2012 Copyright. Curso Agora Eu Passo - Todos os direitos reservados ao autor. ATA Assistente Técnico Administrativo Arquivologia Alexandre Américo

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1 2012 Copyright. Curso Agora Eu Passo - Todos os direitos reservados ao autor. ATA Assistente Técnico Administrativo Arquivologia Alexandre Américo

2 TERMINOLOGIAS ARQUIVÍSTICAS INFORMAÇÃO: resultado do processamento, manipulação e organização de dados de tal forma que represente um acréscimo ao conhecimento da pessoa que a recebe. SUPORTE: meio no qual a informação é registrada. DOCUMENTO: qualquer informação registrada em um suporte.

3 CONCEITOS ARQUIVOLOGIA Disciplina da Ciência da Informação. Revolução Francesa a Arquivologia cuida da informação, quetem por objetivo se tornar evidência, fator de prova de algum evento que ocorreu. Estuda teorias e métodos de organização e tratamento de documentos, e sua conversão em potencial de informação.

4 CONCEITOS ARQUIVOLOGIA é a ciência que se encarrega do estudo da organização dos acervos documentais, desde a produção do documento, seu trâmite administrativo e sua posterior destinação, seja ela a eliminação ou recolhimento permanente por valor histórico. Seu objetivo é a organização e o acesso à informação.

5 CONCEITOS ARQUIVO: a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição/pessoa, no curso de suas atividades, e preservados para a consecução dos objetivos, visando à utilidade que poderão servir no futuro. Sua finalidade á FUNCIONAL. Lei nº 8.159/91 Dispõe sobre a política nacional de arquivos público e privados e dá outras providências Art. 2º CONCEITO DE ARQUIVO: Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos, produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

6 CONCEITOS LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRODE 1991 Dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados e dá outras providências. CAPÍTULO I Disposições Gerais Art. 2º - Consideram-se ARQUIVOS, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

7 CONCEITOS CONARQ designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informação. ATENÇÃO só existe arquivo quando há idéia de conjunto, de agrupamento e nesse conjunto o documento precisa estar ligado aos outros do mesmo conjunto (Caráter Órgânico)

8 OBJETIVO DO ARQUIVO SERVIR À ADMINISTRAÇÃO FINALIDADES ESPECÍFICAS: 1º) REALIZAR A GUARDA DOS DOCUMENTOS UTILIZAÇÃO DE TÉCNICAS VISANDO FACILITAR A RECUPERABILIDADE DOS MESMOS; 2º) PRESERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS ACONDICIONAMENTO ADEQUADO; 3º) ESTAR APTO PARA ATENDER DE FORMA EFICIENTE CONSULTAS SURGIDAS NOS SETORES DA INSTITUIÇÃO;

9 Órgãos Arquivísticos CONARQ CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS política nacional de arquivos públicos e privados; órgão vinculado ao Arquivo Nacional; SINAR SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS implementa racionalização das atividades arquivísticas garante a integridade do ciclo documental;

10 MUSEU E BIBLIOTECA SÃO ARQUIVOS?????

11 ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO BIBLIOTECA Biblioteca é o conjunto de materiais, em sua maioria impresso, dispostos ordenadamente para estudo, pesquisa, consulta. Sua finalidade é CULTURAL. VALOR PREDOMINANTEMENTE CULTURAL MUSEU Instituição de interesse público, com finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjunto de peças e objetos de valor cultural. Finalidade CULTURAL. VALOR PREDOMINANTEMENTE CULTURAL CENTROS DE DOCUMENTAÇÃOE INFORMAÇÃO Abrangem algumas atividades próprias de biblioteca e arquivo, sendo seu campo bem maior, exigindo especialização no aproveitamento de toda espécie, com finalidade de coligir, armazenar, classificar, selecionar e disseminar toda a informação. Finalidade PESQUISA ESPECIALIZADA.

12 ARQUIVOS SÃO FUNCIONAIS, E NÃO CULTURAIS; APESAR DE TER ALGUM VALOR CULTURAL, NÃO É A SUA RAZÃO DE SER, SUA ESSÊNCIA; SUA ESSÊNCIA É FUNCIONAL; APÓS CERTO PERÍODO DE TEMPO, PODEM ADQUIRIR CARÁTER CULTURAL (DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS PODEM SER CONSIDERADOS HISTÓRICOS). CARÁTER PREDOMINANTE DOS ARQUIVOS FINALÍSTICOS;

13 BIBLIOTECAS DOCUMENTOS COLECIONADOS EM VÁRIOS EXEMPLARES; ARQUIVOS NÃO HÁ QUALQUER COLEÇÃO; DOCUMENTOS PRODUZIDOS NO NÚMERO DE EXEMPLARES ESTRITAMENTE NECESSÁRIO AO CUMPRIMENTO DE SUAS FUNÇÕES. BIBLIOTECAS SEUS DOCUMENTOS SÃO COLECIONADOS DE FONTES DIVERSAS, ADQUIRIDOS POR COMPRA OU DOAÇÃO ARQUIVOS PRODUZIDOS E RECEBIDOS PELAS INSTITUIÇÕES A QUE PERTENCEM; BIBLIOTECONOMIA TRATA DE DOCUMENTOS DE MANEIRA ISOLADA, INDIVIDUAL; ARQUIVÍSTICA TRATA DE CONJUNTO DE DOCUMENTOS.

