ARQUIVOLOGIA. Capítulo 1. Conceitos Fundamentais

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1 ARQUIVOLOGIA Capítulo 1 Conceitos Fundamentais 1. Introdução Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos criados foi se tornando cada vez maior e surgiu a necessidade de se criarem técnicas que permitissem organizar esta massa documental de forma a permitir sua imediata localização quando necessário. A partir de então surgiram os primeiros arquivos. Arquivos, bibliotecas, museus e centros de documentação trabalham com um elemento comum e primordial para essas instituições: o documento. Logo, devemos definir este termo e outros afins, para que os leitores tenham uma exata noção da importância dos referidos órgãos de documentação para a sociedade e o Estado, uma vez que todos nós, pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, lidamos com papéis que, dependendo do seu valor, serão de suma importância para a consecução dos nossos objetivos. A palavra documento está intimamente relacionada com outra: informação. Segundo Aurélio Buarque de Holanda, informação é o conhecimento extraído dos dados, para formação de um juízo. Portanto, entendemos que a junção de diversos dados absorvidos no nosso dia-a-dia propicia-nos obter informações e interpreta-las de forma semelhante ou distinta de outras pessoas. Junção de dados Informação obtida (mensagem captada) Informação registrada Documento Dito isso, vamos à definição de documento retirada da terminologia arquivística: Documento: é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar. Esta definição menciona um outro termo desconhecido por muitos: suporte. Suporte: meio no qual a informação é registrada. Entende-se por suporte qualquer meio utilizado para gravar a informação. O papel é hoje o suporte mais utilizado, mas não é o único. No passado tivemos o pergaminho e o papiro como suportes bastante utilizados. Com o avanço de novas tecnologias ligadas à informática, é cada vez maior o número de instrumentos capazes de servir de suporte para a informação. Dentre os meios mais utilizados, podemos destacar: disquete, CD, DVD e fita VHS. Comentário: Quando pensamos em um documento, nos vem à mente de imediato o papel (suporte textual), o mais comum e convencional que conhecemos. Mas existem vários outros suportes onde podemos registrar uma informação, tais como: uma 1

2 fotografia (suporte iconográfico), um mapa (suporte cartográfico), entre outros. Peguemos como exemplo uma fotografia: a imagem obtida através de uma câmera nos transmite uma mensagem, uma informação; portanto é um documento. 1.1 Terminologia Arquivística VOCABULÁRIO ACERVO: totalidade dos documentos conservados num arquivo ACESSO: possibilidade de consulta a arquivo, como resultado de autorização legal. ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS: direção, supervisão e coordenação das atividades de uma instituição arquivística. ARRANJO: 1. processo que, na organização de arquivos permanentes, consiste na ordenação estrutural ou funcional dos documentos em fundos, na ordenação das séries dentro dos fundos e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries. 2. processo que, na organização de arquivos correntes, consiste em colocar ou distribuir os documentos numa seqüência alfabética, numérica ou alfanumérica, de acordo com o método de arquivamento previamente adotado. Também denominado classificação. ATIVIDADE-FIM: conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu funcionamento. ATIVIDADE-MEIO: conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório. ATOS ENUNCIATIVOS: são esclarecimentos ou opinião acerca de assunto de processo. Destinam-se a oferecer subsídios para solução do que constitui o seu objeto. AVALIAÇÃO OU TRIAGEM: processo de análise da documentação de arquivos, visando estabelecer a sua destinação, de acordo com seus valores probatórios, informativos e/ou históricos. AUTOMAÇÃO: uso da informática como apoio para o desempenho de funções arquivísticas. DATAS-LIMITE: elemento de identificação cronológica em que são mencionados os anos de início e término do período abrangido pelos documentos de um processo, dossiê, série, fundo ou coleção. DOSSIÊ: unidade documental em que se reúnem informalmente documentos de natureza diversa, para uma finalidade específica. FUNDO ABERTO: fundo ao qual são sistematicamente acrescentados novos documentos. FUNDO FECHADO: fundo ao qual não são acrescentados novos documentos, em virtude da supressão da unidade produtora. FUNDO: unidade constituída pelo conjunto de documentos acumulados por uma entidade que, no arquivo permanente, passa a conviver com arquivos de outras. INSTRUMENTO DE PESQUISA: obra de referência, publicada ou não, que identifica, localiza, resume ou transcreve, em diferentes graus e amplitudes, fundos, grupos, séries e peças documentais existentes num arquivo permanente, com a finalidade de controle e de acesso ao acervo. MICROFILMAGEM: produção de imagens fotográficas de um documento em tamanho altamente reduzido. NOTAÇÃO: identificação das unidades de arquivamento, feita através de números, letras ou combinação de números e letras, para permitir sua localização nos depósitos. PARECER: são manifestações de órgãos técnicos sobre assuntos submetidos a sua consideração. Tem caráter opinativo (sem conclusões). PROCESSO: termo geralmente usado na Administração Pública, para designar o conjunto de documentos, reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária. O número de protocolo, que registra o primeiro documento com o qual o processo é aberto, repetido externamente na capa, é o elemento de controle e arquivamento do processo. 2

