmbito profissional, significa melhor uso do tempo do diário de serviço, oferecendo assim, maior produção, e consequentemente, maior lucro.

30 30 EFICIÊNCIA E EFICÁCIA Para se ter eficiência, assegure-se que você entendeu claramente a tarefa que lhe foi designada. Certifique-se ter compreendido até onde vai a sua responsabilidade e sua autoridade. Negocie com seu chefe quais as tarefas que você pode executar sem precisar consultá-lo, pois isso economiza tempo. Pergunte ao seu chefe quem pode tomar as decisões na ausência dele. Cada segundo é importante.

31 31 A disposição dos móveis deve ter em vista, sobretudo, a racionalização e a redução dos movimentos. Deve-se guardar o material que não está sendo utilizado, cuidar do arejamento da sala e guardar os papéis em arquivos ou pastas. AMBIENTE DE TRABALHO

32 32 Em relação a utilização da agenda, certifique-se de anotar (além de reuniões, compromissos, e etc.) dias e horas para, por exemplo, fazer backup de arquivos, organizar bolo de papéis, arquivos, e outros. É um processo simples, mas que traz grandes benefícios. Evite acúmulos! No caso da papelada, caso elas não sejam de uso frequente, verifique a possibilidade de digitalizá-las e, posteriormente, salvá-las em uma mídia. (CD, DVD, Pendrive e etc.) AMBIENTE DE TRABALHO (Agenda)

33 33 Arquivos é um conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos por um organismo público ou privado, independente de sua atividade. empresarial e conservado para efeitos administrativos; Os arquivos tem por objetivo manter a organização ou a instituição em perfeitas condições de funcionamento. Arquivos organizados geram segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade, melhor acesso AMBIENTE DE TRABALHO (Arquivos)

34 34 Regras básicas para organização dos arquivos: - Não empilhe papéis. - Use etiquetas para facilitar a organização e procura de documentos. - É preciso estabelecer dia e hora para a organização do arquivo. - Se trabalhar para mais de uma pessoa, mantenha separados os arquivos de um e do outro.. AMBIENTE DE TRABALHO (Arquivos)

35 35 - Computador e impressora (com digitalizadora, de preferência). - Agenda e/ou bloco para recados. - Pastas para guardar documentos em geral. - Lápis, Caneta, Carimbo da Empresa, Clipes, Elásticos, Papel, etc. - Telefone fixo e celular. AMBIENTE DE TRABALHO (Principais Materiais)

36 36 - Procure saber o nome da visita, Como Recepcionar O Visitante a qual organização pertence e qual o propósito da visita. - Visitas frequentes devem ser atendidas com o mesmo bom humor. - Demonstre reconhecimento pelo nome. - Manifeste vontade de ajudar o visitante a alcançar seus propósitos.

37 37 - Nunca julgue uma visita pela aparência. Como Recepcionar O Visitante - Proteja o tempo de seu executivo. Resolva tudo o que estiver ao seu alcance. - Ao conduzir o visitante à sala de seu superior, caminhe ao lado dele, abra a porta sem ficar de costas, peça para que sente, apresente-o e saia da sala. - Evite interromper a entrevista, exceto em caso de urgência.

38 38 4 Relações Humanas _Aspectos do Comportamento Humano _Relacionamento com Chefes, Clientes e Colegas _Eficácia da Comunicação

39 39 ASPECTOS DO COMPORTAMENTO HUMANO É importante conhecer a si mesmo e ao mesmo tempo, compreender os outros. Como secretária, tenha uma boa convivência grupal. Desenvolva suas aptidões para o bom relacionamento humano, afinal você, mais do qualquer um, tem o poder de gerenciá-lo.

40 40 ASPECTOS DO COMPORTAMENTO HUMANO Alguns comportamentos que podem obter atritos: Reações agressivas Interromper quem está falando Passar por cima dos outros Falta de modéstia e a presunção

41 41 ASPECTOS DO COMPORTAMENTO HUMANO Alguns comportamentos consideráveis que auxiliam no bom comportamento humano: Ouvir tão bem quanto falar. Não interromper conversas. Não impor as próprias ideias.

42 42 ASPECTOS DO COMPORTAMENTO HUMANO O comportamento humano é sempre reflexo da maneira pela qual o indivíduo vê a realidade que o cerca (independente do comportamento estar certo ou errado). Essa percepção é a grande responsável pela formação da cultura de um grupo ou organização. Vejamos a seguir os principais aspectos do comportamento humano.