14 NUANCES E PARTICULARIDADE DOS ARQUIVOS 1º) Exclusividade de criação e recepção por um órgão, uma empresa, uma instituição no arquivo de um órgão há somente documentos criados ou recebidos diretamente por ele ; 2º) Origem no curso de suas atividades originados no próprio órgão ou estão a ele relacionados; 3º) Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto INTERLIGADOS, INTER- RELACIONADOS, SINCRONIA, MUTUALISMO

15 HISTÓRICO DO PROCESSO DE ARQUIVAMENTO Importância dos Arquivos: centro vital de informação; veículo de comunicação;segurança para defesa de direitos; apoio para tomada de decisões; Finalidade: servir à administração. Servindo à administração, está constituindo a base do conhecimento da História. Função: guarda e conservação dos documentos e Recuperação da informação.

16 CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS Segundo entidades criadas: Públicos Federal, Estadual, Distrito Federal e Municipal Privados Comerciais firmas e companhias (com fins lucrativos = bancos, empresas nacionais e multinacionais) Institucionais igrejas, sociedades, associações, instituições educacionais, instituições filantrópicas (sem fins lucrativos) Familiares ou Pessoais

17 CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS Estágios da Evolução: Ciclo Vital dos Documentos: a Teoria das Três Idades (Jean Jacques Valette 1973). Corresponde às fases pelas quais o documento passa, desde sua criação até sua destinação, é a distância entre a administração e a história numa seqüência temporal. Fases Corrente, Intermediária e Permanente

18 CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS Correntes Também chamados de primeira idade, constituído de documentos em curso ou de uso freqüente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas e de fácil acesso. Protocolo: recebimento, classificação, registro e movimentação; Expedição; Arquivamento pp dito; Empréstimo e consulta; CORRENTE; 1ª Idade; Setorial; Administrativo; Ativo; Vivo; De movimento; Em curso; Núcleos de arquivo; 1ª Fase; 1º Ciclo;

19 CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS Intermediários Também chamados de segunda idade, constituindo documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam ou produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de se conservarem e localizarem próximos aos escritórios. A permanência nesses arquivos é transitória. Por isso, também são chamados de limbo ou purgatório. INTERMEDIÁRIO; 2ª Idade; Pré-arquivo; Records Center; Semi-ativo; Limbo; Purgatório; Temporário; Transitório; 2ª Fase; 2º Ciclo;

20 Permanentes CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS Conhecidos também como de TERCEIRA IDADE, constituído de documentos que perderam o valor de natureza administrativa ou jurídica e que se conservam em virtude de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios para se conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos. PERMANENTE; 3ª Idade; Histórico; De Custódia; Inativo/passivo;Morto; Estático; Definitivo; Final; 3ª Fase; 3º Ciclo;

21 TEORIA DAS TRÊS IDADES

22 CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS OU TEORIA DAS TRÊS IDADES: CORRENTE INTERMEDIÁRIA PERMANENTE TRANSFERÊNCIA RECOLHIMENTO INFORMAÇÃO CAPCIOSÍSSIMA pode ocorrer recolhimento da fase corrente para a permanente.

23 VALORAÇÃO DOS DOCUMENTOS Valor Primário (IMEDIATO): funcional - administrativo; jurídico ou legal; fiscal; Valor Secundário (MEDIATO): histórico probatório; informativo;

24 CLASSIFICAÇÃODOS ARQUIVOS Extensão de sua atuação: Arquivos GERAIS OU CENTRAIS CENTRALIZA as atividades de um arquivo corrente. Arquivos SETORIAIS DESCENTRALIZA as atividades do arquivo corrente junto aos órgãos operacionais.

25 Natureza dos documentos: Especial CLASSIFICAÇÃODOS ARQUIVOS Aquele que tem sob sua guarda documentos em diversos suportes diferentes, formas físicas diversas: fotografias, discos, fitas, clichês, microformas, slides e que por esta razão merece tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, conservação, etc. Especializado É o que tem sob sua custódia documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independente da forma física que se apresentam, como por exemplo arquivosmédicos ou hospitalares, arquivos de imprensa, de engenharia, etc., esses arquivos também, são chamados, impropriamente, de arquivos técnicos.