3 PROTOCOLO: denominação atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso. - denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; - livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. PROVENIÊNCIA: princípio segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num mesmo fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. Corresponde à expressão francesa respect dês fonds, e à inglesa provenance. RECOLHIMENTO: transferência de documentos dos arquivos intermediários para os permanentes. RELATÓRIO: exposição à autoridade superior à execução de trabalhos concernentes a certos serviços ou a execução inerentes ao exercício do cargo em determinado período. UNIDADE DE ARQUIVAMENTO: o menor conjunto de documentos, reunido de acordo com um critério de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral, são denominados, pastas, maços ou pacotilhas. VOTO: cada membro do órgão colegiado dá seu pronunciamento a respeito de matéria submetida à deliberação do plenário. 1.2 Órgãos de documentação Podemos citar como órgãos de documentação os arquivos, as bibliotecas, os museus e os centros de documentação ou informação. Daremos melhores detalhes sobretudo dos arquivos, fazendo uma analogia entre eles e as bibliotecas Museu É uma instituição de interesse público, cujo objetivo é a informação e o entretenimento. Os documentos de museus são peças e objetos de valor cultural, tendo os mais variados tipos e dimensões. Por serem objetos, são caracterizados como tridimensionais. Os museus têm finalidades cultural e didática Centro de documentação ou informação Instituição que agrupa qualquer tipo de documento, exigindo especialização para aproveitá-los com eficiência. Os documentos de um centro de documentação são, em sua maioria, reproduções (audiovisuais) ou referências virtuais (como por exemplo as bases de dados). Segundo a Professora Heloísa Liberalli Belloto sua finalidade é informar, com o objetivo cultural, científico, funcional ou jurídico, conforme a natureza do material reproduzido ou referenciado Biblioteca Instituição onde os documentos são conservados para fins culturais, sendo obtidos por compra, doação ou permuta de diversas fontes. O bibliotecário avalia o material a ser adquirido por sua instituição como peças isoladas. Esses documentos existem em numerosos (múltiplos) exemplares. Os documentos são unidos pelo seu conteúdo, e caracterizados, em sua maior parte, como impressos. A biblioteca é órgão colecionador, e o seu público é formado pelo pesquisador, estudantes e o cidadão comum, possuindo, portanto, um maior número de consulentes, com os mais variados perfis. Objetivo: instruir, educar. Processamento técnico: tombamento, classificação, catalogação Arquivo Os documentos são produzidos e conservados com fins funcionais, geralmente em um único exemplar ou em limitado número de cópias. A documentação referente a um assunto 3

4 específico ou assuntos ligados entre si é preservada como um conjunto e não como atividades isoladas. Os documentos são unidos pela sua proveniência ou origem (princípio básico da Arquivologia o qual estudaremos mais adiante) quanto ao suporte, são documentos principalmente textuais. O arquivo é órgão receptor, e o seu público é formado pelos administradores (produtores dos documentos) e pesquisadores. Objetivo: provar, testemunhar. Processamento técnico: registro, arranjo, descrição. Outros termos ligados ao assunto: Arquivologia estudo, ciência e arte que estuda os arquivos. Arquivoconomia é o conjunto de resoluções inerentes à instalação, organização e gestão dos arquivos. Arquivística é o conjunto de princípios e técnicas observados na constituição, organização, desenvolvimento e utilização dos arquivos. ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO Arquivos, bibliotecas, museus e centros de documentação têm a co-responsabilidade no processo da recuperação da informação, em benefício da divulgação científica, tecnológica, cultural e social, bem como do testemunho jurídico e histórico. Esses objetivos são alcançados de procedimentos técnicos diferentes a material de distintas origens. Assim, suas fronteiras são bem definidas. A forma/função pela qual o documento foi criado é que vai determinar seu uso e destino de armazenamento futuro. Tipo de suporte Tipo de conjunto Produtor Fins de produção ARQUIVO BIBLIOTECA MUSEU CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO Manuscritos, Impressos, Objetos Audiovisuais impressos, manuscritos, bi/tridimensionais, (reproduções), audiovisuais, audiovisuais, exemplar único exemplar único exemplar único exemplares ou múltiplo múltiplos Documentos unidos pela origem A máquina administrativa Administrativos, jurídicos, funcionais, legais. Coleção; documentos unidos pelo conteúdo Atividade humana individual e coletiva Culturais, científicos, técnicos, artísticos, Coleção; documentos unidos pelo conteúdo ou pela função Atividade humana, a natureza Culturais, artísticos, funcionais Coleção; documentos unidos pelo conteúdo Atividade humana Científicos 4

5 Objetivo Entrada dos documentos Processamento técnico Público Provar, testemunhar Passagem natural de fonte geradora única. Registro, arranjo, descrição: guias, inventários, catálogos, etc. Administrador e pesquisador educativos. Instruir, informar Compra, doação, permuta, de fontes múltiplas Tombamento, classificação, catalogação: fichários Grande público e pesquisador Informar, entreter Compra, doação, permuta, de fontes múltiplas Tombamento, catalogação: inventários, catálogos Grande público e pesquisador Informar Compra, doação, pesquisa Tombamento, classificação, catalogação: fichários ou computador Pesquisador 2. Arquivo 2.1 Origem da palavra A palavra arquivo é de origem grega. Deriva de archeion (depósitos de documentos da antiga Grécia). Alguns defendem a tese de que a palavra arquivo é de origem latina, do latim archivum, que significava lugar de guarda de documentos e de títulos de nobreza Conceito Antigo: Depósitos de papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das instituições ou indivíduos. Os documentos estabeleciam ou reivindicavam direitos. Quando não mais atendiam a esta exigência, eram transferidos para museus e bibliotecas. Moderno: É o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. (Sólon Buck ex-arquivista dos EUA) Mas o que vem a ser um Arquivo? A Associação de Arquivistas Brasileiros adota a seguinte definição: Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas. Os conjuntos de atas de reuniões da Diretoria, de projetos de pesquisa e de relatórios de atividades, mais os conjuntos de prontuários médicos, de boletins de notas, de fotografias etc., constituem-se o Arquivo de uma Unidade por exemplo, e devem naturalmente refletir as suas atividades. DICAS DE PROVA: a) O termo arquivo pode também ser usado para designar: conjunto de documentos; móvel para guardar documentos; local onde o acervo documental deverá ser conservado; órgão governamental ou instituição cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação. b) Características dos documentos de arquivo: produção por um governo recepção organização ou firma acumulação (ordenada) valor probatório de fatos passados mantê-los em conjunto (organicidade documental) produzidos para fins administrativos, funcionais, jurídicos e legais. 5