43 43 ASPECTOS DO COMPORTAMENTO HUMANO Os principais aspectos do comportamento humano são: Atitudes. Motivação. Satisfação de necessidades. Frustração. Comportamento defensivo. Estereótipos

44 44 RELACIONAMENTO COM CHEFES, CLIENTES E COLEGAS Sabemos como é difícil agradar a todos. Entretanto, existem itens que são importantes para a boa convivência organizacional, seja com chefe, clientes e colegas de trabalho. Vejamos a seguir estes principais itens.

45 45 Conheça sua organização. Não favoreça ninguém. Troque ideias com colegas Manifeste sempre vontade de cooperação. Apoie as políticas da empresa. Evite discutir assuntos que tratou com seu chefe. Aprenda a contornar as situações difíceis. Evite entrar a todo instante na sala de seu chefe. Evite sentar ao lado de seu chefe se não for convidado.

46 46 Não recusar trabalhos que você nunca fez. Não se lastimar da sua vida e nem bisbilhotar a dos outros. Tenha paciência. Procure desempenhar o trabalho de forma eficiente. Saiba aceitar as críticas. Use sempre o tratamento adequado ao dirigir-se aos chefes. Jamais conclua que seu chefe não é inteligente ou competente.

47 47 EFICÁCIA DA COMUNICAÇÃO Comunicação significa tornar comum, trocar opiniões, fazer saber; implica participação, interação, noção de mensagens. É um processo de participação de experiências, que modifica a disposição mental das partes envolvidas.

48 48 EFICÁCIA DA COMUNICAÇÃO Regras para uma boa comunicação: - Falar com clareza. - Certificar-se de que foi bem compreendido. - Saber ouvir. - Estar atento a comunicação não-verbal. - Falar olhando nos olhos. - Sorrir. - Evitar gíria.

49 49 EFICÁCIA DA COMUNICAÇÃO A comunicação é determinada pelo emissor, por sua posição, pelo status que ocupa na organização, pela credibilidade e reputação que desfruta, pelas experiências passadas de comunicação. Quanto existe comunicação, existe a necessidade de passar uma mensagem importante.

50 50 EFICÁCIA DA COMUNICAÇÃO Na comunicação, há determinadas expectativas que devem ser consumadas quando uma pessoa entra em contato com outra. Entretanto, o emissor pode dizer algo diferente daquilo que o receptor espera dele. Quando isso ocorre, não se estabelece uma comunicação positiva.

51 51 EFICÁCIA DA COMUNICAÇÃO Apresentar dificuldades próprias, como problemas pessoais e emocionais, quando o receptor também tem os seus próprios, pode de tal maneira prejudicar o estabelecimento e a efetividade da comunicação, provocar reações negativas e não gerar nenhuma receptividade. E é isso que a secretária executiva deve tentar prever e gerenciar.

52 52 EFICÁCIA DA COMUNICAÇÃO O sucesso da comunicação depende de adaptar as tentativas de intercomunicações à ocasião, situação, ao tema, às pessoas envolvidas, etc. Uma mensagem deve ser coerente. A incoerência reduz a probabilidade de que uma mensagem seja entendida. A incoerência deve ser banida numa mensagem ou num fluxo de informações grandes, como existe em grandes empresas.

53 53 EFICÁCIA DA COMUNICAÇÃO Se o tempo é determinante, a comunicação face-a-face, ou por telefone (ao invés de s), talvez seja a mais recomendável. A secretária deve acompanhar todo o processo da comunicação para verificar se a mensagem foi compreendida como ela deseja.

54 54 EFICÁCIA DA COMUNICAÇÃO Evite obstáculos sérios à comunicação com o uso de linguagem simples. A complexidade de linguagem é a principal barreira à boa comunicação. Crie uma atmosfera de comunicação simples e mútua entre os membros de uma organização. A compreensão de todos é fundamental para cumprir os objetivos da empresa.

55 55 O trabalho executado pela secretária executiva faz com que o tempo seja otimizado, que os compromissos sejam cumpridos, que a empresa seja respeitada por cumpri-los e que todos os diretamente relacionados com a empresa sejam atendidos da melhor maneira possível. A secretária executiva é essencial para o sucesso da empresa

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