RELATÓRIO DE ATIVIDADES DESENVOLVIDAS NO ARQUIVO GERAL DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE GOIÁS

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1 CLAUDINEIA PEREIRA DE ABREU RELATÓRIO DE ATIVIDADES DESENVOLVIDAS NO ARQUIVO GERAL DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE GOIÁS Relatório apresentado a Disciplina Estagio Supervisionado, do Curso de Biblioteconomia da Faculdade de Comunicação e Biblioteconomia da Universidade Federal de Goiás Professoras Orientadoras: Altamar W. S. Oliveira e Maria de Fátima Garbelini Supervisora: Heloisa Esser dos Reis Goiânia 2003

2 FOLHA DE IDENTIFICAÇÃO Universidade Federal de Goiás. Faculdade de Comunicação e Biblioteconomia Campus Samambaia Caixa Postal Goiânia Goiás Telefone: (62) Site: // Universidade Federal De Goiás. Pró-Retoria de Administração e Finanças. Divisão de Comunicações. Arquivo Geral Campus Samambaia Caixa Postal Goiânia Goiás Telefone: (62) / mnss@proad.ufg.br Altamar W. Silva Oliveira Professora da Universidade Federal de Goiás Telefone: (62) / altamar@facomb.ufg.br Maria de Fátima Garbelini Professora da Universidade Federal de Goiás / Doutora em Documentação Telefone: (62) / mgarbelini@hotmail.com Heloísa Esser dos Reis Arquivista / Mestre em Tecnologia Telefone: (62) heloisa@proad.ufg.br Claudineia Pereira de Abreu Acadêmica de Biblioteconomia Telefone: (62) dyneia@yahoo.com.br

3 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO ATIVIDADES DESENVOLVIDAS EM NOVEMBRO E DEZEMBRO DE CONSIDERAÇÕES GERAL RELATÓRIO TÉCNICO DO LEVANTAMENTO DIAGNÓSTICO DO INSTITUTO DE MATEMÁTICA E ESTATÍSCA TABELAS DE ASSUNTOS E TEMPORALIDADE DOS DOCUMENTOS CONCLUSÃO...08 REFERENCIAS...09

4 1 INTRODUÇÃO Foi apresentada em doze de junho do ano de dois mil e três, uma proposta para o Estágio Supervisionado do curso de Biblioteconomia da Universidade Federal de Goiás, que se trata do Levantamento Diagnóstico do Arquivo Corrente e acumulado do Instituto de Matemática e Estatística (IME), desta Universidade e este relatório alem das atividades realizadas nos meses de novembro e dezembro de 2003, trará os resultados finais alcançados durante toda execução da proposta, duas sugestões para classificação e temporalidade dos documentos do Instituto e um relatório específico de todo o levantamento diagnóstico realizado de abril até novembro de O IME da UFG foi criado em 05 de setembro de A sua criação ocorreu com o desdobramento de três Institutos: IME, IF, INF. A secretaria do Instituto onde está localizado o arquivo fica no Campus II da Universidade Federal de Goiás, e se divide em várias salas cada uma delas possuindo em média três móveis de guarda de documentos; arquivos para pastas suspensas e pastas A-Z, e armários, além de documentos acondicionados em envelopes ou mesmo soltos em gavetas. Os documentos existentes na secretaria são considerados como pertencentes ao arquivo corrente do Instituto. O arquivo geral da UFG, já trabalha com um projeto de organização dos arquivos setoriais da Universidade e foi solicitada, por parte da diretoria do IME, a organização de seu arquivo corrente e acumulado, devido ao desmembramento acima citado. Há no local cerca de 64 metros de documentos guardados temporariamente para serem submetidos a avaliação. Devido a este fato veio o interesse de realizar este trabalho sob orientação da Arquivista Heloisa Esser dos Reis, lotada na UFG.

5 2 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS EM NOVEMBRO E DEZEMBRO DE 2003 Nos dias 03/11 e 04/11/2003 foi terminado o levantamento diagnóstico da sala do SCP (Sistema de Controle de Processos) conforme é denominada pelos funcionários do setor, localizada na Secretaria do Instituto e também iniciado o diagnóstico de uma outra sala da secretaria denominada sala do almoxarifado. No dia 10/11/2003 foi terminado o levantamento diagnóstico da sala do almoxarifado. Dia 11/11/2003 foi realizado o levantamento dos documentos do Arquivo acumulado, localizado em uma sala no piso inferior do Instituto. Neste dia todas as tipologias documentais diferentes das encontradas no arquivo corrente forma anotadas, além de condições de guarda e armazenamento. O trabalho foi realizado com auxílio e orientação da supervisora do Estágio, arquivista Heloisa Esser dos Reis, in loco. Foi também medida a quantidade de documentos de todo o Instituto e encerrado então todo o levantamento diagnóstico no IME. O trabalho de elaboração de relatório técnico do levantamento, e tabelas de assunto e temporalidade dos documentos foi realizado posteriormente na sede da Divisão de Comunicações Arquivo Geral da UFG. Dias 17/11 e 18/11/2003 elaboração do relatório técnico relativo a tipologias documentais, mobiliário, características da Instituição, situação atual dos arquivos, do IME, como um dos produtos finais do trabalho de diagnóstico. Nos dias 24/11 e 25/11/2003 continuou-se a elaboração do relatório técnico. Dias 01/12 e 02/12/2003 elaboração da tabela de assuntos do Instituto, com produto do trabalho realizado, esta tabela será explicada em um outro tópico deste relatório. Em 08/12, 09/12 e 10/12/2003 término da elaboração das tabelas de assuntos do IME, entrega dos produtos finais do trabalho: relatório final, tabelas de assunto e temporalidade e relatório técnico do Levantamento Diagnóstico do Instituto de Matemática e Estatística da Universidade Federal de Goiás.