6 2.3 Finalidade principal Facilitar a consulta aos documentos pelos usuários (administradores/pesquisadores), constituindo-se, portanto, em base do conhecimento da História. 2.4 Funções básicas Guarda Conservação Disponibilização para permitir o acesso aos documentos pelos consulentes (função principal) Objetivos Armazenar adequadamente os documentos e transmitir com precisão as informações contidas nos mesmos. 2.6 Importância do Arquivo A importância do arquivo para a instituição está ligada ao aumento expressivo do volume de documentos que a mesma utiliza no exercício de suas atividades e a necessidade de se estabelecerem critérios de guarda e de eliminação de documentos, quando estes já não são mais úteis para a organização. A adoção de técnicas arquivísticas adequadas permite não apenas a localização eficiente da informação desejada, mas também a economia de recursos para a instituição. QUESTÕES DE CONCURSOS 1. (TJ/MA/2005 ESAG) A guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios em área que lhes são destinados denomina-se: a) acondicionamento. b) acesso. c) acumulação. d) armazenamento. 2. (TJ/MA/2005 ESAG) Ao conjunto de documentos de um arquivo denominamos de: a) armazenamento. b) acondicionamento. c) acervo. d) acumulação. 3. (MULTIRIO/2005 João Goulart) A alternativa que melhor conceitua uma unidade de arquivo é: a) menor conjunto de documentos reunidos de acordo com um critério de arranjo preestabelecido. b) conjunto de documentos da mesma espécie, disposto numa determinada ordem ou designação. c) documento anexado a outro por assunto, com referência a pessoas diferentes. d) conjunto de informação e despachos originados por um requerimento. 4. (FURNAS/2005 José Pelúcio Ferreira) O conjunto de documentos reunidos por processo de acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, e conservados em decorrência de seu valor, denomina-se: a) inventário. b) arquivo. 6

7 c) depósito. d) arranjo. e) maço. 5. (Polícia Federal/2004 UNB/CESPE) Marque certo (C) ou errado (E). O arquivista responsável pelo gerenciamento das informações deverá identificar as similaridades e as antinomias existentes nos acervos arquivísticos que os distinguem dos acervos biblioteconômicos e museológicos. Nesse contexto, julgue os itens subseqüentes. 1. Em relação ao tipo de suporte, os acervos arquivísticos assemelham-se aos biblioteconômicos pelo fato de apresentarem documentos manuscritos, impressos, audiovisuais e exemplares múltiplos. 2. O objetivo do arquivo é provar e testemunhar. 3. Os documentos de arquivo são produzidos para atender as finalidades administrativas, jurídicas, funcionais e legais. 4. Em relação ao tipo de conjunto, os documentos arquivísticos são reunidos pelo conteúdo. 5. O crescimento do acervo arquivístico resulta da acumulação dos documentos no âmbito da instituição. 6. (MPU/2004 ESAF) Considerando a polissemia do termo arquivo, assinale qual das assertivas abaixo não corresponde a uma de suas definições. a) conjunto de documentos colecionados por pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, ao longo de sua existência. b) acumulação ordenada de documentos criados por uma instituição ou pessoa no curso de sua atividade e preservados para a consecução de seus objetivos políticos, legais e culturais. c) documentos produzidos ou usados no curso de um ato administrativo ou executivo de que são parte constituinte. d) entidade administrativa responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos. e) edifício onde são guardados os arquivos. Capítulo 2 Teoria das 3 Idades/Ciclo Vital dos Documentos/Estágios de Evolução dos Arquivos 1. Introdução O assunto a ser tratado neste capítulo é um dos mais cobrados em concurso público. As bancas organizadoras existentes adoram perguntar sobre a teoria das três idades, ou o ciclo de vida dos documentos (administrativos), ou os estágios de evolução dos arquivos a nomenclatura muda, mas o tema é um só. São 3 as idades, ou 3 os ciclos, ou 3 os estágios: corrente, intermediário e permanente (assim definidos em 1973, por Jean-Jacques Valette). DICA DE PROVA: Quanto ao grau de freqüência de uso dos documentos, podemos classificar os arquivos em: correntes, intermediários e permanentes. 2. Definições 7

8 a) Arquivo corrente ou de primeira idade guarda documentos consultados com freqüência, devido ao seu uso funcional/administrativo/jurídico (ligado à finalidade dos arquivos). Por isso dizemos que possuem valor primário. Ex.: circulares, boletins diários, informativos, etc. b) Arquivo intermediário ou de segunda idade guarda documentos que não são consultados mais com tanta freqüência, e que aguardam a sua destinação final, ou seja, se serão guardados permanentemente ou se serão eliminados após determinado tempo. Apesar de menos consultados, quando houver necessidade precisam estar acessíveis para o administrador (órgão produtor). Ainda possuem valor primário. Ex.: regulamentos, estatutos, etc. c) Arquivo permanente ou de terceira idade - guarda documentos que devem ser conservados definitivamente, por terem valor histórico ou documental (probatório e informativo) para o Estado e a sociedade. Tais documentos perderam o valor administrativo. Ex.: Processos, Constituições passadas, etc. 3. Localização física Arquivos correntes devem estar localizados junto aos órgãos produtores (nos próprios escritórios ou próximo deles), a fim de facilitar o aceso aos documentos por eles mesmos (os administradores). Arquivos intermediários devem estar em locais afastados dos órgãos que produziram ou receberam os documentos, devido à manutenção ser mais barata. Arquivos permanentes os pesquisadores são o seu principal público. Por essa razão, devem estar localizados junto aos centros culturais ou próximos às universidades, com salas de consultas bem espaçosas, a fim de receber os usuários em locais bem acessíveis e num ambiente mais adequado. 4. Acesso aos documentos Arquivos correntes acesso restrito ao órgão produtor (gerador) Arquivos intermediários acesso ao documento pelo público apenas quando a sua fonte geradora autorizar. Os documentos ainda pertencem ao setor de origem. A função destes arquivos é apenas a de guardar o documento para o referido setor. Arquivo permanente acesso liberado ao público (não há restrições) CUIDADO: quando determinado conjunto de documentos é colocado em um arquivo permanente, mas ainda não pertencem ao seu acervo, são denominados de arquivo em depósito. Isso pode ocorrer quando, em um órgão/empresa, não existir um arquivo intermediário para guardar os documentos que, embora sejam pouco consultados, ainda possuem valor primário para a administração. 5. Transferência e recolhimento Quando um documento passa do arquivo corrente para o intermediário, dizemos que houve uma transferência de documentos. Quando um documento passa do arquivo intermediário para o permanente, dizemos que houve um recolhimento de documentos. Não se esqueça: As pessoas de mais idade ainda têm o costume de dizer, ao ir dormir: vou me recolher, pois as suas atividades naquele dia já se encerraram. Por isso, associem o arquivo permanente (a última idade, a da documentação mais antiga) sempre ao termo recolhimento. Corrente ( T ) intermediário ( R ) permanente (1ª idade) (2ª idade) (3ª idade) 8