26 Gênero CLASSIFICAÇÃODOS DOCUMENTOS Textuais (manuscritos, datilografados ou impressos) Audiovisuais (Filmográficos = filmes e fitas videomagnéticas e Sonoros = discos, fitas audiomagnéticas) Cartográficos (dimensões e formatos variáveis = mapas, plantas e perfis ligados à geografia, engenharia e arquitetura) Iconográficos (imagens estáticas = fotografias (negativos e ampliações), desenhos, gravuras, litogravuras (litografia), cartazes, cartões postais, estampas, diapositivos (slides), partituras. Micrográficos (rolos, microfichas, jaquetas, cartões-janela) Informáticos (disquetes, discos rígidos, discos óticos)

27 Espécie CLASSIFICAÇÃODOS DOCUMENTOS Atos normativos = ditam regras e normas expedidas por autoridades administrativas = cumprimento obrigatório (Medida Provisória, Decreto, Estatuto, Regimento, Lei, Ordem de Serviço, etc.) Atos enunciativos = emitem opinião, esclarece sobre certo assunto (Relatório, Voto, Despacho, Parecer) Atos de assentamento = formados por registro, firmando fatos ou ocorrência (Apostila, Ata, Termo, Auto de Infração)

28 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS Atos comprobatórios = comprovam assentamentos, decisões, apontamentos (Traslado, Certidão, Atestado, Cópia Autêntica) Atos de ajuste = acordos firmados entre duas ou mais partes representados por documentos pactuais (Tratado, Convênio, Contrato, Termos) Atos de correspondência = criados com propósito de os atos normativos serem executados ( Aviso, Carta, Memorando, Mensagem, Edital, Intimação, etc.)

29 TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS FUNÇÃO/ATIVIDADE P/ESPÉCIE OBS: um contrato de prestação de serviços é um tipo documental, pois contrato é espécie e a prestação de serviço é uma tipologia.

30 CLASSIFICAÇÃODOS DOCUMENTOS Natureza do Assunto Ostensivos - Não prejudicam a administração Sigilosos - Conhecimento restrito 4 Classificações: Reservados - Não devem ser do conhecimento do público em geral 5 ANOS Confidenciais -Médio grau de sigilosidade 10 ANOS Secretos - Alto grau de sigilosidade 20 ANOS Ultra-Secreto - Acarreta dano à segurança da sociedade e do estado 30 ANOS OBS: RECLASSIFICAÇÃO = MUDA O GRAU DE SIGILO; DESCLASSIFICAÇÃO = DEIXA DE SER SIGILOSO, TORNA-SE OSTENSIVO

31 CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS Forma Estágio de preparação: rascunho ou minuta, original ou cópia; Formato Aspecto físico independente da informação armazenada: ficha, livro, caderno, cartão, folder, etc;

32 RESPEITO AOS FUNDOS PRINCÍPIOS TEÓRICOS Os arquivos de uma instituição deverão ser organizados por FUNDO, que é o conjunto de documentos produzidos/acumulados/recebidos no exercício de suas atividades e não poderão ser arranjados com outros documentos de outras instituições, mesmo que de mesma tipologia ou que lhes sejam afim, pois a informação se perderá. O documento solto não tem valor arquivístico, somente se pertencer a uma série documental, a qual acumula um conjunto de documentos originados em função de uma atividade, uma manifestação de uma ação, uma vontade, assumindo um caráter orgânico dentro de uma relação hierárquica e ratificando sua criação em função de um objetivo.

33 PRINCÍPIODA PROVENIÊNCIA PRINCÍPIOS TEÓRICOS Está ligado à origemdo documento, ou seja, mesmo com a mesma tipologia, tratando de um mesmo assunto, há que se respeitar a origem do documento princípio intimamente ligado ao organograma da instituição. PRINCÍPIODA INDIVISIBILIDADE É o respeito aos conjuntos documentais que guardam relações orgânicas entre si, proporcionando à arquivologia seu perfil único e inconfundível dentre as ciências da informação; PRINCÍPIODA INTEGRIDADE preservação semdispersão,mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida de arquivo.

34 PRINCÍPIOS TEÓRICOS PRINCÍPIODA ORGANICIDADE Todo documento tem uma relação orgânica coma Instituição que o criou, em função de seu propósito; PRINCÍPIODA UNICIDADE O documento é único, mesmo que isso pareça um paradoxo, pois apesar de só ter validade pertencendo a um conjunto de outros documentos da mesma instituição, há que se respeitar o documento como unidade;

35 PRINCÍPIOS TEÓRICOS PRINCÍPIO DA CUMULATIVIDADE/NATURALIDADE formação progressiva, natural e orgânica. PRINCÍPIO DA CUSTÓDIA INTACTA OU SANTIDADE/ORDEM ORIGINAL Respeito à ordem dos papéis na primeira e segunda idade.