6 3 CONSIDERAÇÕES GERAL 3.1 RELATÓRIO TÉCNICO DO LEVANTAMENTO DIAGNÓSTICO DO INSTITUTO DE MATEMÁTICA E ESTATÍSCA O levantamento diagnóstico é a fase inicial de todo e qualquer projeto, o profissional contratado para sua execução, terá através de metodologia pré-determinada pela sua área de atuação uma visão do que é, como trabalha, o que faz, e em que setores atua a empresa ou instituição que contratou seus serviços, para que posteriormente o projeto possa ser elaborado de acordo com as reais necessidades e características da empresa. Na área de arquivos não é diferente normalmente este diagnóstico é desenvolvido de acordo com metodologia sugerida por estudiosos da área. Este diagnóstico do IME foi realizado segundo metodologia do autor Luiz Carlos Lopes, que conceitua o trabalho de diagnóstico como uma operação de construir a imagem de uma ou mais organizações. Com a realização deste trabalho foi construída a imagem do IME, principalmente no que tange a documentação arquivística, e esta imagem foi construída através da coleta de dados: entrevistas, observações locais e anotações diárias durante cerca de 64 manhãs de trabalho. Esta imagem foi descrita de forma impressa através de um relatório técnico denominado Relatório do levantamento diagnóstico do Arquivo corrente e acumulado do Instituto de Matemática e Estatística da Universidade Federal de Goiás, um exemplar será deixado no Arquivo Geral da UFG, outro no IME, e outro entregue a orientadora do estágio supervisionado juntamente com as tabelas de assunto propostas e o relatório final. Este relatório técnico contém as seguintes informações referentes ao instituto diagnosticado: dados cadastrais setoriais, organograma, funcionograma, funções, características funcionais e informações relativas a documentação: estado, guarda, instalações.

7 3.2 TABELAS DE ASSUNTOS E TEMPORALIDADE DOS DOCUMENTOS O arquivo nacional, através do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) é o órgão nacional responsável pela fiscalização e fixação de diretrizes para arquivos públicos, é ele também o órgão regulamentador deste tipo de arquivos. Buscando a homogeneidade no que diz respeito a gestão de arquivos públicos, o CONARQ, criou uma tabela de classificação e temporalidade de documentos de arquivos, esta sugere que todas as instituições públicas utilizem como forma de classificar seus documentos o método de classificação decimal, e também sugere prazos para guarda de documentos. Cada órgão público também pode criar sua tabela de temporalidade, porém para que ela tenha valor legal, precisa antes ser aprovada pelo Arquivo Nacional e para que está aprovação ocorra de forma mais fácil e rápida e recomendável que se siga às orientações do CONARQ, quanto a método de classificação e temporalidades estabelecidas pela tabela do órgão. A UFG está lutando pela criação de sua própria tabela, mas para isso é necessário o levantamento da documentação de seus arquivos setoriais para que se possa conhecer os assuntos existentes no órgão. Como fruto do levantamento diagnóstico realizado no IME, foram levantados os assuntos tratados nos documentos locais. Estes assuntos foram comparados com os existentes na tabela de assuntos do CONARQ e destacados nesta tabela. Para complementar esta tabela, foram criadas duas tabelas auxiliares, baseadas na tabela da Universidade Federal da Paraíba, já aprovada pelo Arquivo Nacional, para assuntos relativos a ensino pesquisa e extensão, não cobertos pela tabela do CONARQ. As tabelas ou classes de assuntos criadas para o IME, acima citadas são também, serão sugeridas para a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UFG, para análise e ratificação. Sendo aprovada possibilitará ao IME, a eliminação de documentos cujos prazos de guarda já estejam ultrapassados. Exemplares destas tabelas também serão entregues ao Arquivo Geral da UFG, IME e orientadora do Estagio supervisionado.

8 4 CONCLUSÃO Este estágio Supervisionado no Arquivo Geral da UFG foi uma opção muito feliz, pois trabalhando com arquivistas pude perceber que a formação que o bibliotecário recebe durante graduação não é suficiente para que desenvolva um bom trabalho em arquivos. Pois a Arquivística tem conceitos e técnicas muito próprias que o bibliotecário não especializado na área, desconhece. Durante este período estou tendo contato com a literatura da área e recebendo muitas dicas da Arquivista Heloisa Esser dos Reis. Que tem estado sempre disposta a sanar minhas dúvidas e acompanhado meu trabalho com bastante interesse. Todas as metas e objetivos da proposta foram alcançados e as expectativas iniciais foram superadas, juntamente com a arquivista buscamos formas para que o conteúdo final e o objetivo principal que é a complementação do aprendizado acadêmico não sofressem prejuízos e para que o trabalho não fique sem um porquê. Trabalhar com profissionais da área de arquivística foi um aprendizado enorme tive acesso a conhecimentos e técnicas muito importantes que dificilmente teria acesso em outro lugar.

9 REFERÊNCIAS LOPES, Luiz Carlos. Arquivópolis : uma utopia pós moderna. Ciência da Informação, Brasília. v. 22, n. 1, p , jan/abr, UNIVERSIDADE FEDERAL DE GOIÄS. Pró-reitoria de Administração e finanças. Divisão de Comunicações. Pesquisar para classificar, avaliar e descrever. Goiânia, [200?], 2 p. UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARAÍBA. Boletim de serviço: art. 1º, inciso 11, da Lei 4.965, de maio de 1966: portaria R/DP, nº 519, de 11/08/1972. João Pessoa, p. ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. Classificação, temporalidade e destinação do documentos de arquivo: relativos às atividades-meio da administração pública. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, p.