9 Nomenclatura utilizada: T transferência R recolhimento Obs.: Os documentos transferidos para os arquivos intermediários ou recolhidos para os arquivos permanentes continuam tendo valor. Se deixassem de tê-lo, seriam eliminados. Portanto, tais procedimentos são realizados por causa da freqüência de uso dos documentos e não em função do seu valor. 6. Valor primário e valor secundário dos documentos Valor primário (ou imediato, ou administrativo) uso dos documentos pelo órgão de origem (produtor), baseando-se nos fins de sua criação. Valor secundário (ou permanente, ou de arquivo, ou mediato) uso dos documentos pelo órgão produtor e por terceiros, baseando-se em fins diversos daqueles para os quais eles foram gerados. O documento é utilizado como fonte de pesquisa e informação. DICA DE PROVA: As bancas organizadoras dos vários concursos públicos costumam elabora questões mencionando os termos valor primário e/ou secundário dos documentos. Já sabemos que os documentos que estão nos arquivos correntes e intermediários possuem valor primário e os que estão nos arquivos permanentes possuem valor secundário. Portanto, concursandos, caso caia valor primário pensem imediatamente nas duas primeiras idades. Se cair valor secundário associem no ato aos arquivos de 3ª idade. Arquivo corrente valor primário Arquivo intermediário valor primário Arquivo permanente valor secundário 7. Termos associados às idades dos arquivos Podemos associar vários termos aos arquivos correntes, intermediários e permanentes. Nos diversos concursos têm caído essas associações. Abaixo, apresentaremos uma tabela englobando praticamente todos os termos associados aos estágios de evolução dos arquivos. DICA DE PROVA: corrente intermediário permanente 1ª idade 2ª idade 3ª idade setorial pré-arquivo histórico administrativo records centers de custódia ativo-dinâmico semi-ativo passivo vivo limbo morto de movimento purgatório estático em curso temporário definitivo núcleos de arquivo transitório final QUESTÕES DE CONCURSOS 9

10 1. (TER/PB/2007 FCC) O valor mediato, quando atribuído aos documentos de arquivo, equivale ao valor: a) primário. b) fiscal. c) legal. d) probatório. e) secundário. 2. (Fiocruz/2006 José Pelúcio Ferreira) São considerados documentos intermediários: a) aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes. b) os de valor histórico, probatório e informativo que devem ser preservados definitivamente. c) os produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas. d) os de interesse público ou social. e) aqueles que, por razões de interesse administrativo, aguardam sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 3. (Fiocruz/2006 José Pelúcio Ferreira) O ciclo vital dos documentos compreende as idades: a) temporária, intermediária, permanente. b) corrente, intermediária, permanente. c) administrativa, temporária, permanente. d) administrativa, intermediária, permanente. e) corrente, temporária, permanente. 4. (Fiocruz/2006 José Pelúcio Ferreira) A passagem dos documentos correntes para os arquivos intermediários denomina-se: a) recolhimento. b) arranjo. c) transferência. d) destinação. e) arquivamento. 5. (TER/SP/2006 FCC) Os documentos de arquivo de uma instituição são produzidos com um determinado objetivo e, para tanto, tramitam. Ao tramitarem, os documentos circulam de uma instituição para outra, ou de um setor para outro da mesma instituição, até serem arquivados. Essa descrição refere-se a um arquivo em sua fase: a) pública. b) administrativa. c) permanente. d) corrente. e) privada. 6. (BNDES/2006 Cesgranrio) A teoria arquivística apresenta as três idades dos arquivos como estágios de sua evolução. A idade em que são arquivados os documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa é a: a) permanente. b) corrente. c) especializada. d) empresarial. e) pública. 7. (Agência Nacional de Petróleo/2005 Cesgranrio) Assinale a afirmativa correta a respeito dos tipos de arquivo: 10

11 a) Os chamados arquivos de primeira idade constituem-se de documentos que deixaram de ser consultados. b) Denomina-se arquivo em depósito o conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, embora não pertençam a seu acervo. c) O conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições governamentais e empresas em geral é chamado arquivo público. d) Arquivos intermediários são aqueles constituídos de documentos de uso freqüente mas que não são conservados nas repartições que os receberam ou produziram. 8. (Secretaria de Administração do estado de Tocantins/2004 Cesgranrio) Assinale a afirmativa INCORRETA a respeito dos arquivos. a) Existem três tipos de arquivos: de primeira idade ou corrente, de segunda idade ou intermediário e de terceira idade ou permanente. b) Os documentos e papéis que são consultados com menos freqüência devem ser arquivados em separado daqueles de uso contínuo. c) Os documentos em curso ou de uso freqüente devem ser conservados na sede das empresas que os produziram ou em dependências próximas. d) De acordo com a freqüência de consulta, existem tipos diferentes de arquivos, e para cada um deles há uma forma distinta de organizar, conservar e tratar os documentos. e) Devem ser destruídos todos os documentos que têm apenas valor histórico ou que passaram a ser considerados inúteis ou imprestáveis. 9. (UFRJ/2004 NCE/UFRJ) Constituídos de documentos em curso como plano de partida ou prosseguimento de planos para fins de controle ou tomada de decisões das administrações são os arquivos: a) correntes. b) intermediários. c) permanentes. d) sigilosos. e) secretos. 10. (UFRJ/2004 NCE/UFRJ) Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela administração e que devem ser mantidos, visando a um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento definitivo é a função principal do arquivo: a) onomástico. b) permanente. c) especializado. d) intermediário. e) estratégico. 11. (BNDES/2004 Cesgranrio) Classifique como verdadeira (V) ou falsa (F) cada afirmação sobre arquivos apresentada abaixo: ( ) Cada empresa deve adotar a metodologia de arquivamento que atenda às suas necessidades específicas. ( ) Os arquivos podem passar por três estágios de evolução, que não são complementares. ( ) A maneira de conservar e organizar os documentos deve mudar de acordo com a idade do arquivo. ( ) Embora o termo arquivo seja usado em referência a qualquer uma das três idades, os arquivos propriamente ditos são os de terceira idade. A ordem correta é: a) V V F V. b) V V F F. c) V F V V. d) F F V F. 11

12 e) F V F V. 12. (BNDES/2004 Cesgranrio) Assinale a afirmativa correta a respeito de arquivos intermediários: a) Devem necessariamente ser conservados próximos aos escritórios. b) Devem disponibilizar seus documentos para consultas freqüentes. c) São também chamados de limbo, purgatório ou arquivo morto. d) Guardam documentos oficiais ou de valor histórico em caráter permanente. e) Reúnem documentos que precisam estar acessíveis, apesar de menos consultados. 13. (UFRJ/2004 NCE/UFRJ) As atas das sessões ordinárias dos Conselhos Superiores da universidade federal, dos anos de 1973 a 1985, formam um conjunto documental que deve ser organizado e armazenado adequadamente no arquivo: a) especial. b) especializado. c) permanente. d) corrente. e) jurídico. 14. (MPU/2004 ESAF) Os documentos de segunda idade são aqueles: a) que retratam a origem da entidade, o seu procedimento e o seu funcionamento. b) que se conservam junto aos órgãos produtores em razão da freqüência com que são consultados. c) que aguardam em depósito de armazenamento temporário sua destinação final. d) que exigem medidas especiais de proteção quanto à sua guarda e acesso ao público. e) reunidos de acordo com um critério de arranjo preestabelecido. Capítulo 3 Classificação dos Arquivos e dos Documentos 1. Classificação dos arquivos Introdução Os arquivos possuem inúmeras características. Espelhando-se nelas, com base na obra da professora Marilena Leite Paes, podemos classificá-los de acordo com: As entidades mantenedoras; Os estágios de sua evolução; A extensão de sua atuação; A natureza dos documentos Quanto à extensão a) Setorial são arquivos originados em um setor determinado da instituição. Ex.: Arquivo do Departamento de Pessoal, do Setor Financeiro, do setor de Recursos Humanos e etc. b) Geral arquivos formados por documentos oriundos dos arquivos setoriais. Ex.: Arquivo Geral do BRB. 12

13 Obs.: Se houver centralização, não existirão os arquivos setoriais, somente um protocolo e um arquivo. 1.3 Quanto ao Ciclo Vital dos Documentos a) Arquivos Correntes ativos-dinâmicos administrativos 1ª idade b) Arquivos Intermediários semi-ativo 2ª idade c) Arquivo Permanente Histórico 3ª idade 1.4 Quanto aos valores dos documentos a) Valor Primário: refere-se ao uso administrativo para o órgão, razão primeira da criação do documento, o que pressupõe o estabelecimento de prazos de guarda ou retenção anteriores à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente. Relaciona-se, portanto, ao período de utilidade do documento para o cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais. b) Valor Secundário: refere-se ao uso para outros fins que não aqueles para os quais foram criados, podendo ser: Probatórios quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição; Informativo quando contém informações essenciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa (Schellenberg, 1994, pp. 152/154) 1.5 Quanto ao órgão produtor (entidades mantenedoras) a) Público formado por documentos provenientes de órgãos federais, estaduais ou municipais. Ex.: o Arquivo Nacional, Arquivos Públicos Estaduais, etc. b) Privados constituídos por documentos de instituições particulares. Os Arquivos Privados podem ser classificados em: Institucionais (escolas, igrejas, sociedades, clubes, associações); Comerciais (empresas, corporações, companhias); Pessoais ou Familiares (fotos de família, cartas, originais de trabalhos, etc.). 1.6 Quanto ao acesso a) Franqueados documentos disponibilizados ao público. Ex.: Arquivo Nacional e Arquivo Histórico da Câmara Municipal. b) Restritos - documentos referentes à segurança nacional e a ordem política, acessados somente por militares. c) Confidenciais documentos de posse do Ministério das Relações Exteriores e que podem ser acessados somente por pessoas credenciadas. 1.7 Quanto à natureza a) Especiais os documentos do arquivo são confeccionados com material especial. Ex.: fitas, fotografias, CD, microfilmes, slides e outros. b) Especializados (Técnicos) o conteúdo trata de assuntos procedentes da experiência do homem em um campo específico, não importando a forma física apresentada por eles. São conhecidos indevidamente como arquivos técnicos. Ex.: arquivo médico, de engenharia, contábeis, hospitalares e outros. 1.8 Quanto à finalidade a) Funcionais arquivos de 1ª e 2ª idades que servem à Administração. 13

14 b) Culturais arquivos de 3ª idade, servem à Cultura e a História. 2. Classificação dos documentos Introdução Assim como os arquivos, os documentos também possuem características diferenciadas. Baseando-se nelas, podemos classificá-los de acordo com: O gênero; A espécie; A natureza do assunto Gênero O gênero dos documentos está ligado à maneira de representá-los, de acordo com os seus diversos suportes. São eles: Textuais manuscritos, datilografados ou impressos. Cartográficos documentos em formatos e dimensões variáveis, ligados às áreas de geografia, engenharia e arquitetura. Ex.: mapas, plantas e perfis. Iconográficos documentos com imagens estáticas. Ex.: fotografias (negativos, ampliações), desenhos, gravuras, cartazes, cartões postais, estampas, diapositivos (slides), partituras. Audiovisuais documentos cuja informação esteja em forma de som e/ou imagem em movimento. Também pode ser dividido em filmográficos e sonoros. Ex.: filmes, discos, fitas cassete, fitas VHS, etc. Informáticos ou digitais documentos que necessitem do computador para serem lidos. Ex.: disquetes, discos rígidos, discos ópticos. Micrográficos documentos ligados à microfilmagem de documentos. Ex.: rolos, microfichas, microfilmes, etc Espécie A espécie dos documentos está ligada ao seu aspecto formal. Existem vários atos que dão origem às espécies, além da maneira de se registrar as informações nos documentos (como estão dispostas). De acordo com Heloísa Bellotto, são eles: Atos normativos ditam regras e normas expedidas por autoridades administrativas (de cumprimento obrigatório). Ex.: leis, decretos, medidas provisórias, regulamentos, portarias. Atos enunciativos emitem uma opinião, esclarecendo sobre certo assunto. Exemplos: pareceres, votos, relatórios. Atos de assentamento formados por registros, firmando fatos ou ocorrências. Ex.: atas, autos de infração, termos. Atos comprobatórios comprovam assentamentos, decisões, apontamentos. Ex.: certidões, atestados, traslados, cópias autenticadas. Atos de ajuste representam acordos firmados (entre duas ou mais partes). São representados pelos documentos pactuais. Ex.: convênios, contratos, ajustes. Atos de correspondência são criados com o propósito de os atos normativos serem executados. Ex.: editais, memorandos, avisos, telegramas, notificações, ofícios, cartas. Natureza do assunto Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser caracterizados como: 14

15 Ostensivos ou Ordinários qualquer pessoa pode consultar o documento (a sua divulgação não prejudica a instituição). Sigilosos tais documentos são limitados a um número restrito de pessoas. Por essa razão, devem ser adotadas medidas especiais de salvaguarda (segurança, proteção) na sua custódia e disseminação. Graus de Sigilo Segundo a necessidade do sigilo e quanto à extensão do meio em que pode circular, são três os graus de sigilo e as suas correspondentes categorias, em ordem do maior para o menor grau de sigilo: Ultrassecreto Secreto Reservado ESQUEMA MNEUMÔNICO GRAU DE SIGILO ANOS/PRORROGAÇÃO ACESSO INDEVIDO Ultrassecreto máximo de 25 anos/+25 acarreta dano excepcionalmente grave à segurança da sociedade e do Estado Secreto máximo de 15 anos acarreta dano grave à segurança da sociedade e do Estado Reservado máximo de 5 anos revelação não autorizada de dados ou informações podem comprometer planos, operações ou objetivos neles previstos ou referidos DICA DE PROVA: É o que mais cai em prova. As bancas organizadoras de concursos públicos adoram perguntar: a) Quais são os graus de sigilo? Ultrassecreto, secreto e reservado. b) Quais os prazos máximos de duração da classificação dos documentos nos vários graus de sigilo? Ultrassecreto 25 anos Secreto 15 anos Reservado 5 anos c) Os prazos de classificação dos documentos sigilosos poderão ser prorrogados? De que maneira? Sim. Apenas o ultrassecreto, por uma única vez, por igual período, pela autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente. d) Os prazos de duração da classificação dos documentos sigilosos começam a vigorar quando? A partir da data de produção do dado ou informação. QUESTÕES DE CONCURSOS 1. (TER/PB/2007 FCC) Desclassificação ocorre quando um documento é: a) liberado de restrições de acesso. b) colocado na pasta Diversos ou Miscelânea. 15

16 c) misturado a outros, durante o arranjo. d) ordenado por assunto. 2. (MPU/2007 FCC) O contrato de aluguel, como documento, é exemplo de: a) gênero. b) tipo. c) formato. d) espécie. e) forma. 3. (Fiocruz/2006 José Pelúcio Ferreira) Quanto ao gênero, os documentos de arquivo podem ser: a) manuscritos datilografados impressos informáticos. b) textuais cartográficos gráficos impressos. c) escritos ou textuais cartográficos iconográficos filmográficos sonoros micrográficos informáticos. d) públicos e privados. e) particular oficial público coletivo. 4. (Fiocruz/2006 José Pelúcio Ferreira) Os documentos de arquivo podem ser caracterizados segundo seu aspecto formal e definidos em razão da natureza dos atos que lhes deram origem, bem quanto à forma de registro dos atos. Estas características sinalizam: a) o gênero. b) a organicidade. c) a espécie. d) o tipo. e) a unicidade. 5. (Fiocruz/2006 José Pelúcio Ferreira) Quanto à entidade produtora, os arquivos se classificam em: a) públicos e privados. b) históricos e probatórios. c) comerciais e institucionais. d) públicos e comerciais. e) privados e institucionais 6. (Fiocruz/2006 José Pelúcio Ferreira) Dados ou informações cujo conhecimento irrestrito ou divulgação possam acarretar qualquer risco à segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são considerados originalmente: a) ostensivos. b) sigilosos. c) reservados. d) confidenciais. e) secretos. 7. (Fiocruz José Pelúcio Ferreira) Os prazos de classificação segundo o grau de sigilo poderão, de acordo com a legislação em vigor, ser prorrogados da seguinte forma: a) duas vezes, por igual período. b) quantas vezes forem necessárias, por igual período. c) uma vez, por igual período, apenas o ultrassecreto. d) indefinidamente. e) três vezes, por igual período. 16

17 8. (Fiocruz/2006 José Pelúcio Ferreira) São considerados arquivos especiais aqueles que: a) têm sob sua custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo específico. b) têm sob sua custódia os documentos resultantes da política arquivística. c) têm sob sua guarda documentos em diferentes tipos de suportes. d) têm sob sua guarda documentos resultantes do processo de avaliação. e) têm sob sua custódia documentos resultantes do processo de classificação. 9. (Ministério da Saúde/2005 NCE/UFRJ) Quanto ao grau de sigilo, os documentos públicos podem ser: a) ultrassecretos, históricos, oficiais e reservados. b) históricos, oficiais, confidenciais e reservados. c) ultrassecretos, secretos e reservados. d) oficiais, históricos, secretos e reservados. e) secretos, históricos, confidenciais e reservados. 10. (Ministério da Saúde/2005 NCE/UFRJ) A definição técnica de espécie é a configuração que assume um documento de acordo com: a) o sistema de signos utilizados na comunicação. b) a atividade que o gerou. c) o material sobre o qual as informações são geradas. d) a disposição e a natureza das informações. e) a preparação e transmissão das informações. 11. (MULTIRIO/2005 João Goulart) Partituras, desenhos e cartazes são classificados como documentos do seguinte gênero: a) audiovisual. b) ideográfico. c) iconográfico. d) simbológico. 12. (MULTIRIO/2005 João Goulart com adaptação) De acordo com a nova legislação dos arquivos públicos, os documentos considerados secretos têm os seguintes prazos, em anos, de sigilo e de prorrogação: a) 50 por mais 20. b) 30 por mais 30. c) 25 por mais 10. d) 20 por mais 05. e) 15 improrrogáveis. Nas questões 13 a 15, o leitor deve julgar os itens relacionados a elas (certo ou errado). 13. (CREA/DF/2003 UNB/CESPE) Documentos do gênero cartográfico incluem: 1. litogravuras. 2. cartazes. 3. perfis. 4. plantas. 5. desenhos. 14. (CREA/DF/2003 UNB/CESPE) Quanto à características dos arquivos setoriais, é correto afirmar que eles: 1. devem se localizar junto aos órgãos produtoras. 2. permitem realizar a distribuição interna de documentos na instituição. 3. são, essencialmente, arquivos correntes. 4. podem descartar documentos. 5. realizam recolhimentos periódicos de documentos ao arquivo central. 17

18 15. (CREA/DF/2003 UNB/CESPE) Consubstanciam-se como especializados os arquivos: 1. médicos. 2. de engenharia. 3. audiovisuais. 4. iconográficos. 5. de grandes dimensões. 16. (BNDES/2002 VUNESP) A classificação dos documentos de arquivo em textual, audiovisual, cartográfico ou iconográfico implica definição: a) da espécie documental. b) da forma do documento. c) do formato do documento. d) do gênero documental. e) do tipo documental. 17. (BNDES/2002 VUNESP) Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser classificados em: a) públicos e privados. b) ostensivos ou sigilosos. c) correntes e permanentes. d) tipológicos diplomáticos. e) administrativos e históricos. Capítulo 4 Organização e Administração de Arquivos/Correspondências/ Atividades dos Arquivos Correntes 1. Organização e administração de arquivos Requisitos para uma boa administração de arquivos a) apoio da cúpula organizacional - este requisito está ligado ao chamado recurso institucional, ou seja, tudo aquilo que pode facilitar ou dificultar a nossa vida dentro do organismo. Óbvio que, com o apoio das chefias, vamos conseguir atingir os nossos objetivos com mais tranqüilidade, superando um menor número de obstáculos. O trabalho fluirá de forma bem consistente. b) trabalho em equipe - fundamental em qualquer área. Trabalhar em grupo é muito importante. Por exemplo: um determinado profissional é especialista em conservação e restauração de documentos; o outro, em documentos eletrônicos. Logo, poderão trocar conhecimentos, quando for necessário. c) pessoal treinado de forma adequada - capacitar os recursos humanos, mantendo-os em contato com profissionais gabaritados, a fim de atingir a melhor qualidade possível nos serviços prestados nos arquivos. d) métodos e sistemas de arquivamento eficazes para a rápida recuperação da informação. e) espaço físico compatível com o acervo existente evita-se o acúmulo documental, e, consequentemente, preserva-se os documentos armazenados nesses espaços. DICA DE PROVA: 1.2 Passos (etapas) para a organização e administração dos arquivos 1º) levantamento de dados; 2º) análise dos dados coletados; 18

19 3º) planejamento; 4º) execução ou implantação e acompanhamento Levantamento de dados O levantamento da produção documental pode ser feito através de questionários, observações e entrevistas nos locais de trabalho. Exemplo de assuntos que podem constar dos questionários: Freqüência de consulta ao acervo; Localização física dos arquivos (áreas de armazenamento); Formas de acondicionamento; Existência de documentos sigilosos; Mobiliário utilizado; Uso de novas tecnologias (microfilmagem, digitalização); Pessoal responsável pela documentação (recursos humanos); Métodos de arquivamento utilizados; Tipos de formulários; Procedimentos para empréstimo de documentos etc. DICA DE PROVA: Qual é o procedimento inicial quando nos deparamos com documentos desorganizados, sem seguir a algum critério de arquivamento preestabelecido? Damos início a um levantamento da produção documental Análise dos dados coletados Para que os documentos sejam melhor organizados e administrados, faz-se requisito essencial que os envolvidos neste processo conheçam a documentação que eles têm em mãos, analisando as informações coletadas na etapa anterior minuciosamente, a fim de detectar os problemas existentes nos arquivos (podemos chamar isso de diagnóstico da situação documental) Planejamento Nesta etapa devem ser propostas soluções cabíveis para eliminar os problemas encontrados na análise dos documentos. Deve ser feito um plano arquivístico, traçando-se metas necessárias para que os objetivos sejam alcançados. Fundamental também a elaboração de um cronograma de trabalho, permitindo o controle dos prazos das seqüências em que serão desenvolvidas as ações. Elementos a serem considerados na elaboração de um plano de arquivo: o O arquivo deve ocupar posição de destaque na estrutura da instituição (a mais alta possível); o Órgão capacitado que exerça o papel de coordenador dos serviços de arquivo; o Adoção de métodos eficientes de arquivamento; o Estabelecimento de regras de funcionamento dos arquivos e do protocolo; o Escolher instalações e equipamentos que atendam aos objetivos propostos; o Formação/organização de arquivos intermediários e permanente (caso seja necessário); o Recursos humanos; o Recursos financeiros Tipos de arquivamento Horizontal os documentos são dispostos uns sobre os outros e arquivados em caixas ou estantes (nos arquivos permanentes ou de custódia), como também em escaninhos (para documentos do gênero cartográfico mapas, plantas). Obs.: os escaninhos são pequenos compartimentos em gavetas. 19

20 Vertical os documentos são colocados uns ao lado dos outros (lateral) ou atrás (frontal), possibilitando uma consulta mais ágil, sem precisar retirar outros documentos. Os documentos são armazenados, geralmente, em arquivos de aço. Nos arquivos correntes este tipo de arquivamento é o mais utilizado nos dias de hoje, por ser fácil de ser executado, conservado e atualizado. Além disso, são mais econômicos e ocupam menor espaço Material de arquivo De consumo pasta, ficha, guia divisória, tira de inserção etc. (menor durabilidade); Permanente arquivos, armário de aço, estante, fichário etc. (maior durabilidade). Algumas definições da professora Marilena Leite Paes (de forma sucinta): a) pasta folha de cartolina, ou papelão resistente (dobrada ao meio). Pode ser suspensa, com projeção, lisa (ou corrida ou de corte reto). b) ficha retângulo de cartolina para se registrar informações. c) guia divisória retângulo de cartão forte que separa as partes dos fichários, juntando, em grupos, as fichas. d) tira de inserção tira de papel picotada para se escrever as notações. São inseridas nas projeções. e) projeção saliência na parte superior da guia divisória. f) posição é o espaço ocupado pela projeção na guia divisória (contando da esquerda para a direita, temos a 1ª posição, 2ª posição, e assim por diante). g) janela abertura na projeção para receber a tira de inserção. h) pé saliência na parte inferior da guia divisória. No pé, existe uma pequena abertura por onde passa uma vareta, a fim de prender as guias à gaveta, chamada de ilhó. i) notação inscrição feita na projeção ou na tira de inserção. j) arquivo móvel para guardar documentos. l) armário de aço móvel fechado, onde se guarda documentos classificados como sigilosos. m) estante móvel aberto, com prateleiras. n) fichário móvel de aço usado para guardar fichas. DICA DE PROVA: O termo acessório deve ser associado a material de consumo. Portanto, podemos citar como exemplo de acessórios de arquivo: guia divisória, ficha, etc. 2. Correspondências 2.1 Definição De acordo com a terminologia arquivística, correspondência é a comunicação escrita, recebida (passiva) ou expedida (ativa), apresentada sob várias formas (cartas, ofícios, memorandos, entre outras), podendo ser interna ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa. 2.2 Tipos de correspondência / espécies documentais Ata exposição dos fatos ocorridos em uma reunião (de qualquer tipo). Atestado autoridade declara algo levando-se em consideração um fato, uma situação (mais usado para pessoas). Tem valor probatório junto a terceiros. Aviso correspondência entre ministros de Estado (solicitando algo, pedindo determinada providência, etc.). Boletim pequeno escrito noticioso, geralmente para ser afixado em determinados locais. Carta correspondência utilizada em comunicações sociais originárias de cargo e função públicos. Nas entidades privadas, a carta é muito utilizada para transmissão de informações, feitura de convites e outros. Menos formal que o ofício. 20

21 Certidão documento proveniente de funcionário possuidor de fé pública, transcrevendo algo já registrado anteriormente. Portanto, podemos dizer que a certidão é uma transcrição autenticada. Certificado documento que garante a veracidade de algo (fato, bom estado ou funcionamento de um equipamento etc.). Circular correspondência dirigida, ao mesmo tempo, a vários destinatários. Contrato acordo entre duas ou mais partes que entre si transferem direito ou se sujeitam a uma obrigação. Convênio acordo firmado entre entidades, para a realização de algum objetivo convergente. Distingue-se do contrato pelo fato de os participantes estarem, no convênio, em igualdade de condições. Convocação comunicação escrita solicitando o comparecimento de uma ou mais pessoas a uma reunião. Declaração documento genérico onde se registra uma afirmação formal feita por pessoa física ou colegiado. Decreto ato de natureza legislativa, podendo ser expedido pelo Executivo, Legislativo ou Judiciário. Despacho manifestação escrita por autoridades competentes a respeito de assuntos levados a sua apreciação. Edital ato escrito oficial com determinação, aviso, citação, entre outros, afixados em lugares públicos ou publicado pela imprensa, para conhecimento do público em geral ou grupos específicos ou determinada pessoa (com destino ignorado). Estatuto conjunto de normas reguladoras de todos os atos e atividades de um órgão, organização ou sociedade. Exposição de motivos documento em que ministros de Estado e dirigentes de órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República a ele se dirigem, expondo motivos que justifiquem a adoção de determinadas medidas ou providências. Medida provisória ato normativo de iniciativa do Poder Executivo, sem necessidade de tramitação no Poder Legislativo. Memorando correspondência interna, descrita com objetividade e simplicidade, para assuntos habituais entre chefias de um mesmo organismo. Nota comunicação de cunho oficial proveniente de altas autoridades (nota oficial) ou correspondência oficial padronizada trocada entre ministérios de países distintos (nota diplomática). Notificação dar ciência a pessoa física ou jurídica sobre assunto no qual ela é parte interessada. Ofício forma de correspondência trocada entre autoridades de mesma hierarquia ou entre subalternos e autoridades. Os diversos órgãos públicos trocam ofícios entre si e enviam também para os particulares, quando em caráter oficial. Ordem de serviço determinação técnica ou administrativa dirigida a responsáveis por serviços, tarefas ou obras, expedida por autoridade competente. Parecer (ou consulta) opinião técnica ou científica fundamentada, servindo de base à tomada de decisão. Petição instrumento pelo qual se pede à autoridade pública a concessão de um favor regulamentar ou o reconhecimento de um direito (sem certeza do respaldo legal). Difere do requerimento no seguinte aspecto: neste instrumento a reivindicação baseia-se em ato legal. Portaria ato pelo qual autoridades competentes determinam providências de caráter administrativo, definindo situações funcionais, aplicando penalidades disciplinares, entre outras. Regimento conjunto de normas que estabelece o modo de funcionamento de um órgão. Regulamento conjunto de princípios e de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei. Relatório documento onde se relata a uma autoridade superior o desenvolvimento dos trabalhos referentes a determinados serviços prestados ou a um período específico. Resolução ato proveniente de órgão colegiado, registrando uma decisão ou uma ordem no âmbito de sua área de atuação. 21